PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI PEMERINTAH DAERAH
(Studi kasus perancangan sistem informasi Dinas Perijinan dan Penanaman Modal Kabupaten Pasuruan)
Yusuf Amrozi, Rully Soelaiman
Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS Jl. Cokroaminoto 12ª Surabaya
E-mail:yusuf_amrozi@yahoo.com ABSTRAK
Dinas Perijinan dan Penanaman Modal Kab. Pasuruan, instansi Pemda tingkat II yang mengembangkan konsep pelayanan perijinan satu atap dengan mengintegrasikan berbagai macam jenis ijin dan instansi terkait dengan sekali peninjauan dan sekali mengajukan berkas. Langkah efektif tersebut ditempuh untuk mengatasi problem perijinan masa lalu yang terpisah pisah sesuai dengan ijin usaha yang diurus pada dinas yang terkait.
Namun konsep satu atap yang dikelola oleh Dinas Perijinan ini dalam implementasinya masih belum optimal. Proses koordinasi yang bertele-tele dan proses yang tidak tansparan menyebabkan ketidakpastian layanan dan rawan akan penyimpangan. Salah satu penyebabnya karena manajemen masih memakai pola konvensional, sistem belum didukung dengan penataan sistem informasi yang terintegrasi yang ditunjang oleh teknologi informasi yang memadai. Penelitian ini dimaksud untuk meningkatkan kinerja Dinas dengan membuat rancangan sistem informasi manajemen. Diharapkan dari perancangan sistem ini dapat menciptakan tata pemerintahan yang baik, good governance, suatu tata pemerintahan yang transparan dengan pelayanan publik yang profesional.
Kata kunci: Perijinan Satu Atap, Sistem Informasi Terintegrasi.
PENDAHULUAN
Undang – Undang Otonomi Daerah yang tertuang dalam UU No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah, serta UU No. 25 Tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dengan daerah memungkinkan Pemerintah Daerah untuk melakukan regulasi program dan kebijakannya menjadi lebih otonom. Dengan demikian untuk meningkatkan layanan terhadap masyarakat, sistem birokrasi dan manajemen instansi menjadi lebih memungkinkan dibuat dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang ada, dengan tetap mengacu pada peraturan yang ditetapkan oleh Pemerintah Pusat. Inisiatif peningkatan pelayanan publik oleh pemerintah adalah dengan keluarkan Instruksi Presiden No. 6 tahun 2001, tertanggal 24 April 2001 tentang Telematika (Telekomunikasi, Media dan Informatika) Para pakar telematika menyebut implementasi telematika pada institusi pemerintahan sebagai electronic goverment (egoverment).
Merujuk pada Kementrian Komunikasi dan Informasi RI, Electronic Goverment didefinisikan sebagai aplikasi teknologi informasi yang berbasis internet dan perangkat
digital lainnya yang dikelola oleh pemerintah untuk keperluan penyampaian informasi dari pemerintah ke masyarakat, mitra bisnis, pegawai, badan usaha, dan lembaga-lembaga lainnya secara online (Richardus, 2002).
Pola pelayanan publik yang sistematis dapat diturunkan menjadi beberapa level. Level pertama; pelayanan publik yang dapat diselesaikan secara langsung pada unit layanan (front office) yang dimaksud. Contoh: pelayanan perpanjangan KTP, pembayaran PBB, dll. Level kedua; proses penanganan yang memerlukan koordinasi dengan instansi lain. Contoh level ini misalnya pendaftaran pemilih pemilu, yang mana ada koordinasi antara Biro Pusat Statistik (BPS), selaku instansi yang berwenang mendata penduduk dan Panitia Pelaksanaan Pemilu. Level ketiga adalah sistem penanganan yang memerlukan koordinasi antar instansi dan perlu melakukan peninjauan lapangan dan studi yang agak teknis. Misalnya, penanganan perijinan yang memerlukan peninjauan lapangan. Fokus penelitian ini pada jenis level ketiga ini.
