BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones and Rama (2006, p5): “The accounting information system is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transaction”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”Sistem informasi akuntansi adalah subsistem manajemen sistem informasi yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, seperti informasi lainnya yang didapat dari proses rutin transaksi akuntansi”.
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p6): “An accounting information system is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision makers”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, merekam, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan.”
Menurut Wilkinson, dkk (2006, p7): “An accounting information system is a unified structure within an entity, such as a business firm, that employs physical-resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of variety of users”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Sistem informasi akuntansi adalah penggabungan struktur dengan entitas didalamnya, seperti firma bisnis, yang memperkerjakan sumber daya fisik dan komponen lainnya untuk
mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, dengan tujuan memuaskan kebutuhan informasi dari berbagai pengguna”.
Menurut Moscove, Simkin, dan bagranoff (2001, p7): “Accounting information system (AIS) is the information subsystem within an organization that accumulates information from the entity’s various subsystems and communicates it to the organization’s information processing subsystem”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Sistem informasi akuntansi adalah informasi subsistem dalam organisasi yang mengakumulasi informasi dari berbagai entitas subsistem dan mengkomunikasikannya ke subsistem proses informasi organisasi”.
Menurut McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh (2001, p4): “Sistem informasi akuntansi bertugas untuk mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan”.
Menurut Jones and Rama (2006, p4), sistem informasi akuntansi dibagi menjadi 3 transaksi, yaitu :
1. ”An acquisition (purchasing) cycle is the process of purchasing and paying for goods or services”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”Siklus akuisisi adalah proses pembelian barang, pengeluaran kas atau servis”.
2. “A conversion cycle is the process of transforming acquired into goods and services”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”Konversi adalah suatu proses dalam mengubah barang setengah jadi menjadi barang jadi”.
3. “A revenue cycle is the process of providing goods or services to customers and collecting cash”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Siklus
penerimaan adalah suatu proses yang memberikan barang atau jasa dari penjualan ke konsumen dan penerimaan kas”.
Menurut Hall (2001, p10), sistem informasi akutansi terdiri dari 3 subsistem utama yaitu :
1. Sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing Sistem)
Sistem yang mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan – pesan untuk para pemakai seluruh organisasi.
2. Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan (Genereal Ledger/Financial Reporting)
Sistem yang menghasilkan laporan keuangan tradisonal seperti laporan laba/rugi, neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporan – laporan lainnya yang ditetapkan oleh hukum.
3. Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting Sistem)
Sistem yang menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan denga n tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan seperti anggaran, laporan varian dan laporan pertanggungjawaban.
Berdasarkan pendapat – pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem informasi formal yang memiliki cakupan keseluruhan kegiatan perusahaan dan menyediakan informasi bagi semua pemakai.
2.2 Pengertian Analisis Sistem
Menurut McLeod (2001, p128) yang diterjemahkan oleh Teguh: ”Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui”.
Menurut Whitten (2004, p38): ”System analysis is the study of problem business problem domain to recommend improvements and specify the business requirements and priorities for the solution”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Analisis sistem adalah adalah sebuah pembelajaran bisnis untuk mengajukan perkembangan dan menspesifikasikan kebutuhan bisnis dan prioritas solusi”.
Menurut Mascove, Simkin, dan Barganoff (2001, p354): “System analysis phase of a system study is to study a system in depth”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Pembelajaran sistem secara perbagian yang bertujuan untuk mempelajari sistem lebih dalam”.
Menurut Boockoldt (1999, p141): “System analysis is the process of examining an existing information system and its environment to identify potential improvements”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Analisis sistem adalah proses memeriksa sistem informasi yang ada beserta lingkungannya untuk mengidentifikasi potensi peningkatan”.
Menurut Widjajanto (2001, p65): ”Analisis sistem adalah proses pengujian sistem yang ada (existing system) dan lingkungannya dengan tujuan untuk menentukan berbagai perbaikan yang diperlukan”.
Berdasarkan pendapat – pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah proses pemecahan masalah dengan menguraikan suatu
sistem yang ada dan mengidentifikasikan permasalahan yang ada untuk mendapatkan solusi penyelesaian yang berkualitas.
