PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
SEBAGAI UPAYA PENINGKATAN MUTU BERKELANJUTAN
DI UNIVERSITAS MERDEKA MALANG
DJOKO ANDRIJONO *
*UNIVERSITAS MERDEKA MALANG, Ketua Badan Pengembangan, Pendidikan dan Penjaminan Mutu (BP3M) Universitas Merdeka Malang
Abstract
PENDAHULUAN Latar Belakang
Universitas Merdeka Malang (selanjutnya disingkat UNMER Malang) merupakan perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh Yayasan Perguruan Tinggi Merdeka Malang (YPTM Malang) berdasarkan Akta Notaris No. 5a tanggal 5 Juli 1964 dan berkedudukan di Malang Jawa Timur Indonesia.
UNMER Malang dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi mengelola 28 Program studi dalam enam Fakultas, Program Pasca Sarjana dan Program Diploma. Adapun Visi UNMER Malang adalah:
Menjadi pusat pengembangan IPTEKS, kewirausahan dan pengembangan sumberdaya manusia yang berkualitas, profesional, kompetitif, mandiri dan berjiwa wirausaha, beriman dan bertaqwa kepada Tuhan yang Maha Esa. Visi UNMER Malang disusun dengan memperhatikan pola ilmiah pokok (PIP) KEMANDIRIAN seperti dicanangkan dalam SK Rektor No: 100 Kep./UM/IX/1989, tanggal 13 September 1989. Pola Ilmiah Pokok (PIP) tersebut dianggap masih sangat relevan dalam rangka memberikan ciri dan karakter pengembangan institusi yang spesifik kedepan. PIP tetap dijadikan dasar pengembangan sesuai dengan perkembangan di masa datang dalam
menciptakan karakteristik daya saing lulusan baik regional, nasional maupun global.
Kualitas menjadi sebuah kata kunci yang sangat penting dalam pengembangan manajemen institusi. Kualitas memiliki makna yang sangat luas dan dapat menyentuh segala aspek manajerial dan akademik secara menyeluruh. UNMER Malang sebagai institusi pendidikan tinggi mengemban tanggungjawab untuk menghasilkan sumberdaya manusia yang bermutu tinggi dan mampu berkompetisi baik pada skala nasional maupun global sesuai dengan yang dicanangkan oleh DIKTI, khususnya tentang daya saing bangsa (nation competitiveness).
Upaya UNMER Malang dalam peningkatan mutu berkelanjutan diwujudkan dengan pembentukan Badan Penjaminan Mutu Universitas (BPMU). Keberadaan badan tersebut juga merupakan
non formal wajib melaksanakan penjaminan mutu di lingkungannya. Melalui penerapan penjaminan mutu internal diharapkan tumbuh budaya mutu (quality culture) menujupeningkatan mutu yang berkelanjutan standar (Continuous Quality Improvement). Sampai saat ini penerapan penjaminan mutu internal telah didukung dengan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Penjaminan Mutu Internal (http://bp3m.unmer.ac.id) sebagai bagian dari SIM Teritegrasiyang didukung dengan penggunaaan teknologi informasi dengan sistem jaringan luas (wide area network).
ISI
Pembentukan Badan Penjamiminan Mutu Internal
Pada tanggal 6 Agustus 2004 dibentuk Badan Penjaminan Mutu (BPMU) berdasarkan Surat
Keputusan Ketua Umum Yayasan Perguruan tinggi Merdeka Malang Nomor Kep-61/YPTM/VIII/2004. Guna mempercepat implementasi penjaminan mutu di UNMER Malang maka personil yang berada di BPMU melakukan benchmarking dan pelatihan di UGM Yogyakarta dan UII Yogyakarta. BPMU terdiri dari tiga bidang yaitu: 1) Bidang Audit Internal, 2) Bidang Sistem Informasi Penjaminan Mutu, dan 3) Bidang Pengembangan & Pelaksanaan Penjaminan Mutu. Tugas pokok BPMU adalah merumuskan standar mutu dan mengendalikan pelaksanaan penjaminan mutu pada setiap
Jurusan/Prodi di lingkungan UNMER Malang. Kegiatan penjaminan mutu dibawah kendali BPMU masih terfokus pada penjaminan mutu akademik. BPMU dalam pelaksanaan tugasnya langsung bertanggungjawab kepada rektor dibawah koordinasi Wakil Rektor Bidang akademik dan dalam pelaksanaan dibantu oleh Gugus Kendali Mutu Fakultas (di tingkat Fakultas) dan Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (di tingkat Program Studi).
