IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA LKC BINA NUSANTARA

(1)

IMPLEMENTASI

KNOWLEDGE MANAGEMENT

PADA LKC BINA NUSANTARA

GROUP FIELD PROJECT

CORNELLIUS MELLINO

0832200222

HUNVREY SANDJAYA

0912200376

Program Pascasarjana Ilmu Komputer

PROGRAM STUDI MANAJEMEN SISTEM INFORMASI JENJANG S2 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

JAKARTA 2010

(2)

ii

KNOWLEDGE MANAGEMENT

PADA LKC BINA NUSANTARA

CORNELLIUS MELLINO

0832200222

HUNVREY SANDJAYA

0912200376

Tesis Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Magister MANAJEMEN SISTEM INFORMASI

Pada

FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

(3)

iii

Persetujuan Pembimbing

IMPLEMENTASI

KNOWLEDGE MANAGEMENT

PADA LKC BINA NUSANTARA

CORNELLIUS MELLINO

0832200222

HUNVREY SANDJAYA

0912200376

Pembimbing 1: Pembimbing 2:

Win Ce, S.Kom., MM Rony Baskoro Lukito, S.Kom., M.Kom.

(4)

iv

Halaman Pemberian Hak Cipta Non Eksklusif PERNYATAAN

STATEMENT

Dengan ini kami,

Nama : Cornellius Mellino

NIM : 0832200222

Nama : Hunvrey

NIM : 0912200376

Judul tesis : Implementasi Knowledge Management Pada LKC Bina Nusantara

Memberikan kepada Universitas Bina Nusantara hak non-eksklusif untuk menyimpan, memperbanyak, dan menyebarluaskan tesis karya kami, secara keseluruhan atau hanya sebagian atau hanya ringkasannya saja, dalam bentuk format tercetak dan atau elektronik.

Menyatakan bahwa kami, akan mempertahankan hak exclusive kami, untuk

menggunakan seluruh atau sebagian isi tesis kami, guna pengembangan karya di masa depan, misalnya bentuk artikel, buku, perangkat lunak, ataupun sistem informasi.

Hereby grant to our school, Bina Nusantara University , the non-exclusive right to archive, reproduce, and distribute our thesis, in whole or in part, whether in the form of printed and electronic formats.

We acknowledge that we retain exclusive rights of our thesis by using all or part

of it in the future work or outputs, such as article, book, software, and information system.

Jakarta, 05 May 2010

(5)

v

KATA PENGANTAR

Tesis yang berjudul Implementasi Knowledge Management Pada LKC

Bina Nusantara ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Manajemen Sistem Informasi dalam jenjang pendidikan Strata-2 (S2) pada BINUS University. Dalam penyusunan tesis ini, penulis mendapat banyak bantuan dari berbagai pihak dan pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:

1. Orang tua dan saudara Penulis yang telah memberikan dukungan, baik

secara moril dan material.

2. Bapak Win Ce, S.Kom., MM selaku pembimbing yang telah memberikan

petunjuk, saran, dan bimbingan.

3. Ibu Karen Vanessa C. Salamat., MLIS selaku Library and Knowledge

Center Manager (LKC) dan pembimbing dari pihak LKC BINA

NUSANTARA yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan

eksplorasi mengenai Knowledge Management pada LKC BINA NUSANTARA.

4. Bapak Rony Baskoro Lukito, S.Kom., M.Kom. atas selaku pembimbing

dari pihak LKC BINA NUSANTARA yang telah memberikan petunjuk, saran dan bimbingan.

5. Ibu Nelly, S.Kom., MM, selaku Wakil Rektor II yang membawahi LKC

Bina Nusantara dan memberikan banyak dukungan untuk tesis ini.

6. Bapak Prof. Dr. Ir. Harjanto Prabowo, MM selaku Rektor BINUS

University yang telah memberikan kesempatan untuk menuntut ilmu di BINUS University.

7. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas

Komputer Program Magister Manajemen Sistem Informasi Jenjang S2 BINUS University.

8. Ibu Dr. Rinda Hedwig, selaku Ketua Jurusan Program Magister

Manajemen Sistem Informasi Jenjang S2 BINUS University.

9. Dr. Hoga Saragih, ST. MT Sekretaris Jurusan Program Magister

(6)

vi

10. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla M. App.Sc selaku dosen knowledge

management angkatan 09T1 yang telah memberikan banyak ilmu dan pengalaman praktis knowledge management kepada penulis.

11. Ibu Meyliana, S.Kom., MM atas selaku pembimbing dari pihak BINA

NUSANTARA yang telah memberikan petunjuk, saran dan bimbingan.

