PERANCANGAN KNOWLEDGE
MANAGEMENT PADA PT. CITRA DELI
KREASITAMA
Tomi Setiawan, Bobby Hertanto,
Wesly, Argogalih, S.Kom., MM.
Universitas Bina Nusantara, KH. Syahdan 9, Jakarta 11480, Indonesia,[email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected] ABSTRAK
Tujuan penulisan ialah merancang Knowledge Management System yang dapat mendukung penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian dan pemanfaatan knowledge di dalam internal perusahaan, terutama untuk meningkatkan kualitas produk serta pengembangan produk baru pada PT. Citra Deli Kreasitama. Metode yang digunakan adalah observasi langsung dan wawancara. Analisis perusahaan menggunakan metode European Foundation for Quality Management (EFQM) dan Inukshuk KM Model sesuai dengan teori Kimiz Dalkir. Hasil analisis dengan EFQM Self-Assessment Questionnaire menunjukkan posisi perusahaan saat ini dalam kriteria enabler (leadership, policy and strategy, people, partnership and resources, process, product and services) serta result (customer result, people result, society result serta key result). Perusahaan dapat menghasilkan result yang tergolong baik, walaupun enabler masih tergolong rendah. Hasil analisis dengan Inukshuk menunjukkan knowledge yang saat ini dimiliki perusahaan. Inukshuk menganalisa knowledge yang dimiliki perusahaan dalam bagian socialization, externalization, combination, internalization, leadership, technology dan culture. Simpulannya adalah aplikasi KM yang dikembangkan mampu membantu perusahaan untuk mengoptimalkan knowledge asset dalam rangka meningkatkan inovasi
Kata Kunci
Perancangan, Knowledge Management
ABSTRACT
The purpose of study is designing Knowledge Management System, which can be used for repository, managing, distributing and utilization in company internal, especially for increasing product quality and developing new product at PT. Citra Deli Kreasitama. Method used was done by direct observation and interview. Applied analysis were European Foundation for Quality Management (EFQM) method and Inukshuk (based on Kimiz Dalkir theories). Result is a KM application that can help the company to optimize knowledge asset for increasing the quality of innovation. The conclusion is a solution for managing knowledge problem is by building a knowledge management application, so knowledge can be managed well and preventing from knowledge asset loss.
Keyword
Designing, Knowledge Management
1.
PENDAHULUAN
PT. Citra Deli Kreasitama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi minuman kesehatan, khususnya jamu berkhasiat untuk menjaga kesehatan fungsi liver. Perusahaan ini juga menjalin hubungan dengan berbagai perusahaan pemasok bahan baku berkualitas. Kendala yang dihadapi yakni persaingan bisnis di bidang perdagangan minuman kesehatan menuntut perusahaan untuk meningkatkan kualitas produk secara berkesinambungan seiring perkembangan dan kemajuan teknologi yang semakin pesat.
Perusahaan dituntut untuk selalu melakukan inovasi dalam pengelolaan proses bisnis maupun dalam pengambilan keputusan yang dilakukan pihak manajemen. Salah satu solusi yang
dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kualitas produk dan kualitas usahanya adalah dengan menggunakan Teknologi Informasi (TI). Dengan TI juga dapat membantu pemilik usaha untuk mendokumentasikan data yang diperlukan oleh perusahaan dan juga menghasilkan informasi guna pengambilan keputusan strategis.
Untuk mengatasi kendala dalam persaingan bisnis terutama usaha produksi jamu, penulis memberikan solusi kepada perusahaan ini dengan merancang dan membuat suatu sistem yang mendukung proses pendokumentasian pengetahuan. Sehingga diharapkan dapat membantu perusahaan ini untuk menghasilkan produk jamu berkualitas.
Perusahaan ini memiliki banyak pengetahuan, dalam bentuk dokumen maupun pengetahuan berupa ide dan pemikiran yang masih disimpan karyawan. Semua pengetahuan ini sebenarnya juga merupakan sebuah asset yang penting untuk perusahaan.