2.3 Tahap – Tahap Analisis Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Sutabri (2004, 25), tahap – tahap analisis sistem informasi akuntansi (SIA) terdiri dari:
a. Mengumumkan penelitian sistem kepada pegawai agar terdapat kerja sama yang baik dengan pekerja serta menghilangkan kekhawatiran atas perubahan-perubahan yang akan dialami.
b. Mengorganisasikan tim proyek dengan melibatkan sebaik mungkin peran pegawai dalam proyek.
c. Mengidentifikasikan kebutuhan informasi dengan terlibat dalam wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan survei, dimana biasanya wawancara perorangan lebih disukai.
d. Mengidentifikasi kriteria kerja sistem yaitu dengan menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem.
e. Menyiapkan usulan rancangan dengan juga memberikan kesempatan kepada manajer untuk meneruskan atau menghentikan proyek. Di sini manajer perlu menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu sendiri.
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek merupakan langkah berikutnya. Jika disetujui, kegiatan akan dilanjutkan pada tahap rancangan, jika tidak disetujui, bisa saja dilakukan perubahan analisis atau ditolak sama sekali.
2.4 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut McLeod (2001, p130) yang diterjemahkan oleh Teguh sebagai berikut: ”Perancangan sistem adalah penentuan proses data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang digunakan”.
Menurut Romney dan Steinbart (2003, p716): “System design is the process of preparing detailed specifications for the development of a new information system”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Perancangan sistem adalah suatu proses menyiapkan detail spesifikasi untuk mengembangkan sebuah sistem informasi yang baru”.
Menurut Boockholdt (1999, p172): “System design is the process of developing specifications for a proposed new system from the recommendation made during system analysis”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Perancangan sistem adalah proses pengembangan secara spesifik untuk mengajukan system yang baru hasil dari rekomendasi yang dibuat selama menganalisa system”.
Menurut Whitten (2004, p39): ”System design is the specification or construction of a technical, computer-based solution for the business requirements identified in a system analysis”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Perancangan sistem adalah spesifikasi atau perwujudan dari solusi teknis berbasiskan komputer untuk kebutuhan bisnis yang diidentifikasikan di dalam sistem analisis“.
Berdasarkan pendapat – pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah proses mengimplementasikan hasil – hasil dari analisis sistem ke dalam suatu rancangan sistem yang baru.
2.5 Tahap – Tahap Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Sutabri (2004, p27), Tahap – tahap perancangan sistem informasi akuntansi (SIA) terdiri dari:
a. Menyiapkan rancangan yang rinci mengenai data, proses dan laporan yang akan dibuat dengan pendekatan atas-bawah maupun bawah-atas.
b. Mengidentifikasikan, mengevaluasi dan memilih berbagai alternatif pilihan rancangan yang sekiranya dapat dijadikan pertimbangan untuk dipakai dan dapat dipilih yang paling baik.
c. Menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan tugas – tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya. d. Menyetujui dan menolak penerapan, biasanya mempertimbangkan antara
manfaat dan biaya.
2.6 Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) 2.6.1 Pengertian Object
Menurut Whitten (2004, p189): ”Object is the encapsulation of the data (called properties) that describes a discrete person, object, place, event or thing, with all the processes (called method) that allowed to use or update the data and properties”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Obyek adalah enkapsulasi data yang mendeskripsikan seorang
personal, sebuah benda, tempat, ataupun kejadian dengan semua proses yang diijinkan untuk menggunakan atau memperbaharui data dan sifatnya”.
Menurut Britton (2001, p14): “Object is software unit packaging together data and methods to manipulate that data”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Obyek adalah sebuah paket perangkat lunak yang berisi data dan metode untuk memanipulasi data”.
Menurut Mathiassen (2000, p4): ”Object is an entity with identify, state, and behaviour”. Yang diterjemahkan sebagai berikut ”Obyek adalah sebuah entitas dengan identitas, keadaan dan perilaku”.
Menurut McLeod (2001, p330) yang diterjemahkan oleh Teguh: ”Obyek adalah entitas fisik atau kejadian yang dijelaskan dalam bentuk permanen”.
