PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

(1)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

ND: 2305000/SOP/SMM.23/04/03.17

BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI

Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan 15314 Telp. : 021-75791381 Ext. 4175

Fax. : 021-75791409

Laman : http://www.bppt.go.id; http://wxmod.bppt.go.id Email : sekr-bbtmc@bppt.go.id

(2)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN DAN TINDAKAN PENCEGAHAN

ND: 2305000/SOP/SMM.23/04/03.17 STATUS DOKUMEN: TERKENDALI

“ Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, BPPT “

Dibuat oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh :

Nama Budi Harsoyo Tukiyat Tri Handoko Seto

Jabatan Tim Mutu BB-TMC Wakil Manajemen Kepala Balai Besar TMC Tanggal 24/02/2017 07/03/2017 08/03/2017

Tanda Tangan

HALAMAN PERSETUJUAN

No. Bagian Halaman Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit

: : : : :

i 1 dari 1

00/08 Maret 2017 3/08 Maret 2017 8 Maret 2017

(3)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

Perubahan Mencabut Memasukkan

Alasan Singkat

Disetujui (Wakil Manajemen) HALAMAN PERUBAHAN

: : : : :

ii 1 dari 1

(4)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

Klasifikasi Dokumen Pemegang

Asli (soft copy) Pengendali Dokumen Asli (hard copy) Wakil Manajemen BB-TMC Salinan No. 1 (hard copy) Kepala BB-TMC

Salinan No. 2 (hard copy) Kepala Bagian Umum

Salinan No. 3 (hard copy) Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca Salinan No. 4 (hard copy) Kepala Bidang Layanan Teknologi

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

: : : : :

iii 1 dari 11

(5)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

Bagian

HALAMAN PERSETUJUAN……….………...i

HALAMAN PERUBAHAN..……….……....ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN……….… iii

DAFTAR ISI ....……….………...iv

TUJUAN………...………...……1

RUANG LINGKUP………...………..…...2

DEFINISI………...………...3

REFERENSI………...………...4

TANGGUNG JAWAB………...………..5

URAIAN PROSES DAN KINERJA ………...…….………6

DAFTAR LAMPIRAN...7 DAFTAR ISI

: : : : :

iv 1 dari 1

(6)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC, mencakup peninjauan ketidaksesuaian layanan (termasuk keluhan pelanggan) sesuai dengan persyaratan tindakan perbaikan yang ditetapkan dalam SNI ISO 9001:2008.

TUJUAN

: : : : :

1 1 dari 1

(7)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

Prosedur ini mencakup semua tahapan tindakan perbaikan pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu pada Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca pada pelaksanaan kegiatan yang dilakukan untuk menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi Balai Besar TMC adalah melaksanakan pengkajian dan penerapan teknologi modifikasi cuaca dalam pembuatan hujan, serta memberikan pelayanan kepada instansi pemerintah dan swasta yang memelukan air hujan.

Ruang lingkup Tindakan Perbaikan ini mencakup penentuan sumber ketidaksesuaian layanan, evaluasi tindakan untuk pencegahan terulangnya ketidaksesuaian layanan, penerapan tindakan yang dibutuhkan, pencatatan tindakan perbaikan, serta evaluasi terhadap efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan untuk perbaikan berkelanjutan yang berorientasi pada layanan prima.

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 1 dari 1

(8)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

3.1. Tindakan Perbaikan; adalah segala tindakan yang dilakukan oleh organisasi untuk menghilangkan ketidaksesuaian serta mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut pada pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dengan berdasarkan pada analisa akar permasalahan yang menimbulkan terjadinya ketidaksesuaian tersebut.

