2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Komunikasi Organisasi
Pengertian komunikasi organisasi menurut Goldhaber (1990) adalah proses penciptaan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang berubah-ubah. Sedangkan, Fisher (1978) dalam Jablin (1987) menyebutkan komunikasi organisasi menekankan pentingnya perspektif tentang komunikasi antar manusia mempengaruhi apa dan bagaimana fenomena studi komunikasi organisasi terjadi. Sejalan dengan Fisher (1978), Jablin mengungkapkan bahwa komunikasi organisasi berfokus pada komunikasi sebagai suatu fenomena yang terjadi dalam suatu organisasi (Jablin, 1987, p.5)
Peneliti menggunakan konsep komunikasi organisasi menurut Fisher (1978) dan Jablin (1987) yang lebih relevan dengan fenomena yang diteliti.
Komunikasi organisasi dapat dilihat dengan menggunakan pendekatan yang akan dijelaskan di bawah ini.
2.1.1 Pendekatan Komunikasi Organisasi
Miller (2006) mengungkapkan ada lima pendekatan komunikasi organisasi
yaitu pendekatan klasik, pendekatan human relations, pendekatan human
resources, pendekatan sistem, pendekatan kultural, dan pendekatan kritis. Dalam
penelitian ini, pendekatan komunikasi organisasi yang dipergunakan adalah
pendekatan klasik. Teori klasik berpusat pada kontrol terhadap komunikasi secara
formal dan proses penyampaian pesan komunikasi ke bawah. Prinsip pendekatan
klasik ini adalah bahwa karyawan harus fokus kepada tujuan organisasi, bukan
berdasarkan kebutuhan dan keinginan karyawan, sehingga konten pesan
komunikasi dalam organisasi harus difokuskan kepada topik tentang tugas
pekerjaan (task-related topics). Komunikasi ini dilakukan demi tercapainya tujuan
organisasi. Prinsip kedua pendekatan klasik yaitu menekankan pada sebagian
besar aliran komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi ke bawah dalam
bentuk perintah, aturan, dan petunjuk. Hanya ada sebagian kecil umpan balik yang
bergerak ke atas dari karyawan tingkat rendah ke manajemen dengan tingkat lebih tinggi. Prinsip pendekatan klasik yang ketiga menunjukkan pentingnya komunikasi secara tertulis (written communication). Teori klasik menekankan ketetapan aturan dan prosedur untuk fungsi organisasi yang efisien, organisasi- organisasi ini mungkin juga akan sangat bergantung pada komunikasi tertulis dalam bentuk buku pegangan karyawan, petunjuk, pernyataan misi, aturan, dan evaluasi kinerja. Prinsip yang keempat adalah menyangkut gaya komunikasi.
Gaya komunikasi yang digunakan adalah formal, contohnya penggunaan title (supervisor, administrative assistant, dan sekretaris) untuk membedakan manajer dari karyawan lain. Formalitas gaya komunikasi dalam organisasi juga dapat terlihat dari komunikasi nonverbal misalnya gaya berpakaian seseorang. Henri Fayol dalam Teori Manajemen Klasik-nya mengatakan bahwa mengelola terdiri dari unsur-unsur merencanakan, memerintahkan, mengkoordinasi, mengontrol, dan mengorganisir. Fayol juga mengusulkan sejumlah prinsip untuk memandu struktur, hubungan kekuasaan, sistem penghargaan, dan sikap dalam organisasi.
Eksistensi prinsip manajemen dalam organisasi saat ini merefleksikan teori klasik (Miller, 2006, p.15-22).
2.1.2 Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)
Sen (2007) mengatakan bahwa komunikasi ke bawah terjadi ketika atasan menyampaikan pesan kepada bawahannya. Pembuat keputusan seperti CEO dan manajer menyampaikan pesan ke bawah mengenai perencanaan pekerjaan, rasionalisasi pekerjaan, instruksi yang relevan, kebijakan dan prosedur sehingga budaya organisasi dan lingkungan kerja dapat dimengerti dengan jelas oleh karyawan (Sen, 2007, p.18).
Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi memiliki pengertian
informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang
berotoritas lebih rendah (Pace & Faules, 2005, p.184).
Ada 4 jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan menurut Katz & Kahn dalam Richmond (2005):
a. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
Perintah untuk melakukan pekerjaan adalah menyampaikan informasi atau instruksi dalam melakukan pekerjaan kepada bawahan. Hal ini dapat disampaikan secara lisan maupun tertulis. Instruksi yang diberikan pimpinan haruslah jelas dan mendetail agar dapat dimengerti oleh bawahannya. Pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya. Faktor yang prinsipal adalah mengenai instruksi tugas-tugas yang kelihatannya kompleks dan menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal (Richmond, 2005, p.29).
b. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.
Dasar pemikiran adalah penjelasan mengenai tugas atau pekerjaan dan bagaimana hal tersebut cocok dengan apa yang sudah dilakukan oleh masing-masing karyawan (Richmond, 2005, p.29).
c. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi.
Informasi adalah memperkenalkan kepada karyawan mengenai pengetahuan umum yang mereka perlu untuk mereka tahu, seperti peraturan, mengubah manfaat, dan kebijakan umum Informasi ini memerlukan respon dari karyawan. (Richmond, 2005, p.29).
d. Informasi mengenai kinerja pegawai.
Feedback adalah cara yang dilakukan manajer untuk memberi karyawan
informasi mengenai apa yang mereka kerjakan. Feedback dapat dilakukan
dengan berbagai bentuk seperti kenaikan atau penurunan gaji, tepukan di
punggung, atau senyuman. Supervisor harus memberikan timbal balik atau
hasil kerja bawahan sehingga bawahan tahu bagaimana mengubah
kesalahan yang telah mereka lakukan dan tetap melakukan pekerjaan
dengan baik. Feedback harus jelas dan dengan instruksi tersebut dapat membuat perubahan-perubahan (Richmond, 2005, p.29).
Informasi mengenai kinerja pegawai berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Jika karyawan melakukan pekerjaannya dengan baik dapat diberi bonus tambahan atau voucher restoran. Apabila hasil kerja karyawan tidak memuaskan atau kurang baik, pimpinan dapat memberikan teguran atau kritikan atau peringatan kepada karyawan tersebut.
e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission) Informasi ini diperlukan untuk mencari kesetiaan karyawan. Ideologi adalah filosofi perusahaan. Manajer menginginkan karyawan masuk dalam filosofi organisasi. Ketika setiap orang memiliki ide yang sama dan tercapai maka komunikasi menjadi lebih mudah. Banyak organisasi mempunyai ideologi tertulis yang mereka berikan kepada karyawan baru ketika mereka masuk (Richmond, 2005, p.29).
Selain itu, manajemen juga seharusnya menyampaikan dan menangani topik sebagai berikut:
a. Keuntungan program untuk karyawan.
b. Serangkaian produk yang diproduksi perusahaan.
c. Deskripsi keinginan dari manajemen untuk menjalin hubungan yang baik dengan karyawan.
d. Analisis pemogokan
e. Catatan negosiasi kesatuan manajemen.
f. Informasi ketergantungan perusahaan terhadap pelanggan.
g. Menanggapi rumor
h. Sudut pandang perusahaan dalam menangani isu.
i. Berita sosial
j. Instruksi dalam menjalankan tugas.
k. Safety programs
l. Perubahan dalam staf dan produksi
(Fielding, 2006, p.52)
Para pegawai di seluruh tingkat dalam organisasi merasa perlu diberi informasi. Manajemen puncak hidup dalam dunia informasi. Oleh karena itu, kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat (Pace & Faules, 2005, p.184).