Gambar 1. Model Pelayanan Publik yang Didukung Teknologi Informasi Egoverment, secara teknis implementatif juga merupakan suatu kesatuan sistem informasi, karena didalamnya mensaratkan adanya komponen pengolah data, lalu lintas informasi yang ditata sedemikian rupa sehingga menghasilkan sesuatu yang dapat membantu memutuskan keputusan manajemen. Penelitian ini akan memfokuskan perancangan sistem informasi pada instansi Dinas Perijinan Kabupaten Pasuruan, sebuah penanganan pelayanan publik yang menyentuh level ketiga seperti yang telah penulis gambarkan diatas.
Sesuai Perda No. No.3 tahun 2001 ada tiga belas jenis perijinan yang ditangani yaitu: 1). Ijin Lokasi, yaitu jenis ijin untuk mendirikan usaha pada lokasi daerah, 2). Ijin
Pelayanan Langsung Via Internet Front Office
Masyarakat Bisnis Instansi Lain PNS
Badan Dinas Bagian Biro
Modul Penanganan
Modul Pengaduan
Laporan Peninjauan Lapangan
Perlu
peninjauan ? Dok. Perijinan
ya tidak
Undang – Undang Gangguan (HO), yaitu perijinan untuk aktifitas usaha yang dapat menimbulkan gangguan kepada masyarakat atau lingkungan sekitar, 3). Ijin peruntukan penggunaan tanah (IPPT), yaitu ijin usaha penggunaan tanah yang memiliki luas tanah di atas 2500m2, 4). Ijin pemasangan reklame, 5). Ijin mendirikan bangunan (IMB), 6). Ijin usaha penggilingan padi, 7). Ijin usaha kepariwisataan, 8). Ijin usaha industri, 9). Ijin Pengeringan, yaitu ijin kegiatan merubah tanah dari tanah basah (seperti areal persawahan) menjadi tanah padat, 10). Surat ijin usaha perdagangan (SIUP), 11). Surat ijin pengeboran (SIP), 12). Surat ijin penggunaan air bawah tanah (SIPA) dan, 13). Surat ijin pertambangan daerah, jenis ijin yang dikeluarkan untuk usaha pertambangan pasir dan batu.
PERMASALAHAN
Rumusan permasalahannya adalah bagaimana merancang Sistem Infomasi yang sesuai dan dapat membantu manajemen Dinas Perijinan dan Penanaman Modal Pemerintah Kabupaten Pasuruan. Adapun Problem-problem yang ada di dinas perijinan kab. Pasuruan sebagai berikut:
1. Penanangan perijinan memakan waktu yang cukup lama, ketidakpastian (ada kemoloran) shg pemohon harus bolak balik. Kepuasan masyarakat masih kurang. 2. Prosedur yang rumit(birokratis) dan laporan-laporan masih kurang tertib
3. Karena masih memakai sistem konvensional, rawan akan penyimpangan dan ketidak-transparanan dalam pelayanan publik.
METODOLOGI
Metode pembahasan dalam riset ini adalah memakai pola pendekatan yang dibagi menjadi beberapa tahap berikut ini:
1. Tahap Perencanaan, berisi tahap pra studi, observasi dan penggalian informasi terhadap system.
2. Tahap Analisa Sistem, yaitu melakukan analisis dari data-data yang diperoleh pada tahap perencanaan untuk menangkap problem sebenarnya dari system sekaligus menangkap keinginan dari pengguna system.
3. Tahap Desain sistem informasi, yaitu tahap perancangan system informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna system dan diharapkan mampu mensupport kinerja dinas menjadi lebih baik.
DESKRIPSI DAN ANALISA KEBUTUHAN SISTEM
Deskripsi sistem menajemen di dinas perijinan dari hasil observasi penulis adalah sebagai berikut:
1. Sistem masih menggunakan. cara konvensional, lalu lintas berkas, pelaporan dst masih diantar per meja.
2. Belum ada sistem informasi dengan ditunjang seperangkat teknologi informasi yang mampu mendukung kerja manajemen secara optimal.
3. Komputer hanya difungsikan untuk mengetik dan kegiatan administrasi kantor pada umumnya
Alur Penanangan perijinan / Bussiness Process perijinan:
1. Pemohon perijinan meminta informasi persyaratan dan prosedur pada front office. 2. Pemohon melengkapi persyaratan yang ditentukan, dan meyampaikannya ke dinas. 3. Staff di front office memeriksa berkas, jika belum lengkap dikembalikan. Jika
lengkap dinaikkan ke kepala dinas untuk didistribusikan ke sub dinas yang memproses.
