KATA PENGANTAR. Jakarta, Agustus 2019 Deputi Bidang Perlindungan Anak, Nahar

(1)

(2)

KATA PENGANTAR

Dewasa ini, dokumentasi produk hukum yang tertata dan terselenggara dengan baik dalam instansi pemerintahan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam penyelenggaraan ketatapemerintahan yang baik, bersih, dan bertanggung jawab. Pendokumentasian produk hukum merupakan konsekuensi logis dari tuntutan masyarakat atas dokumen dan informasi hukum yang dibutuhkan.

Selaras dengan hal tersebut, Deputi Bidang Perlindungan Anak berkomitmen untuk mewujudkan pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum yang tersebar di unit kerja di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak melalui suatu sistem pendokumentasian produk hukum yang terpadu dan terintegrasi. Langkah yang paling efektif untuk dilakukan saat ini dalam rangka menginventarisasi dokumen produk hukum adalah dengan memanfaatkan teknologi. Perkembangan teknologi dan keterbukaan informasi publik semakin mendorong pentingnya sistem digitalisasi arsip di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak untuk segera dibangun agar pengguna memperoleh kemudahan dan kecepatan dalam mengakses produk hukum yang telah disusun di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak.

Sehubungan dengan hal tersebut, Standar Operasional Prosedur (SOP) ini hadir sebagai pedoman bagi unit kerja di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak dalam menyelenggarakan sistem pendokumentasian produk hukum secara tertib, terpadu, dan berkesinambungan. Secara sederhana, dokumentasi produk hukum secara digital menyediakan informasi produk hukum di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak sehingga dapat diakses oleh internal maupun eksternal Deputi Bidang Perlindungan Anak, termasuk masyarakat yang ingin mengetahui kebijakan yang telah dibuat oleh pemerintah kecuali informasi yang dikecualikan.

SOP ini memuat langkah-langkah standar dalam menyusun hingga mendokumentasikan produk hukum secara komprehensif dan terintegrasi. Selain itu, SOP ini memberikan pemahaman mengenai arti pentingnya dokumentasi produk hukum yang dikelola dengan baik sesuai teknis pendokumentasian hukum yang telah ditetapkan guna mewujudkan suatu layanan informasi hukum yang lengkap, akurat, mudah, dan cepat sesuai harapan pengguna.

Akhirnya, kami sampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya atas kerja sama dari semua pihak dalam penyusunan SOP Pendokumentasian Produk Hukum di Lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak. Semoga hasil dari SOP ini nantinya dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Jakarta, Agustus 2019

Deputi Bidang Perlindungan Anak,

(3)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 2

B. Maksud dan Tujuan ... 2

C. Ruang Lingkup ... 2

D. Prinsip ... 2

E. Dasar Hukum ... 3

F. Pengertian ... 3

BAB II KLASIFIKASI PRODUK HUKUM DI LINGKUNGAN DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK ... 5

A. Keputusan ... 5

B. Kesepakatan Bersama (Memoranding of Understanding) ... 7

C. Perjanjian Kerja Sama ... 9

D. Surat Edaran ... 11

BAB III FORMAT PRODUK HUKUM DI LINGKUNGAN DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK ... 13

A. Format Keputusan ... 13

1. Keputusan Deputi (Pejabat Eselon I) ... 13

2. Keputusan Sekretaris Deputi / Asisten Deputi (Pejabat Eselon II) ... 14

B. Format Kesepakatan Bersama ... 15

C. Format Perjanjian Kerja Sama ... 16

D. Format Surat Edaran ... 17

BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENDOKUMENTASIAN PRODUK HUKUM DI LINGKUNGAN DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK ... 18

A. SOP Pendokumentasian Keputusan ... 18

B. SOP Pendokumentasian Kesepakatan Bersama atau Perjanjian Kerja Sama ... 20

C. SOP Pendokumentasian Surat Edaran ... 23

(4)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Deputi Bidang Perlindungan Anak sebagaimana termaktub dalam Pasal 15 Peraturan Presiden Nomor 59 Tahun 2015 tentang Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (Kemen PPPA) mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan kebijakan serta koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang perlindungan anak. Selanjutnya dijelaskan dalam Pasal 16, Deputi Bidang Perlindungan Anak menyelenggarakan fungsi:

a. perumusan kebijakan di bidang perlindungan anak;

b. koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang perlindungan anak;

c. penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang perlindungan anak;

d. penyusunan data gender di bidang perlindungan anak;

e. pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang perlindungan anak; f. pemantauan, analisis, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan kebijakan di

bidang perlindungan anak;

g. pelaksanaan administrasi Deputi Bidang Perlindungan Anak; dan h. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri.

