PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RESERVASI RUANG MEETING BERBASIS WEB DI PT.LEN
Usulan Penelitian
Diajukan untuk memenuhi Tugas Metodologi Penelitian
Pada Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik & Ilmu Komputer
Rifky Akbar 10514319
MP-6
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
2017
ABSTRAK
Ruang rapat di sebuah perusahaan merupakan hal penting untuk kepentingan untuk melancarkan kemajuan bisnis di dalam perusahaan, ruang rapat merupakan untuk wadahnya perkumpulan atau pertemuan semua pegawai yang ada perusahaan maupun dari perusahaan lainnya untuk membahas atau evaluasi mengenai jalannya perusahaan.
Dalam di setiap reservasi untuk ruang rapat ditemukannya atau ditemui banyak kekurangan yang dihadapi seperti terjadinya kesalahan-kesalahan dalam pemakaian ruang rapat dan membuat itu selalu terjadi terus menerus yang akan mengakibatkan konflik antar pegawai
Penerapan perancangan suatu Sistem Informasi Reservasi di suatu instansi pemerintahan (dengan studi kasus di PT.LEN ) terbukti dapat memberikan pelayanan yang lebih mudah, efektif dan cepat dalam reservasi ruang rapat di PT.LEN
Kata Kunci : Reservasi ruang rapat.
ABSTRACT
Meeting rooms in a company are important for the sake of business progress in the company, the meeting room is for the gathering of associations or meetings of all employees of the company or from other companies to discuss or evaluate the course of the company.
In each reservation for the meeting room found or encountered many shortcomings encountered such as the occurrence of errors in the use of the conference room and make it always happen continuously which will result in conflict between employees.
Implementation of the design of a Reservation Information System in a government agency (with case studies in PT.LEN) proven to provide services more easily, effectively and quickly in a meeting room reservation at PT.LEN
Keywords : Reservation of meeting room.
i
Lembar pengesahan
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RESERVASI RUANG MEETING BERBASIS WEB DI PT.LEN
RIFKY AKBAR 10514319
Telah diuji dan dinilai di Bandung sebagai Pendukung UAS pada tanggal:
...Januari 2017
Menyetujui, Dosen Pembina
Prof. Dr. Umi Narimawati, Dra, SE, M.Si NIP. 4127.34.02.015
Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Ketua Program Studi Sistem Informasi
Prof.Dr.Ir. H.Denie Kurniadi,M.Sc. Marliana Budhiningtias W., S.Si.,M.Si
NIP. 4127... NIP. 41277026020
ii
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa :
1. Karya tulis (Usulan Penelitian) saya ini adalah asli dan belum pernah diajukan untuk tugas atau kegiatan penelitian lain, di lingkungan Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.
2.Karya tulis (Usulan Penelitian) ini adalah murni, gagasan, rumusan dan penelitian saya sendiri tanpa bantuan pihak lain kecuali arahan dosen pembina mata kuliah.
3. Dalam karya tulis (Usulan Penelitian) ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dalam naskah dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka.
4. Saya menjamin bahwa karya tulis (Usulan Penelitian) saya ini bebas dari Plagiatisme.
5. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidak benaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik sesuai dengan aturan yang berlaku.
Bandung, 15 Januari 2017 Yang membuat Pernyataan
(materai 6000)
Rifky Akbar 10514319
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulisan laporan kerja praktek ini bisa diselesaikan dengan lancar.Dalam laporan kerja praktek ini penulis mengambil judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RESERVASI RUANG MEETING BERBASIS WEB”. Adapun tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan mata kuliah kerja praktek.
Banyak kendala yang dihadapi dalam penyusunan usulan penelititan ini dan penulis menyadari bahwa penyusunan usulan penelititan ini masih jauh dari kata sempurna. Penulis sangat menyadari bahwa dalam penulisan laporan kerja praktek ini tidak lepas dari bantuan dan bimbingan berbagai pihak. Untuk itu penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar - besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor UNIKOM
2. Bapak Prof. Dr. Ir. Denny Kurniadie, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UNIKOM
3.
Ibu Marliana Budhinigtias Winanti, S.Si, M.Si, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi4.
