Kami telah membuat sebuah proses yang memudahkan pelacakan follow up Food Safety Issues. Proses ini akan menjamin operator menjadi lebih rajin untuk memastikan bahwa semua Food Safety Issue diselesaikan dengan cepat dan efektif. Termasuk dalam proses tersebut adalah tahapan‐tahapan berikut ini : 1. Email Pemberitahuan : Pemberitahuan Follow Up – Food Safety Issue(s) 2. Kirim Perbaikan (Kirim Penyelesaian Follow up) 3. Email Pemberitahuan : Pemberitahuan Follow Up 2nd – Food Safety Issue(s) 4. Email Pemberitahuan : Pemberitahuan Perbaikan (Penyelesaian Follow up) untuk Food Safety Issue(s) 5. Tolak Perbaikan (Tolak Penyelesaian Follow up) 6. Email Pemberitahuan : Tindakan dibutuhkan – Pemberitahuan Penolakan Perbaikan (Penyelesaian Follow up) Food Safety Issue 1. Email Pemberitahuan : Pemberitahuan Follow Up – Food Safety Issue(s) Sesudah Evaluasi FSCC dilakukan, RGM dan Area Coach (dan Above Store Leader lainnya yang belum disebutkan) akan menerima email yang meminta mereka untuk melakukan Perbaikan (Penyelesaian Follow up) semua Food Safety Issues yang teridentifikasi. Restoran diharuskan untuk menyelesaikan follow up semua issue dalam jangka waktu tertentu. Jangka waktu ini tergantung pada hasil keseluruhan Evaluasi FSCC, seperti yang dijelaskan dibawah ini : Underperforming : dalam waktu 72 Jam Standard : dalam waktu 30 Hari Dalam contoh ini, hasil Evaluasi FSCC adalah Underperforming dan restoran menerima email berikut : Yth Tim Restoran, Silahkan periksa copy laporan Food Safety Compliance Check (FSCC) untuk Yum‐Test Lokasi 12345 pada tanggal 20 Februari 2014. Food Safety adalah yang terpenting dalam organisasi kami. Untuk memastikan bahwa semua Food Safety Issues teridentifikasi dan segera diatasi atau diselesaikan, kami membuat proses pelacakan yang memudahkan memahami kesulitan yang Anda hadapi dan bagaimana kami, sebagai sebuah organisasi, dapat membantu Anda dengan lebih baik menyelesaikan kesulitan tersebut. Peran serta Anda sangat dibutuhkan dalam menyelesaikan setiap Food Safety Issue dari Food Safety Compliance Check (FSCC) yang baru saja dilaksanakan. Karena hasil FSCC adalah Underperforming, semua Food Safety Issue berikut harus diselesaikan dalam waktu 72 jam. Pelacakan terhadap proses resolusi atau solusi masalah, memudahkan kita untuk mendokumentasikan sejauh mana peran aktif yang kita lakukan. Begitu Anda yakin bahwa semua issue ini diselesaikan, klik pada link, lengkapi semua informasi yang diperlukan, dan konfirmasi bahwa Anda telah memperbaiki setiap Food Safety Issue. Link dan password Anda adalah sebagai berikut : Klik disini untuk kirim perbaikan (penyelesaian follow up) Password : 1oQPG21M2
RGM atau Area Coach harus klik pada link dalam email (lihat contoh di atas). Link tersebut akan memandu user masuk ke website berikut, dimana mereka dapat mendokumentasikan resolusi atau solusi masalah untuk Food Safety issue. Masukkan nama Anda, posisi dan password. Anda akan temukan password Anda dalam email pemberitahuan (lihat contoh di atas). Link tersebut akan memandu Anda masuk ke tampilan halaman berikut : Klik pada gambar pensil untuk kirim Perbaikan (kirim penyelesaian follow up). Tampilan halaman ini berisi semua informasi yang terkait dengan deviation; Category, Issue, SMB (Standard Missed Because), Note dan item PL (Pick List). Ini akan membantu Anda untuk memahami dengan baik isu tersebut. Untuk Perbaikan (Penyelesaian follow up) issue, pihak Anda harus dipersiapkan untuk menentukan tindakan apa yang diambil dan sistem apa yang ditetapkan untuk memastikan bahwa isu yang ditemukan tidak terjadi lagi. Begitu Anda siap, klik pada gambar pensil (seperti dijelaskan diatas) untuk memasukkan perbaikan (Penyelesaian follow up) Anda.
Ketik Tindakan yang Diambil (Action Taken), Sistem Yang berlaku (System in Place) dan Nama yang Melakukan Perbaikan/Penyelesaian follow up (Cure Person) ke dalam kotak yang disediakan (pengisian ini diharuskan) untuk melengkapi Perbaikan (Penyelesaian follow up) Anda. Sesudah melengkapi respon Anda, langsung klik pada tulisan Submit (Kirim). Jika Anda belum selesai, Anda dapat klik Save & Close (Simpan & Tutup), yang artinya Anda menyimpan pekerjaan Anda dan akan menyelesaikannya pada hari berikutnya (status isu akan tetap Pending atau Tertunda). Anda juga punya pilihan untuk Save as WIP atau Simpan sebagai WIP (sedang dalam progress/Work in Progress). Anda akan menggunakan pilihan ini jika Anda akan meralat isu yang sudah diisi tetapi belum menyelesaikannya (status issue akan berubah menjadi WIP). Anda juga dapat meng‐upload file, termasuk foto, jika diperlukan. Silahkan klik pada Choose File atau Pilih File, pilih file yang akan Anda upload, tambahkan secara rinci keterangan ke dalam kotak Description atau Deskripsi dan kemudian klik Upload File.
