7 2.1. Konsep Dasar Sistem
Konsep dasar sistem mendefinisikan sebagai suatu kumpulan dari bagian-bagian yang saling berkaitan dan tersusun untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam proses kerjanya sistem memperoleh masukan data atau menghasilkan keluaran informasi.
Data diartikan sebagai simbol-simbol yang mengerti dan disepakati oleh sekelompok orang atau mesin untuk menyatakan kejadian, keadaan dan status, sifat dan objek, konsep serta pemikiran simbol tersebut dapat berupa bahasa, alphabet, warna, tingkatan suara atau simbol-simbol lainnya yang bersifat objektif.
Sekarang sistem telah banyak digunakan, adapun sistem perbankan, sistem pendidikan, sistem perangkat lunak dan masih banyak lagi. Model dasar dari bentuk sistem ini adalah adanya masukan, pengolahan atau proses, dan keluaran. Akan tetapi sistem ini dapat dikembangkan sehingga menyertakan media penyimpanan.
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Sistem menurut Atmosudirjo dalam Sutabri (2012:7) adalah “suatu sistem terdiri atau objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya”.
Pengertian sistem menurut Enger dalam Sutabri (2012:7) adalah “suatu sistem dapat berdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan”.
2. Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012:20) mengatakan bahwa:
Sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem.
Adapun karakteristik yang dimaksud sebagai berikut:
Ilustrasi gambar sebuah karakteristik sistem dapat dilihat pada gambar II.1
Sumber: Sutabri (2012:20)
Gambar II.1
a. Komponen Sistem (Components System)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses suatu sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut “Supra Sistem”.
b. Batas Sistem (Boundary System)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment System)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut. Dan lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut.
d. Penghubung Sistem (Interface System)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (Input System)
Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Contoh, di dalam suatu unit sistem computer. “Program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “Data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Pengolahan Sistem (Processing System)
Hasil energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Contoh, sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah sistem informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain. Yang menjadi input bagi subsistem lain.
g. Keluaran Sistem (Output System)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Contoh, sistem akuntansi. Sistem ini akan
mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran Sistem (Objective) dan Tujuan (Goals)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
3. Klasifikasi Sistem
Menurut Kusrini dan Andri (2007:7) suatu sistem dapat diklasifikasikan menjadi seperti berikut :
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan Y.M.E, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, contohnya sistem produksi dan sistem computer.
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui prose salami, tidak di buat oleh manusia. Contohnya sistem perputaran bumi dan pergantian musim. Sedangkan sistem pembuatan manusia adalah sistem yang di rancang dan dibuat oleh manusia. Contohnya sistem komputerisasi penjualan tunai atau kredit.
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) Dan Sistem Tak Trentu (Probabilistic System)
Sistem yang operasinya dapat di prediksi terlebih dahulu. Contohnya sistem computer yang cara kerjanya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sedangkansistem tak tertentu adalah sistem yang kondisi masa depnnya tidak dapat di prediksikan karena mengundangan unsur probabilistic. Contohnya ramalan cuaca.
d. Sistem Terbuka (Open System) Dan Sistem Tertutup (Closed System) Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dapat dipengaruhi oleh lingkungan luar. Contohnyansistem administrasi kepegawaian, sedangkan sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak dapat dipengaruhi dengan lingkungan luar. Contohnya sistem perakitan assembling sistem.
B. Definisi Informasi
Informasi menurut Romney dalam Mardi (2011:4) adalah “data yang telah diproses dan diatur kedalam bentuk output pengeluaran yang memiliki arti bagi orang yang menerimanya”. Kualitas informasi tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu :
1. Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan,diamana informasi harus jelas dan mencerminkan maksudnya.
2. Tepat Waktu (Time Lines)
Informasi yang dating kepada penerima tidak boleh terlambat, sebab informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
3. Relevan (Relevance)
Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya.
C. Bahasa Pemrograman
Menurut Munir (2011:13) mengemukakan bahwa “Bahasa Pemrograman adalah bahasa komputer yang digunakan dalam menulis program”.