Sebagai salah satu satuan kerja yang menjalankan bisnis proses utama (core business) yang bertugas merumuskan dan menetapkan kebijakan di bidang perlindungan anak maka diperlukan adanya produk hukum sebagai dasar pelaksanaan kebijakan. Di sisi lain, kondisi pendokumentasian produk hukum di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak saat ini masih belum optimal. Pencatatan produk hukum masih dilakukan secara manual (paper based) sehingga dapat menimbulkan kesulitan pada saat mencari produk hukum yang jumlah dan klasifikasinya semakin banyak. Kemudian unit kerja melakukan pencatatan produk hukum tanpa melampirkan salinan produk hukum tersebut untuk diarsipkan secara terintegrasi. Dampaknya, unit kerja lain harus menghubungi unit kerja pemrakarsa pada saat ingin mengakses suatu produk hukum.

Selain itu, penyusunan produk hukum di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak tidak sesuai dengan format yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diantaranya Peraturan Menteri PPPA Nomor 3 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas Kemen PPPA dan Peraturan Menteri PPPA Nomor 7 Tahun 2017 tentang Tata Cara Penyusunan Produk Hukum di Lingkungan Kemen PPPA. Hal ini berdampak pada tidak seragamnya produk hukum yang disusun antarunit kerja di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak.

Sejalan dengan hal tersebut, perkembangan teknologi dan keterbukaan informasi publik yang berkembang pesat semakin mendorong pentingnya sistem digitalisasi untuk menunjang proses pendokumentasian produk hukum. Untuk

(5)

mengimplementasikan sistem pendokumentasian secara digital tersebut maka perlu disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) agar dapat diketahui, dipahami, serta dilaksanakan dengan baik oleh unit kerja. SOP Pendokumentasian Produk Hukum di Lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak diharapkan dapat menjadi metode yang efektif dalam memberikan pemahaman mengenai langkah-langkah standar kepada internal kedeputian dalam rangka menjamin terciptanya keseragaman penyusunan produk hukum dan menyelenggarakan sistem pendokumentasian produk hukum yang terpadu dan terintegrasi.

B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud

Penyusunan SOP ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi seluruh unit kerja yang ada di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak untuk mendokumentasikan produk hukum yang telah disusun secara terpadu dan terintegrasi sebagai salah satu wujud ketatapemerintahan yang baik, transparan, efektif, efisien, dan bertanggung jawab.

2. Tujuan

Penyusunan SOP ini bertujuan untuk:

a. menjamin terciptanya sistem pendokumentasian produk hukum yang di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak yang terpadu dan terintegrasi;

b. menciptakan keseragaman penyusunan produk hukum di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak yang berkualitas; dan

c. menjamin ketersediaan informasi produk hukum yang lengkap dan akurat, serta dapat diakses secara cepat dan mudah.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup SOP Pendokumentasian Produk Hukum di Lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak ini meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas serta langkah standar yang dilakukan unit kerja dalam mendokumentasikan produk hukum secara terpadu dan terintegrasi.

D. Prinsip

Pendokumentasian produk hukum di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak diselenggarkaan dengan memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

1. keterbukaan, artinya produk hukum dapat diberikan kepada masyarakat kecuali informasi yang dikecualikan;

2. keutuhan, artinya berkaitan dengan kebenaran, akurasi, serta kelengkapan informasi;

3. kecepatan, artinya produk hukum yang telah disusun segera didokumentasikan secara digital sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan;

(6)

4. ketersediaan, artinya dokumentasi produk hukum selalu tersedia setiap saat dibutuhkan;

5. efektif dan efisien, artinya penyusunan produk hukum dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar produk hukum, menggunakan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas, serta selaras dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

6. akuntabilitas, artinya pendokumentasian produk hukum dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan; dan

7. keamanan, artinya dokumentasi produk hukum aman secara fisik dan substansi mulai dari penyusunan, klasifikasi, pendokumentasian, dan penyampaian kepada yang berhak.

E. Dasar Hukum

1. Peraturan Presiden Nomor 59 Tahun 2015 tentang Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak;

2. Peraturan Menteri Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Nomor 3 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 86);

3. Peraturan Menteri Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Nomor 11 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2022);

4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 649); dan

5. Peraturan Menteri Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Nomor 7 Tahun 2017 tentang Tata Cara Penyusunan Produk Hukum di Lingkungan Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1278).

F. Pengertian

Dalam Prosedur Standar Operasional ini yang dimaksud dengan :

1. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah langkah standar yang harus dilakukan oleh Tim Focal Point dalam mendokumentasikan produk hukum di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak.

2. Produk Hukum adalah peraturan tertulis yang memuat norma hukum yang dilakukan pendokumentasian di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak, meliputi Keputusan Deputi, Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran, Keputusan

(7)

Sekretaris Deputi, Keputusan Asisten Deputi, Kesepakatan Bersama, Perjanjian Kerja Sama, Surat Edaran, dan Standar Operasional Prosedur. 3. Pemrakarsa adalah unit eselon II di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan

Anak yang mengajukan usul penyusunan Rancangan Produk Hukum.