Berdasarkan pendapat – pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa obyek adalah sebuah entitas dengan identitas, keadaan dan perilaku untuk memanipulasi data.
2.6.2 Pengertian Object-Oriented
Menurut Britton (2001, p268): ”Object oriented is an approach to developing software system that is based on data items and the attribute and operations that define them”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Orientasi obyek adalah sebuah pendekatan untuk mengembangkan sistem perangkat lunak berdasarkan hal data, perlengkapan, dan operasi yang akan mendefinisikan perangkat lunak tersebut”.
Menurut McLeod (2001, p330) yang diterjemahkan oleh Teguh, dari tahun 1950 sampai dengan tahun 1970-an, perusahaan–perusahaan menekan proses saat mengembangkan sistem informasi dan menggunakan alat-alat pembuatan model proses seperti bagan arus (flowchart), dan diagram arus data (Data Flow Diagram).
Selama tahun 1970-an sampai tahun 1980-an, penekanan bergeser ke data dengan menggunakan diagram hubungan entitas (Entity Relationship Diagram - ERD) dan kamus data.
Selama tahun 1990-an, kecenderungan berubah ke mengkombinasikan proses dan data menjadi obyek.
Berdasarkan pendapat–pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa object-oriented adalah suatu pendekatan pengembangan sistem perangkat lunak yang menggunakan obyek dalam menjelaskan hal data, perlengkapan, dan operasi untuk mendefinisikan perangkat lunak tersebut.
2.6.3 Pengertian Object-Oriented Analysis
Menurut Whitten (2004, p430): “The approach of using object modeling during sytems analysis and design is called object-oriented analysis (OOA)”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Pendekatan yang menggunakan pemodelan obyek selama menganalisis dan mendesain sistem disebut analisis berorientasi obyek”.
Menurut Larman (2002, p7): ”During object-oriented, there is an emphasis finding and describing the objects or concepts in the problem
domain”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Selama orientasi obyek, di sana adalah sebuah tekanan menemukan dan mendeskripsikan obyek atau konsep dalam bidang masalah”
Menurut Rumbaugh (2005, p39): “Object oriented analysis is a method of analysis that examines requirements from the perspective of the classes and objects found in the vocabulary of the problem domain”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Analisis yang berorientasi obyek adalah suatu metode analisis yang memeriksa keperluan dari kelas dan obyek perspektif yang ditemukan dalam kosakata dari masalah utama”.
Berdasarkan pendapat–pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa analisis berorientasi obyek adalah suatu pendekatan untuk menemukan dan menggambarkan obyek selama menganalisa sistem.
2.6.4 Pengertian Object-Oriented Design
Menurut Larman (2002, p7): ”During object-oriented design, there is an emphasis on defining software objects and how they collaborate to fulfill the requirements”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Selama perancangan orientasi obyek ada penekanan pada pendefinisian obyek–obyek perangkat lunak dan bagaimana mereka bekerja sama untuk memenuhi kebutuhan”.
Menurut Rumbaugh (2005, p39): “Object oriented design is a method of design encompassing the process of object-oriented decomposition and a notation for depicting both logical and physical as well as static and dynamic models of the system under design”. Yang
diterjemahkan sebagai berikut: “Perancangan yang berorientasi obyek adalah suatu metode perancangan yang meliputi penguraian dari proses yang berorientasi obyek dan notasi untuk menggambarkan baik secara logika maupun fisik atau seperti model statis dan dinamis dari sistem yang dibangun”.
Menurut Whitten (2004, p686): “ Object-oriented design (OOD) is an approach used to specify the software solution in terms of collaborating objects, their attributes, and their methods”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Perancangan orientasi obyek adalah sebuah pendekatan yang digunakan untuk menentukan solusi perangkat lunak dalam bekerjasama antar obyek, perlengkapan, dan metode mereka”.
Berdasarkan pendapat–pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa object-oriented design adalah pendefinisan obyek–obyek perangkat lunak dan bagaimana mereka bekerja sama untuk memenuhi kebutuhan selama perancangan sistem.