Perusahaan ini memiliki permasalahan kurangnya kesadaran serta tidak adanya wadah untuk mengorganisir dan mendokumentasikan pengetahuan yang ada pada setiap karyawan. Khususnya pengetahuan mengenai prosedur produksi perusahaan, informasi produk, tren yang sedang berlaku di perusahaan, strategi perusahaan yang pernah dilakukan, serta permasalahan di masa lampau dan solusi untuk mengatasi permasalahan yang pernah ada.
Pihak manajemen perusahaan ini sangat berharap untuk dapat meningkatkan kinerja karyawan lama dan mengasah kemampuan karyawan baru dengan sistem pembelajaran yang baik serta meningkatkan kemampuan pemecahan masalah bersama-sama. Sehingga diharapkan karyawan dapat menyalurkan pengetahuan ke dalam sebuah sistem berbentuk aplikasi, tujuannya dapat mendukung kegiatan knowledge sharing agar dapat mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki.
2.
METODOLOGI
Metode yang digunakan antara lain: Studi Pustaka
Mencari berbagai sumber yang dapat dijadikan referensi yang relevan dan sesuai dengan masalah yang terjadi. Sumber-sumber ini dapat berupa buku, e-book, dan sebagainya yang dapat dicari di perpustakaan dan internet.
Wawancara
Pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab dengan pemilik dan pegawai-pegawai terhadap masalah yang terjadi.
EFQM Excellence Model
Model ini didasarkan kepada model tradisional kualitas dan kesempurnaan. EFQM membantu organisasi dalam membangun sistem manajemen mutu yang komprehensif dan pengembangannya lebih lanjut secara berkepanjangan.
Metode Perancangan
Metode perancangan yang digunakan adalah Metode OOAD(Object Oriented Analysis and
Design) berdasarkan metode Satzinger (2010) melalui tahapan: o Pembuatan Class Diagram.
o Pembuatan Use case Diagram.
o Pembuatan Sequence Diagram.
o Pembuatan User Interfaces.
3.
HASIL DAN BAHASAN
3.1. HASIL PENELITIAN
Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan menggunakan metodelogi yang disebutkan di atas seperti metode kepustakaan, wawancara, EFQM Excellence Model dan lain-lain. Didapatkan suatu hasil yakni :
Strategic Plan
Dalam butir ini akan dikemukakan mengenai Visi dan Misi organisasi dari PT. Citra Deli Kreasitama yang didapat dari hasil pengamatan. Berikut Penjabarannya :
o Visi perusahaan ini adalah menjadi perusahaan industry obat herbal yang diandalkan dan dipercaya masyarakat, serta mengembangkan produk yang dikenal secara nasional maupun global.
o Misi perusahaan ini adalah mengembangkan penggunaan obat herbal tradisional asli Indonesia yang diolah secara modern ke seluruh masyarakat Indonesia serta memperkenalkannya ke manca negara.
EFQM Excellence Model
Untuk menganalisa perusahaan ini dengan metode EFQM, penulis menggunakan
self-assessment questionnaire yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. o Leadership
Menurut self-assessment questionnaire perusahaan ini, leader adalah seseorang yang memimpin perusahaan untuk mencapai target yang diinginkan. Leader perusahaan ini juga merupakan founder (pendiri) yang mempunyai visi dan misi untuk perusahaan.
Leader perusahaan ini mempunyai gaya kepemimpinan demokratis yang
diterapkan oleh Direktur Utama, Manager Marketing, Manager Purchasing, Manager Personalia dan Manager Pengawas Mutu. Gaya kepemimpinan ini dapat dilihat dari setiap pengambilan keputusan dalam rapat yang selalu diadakan melalui voting. Leader tidak pernah mengambil keputusan secara otoriter.
Leader perusahaan ini selalu memberikan semangat untuk menjaga performa
karyawan agar mendukung inovasi, fleksibilitas serta kesinambungan. Leader perusahaan ini mempunyai standar result yang digunakan untuk mengevaluasi progress karyawannya, yaitu karyawan harus memiliki sifat disiplin, berdedikasi tinggi, peduli pada perusahaan, jujur serta inovatif.
