SISTEM INFORMASI STOK BUKU BERBASIS WEB
DI GALAXY OFFSET
Oleh Siti Nur Utami
12141428
Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer
El Rahma Yogyakarta
Abstract
Galaxy Offset is a printing company whose main activity is printing books to be distributed to stores. In addition to printing books, the company also manages stocks (inventory) of books in the warehouse to cope when the demand for a lot. As for managing book stock still use manual recording that is using excel application. So to search data takes a very long time, and the process of calculating book stock is also still manual that is using a calculator. This is what causes less effective in managing book stock.
Making this information system begins with data collection using observation techniques, interviews, and archives. System design activities using Entity Relaional Diagram (ERD), table relation, context diagram, and Data Flow Diagram (DFD). This system is website based using PHP 5.6.28 programming language, xampp server, sublime text editor text, and mozila firefox web browser.
This information system is made to provide convenience to the company in managing book stock and providing effective information. The application can perform automatic search data, recording incoming book transactions, exit book, and book returns. Can do book stock reporting, daily or monthly reports of incoming, outgoing, and return book transactions.
Keywords: information system, effective, website, inventory.
Intisari
Galaxy Offset merupakan sebuah perusahaan percetakan yang kegiatan utamanya adalah mencetak buku-buku untuk kemudian didistribusikan ke toko-toko. Selain mencetak buku, perusahaan ini juga melakukan pengelolaan stok (persediaan) buku di gudang untuk mengatasi ketika terjadinya permintaan yang banyak. Adapun dalam mengelola stok buku masih menggunakan pencatatan yang manual yakni menggunakan aplikasi excel. Sehingga untuk pencarian data membutuhkan waktu yang sangat lama, dan proses penghitungan stok buku juga masih manual yaitu menggunakan kalkulator. Inilah yang menyebabkan kurang efektifnya dalam mengelola stok buku.
Relaional Diagram (ERD), relasi tabel, Diagram kontek, dan Data Flow Diagram (DFD). Sistem ini berbasis website menggunakan bahasa pemrograman PHP versi 5.6.28, xampp server, teks editor sublime text, dan web browser mozila firefox.
Sistem informasi ini dibuat untuk memberikan kemudahan kepada perusahaan dalam mengelola stok buku dan pemberian informasi yang efektif. Adapun aplikasi ini dapat melakukan pencarian data secara otomatis, pencatatan transaksi buku masuk, buku keluar, dan buku retur. Dapat melakukan pembuatan laporan stok buku, laporan harian maupun bulanan transaksi buku masuk, keluar, dan buku retur.
Kata kunci : sistem informasi, efektif, website, persediaan.
Pendahuluan
Di era globalisasi saat ini, teknologi informasi mempunyai peran penting dalam memenuhi kebutuhan manusia yang semakin berkembang pesat. Mulai dari berinteraksi, belajar, membaca berita dan bertransaksi semuanya memakai teknologi informasi. Begitu juga dalam dunia bisnis, penyebaran teknologi informasi akan membuat transformasi informasi menjadi lebih mudah dan cepat. Teknologi informasi muncul sebagai akibat semakin merabaknya globalisasi dalam kehidupan organisasi. Semakin kerasnya persaingan bisnis, semakin singkatnya siklus hidup barang dan jasa yang ditawarkan. Untuk mengatasi semua ini perusahaan mencari terobosan terbaru dengan memanfaatkan teknologi informasi.
Galaxy Offset merupakan perusahaan percetakan buku yang beralamatkan di dusun Blali RT 05, Seloharjo, Pundong, Bantul. Dalam kegiatan sehari-hari perusahaan ini mampu mencetak hingga ratusan buku dalam satu judul. Kondisi pengiriman buku ketika ketika musim ujian sekolah meningat tajam. Disinilah stok buku sangat dibutuhkan agar permintaan konsumen dapat terpenuhi bila ada peningkatan penjualan yang tidak terduga. Salah satu kegiatan yang terdapat di Galaxy Offset yaitu mengelola stok buku di bagian penyimpanan untuk menghadapi suatu kelangkaan disaat permintaan melonjak tinggi, pengelolaan data produk di percetakkan ini belum mempunyai sistem informasi yang baik, karena proses pengelolaan keluar dan masuknya data barang masih dilakukan dengan pencatatan pada aplikasi Microsoft excel, dan pengecekan buku
Rumusan Masalah
Dari uraian diatas, maka dapat dirumuskan masalah yang ada untuk dijadikan titik tolak pada pembahasan dalam penulisan penelitian ini. Adapun perumusan masalah dalam penelitian ini adalah.
a. Sistem yang berjalan di Galaxy Offset masih menggunakan arsip yang belum terkomputerisasi dengan baik.
b. Data stok buku semakin lama semakin banyak , sulitnya pencarian data karena tidak tersusun dengan baik, sering terjadi duplikasi data, selain itu dalam pelaporan data masih kurang cepat dan efisien.