4. Focal Point adalah kelompok kerja yang anggotanya berasal dari unit kerja di lingkungan Kemen PPPA yang menangani koordinasi Produk Hukum.

5. Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak yang selanjutnya disebut Kemen PPPA adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak.

(8)

BAB II

KLASIFIKASI PRODUK HUKUM DI LINGKUNGAN DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK

Produk hukum di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak adalah peraturan tertulis yang memuat norma hukum yang dilakukan penomoran dan pendokumentasian di Sekretariat Deputi Bidang Perlindungan Anak, meliputi Keputusan Deputi, Kesepakatan Bersama, Perjanjian Kerja Sama, dan Surat Edaran Deputi.

A. Keputusan 1. Pengertian

Keputusan adalah Produk Hukum yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk:

a. menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/material/ keanggotaan peristiwa;

b. menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; atau c. menetapkan pelimpahan wewenang.

2. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan di lingkungan Deputi Bidang Perlidungan Anak adalah:

a. Pejabat Eselon I sesuai tugas dan fungsinya, untuk hal-hal yang berkaitan dengan pembentukan kepanitiaan/tim di lingkungan satuan kerja masing-masing; dan

b. Pejabat Eselon II sesuai tugas dan fungsinya, untuk hal pembentukan sekretariat tim sepanjang hal tersebut diatur dalam Keputusan Pembentukan Tim yang bersangkutan.

3. Jenis dan Ukuran Huruf

a. menggunakan jenis huruf Bookman Old Style dengan ukuran huruf 12 diatas kertas F4; dan

b. naskah Keputusan diketik rata dengan ukuran margin bagian atas 3 cm dan ukuran margin bagian samping kanan, kiri dan bawah 2,5 cm.

4. Susunan a. Kepala

1) Keputusan yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I atau Eselon II menggunakan kop naskah dinas Logo dan Nama Kementerian dicetak dengan huruf kapital secara simetris tanpa menggunakan alamat;

2) kata “Keputusan” dan nama jabatan Menteri/pejabat yang menetapkan Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris diletakkan di bawah kop naskah dinas;

(9)

3) “Nomor” dan “Tahun” Keputusan diketik dengan huruf kapital secara simetris diletakkan di bawah kata “Keputusan”;

4) kata “tentang” diketik dengan huruf kapital secara simetris diletakkan di bawah kata “Nomor” dan “Tahun”;

5) judul Keputusan diketik dengan huruf kapital secara simetris diletakkan di bawah kata “tentang” tanpa diakhiri tanda baca; dan 6) Nama jabatan dari pejabat yang menandatangani Keputusan diketik

dengan huruf kapital, diletakkan di bawah judul secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

b. Konsiderans

1) konsiderans diawali dengan kata “Menimbang” diketik rata kiri, dua spasi di bawah nama jabatan;

2) konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan Keputusan; 3) pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis,

sosiologis dan yuridis yang dibuat secara berurutan; dan

4) pengetikan rumusan konsiderans diawali dengan kata ”bahwa” ditulis dengan huruf kecil, jika lebih dari satu, diberikan nomor urut dengan menggunakan huruf kecil secara alfabetis dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;).

c. Dasar Hukum

1) dasar hukum diawali dengan kata ”Mengingat” diketik rata kiri, satu spasi di bawah konsiderans;

2) dasar hukum memuat dasar kewenangan pembentukan Keputusan, peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembentukan Keputusan, dan/atau peraturan perundang-undangan terkait dengan materi yang diatur dalam Keputusan; dan

3) pengetikan peraturan perundang-undangan diawali dengan huruf kapital dan jika lebih dari satu, diberikan nomor urut dengan menggunakan angka Arab dan diakhiri dengan tanda titik koma (;). d. Diktum

1) sistematika dan cara penulisan diktum Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi penjabaran substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat, seperti KESATU, KEDUA, KETIGA;

2) khusus untuk Keputusan tentang penetapan status pegawai, ditambahkan pernyataan:

a) Salinan, yang menunjukkan para pejabat yang berhak menerima salinannya; dan

b) Petikan, yang berisi nama pegawai secara perorangan yang tercantum dalam Keputusan dan disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan diperhatikan;

(10)

3) di dalam diktum dicantumkan pula ketentuan-ketentuan pengatur lainnya, seperti penentuan saat berlakunya keputusan, pembatalan/pencabutan, ketentuan lain atau pengaturan lebih lanjut. e. Kaki

1) tempat dan tanggal penetapan Keputusan;

2) nama jabatan yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,);

3) ruang tanda tangan; dan

4) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

f. Penomoran

Pemberian nomor Keputusan dilakukan secara berurutan dalam tahun takwin/kalender sebagaimana diatur dalam ketentuan penomoran Peraturan.

g. Pengabsahan

Ketentuan pengabsahan Keputusan sama dengan ketentuan pengabsahan Peraturan.

h. Pendistribusian

Keputusan yang telah ditetapkan dan ditandatangani disampaikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan diperhatikan, dan kepada pejabat yang dipandang perlu mengetahui.

i. Salinan

1) Keputusan yang ditandatangani pejabat Eselon I khusus untuk pembentukan Sekretariat Tim tidak perlu dibuatkan Salinannya. 2) Naskah asli Keputusan, termasuk yang diparaf oleh pejabat yang

mengajukan harus disimpan sebagai arsip.