Tujuan Komunikasi ke Bawah
Menurut Katz dan Kahn dalam Purwanto (2011), komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok yaitu:
a. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.
b. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
c. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional.
d. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan.
e. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
(Purwanto, 2011, p.50)
Fielding (2006) mengatakan bahwa pesan yang dikirim dari manajer ke bawahan pada umumnya memiliki 8 tujuan dasar yaitu:
a. Mendeskripsikan tujuan, filosofi, dan misi perusahaan.
b. Mendeskripsikan etika perusahaan.
c. Mendeskripsikan prosedur dan kebijakan umum perusahaan.
d. Mendeskripsikan hubungan karyawan dengan perusahaan.
e. Memberi instruksi karyawan dalam bagaimana melakukan suatu pekerjaan.
f. Memberi informasi bagaimana satu pekerjaan berhubungan dengan orang lain dalam suatu perusahaan.
g. Memberi umpan balik kepada karyawan bagaimana pekerjaan sebelumnya telah sukses dijalankan.
h. Memberi umpan balik kepada individu maupun departemen berkaitan dengan kinerjanya.
(Fielding, 2006, p.51)
Pemilihan Metode dan Media
Komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk lisan (oral communication) maupun tertulis (written communication). Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal, atau dalam bentuk pertemuan/diskusi kelompok. Komunikasi tertulis dapat berbentuk memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat tugas, surat perintah, surat keputusan, surat pemberhentian/surat pemecatan, papan pengumuman, dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi karyawan (Purwanto, 2011, p.50).
Aliran informasi dari manajemen puncak yang turun ke tingkat operatif merupakan aktivitas yang berkesinambungan dan sulit. Oleh karena itu, manajemen puncak perlu memilih metode dan media yang efektif dalam menyampaikan informasi agar dapat berjalan lancar.
Pace & Faules (2005) mengungkapkan ada empat metode penyampaian informasi yaitu:
a. Tulisan saja
Metode tulisan saja dinilai paling efektif bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan datang, bila informasinya umum, dan bila tidak diperlukan kontak pribadi. Metode tulisan diikuti lisan tidak dinilai paling efektif atau paling tidak efektif bagi setiap situasi.
b. Lisan saja
Metode lisan saja dinilai paling efektif dalam situasi yang mencakup teguran dan mendamaikan perselisihan.
c. Tulisan diikuti lisan
Metode tulisan diikuti lisan tidak dinilai paling efektif atau paling tidak efektif bagi setiap situasi.
d. Lisan diikuti tulisan.
Metode lisan diikuti tulisan dinilai paling efektif dalam enam dari sepuluh
situasi dan tidak pernah dinilai tidak sesuai untuk situasi apapun. Metode
lisan diikuti tulisan digunakan dalam situasi yang memerlukan tindakan
segera kemudian diikuti tindak lanjutnya yang bersifat umum dan
memerlukan pendokumentasian, dan yang meliputi hubungan-hubungan
antarpersona yang positif.
Tabel 2.1 Metode Paling Efektif VS Paling Tidak Efektif untuk Berkomunikasi dengan Para Pegawai dalam Sepuluh Situasi yang Berbeda
No Situasi Paling
Efektif
Paling Tidak Efektif 1. Penyampaian informasi yang memerlukan
tindakan segera para pegawai.