Stakeholder utama perusahaan ini adalah karyawan serta pemegang modal. Leader mengetahui dan mengidentifikasi kebutuhan mereka dengan cara melakukan
forum diskusi. Forum diskusi ini dilaksanakan untuk melakukan brainstorming dengan tujuan untuk mencari inovasi baru.
Leader juga sering mengadakan meeting secara rutin dengan karyawan untuk
mengkomunikasikan tujuan perusahaan, serta pemberian motivasi. Ini dilakukan dengan tujuan agar karyawan tetap bersemangat dalam bekerja serta turut memberikan kontribusi untuk perusahaan.
Leader selalu menyediakan waktu untuk mendukung dan mendengarkan
karyawannya. Hal ini bisa terlihat dari leader yang selalu siap mendengarkan semua keluhan karyawannya serta mengadakan forum khusus secara berkala untuk membahas kendala mereka.
Leader perusahaan ini selalu memberikan respon atas perubahan yang baik
dengan cara cepat tanggap untuk menyesuaikan perubahan dengan pasar. Leader juga sering mengadakan rapat secara berkala untuk mengkomunikasikan strategi serta mengumumkan perubahan situasi pasar kepada stakeholder.
o Policy and Strategy
Perusahaan ini selalu mengantisipasi kebutuhan stakeholder dengan cara selalu memberikan informasi yang update. Biasanya perusahaan ini mengumpulkan dan menggunakan informasi produk yang sedang tren serta permintaan di pasar.
Perusahaan ini melacak aktivitas kompetitor dengan turun ke lapangan (canvassing). Apabila ada produk baru yang dikeluarkan kompetitor, produk tersebut akan dibeli dan dipelajari.
Perusahaan ini menganalisa performa serta kompetensi internal dengan cara
leader yang langsung turun ke lapangan untuk menetapkan target yang diinginkan.
Misalnya, untuk menetapkan target packing, leader akan melakukan ujicoba secara personal untuk mengetahui berapa banyak yang dapat dihasilkan dalam satu jam.
Perusahaan menyesuaikan diri dengan keadaan permintaan pasar serta melakukan forecasting untuk memilih dan menetapkan prioritas strategi. Perusahaan ini juga menyesuaikan proses framework dengan struktur organisasi yang dimiliki.
Untuk mengkomunikasikan strategy dengan pihak eksternal, perusahaan ini memiliki website dan akun jejaring sosial yang digunakan untuk menyampaikan informasi terkini mengenai perusahaan kepada publik.
Perusahaan ini melakukan penyamaan visi misi serta memberikan perhatian kepada karyawannya untuk menjaga implementasi dan keefektifan strategi. Perusahaan juga tanggap terhadap seluruh keluhan dan respon dari customer serta stakeholder.
o People
Perusahaan mempunyai standar yang digunakan untuk merekrut karyawannya. Perusahaan ini mencari orang-orang yang kurang lebih memiliki visi dan misi sesuai dengan perusahaan untuk memastikan rencana HR sesuai dengan strategi perusahaan.
Perusahaan ini mengelola perekrutan dengan melihat pengalaman, cara bicara,
skill, serta penampilan. Perusahaan ini juga mendukung pengembangan karir dengan
perencanaan kesuksesan sesuai dengan hasil pekerjaan dan senioritas karyawan. Perusahaan ini juga mengadakan training serta tes yang dilaksanakan untuk mengetahui bidang yang cocok untuk ditempati oleh karyawan. Ini dilakukan dengan tujuan untuk mengembangkan skill karyawan untuk memastikan perusahaan dapat berinovasi.
Untuk meningkatkan semangat kerja karyawan, perusahaan memberikan bonus, serta mengadakan acara rekreasi bersama setiap 6 bulan sekali. Acara rekreasi ini juga dilakukan dengan tujuan sebagai bentuk apresiasi perusahaan atas peran serta dalam memajukan perusahaan.