Ibu Prof. Dr. Hj. Umi Narimawati, Dra., SE., M.Si. selaku dosen pembimbingSemoga apa yang telah penulis kembangkan pada usulan penelitian ini bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Bandung, 30 Desember 2017
Penulis
iv
Daftar Isi
ABSTRAK ... i
Lembar pengesahan ... ii
PERNYATAAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
Daftar Tabel ... vii
Daftar Gambar ... viii
Daftar Symbol ... ix
Bab 1 ... 1
I.I Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2
1.2.1 Identifikasi Masalah ... 2
1.2.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 2
1.3.1 Maksud Penelitian... 2
1.3.2 Tujuan Penelitian ... 2
1.4 Kegunaan Penelitian ... 2
1.4.1 Kegunaan Akademis ... 3
1.4.2 Kegunaan Praktis... 3
1.5 Batasan Masalah... 3
BAB II ... 4
2.1 Elemen Sistem ... 4
2.1.1 Klasifikasi Sistem ... 5
2.1.2 Karakteristik Sistem ... 6
2.2 Konsep Dasar Informasi ... 7
2.2.1 Siklus Informasi ... 7
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 7
2.3.1 Komponen Sistem Informasi... 7
2.4 Pengertian Reservasi... 8
v
2.5 Analisis Sistem ... 8
BAB III ... 9
3.1 Objek Penelitian... 9
3.1.1Sejarah Singkat PT LEN Industri (Persero) ... 9
3.1.2 Visi dan Misi ... 9
3.1.3 Struktur Organisasi ...11
3.1.4 Deskripsi Tugas ...12
3.2 Metode Penelitian ...12
3.2.1 Desain Penelitian ...12
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ...13
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ...14
3.3 Analisis dan evaluasi system yang berjalan ...15
3.1.1 Analisis Sistem yang berjalan ...15
3.1.2 Diagram Konteks yang berjalan ...18
3.1.3 DFD Level 1 yang berjalan ...18
3.2 Evaluasi Sistem yang berjalan ...18
3.3 Perancangan system yang diusulkan ...19
3.4 Gambaran umum system yang di usulkan ...19
3.4.1 Perancangan Prosedur yang diusulkan ...20
Daftar Pustaka ...21
Daftar Riwayat Hidup (CV) ...23
vi
Daftar Tabel
Tabel 3.1 Evaluasi Sistem Yang Berjalan………19
vii
Daftar Gambar
Gambar 2.1 Elemen-Elemen Sistem………4
Gambar 2.2 Siklus Informasi……….7
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT LEN ………11
Gambar 3.2 Mekanisme Pengembangan Sistem dengan Waterfall………..15
Gambar 3.3 Flowmap Reservasi Secara manual……….16
Gambar 3.4 Flowmap Reservasi lewat telepon………17
Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan………18
Gambar 3.6 DFD Level 1 Yang Berjalan……….18
Gambar 3.7 Diagram konteks yang diusulkan………..20
Gambar 3.8 DFD Level 1 yang diusulkan………..20
viii
Daftar Symbol
1. Simbol Flowmap
(Sumber : Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya [ 3,p.75])
Simbol Pengertian Keterangan
Dokumen (Document) Menandakan dokumen, bisa dalam bentuk surat, formulir, buku atau cetakan
Proses Manual Menunjukan proses yang dilakukan secara manual
Aliran Data Menunjukan arus data antar simbol/proses
Decision Menunjukan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data
Conector (On-page Terminasi yang mewakili simbol connector) tertentu untuk digunakan pada
aliran halaman yang sama
Arsip manual Digunakan untuk menandakan dokumen yang diarsipkan
Proses yang dilakukan Menunjukan pemrosesan yang
oleh sistem dilakukan secara
terkomputerisasi
Input data manual Digunakan untuk memasukan data di komputer secara manual
Data Storage Menunjukan akses langsung perangkat penyimpanan/storage
ix
2. Simbol Diagram Konteks
(Sumber : Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya [ 3,p.70])
Simbol Pengertian Keterangan
Eksternal Entity Menunjukan bagian luar sistem atau sumber input dan output
Garis aliran Menunjukan arus sata antar simbol/proses
Sistem Menunjukan sistem
3. Simbol DFD (Data Flow Diagram)
(Sumber : Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya [ 3,p.72])
Simbol Pengertian Keterangan
Sistem Menunjukan sistem
Eksternal entity Menunjukan bagian luar sistem
atau sumber input dan output data
Garis aliran Menunjukan arus data antar
simbol/proses
Data Storage Digunakan untuk menyimpan arus
data atau arsip seperti file transaksi,
file induk atau file referensi dan
lain-lain
Proses Suatu proses yang dipicu atau
didukung oleh data.