Lisan diikuti tulisan
Tulisan saja
2. Informasi yang memerlukan tindakan pegawai pada waktu mendatang.
Tulisan saja Lisan saja
3. Penyampaian informasi yang bersifat umum.
Tulisan saja Lisan saja
4. Penyampaian arahan atau perintah perusahaan.
Lisan diikuti tulisan
Lisan saja
5. Penyampaian informasi mengenai perubahan kebijakan perusahaan yang penting.
Lisan diikuti tulisan
Lisan saja
6. Penyampaian kemajuan kerja kepada pimpinan langsung anda.
Lisan diikuti tulisan
Lisan saja
7. Promosi kampanye keamanan Lisan diikuti tulisan
Lisan saja
8. Pemberian pujian kepada pegawai atas prestasi kerjanya.
Lisan diikuti tulisan
Tulisan saja
9. Pemberian teguran kepada pegawai atas kelalaian kerjanya.
Lisan saja Tulisan saja
10. Penyelesaian perselisihan di antara para pegawai mengenai masalah kerja.
Lisan saja Tulisan saja
Pemilihan media bergantung pada ekuivokalitas pesan. Ekuivokalitas merujuk pada interpretasi ganda dan menimbulkan konflik. Ekuivokalitas tinggi terjadi apabila situasinya ambigu dan makna bersama sulit diperoleh. Daft &
Lengel (1984) dalam Pace & Faules (2005) mengemukakan bahwa media
memiliki kemampuan yang berbeda untuk mempermudah pemahaman dan media dapat mengatasi ambiguitas (Pace & Faules, 2005, p.188).
Trevino, Daft, & Lengel (1990) dalam Pace & Faules (2005) berpendapat bahwa kekayaan media berdasarkan pada ketersediaan umpan balik seketika, kemampuan untuk menyampaikan isyarat-isyarat berganda seperti bahasa tubuh, nada suara, dan sebagainya, penggunaan bahasa alamiah untuk menyampaikan hal-hal yang pelik, dan fokus pribadi dengan disertakannya perasaan dan emosi pribadi untuk menyesuaikan diri dengan situasi penerima. Tatap muka dipandang sebagai medium paling kaya sedangkan laporan-laporan digolongkan ke dalam kategori miskin (Pace & Faules, 2005, p.188).
Pemilihan media dapat didasarkan pada pertimbangan sifat-sifat media, hasil-hasil yang diinginkan, faktor biaya dan waktu, dan konteks budaya di tempat terjadinya pertukaran informasi tersebut (Pace & Faules, 2005, p.189).
Pace melakukan penelitian tentang komunikasi atasan dan bawahan yang diambil dari poin-poin utama dan menemukan beberapa temuan terkait komunikasi ke bawah:
a. Pola-pola interaksi
1. Antara sepertiga dan dua pertiga dari waktu pimpinan dipakai untuk berkomunikasi dengan bawahan.
2. Modus dominan interaksi adalah diskusi tatap muka.
3. Mayoritas interaksi adalah mengenai masalah-masalah pekerjaan.
4. Atasan lebih memungkinkan memulai interaksi daripada bawahan.
5. Pimpinan merasa bahwa mereka berkomunikasi dengan bawahannya lebih banyak daripada yang dirasakan oleh bawahan tersebut.
b. Keterbukaan dalam komunikasi
Keterbukaan komunikasi tampaknya berhubungan dengan kinerja organisasi.
c. Jarak informasi-semantik
1. Semakin besar jarak semantik antara atasan dan bawahan, semakin rendah semangat juang bawahan.
2. Jarak semantik yang serius sering terjadi antara atasan dengan bawahan.
d. Atasan efektif versus atasan tidak efektif
1. Atasan yang lebih efektif cenderung suka ngobrol dan berbicara dalam pertemuan-pertemuan, mampu menerangkan instruksi dan kebijakan, dan suka berbincang-bincang dengan bawahan.
2. Atasan yang lebih efektif cenderung bertanya atau membujuk daripada memberitahu atau menuntut.
3. Atasan yang lebih efektif cenderung lebih terbuka dalam menyampaikan informasi dengan memberitahukan perubahan-perubahan sebelumnya dan menjelaskan alasan-alasan berlakunya kebijakan-kebijakan dan peraturan- peraturan.
4. Keefektifan atasan cenderung bergantung pada faktor-faktor seperti struktur pekerjaan, hubungan atasan-bawahan, dan kekuasaan posisi- atasan.
e. Sifat-sifat pribadi atasan-bawahan
1. Atasan yang menyukai pengawasan internal cenderung menggunakan bujukan untuk memperoleh kerja sama bawahan, sedangkan yang menyukai pengawasan eksternal cenderung menggunakan kekuasaan yang memaksa.
2. Atasan cenderung menilai bawahan sebagai berkemampuan bila bawahan tersebut memiliki nilai-nilai yang serupa dengan nilai-nilainya.