Jika sesudah 72 jam (atau 30 hari dalam kasus Food Safety Issue (s) yang teridentifikasi Standar) Food Safety Issue yang terjadi tidak diselesaikan follow up‐nya, pemberitahuan ini akan dikirimkan kepada penerima sebelumnya, mengingatkan mereka untuk segera mengambil tindakan untuk diselesaikan. 4. Email Pemberitahuan : Pemberitahuan Perbaikan (Penyelesaian Follow up) untuk Food Safety Issue(s) Ketika Perbaikan telah benar‐benar diselesaikan, sebuah pemberitahuan akan dikirimkan kepada Area Coach (dan Above Store Leader yang ditunjuk oleh Market), mengindikasikan bahwa semua Food Safety Issue telah diselesaikan (seperti yang ditunjukkan di bawah ini). Jika Area Coach atau Above Store Leader tidak puas dengan Tindakan yang Diambil (Action Taken) dan/ atau Sistem yang Berlaku (System in Place), mereka dapat Menolak (Reject) Food Safety issue. Lihat dibawah untuk keterangan rinci. Yth Tim Restoran, Ini adalah pemberitahuan ke 2 bahwa follow up dibutuhkan untuk Food Safety Issue (s) yang teridentifikasi pada FSCC. Meskipun Anda telah memperbaiki banyak issue yang teridentifikasi, masih ada minimal 1 isu yang tersisa atau belum diselesaikan. Begitu Anda yakin bahwa semua isu ini diselesaikan, klik pada link, lengkapi semua informasi yang diperlukan, dan konfirmasi bahwa Anda telah memperbaiki (menyelesaikan) setiap Food Safety Issue. Resolusi atau solusi masalah yang belum terselesaikan akan dilacak dan dilakukan follow up. Link dan password Anda adalah sebagai berikut : Klik disini untuk kirim perbaikan (penyelesaian follow up) Password : 1oQPG21M2 Restoran ini mencatat sebuah Perbaikan untuk Food safety issue (s) berikut : Untuk review informasi ini pada website, silahkan log‐in menggunakan link dan instruksi dibawah ini :
5. Tolak Perbaikan (Tolak Penyelesaian Follow up) Apabila Above Store Leader tidak puas dengan jawaban yang ditulis pada halaman Perbaikan, mereka dapat menolak Perbaikan tersebut. Above Store Leader harus langsung klik pada link yang disediakan pada email diatas. Masukkan nama Anda, posisi dan password. Anda akan temukan password Anda dalam email pemberitahuan (lihat contoh di atas). Link tersebut akan memandu Anda masuk ke tampilan halaman berikut :
Klik pada gambar pensil untuk Menolak Perbaikan (Penyelesaian Follow up). Mohon dicatat bahwa Above Store Leader hanya dapat menolak Perbaikan yang memiliki status Submitted. Note : Above Store Leader memiliki kapabilitas (kemampuan) untuk melakukan Perbaikan isu di restoran mereka. Hal itu dapat dikerjakan pada halaman ini, sama seperti yang dijelaskan pada Penjelasan No.2 Kirim Perbaikan (Kirim Penyelesaian Follow up)
Setelah meng‐klik pada gambar pensil maka Anda akan melihat tampilan seperti di atas. Review Notes pada kotak yang menyediakan kesempatan bagi Above Store Leader untuk memasukkan alasan mengapa menolak penyelesaian follow up yang telah di submit (yang telah dikirimkan). Above Store Leader akan melengkapi penolakan dengan meng‐klik Reject atau Tolak.
Food Safety Issue Pemberitahuan berikut akan dikirimkan kepada RGM dan Area Coach (atau Above Store Leader lainnya yang belum disebutkan) apabila ada Penolakan Perbaikan (Penolakan Penyelesaian Follow Up seperti pada Penjelasan No 5) : Tindakan diambil dan sistem yang berlaku untuk Food Safety Issue yang terdaftar dibawah ini telah dilakukan review. Pimpinan Tim Anda telah menentukan bahwa PERBAIKAN Food Safety yang disediakan memerlukan perhatian lebih lanjut. Komentar dari pimpinan Anda adalah dibawah ini. Silahkan Log on ke website dan masuk kembali ke halaman Food Safety Issue. Pimpinan Tim Anda akan diberitahu tindakan PERBAIKAN baru yang Anda kerjakan. Klik pada link untuk kirim ulang perbaikan :
Above Store Leader akan diminta untuk klik pada link dan mengikuti tahapan yang sama yang sudah dijelaskan dalam Penjelasan No.2 Kirim Perbaikan (Kirim Penyelesaian Follow up) dengan sedikit tambahan (seperti dibawah ini). Tampilan halaman ini sekarang menjukkan Review Notes (Catatan Review) yang ditinggalkan oleh Above Store Leader untuk menolak Perbaikan. Anda sekarang dapat klik pada Change History (History Perubahan) dan melihat history Perbaikan atau Penyelesaian follow up. Above Store Leader akan segera menuliskan Tindakan yang Diambil (Action Taken) dan Systems yang Berlaku (System in Place), dan kemudian klik Submit Perbaikan atau Penyelesaian follow up.