2.6.5 Pengertian Object-Oriented Analysis and Design
Menurut Whitten (2004, p31): “Object-oriented analysis and design is a collection of tools and techniques for system development that will utilize object technologies to construct a system and its software”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Analisis dan perancangan orientasi obyek adalah sebuah kumpulan dari peralatan dan teknik untuk
pengembangan sistem yang akan menggunakan teknologi berdasarkan obyek untuk membangun sebuah sistem dan perangkat lunaknya”.
Berdasarkan pendapat–pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa object-oriented analysis and design adalah teknik untuk pengembangan sistem yang akan menggunakan solusi logis dari persepsi obyek (sesuatu, konsep, entitas) dan menggabungkan data dan proses menjadi satu gagasan tunggal, yaitu obyek”.
2.6.6 Keuntungan Pendekatan Object-Oriented
Menurut Britton (2001, p8): ”Object-oriented adalah sebuah pendekatan baru untuk pengembangan sistem yang akan menghasilkan perangkat lunak yang lebih baik”.
Keuntungan pendekatan Object-Oriented menurut Britton, terdiri dari:
a. Maintainable
Pemeliharaan software dimulai saat sebuat sistem software diserahkan pada client. Selama siklus hidupnya sebuah aplikasi mungkin memerlukan perubahan dalam rangka memenuhi kebutuhan
b. Testable
Pendekatan object-oriented dapat menyederhanakan pengetesan software. Software yang dibangun dengan menggunakan pendekatan object-oriented mampu mencukupi kebutuhan sendiri dan independen dengan interface yang terdefinisi dengan jelas. Hal ini menyebabkan
setiap unit dapat secara hati – hati dites sebelum sistem diintegrasikan menjadi satu kesatuan.
c. Reuseable
Jika software developer ingin mengembangkan sistem atau membangun suatu sistem untuk kasus yang serupa, maka pendekatan object-oriented memungkinkan program yang pernah dibangun untuk digunakan kembali.
d. Able to cope with large and complex system
Sistem software pada saat ini semakin besar dan kompleks. Pendekatan struktur desain top-down dirasa sudah tidak lagi memadai untuk menangani skala dan kompleksitas dari sistem tertentu. Dimana sebelumnya user hanya puas dengan tampilan yang sederhana, namun pada saat sekarang ini graphical user interface diperlukan bagi user. Oleh karena itu, untuk memenuhi kebutuhan tersebut diperlukan pendekatan object-oriented dalam mengembangkan sistem software.
2.7 Unified Modelling Language
Menurut Whitten (2004, p430): ”Unified Modelling Language is a set of modeling conventions that is used to specify or describe a software system in term of objects”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Unified Modelling Language adalah sebuah tata cara yang digunakan untuk menspesifikasi atau mendeskripsikan sistem perangkat lunak dalam kontes obyek”.
Menurut Martin (2000, p1): “UML is the successor to the wave of object-oriented analysis and design (OOA&D) method that appeared in the late ‘80s
and early ‘90s”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “UML adalah pengganti untuk gelombang analisis orientasi obyek dan metode desain (OOA&D) yang terlihat pada akhir tahun 80-an dan awal tahun 90-an”.
Menurut Jones and Rama: “Unified Modelling Language (UML), a language used for specifying, visualizing, constructing, and documenting an information system”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Unified Modelling Language, sebuah bahasa yang digunakan untuk menentukan, menggambarkan, membangun, dan mendokumentasi sebuah sistem informasi”.
Berdasarkan pendapat–pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa Unified Modelling Language adalah suatu bahasa pemodelan berorientasi obyek yang digunakan untuk menentukan, menggambarkan, membangun dan mendokumentasi sebuah pembangunan sistem informasi.
2.7.1 UML Activity Diagram
Menurut Jones and Rama (2006, p60): “Activity diagram plays the role of a ‘map’ in understanding business processes by showing the sequence of activities in the process”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Diagram aktivitas memainkan peran sebuah ‘peta’ dalam memahami proses bisnis dengan memperlihatkan urutan aktivitas-aktivitas dalam proses”.