Conector (On-page Digunakan untuk penghubung
connector) dalam satu halaman
x
Bab 1 Pendahuluan
I.I Latar Belakang Penelitian
Di era modern seperti sekarang ini perkembangan teknologi dan informasi (TI) selalu berkembang pesat disegala hal dan pekerjaan seperti berkomunikasi , budaya kerja,budaya bisnis dan lain lainya. Dengan adanya teknologi informasi bisa memberikan dampak yang cukup besar untuk mengorganisasikan segala kegiatan melalui cara baru, inovatif, instan, transparan, akurat, tepat waktu, lebih baik, memberikan kenyamanan yang lebih dalam mengelola dan menikmati kehidupan.
Selain Dengan adanya teknologi informasi membuat semua proses kerja dan konten akan ditransformasikan dari fisik dan statis menjadi digital, mobile, virtual dan personal. Akibatnya kecepatan kinerja bisnis meningkat dengan cepat. Kecepatan proses meningkat sangat tajam di banyak aktivitas modern manusia.
PT LEN salah satu perusahaan di bidang elektronika yang dikelola negara(BUMN / Badan Usaha Milik Negara ).PT LEN adalah salah satu perusaahan besar yang ada di indonesia. Meskipun sudah banyak menggunakan teknologi dalam aktivitas pekerjaan dan bisninya namun masih ada beberapa aktivitas yang dikrejakan secara manual salah satunya mengenai reservasi ruang rapat.
Dimana reservasi ruang rapat tersebut masih adanya kendala saat pemesanan ataupun saat reservasi ruang rapat, sebagai contohnya Disaat salah satu pegawai sudah mendaftar reservasi tersebut dan ketika ruangan tersebut akan digunakan, ruangan tersebut secara tiba-tiba digunakan oleh unit kerja lain, Hal ini bisa mengakibatkan adanya konflik di dalam internal perusahaan.
Permasalahan tersebut juga didapati pada di ruang rapat yang ada di perusahaan lainnya yang belum memiliki sistem informasi yang terintegrasi sebagai penunjang aktifitas reservasi tersebut, sehingga banyak calon pendaftar reservasi ataupun pegawai kecewa dengan kinerja pelayanan reservasi ruang rapat yang tidak menyediakan pelayanan sistem infromasi tersebut, dimana reservasi dan informasi ruang rapat tidak disajikan secara lengkap dan detail.
Dan Permasalahan yang saat ini terjadi di PT LEN dapat diatasi/dikurangi dengan adanya permbuatan suatu sistem informasi yang terintegrasi antara pemesanan atau reservasi ruang rapat, sehingga data yang di hasilkan adalah data yang akurat dalam menunjang pengolahan reservasi ruang rapat yang baik dan efektif. Maka dari situlah penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa PT LEN saat
1
ini membutuhkan suatu sistem informasi yang terintegrasi, yaitu “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RUANG MEETING BERBASIS WEB” untuk menunjang perkembangan dan kemajuan perusahaan
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1 Identifikasi Masalah
Seperti yang sudah dibahas di latar belakang salah satu masalah yang ada di PT LEN yaitu tidak adanya sistem informasi dalam reservasi ruang meeting yang mengakibatkan Tidak efektifnya sistem reservasi ruang meeting
1.2.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimanakah sistem reservasi ruangan meeting PT LEN Industri (Persero)
2. Bagaimana untuk merancang Sistem informasi reservasi ruang rmeeting PT LEN
3. Bagaimana Membangun Sistem informasi reservasi ruang meeting PT LEN tersebut.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
1.3.1 Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah membangun sebuah sistem informasi reservasi untuk ruang meeting berbasis website sebagai kemudahan untuk melakukan reservasi ruang rapat serta mendapatkan informasi yang tepat mengenai tipe ruang rapat yang ingin direservasi.