Batasan Masalah
Batasan masalah yang diangkat pada penelitian ini membahas perancangan sistem informasi stok buku pada Galaxy Offset yang meliputi sistem registrasi pegawai, sistem buku masuk, sistem buku keluar, katalog buku, dan retur buku. Sedangkan program optimasi layanan menggunakan bahasa scripting PHP dan MySQL.
Tujuan Penelitian
a. Menganalisa kebutuhan sistem untuk optimasi pendataan stok buku pada Galaxy Offset. b. Merancang kebutuhan sistem optimasi pendataan stok buku pada Galaxy Offset.
c. Membuat sistem informasi agar dapat diterapkan menjadi sebuah sistem optimasi stok buku Galaxy Offset.
Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah membantu dan mempermudah prosesi optimasi
pengelolaan data stok buku pada Galaxy Offset yang meliputi data admin, data buku, data buku masuk, data buku keluar, data stok buku, dan data retur buku.
LANDASAN TEORI
macam seperti : bahan baku, bahan pembantu, bahan dalam proses, barang jadi, dan Persediaan suku cadang.
Menurut Rangkuti (2004) persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan
barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaanya dalam suatu proses produksi. Menurut Kusuma (2009) persediaan diartikan sebagai barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang
Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain, sistem informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berkaitan secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan control terhadap jalannya perusahaan (Oetomo, 2002).
Sistem Informasi Persediaan
Menurut Oetomo (2002) dalam buku yang berjudul Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi menyebutkan, dengan adanya sistem informasi persediaan dapat diperoleh informasi yang rinci tentang item-item barang yang tersedia, darimana suppliernya, berapa barang yang rusak, berapa yang harus disorder lagi dan berapa banyak yang telah kadaluwarsa.
Basis Data
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013) Basis Data adalah sistem terkomputerisasi yang
tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan. Pada intinya basis data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat. Basis data terdiri atas :
Kemudian sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal untuk proses pengambilan keputusan.
Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk pemodelan basis data relasional. Sehingga jika penyimpanan basis data menggunakan OODBMS maka perancangan basis data tidak perlu menggunakan ERD. ERD memiliki beberapa aliran notasi seperti notasi Chen (dikembangkan oleh Peter Chen), Barker (dikembangkan oleh Richard Barker, Ian Palmer, Harry Ellis), notasi Crow’s Foot, dan beberapa notasi lain. Namun yang banyak digunakan adalah ERD dengan notasi Chen (Rosa, dan Shalahuddin, 2013).
Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD)
DFD adalah representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran. DFD dapat digunakan untuk mempresentasikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada beberapa level abstrasksi. DFD dapat dibagi menjadi beberapa level yang lebih detail untuk mempresentasikan aliran informasi atau fungsi yang lebih detail. DFD menyediakan mekanisme untuk pemodelan fungsional atau pemodelan aliran informasi. Oleh karena itu, DFD lebih sesuai digunakan untuk memodelkan fungsi-fungsi perangkat lunak yang akan diimplementasikan menggunakan pemrograman terstruktur karena pemrograman tersetruktur membagi-bagi bagiannya dengan
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
1. Entity Relational diagram (ERD)
Kategori
Gambar 1. Entity Relational Diagram (ERD)
2. Data Flow Diagram (DFD)
2.1 Diagram Konteks
2.2 DFD level 0
2.4 DFD level 1 Transaksi
Pegawai gudang
2.1 Transaksi buku masuk
2.2 Transaksi buku keluar
Buku_masuk
2.3 Transaksi retur buku
Buku_keluar
Buku_retur
Gambar 5. DFD level 1 transaksi
2.5 DFD level 1 Data diolah
Buku_masuk
Buku_keluar
Buku_retur
3.1
Data Diolah stokBuku
2.6 DFD level 1 Laporan
Laporan
stok buku Data_stokBuka
Laporan
buku masuk Buku_masuk
Laporan
buku keluar Buku_keluar
Laporan
retur buku Buku_retur
Admin
Pegawai gudang Laporan stok
buku
Laporan buku masuk
Laporan buku keluar
Laporan retur buku
Data stok buku
Laporan buku masuk
Laporan buku keluar
Laporan retur buku
Gambar 7. DFD level 1 laporan
IMPLEMENTASI
1. Halaman login sistem
Merupakan tampilan awal ketika masuk ke dalam sistem. Untuk lebih jelasnya terlihat pada gambar 8.
