Step 1: Defining the Project Scope

Project Management Muhammad Rusman

2008

Step 1: Menentukan Cakupan Proyek

M anaj e m e n Pro ye k ₂

Step 2: Menentukan Prioritas Proyek

Step 3: Membuat WBS (Work Breakdown Structure)

Step 4: Mengintegrasikan WBS dengan Step 4: Mengintegrasikan WBS dengan

organisasi

Step 1: Defining the Project Scope

• Project Scope (Cakupan Proyek)

» Langkah untuk mengembangkan rencana proyek g g g p y

dengan tujuan untuk menentukan dengan jelas hasil atau rencana proyek baik produk atau jasa yang persiapkan untuk client atau pelanggan dan disampaikan secara spesifik, nyata dan terukur.

• Purpose of the Scope Statement

» Mendefinisikan dengan jelas produk apa yang akan sampai pada end user

sampai pada end user.

» Membuat lebih fokus pada tujuan sebuah proyek » Dapat digunakan sebagai alat ukur untuk

merencanakan dan menentukan kesuksesan

sebuah proyek oleh pemilik proyek (project owner)

Project Scope Checklist 1. Project objective (Tujuan Proyek)

2. Deliverables - output yang diharapkan dari umur

M anaj e m e n Pro ye k ₄

2. Deliverables output yang diharapkan dari umur proyek

3. Milestones – suatu peristiwa penting dalam sebuah proyek yang terjadi pada satu titik waktu

4. Technical requirements – persyaratan teknis

5. Limits and exclusions – Batasan (bisa outsoucing) dan pengecualian (apa yang tidak masuk dalam dan pengecualian (apa yang tidak masuk dalam kontrak)

Step 2: Membangun Prioritas Proyek

• Kualitas dan sukses sebuah proyek umumnya ditentukan jika sebuah memenuhi atau melebihi harapan pelanggan dan atau top manajemen dalam hal :

dan atau top manajemen dalam hal :

» Biaya (Anggaran) » Waktu (Jadwal) » Kinerja

• Mengatur prioritas proyek

» Constrain: Batasan kriteria dengan menentukan parameter awal dimana proyek harus memenuhi waktu penyelesaian, tujuan dan spesifikasi dari proyek

tujuan, dan spesifikasi dari proyek

» Enhance: menentukan kriteria yang dapat dioptimalkan berkaitan dengan waktu dan biaya.

» Accept: kriteria mana yang dapat ditoleransi artinya tidak perlu memenuhi kriteria awal.

Keterkaitan Manajemen Proyek

Matriks Prioritas Proyek

Step 3: Membuat Work Breakdown Structure (WBS)

• Dalam manajemen proyek agar kita dapat melakukan schedulling diperlukan listing

M anaj e m e n Pro ye k ₈

g p g

aktivitas yang akan dilakukan.

• Listing aktifitas tersebut diperoleh dari work breakdown atau penjabaran yang dapat disusun berdasarkan hirarki sebagai berikut:

» Program (Level-0)

» Project : Project-1, Project-2, dst (Level 1) » Project : Project 1, Project 2, dst (Level 1) » Task 1.1 Task 1.2 dst (Level 2)

» Subtask 1.1.1 Subtask 1.1.2 dst (Level 3)

Work Breakdown Structure (WBS)

• Sebuah proyek yang komplek agar mudah dikendalikan harus diuraikan dalam bentuk dikendalikan harus diuraikan dalam bentuk komponen-komponen individual dalam struktur hirarki, yang dikenal dengan Work Breakdown Structure (WBS).

• Pada dasarnya WBS merupakan suatu y p daftar yang bersifat top down dan secara hirarkis menerangkan komponen-komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan dengannya.

Struktur WBS

• Struktur dalam WBS mendefinisikan tugas-tugas yang dapat diselesaikan secara terpisah

M anaj e m e n Pro ye k ₁₀

g y g p p

dari tugas-tugas lain, memudahkan alokasi sumber daya, penyerahan tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek.

• Pembagian tugas menjadi sub tugas yang lebih kecil tersebut dengan harapan menjadi lebih mudah untuk dikerjakan dan diestimasi lama j waktunya.

• Sebagai gambaran, Work breakdown

structure (WBS) dapat diilustrasikan seperti

Model WBS

• Model WBS memberikan beberapa keuntungan antara lain :

M anaj e m e n Pro ye k ₁₂

keuntungan, antara lain :

» Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan

» Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun

j d l d hit bi

jadwal, dan menghitung biaya

Struktur WBS

• Dikarenakan WBS merupakan struktur yang bersifat hirarki, maka bisa juga disampikan dalam bentuk skema sebagai berikut :

juga disampikan dalam bentuk skema sebagai berikut :

Contoh WBS

• Sebagai gambaran praktis, berikut ini dicontohkan sebagian dari struktur WBS

M anaj e m e n Pro ye k ₁₄

Contoh WBS

Perbedaan Level Dan Tingkat Kedetailan WBS

• Setiap organisasi menggunakan terminologinya sendiri untuk mengklasifikasi komponen WBS sesuai levelnya dalam hirarki. Sebagai contoh, beberapa organisasi memperlihatkan level-level yang berbeda sebagai tugas (task), sub-t ( b t k) d k t k j ( k k )