1.3.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah antara lain :
1. Menganalisa Sistem informasi reservasi ruang meeting yang berjalan saat ini di PT LEN.
2. Merancang Sistem informasi reservasi ruang meeting di PT LEN.
3. Membangun Sistem informasi reservasi ruang meeting di PT LEN.
1.4 Kegunaan Penelitian
Adapun beberapa kegunaan penelitian yang berupa kegunaan Akademik dan kegunaan pratikis yang berkaitan pada usulan perancangan sistem informasi ruang rapat di PT LEN yaitu :
2
1.4.1 Kegunaan Akademis 1. Bagi Penulis
Dapat memberikan pengetahuan mengenai ruang lingkup yang terdapat di PT LEN yang berupa aktivitas seperti ketersediaan ruangan, data pemesanan ruangan tersebut dapat menerapkan pengetahuan yang terdapat di perkuliahan yang akan di terapkan di dunia kerja.
2. Bagi peneliti lain
Bagi peneliti hal ini dapat di jadikan bahan refrensi untuk penelitian berikutnya.
3. Bagi pengembangan dan ilmu pengetahuan
Hasil penelitian di harapkan dapat menjadi refrensi dan perbandingan antara ilmu manajemen dengan keadaan yang terjadi di lapangan, sehingga hasil dari itu dapat di kembangkan ilmu manajemen yang sudah di lakukan proses penelitian untuk di terapkan di lapangan atau dunia kerja.
1.4.2 Kegunaan Praktis
Di PT LEN terdapat aktor – aktor yang terlibat di dalam proses pratikum yaitu pemesan / user ,Pengelola / admin
1. Bagi user
siswa dapat mempermudah dalam melakukan aktivitas pemesanan ruang rapat / meeting 2. Bagi admin
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam melakukan proses mengontrol aktivitas pemesanan ruang rapat yang dilakukan user
1.5 Batasan Masalah
Dari Hasil uraian masalah yang ditulis diperlukan pembatasan masalah yang dibahas agar tidak menyimpang / keluar dari batasan masalah dalam berikut ini :
1. Sistem informasi reservasi ruangan meeting hanya dapat digunakan dikalangan internal di PT LEN .
2. User hanya bisa melakukan reservasi melalui aplikasi yang sudah dirancang.
3. Reservasi akan secara otomatis batal apabila sudah ada yang mengkonfirmasi kepada admin jika salah satu user sudah mengkonfirmasi..
3
BAB II Landasan Teori
2.1
Elemen Sistem
Elemen-elemen yang terdapat dalam sistem meliputi : tujuan sistem, batasan sistem, kontrol, input proses output dan umpan balik. Hubungan antara elemen-elemen dalam sistem dapat di lihat pada gambar di bawah ini [ 3, p.2 ].
TUJUAN
BATASAN
KONTROL
INPUT PROSES OUTPUT
UMPAN BALIK
Gambar 2.1 Elemen-Elemen Sistem
( Sumber : Perancangan sistem informasi dan aplikasinya [ 3, p.2 ] )
1. Tujuan sistem merupakan tujuan dari sistem tersebut. Tujuan sistem dapat berupa tujuan organisasi kebutuhan organisasi, permasalah yang ada maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan.
2. Batasan sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem.
4
3. Kontrol sistem. Kontrol atau pengawasan sistem merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari sistem tersebut.
4. Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, diamana masukan tersebut dapat berupa jenis data frekuensi pemasukan data dan sebagainya.
5. Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh data menjadi informasi yang lebih berguna.
6. Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir. Output ini bisa berupa laporan graik, diagram batang dan sebagainya.
7. Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang di keluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat merupakan perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya.
2.1.1 Klasifikasi Sistem
Dari berbagai sudut pandang sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu:
[ 2,p.6 ]
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh sistem teologia. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
Contoh sitem komputer, sistem akuntansi.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.
Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Misalnya Human-Machine-System.
3. Sistem tertentu dan Sistem tak tentu
5
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi Contoh Sistem Komputer. Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup dan Sistem terbuka
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Untuk dapat memahami atau untuk mengembangkan suatu sistem, perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut karakteristik sistem yang bisa membedakan suatu sistem dengan sistem lainya : [1,p.5]
1. Batasan (boundary) : Pengambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang masuk dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu di luar sistem. Lingkungan yang menyediakan asumsi kendala dan input terhadap suatu sistem.