3. Atasan yang merupakan komunikator yang buruk, kurang disukai bawahannya.
f. Umpan balik dari atasan dan bawahan
Kemampuan bawahan memberi umpan balik lebih besar bila bawahan diberitahu apa yang perlu dikerjakan, dan bila bawahan merasa bahwa ia dapat memperoleh penjelasan tentang penugasan dari atasan langsungnya.
(Pace & Faules, 2005, p.206-209)
2.1.3 Hambatan Komunikasi Ke Bawah
. Fielding (2006) menyebutkan ada lima hambatan utama dalam komunikasi
ke bawah antara lain:
a. Pimpinan tidak mengerti tipe pesan seperti apa yang sesuai untuk bawahan.
b. Pimpinan tidak mengerti seberapa banyak informasi yang sampai kepada bawahan.
c. Masalah dengan karyawan yang tidak memiliki kesadaran untuk mengakses informasi.
d. Informasi yang disampaikan kepada bawahan tidak selalu relevan.
e. Terlalu banyak informasi yang disampaikan kepada bawahan.
(Fielding, 2006, p.52)
Sedangkan Sen (2007) memiliki pendapat hambatan komunikasi ke bawah terbesar adalah garis panjang komunikasi dari atasan kepada bawahan. Semakin panjang garis komunikasi ke bawah, semakin besar peluang terjadinya distorsi pesan. Selama komunikasi ini merupakan komunikasi satu arah, tidak ada peluang untuk memberikan umpan balik. Persepsi atasan ke bawahan dan sebaliknya, ketidakpercayaan dari atasan dapat menghalangi penyampaian pesan ke bawahan.
Selain itu, kurangnya kontak dengan atasan dapat menjadi sumber biasnya informasi (Sen, 2007, p.18-19).
Stevens and Hisle (1996) mengungkapkan bahwa manajer mengalami masalah komunikasi ke bawah dengan lapisan manajemen menengah yang disebabkan kurangnya umpan balik dan hambatan lintas budaya. Komunikasi ke bawah biasanya bermasalah dan ditandai dengan distorsi pesan, informasi yang kurang dan salah tafsir. Dalam mengidentifikasi masalah komunikasi ke bawah, ada enam hambatan komunikasi ke bawah:
a. Lapisan manajemen mempersulit komunikasi.
b. Karyawan tidak merespon umpan balik - mereka bungkam.
c. Pesan mengalami perubahan
d. Pesan tidak diterima utuh oleh staf tingkat terendah.
e. Pesan tidak dapat disebarluaskan – pesan turun satu atau dua tingkat, kemudian berhenti.
f. Pesan yang dikirim ke bawah tidak dapat diambil dalam nada yang sama
atau konteks sebagaimana dimaksud.
2.2 Studi Kasus sebagai Perspektif
Studi kasus merupakan suatu metode yang lazim diterapkan untuk memberikan penekanan pada spesifikasi dari unit-unit atau kasus-kasus yang diteliti. Metode ini berorientasi pada sifat-sifat unik (casual) dari unit-unit yang sedang diteliti berkenaan dengan permasalahan-permasalahan yang menjadi fokus penelitian (Pawito, 2007, p.141).
Studi kasus merupakan strategi yang lebih cocok bila pokok pertanyaan suatu penelitian berkenaan dengan how atau why (Yin, 2006, p.1). Studi kasus memungkinkan peneliti untuk mempertahankan karakteristik holistik dan bermakna dari peristiwa-peristiwa kehidupan nyata seperti siklus kehidupan seseorang, proses-proses organisasional dan manajerial, perubahan lingkungan sosial, hubungan-hubungan internasional, dan kematangan industri-industri (Yin, 2006, p.4).
