ANALISIS dan PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
KAMPUS 1 UTY
Di Susun Oleh :
FAKULTAS INFORMASI TEKNOLOGI DAN BISNIS
UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2016
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN SAAT INI
Choiruddin
3143111053 Apri Listyanto
3143111065 Wahyu Adi Prabowo
Secara umum perpustakaan UTY kampus 1 sistem sudah menggunakan aplikasi atau terkomputerisasi. Selain itu aplikasi yang digunakan adalah aplikasi yang berbasis local area network atau berbasis LAN. Dalam pelayanannya semua administrasi menggunakan aplikasi ini mulai :
pencatatan peminjaman pencatatan pengembalian pencatatan denda
pencatatan kunjungan
membuat laporan dari peminjaman,pengembalian dan kunjungan
tetapi ada juga hal yang tidak dilakukan dengan aplikasi yaitu pengklasifikasian buku. Hal ini dillakukan secara manual dengan mengandalkan tenaga manusia untuk menentukan klasifikasi buku. Dikarenakan klasifikasi lebih akurat bila menggunakan tenaga manusia.
1. katalog dan klasifikasi buku
pada aplikasi terdapat data katalog buku perpustakaan sebagai berikut :
Gambar 1. Aplikasi katalog buku
Pada aplikasi katalog buku pada gambar 1 memuat informasi kode klasifikasi, bahasa buku, rak tempat buku dan judul buku. Aplikasi pada gambar 1 diatas digunakan oleh petugas untuk mengetahui informasi dari suatu buku, mengetahui letak buku, dan mengetahui apakah buku sudah dipinjam belum. Cara penggunaan dengan memakai call number yang ditempel di buku. Untuk call number bisa dilihat di gambar 2 sebagai berikut :
Gambar 2. Kode call/panggilan buku Berdasar gambar 2 didapat informasi sebagi berikut
R = huruf pertama judul buku 005.1 = kode klasifikasi buku
Ari = nama pengarang buku A = letak rak atau kode rak buku
C1 = kode entri utama buku saat mencari di aplikasi katalog perpustakaan
Dari call number kita bisa melakukan pencarian melalui aplikasi. Selain pengkatalog an buku juga ada klasifikasi buku. Pada gambar 2 ada kode 005.1 itu menandakan klasifikasi buku. Klasifikasi buku yang digunakan adalah sistem DDC yaitu sebagai berikut :
Untuk nomor klasifikasinya sendiri ada beberapa bagian yaitu Kelas utama
000 - karya umum
100 - filsafat dan disiplin terkait 200 - agama 300 - ilmu-ilmu sosial 400 - bahasa 500 - ilmu-ilmu murni 600 - ilmu-ilmu terapan 700 - kesenian 800 - sastra
900 - geografi umum dan sejarah serta cabangnya.
Ada juga divisi sebagai anak dari kelas utama . Misal divisi dari ilmu ilmu sosial adalah sebagi berikut .
Divisi 300 - ilmu-ilmu sosial 310 - statistik 320 - ilmu politik 330 - ilmu ekonomi 340 - hukum 350 - administrasi negara
360 - problem dan pelayanan sosial 370 - pendidikan
380 - perdagagangan
390 - adat istiadat, etiket, cerita rakyat
Dari divisi masih ada seksi yang membagi divisi ke kelas yang lebih kecil misal kelas pendidikan seksi nya sebagai berikut
Seksi
370 - pendidikan
371 - pendidikan secara umum 372 - pendidikan dasar
374 - pendidikan dewasa 375 - kurikulum
376 - pendidikan wanita 377 - sekolah dan agama 378 - pendidikan tinggi 379 - pendidikan dan negara
Tiap-tiap seksi di atas dapat dibagi lagi secara desimal apabila dikehendaki menjadi bagian lebih spesifik.
371 - pendidikan secara umum 371.1 - pengajaran dan pengajar 371.2 - administrasi pendidikan 371.3 - metode mengajar dan belajar 371.4 - bimbingan dan penyuluhan 371.5 - disiplin sekolah
371.6 - sarana fisik
Selain ada katalogisasi buku lewat aplikasi dan klasifikasi buku. Untuk memudahkan pengelompokan buku pada rak juga dikelompokan menurut kelompoknya. Misal ada banyak buku jenis TA/KP . di perpustakaan kampus UTY ini TA/KP dikelompokan yang pertaman menurut prodi masing masing . setelah itu dikelompokan berdasar tahun pembuatan masing-masing. Ada juga rak yang berdasarkan buku pemrograman. Tetapi apabila kesulitan kita dapat mendatangi petugas untuk mengetahui letak buku yang ingin kita pinjam atau juga bisa mengetahui apakah buku sudah dipinjam atau belum.