Seiring dengan perkembangan IPTEK dan perubahan yang begitu cepat serta kompertitif di bidang pendidikan baik dalam lingkup nasional maupun internasional, maka penyelenggaraan pendidikan di UNMER Malang harus dikelola secara profesional dan bermutu agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas tinggi. BPMU mengalami pengembangan dalam kedudukan, tugas dan fungsi dan menjadi Badan Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (BP3M) berdasarkan Surat
Keputusan Yayasan Perguruan Tinggi Merdeka No. Kep 037 / YPTM / IV / 2009. BP3M Terdiri dari lima bidang yaitu:
1). Bidang Pelaksanaan dan Pengembangan Aktivitas Insruksional 2). Bidang Pelaksanaan dan Pengembangan Penjaminan Mutu Akademik 3). Bidang pelaksanaan dan Pengembangan Penjaminan Mutu Non Akademik 4). Bidang Pelaksanaan dan Pengembangan Audit Mutu
5). Bidang Pelaksanaan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
Tugas BP3M mencakup penjaminan mutu bidang akademik dan non akademik dan dalam
pelaksanaan tugasnya dibantu oleh GKMF (di tingkat Fakultas), TK2A (di tingkat Program Studi), serta kelompok auditor yang dipilih dari dosen wakil dari semua prodi yang ada di lingkungan UNMER Malang. BP3M dalam melaksanakan tugas dan fungsinya melakukan koordinasi dengan para Wakil Rektor (Bidang Akademik, Bidang Administrasi Umum dan Kauangan, serta Bidang Kemahasiswaan) dengan pembagian tanggungjawab dan wewenang sebagai berikut:
1. BP3M dan Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kerjasama berkoordinasi tentang Standar Isi/Kurikulum, Standar Proses Pembelajaran, Standar Kompetensi Lulusan Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan, Standar Penilaian Pendidikan, Standar Penelitian dan Publikasi, Standar Pengabdian kepada Masyarakat, Standar Kerjasama, Standar Identitas, dan Standar Peningkatan Mutu Berkelanjutan.
2. BP3M dan Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum dan Keuangan berkoordinasi tentang Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan, Standar Sarana dan Prasarana, Standar Pengelolaan, Standar Pembiayaan, Standar Identitas, dan Standar Kesejahteraan.
struktur sebagaimana pada Gambar 1
Gambar 1 Struktur Organisasi BP3M
Penyempurnaan insttitusi BPMU menjadi BP3M merupakan konsekwensi logis dari upaya pengembangan institusi seperti diamanatkan dalam HELTS 2003-2010 melalui tiga pilar utama Pendidikan Tinggi. Implementasi Penjaminan Mutu Internal Implementasi sistim penjaminan mutu internal (SPMI) di UNMER Malang berlaku efektif tanggal 6 Agustus 2004, dan telah dimulai secara serentak di seluruh jurusan yang ada di lingkungan UNMER Malang pada awal Tahun Akademik 2005-2006. Awal pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Akademik di UNMER Malang didasarkan pada dokumen mutu :
1. Standar Mutu Akademik yang berisikan 81 pernyataan 2. Manual Mutu Akademik berisikan antara lain:
3. Manual Prosedur Sistem Pembelajaran 4. Rencana Mutu Sistem Pembelajaran
5. Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja Sistem Pembelajaran 6. Audit Mutu Akademik Internal Sistem Pembelajaran
Pada akhir setiap Tahun Akademik telah dilaksanakan audit mutu akademik internal, yang berpedoman pada MPSM-Audit Mutu Akademik (UNMER-BPMU-MPSM-01-008). Audit dilakukan terhadap proses pembelajaran di semua Jurusan/Prodi guna mengetahui tingkat dan
kendala-kendala dalam implementasi penjaminan mutu pembelajaran sehingga dapat dicari penyelesaiannya. Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan dari hasil audit mutu kemudian dilaporkan pada Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) di mana dalam RTM dihadiri oleh semua jajaran struktural (Rektorat, Dekanat dan Para Ketua dan Sekretaris Jurusan) untuk membahas hasil temuan Audit. Sejalan dengan perluasan fungsi BP3M maka peran BP3M dalam implementasi menjaminan mutu juga meliputi:
1) Implementasi dan audit Audit Akademik Internal untuk menilai SPMI dan Kinerja Program Studi dan audit mutu unit pelaksana penunjang akademik, selanjutnya ditetapkan Tiga Program Studidan Tiga Unit Penunjang terbaik dan diberi penghargaan pada acara Dies Natalis UNMER Malang.