Selain itu, menurut Yin dalam buku Studi Kasus: Desain & Metode (2006), studi kasus memiliki kelebihan dan lebih cocok digunakan untuk menjawab pertanyaan penelitian yang sifatnya “bagaimana” atau “mengapa” yang akan diarahkan pada serangkaian peristiwa kontemporer, dimana penelitiannya hanya memiliki peluang yang kecil sekali atau tak mempunyai peluang sama sekali untuk melakukan kontrol terhadap peristiwa tersebut (Yin, 2006, p.13).
Keunikan dari studi kasus adalah kemampuannya untuk berhubungan sepenuhnya dengan berbagai jenis bukti-dokumen, peralatan, wawancara, dan observasi (Yin, 2006, p.12).
Yin (2006) menjelaskan ada tiga tipologi studi kasus: (Yin, 2006, p.2) 1. Studi Kasus Eksplanatoris
2. Studi Kasus Eksploratoris 3. Studi Kasus Deskriptif
Menurut Yin, bukti atau data untuk keperluan studi kasus bisa berasal dari enam sumber yaitu dokumen, rekaman arsip, wawancara, pengamatan langsung, observasi partisipan, dan perangkat fisik (Yin, 2006, p.101).
1. Dokumentasi
Untuk studi kasus, penggunaan dokumen yang paling penting adalah
mendukung dan menambah bukti dari sumber-sumber lain:
a. Dokumen membantu pemverifikasian ejaan dan judul atau nama yang benar dari organisasi-organisasi yang telah disinggung dalam wawancara.
b. Dokumen dapat menambah rincian spesifik lainnya guna mendukung informasi dari sumber-sumber lain.
c. Inferensi dapat dibuat dari dokumen-dokumen.
Contoh dokumentasi adalah surat, memorandum, agenda, kesimpulan- kesimpulan pertemuan, dokumen-dokumen administratif, penelitian- penelitian, kliping-kliping baru dan artikel lain (Yin, 2006, p.103-105).
2. Rekaman Arsip
Kegunaan rekaman arsip akan bervariasi. Pada beberapa penelitian, rekaman begitu penting sehingga bisa menjadi objek perolehan kembali dan analisis yang luas. Pada penelitian lainnya, rekaman mungkin hanya sepintas relevansinya. Bilamana bukti arsip dianggap relevan, peneliti harus berhati-hati untuk menentukan kondisi yang menghasilkan bukti yang bersangkutan beserta keakuratannya. Terkadang rekaman arsip bisa sangat bersifat kuantitatif, tetapi jumlah semata-mata tidak otomatis bisa dianggap sebagai tanda keakuratan. Rekaman arsip meliputi:
a. Rekaman layanan, seperti jumlah klien yang dilayani dalam suatu periode waktu tertentu.
b. Rekaman keorganisasian, seperti bagan dan anggaran organisasi pada periode waktu tertentu.
c. Peta dan bagan karakteristik geografis suatu tempat.
d. Daftar nama dan komoditi lain yang relevan.
e. Data survei seperti rekaman atau data sensus yang terkumpul sebelumnya.
f. Rekaman-rekaman pribadi seperti buku harian, kalender, dan daftar nomor telepon.
(Yin, 2006, p.106-107).
3. Wawancara
Salah satu sumber informasi studi kasus yang sangat penting adalah
wawancara.
Ada 3 macam tipe wawancara:
a. Wawancara studi kasus bertipe open-ended.
Peneliti bertanya kepada responden kunci tentang fakta-fakta suatu peristiwa di samping opini mereka mengenai peristiwa yang ada.
Makin besar bantuan responden dalam penggunaan cara yang disebut di atas, makin besar perannya sebagai informan. Informan kunci seringkali sangat penting bagi keberhasilan studi kasus.
b. Wawancara yang terfokus
Responden diwawancarai dalam waktu yang pendek misalnya satu jam. Dalam kasus semacam ini, wawancara tersebut bisa tetap open ended. Tujuan pokok wawancara ini sekadar mendukung fakta-fakta.