2. Prosedur peminjaman
Prosedur peminjaman adalah dimulai saat pengunjung ingin meminjam buku. Buku yang ingin dipinjam adalah buku selain buku referensi karena buku referensi hanya bisa dibaca saat di perpustakaan.
Saat meminjam pengunjung memilih buku di rak buku yang tersedia. Setelah buku ditemukan pengunjung datang ke bagian admin atau petugas pengelola perpustakaan. Disini petugas akan meminta buku yang dipinjam dan identitas mahasiswa kita yaitu KTM atau kartu mahasiswa tetapi hanya KTM yang masih berlaku yang boleh digunakan. Petugas akan mencatat nomor buku dan nomor identitas kita di aplikasi perpustakaan UTY ini. Setelah selesai
pencatatan buku dan KTM akan dikembalikan. Dalam hal ini masa peminjaman maksimal seminggu bila tidak dikembalikan tepat waktu maka akan didenda sesuai denda yang berlaku.
Pengembalian dapat dilakukan maksimal sesuai masa waktu peminjaman. Dalam hal ini masa peminjaman adalah satu minggu apabila pengunjung mengembalikan sebelum masa peminjaman habis maka tidak dikenakan denda
Pengembalian dilakukan ke petugas perpustakaab saat buku dkembalikan kita menyerahkan buku yang kita pinjam dan KTM kita. Petugas akan mengecek data peminjam dahulu kemudian mengecek apakah buku yang dikembalikan sesuai dengan buku yang dipinjam dan apakah kondisi buku masih bagus atau tidak. Apabila tidak ada masalh maka petugas akan mengembalikan KTM kita dan buku akan dikembalikan oleh petugas ke tempat buku atau rak buku.
Gambar 3 . denda
Sesuai gambar 3 diatas apabila dalam pengembalian buku ada keterlambatan maka denda yang diberikan adalah Rp 1000,-/hari dihitung sejak kita terlambat melakukan pengembalian. Misal kita pinjam pada tanggal 10 maka maksimal pengembaliannya adalah tanggal 17. Apabila kita mengembalikannya tanggal 22 maka bisa dihitung dendanya adalah 5 hari jadi denda kita lima ribu.
Tetapi apabila ada kerusakan buku atau buku hilang maka denda akan ditentukan masing masing dekan dari mahasiswa bersangkutan sehingga apabila peminjam belum membayar denda sesuai yang ditentukan oleh denda maka KTM nya akan ditahan sampai dia membayar hal ini untuk menghindari kehilangan identitas peminjam.
4. Prosedur keanggotaan
Keanggotaan diperpustakaan di kampus 1 UTY ini belum ada. Sehingga kartu anggota juga belum ada. Jadi apabila ada peminjaman sesuai yang telah dijelaskan di prsedur peminjaman maka pencatatan dilakukan dengan KTM mahasiswa.
Jadi apabila ada hal yang berkaitan dengan pencatatan administrasi maka yang dibutuhkan sebagai pengganti keanggotaan adalah identitas diri misal KTM.
ALUR SISTEM
Gambar 4. Alur sistem perpustakaan
IDENTIFIKASI MASALAH
Dari hasil analisis sistem kami mendapatkan beberapa maslah pada sistem dilihat dari segi barikut :
1. Katalog buku untuk pengunjung tidak ada
Katalog buku hanya ada di aplikasi perpustakaan jadi pengunjung harus menemui petugas untuk bertanya. Hal ini kurang efektif dan efisien bila pada saat bersamaan petugas sedang melayani banyak pengunjung maka kita harus menunggu . selain itu kita tidak bisa leluasa dalam hal mencari katalog buku tersebut.
2. Tidak ada fasilitas untuk mencetak hasil laporan di sistem
Yang ada d sistem hanya untuk melihat laporan tetapi tidak bisa dicetak sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan laporan maka harus mendatangi atau melihat aplikasi secara langsung.
3. Tidak adanya sistem keanggotaan
Hal ini penting untuk mengetahui siapa yang meminjam buku, siapa yang
terdaftar sebaga anggota perpustakaan dan untuk keamanan apabila suatu saat pengunjung menghilangkan buku sedangkan ia telah lulus dan pindah alamat sedangkan pihak perpustakaan tidak mengetahui hal tersebut maka buku bisa
tidak kembali. Selain itu apabila ada pihak luar yang bukan dari pihak akdemisi maka akan kesulitan dalam melayani peminjaman.
4. Tidak adanya pencatatan pengunjung perpustakaan yang akurat.
Hal ini memang tidak dimunkinkan karena komputer yang tersedia hanya 2 sedangkan petugas tidak hanya mencatat kunjungan tetapi juga harus mencatat peminjaman dan pengembalian. Apabila petugas sedang sibuk maka
pencatatan jumlah pengunjung tidak bisa dilakukan. Hal ini menimbulkan keakuratan data pengunjung perpustakaan.