Perusahaan ini juga menyediakan kesempatan untuk karyawan menyelesaikan masalah yang dihadapinya saat bekerja untuk pengembangan dan mendukung inovasi. Untuk menjaga karyawan tetap informatif terhadap informasi terbaru, perusahaan mengadakan forum diskusi yang juga melibatkan karyawan untuk berbagi pengetahuan, serta memberikan umpan balik kepada upper management.
Perusahaan ini melibatkan karyawannya dalam aktifitas yang memberikan kontribusi pada society. Perusahaan ini mengadakan bazaar amal yang dilakukan setiap satu tahun sekali.
o Partnership and Resources
Distributor, agen, depo serta toko ecer merupakan partner utama yang dimiliki perusahaan untuk memasarkan produknya. Perusahaan ini juga memiliki supplier utama untuk membeli bahan baku serta keperluan produksi lainnya. Seluruh partner dan
supplier ini berkontribusi terhadap strategi yang dimiliki perusahaan. Misalnya, apabila
ada kesalahan cetak pada packaging, distributor akan memberi kabar kepada perusahaan, agar segera ditukarkan dengan barang baru.
Policy financial utama yang dimiliki oleh perusahaan adalah menetapkan batas
hutang untuk menjaga keuangan perusahaan agar tetap sehat. Perusahaan ini mengalokasikan sumber daya finansial dengan menghitung hasil penjualan per-satu kotak. Ini dilakukan untuk memudahkan alokasi pendanaan yang dibutuhkan untuk menjalankan strategi perusahaan.
Perusahaan ini dalam kegiatan produksinya, tidak memiliki dampak negatif pada lingkungan. Perusahaan ini juga mengelola aset yang dimiliki untuk meningkatkan
life-cycle. Perusahaan ini juga menggunakan teknologi komputer untuk melakukan
pembukuan, pencatatan strategi dan lain-lain. Teknologi yang dimiliki perusahaan selalu akan diperbaharui apabila sudah menghasilkan data yang tidak akurat.
Perusahaan ini menyimpan pengetahuan yang dimiliki dalam bentuk tertulis yang disimpan ke dalam sebuah arsip perpustakaan. Dalam upaya membagikan informasi, perusahaan juga menggunakan fasilitas bulletin board.
o Processes, Product and Services
Semua produk dihasilkan mempunyai standar yang sudah ditetapkan oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, yakni CPOTB (Cara Pembuatan Obat Tradisional yang Baik). Perusahaan ini mengembangkan produknya dengan mengikuti tren yang berjalan di masyarakat serta mengembangkan produk sesuai keinginan pasar.
Perusahaan ini sering berkomunikasi dengan customer dan stakeholder untuk menghasilkan produk berkualitas dan melakukan inovasi produk. Perusahaan selalu menjaga kualitas produksi serta selalu memberikan feedback atas saran serta keluhan dari semua stakeholder. Ini dilakukan untuk mengembangkan produk yang kompetitif di pasar.
Perusahaan juga sering berinovasi bersama customers, partner dan eksternal
stakeholder melakukan diskusi bersama dengan para stakeholder untuk mendapatkan
informasi dan masukan mengenai produk perusahaan.
Perusahaan ini menjual produknya melalui distributor, agen, depo serta toko ecer. Perusahaan mempromosikan produknya melalui internet, bazaar serta sales
canvassing.
Produk diproduksi sesuai dengan resep yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Untuk mengelola life-cycle produk demi kepentingan society dan lingkungan, perusahaan ini melakukan maintenance mesin secara rutin untuk menjaga kualitas produk yang dihasilkan.