Dalam situasi ini, pertanyaan-pertanyaan spesifik tersebut harus disusun dengan hati-hati agar peneliti tampak aneh terhadap topik tersebut dan memungkinkan responden memberikan komentar yang segar terhadap hal yang bersangkutan. Jika pertanyaan-pertanyaan yang mengarah itu ditanyakan, tujuan wawancara yang mendukung tersebut tidak akan terlayani.
c. Wawancara terstruktur
Tipe wawancara ini memerlukan pertanyaan-pertanyaaan yang lebih terstruktur sejalan dengan survei. Survei dapat didesain sebagai bagian dari studi kasus. Tipe survei ini akan meliputi prosedur sampling maupun instrumen seperti yang digunakan dalam survei umumnya, dan dianalisis dengan cara yang sama.
Wawancara merupakan sumber bukti yang esensial bagi studi kasus, karena studi kasus umumnya berkenaan dengan urusan kemanusiaan.
Urusan kemanusiaan ini harus dilaporkan dan diinterpretasikan melalui
penglihatan pihak yang diwawancarai, dan para responden yang
mempunyai informasi dapat memberikan keterangan-keterangan
penting dengan baik ke dalam situasi yang berkaitan (Yin, 2006,
p.108-112).
4. Observasi Langsung
Observasi dapat berperan sebagai sumber bukti lain bagi suatu studi kasus.
Observasi langsung bisa dilakukan selama melangsungkan kunjungan lapangan termasuk kesempatan-kesempatan selama pengumpulan bukti yang lain seperti pada wawancara. Bukti observasi seringkali bermanfaat untuk memberikan informasi tambahan tentang topik yang akan diteliti (Yin, 2006, p.112-113).
5. Observasi Partisipasi
Observasi partisipan adalah suatu bentuk observasi khusus dimana peneliti tidak hanya menjadi pengamat yang pasif melainkan juga mengambil berbagai peran dalam situasi tertentu dan berpartisipasi dalam peristiwa- peristiwa yang akan diteliti (Yin, 2006, p.114).
6. Perangkat Fisik
Sumber bukti yang terakhir adalah perangkat fisik atau kultural yaitu peralatan teknologi, alat atau instrumen, pekerjaan seni, atau beberapa bukti fisik lainnya. Perangkat semacam itu bisa dikumpulkan atau diobservasi sebagai bagian dari kunjungan lapangan. Perangkat fisik mempunyai relevansi yang kurang potensial dalam studi kasus yang paling lazim (Yin, 2006, p.118).
Selain sumber-sumber individual di atas, ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam pengumpulan data studi kasus. Hal itu mencakup penggunaan:
1. Berbagai sumber bukti
Bukti dari dua atau lebih sumber, tetapi menyatu dengan serangkaian fakta atau temuan yang sama.
2. Data dasar
Kumpulan formal bukti yang berlainan dari laporan akhir studi kasus yang bersangkutan.
3. Serangkaian bukti
Keterkaitan yang eksplisit antara pertanyaan-pertanyaan yang diajukan, data yang terkumpul, dan konklusi-konklusi yang ditarik.
(Yin, 2006, p.101)
Dalam penelitian ini, peneliti akan mendapatkan menggunakan bukti yang didapat dari hasil wawancara dan observasi partisipan. Dari bukti-bukti tersebut nantinya akan ditarik kesimpulan sesuai dengan hasil penelitian yang disesuaikan dengan penelitian kualitatif deskiptif dengan metode penelitian studi kasus.
Peneliti menggunakan metode studi kasus karena dalam fenomena yang diteliti ada unsur keunikan dan kompleksitas dalam proses organisasional dan manajerial. Selain itu, studi kasus cocok untuk menjawab pertanyaan rumusan masalah yang sifatnya “how” atau “why” yaitu “Bagaimana Hambatan Downward Communication yang Terjadi antara Pimpinan dan Karyawan PT. Makmur Jaya?”