4. Sub dinas melakukan pengkajian lebih lanjut dengan melakukan verifikasi lapangan / survey dengan melibatkan instansi atau lembaga lain yang kemungkinan berkorelasi dengan ijin yang dimaksud.
5. Dari survey, tim survey memberikan rekomendasi kepada kepala dinas perijinan apakah perijinan tersebut layak diterbitkan atau tidak
6. Khusus untuk ijin lokasi yang memberi persetujuan Bupati, karena terkait dengan rencana tata ruang wilayah.
7. Setelah ijin selesai diproses, petugas front office memberi informasi pada pemohon untuk mengambil pada jam dinas. Setelah membayar retribusi yang ditentukan, petugas menyerahkan dokumen perijinan pada pemohon.
Dari hasil wawancara, observasi dan diskusi dengan pengguna sistem (staff dan pimpinan dinas perijinan) didapat keinginan terhadap pegembangan sistem yang kami rangkum kebutuhan strategis sebagai berikut:
1. Sistem informasi yang ingin dikembangkan nantinya berbasis
teknologi informasi dengan mengacu pada kebutuhan dan kondisi Dinas Perijinan
3. Sistem informasi tersebut dapat online pada scoup Dinas Perijinan
5. Segala yang terkait dengan informasi perijinan, persyaratan dan mekanisme dapat diakses melalui situs internet.
6. Sistem Informasi dirancang sedemikian rupa sehingga memudahkan
untuk pengembangan nantinya, seiring dengan meningkatnya tantangan dan kebutuhan
7. Sistem Informasi yang dirancang diharapkan mampu memperbaiki
kinerja pelayanan publik khususnya pada sektor perijinan dan penanaman investasi
8. Keinginan adanya laporan-laporan yang valid dan uptodate terhadap
data-data perijinan dan investasi yang ditangani.
HASIL PERANCANGAN SISTEM 1. Desain sistem informasi
Berdasarkan analisis sistem diatas dapat digambarkan perancangan sistem informasi yang kami tuangkan melalui diagram arus data (top level diagram) sebagai berikut:
Laporan Registrasi Ijin
Berkas Perijinan Lengkap
SK Ijin Lokasi Data Perijinan Ijin Lokasi
Data Perijinan Ijin Lokasi Berkas pendaftaran
Keputusan Pimpinan DPRD Nota Dinas Konsep Ijin Lokasi
Pengesahan Ijin
Berita Acara Hasil Survey
berkas ijin yg akan disurvey
Berita Acara Tim Data Tim Survey
Surat Undangan
Berkas Perijinan tergistrasi Slip Pembayaran
SK Ijin
Berkas Tersortir
Berkas Persyaratan Perijinan
Pemohon Subdin dan Subbag Kepala Dinas 1 Sistem Perijinan + Pemohon Kepala Dinas TIM Survey BUPATI TIM Survey BUPATI DPRD DPRD Loket Subdin dan Subbag Dinas Terkait Loket
Gambar 2. Top level diagram sistem perijinan
Ada entitas pengguna sistem yang terlibat; pemohon, petugas loket/front office, subdinas yang memproses, kepala dinas perijinan, dinas lain, tim survey dan bupati serta pimpinan dewan (khusus penanganan ijin lokasi).