M anaj e m e n Pro ye k ₁₆

tugas (sub-task) dan paket pekerjaan (work package)

• WBS mungkin saja disusun mengikuti pembagian atau pentahapan dalam siklus hidup proyek (the project life cycle). Level-level yang lebih tinggi dari struktur umumnya dikerjakan oleh kelompok-kelompok. Level yang paling rendah dalam hirarki seringkali terdiri dari aktifitas-aktifitas dilakukan secara individual, kendati demikian sebuah WBS yang menitikberatkan pada “deliverable” tidak memerlukan aktifitas-aktifitas yang spesifik.

Peran WBS Dalam Perencanaan Proyek

• WBS merupakan pondasi untuk

perencanaan proyek WBS dibuat sebelum perencanaan proyek. WBS dibuat sebelum ketergantungan diidentifikasi dan lamanya aktifitas pekerjaan diestimasi. WBS juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas dalam model perencanaan

proyek. Oleh karena itu, idealnya rancangan

p y , y g

WBS sendiri harusnya telah diselesaikan sebelum pengerjaan perencanaan proyek (project plan) dan penjadwalan proyek (project schedule).

• Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS, akan dapat diperkirakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut

M anaj e m e n Pro ye k ₁₈

menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut.

• Perkiraan bisa dilakukan dengan mempertimbangan beberapa hal, antara lain ketersediaan sumber daya dan kompleksitas. • Selanjutnya dilakukan penjabaran dalam kalender (flow time).

Beberapa model pendekatan bisa digunakan untuk menghitung perkiraan waktu yang diperlukan :

» Most optimistic: Merupakan waktu ideal untuk menyelesaikan pekerjaan, diasumsikan segala sesuatunya berjalan lancar, dan sempurna

sempurna.

» Most likely: Merupakan waktu yang dibutuhkan pada kondisi kebanyakan, tipikal dan normal.

Work Breakdown Structure (WBS)

• Peta hirarki yang membagi elemen – elemen pekerjaan proyek menjadi lebih kecil

M anaj e m e n Pro ye k _{2 0}

pekerjaan proyek menjadi lebih kecil.

WBS Construction Technique

Hierarchical Breakdown of the WBS

How WBS Helps the Project Manager

» Memudahkan evaluasi biaya, waktu dan kinerja teknis dalam semua tingkat organisasi proyek. » Membantu manajemen menyediakan informasi

sesuai dengan kebutuhan setiap level.

» Membantu mengembangkan organization

breakdown structure (OBS) yang merupakan

tanggung jawab proyek terhadap unit-unit organisasi dan individu.

» Membantu mengatur Perencanaa, Jadwal dan » Membantu mengatur Perencanaa, Jadwal dan

Budget.

» Menentukan saluran komunikasi (communication

channels) and koordinasi atara berbagai macam elemen – elemen proyek.

Paket Kerja (Work Packages)

» Paket kerja adalah Unit dasar yang digunakan dalam perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek.

M anaj e m e n Pro ye k _{2 4}

» Untuk mengkaji ulang, masing- masing paket kerja dalam WBS maka perlu:

• Defines work (what).

• Identifies time to complete a work package (how long) • Identifies a time-phased budget to complete a work package

(cost)

• Identifies resources needed to complete a work package (how much)

Step 4: Integrating the WBS with the Organization

• Organizational Breakdown Structure (OBS)

M l ki k b i h di t t k

» Melukiskan bagaimana perusahaan diatur untuk menentukan tanggung jawab kerja untuk proyek. » Tujuan OBS adalah:

• Menyediaakan kerangka untuk meringkas kinerja unit oragnisasi.

• Mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab pada paket kerja.

• Mengikat unit-unit organisasi untuk mengontrol biaya accounts.

Integration of WBS and OBS

WBS Coding

Simpulan

• Pembuatan WBS yang baik akan sangat membantu proses pembuatan schedule

M anaj e m e n Pro ye k _{2 8}

membantu proses pembuatan schedule

BAR Chart

• Setelah aktifitas proyek dijabarkan kita dapat menentukan waktu masing masing aktifitas menentukan waktu masing – masing aktifitas dengan berbagai cara :

» Pengalaman masa lalu

» Standar waktu berdasarkan time and motion study

» dsb

Bar Chart

• Bar Chart atau juga dikenal dengan Gantt Chart Biasanya disusun sebagai berikut :

M anaj e m e n Pro ye k _{3 0}

Chart Biasanya disusun sebagai berikut :

Aktifitas Waktu

Contoh Gantt Chart

TUGAS 04

• Tentukan suatu proyek sederhana dan lakukan Work Breakdown

• Nama Proyek : ………..y

• Anda tidak diharuskan mengisi semua level jik menurut anda level 1 sudah cukup anda

M anaj e m e n Pro ye k _{3 4}

jik menurut anda level 1 sudah cukup anda bisa stop

• Membuat Gantt Chart