Studi kasus memiliki keunikan yaitu kemampuannya untuk berhubungan sepenuhnya dengan berbagai jenis bukti-dokumen, peralatan, wawancara, dan observasi. Oleh karena itu, peneliti akan mengumpulkan data dengan melakukan wawancara dan observasi partisipan. Alasan-alasan inilah yang membuat peneliti yakin untuk meneliti fenomena dengan menggunakan metode studi kasus.
2.3 Nisbah Antar Konsep
Komunikasi merupakan bagian yang sangat penting dalam suatu organisasi karena tanpa adanya komunikasi suatu organisasi tidak dapat berjalan dan berkembang. Komunikasi penting sebagai sarana untuk saling bertukar informasi. Komunikasi yang efektif dalam suatu perusahaan menentukan kesuksesan atau keberhasilan suatu organisasi.
Komunikasi seorang atasan kepada bawahannya disebut dengan downward communication. Dalam downward communication, informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah.
Konten pesan komunikasi ke bawah dalam organisasi harus difokuskan kepada topik tentang tugas pekerjaan (task-related topics). Karyawan harus fokus kepada perintah yang diberikan oleh atasan karena karyawan bertindak sesuai dengan tujuan organisasi, bukan berdasarkan kebutuhan dan keinginan karyawan. Namun, ketika atasan menyampaikan pesan yang berkaitan dengan task related topics kepada bawahannya tidak menutup kemungkinan terjadi kesalahpahaman.
Kesalahpahaman yang kerap kali terjadi ketika atasan mengkomunikasikan pesan
kepada bawahannya disebabkan oleh adanya hambatan. Hambatan ini dapat terjadi karena adanya hambatan komunikasi ke bawah.
Hambatan komunikasi ke bawah meliputi manajer tidak mengerti tipe pesan seperti apa yang sesuai untuk bawahan, manajer tidak mengerti seberapa banyak informasi yang sampai kepada bawahan, organisasi memiliki masalah dengan staf, informasi yang disampaikan kepada bawahan tidak selalu relevan, terlalu banyak informasi yang disampaikan kepada bawahan, lapisan manajemen mempersulit komunikasi, ketidakpercayaan dari atasan, tidak ada umpan balik, distorsi pesan, pesan mengalami perubahan, pesan tidak diterima utuh oleh staf tingkat terendah, pesan yang dikirim ke bawah tidak dapat diambil dalam nada yang sama atau konteks sebagaimana yang dimaksud, dan kurangnya kontak dengan atasan dapat menjadi sumber biasnya informasi.
Oleh karena itu, untuk mengetahui bagaimana hambatan downward
communication ini terjadi antara atasan dan bawahan, penelitian ini dilakukan
dengan menggunakan metode studi kasus. Studi kasus merupakan suatu metode
yang lazim diterapkan untuk memberikan penekanan pada spesifikasi dari unit-
unit atau kasus-kasus yang diteliti. Studi kasus cocok digunakan untuk menjawab
pokok pertanyaan suatu penelitian berkenaan dengan bagaimana atau mengapa.
2.4 Kerangka Pemikiran
Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran Sumber: Olahan Peneliti, 2013
Dalam kehidupan berorganisasi, pimpinan berkomunikasi dengan karyawannya untuk menyampaikan informasi berkaitan dengan instruksi
melakukan suatu pekerjaan
Munculnya masalah komunikasi dalam konteks downward communication oleh karyawan PT. Makmur Jaya sehingga karyawan tidak menjalankan instruksi sesuai
dengan apa yang diharapkan oleh H, pimpinan PT. Makmur Jaya
Hambatan Komunikasi ke Bawah:
a. Tipe pesan
b. Keterbatasan informasi c. Masalah dengan staf
d. Informasi yang tidak selalu relevan e. Frekuensi informasi
f. Respon pasif manajemen g. Ketidakpercayaan dari atasan h. Tidak ada umpan balik i. Distorsi pesan
j. Pesan mengalami perubahan k. Kesalahpahaman pesan
l. Kurangnya kontak dengan atasan
(Steve & Hisle, 1996; Fielding, 2006; Sen, 2007)
Studi Kasus