2. Desain Database
Desain database memperlihatkan arsitekstur data yang terlibat dalam sistem. Penulis mengambil pendekatan relational database dengan memakai Entity Relational Diagram (ERD) seperti gambar dibawah ini:
Gambar 3. E-R Diagram sistem perijinan
proses survey perijinan
berita acara hasil servey Tim yg mensurvey pembiayaan perizinan Keputusan Izin perizinan diolah mengajukan izin hak pengguna pengguna pengguna id pengguna pwd pengguna nama pengguna login Administrasi Perizinan administrasi id administrasi status Tim Survey petugas id petugas nama petugas jabatan petugas asal Perizinan perizinan id perizinan nama perizinan waktu daftar perizinan waktu terbit perizinan jenis perizinan status Hak hak id hak nama hak keterangan
Surat Keputusan Izin sk id sk waktu terbit sk tanda tangan sk catatan sk status Pemohon Pemohon id Pemohon nama Pemohon alamat Pemohon telepon Pemohon noKTP Biaya Perizinan biaya id biaya nama biaya RP biaya status Berita Acara berita id berita keputusan berita keterangan berita waktu berita status Survey survey id survey waktu survey status
3. Desain Antar Muka
Dengan adanya piranti antar muka atau user interface, memungkinkan pengguna system untuk menjalankan tugas sesuai wewenangnya. Ada beberapa menu utama yaitu; menu regestrasi untuk pendaftaran perijinan dan data pemohon, Data master untuk mencari data perijinan, survey, berita acara survey, biaya perijinan, SK perijinan dan laporan-laporan perijinan. Sedangkan teknologi, dipilih menggunakan web base application.
Gambar 4. Desain Antar Muka System Perijinan Online Kabupaten Pasuruan KESIMPULAN
Dari perancangan sistem informasi di Dinas Perijinan dan Penanaman Modal kabupaten Pasuruan, dapat penulis turunkan dalam butiran-butiran simpulan sebagai berikut:
1. Seiring dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan publik, instansi pemerintah daerah seperti Dinas Perijinan dan Penanaman Modal kabupaten Pasuruan perlu mengembangkan sistem manajemennya dengan dukungan teknologi informasi.
2. Dengan sistem yang dirancang secara online, kepala dinas dapat memantau proses penyelesaian layanan dari meja kantor dinas untuk selanjutnya melaporkan kepada kepala daerah sebagai bahan dalam menentukan kebijakan dan regulasi pembangunan daerah.
3. Selain hal diatas, dengan sistem yang baru ini akan mempunyai keunggulan-keunggulan antara lain:
a. Data-data perijinan dapat terintegrasi sehingga memudahkan untuk pencarian dan merekap data-data yang diinginkan secara valid dan terbarukan (up to date). b. Proses lebih transparan; meminimalkan penyimpangan sehingga akan
menghasilkan pendapatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Dapat meminimalkan keperluan penggunaan kertas dan dokumen lain sehingga biaya operasional dinas dapat terkurangi.
Sedangkan rekomendasi yang bisa penulis sampaikan adalah sebagai berikut, khususnya untuk pengembangan sistem bagi instansi pemerintah daerah:
1. Pengembangan sistem informasi di instansi pemerintah khususnya pemerintah daerah harus dilakukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan sehingga investasi
yang mahal ini tidak menjadi “barang antik”, setelah jadi justru tidak operable.
2. Untuk menunjang optimalisasi implementasi sistem, sumberdaya manusia (personil di dinas) harus dikembangkan, tidak hanya keterampilan mengoperasikan komputer, tetapi lebih jauh memberikan penyadaran dan wawasan pentingnya penggunaan teknologi informasi untuk memudahkan penanganan administrasi dan manajemen.
3. Pengembangan sistem informasi dirancang sedemikian rupa sehingga memudahkan untuk pengembangan sesuai dengan trend dan kebutuhan yang berlaku.
4. Penulis memandang perlunya riset-riset sejenis yang mengkaji implementasi e-government dan penerapan teknologi informasi yang lain di instansi pemerintah sehingga dapat diketahui problem yang dihadapi dan dievaluasi untuk solusi kedepannya.
DAFTAR PUSTAKA
One Stop Service, Buku Petunjuk dalam Pelayanan Perizinan Dinas Perizinan dan Penanaman Modal Kabupaten Pasuruan.
Eko Indrajit, Richardus. 2002. Electronic Government, Strategi Pembangunan dan Pengembangan Sistem Pelayanan Publik Berbasis Teknologi Digital. Yokyakarta: Andi.
Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi II. Yogyakarta: Andi.
O’Brien, James A. 1999. Management Information System : Managing Information
Technology in the Internetworked Enterprise. Fourth Edition. Toronto: Mc. Graw-Hill.
Instruksi Presiden No. 6 tahun 2001, tertanggal 24 April 2001 tentang Telematika. Inpres No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan Dan Strategi Nasional Pengembangan