3.2. Tindakan Pencegahan; adalah suatu proses evaluasi proaktif untuk mencegah timbulnya potensi masalah yang akan menjadi masalah di kemudian hari. Tindakan pencegahan ini untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki;

3.3. Akar Permasalahan; adalah sebab terdalam atau inti permasalahan yang menimbulkan terjadinya ketidaksesuaian yang dapat dicarikan solusinya secara individual maupun sistemik tergantung pada akar permasalahan yang ditemukan. Akar permasalahan dapat diidentifikasi dengan menentukan apa yang terjadi, mengapa hal tersebut terjadi, serta memberikan alternatif solusi bagaimana mengurangi hal tersebut sehingga tidak terjadi permasalahan serupa di kemudian hari.

3.4. Tipe Penyebab Akar Permasalahan; terdapat tiga tipe penyebab akar permasalahan yang menimbulkan terjadinya ketidaksesuaian, yakni: (1) Penyebab Fisik – penyebab yang dapat dirasakan, material/peralatan yang tidak bekerja dengan baik (misalkan pesawat yang tidak serviceable); (2) Penyebab Manusia – Orang mungkin melakukan kesalahan atau melakukan sesuatu yang tidak diperlukan (misalkan kesalahan orientasi saat melakukan eksekusi penerbangan karena masih minimnya pengalaman); serta (3) Penyebab Organisasi – Suatu sistem, proses, atau kebijakan yang digunakan orang untuk mengambil kebijakan atau melaksanakan pekerjaannya mengalami kegagalan (misalkan tidak ada personil yang bertanggungjawab terhadap kerusakan peralatan pada saat digunakan di lapangan disebabkan buruknya mekanisme perawatan peralatan).

DEFINISI

: : : : :

3 1 dari 1

(9)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

1) ND: 2305000/PJM/04/03.17 : Panduan Mutu BB-TMC

2) SNI ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu, Klausul 8.5.2 tentang Tindakan Perbaikan

REFERENSI

: : : : :

4 1 dari 1

(10)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

5.1 Tanggung Jawab Dalam Tindakan Perbaikan

Jenis Dokumen

Penyiapan /

pemeriksaan Pengesahan Distribusi Pengarsipan Waktu

Formulir Tindakan Perbaikan

Kabid/Kabag Wakil Manajemen

Kabid/Kabag Pengendali Dokumen

5 tahun

Rekaman Tindakan Perbaikan

Pegawai BB-TMC

Kabid/Kabag Kabid/Kabag Pengendali Dokumen

2 tahun

Rekaman Hasil Evaluasi Tindakan Perbaikan

Kabid/Kabag Kabid/Kabag Kabid/Kabag Pengendali Dokumen

2 tahun

Rekaman Evaluasi Pengembangan Prosedur

Kabid/Kabag Wakil Manajemen

Wakil Manajemen

Pengendali Dokumen

2 tahun

TANGGUNG JAWAB

: : : : :

5 1 dari 1

(11)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

6.1 Uraian dan Kinerja Proses

No Uraian Kegiatan Pelaksana

Kegiatan

Ukuran Kinerja 6.1.1 Penyusunan Program Tindakan Perbaikan

dan Evaluasi

Wakil Manajemen menyusun Program Tindakan Perbaikan dan Evaluasi untuk mendukung perbaikan berkelanjutan pada layanan di lingkungan BB-TMC

Wakil Manajemen 5 hari

6.1.2 Persetujuan Program Tindakan Perbaikan dan Evaluasi

Program yang telah disusun oleh Wakil Manajemen selanjutnya disampaikan kepada Kepala BB-TMC untuk mendapatkan pengesahan

Kepala BB-TMC 1 hari

6.1.3 Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Evaluasi

Program Tindakan Pencegahan dan Evaluasi yang telah disahkan oleh Kepala BB-TMC menjadi acuan bagi Wakil Manajemen untuk tahapan pelaksanaan kegiatan.

Wakil Manajemen 1 hari kerja setelah pengesahan

6.1.4 Pendistribusian Dokumen

Format Tindakan Perbaikan dan Evaluasi didistribusikan ke seluruh pengguna mulai dari Kepala Bagian/Bidang sampai pegawai BB- TMC, untuk dipelajari, dimengerti dan digunakan sesuai dengan lingkup bidang/bagian masing-masing.