Bahasa pemrograman yang digunakan dalam pembuatan program laporan adaah sebagai berikut:
1. Personal Home Page (PHP)
Menurut Arief (2011:43) mengatakan bahwa “PHP adalah bahasa server-side -scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side-scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi diserver kemudian hasilnya akan dikirimkan ke browser dengan format HTML”.
2. Hiper Text Markup Language (HTML)
Menurut Anhar (2013:40) HTML adalah “Seekumpulan simbol-simbol atau tag-tag yang dituliskan dalam sebuah file yang digunakan untuk menampilkan halaman pada web browser.
3. Cascading Style Sheet (CSS)
Menurut Saputra dkk (2013:6) “CSS atau yang memiliki kepanjangan Cascading Style Sheet, merupakan suatu bahasa pemrograman web yang digunakan untuk mengendalikan dan membangun berbagai komponen dalam web sehingga tampilan web akan lebih rapi, terstruktur, dan seragam”.
D. Basis Data
Menurut Indrijani (2015:10) mengatakan bahwa “Basis Data adalah sebuah kumpulan data yang saling berhubungan secara logis, dan merupakan sebuah penjelasan dari data tersebut, yang didesain untuk menemukan data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi”.
1. MySQL
Mysql menurut Raharjo (2015:16) mengatakan bahwa “Software RDBMS (atau server database) yang dapat mengelola database dengan sangat cepat, dapat menampung data dalam jumlah sangat besar, dapat diakses oleh banyak user (multi user), dan dapat melakukan suatu proses secara sinkron atau berbarengan (multi-threaded).”
E. WEB 1. Definisi Web
Menurut Hidayatullah (2014:1) mengatakan bahwa “Web dapat diartikan sekumpulan halaman yang berupa laman yang berisi informasi dalam bentuk data
digital baik itu berupa text, gambar, animasi, video dan audio lainnya yang disediakan melalui jalur koneksi internet”.
Halaman website biasanya berupa dokumen yang ditulis dengan format Hyper Text Markup Language (HTML), yang bisa diakses melalui HTTP. HTTP adalah suatu protokol yang menyampaikan berbagai informasi dari server website untuk ditampilkan kepada user atau pemakai melalui web browser.
a. World Wide Web
Menurut Ardhana (2012:3), “Web adalah suatu layanan sajian informasi
yang menggunakan konsep hyperlink (tautan), yang memudahkan sufer (sebutan para pemakai komputer yang melakukan browsing atau penelusuran informasi melalui internet)”.
b. Web Browser
Menurut Kustiyaningsih (2011:8) mengatakan bahwa “Web Browser
adalah software yang digunakan untuk menampilkan informasi dari server web. Software ini kini telah dikembangkan dengan menggunakan user interface grafis, sehingga pemakai data melakukan „point and click‟ untuk pindah antar dokumen.
c. Web Server
Menurut Kustiyaningsih (2011:8) mengatakan bahwa Web Server yaitu: Komputer yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen web, komputer ini akan melayani permintaan dokumen web dari cliennya. Web browser seperti explorer atau navigator berkomunikasi melalui jaringan (termasuk jaringan internet) dengan web server, menggunakan HTTP. Browser akan mengirimkan request ke server untuk meminta dokumen
tertentu atau layanan lain yang disediakan oleh server. Server memberikan dokumen atau layanannya jika tersedia juga dengan menggunakan protokol HTTP.
1. Xampp
Xampp menurut Murya (2016:14) merupakan “sebuah perangkat lunak
gratis sehingga bebas digunakan. Xampp berfungsi sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri dari Apache, HTTP Server, MySQL database dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl”.