Customer utama yang dimiliki perusahaan ini adalah distributor, agen, depo
serta toko ecer. Semua customer ini memiliki kebutuhan yang berbeda. Untuk menangani feedback dan saran dari customer, perusahaan selalu cepat tanggap. Semua keluhan yang masuk akan segera diproses tanpa waktu pending demi kenyamanan konsumen. Perusahaan ini selalu memonitor dan mengevaluasi persepsi dan pengalaman customer untuk meningkatkan kualitas layanan.
o Customer Result
Seluruh distributor, agen, depo serta toko kecil adalah customer inti yang dimiliki perusahaan ini. Indikator yang digunakan perusahaan ini untuk melihat reputasi dan image yang dimiliki terhadap perusahaan adalah dengan melihat hasil penjualan produk.
Perusahaan ini memiliki indikator persepsi untuk memonitor pandangan
customer mengenai produk yang ditawarkan. Indikator ini adalah hasil dari wawancara
singkat kepada customer yang membeli produk yang ditawarkan.
Untuk memonitor penilaian performa penyampaian produk ke customer, perusahaan menggunakan jumlah complain yang masuk. Apabila ada customer yang mengeluhkan mengenai keterlambatan pengiriman barang, perusahaan akan langsung menelusuri permasalahan yang ada.
Perusahaan menilai hubungan dan dukungan customer dengan melihat tingkat kepuasan saat perusahaan melayani dan memproses komplain yang diterima. Untuk melihat keterlibatan dan keloyalan customer, perusahaan menggunakan laporan penjualan yang dievaluasi secara berkala. Penjualan yang meningkat setiap bulannya, menunjukkan keloyalan customer terhadap produk perusahaan.
Perusahaan ini mempunyai indikator untuk mengetahui pengakuan dari eksternal melalui banyaknya pihak luar yang mengajak perusahaan ini untuk bekerja sama. Perusahaan ini juga melihat ketertarikan customer pada produk yang ditawarkan sebagai indikator performa yang dilihat untuk mengukur tingkat pelayanan customer.
o People Result
Untuk memonitor kepuasan dan keterlibatan karyawan, perusahaan mempunyai indikator melalui adanya timbal balik dari karyawan saat terjadinya forum dan diskusi untuk pengembangan perusahaan. Perusahaan juga memonitor pandangan karyawan dengan melihat performa karyawan saat bekerja, perusahaan juga menawarkan bonus untuk setiap karyawannya.
Perusahaan melihat tingkat pemahaman mengenai strategi yang disampaikan dengan tujuan untuk digunakan sebagai indikator atas leadership, manajemen serta
internal communication. Perusahaan juga menilai pandangan karyawan atas situasi
kerja melalui tingkat produktifitas karyawan serta rendahnya tingkat keluhan atas kondisi tempat kerja.
Untuk menilai pandangan karyawan atas pelatihan kompetensi serta managemen, perusahaan melihat dari ketertarikan dan tingkat kehadiran karyawan saat diadakannya pelatihan. Indikator performa yang digunakan untuk target setting,
competency serta performance management adalah melalui tingkatan keberhasilan
karyawan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan.
Perusahaan ini menilai pandangan society atas image dan reputasi perusahaan melalui tingkat kepuasan pelanggan atas produk yang ditawarkan. Perusahaan mengasumsikan pelanggan yang puas berarti image dan reputasi akan tetap terjaga.
Perusahaan ini menilai pandangan society atas societal impact serta lokasi perusahaan adalah melalui tidak adanya protes masyarakat atas adanya perusahaan ini di lingkungan mereka. Untuk aspek lingkungan, perusahaan ini tidak memiliki impact negatif pada lingkungan.
Untuk aspek sosial, perusahaan telah melakukan CSR secara rutin, dengan mengikuti bazaar amal yang seluruh hasil penjualannya disumbangkan. Sedangkan untuk aturan pemerintah, perusahaan selalu berusaha untuk membayarkan pajak tepat waktu.
Perusahaan ini memiliki indikator untuk bahan baku yang dibeli melalui
quality control (QC). Perusahaan memiliki bahan baku yang minimal 85% lolos QC
untuk kemudian diproduksi. Untuk indikator persepsi keamanan, perusahaan menetapkan tidak ada kecelakaan kerja saat karyawan menyelesaikan tugasnya.
o Key Result
Perusahaan mengukur financial performance dengan melihat kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban jangka pendeknya. Perusahaan juga melihat kemampuan perusahaan untuk menghasilkan cash melalui penjualan. Sedangkan untuk mengukur performa perusahaan dengan budget yang dimiliki, perusahaan menyesuaikan diri dengan investasi yang direncanakan.