3. Masukan (input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (output) : Sumber daa atau produk ( informasi, laporan dokumen, tampilan layer komputer, barang jadi ) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
6. Penghubung (interafce) : Tempat di mana komponen atau sistem dan lingkungan bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan (storage) : area dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi bahan baku dan sebagainya.
6
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. [ 2, p.7 ]
2.2.1 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi.
Proses (Model)
Input Output
(Data) (Information)
Data
Data Dasar Penerima
(Ditangkap)
Hasil Keputusan
Tindakan Tindakan
Gambar 2.2 Siklus Informasi
(Sumber : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis [2, p.9])
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. [ 3, p.12 ]
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
Secara rinci komponen-komponen sistem informasi dapat di jelaskan sebagai berikut : [3,p.13 ]
1. Input disini adalah semua data yang user / pengguna masukan ke dalam suatu system.
2. Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam sistem
3. Output merupakan semua keluaran atau hasil proses yang sudah dikerjakan. Dan output juga bias dijadikan inputan di proses lain nya
7
4.
Teknologi disini merupakan bagian yang berguna melakukan input, melakukan pengelolaan input sehingga bias menghasilkan output tertentu2.4 Pengertian Reservasi
Menurut Suartana reservasi adalah suatu kata yang berasal dari bahasa inggris yaitu
"toreserve" yang berarti menyediakan atau mempersiapkan tempat atau fasilitas sebelumnya Definisi lainya menurut pamudji menyatakan bahwa reservasi yaitu proses perjanjian yang berupa pemesanan produk barang atau jasa. proses reservasi ditandai dengan adanya proses tukar menukar informasi antara konsumen dengan produsen yang bertujuan menciptakan kesepahaman mengenai produk atau jasa yang di pesan
2.5 Analisis Sistem
Analisis sistem artinya proses untuk memahami sistem yang ada dengan menganalisa proses yang terjadi pada objek analisa, yang dimana suatu sistem dapat berubah sesuai dengan orang yang menganalisisnya dengan harapan dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
8
BAB III
Objek dan metode penelitian
3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian merupakan tempat dimana penulis melakukan penelitian untuk membangun sebuah sistem informasi yang dalam hal ini PT.LEN Industri (Persero) menjadi objek penelitian yang dipilih penulis untuk melakukan penelitian dan membangun sebuah sistem informasi.
3.1.1Sejarah Singkat PT LEN Industri (Persero)
Didirikan sejak tahun 1965, LEN (Lembaga Elektronika Nasional) kemudian bertransformasi menjadi sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) pada tahun 1991. Sejak saat itu, Len bukan lagi merupakan kepanjangan dari Lembaga Elektronika Nasional (LEN), tetapi telah menjadi sebuah entitas bisnis profesional dengan nama PT Len Industri. Saat ini Len berada di bawah koordinasi Kementrian Negara BUMN dengan kepemilikan saham 100%
oleh Pemerintah Republik Indonesia. Selama ini, Len telah mengembangkan bisnis dan produk- produk dalam bidang elektronika untuk industri dan prasarana, serta telah menunjukkan pengalaman dalam bidang :
A. Broadcasting, selama lebih dari 30 tahun, dengan ratusan Pemancar TV dan Radio yang telah terpasang di berbagai wilayah di Indonesia.