2. Halaman dashboard
Halaman ini berisi informasi dari menu-menu pada sistem.
Gambar 9. Tampilan halaman dashboard
3. Halaman data buku
Pada halaman ini berisi informasi data buku yang sudah diinputkan sebelumnya. Lebih jelasnya terlihat pada gambar 10.
Gambar 10. Tampilan halaman data buku
4. Halaman input data buku
5. Halaman transaksi buku masuk
Halaman ini berfungsi untuk melakukan pencatatan transaksi buku masuk. Untuk transaksi buku keluar dan retur tampilannya sama dengan gambar 12.
Gambar 12. Tampilan transaksi buku masuk
6. Halaman data stok buku
Halaman ini berisi data stok buku setelah proses transaksi diinputkan.
7. Halaman laporan stok buku
Halaman ini adalah print pdf laporan stok buku
Gambar 14. Tampilan laporan stok buku
8. Halaman data buku masuk
Halaman ini merupakan hasil dari poses transaksi buku masuk, dan terdapat tombol laporan digunakan untuk membuat mencetak laporan buku masuk.
9. Halaman laporan buku masuk harian
Merupakan halaman laporan pdf dari transaksi buku masuk
Gambar 16. Tampilan laporan buku masuk harian
10. Halaman ubah password
Halaman ini digunakan untuk merubah password user.
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan mengenai pembuatan Sistem Informasi Stok Buku berbasis Web diantaranya:
a. Sistem Informasi Stok Buku dapat mencatat data buku, ketagori buku, dan penerbit buku yang nantinya dapat digunakan untuk pendataan stok buku di Galaxy Offset.
b. Sistem ini dapat melakukan pencatatan transaksi buku masuk, buku keluar, dan buku retur. c. Dapat membuat laporan baik stok buku digudang, buku buku masuk, buku keluar, dan
buku retur.
d. Dan dapat melakukan pencarian data secara otomatis dengan menuliskan data yang ingin di cari pada kolom pencarian.
6.2. Saran
Sistem web yang dibangun dalam tugas proyek ini belum bersifat menyeluruh, artinya masih banyak bagian-bagian yang belum sempurna dan perlu adanya pengembangan lebih lanjut diantaranya :
a. Sistem ini belum bisa menampilkan informasi tentang kapan terjadinya berubahan data, yang menyebabkan adanya duplikasi data. Oleh sebab itu dibutuhkan program yang dapat menampilkan informasi mengenai waktu perubahan data.
b. Sistem ini belum bisa melakukan backup data langsung dari sistem. Untuk melakukan backup data harus membuka database di MySQL. Oleh sebab itu dibutuhkan program tambahan untuk melakukan proses backup data.
DAFTAR PUSTAKA
Adi, Nugroho, 2005, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung.
A.S, Rosa, dan Shalahuddin, M., 2013 Rekayasa Perangkat Lunak, Informatika Terstruktur dan
Berorientasi Obyek, Bandung.
Hardhianzah, Fajar. 2015 Aplikasi Stok Gudang Berbasis Web di PT Landkrone Indo Nutri,
Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.
Kusuma, Dinata, Adji. 2009 Sistem Informasi Persediaan Baranng Pada Distro Above Store Semarang, Tugas Akhir, Fakultas Komputer Universitas Dian Nuswantoro, Semarang.
Kusuma, Hendra. 2009, Manajemen Produksi : Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Edisi 4. Andi, Yogyakarta.
Nur, dkk., 2012, Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Web di PT Putera Agung Setia,
Seminar Nasional Informatika, Yogyakarta.
Oetomo, B S D. 2002, Perancangan Dan Pembangunan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.
Rangkuti, F. 2004, Manajemen Persediaan Aplikasi di Budang Bisnis, Erlangga, Jakarta.
Rano, Laksono, Bernandus, 2008, Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan Barang
Minimarket Berbasis Linux. Diambil dari :
https://repository.usd.ac.id/2302/2/033124006_Full.pdf[diakses 26 Oktober 2017]
Riyanto, 2014, Membuat Aplikasi Mini Market integrasi barcode reader dengan PHP dan
MySQL, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Sidik, Betha, Ir, 2005, MySQL, Informatika, Bandung.