Menurut Jones and Rama (2006, p69), Activity Diagram dibagi menjadi 2 tipe, yaitu :
a. ”The Overview Diagram present a high level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events,
and information flows among these events”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”Overview diagram menggambarkan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan peristiwa-peristiwa tersebut”.
b. ”The Detailed Diagram is similar to a map of a city or town. It provides a more detailed representation of activities associated with one or two events shown on the overview diagram”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”Detailed Diagram adalah serupa dengan peta kota besar atau kota. Detailed diagram menyediakan penyajian yang lengkap dari aktivitas-aktivitas yang dihubungkan dengan satu atau dua peristiwa yang ditunjukkan pada overview diagram”.
Notasi-notasi yang digunakan dalam activity diagram adalah: a. Activity State
Menunjukkan hasil dari beberapa behaviour pada arus kerja (workflow).
Gambar 2.1 Notasi UML untuk state
b. Control Flow atau Transition
Menunjukkan jalannya arus kontrol dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya.
Gambar 2.2 Notasi UML untuk Control Flow atau Transition Sumber : Jones and Rama (Accounting Information System)
c. Intial state
Mengidentifikasikan awal state ketika state dimulai.
Gambar 2.3 Notasi UML untuk Intial State
Sumber : Jones and Rama (Accounting Information System)
d. Final State
Menggambarkan state telah mengakhiri aktivitasnya.
Gambar 2.4 Notasi UML untuk Final State
e. Decision
Digunakan untuk menunjukkan arus kontrol bercabang ketika ada sebuah titik keputusan.
Gambar 2.5 Notasi UML untuk Decision
Sumber : Jones and Rama (Accounting Information System)
f. Swimlane
Digunakan sebagai pemisah activity diagram. Biasanya menunjukkan seorang atau organisasi yang bertanggung jawab untuk suatu aktivitas yang berbeda dalam swimlane.
Gambar 2.6 Notasi UML untuk Swimlane
Sumber : Jones and Rama (Accounting Information System)
2.7.2 Use Case Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p343): ”A use case diagram shows the relationship among actors and uses cases”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ” Sebuah use case diagram menunjukkan hubungan antar actor dan use case”.
Menurut Whitten (2004, p271): “Use case diagram is a diagram that decipts the interaction between the system and users”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dan pengguna”.
Menurut Rumbaugh (2000, p35): “Use case diagram is a graphical view of some or all of the actors, use cases, and their interactions identified for a system”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Use case diagram adalah gambaran grafik dari beberapa atau semua aktor, use case, dan interaksi mereka dalam sistem tersebut”.
Berdasarkan pendapat–pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Use case diagram adalah salah satu behavioral diagram dalam UML yang terdiri dari actor dan use case yang menunjukkan fungsi dari pandangan pengguna sistem.
2.7.3 Class Diagram
Menurut Jones and Rama (2006, p181): ”UML Class Diagram is a database that can used to document table in an AIS. Relationship between tables and attributes of tables”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”UML Class Diagram adalah suatu database yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan tabel dalam sistem informasi akuntansi dan menjelaskan hubungan antar tabel dan perlengkapan dalam tabel tersebut”.
Menurut Rumbaugh (2005, p176): “Class Diagram is used to show the existance of classes and their relationships in the logical view of
a system”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Class diagram digunakan untuk menunjukan keberadaan dari kelas dan hubungan mereka dalam pandangan logis dari sebuah sistem”.
Menurut Whitten (2004, p455): ”Class diagram is a graphical deciption of system’s static object structure, showing object classes that the system is composed of as well as the relationship between those object classes”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Class diagram adalah gambaran dari struktur obyek dalam sistem yang menunjukkan kelas obyek bahwa sistem tersusun atas kelas obyek yang saling memiliki hubungan”.
Hubungan antar kelas dapat digambarkan dengan notasi-notasi antara lain:
1. Association Rule
Association adalah hubungan antar benda struktural yang terhubung diantara obyek. Kesatuan obyek yang terhubung merupakan hubungan khusus yang menggambarkan sebuah hubungan struktural diantara seluruh atau sebagian. Umumnya association digambarkan dengan sebuah garis yang dilengkapi dengan sebuah tabel, nama, dan status hubungannya.