12. Ibu Dr. Ho Hwi Chie, M.Sc., selaku Dekan Fakultas Science and

Technology yang telah memberikan banyak dukungan secara moril, masukan dan bantuan yang sangat berguna.

13. Kepada seluruh Dosen BINUS University yang telah mendidik dan

memberikan bimbingan selama masa pendidikan.

14. Keluarga besar LKC BINA NUSANTARA yang selalu memberikan

dorongan semangat, dukungan serta bantuan kepada penulis.

15. Keluarga besar IT Directorate BINA NUSANTARA yang selalu

memberikan dorongan semangat, dukungan serta bantuan kepada penulis.

16. Sdr. Aditya Kurniawan, S.Kom yang selalu memberikan bantuan dan

masukan kepada penulis.

17. Sdr. Pipin Hariman Oyong, S.Kom., dan Sdri. Dewi Riana, S.Kom., S.E.,

yang selalu memberikan bantuan, dukungan, dan masukan untuk knowledge management kepada penulis.

18. Rekan-rekan kelas 04MAM angkatan 09T1 dan kerabat mahasiswa/i

BINUS University.

19. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu per satu yang secara

langsung maupun tidak langsung terlibat dalam penyusunan tesis ini sehingga tesis ini dapat diselesaikan dengan baik.

Akhir kata, Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tesis ini masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu, Penulis sangat mengharapkan adanya masukan, kritik, dan saran yang bersifat membangun dari pembaca. Semoga penyusunan tesis ini bermanfaat bagi semua pihak dan perkembangan knowledge management pada dunia pendidikan.

Jakarta, 05 Mei 2010

(7)

vii

IMPLEMENTASI

KNOWLEDGE MANAGEMENT

PADA LKC BINA NUSANTARA

ABSTRAK

Library and Knowledge Center merupakan tempat yang dipilih oleh Bina Nusantara untuk mengelola segala knowledge yang dimiliki dan menjadi pusat terkumpulnya knowledge dalam Bina Nusantara. Untuk mencapai hal tersebut maka akan dibentuk sebuah knowledge management system yang dapat mengakomodir kebutuhan tersebut. Tujuan penulisan adalah untuk membangun knowledge management system pada Library and Knowledge Center dan menciptakan suatu proses knowledge management agar dapat mendistribusikan knowledge yang dimiliki di dalam Bina Nusantara kepada bagian lain yang membutuhkan. Pengambilan data dilakukan dengan mengadakan forum group discussion bersama beberapa rekan dari Bina Nusantara yang berfokus kepada bagian knowledge management. Proses analisa dilakukan dengan pendekatan UML dan pembentukan metodologi khusus untuk menganalisa keadaan knowledge managmeent yang sekarang ada pada Library and Knowledge Center, dan knowledge management system yang dibuat. Hasilnya dapat disimpulkan bahwa knowledge management system yang dibentuk pada Library and Knowledge Center merupakan suatu wadah untuk menaruh, mendistribusikan, dan mencari knowledge sehingga setiap anggota yang membutuhkan knowledge tertentu dapat menemukan dalam waktu yang cepat dan tepat (CM & VR).

Kata Kunci:

(8)

viii

HALAMAN PERNYATAAN STATEMENT PAGE

Kami, nama Cornelius, NIM 0832200222 dan nama Hunvrey, NIM 0912200376 menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa tesis kami berjudul Implementasi Knowledge Management Di LKC Bina Nusantara adalah merupakan gagasan dan hasil penelitian/proyek kami sendiri dengan bimbingan Dosen Pembimbing. Kami juga menyatakan dengan sebenarnya bahwa isi tesis ini tidak merupakan jiplakan dan bukan pula dari karya orang lain, kecuali kutipan dari literatur dan atau hasil wawancara tertulis yang kami acu dan telah kami sebutkan di Daftar Acuan dan Daftar Pustaka.

Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya dan kami bersedia menerima sanksi apabila ternyata pernyataan kami ini tidak benar.

We, Name Cornellius Mellino, Student ID 0832200222 and Name Hunvrey, Student ID 0912200376 truly acknowledge that our thesis with title Implementing Knowledge Management on LKC Bina Nusantara is our concept and project result with guidance from supervisor.

We, also truly acknowledge that content of this thesis are not copyed and not from another people work, except our citation from literature or written interview result and already write in reference list and bibliography list.

That’s our acknowledge were truly made and if in reality this acknowledge weren’t true, We willing sanction.