B. Jaringan infrastruktur telekomunikasi yang telah terentang baik di kota besar maupun daerah terpencil.
C. Elektronika untuk pertahanan, baik darat, laut, maupun udara.
D. Sistem Persinyalan Kereta Api di berbagai jalur kereta api di Pulau Jawa dan Sumatera.
E. Sistem Elektronika Daya untuk kereta api listrik.
F. Pembangkit Listrik Tenaga Surya yang telah terpasang diberbagai pelosok Indonesia.
3.1.2 Visi dan Misi 3.1.2.1 Visi
Menjadi perusahaan elektronika kelas dunia
9
3.1.2.2 Misi
Meningkatkan kesejahteraan stakeholder melalui inovasi produk elektronika industri dan prasarana
10
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT LEN (Sumber: www.len.co.id)
11
3.1.4 Deskripsi Tugas
Adapun deskripsi mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab pada PT.LEN. Berikut deskripsi mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab yang sesuai dengan penulis teliti :
1. Direktur , berkewajiban untuk mengatur seluruh staff dan pegawai serta bertanggung jawab penuh atas LEN.
2. Wakil Direktur, menjalankan fungsi direktur apabila direktur sedang tidak ada di tempat.
3. Keuangan, berkewajiban mengurus biaya operasional dan pertanggungjawaban keuangan LEN
4. Manager, berkewajiban untuk mengatur seluruh pegawai dan bertanggungjawab di bagiannya dan bertanggung jawab langsung kepada direktur.
5. Pegawai, berkewajiban melaksanakan perintah dari Manager dan Direktur.
3.2 Metode Penelitian
Metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan informasi dengan tujuan dan kegunaan tertentu.
3.2.1 Desain Penelitian
Desain Penelitian yang digunakan penulis selama melakukan penelitian di PT LEN adalah menggunakan metode Analisis Deskriptif, yaitu penelitian yang dilakukan dengan tujuan mendapatkan data yang sebenar-benarnya dan selengkap-lengkapnya.
3.2.1.1 Alat Bantu Analisisi dan Perancangan 1. FlowMap
Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. [2,p.76]
2. Diagram Konteks
12
Diagram Konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entiti luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. [2,p.71]
3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tesebut dan iteraksi antar data yang disimpan dan prosesy yang dikenakan pada data tersebut. DFD menggambarkan penimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. DFD menunjukan hubungan anatara data pada sistem dan proses pada sistem. [ 2,p.72]
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Data primer dan sekunder adalah data yang diperlukan dalam penelitian yang dilakukan penulis. Data primer yang diperlukan oleh penulis dalam penelitian ini dikumpulkan dengan melakukan penelitian lapangan ke lapangan yaitu dengan datang langsung ke perusahaan yang bersangkutan. Data sekunder dikumpulan melalui penelitian kepustakaan berupa dokumen perusahaan.
3.2.2.1 Sumber Data Primer
Yang termasuk data primer dalam melakukan penelitian ini adalah data yang berasal dari tempat penelitian seperti wawancara, observasi terhadap Bagian Sistem informasi PT LEN.
Penulis melakukan beberapa cara dalam memperoleh sumber data primer, yaitu :
1. Wawancara
Metode ini dilakukan dengan cara langsung mengadakan komunikasi dengan manager dan karyawan yang dianggap bisa memberikan informasi yang dibutuhkan oleh penulis yaitu kepada Bagian system informasi.
2. Observasi
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan penelitian datang langsung ke lokasi yang di jadikan tempat penelitian, hal ini dilakukan untuk melihat
13
masalah mengenai proses peminjaman dan pengembalian serta data-data yang mengalir untuk dijadikan bahan penyusunan laporan akhir.
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder
Sumber data sekunder berfungsi untuk menambah sumber data primer sebagai pelengkap dalam penyusunan penelitian. Dalam mengumpulkan data skunder penulis menggunakan cara dokumnetasi dengan cara melakukan pengumpulan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan, serta berbagai sumber lain yang relevan dengan materi penelitian yang sedang penulis lakukan.
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Adapun metode pendekatan dan pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis, yaitu:
3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan oleh penulis adalah metode pendekatan sistem terstruktur. Tujuan dari metode pendekatan terstruktur ini pada akhir pengembangan sistem akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas, sehingga dapat menghasilkan sistem yang dianggap efektif. Yang dilengkapi dengan alat-alat yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem.
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem
Untuk membangun suatu sistem yang kompleks secara sistematis dan terintegrasi, dibutuhkan metode-metode pembangunan sistem agar dapat menuntun pembuat untuk menghasilkan suatu sistem standar. Untuk mengembangkan suatu sistem informasi, kebanyakan orang menggunakan suatu metodologi pengembangan sistem.
Seperti yang berlaku pada kebanyakan proses, pengembangan sistem informasi juga memiliki daur hidup. Daur hidup tersebut dinamakan SDLC (System Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem. SDLC merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan menggunakan sistem informasi.