2) Implementasi dan audit status mahasiswa, penerbitan Ijazah, maupun audit penerimaan mahasiswa baru.
3) Monitoring dan evaluasi terhadap usul hibah, pelaksanaan hibah, sampai kepada laporan akhir pelaksanaan hibah.
4) Pendampingan proses Re-Akreditasi Program Studi dan Akreditasi Institusi, mulai dari penyiapan dokumen borang sampai pada proses visitasi.
5) Monitoring dan evaluasi Program Pengembangan Program Studi.
6) Pemilihan Dosen, Tenaga Kependidikan, dan Mahasiswa berprestasi untuk ditetapkan dan diberi penghargaan setiap peringatan hari kemerdekaan Ri dan untuk diusulkan ke tingkat Kopertis. 7) Pendampingan Restrukturisasi Kurikulum dan penyusunan Rencana Pembelajaran di Program Studi.
8) Pendampingan penyusunan Renstra, Renop dan Program Kerja di Fakultas dan Program Studi.
Sampai saat ini, dokumen penjaminan mutu sebagai pedoman pelaksanaan penjaminan mutu internal mencakup: Standar Mutu Akademik, Manual Mutu Akademik (Manual Prosedur Sistem Mutu yang mencapai 24 MPSM, Rencana Mutu Sistem Pembelajaran), Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja, serta Audit Mutu Akademik Internal.
Manajemen Penjaminan Mutu Internal (http://bp3m.unmer.ac.id) sebagai bagian dari SIM
Teritegrasi: SIM Akademik (http://siakad.unmer.ac.id), SIM Kepegawaian (http://sdm.unmer.ac.id) dan yang sedang dibangun SIM Keuangan (http://keu.unmer.ac.id) dan SIM Perpustakaan
(http://perpus.unmer.ac.id), dan SIM Aset (http://aset.unmer.ac.id).
Prestasi Implementasi Penjamininan Mutu.
Upaya penerapan penjaminan mutu internal di UNMER Malang telah mendapatkan pengakuan dan pencapaian beberapa prestasi diantaranya:
1) UNMER Malang memperoleh urutan ke 14 (urut dari skor tertinggi 477,5 dan terendah 292,5) dari hasil evaluasi terhadap implementasi SPMI pada 62 perguruan tinggi negeri dan swasta di Indonesia
2) UNMER Malang telah menjadi rujukan praktik baik sistem penjaminan mutu internal bagi beberapa perguruan tinggi lain di jawa Timur, Jawa Barat dan Kupang. 3) UNMER Malang telah memperoleh nilai B untuk Akreditasi Institusi pada tahun 2015 dan telah berhasil meningkatkan peringkat akreditasi dari B menjadi A untuk PS Magister Administrasi Publik (S2), PS Ilmu Hukum (S1), PS Administrasi Publik (S1), dari C menjadi B untuk PS Psikologi (S1), Sistem Informasi (S1), Manajemen Informatika (D3).
4) UNMER Malang memperoleh Hibah P3AI, Hibah SPMI, Hibah KBK, Hibah Tracer Study, dan Hibah Kelembagaan KUI.
PENUTUP Kesimpulan
Menyadari bahwasannya kualitas menjadi kunci untuk dapat bersaing secara nasional dan global maka beberapa hal perlu untuk diperhatikan dan dilaksanakan:
1) Keberadaan BP3M merupakan suatu konsekuensi logis dari komitmen UNMER Mlangi untuk mewujudkan institusi pendidikan tinggi yang berkualitas (The Quality University).
2) Penerapan sistem penjaminan mutu yang berhasil memerlukan komitmen bersama untuk itu perlu secara terus menerus dilakukan upaya untuk membangun komitmen bersama.
3) Keberhasilan dan percepatan implementasi sistem penjaminan mutu perlu didukung dengan pengembangan isitem informasi manajemen yang terintegrasi yang dapat menjadi penyedia informasi yang akurat bagi pembuatan kebijakan isntitusi (decisian support system).
4) Peningkatan mutu merupakan kegiatan yang berkelanjutan sehingga evaluasi pelaksanaan dan penetapan tindakan perbaikan menjadi hal yang wajib dilakukan secara baik dan
berkesinambungan.