Istilah Xampp berasal dari kata X yang berarti empat sistem operasi apapun seperti windows, Linux, Mac Os, dan Solaris, sedangkan A diambil dari kata Apache kemudian M singkatan dari kata MySQL, kemudian huruf P singkatan dari PHP dan untuk huruf P yang terakhir singkatan dari kata Perl. 2. Apache
Menurut Kurniawan (2008:2) ”Apache adalah web server yang dapat dijalankan dibanyak sistem operasi (Unix, BSD, Linux, Microsoft windows dan Novell Netware serta Platfrom lainnya) yang berguna untuk memfungsikan situs web”. Protokol yang digunakan untuk melayani fasilitas web ini menggunakan HTTP.”
F. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model waterfall, yang menurut shalahuddin dan Sukamto (2013:28) terbagi menjadi lima tahapan, yaitu:
1. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak
Proses pengumpulan kebutuhan perangkat lunak ini diawali dengan menganalisis sistem registrasi anggota hingga mengupdaate kegiatan yang ada pada komunitas yang bertujuan untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak apa saja yang mungkin akan dibutuhkan oleh user.
2. Desain
Pada tahap desain ini website dibuat untuk dirancang sedemikian rupa sesuai kebutuhan user. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya yaitu pengkodean.
3. Pembuatan Kode Program
Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Tahap pengkodean ini disesuaikan dengan rancangan desain. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian
Pada tahap pengujian ini yaitu melakukan penyesuaian atau pencocokan desain dengan pengkodean. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
5. Pendukung (Support) dan pemeliharaan (Maintenance)
Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirim ke user. Perubahan bisa terjadi karena
adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak yang harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap penduukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tetapi tidak untuk membuat perangkat lunak yang baru.
2.2. Peralatan Pendukung
Peralatan pendukung (Tools System) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya. Dan fungsi peralatan pendukung (Tools System)itu sendiri adalah untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi dari sistem informasi dapat bekerja dengan suatu bentuk logical model dan physical model, logical model menunujukan kepada user tentang bagaimana sistem fisik akan diterapkan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini peralatan pendukung yang digunakan oleh penulis adalah:
A. Diagram Alir Data (DAD)
Menurut Kendall (2013:263) menjelaskan bahwa “Melalui suatu teknik analisa data terstruktur disebut Diagram Alir Data (DAD), menganalisis sistem dapat mempresentasi proses-proses data didalam organisasi”. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya
file kartu, microfiche, hard disk, tape, diskette dan sebagainya) . DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Structured Analysis and Desain). Dalam pembuatan Diagram Alir Data ada beberapa simbol yang digunakan di DFD untuk maksud mewakili:
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (Boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output pada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. 2. Arus Data (Data Flow)
Arus data di DFD diberi simbol satu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini:
a. Formulir atau dokumen yang digunakan oleh perusahaan. b. Laporan cetak yang dihasilkan oleh sistem.
c. Tampilan atau output dilayar komputer yang dihasilkan oleh sistem. d. Masukan untuk komputer.
e. Komunikasi ucapan. f. Surat-surat atau memo.
h. Suatu acuan yang dicatat pada buku agenda.
i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer lain. 3. Proses (Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
4. Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut ini:
a. Suatu file atau database di sistem komputer. b. Suatu arsip atau catatan manual.
c. Suatu kotak tempat data dimeja seseorang. d. Suatuagenda atau buku.
Selain komponen-komponen yang disebutkan oleh penulis diatas, dalam pembuatan diagram alir data juga terdaftar aturan main atau rambu-rambu. Langkah-langkah didalam pembuatan diagram alir data dibagi menjadi tiga tahap, yaitu:
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol
diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya akan dijabarkan secara lebih terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
B. Struktur Navigasi
Menurut Binanto (2010:268) mengatakan bahwa “Struktur Navigasi adalah gabungan dari struktur referensi informasi situs web dan mekanisme link yang mendukung pengunjung untuk melakukan penjelajahan situs”.