Dalam penelitian ini menggunakan metodologi SDLC model air terjun atau waterfall karena keterbatasan waktu untuk pengembangan perangkat lunak. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.2 paradigma waterfall dibawah ini.
14
Gambar 3.2 Mekanisme Pengembangan Sistem dengan Waterfall (Sumber : Rekayasa Perangkat Lunak [5,p. 32])
3.3 Analisis dan evaluasi system yang berjalan
3.1.1 Analisis Sistem yang berjalan
Saat ini PT.LEN belum memiliki standar prosedur reservasi ruang rapat yang berjalan.
Sebagai catatan ada penggguna ruangan melakukan reservasi ruang meeting di PT.LEN dengan cara pengguna ruangan datang langsung ke pengelola ruangan untuk melakukan reservasi ruangan rapat (jika ruangan tersedia), kedua pengguna menelpon ke pengelola ruangan untuk melakukan ruangan rapat(jika ruangan tersedia). Namun jika digambarkan, maka prosedur reservasi ruang rapat di PT.LEN adalah sebagai berikut:
3.1.1.1 Prosedur Reservasi manual
Ketentuan : Setiap pengguna yang melakukan reservasi harus datang terlebih dahulu ke bagian pengelola ruangan paling telat 30 menit sebelum rapat tersebut dimulai
1. Untuk melakukan reservasi secara langsung, pengguna mendatangi bagian pengelola ruangan.
2. Selanjutnya, pengguna akan di beritahukan informasi ruangan yang tersedia oleh pengelola ruangan
3. Selanjutnya, pengguna memilih ruangan yang di inginkan
4. Lalu pengguna mengisi data pegawai ,waktu mulai dan waktu selesai , agenda rapat , unit kerja di buku reservasi
5. Setelah menerima pengguna bisa menggunakan ruangan tersebut di waktu yang telah dituliskan sebelumnya
15
Flowmap Pemesanan Manual
Pengguna Pengelola Ruangan
Arsip 1
Informasi Informasi
ketersediaan ketersediaan
ruangan ruangan
Memilih ruangan yang di inginkan & mengisidata
di buku reservasi
Data Pemesan Data Pemesan
ruangan ruangan
Arsip 2
Gambar 3.3 Flowmap Reservasi Secara manual Keterangan : Arsip 1 : Informasi Ruangan
Arsip 2 : Data Reservasi3.1.1.2 Prosedur Reservasi lewat telepon
16
3.1.2.1 Reservasi lewat Telepon
Flowmap Pemesanan ruangan telepon
Pengguna Pengelola ruangan
Arsip 1
Informasi Informasi
ketersediaan ketersediaan
ruangan ruangan
Memilih ruangan yang di inginkan
Data Pemesan Data Pemesan
ruangan ruangan
Arsip 2 Mencatat
Ke buku reservasi
Gambar 3.4 Flowmap Reservasi lewat telepon Keterangan : Arsip 1 : Informasi Ruangan
Arsip 2 : Data Reservasi
17
3.1.2 Diagram Konteks yang berjalan
Pengguna -Data Pegawai
-Data Reservasi -Data Reservasi Pengelola
-Data Pegawai ruangan
-info ruangan Sistem -Info ruangan
-Data reservasi reservasi -Data Reservasi
Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan 3.1.3 DFD Level 1 yang berjalan
Data Reservasi
Data Reservasi
1. Proses lewat telepon Data Reservasi
Informasi Ruangan
Pengguna Informasi Ruangan
Data Detail Ruangan
Data Detail Ruangan
Data Reservasi 2. Proses
manual Data Reservasi
Informasi Ruangan Data Detail Ruangan
Gambar 3.6 DFD Level 1 Yang Berjalan
3.2 Evaluasi Sistem yang berjalan
Evaluasi sistem yang berjalan adalah proses menemukan kesalahan, kekurangan, hambatan-hambatan yang terjadi pada sistem lama yang sedang berjalan. Sehingga dapat diusulkan pemecahan suatu masalah agar dapat menghasilkan, mengoptimalkan dan membantu proses pengelolaan Sistem informasi pelayanan konsumen secara lebih baik, cepat dan akurat.