5. Apabila ada pengunjung dari luar kampus UTY
Pengnjung tidak akan bisa meminjam ia hanya bisa membaca buku karena sistem peminjaman menggunakan KTM mahasiswa UTY sehingga pegunjung yang dari luar yang tidak punya KTM UTY tidak bisa melakukan peminjaman
EVALUASI SISTEM
Masalah
Hasil Evaluasi
1. Katalog buku untuk pengunjung tidak ada
solusi yang paling mudah adalah dengan menyediakan komputer untuk pengunjung yang sudah dilengkapi aplikasi tetapi aplikasi yang disediakan hanya khusus katalog buku sedangkan aplikasi
adminsitrasi yang lain hanya bisa diakses oleh petugas atau admin.
2. Tidak ada fasilitas untuk mencetak hasil laporan di sistem
Sistem baru nantinya disediakan printer sebagai alat untuk mencetak. Dan juga pada aplikasi ditambahkan fungsi untuk mencetak laporan baik langsung ke printer ataupun diubah dahulu ke word, excel atau pdf. Hal ini untuk melakukan backup data laporan. Apabila hasil laporan secara fisik hilang kita masih punya salinan yang dcetak secara softcopy.
3. Tidak adanya sistem keanggotaan
Keanggotaan perlu dibuat hal ini untuk menghindari kesulitan apabila ada kesulitan apabila ada pengunjung yang KTM nya ditahan karena buku hilang
sedangkan pengunjung butuh KTM tersebut untuk keperluan lain.
Selain itu apabila ada pengunjung dari luar kampus 1 UTY yang ingin meminjam buku sedangkan ia tidak punya KTM kampus UTY maka keanggotaan bisa menangani hal ini.
Untuk keanggotaan hal yang ada pada pendaftaran anggota sebagai berikut :
- nama
- alamat asal - alamat sekarang - TGL
- Status
- No telp dan email
- Pekerjaan apabila dalam pekerjaan ia memilih mahasiswa maka
muncul pilihan nama, nim ,universitas,fakultas prodi dan tahun angkatan
Maka setelah pendaftaran pengunjung akan mendapatkan nomor anggota. ini berlaku selama ia masih menjadi anggota perpustakaan.
4. Tidak adanya pencatatan pengunjung perpustakaan
Dalam aplikasi baru nantinya pengunjung akan disediakan komputer yang sudah dalam standby aplikasi. Begitu ia masuk perpustakaan ia harus segera menuju tempat komputer tersebut. Pengunjung hanya perlu memasukan nomor anggota maka otomatis pengunjung tersebut akan tercatat di daftar pengunjung perpustakaan
5. Apabila ada pengunjung dari luar kampus UTY
Hal ini bisa diatasi dengan sistem keanggotaan. Dikarenakan pendaftaran anggota menggunakan kartu identitas diri yang masih berlaku sehingga orang luar UTY pun bisa menjadi anggota asalkan ia punya kartu identitas diri yang masih berlaku.
Perpustakaan UTY R 005.1 A Aji C1 TA.2014.rA.01
01
ANALISIS PENGAJUAN SISTEM BARU
1. Gambaran sistem secara umum
Sistem baru nantinya hanya memperbaiki sistem yang sudah ada. Sistem ini nantinya bukan hanya digunakan oleh petugas tetapi pengunjung juga bisa memakai aplikasi ini walaupun hanya untuk login dan penggunaan katalog buku sedangkan administrasi perpustakaan tetap dipegag oleh petugas.
Sistem baru nantinya mencakup
Adanya pengklasifikasian dan pengkatalogan buku dilengkapi menu pencarian buku.
Pencatatan peminjaman dan pengembalian Adanya keanggotaan dan nomor anggota
Adanya laporan yang bisa dicetak softcopy maupun hadcopy Pencatatan pengunjung dengan login
2. Analisis klasifikasi dan katalog buku
Dalam katalog buku yang lama ada kelemahan yaitu pengunjung harus tanya ke petugas. Selain itu setelah tanya ke petugas belum tentu pengunjung tahu maksud kode pada katalog buku. Karena itu katalog buku diperbaharui dalam hal pengkodean. Dalam gambar 2 memang sudah ada call number tetapi itu digunakan dalam pencatatn ke aplikasi sehingga perlu call number yang mudah dimengerti . sebagai berikut
Gambar 5. Contoh call number buku R = huruf pertama judul buku
005.1 = kode klasifikasi buku Ari = nama pengarang buku A = letak rak atau kode rak buku
C1 = kode entri utama buku saat mencari di aplikasi katalog Perpustakaan
TA.2014.rA.01=tugas akhir tahun 2014 rak A no buku 01
Selain itu rak diberi huruf dan tahun dari buku yang berada di rak tersebut. Selain itu juga disediakannya keterangan di masing-masing rak tentang call number sehingga pengunjung mudah paham. Tetapi pengunjung harus disediakan komputer yang bisa digunakan untuk menelusuri call number tersebut sehingga dalam sistem baru nanti ada komputer yang digunakan pengunjung tetapi terbatas pada katalog buku saja.