1. Struktur Navigasi Linier
Strutur navigasi linier hanya mempunyai satu satu rangkaian cerita yang berurut yang menampilkan satu demi satu tampilan layar secara berurut menurut urutannya. Tampilan yang dapat ditampilkan pada struktur jenis ini adalah satu halaman sebelumnya atau satu halaman sesudahnnya, tidak dapat dua halaman sebelumnya atau dua halaman sesudahnya, pengguna akan melakukan navigasi secara berurutan, dalam frame atau byte informasi satu ke yang lainnnya. Ilustrasi struktur navigasi linier dapat dilihat pada gambar II.2
Sumber: Binanto (2010a:269)
Gambar II.2 Struktur Navigasi Linier 2. Struktur Navigasi Hirarki
Struktur dasar ini disebut juga struktur linier, dengan percabangan karena pengguna melakukan navigasi disepanjang cabang pohon struktur yang terbentuk oleh logika isi. Ilustrasi struktur navigasi hirarki dapat dilihat pada gambar II.3
Sumber: Binanto (2010b:269)
Gambar II.3
Struktur Navigasi Hirarki 3. Struktur Navigasi tidak Berurut (Non-linier)
Struktur navigasi non-linier merupakan pengembangan dari struktur navigasi linier. Pada struktur ini diperkenankan membuat navigasi bercabang. Percabangan yang dibuat pada struktur non-linier ini berbeda dengan percabangan pada struktur hirarki, karena pada percabangan non-linier ini walaupun terdapat percabangan tetap tiap-tiap tampilan mempunyai kedudukan yang sama yaitu tidak ada Master Page dan Slave Page, pengguna akan melakukan navigasi dengan bebas melalui isi proyek
dengan tidak terikat dengan jalur yang sudah ditentukan sebelumnya. Ilustrasi struktur navigasi tidak berurut (non-linier) dapat dilihat pada gambar II.4
Sumber: Binanto (2010c:270)
Gambar II.4
Struktur Navigasi tidak berurut (Non-linier) 4. Struktur Navigasi Campuran (Composite)
Struktur navigasi pengguna akan melakukan navigasi dengan bebas (secara non-linier), tetapi terkadang dibatasi presentasi linier film atau informasi penting dan pada data yang paling terorganisasi secara logis pada suatu hirarki. Ilus
trasi struktur navigasi campuran (composite) dapat dilihat pada gambar II.5
Sumber: Binanto (2010d:270)
Gambar II.5
C. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Sutanta (2011:91) dalam bukunya yang berjudul “Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual” menjelaskan bahwa Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek.” Komponen Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut:
1. Entitas-entitas merupakan suatu objek yang dapat dibedakan dari lainnya yang dapat diwujudkan dalam basis data. Objek dasar dapat berupa orang, benda, atau hal yang keterangannya perlu disimpan di dalam basis data. Untuk menggambarkan sebuah entitas digunakan aturan sebagai berikut: a. Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang.
b. Nama entitas dituliskan didalam simbol persegi panjang. c. Nama entitas berupa kata benda, tunggal.
d. Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.
2. Atribut-atribut merupakan keterangan-keterangan yang terkait pada sebuah entitas yang perlu disimpan dalam basis data. Atribut berfungsi sebagai penjelas pada sebuah entitas. Untuk menggambarkan sebuah atributdigunakan aturan sebagai berikut:
a. Atribut digambarkan dengan simbol ellips. b. Nama atribut dituliskan didalam simbol ellips. c. Nama atribut merupakan kata benda, tunggal.
d. Nama atribut sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.
3. Relasi-relasi merupakan hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Aturan penggambaran relasi adalah sebagai berikut:
a. Relasi dinyatakan dengan simbol belah ketupat. b. Nama relasi dituliskan didalam simbol belah ketupat. c. Nama relasi berupa kata kerja aktif.
d. Nama relasi sedapat mungkin nama yang mudah dipahami dan dapat menyatakan makna nya dengan jelas.
D. Logical Record Structure (LRS)
Menurut Hasugian & Shidiq (2012:608) memberikan batasan bahwa LRS adalah “Sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah diagram –ER akan mengikuti pola atau aturan pemodelan tertentu dalam kaitan dengan konvensi ke LRS.”