Perusahaan menetapkan volume barang dan jasa yang disampaikan sesuai dengan demand dari pasar, jumlah penjualan juga harus sesuai dengan target yang telah ditentukan. Perusahaan ini juga menetapkan Key Project Indicator untuk memprediksi performa secara keseluruhan dengan merencanakan proyek yang tidak over-budget serta mengharapkan proyek selesai pada waktunya.
Untuk memprediksi performa keseluruhan, perusahaan menggunakan key
indicator sebagai berikut: Customer yang setia kepada perusahaan, Learning and Growth yang berkesinambungan, Stakeholder yang setia kepada perusahaan serta
kemampuan perusahaan melunasi kewajiban jangka pendek serta jangka panjang. Untuk keperluan analisis strategis perusahaan, perusahaan menggunakan analisa SWOT untuk mencari tahu kekuatan, kelemahan serta kesempatan dan ancaman pada perusahaan.
Inukshuk KM Model
o Socialization
Proses sosialisasi antar sumber daya manusia (SDM) di dalam perusahaan ini salah satunya dilakukan melalui tatap muka antar karyawan (rapat, diskusi, dan pertemuan bulanan). Melalui tatap muka ini, SDM yaitu karyawan dapat saling berbagi
knowledge dan pengalaman yang dimilikinya untuk mendapatkan knowledge baru.
Selama ini tidak ada masalah dalam pertukaran tacit-to-tacit knowledge di perusahaan. Sehingga tidak diperlukan fitur yang mendukung pertukaran knowledge secara real-time.
o Externalization
Karyawan perusahaan ini banyak memiliki banyak ide dan pengetahuan yang tidak dapat disalurkan dengan baik. Perusahaan ini juga ingin memiliki suatu wadah diskusi khusus yang mampu mengintegrasikan para karyawan ke dalam satu kesatuan dimana para karyawan dapat saling berdiskusi satu sama lain untuk memberikan masukan bagi perusahaan maupun feedback baik itu mengenai knowledge yang ada ataupun dalam hal kebijakan perusahaan tanpa memandang jabatan dan senioritas diantara karyawan.
Dalam sistem yang akan dibangun, perusahaan membutuhkan fitur yang dapat mendukung proses eksternalisasi dengan baik. Sistem KM akan sangat membantu proses eksternalisasi, yaitu proses untuk merubah tacit knowledge akan menjadi suatu bentuk yang tertulis. Dukungan terhadap proses eksternalisasi ini, dapat diberikan dengan fitur seperti articles, forum serta inbox.
o Combination
Perusahaan ini sering mencari jurnal penelitian dan artikel dari berbagai sumber. Perusahaan ini sering mengumpulkan materi-materi mengenai bahan tradisional yang dapat digunakan sebagai bahan baku produksi. Semua jenis materi ini disimpan dalam sebuah penyimpanan fisik (seperti lemari, map dan rak buku). Kendala perusahaan saat ini adalah seringnya mengalami kesulitan dalam pencarian jurnal penelitian yang dibutuhkan. Perusahaan sering mengalami kehilangan jurnal dan artikel yang pernah didapatkan.
Proses konversi knowledge melalui kombinasi adalah mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam sistem KM. Media untuk proses ini dapat melalui fitur download, product knowledge dan notulen.
o Internalization
Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah didokumentasikan dapat disebarkan, akan membantu peningkatan knowledge SDM. Perusahaan ini memiliki sumber-sumber explicit knowledge yang dapat diperoleh melalui buku catatan, papan pengumuman dan internet sebagai sumber eksternal yang dapat mendukung proses ini. Kendala saat ini adalah karyawan baru sulit untuk mem-follow up knowledge yang dimiliki oleh perusahaan, karena budaya membaca masih rendah.