B. Kesepakatan Bersama (Memorandum of Understanding/MoU) 1. Pengertian

Kesepakatan Bersama di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak adalah komitmen bersama antara Kemen PPPA melalui Deputi Bidang Perlindungan Anak dengan kementerian/lembaga terkait atau dengan lembaga masyarakat antara lain untuk membangun komitmen dan menyelesaikan suatu masalah yang berkaitan dengan perlindungan anak.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Pejabat yang berwenang membuat dan menandatangani Kesepakatan Bersama di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak adalah Pejabat Eselon I.

1) kop Kesepakatan Bersama menggunakan Logo Kemen PPPA tanpa alamat instansi;

2) tulisan tentang para pihak yang terlibat dan judul Kesepakatan Bersama diletakkan di bagian atas tengah kertas, diketik dengan

(11)

huruf kapital dan ditebalkan dengan ukuran huruf yang lebih besar sekitar dua point daripada ukuran huruf isi Kesepakatan Bersama; 3) nomor Kesepakatan Bersama diketik dengan huruf awal kapital dan

ditebalkan, letakkan secara simetris di bawah judul Kesepakatan Bersama; dan

4) tulisan hari, tanggal, tahun, dan tempat pelaksanaan penandatanganan Kesepakatan Bersama, diketik pada awal alinea pertama Kesepakatan Bersama.

b. Komparisi

Komparisi memuat nama dan jabatan pihak-pihak yang mengadakan Kesepakatan Bersama, yang ditulis setelah tulisan hari, tanggal, tahun, dan tempat pelaksanaan penandatanganan Kesepakatan Bersama.

c. Premis

Premis memuat keterangan yang menerangkan pertimbangan tentang latar belakang serta maksud dan tujuan para pihak yang membuat Kesepakatan Bersama, yang rangkaian kalimatnya diuraikan sebagai satu kesatuan yang membangun satu pengertian yang jelas dan konkrit. Premis dibuat apabila diperlukan dalam Kesepakatan Bersama.

d. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Kesepakatan Bersama memuat isi materi kesepakatan yang dituangkan dalam bentuk pasalpasal dan ayat-ayat. Untuk Kesepakatan Bersama yang isinya luas dan rumit, isinya dapat dibagi menjadi beberapa bab dan/atau bagian dan/atau paragraf.

e. Kaki

Bagian kaki Kesepakatan Bersama terdiri dari nama dan tanda tangan pihak-pihak yang mengadakan kesepakatan, dibubuhi materai (jika dilakukan dengan pihak nonpemerintah) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

f. Hal-hal yang perlu diperhatikan

1) Materi/substansi yang akan dituangkan dalam Kesepakatan Bersama dibuat oleh pihak pemrakarsa.

2) Dalam hal pihak Deputi Bidang Perlindungan Anak merupakan pemrakarsa maka:

a) ketika menyusun rancangan Kesepakatan Bersama, pihak pemrakarsa mengadakan pertemuan dengan unit kerja terkait di internal Deputi Bidang Perlindungan Anak untuk membahas substansi;

b) rancangan Kesepakatan Bersama tersebut dikoordinasikan dengan Bagian Hukum pada Biro Hukum dan Humas serta Bagian Kerja Sama pada Biro Perencanaan dan Data;

c) untuk Kesepakatan Bersama dengan pihak pemerintah atau non-pemerintah, logo Kemen PPPA diletakkan di sebelah kanan atas kertas dan logo pihak lain diletakkan di sebelah kiri

(12)

3) Nama Kemen PPPA ditulis terlebih dahulu diikuti dengan nama kementerian/swasta.

a) pihak pemrakarsa mengundang kementerian/lembaga yang akan melaksanakan Kesepakatan Bersama untuk pembahasan substansi yang akan diatur;

b) hasil penyusunan substansi Kesepakatan Bersama disampaikan pihak pemrakarsa kepada Pejabat Eselon I untuk memperoleh pertimbangan dan paraf persetujuan;

c) pihak pemrakarsa menentukan waktu penandatanganan Kesepakatan Bersama dengan kementerian/lembaga terkait; d) apabila waktu penandatanganan Kesepakatan Bersama

disepakati maka dilakukan penandatanganan oleh Pejabat Eselon I;

e) dalam hal Kesepakatan Bersama yang dianggap belum cukup mengatur atau perlu diubah, dirinci lebih lanjut dari Kesepakatan Bersama yang telah disepakati, Pihak Pemrakarsa dapat menyusun Ketentuan Tambahan (Addendum) yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Kesepakatan Bersama;

4) Ketentuan Tambahan Kesepakatan Bersama yang telah disepakati disampaikan kepada pimpinan kementerian/lembaga yang berwenang untuk diparaf dan ditandatangani.