Gambar 2.7 Association
Sumber : Jones and Rama (Accounting Information System)
Company Employer Employee Person
2. Navigability
Merupakan sebuah property dari role, yang menandakan bahwa ada kemungkinan untuk melakukan kegiatan navigasi indirectional pada association dari obyek sumber ke obyek-obyek tujuan.
Gambar 2.8 Navigability
Sumber : Jones and Rama (Accounting Information System)
3. Aggregation
Aggregation atau agregasi adalah hubungan ’bagian dari’ atau ’bagian keseluruhan’. Suatu kelas atau obyek mungkin memiliki atau bisa disebut kemudian merupakan bagian dari kelas atau obyek-obyek terdahulu. Agregasi adalah bentuk khusus dari association atau asosiasi.
Gambar 2.9 Aggregation
Sumber : Jones and Rama (Accounting Information System)
Company Person work for Department Company 1 *
4. Composition
Compositon adalah strong aggregation. Pada composition, obyek ”bagian” tidak dapat berdiri sendiri tanpa obyek ”keseluruhan”. Jadi mereka terkait kuat satu dengan yang lainnya.
Gambar 2.10 Composition
Sumber : Jones and Rama (Accounting Information System)
5. Generalization
Generalization adalah menggambarkan hubungan khusus dalam obyek anak atau child yang menggantikan obyek induk atau parent. Dalam halaman ini, obyek anak memberikan pengaruhnya dalam halaman struktur dan tingkah lakunya kepada obyek induk.
Gambar 2.11 Generalization
Sumber : Jones and Rama (Accounting Information System)
2.7.4 Navigation Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p334): ”A navigation diagram is a special kind of diagram that focuses on the overall dynamics of the user interface”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Sebuah navigasi diagram adalah jenis khusus dari statechare diagram, yang berfokus pada
Department Company 1 * Vehicle Bus Truck Car
keseluruhan dinamika dari user interface. Diagram ini memperlihatkan windows- windows yang terlibat dan transisi diantaranya”.
2.8 Database
2.8.1 Definisi Database
Menurut Connolly (2002 p14): “Database a shared collection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the information needs of an organization”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Basis data adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan dan penjelasan dari data tersebut dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi”.
2.8.2 Rancangan Database
Menurut Connolly dan Begg (2002, p279): ”Perancangan basis data adalah proses pembuatan sebuah rancangan untuk sebuah basis data yang mendukung operasi dan tujuan dari perusahaan”.
Perancangan basis data dibagi menjadi tiga tahapan utama, yaitu conceptual database design, logical database design dan physical database design.
a. Conceptual Database Design
Conceptual Database Design adalah proses membangun model data dari informasi yang diperoleh daslam sebuah organisasi, tetapi bebas dari semua pertimbangan fisik.
Conceptual Design merupakan tahapan pertama dari tahapan perancangan basis data dan menciptakan model data konseptual dari bagian perusahaan yang akan dibuat basis datanya, Model data dibuat dengan menggunakan dokumen dari spesifikasi kebutuhan pemakai.
b. Logical Database Design
Logical Database Design adalah proses membangun sebuah model dari informasi yang diperoleh dari sebuah organisasi berdasarkan model data khusus, tetapi bebas dari halaman yang berkaitan dengam DBMS dan pertimbangan fisik lainnya.
Pada tahapan ini, model data konseptual yang dibangun pada tahap sebelumnya dipetakan pada model data logical. Model data logical didasarkan pada target model data atau basis data. c. Physical Database Design
Physical Database Design merupakan proses pembuatan deskripsi dari suatu implementasi basis data pada secondary storage (media penyimpanan), halaman ini mendeskripsikan hubungan utama, organisasi file dan indeks yang digunakan untuk mencapai efisiensi akses ke dalam data dan hubungan integritas constraint (associated integrity constraint) yang lainnya dan halaman yang berkaitan dengan keamanan (security measures). Physical Database Design merupakan tahap ketiga dan terakhir
dari proses perancangan basis data. Dimana perancang memutuskan bagaimana basis data tersebut diimplementasikan.