E. Kamus Data
Definisi Kamus Data dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menurut Puspitawati (2011:127) menjelaskan “Kamus Data (data dictionary) adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada didalam database.”
Kamus data berfungsi sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup process, data flow, dan data store. Macam-macam atribut kamus data yaitu:
1. Nama Arus Data
Hal ini harus terdapat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dapat memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dalam DAD dapat mudah mencari dikamus data.
2. Arus Data
Arus data menunjukan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini harus perlu dicatatdikamus data agar memudahkan mencari arus data didalam DAD.
3. Tipe Data
Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
4. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat. Padakamus data terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagan penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Volume
Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu.
7. Periode
Periode merupakan kapan terjadinya arus data ini, periode perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data, harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai namayang berbeda untuk orangg atau departemen yang satu dengan yang lain.
F. Notasi Kamus Data
Menurut Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:130), notasi pada kamus data terdiri dari 2 macam yaitu:
1. Notasi Tipe Data
Notasi tipe data untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data notasi yang umum digunakan antara lain dapat dilihat pada tabel II.1
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Setiap karakter
9 Angka numerik
A Karakter Alfabet
Z Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong . Titik sebagai penulisan ribuan
, Koma sebagai pemecahan pecahan
- Hypen sebagai tanda penghubung
/ Slash sebagai tanda pembagi
Sumber: Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:130) 2. Notasi Struktur Data
Notasi yang digunakan untuk membuat spesifik elemen data. Dimana notasi yang digunakan antara lain dapat dilihat pada tabel II.2
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ And (dan)
( ) Pilihan (Ya atau Tidak) { } Iterasi / pengulangan proses
[ ] Pilih salah satu pilihan , pemisah pilihan didalam tanda [ ] * Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (Key Field)
Sumber: Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:131)
G. Pengkodean
Menurut Kadir (2009:298) bahwa kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya.”
Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa angka, huruf dan karakter khusus. Manfaat pengkodean antara lain:
a. Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dai elemen data proses penyajian maupun peng-entry-an data pada komputer
b. Menghemat media penyimpanan data seperti harddisk dan lain-lain
c. Untuk mempermudah dan mempercepat proses pemasukan, pencarian serta pengolahan data guna memperoleh informasi yang akurat.
Ada beberapa macam Tipe Kode antara lain: 1. Kode Mnemonic (Mnemonic Code)
Kode mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic dibuat dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Kebaikan: mudah diingat. Kelemahan: kode dapat menjadi panjang.
Contoh: Kode Admin : Kode “MYS” untuk admin dengan nama Muhamad Yusuf Subarka
2. Kode Urut (Sequential Code)
Kode urut, disebut juga kode seri merupakan kode yang nilainya urut antar satu kode dengan kode berikutnya. Kebaikan: mudah diingat, kode dapat pendek, tapi harus unik. Kelemahan: penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan , tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.
Contoh:
1 Perempuan 2 Laki-laki
3. Kode Blok (Block Code)
Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar maksimum yang diharapkan. Kebaikan: nilai dari kode mempunyai arti, kode dapat ditambah atau dibuang sebagian. Kelemahan: panjang kode tergantung dari jumlah bloknya.
Contoh:
Pada penulisan NIK
Blok Kelompok
001 Golongan 1
4. Kode Grup (Group Code)
Kode Grup merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode mempunyai arti. Kebaikan: nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat menunjukan jenjang dari data. Kelemaha: kode dapat menjadi panjang.
5. Kode Desimal (Decimal Code)
Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.
Syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode adalah sebagai berikut:
1. Harus mudah diingat
2. Harus fleksibel, jika ada perubahan tidak akanmerubah segalanya. 3. Harus efisien (singkat), karena kode yang pendek akan udah diingat 4. Harus unik (beda), berarti tidak ada kode yang kembar
5. Harus konsisten, tidak boleh berubah-ubah dalam jangka pendek
6. Harus standarisasi, karena kode yang tidak standard akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.
7. Hindari penggunaan karakter yang mirip 8. Hindari penggunaan spasi.