Pengendali Dokumen

1 hari kerja URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : : : :

6 1 dari 4

(12)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

No Uraian Kegiatan Pelaksana

Kegiatan

Ukuran Kinerja 6.1.5 Identifikasi Akar Permasalahan

Kepala Sub bagian, Kepala sub bidang pada bagian/bidang terkait melakukan identifikasi akar permasalahan berdasarkan analisa terhadap data dan/atau masukan dari pelanggan dari masing-masing layanan yang diberikan BB-TMC

Kasubbag/

Kasubbid

5 hari kerja

6.1.6 Evaluasi Alternatif Tindakan Perbaikan

Berdasarkan hasil identifikasi terhadap akar permasalahan terhadap terjadinya ketidaksesuaian layanan BB-TMC yang diperoleh, maka Kabag/Kabid menetapkan alternatif solusi terhadap akar permasalahan serta menetapkan alternatif terbaik aksi yang diperkirakan akan memberikan kontribusi yang signifikan terhadap perbaikan layanan dan/atau terjadinya ketidaksesuaian layanan yang dihasilkan.

Kepala

Bagian/Bidang

2 hari kerja

6.1.7 Penerapan Tindakan Perbaikan

Alternatif penyelesaian akar masalah terbaik yang telah ditetapkan tersebut dilaksanakan pada realisasi layanan BB-TMC sehingga perbaikan layanan sesuai dengan target dan/atau perbaikan terjadinya ketidaksesuaian layanan dapat direalisasikan.

Pegawai BB-TMC

1 hari kerja

6.1.8 Penyusunan Rekaman Tindakan Perbaikan

Pencatatan tindakan perbaikan dilakukan berdasarkan form pelaksanaan dan evaluasi tindakan perbaikan sehingga didapatkan rekaman yang signifikansi tentang perbaikan dan/atau pencegahan terhadap ketidaksesuaian terhadap layanan yang dihasilkan

Pegawai BB-TMC

1 hari kerja URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : : : :

6 2 dari 4

(13)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

No Uraian Kegiatan Pelaksana

Kegiatan

Ukuran Kinerja 6.1.9 Evaluasi Tindakan Perbaikan

Pelaksanaan tindakan perbaikan dikendalikan dengan melakukan evaluasi pada keseluruhan proses realisasi layanan BB-TMC.

Kepala Bidang / Bagian

1 hari

6.1.10 Penyusunan Rekaman Tindakan Perbaikan Berdasarkan format yang diterima dari Pengendali Dokumen maka dilakukan rekaman tindakan perbaikan sesuai dengan program tindakan perbaikan yang telah disusun

Kepala Bidang / Bagian

1 hari

6.1.11 Penyimpanan Rekaman

Rekaman tindakan pencegahan dari masing- masing Bidang Daftar Induk Rekaman oleh Pengendali Dokumen

Pengendali Dokumen

1 hari

6.1.12 Evaluasi Perubahan Prosedur

Dari rekaman hasil tindakan perbaikan yang telah dievaluasi oleh Kabid atau Kabag yang diterima, Wakil Manajemen melakukan evaluasi apakah perlu dilakukan perubahan prosedur atau tidak berdasarkan signifikansi perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian layanan BB-TMC.

Wakil Manajemen, Kabid / Kabag

1 hari

6.1.13 Perubahan Prosedur

Bila hasil evaluasi perlu dilakukan perubahan prosedur berdasarkan signifikansi perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian layanan BB-TMC maka dilakukan perubahan prosedur.

Wakil Manajemen 5 hari URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : : : :

6 3 dari 4

(14)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

6.2 Diagram Proses Tindakan Perbaikan URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : : : :

6 4 dari 4

(15)

PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

7.1 7.2

ND: 2305000/PJM/04/03.17 : Panduan Mutu

ND: 2305000/FRM/SMM.23.01/04/03.17 : Form Keluhan dan Tindakan Perbaikan

DAFTAR LAMPIRAN

: : : : :

7 1 dari 1