Secara garis besar, tujuan utama dari physical database design adalah untuk mendeskripsikan bagaimana perancang bermaksud untuk mengimplementasikan secara fisik dari logical database design.
2.9 Rancangan Formulir
Definisi formulir menurut Mulyadi (2001, p75): ”Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering pula disebut dengan dokumen”.
Formulir sangat penting artinya untuk suatu organisasi atau perusahaan, dimana formulir bermanfaat untuk:
a. Menetapkan tanggung jawab timbulya transaksi bisnis perusahaan. b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
d. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumbernya, yaitu:
a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan ke pihak luar perusahaan. c. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.
Pada dasarnya, formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya, yaitu:
a. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
b. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Dalam merancang formulir, prinsip–prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
a. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir. b. Hindari duplikasi pengumpulan data.
c. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin. d. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir.
e. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.
f. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi. g. Beri nomor untuk identifikasi formulir.
h. Cantumkan nomor pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.
i. Cetak garis pada fomulir, jika formulir tersebut diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama.
k. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda 3 atau 2, atau dengan menjawab ’ya’ atau ’tidak’, untuk menghemat waktu pengisiannya.
l. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper).
m. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.
2.10 Rancangan Layar
Menurut Jones and Rama (2006, p271): ”Form interface elements are objects on form used for entering information of performing actions. All aspect the form are controlled by the interface elements. Some of these objects provider opportunity to improve internal control over data element”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”Elemen tampilan formulir adalah obyek - obyek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau menjalankan perintah segala aspek dari formulir dikontrol dengan elemen tampilan. Beberapa obyek tersebut menyediakan kesempatan untuk meningkatkan pengendalian internal terhadap elemen data”.
Dibawah ini ada beberapa elemen dari rancangan layar, yaitu: a. Text Box
”Text Box are space on a form that are used to enter information that is added to a table or to display information that is read from a table”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Text box adalah ruangan pada formulir yang
digunakan untuk memasukkan informasi yang kemudian akan ditambahkan pada tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel”.
b. Labels
”Labels help the user understand what information needs to be entered”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Labels membantu user untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan untuk dimasukkan ke dalam formulir”.
c. Look-up Feature
”A look up feature is frequently added to text boxes that used for entering foreign key”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Look-Up Feature biasanya ditambahkan pada text boxes yang digunakan untuk mengentry foreign key”.
d. Command Button
”Command Button are to perform an actions”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Command Button digunakan untuk menjalankan perintah untuk melakukan aksi selanjutnya”.
e. Radio Buttons
”Radio Buttons allow user to select one of set options. For example you could user radio buttons on a form to allow users to choose one of following three payment types : cash, check, or credit card”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Radio button mengijinkan user untuk memilih salah satu dari serangkaian pilihan. Sebagai contoh, kamu dapat menggunakan radio buttons pada formulir untuk mengijinkan user dalam memilih salah satu dari
tiga tipe pembayaran berikut: pembayaran tunai, pembayaran cek, atau credit card”.
f. Check Boxes
”Check Boxes are similiar to radio buttons, but more that one option can be selected”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Check Boxes mirip seperti radio Buttons, tetapi dapat memilih lebih dari satu pilihan”.
2.11 Rancangan Laporan
Menurut Jones and Rama (2006, p214) ”A report is a formatted and organized presentation of data”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Laporan adalah sebuah susunan dan penyajian data yang telah terorganisir”.