Jakarta, 05 May 2010

Yang menyatakan

Cornellius Mellino Hunvrey

(9)

ix

RECOMMENDATION LETTER

Here with I give my recommendation to the thesis, titled

Implementing Knowledge Management on LKC Bina Nusantara

which is accomplished by

Name : Cornelius Mellino Student ID : 0832200222

Name : Hunvrey Student ID : 0912200376

in my company.

This thesis has been unsuccessfully/half successfully/successfully* implemented

in the company and has been evaluated by the authority resulted as failed

project/bad project/good project/excellent project* . It has also made the IS/IT* system in the company performed worsen/improved*

This recommendation letter shall be used as supporting document during the thesis examination.

Sincerely yours,

(Rony Baskoro Lukito, S.Kom., M.Kom.) IT & E-Content Development Coordinator

* Strikethrough the un-chosen ones

(10)

x

DAFTAR ISI

Halaman Judul ... i

Halaman Pernyataan... ii

Persetujuan Pembimbing ... iii

Halaman Pemberian Hak Cipta Non Eksklusif ... iv

KATA PENGANTAR ... v

ABSTRAK ... vii

HALAMAN PERNYATAAN ... viii

RECOMMENDATION LETTER ... ix

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang... 1

1.2 Rumusan Permasalahan ... 4

1.3 Tujuan dan Manfaat ... 5

1.4 Ruang Lingkup ... 6

BAB 2 LANDASAN TEORI ... 9

2.1 Data-Information-Intelligence-Knowledge-Wisdom ... 9 2.1.1 Pengertian Data ... 9 2.1.2 Pengertian Informasi ... 9 2.1.3 Pengertian Intelligence ... 9 2.1.4 Pengertian Knowledge ... 9 2.1.5 Pengertian Wisdom ... 10

2.2 People, Process, Technology ... 11

2.2.1 People ... 11

2.2.2 Process ... 13

2.2.3 Technology ... 13

(11)

xi

2.4 Core Knowledge ... 14

2.4.1 Clarify Core Knowledge Scope ... 15

2.4.2 Define Core Knowledge Parameters ... 15

2.4.3 Develop the Core Knowledge Structure ... 16

2.5 Knowledge Management Goals ... 17

2.6 Knowledge Assets ... 18 2.6.1 Knowledge Map ... 19 2.6.2 Knowledge Domain ... 19 2.6.3 Knowledge Policy ... 19 2.6.4 Knowledge Requirement ... 20 2.6.5 Knowledge Capabilities ... 20

2.7 Knowledge Management System ... 20

2.8 Knowledge Management Deployment Plan ... 21

2.9 Balanced Scorecard ... 22

2.9.1 Peta Strategi ... 25

2.9.2 Key Performance Indicator ... 26

BAB 3 METODOLOGI ... 28

3.1 Objek Penelitian ... 28

3.1.1 Riwayat Organisasi ... 28

3.1.2 Visi, Misi dan Values LKC ... 29

3.1.3 Library and Knowledge Center ... 30

3.1.4 Struktur Organisasi ... 31

3.2 Metodologi ... 31

3.3 Knowledge Management and Business Strategy Alignment ... 32

3.4 Analysis of Existing Knowledge Management Component ... 34

3.4.1 People ... 34

3.4.2 Process ... 34

(12)

xii

3.6 Auditing Current Knowledge Assets and System ... 37

3.6.1 Mengklarifikasi Ruang Lingkup Core Knowledge ... 38

3.6.2 Mendefinisikan Parameter Core Knowledge ... 38

3.6.3 Mengembangkan Struktur Core Knowledge ... 40

3.7 Knowledge Management Specifications and Requirements ... 40

3.7.1 People ... 41

3.7.2 Process ... 42

3.8.1 Grand Design ... 43

3.8.2 Knowledge Management System Development ... 44

3.8.3 Knowledge Management System Testing ... 47

3.9 Deployment ... 47

3.10 Performance Evaluation ... 49

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ... 55

4.1 Knowledge Management and Business Strategy Alignment ... 55

4.2 Analysis of Existing Knowledge Management Component ... 60

4.2.1 People ... 60

4.2.2 Process ... 61

4.4 Auditing Current Knowledge Assets and System ... 66

4.4.1 Mengklarifikasi Ruang Lingkup Core Knowledge ... 66

4.4.2 Mendefinisikan Parameter Core Knowledge ... 67

4.4.3 Mengembangkan Struktur Core Knowledge ... 67

4.5 Knowledge Management Specifications and Requirements ... 71

(13)

xiii

4.5.2 Process ... 72

4.6.1 Grand Design ... 90

4.6.2 Knowledge Management System Development ... 95

4.6.3 Knowledge Management System Testing ... 110

4.7 Deployment ... 120

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ... 141

5.1 Kesimpulan ... 141

5.2 Saran ... 143

DAFTAR ACUAN ... 150

DAFTAR PUSTAKA ... 151 Lampiran 1 Wewenang dan Tugas ... L1 Lampiran 2 UAT Plan Aplikasi Portal ... L5 Lampiran 3 UAT Plan Aplikasi DMS ... L20 Lampiran 4 System Test Checklist ... L40