18
Tabel 3.1 Evaluasi Sistem Yang Berjalan
No Masalah Usulan Bagian
1 Prosedur melakukan Pembuatan prosedur Pegawai Bagian reservasi ruang rapat reservasi ruang rapat pengelola
masih manual yakni berbasis website yang ruangan datang secara langsung mampu memudahkan
maupun via telepon, pengguna dan juga sehingga sering sekali pengelola ruangan dalam bagian pengelola ruangan melakukan reservasi dan lupa menulis di buku pengecekan data sehingga reservasi lebih efektif dan efisien
2 Kurangnya informasi Pembuatan informasi Pelanggan/Tamu ketersediaan ruangan rapat tentang ketersediaan
dan gambaran mengenai Ruangan berbasis web detail ruangan yang ada yang mampu memudahkan
pengguna dalam
mendapatkan informasi
dan gambaran mengenai
detail ruangan
3.3 Perancangan system yang diusulkan
Perancangan sistem merupakan tahapan dalam pembuatan sistem yang baru yang dapat mengatasi kelemahan - kelemahan yang terdapat pada sistem yang lama. Tahapan ini sangat penting dikarenakan dapat menentukan baik tidaknya sistem baru yang akan dibangun..
3.4 Gambaran umum system yang di usulkan
Sistem informasi reservasi ruangan rapat di PT.LEN memiliki beberapa prosedur. Dari hasil analisis yang telah dilakukan sebelumnya, maka penulis akan mencoba menambahkan suatu sistem baru sebagai pendukung namun pada perancangan proses yang dibuat tidak banyak mengalami perubahan dari sistem yang sedang berjalan. Usulan perancangan yang dilakukan adalah mengubah pengolahan data reservasi ruang rapat yang masih manual, menjadi pengolahan data yang berbasis komputer.
19
3.4.1 Perancangan Prosedur yang diusulkan 3.4.1.1 Diagram konteks
Pengguna - Data Reservasi
- Data Pegawai
- Informasi ruangan SI Reservasi - Data Reservasi Ruang Rapat
Gambar 3.7 Diagram konteks yang diusulkan 3.4.1.2 DFD Level 1
Data Reservasi
Data Reservasi
Resrvasi Berbasis website
Informasi Ruangan Data Reservasi
Informasi Ruangan Data Detail Ruangan
Pengguna
Data Detail Ruangan
Gambar 3.8 DFD Level 1 yang diusulkan
20
Daftar Pustaka
[1]Fatta. Hanif al., “analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern”. Yogakarta : C.V Andi Offset, 2007
[2]HM. Jogiyanto., “Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis”. Ed.III, Yogyakarta : C.V Andi Offset, 2005
[3]Kristanto. Andi., “Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya”, Yogyakarta : Gava Media, 2008
[4]Sulastiyano. Agus., “Manajemen Penyelenggaraan Hotel”. Bandung : Alfabeta, 2008
[5]Rosa dan Shalahudin, M., “Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Beriorentasi Objek”, Bandung : Informatika, 2014
[6]Riyanto., “Sistem Informasi Penjualan dengan PHP dan MySQL”, Yogyakarta : Gava Media, 2010
[7]Saputra, Ramadani., “ Simple Step Programming with CSS”, Jakarta : PT Elex Media Komputindo, 2010
[8]S. Taryana dan S. Jonathan, “E-Commerce Menggunakan Php & Mysql”, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007
[9]Artikel non-personal (17 September 2015),” Twitter Bootstrap” (Online), 2012, Available : https://id.wikipedia.org/wiki/Twitter_Bootstrap
[10]Yusti. Yudi (17 September 2015), “Sublime Text: Syntax Editor Dengan Banyak Fitur Menarik”[online],2014, Available : http://yudiyusti.com/sublime-text/
[11]Haebron Tapipilatu, ” Sistem Informasi Hotel berbasis web pada hotel Nusa Indah”, S.Kom., Program Studi Sistem Informasi, UNIKOM, Bandung, 2016.
21
[12] Teguh Budi Santoso, ”Sistem Informasi Koperais Simpan Pinjam Berbasis Web Pada Primer Koperasi Kartika Dharmaganti Siliwangi”, S.Kom., Program Studi Sistem Informasi, UNIKOM, Bandung, 2014.
22
Daftar Riwayat Hidup (CV)
23
24