5) Pihak pemrakarsa dalam melaksanakan Kesepakatan Bersama dapat membentuk Kelompok Kerja yang keanggotaannya terdiri dari para pihak yang melaksanakan Kesepakatan Bersama. Kelompok Kerja bertugas:

a) mengadakan rapat koordinasi; b) menyusun rencana aksi;

c) membahas masalah atau hambatan dalam pelaksanaan rencana aksi;

d) melaksanakan pemantauan dan evaluasi; dan e) melaporkan pelaksanaan Kesepakatan Bersama.

6) Para pihak menandatangani naskah asli untuk masing-masing pihak.

C. Perjanjian Kerja Sama 1. Pengertian

Perjanjian Kerja Sama di lingkungan Deputi Bidang Perlindungan Anak adalah perbuatan hukum antara Kemen PPPA melalui Deputi Bidang Perlindungan Anak dengan kementerian/lembaga terkait atau dengan lembaga masyarakat atau dengan pihak swasta dan/atau merupakan tindak lanjut dari Kesepakatan Bersama.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Perjanjian Kerja Sama adalah Pejabat Eselon I atau Pejabat Eselon II.

(13)

1) kop Perjanjian Kerja Sama menggunakan Logo Kemen PPPA tanpa alamat instansi;

2) tulisan tentang para pihak yang terlibat dan judul Perjanjian Kerja Sama diletakkan di bagian atas tengah kertas, diketik dengan huruf kapital dan ditebalkan dengan ukuran huruf yang lebih besar sekitar dua point daripada ukuran huruf isi Perjanjian Kerja Sama;

3) nomor Perjanjian Kerja Sama diketik dengan huruf awal kapital dan ditebalkan, diletakkan secara simetris di bawah judul Perjanjian Kerja Sama; dan

4) tulisan hari, tanggal, tahun, dan tempat pelaksanaan penandatanganan Perjanjian Perjanjian Kerja Sama diketik pada awal alinea pertama Perjanjian Perjanjian Kerja Sama.

b. Komparisi

Komparisi memuat nama dan jabatan pihak-pihak yang mengadakan Perjanjian Kerja Sama, yang ditulis setelah tulisan hari, tanggal, tahun, dan tempat pelaksanaan penandatanganan Perjanjian Kerja Sama.

c. Premis

Premis memuat keterangan yang menerangkan pertimbangan tentang latar belakang serta maksud dan tujuan para pihak yang membuat Perjanjian Kerja Sama, yang rangkaian kalimatnya diuraikan sebagai satu kesatuan yang membangun satu pengertian yang jelas dan konkrit. Premis dibuat apabila diperlukan dalam Perjanjian Kerja Sama.

d. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Perjanjian Kerja Sama memuat isi materi perjanjian yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal dan ayat-ayat. Untuk Perjanjian Kerja Sama yang isinya luas dan rumit, isinya dapat dibagi menjadi beberapa bab dan/atau bagian dan/atau paragraf.

e. Kaki

Bagian kaki Perjanjian Kerja Sama terdiri dari nama dan tanda tangan pihak-pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi materai (jika dilakukan dengan pihak nonpemerintah) dan cap instansi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. f. Hal-hal yang perlu diperhatikan

1) Dalam hal Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak merupakan penggagas/pemrakarsa Perjanjian Kerja Sama, diatur sebagai berikut:

a) untuk Perjanjian Kerja Sama dengan pihak non-pemerintahatau swasta, logo Kemen PPPA diletakkan di sebelah kanan atas kertas, sedangkan logo pihak yang lain diletakkan di sebelah kiri atas kertas;

(14)

c) nama pejabat Kemen PPPA ditulis terlebih dahulu (disebut pihak Kesatu) diikuti dengan nama pejabat pemerintah/swasta yang lain (disebut pihak Kedua);

d) nama dan tanda tangan pejabat Kemen PPPA yang menandatangani perjanjian dicantumkan di sebelah kanan dan nama dan tanda tangan pejabat dari kementerian/swasta yang lain dicantumkan di sebelah kiri.

2) Dalam hal Kemen PPPA bukan merupakan penggagas/pemrakarsa Perjanjian Kerja Sama, maka pengaturannya kebalikan dari butir 1). 3) Para pihak menandatangani naskah asli untuk masing-masing pihak.

D. Surat Edaran 1. Pengertian

Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu.

2. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang membuat dan menandatangani Surat Edaran adalah Pejabat Eselon I dan Pejabat Eselon II sesuai dengan tugas dan fungsinya. 3. Susunan

a. Kepala

Bagian kepala Surat Edaran terdiri dari:

1) kop Surat Edaran menggunakan logo dan nama Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak dicetak dengan huruf kapital secara simetris tanpa alamat instansi;

2) tulisan “Surat Edaran” diletakkan secara simetris di bawah kop naskah dinas, diketik dengan huruf kapital dan ditebalkan;

3) ”Nomor” dan ”Tahun” Surat Edaran diketik sesuai dengan ketentuan penomoran naskah dinas Peraturan/Keputusan;

4) kata ”tentang”, diketik dengan huruf kapital secara simetris diletakkan di bawah kata nomor dan tahun Surat Edaran; dan

5) judul Surat Edaran, diketik dengan huruf kapital secara simetris diletakkan di bawah kata ”tentang”.

b. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Edaran memuat latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dasar, serta diktum/isi materi yang akan disampaikan.

c. Kaki

Bagian kaki Surat Edaran terdiri dari: 1) tempat dan tanggal penetapan;

2) nama jabatan pejabat yang menandatangani Surat Edaran diketik dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

3) ruang tanda tangan;

4) nama lengkap ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar; 5) cap dinas; dan

(15)

6) tembusan. 4. Pendistribusian

Surat Edaran memiliki ruang lingkup yang cukup luas. Untuk itu harus menggunakan daftar distribusi yang memuat pejabat yang menerima Surat Edaran, tembusan, dan alamatnya.

5. Lampiran

Lampiran ditulis seluruhnya dengan huruf kapital. Setiap pengetikan kata lampiran harus disertai dengan nomor urut angka Romawi.

(16)

BAB III

FORMAT PRODUK HUKUM DI LINGKUNGAN DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK

A. Format Keputusan

1. Keputusan Deputi (Pejabat Eselon I)

KEMENTERIAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK REPUBLIK INDONESIA

KEPUTUSAN

DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK

NOMOR …. TAHUN …. TENTANG

……….……….………. DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK

KEMENTERIAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa ……….…….; b. bahwa ………..; Mengingat : 1. ……….; 2. ……….; MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK TENTANG ... . KESATU : …... KEDUA : …... dst. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal ………

DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK,

Tanda Tangan

(17)

2. Keputusan Sekretaris Deputi/Asisten Deputi (Pejabat Eselon II)

KEPUTUSAN

SEKRETARIS DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK/ ASISTEN DEPUTI BIDANG ……….

NOMOR …. TAHUN …. TENTANG

……….……….………. SEKRETARIS DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK/

ASISTEN DEPUTI BIDANG ……….

KEMENTERIAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa ……….…….; b. bahwa ………..; Mengingat : 1. ……….; 2. ……….; MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN SEKRETARIS DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK/ASISTEN DEPUTI BIDANG ………. TENTANG ... . KESATU : …... KEDUA : …... dst. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal ………

SEKRETARIS DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK/ASISTEN DEPUTI BIDANG ……..….,

Tanda Tangan

(18)

B. Format Kesepakatan Bersama

KESEPAKATAN BERSAMA ANTARA

KEMENTERIAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK REPUBLIK INDONESIA DENGAN ... TENTANG ... Nomor: ... Nomor: ...

Pada hari..., tanggal ... , bulan ... , tahun ..., bertempat di ..., kami yang bertanda tangan di bawah ini:

1. (Nama lengkap), Deputi Bidang Perlindungan Anak, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Republik Indonesia, yang berkedudukan di Jalan Medan Merdeka Barat Nomor 15 Jakarta 10110, yang selanjutnya disebut PIHAK KESATU;

dan

2. ... (pihak lain) ..., yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

PIHAK KESATU dan PIHAK KEDUA yang secara bersama-sama disebut PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai berikut:

a. bahwa ...; b. bahwa ...;

Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, PARA PIHAK sepakat membuat Kesepakatan Bersama tentang ….….….….…., dengan syarat dan ketentuan sebagai berikut:

Pasal 1 xxxxxxxxxxxxxxxxx ... . Pasal 2 xxxxxxxxxxxxxxxxx ... .

PIHAK KEDUA, PIHAK KESATU,

Tanda Tangan NAMA LENGKAP Tanda Tangan NAMA LENGKAP AGUSTINA ERNI LOGO PIHAK KEDUA

(19)

C. Format Perjanjian Kerja Sama

PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA

KEMENTERIAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK REPUBLIK INDONESIA DENGAN ... TENTANG ... Nomor: ... Nomor: ...