Beberapa elemen tampilan dan laporan, yaitu : a. Label Boxes and Text Boxes
”Two elements of any report labels and data. In Microsoft access these elements are refered to as label boxes and text boxes”. Yang Diterjemahkan sebagai berikut: ”Label Boxes and Text Boxes merupakan 2 elemen penting dari segala laporan dan label dan data. Dalam Microsoft Access, elemen-elemen ini ditujukan kepada label boxes dan text boxes”.
b. Grouping Attribute
”Grouped reports are grouped by something”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Laporan yang berkelompok adalah dikelompokkan oleh sesuatu”. c. Group Header
”The grouped header can be used to present informations that is command to the group”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”Grouped Header
digunakan untuk menyajikan informasi yang umum pada grup”. d. Grouped Detail
”Transaction pertaining to the grouped are listed in the grouped detail section”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Transaksi terjadi pada grup yang didaftarkan di dalam kelompok secara rinci dan detail”.
e. Grouped Footer
”Grouped Footer can also be used to provide useful information in the grouped reports”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Grouped Footer juga dapat digunakan untuk menyediakan informasi yang berguna di dalam laporan yang berkelompok”.
2.12 Penjualan dan Piutang Dagang
Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan barang dan jasa dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
a. Kegiatan Penjualan Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah terpenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. b. Kegiatan Penjualan Tunai
Dalam transaksi penjualan secara tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai.
2.12.1 Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi (2001, p462), Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
a. Fungsi penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dan penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. b. Fungsi kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli.
c. Fungsi gudang
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
e. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
Menurut pendapat Mulyadi (2001, p 469), jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut:
a. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk
memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
b. Prosedur penerimaan kas
Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap ”lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
c. Prosedur penyerahan barang
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
d. Prosedur pencatatan penjualan tunai
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Disamping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persedian.
e. Prosedur penyetoran kas ke bank
Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
f. Prosedur pencatatan penerimaan kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.
Menurut Mulyadi (2001, p462), informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat
pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.
e. Kuantitas produk yang dijual.
f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. g. Otorisasi pejabat yang berwenang.
Menurut Mulyadi (2001, p463), dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
a. Faktur penjualan tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
b. Pita register kas (cash register tape)
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register).
c. Credit card sales slip
Dokumen ini dicetak oleh credit center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit.
d. Bill of Lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjual barang kepada perusahaan angkutan umum.
e. Faktur penjualan COD
f. Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
g. Rekapitulasi harga pokok penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan).
Menurut Mulyadi (2001, p470), unsur pengendalian internal yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut:
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
4. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan
tunai.
5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap ”lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
6. Penjualan dengan menggunakan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. 7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan
cara membubuhkan ”sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
Praktik yang Sehat
9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
11. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
2.12.2 Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi, (2001, p210), penjualan kredit dilaksanakan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Umumnya perusahaan manufaktur melakukan penjualan produknya dengan sistem penjualan kredit.
Menurut pendapat Mulyadi (2001, p211), fungsi yang terkait dalam penjualan kredit adalah:
a. Fungsi penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menetukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order“ pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
b. Fungsi kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit kepada pelanggan.
c. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman.
d. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada
barang yang keluar dari perusahaan tanpa adanya otorisasi dari yang berwenang.
e. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
f. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.
Menurut pendapat Mulyadi (2001, p219), jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan konstribusi dalam melayani order dari pembeli.
b. Prosedur persetujuan kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
c. Prosedur pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan.
d. Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
e. Prosedur pencatatan piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.
f. Prosedur distribusi penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan manajemen.
g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Mengacu pada pendapat Mulyadi (2001, p213), informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah:
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli/pelanggan.
e. Kuantitas produk yang dijual.
f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. g. Otorisasi pejabat yang berwenang.
Menurut Mulyadi (2001, p214), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah:
a. Surat order pengiriman dan tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan.
b Faktur penjualan dan tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.
c. Rekapitulasi harga pokok penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
d. Bukti memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti
memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Menurut Mulyadi (2001, p221), untuk merancang unsur–unsur pengendalian internal yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat dirinci sebagai berikut:
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.
3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.
4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan
dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
5. Penerimaan order dari pembeli yang diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.
6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman).
7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap ”sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit).
11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
Praktik yang Sehat
12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk
menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi mereka.
15. Secara Periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
2.12.3 Piutang dagang
Menurut Mulyadi (2001, p257), informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah:
a. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.
b. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur. c. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.
Menurut Mulyadi (2000, p261), pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini:
a. Metode konvensional.
b. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang atau pernyataan piutang.
c. Metode pencatatan tanpa buku pembantu.