Sedangkan dalam klasifikasi masih tetap menggunkan sistem DDC karena itu sistem klasifikasi yang mudah dimengerti dan mudah digunakan.
3. Analisis peminjaman
Peminjaman nantinya dilayani petugas yang berbeda dengan pengembalian jadi hal ini memudahkan petugas dalam melayani pengunjung yang meminjam sehingga petugas tidak perlu bolak-balik dari menu peminjaman –menu pengembalian.
Peminjaman hanya bisa dilakukan jika ia saat masuk perpustakaan sudah login kunjungan perpustakaan. Apabila belum maka tidak akan dilayani.
Peminjaman dilakukan dengan mencatat nomor anggota pada kartu anggota. Jadi prosedur peminjaman pengunjung memberikan kartu anggota,kartu peminjaman dan buku yang akan dipinjam . petugas akan mencatat peminjaman pada aplikasi dan kartu peminjaman. Setelah selesai buku,kartu anggota dan kartu peminjaman dikembalikan.pada kartu peminjaman dicatat kode peminjaman ,kode buku, tanggal pinjam ,tanggal kembali dan paraf petugas peminjaman.
4. Anlisis pengembalian
Seperti peminjaman petugas pengembalian dibedakan hal ini karena khusus petugas pengembalian tidak hanya menangani pengembalian tetapi juga menangani denda atas kerusakan buku dan kehilangan buku. Jika petugas pengembalian dan peminjaman digabung maka apabila petugas sedang melayani pengembalian dan ada kerusakan maka akan ada antrian. Hal ini bisa dihindari apabila petugas keduanya dipisah dalam hal pelayanan.
pengembalian hanya bisa dilakukan jika ia saat masuk perpustakaan sudah login kunjungan perpustakaan. Sama seperti peminjaman, pengembalian tidak akan dilayani apabila belum login pengunjung.
Pada pengembalian pengunjung memberikan buku,kartu peminjaman dan kartu anggota. Petugas akan memeriksa kartu peminjaman apabila sesuai petugas kemudian mengecek kondisi buku apabila baik maka petugas akan memberi paraf pada kartu peminjaman.
Tetapi apabila ada kerusakan atau buku hilang maka kartu anggota akan disita petugas sampai pengunjung bisa membayar denda yang dibebankan kepadanya. Jadi apabila ia belum melunasi denda maka ia belum bisa meminjam buku karena untuk meminjam dibutuhkan kartu anggota.
5. Analisis keanggotaan
Keanggotaan perlu dibuat hal ini berguna saat pencatatan pengunjung. Selain itu apabila ada hal lain misal peminjaman dan pengembalian maka cukup mencatat nomor anggota tidak perlu meminta KTM mahasiswa.
Selain itu apabila dalam pencatatan pengunjung cukup mudah karena pengunjung cukup memasukan nomor pengunjung maka sudah tercatat di data kunjungan.untuk prosedur pendaftaran pengunjung memberikan kartu identitas. Petugas akan mencatat data dari identitas tersebut di aplikasi dan kartu
anggota. Kemudian ia akan mendapat nomor anggota dan kartu anggota yang bisa digunakan di perpustakaan UTY ini.
PERANCANGAN SISTEM dan ANALISIS SISTEM BARU
A. ANALISIS KEBUTUHAN
1. Kebutuhan fungsional
Input : data buku, data anggota, data petugas, data kunjungan Proses : peminjaman, pengembalian.
Output : laporan data buku, laporan data anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian, laporan buku hilang, laporan denda.
2. Kebutuhan non fungsional Kebutuhan operasional
a. Bisa digunakan di banyak komputer
b. Printer untuk mencetak kartu anggota, laporan keuangan, laporan kondisi buku, dan anggota
Kebutuhan kinerja
a. Mampu menghitung jumlah transaksi peminjaman dan pengembalian
b. Mampu mencatat kondisi buku.
c. Mampu melakukan pengolahan data anggota menurut hak aksesnya
3. Kebutuhan informasi
Menampilkan katalog buku dan pencarian
Melakukan pencarian buku dari katalog buku dan menampilkan informasi letak dan apakah sudah dipinjam belum.
4. Kebutuhan keamanan
Sistem aplikasi dan database dilengkapi password