Sistem ini perlu memiliki alat bantu penyimpanan dokumen. Fitur-fitur learning akan sangat membantu terlaksananya proses ini. Selain itu pendidikan dan pelatihan (training) dapat mengubah explicit knowledge menjadi tacit knowledge pada karyawan.
Dalam KM terdapat beberapa fitur sebagai wadah bagi karyawan untuk berbagi pengetahuan, seperti product gallery, article, news and announcement serta company
profile.
o Leadership
Perusahaan ini mempunyai gaya kepemimpinan demokratis yang diterapkan oleh Direktur Utama, Manager Marketing, Manager Purchasing, Manager Personalia dan Manager Pengawas Mutu. Gaya kepemimpinan ini dapat dilihat dari setiap pengambilan keputusan dalam rapat yang selalu diadakan melalui voting. Leader tidak pernah mengambil keputusan secara otoriter.
Pemimpin perusahaan ini memiliki tacit knowledge yang hanya dapat dibagikan hanya pada saat tertentu. Perusahaan ini membutuhkan sebuah fitur yang dapat membantu leader untuk menyampaikan tacit knowledge yang dimiliki olehnya. Fitur forum dan article diharapkan dapat membantu leader serta people dalam penyampaian tacit knowledge yang dimilikinya.
o Technology
Teknologi yang digunakan di dalam perusahaan ini yaitu 10 unit komputer dengan spesifikasi Intel Core 2 Duo, 10 unit printer dan scanner. Semua komputer ini hanya digunakan untuk mencatat pembukuan.
o Culture
Perusahaan ini memiliki budaya yang karyawannya sulit untuk berbagi pengetahuan. Perusahaan ini memiliki banyak tacit knowledge yang belum didokumentasikan yang bisa dimanfaatkan untuk knowledge sharing antar karyawan. Wadah KM diharapkan membantu karyawan berbagi knowledge dalam sebuah forum diskusi yang disediakan. perusahaan ini selalu menetapkan budaya demokratis dimana setiap karyawan dapat berpendapat.
4.
SIMPULAN DAN SARAN
4.1. Simpulan
o Dengan metode Self-Assessment Questionnaire, perusahaan ini meraih skor 560.8 point. Angka ini berarti perusahaan memiliki sistem manajemen yang baik, namun masih harus
dikembangkan ke depannya. Standar minimal skor yang ditetapkan oleh EFQM adalah 500 poin.
o Inukshuk digunakan untuk memetakan fitur-fitur yang dibuat dalam aplikasi KM. Seluruh fitur yang dikembangkan dapat digunakan untuk memudahkan perusahaan dalam pengelolaan knowledge asset perusahaan.
o Aplikasi KM yang dikembangkan mampu membantu perusahaan untuk mengoptimalkan
knowledge asset dalam rangka meningkatkan kualitas inovasi. Hal ini tercermin dari
kolaborasi dalam bentuk workgroup antar user aplikasi KM.
o Fitur forum, product, articles, research, download dan search akan mempermudah seluruh karyawan untuk menemukan knowledge. Fungsi itu juga memungkinkan seluruh karyawan untuk saling bertukar knowledge untuk meningkatkan knowledge.
o Kolaborasi karyawan dapat diakomodasi dengan portal ini, yaitu dengan fitur forum. 4.2. Saran
Perusahaan diharapkan membuat policy, rules, reward dan punishment mengenai penggunaan aplikasi KM dalam aktivitas sehari-hari. Dengan adanya keempat item di atas, diharapkan knowledge dalam aplikasi KM ini sedikit demi sedikit akan bertambah banyak. Untuk meningkatkan tacit-to-tacit knowledge transfer, perusahaan diharapkan dapat
mengembangkan fitur video conferencing atau chatbox. Kedua fitur ini digunakan sebagai sarana untuk mempermudah proses transfer knowledge lebih cepat dan lebih baik.