(14)

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Karakteristik goal perusahaan ... 17

Tabel 2.2 Penentuan key performance indicator beserta objective dan targetnya. 27 Tabel 3.1 Struktur Organisasi ... 31

Tabel 3.2 Isu-isu yang muncul pada tiap tingkatan tujuan ... 36

Tabel 3.3 Contoh key performance indicator BSC dalam evaluasi implementasi knowledge management ... 54

Tabel 3.4 Contoh perbandingan nilai yang dicapai saat ini dengan nilai target pencapaian yang ditetapkan. ... 54

Tabel 4.1 Contoh daftar skenario pengujian pada UAT plan untuk aplikasi Portal. ... 113

Tabel 4.2 KPI Target ... 135

Tabel 4.3 KPI Scoring ... 137

(15)

xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 People, Process, Technology ... 11

Gambar 2.2 Knowledge Leader Role ... 12

Gambar 2.3 Collaborative Knowledge Culture ... 13

Gambar 2.4 Knowledge Management Deployment Plan ... 22

Gambar 2.5 Porters generic value chain ... 24

Gambar 2.6 Peta Strategi... 26

Gambar 3.1 Metodologi ... 32

Gambar 3.2 Knowledge management goals... 35

Gambar 3.3 Audit sistem knowledge manajemen dan aset pengetahuan ... 37

Gambar 3.4 Spesifikasi dan kebutuhan knowledge management ... 41

Gambar 3.5 Pembangunan knowledge management system ... 43

Gambar 3.6 Fase-fase pengembangan software. ... 45

Gambar 3.7 Proses deployment sistem knowledge management ... 47

Gambar 3.8 Evaluasi implementasi sistem knowledge management ... 52

Gambar 3.9 Langkah pertama BSC, memperjelas visi dan misi dan menetapkan sasaran-sasaran strategis ... 52

Gambar 3.10 Langkah kedua BSC, membuat peta strategi ... 53

Gambar 3.11 Contoh hubungan sebab-akibatuntuk penerapan BSC dalam evaluasi implementasi knowledge management ... 53

Gambar 4.1 Zack framework untuk melakukan gap analysis ... 55

Gambar 4.2 Isu-isu yang muncul pada tiap tingkatan tujuan ... 66

Gambar 4.3 Use Case Diagram ... 81

Gambar 4.4 Use Case Diagram ... 88

Gambar 4.5 Grand Design... 90

Gambar 4.6 Arsitektur knowledge domain tunggal... 92

Gambar 4.7 Arsitektur knowledge domain terpisah. ... 94

Gambar 4.8 Spesifikasi Database Server Testing ... 96

Gambar 4.9 Spesifikasi Web Server Testing ... 97

Gambar 4.10 Spesifikasi Client Workstation Testing ... 98

(16)

xvi

Gambar 4.12 Halaman Login ... 100

Gambar 4.13 Halaman Basic Search ... 101

Gambar 4.14 Halaman Advance Search Academic ... 101

Gambar 4.15 Halaman Advance Search General ... 102

Gambar 4.16 Halaman Advance Search Procedure ... 103

Gambar 4.17 Halaman Search Result ... 104

Gambar 4.18 Knowledge Domain and Menu ... 105

Gambar 4.19 Knowledge Surfing ... 106

Gambar 4.20 Halaman User ... 107

Gambar 4.21 Halaman Approval ... 107

Gambar 4.22 Halaman Approval History ... 108

Gambar 4.23 Halaman Download History ... 109

Gambar 4.24 Halaman User's Desktop ... 109

Gambar 4.25 Perangkat Keras yang Dibutuhkan ... 111

Gambar 4.26 Tujuan utama KM ... 121

Gambar 4.27 Budaya disiplin (sumber: Myelin, Reynald Khasali, 2010) ... 123

Gambar 4.28 Tahapan penerapan budaya KM ... 124

Gambar 4.29 Skema people strategy dalam implementasi KM di Binus ... 126

Gambar 4.30 Prosedur Employee Desktop ... 132

Gambar 4.31 Timeline Quarter 1-2 ... 139

Gambar 4.32 Timeline Quarter 3-4 ... 140