Pada hari..., tanggal ... , bulan ... , tahun ..., bertempat di ..., kami yang bertanda tangan di bawah ini:

1. (Nama lengkap), Deputi Bidang Perlindungan Anak/Sekretaris Deputi Bidang Perlindungan Anak/Asisten Deputi Bidang …., dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Republik Indonesia, yang berkedudukan di Jalan Medan Merdeka Barat Nomor 15 Jakarta 10110, yang selanjutnya disebut PIHAK KESATU;

dan

2. ... (pihak lain) ..., yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. PIHAK KESATU dan PIHAK KEDUA yang secara bersama-sama disebut PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai berikut:

a. bahwa PIHAK KESATU adalah ……….…..; b. bahwa PIHAK KEDUA adalah ………..…..;

c. bahwa sebagai tindak lanjut dari Kesepakatan Bersama antara Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Republik Indonesia dengan ….. tentang ……. Nomor: …..yang telah ditandatangani pada tanggal ….., perlu dilakukan Perjanjian Kerja Sama untuk …….;

PARA PIHAK sepakat untuk membuat dan menandatangani Perjanjian Kerja Sama tentang ……..………..….. untuk selanjutnya disebut “Perjanjian Kerja Sama”, dengan syarat dan ketentuan sebagai berikut:

Pasal 1 xxxxxxxxxxxxxxxxx ... . Pasal 2 xxxxxxxxxxxxxxxxx ...

PIHAK KEDUA, PIHAK KESATU,

Tanda Tangan Tanda Tangan

LOGO PIHAK KEDUA

(20)

D. Format Surat Edaran

KEMENTERIAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK REPUBLIK INDONESIA SURAT EDARAN NOMOR …. TAHUN …. TENTANG ……….……….………. 1. Latar Belakang ……… ………. 2. Maksud dan Tujuan

……… ………. 3. Ruang Lingkup ……… ………. 4. Dasar a. ………; b. ………;

5. ….………... (isi Surat Edaran) 6. (dan seterusnya)

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal ………

DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK/SEKRETARIS DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK/ASISTEN DEPUTI …..,

Tanda Tangan

NAMA LENGKAP TANPA GELAR Tembusan:

1. Menteri Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak; 2. ………;

(21)

BAB III

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENDOKUMENTASIAN PRODUK HUKUM DI LINGKUNGAN DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK

KEMENTERIAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK

SEKRETARIAT DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN ANAK

NOMOR SOP : TANGGAL PEMBUATAN : TANGGAL REVISI : TANGGAL EFEKTIF :

DISAHKAN OLEH : Deputi Bidang Perlindungan Anak

Nahar

19650603.199103.1.003 JUDUL SOP : PENDOKUMENTASIAN KEPUTUSAN

DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:

1. Peraturan Menteri Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Nomor 3 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak

2. Peraturan Menteri Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Nomor 11 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

4. Peraturan Menteri Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Nomor 7 Tahun 2017 tentang Tata Cara Penyusunan Produk Hukum di Lingkungan Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak

1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang pemanfaatan aplikasi

2. Mengetahui tentang proses penomoran produk hukum

3. Mengetahui tentang tugas, fungsi dan kewenangannya terkait pemrosesan penetapan penomoran

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:

1. Standar Operasional Prosedur Pendokumentasian Keputusan 1. Perangkat komputer 2. Perangkat smartphone 3. Akses internet

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:

Sekretaris Deputi dapat menahan/menunda pemberian nomor produk hukum bagi unit kerja yang sebelumnya sudah diberikan nomor namun belum

(22)

Standar Operasional Prosedur Pendokumentasian Keputusan

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu baku

Pemrakarsa Focal Point

Staf Sesdep Bidang

Perlindung-an Anak

Keleng-kapan Waktu Output 1. Menugaskan Focal Point untuk

mendokumentasikan Draft Keputusan yang telah ditandatangani pejabat berwenang

Disposisi 5 menit Disposisi

2. Menghubungi Staf pada Sesdep Bidang Perlindungan Anak untuk meminta nomor Keputusan baik secara langsung maupun

tidak langsung melalui telepon/media sosial Ya

Draft Keputusan

5 menit Informasi kebutuhan pemrakarsa 3. Memeriksa pada excel online apakah

Pemrakarsa telah mengunggah scan produk hukum sebelumnya. Jika sudah maka Focal Point akan memperoleh nomor, jika belum maka harus mengunggah scan produk hukum sebelumnya

Tidak File excel online 5 menit Daftar inventarisasi Keputusan

4. Membubuhkan nomor pada produk hukum dan men-scan produk hukum

Draft Keputusan

30 menit Naskah Keputusan

5. Focal Point yang telah memperoleh hak

akses mengunggah scan naskah final produk hukum ke google drive

[email protected] Naskah Keputusan 5 menit Naskah Keputusan digital 6. Staf Sesdep membuat link dari nomor

Naskah Keputusan di excel online ke scan Naskah yang telah diunggah di google drive