Perusahaan hendaknya melakukan monitoring kapasitas media storage aplikasi KM tersebut. Media storage sangat penting untuk diperhatikan mengingat fungsinya sebagai
knowledge repository dalam aplikasi tersebut.
Perusahaan diharapkan tetap menerapkan EFQM Self-Assessment setiap 5 tahun sekali untuk mengetahui perkembangan kinerja perusahaan, serta mencari solusi atas permasalahan yang dimiliki.
Perusahaan diharapkan dapat menunjuk seorang Chief Knowledge Officer (CKO) untuk menjadi penanggung jawab dalam hal pengelolaan portal KM. Dalam aktivitas sehari-harinya, CKO tunduk atau dibawah koordinasi Chief Information Officer (CIO) perusahaan. Perusahaan diharapkan dapat melakukan measurement KM dengan menggunakan IT
Balanced Scorecard secara berkala.
Perusahaan diharapkan membangun Customer Relationship Management System untuk menjaga hubungan baik dengan customer.
5.
REFERENSI
[1] Babar, M.A., Dingsøyr, Torgeir, Lago, Patricia, van Vliet, Hans (2009). Software
Achitecture Knowledge Management, Theory and Practice. Springer-Verlag Berlin
Heidelberg.
[2] Dalkir, Kimiz. (2011). Knowledge management in Theory and Practice. Massachusetts Insitute of Technology.
[3] Dathan, Brahma, Ramnath, Sarnath (2011). Object-Oriented Analysis and Design. Universities Press (India) Pvt. Ltd.
[4] European Foundation for Quality Management, www.efqm.org, diakses tanggal 5 September 2012
[5] Fernandez, IB., Sabherwal, Rajiv (2010). Knowledge Management Systems and Processes. New York: M.E. Sharpe, Inc.
[6] Girard J.P. (2005). Knowledge Management Professional Society. John Girard (Ed.) “The
Inukshuk: A Canadian Knowledge Management Model” (hal. 9)
[7] Gottschalk, Petter (2007). Knowledge Management System : Value Creation. United Kingdom: Idea Group Publishing.
[8] Kendall, K.E, Kendall, J.E. (2011). System Analysis and Design (8th Edition). England: Pearson Education.
[9] Lambe, Patrick (2007). Organising Knowledge: Taxonomies, Knowledge and
Organizational Effectiveness. Great Britain: Chandos Publishing.
[10] Maier, Ronald. (2007). Knowledge Management Systems: Information and Communication
Technologies for Knowledge Management, Third Edition. New York: Springer.
[11] Michalska, J. (2008). Journal Of Achievements in Materials and Manufacturing Engineering. “Using the EFQM Excellence Model to The Process Assessment”
[12] Naka, Isamu, Ihsikawa, Akira (2007). Knowledge Management and Risk Strategies. Singapore: World Scientific Publishing Co. Pte. Ltd.
[13] Putri, S.S., Pangaribuan, T.B., (2009). Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009). “Knowledge Management System: Knowledge Sharing Culture di
Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta”.
[14] Satzinger, John W. Jackson, Robert B. Burd, Stephen D. (2010). Object-Oriented Analysis
& Design in A Changing World. Course Technology, Cengage Learning. Boston, USA.
[15] Sole, Mar, Joan-Lluís Capelleras (2012). Universitat Autonoma de Barcelona. “Product
Innovation and Technological Collaboration: A Combined Effect on SME Growth” (hal 29)
[16] Usman, Aryastami, Hendarwan (2008). Buletin Penelitian Sistem Kesehatan. “Penerapan
European Foundation for Quality Management (EFQM) di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk Meningkatkan Kinerja Dinas”
[17] Watson, P. (2002). Business Practices. “Implementing the European Foundation for
Quality Management Excellence Model” (hal. 15)
6.
RIWAYAT PENULIS
Tomi Setiawan lahir di kota Manggar pada 15 September 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013,
Bobby Hertanto lahir di kota Jakarta pada 19 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013 dan
Wesly lahir di kota Jakarta pada 23 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013.