File excel online 10 menit Daftar inventarisasi Keputusan yang terintegraisi dan terpadu

(23)

Nahar

19650603.199103.1.003 JUDUL SOP : PENDOKUMENTASIAN KESEPAKATAN

BERSAMA ATAU PERJANJIAN KERJA SAMA

1. Perangkat komputer 2. Perangkat smartphone 3. Akses internet

Penomoran Kesepakatan Bersama dan Perjanjian Kerja Sama berada di Subbagian Tata Usaha pada Biro Umum dan Sumber Daya Manusia, namun unit kerja tetap mengunggah scan naskah final ke google drive Deputi Bidang Perlindungan Anak

(24)

Standar Operasional Prosedur Pendokumentasian Kesepakatan Bersama atau Perjanjian Kerja Sama

Pemrakar sa Focal Point Subbagian Tata Usaha, Biro Umum dan SDM Staf Sesdep Bidang Perlin-dungan Anak

Keleng-kapan Waktu Output

1. Menugaskan Focal Point untuk

mendokumentasikan Draft Kesepakatan Bersama atau Perjanjian Kerja Sama yang telah ditandatangani pejabat berwenang

2. Menghubungi Staf Sesdep Bidang Perlindungan Anak untuk mengurus penomoran draft Kesepakatan Bersama atau Perjanjian Kerja Sama di Subbagian Tata Usaha, Biro Umum dan SDM dengan melampirkan draft yang ditandatangani

Draft Kesepakat-an Bersama atau Perjanjian Kerja Sama 5 menit Informasi kebutuhan pemrakarsa

3. Meminta nomor draft Kesepakatan Bersama atau Perjanjian Kerja Sama di Subbagian Tata Usaha, Biro Umum dan SDM

Draft Kesepakat-an Bersama atau Perjanjian Kerja Sama 5 menit Daftar inventarisasi Keputusan

4. Memberikan nomor Kesepakatan Bersama atau Perjanjian Kerja Sama

Draft Kesepakat-an Bersama atau Perjanjian 5 menit Nomor Kesepakatan Bersama atau Perjanjian Kerja Sama

(25)

Kerja Sama 5. Membubuhkan nomor pada produk hukum

dan men-scan produk hukum

Draft Keputusan

30 menit Naskah Keputusan 6. Mengunggah scan naskah final produk

hukum ke google drive

[email protected] Naskah Keputusan 5 menit Naskah Keputusan digital 7. Membuat link dari nomor naskah

Kesepakatan Bersama atau Perjanjian Kerja Sama di excel online ke scan Naskah yang telah diunggah di google drive

File excel online 10 menit Daftar inventarisasi Keputusan yang terintegraisi dan terpadu 8. Menyerahkan naskah asli Kesepakatan

Bersama dan Perjanjian Kerja Sama kepada Pemrakarsa Tanda Terima 2 menit Naskah Keputusan Kesepakatan Bersama atau Perjanjian Kerja Sama yang terdokument asi secara manual maupun digital

(26)

Nahar

19650603.199103.1.003 JUDUL SOP : PENDOKUMENTASIAN SURAT EDARAN

1. Perangkat komputer 2. Perangkat smartphone 3. Akses internet

Sekretaris Deputi dapat menahan/menunda pemberian nomor produk hukum bagi unit kerja yang sebelumnya sudah diberikan nomor namun belum mengunggah scan produk hukum.

(27)

Standar Operasional Prosedur Pendokumentasian Surat Edaran

Pemrakarsa Focal Point

Staf Sesdep Bidang

Perlindung-an Anak

Keleng-kapan Waktu Output 1. Menugaskan Focal Point untuk

mendokumentasikan Draft Surat Edaran yang telah ditandatangani pejabat berwenang

2. Menghubungi Staf pada Sesdep Bidang Perlindungan Anak untuk meminta nomor Surat Edaran baik secara langsung maupun tidak langsung melalui telepon/media sosial

Draft Surat Edaran

5 menit Informasi kebutuhan pemrakarsa 3. Memeriksa pada excel online apakah

Pemrakarsa telah mengunggah scan produk hukum sebelumnya. Jika sudah maka Focal Point akan memperoleh nomor, jika belum maka harus mengunggah scan produk hukum sebelumnya

File excel online

5 menit Daftar inventarisasi Surat Edaran

4. Membubuhkan nomor pada produk hukum dan men-scan produk hukum

Draft Surat Edaran

30 menit Naskah Keputusan

5. Focal Point yang telah memperoleh hak

akses mengunggah scan naskah final produk hukum ke google drive

[email protected]

Naskah Surat Edaran

5 menit Naskah Surat Edaran digital 6. Staf Sesdep membuat link dari nomor

Naskah Surat Edaran di excel online ke scan Naskah yang telah diunggah di google drive File excel online 10 menit Daftar inventarisasi Keputusan yang terintegraisi dan terpadu

(28)