BAB IV
RENCANA IMPLEMENTASI DAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA
4.1. Rencana Implementasi
Berdasarkan analisis ketiga prinsip total efektivitas, dapat diidentifikasi kelemahan-kelemahan dan faktor pendorong dalam peningkatan efektivitas mesin di Divisi Permesinan. Rencana implementasi ini merupakan usulan perbaikan dari sistem nyata.
4.1.1. Identifikasi Kondisi Manajemen Perawatan Divisi Mijas
Standar perusahaan untuk utilisasi mesin berdasarkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan Perusahaan ialah sebesar 60%. Target tersebut merupakan standar untuk setiap divisi di PT. Pindad. Bagian produk komersial yang terdiri dari 4 divisi (Gambar 1.1) selama ini dapat memenuhi standar tersebut. Divisi Mijas yang memproduksi produk permesinan juga dapat memenuhi standar utilitas mesin perusahaan, seperti pada mesin CNC Sincom E 32 K. Kemampuan divisi dalam pemenuhan standar utilitas perusahaan disebabkan beberapa faktor-faktor yang mendukungya.
Faktor Pendukung Item-item pendukung
Tersedianya Sistem Perawatan Produktif (MP) Penerapan 5R
Integrasi sistem Informasi Struktur organisasi by product Divisi diklat yang mandiri
Tingginya awarness karyawan terhadap peningkatan kualitas produk
Sistem Manajemen Perawatan Mesin
Faktor SDM
RENCANA IMPLEMENTASI & KEBUTUHAN SUMBER DAYA
4.1.1.1. Faktor Pendorong Peningkatan Efektivitas Manajemen Perawatan Mesin Berdasarkan hasil pengamatan di perusahaan dan pengolahan data dapat diidentifikasi faktor-faktor pendukung untuk mencapai target utilitas mesin selain yang ada pada Gambar 4.1. Faktor-faktor tersebut antara lain adalah :
1. Budaya antara Departemen Permesinan dan Depertemen Pemeliharaan Mesin mempunyai budaya yang saling mendukung untk melakukan perbaikan. Operator produksi mempunyai Adhocracy Culture yang menuntut inovasi dan inisiatif,
sementara teknisi pemeliharaan mesin mempunyai Clan Culture yang memiliki karakter kekeluargaan, serta memperlakukan konsumen (bagian produksi) sebagai rekanan20.
2. Pelaksanaan perawatan preventif minggu-an oleh operator tetap mendapatkan insentif oleh perusahaan.
3. Peningkatan nilai OEE pada tahun 2006 dibanding tahun 2005 pada tabel OEE mesin Sincom E 32K menunjukkan bagian pemeliharaan mesin terus melakukan perbaikan-perbaikan.
4.1.1.2. Faktor Penghambat Peningkatan Efektivitas Manajemen Perawatan Mesin Faktor ini dapat menghambat usaha divisi untuk selalu mencapai kondisi yang optimal dalam utilisasi mesin, sehingga faktor penghambat ini merupakan dasar usulan peningkatan efektivitas mesin. Hasil pengalaman penerapan perawatan mesin di PT. Pindad dengan melihat kondisi yang ada di lantai produksi dapat di identifikasi beberapa faktor yang dapat menghambat peningkatan efektivitas mesin.
1. Faktor Sumber Daya Manusia
• Keahlian operator mesin hanya sebatas cara pengoprasian mesin sementara pengetahuan mengenai karakteristik secara keseluruhan masih kurang.
• Tenaga-tenaga ahli perawatan masih dirasakan kurang terutama untuk merawat mesin-mesin yang kompleks seperti mesin CNC. Bagian pemeliharaan mesin merasa kerepotan bila dalam waktu yang bersamaan ada beberapa mesin yang rusak.
• Manajemen menengah bagian produksi (supervisor) masih meragukan manfaat perawatan mesin dan hanya fokus pada pemenuhan target produksi. 2. Faktor Metoda Kerja
• Jadwal perawatan preventif mesin sering tidak sesuai jadwal dan lebih mengikuti irama produksi. Operator maupun teknisi pemeliharaan mesin bila suatu jadwal tertunda maka operator tidak mau melaksanakan pada waktu yang lain dikarenakan instruksi penugasannya sudah lewat.
• Teknisi perawatan sering melakukan prosedur kerja menurut implementasi masing-masing.
3. Faktor Mesin
• Mesin-mesin dengan struktur yang kompleks mengakibatkan kesulitan dalam melaksanakan perawatan yang paling mendasar seperti pembersihan mesin dan pelumasan.
• Umur mesin di Divisi MIJAS rata-rata berumur 10 tahun, karena sejak tahun 1996 PT. Pindad tidak melakukan investasi pembelian mesin untuk Divisi Mijas.
• Lead time pengadaan sparepart dari negara pembuatnya masih telalu lama dibanding pembelian sparepart di dalam negri.
• Tidak terdapat prioritas perawatan secara spesifik sehingga umumnya mesin dan komponen mendapat perlakukan yang sama dalam hal preventif.
• Terbatasnya alat bantu dan alat ukur untuk pelaksanaan condition based
maintenance terutama di Sub Departemen Pemeliharaan Mesin Departemen
Permesinan.
4. Faktor Informasi dan Administrasi
• Data historis mesin masih banyak berbentuk berkas-berkas yang diarsipkan, sehingga perhitungan parameter efektivitas mesin akan memakan waktu yang lama.
• Keengganan level manajemen atas untuk mengakses informasi di komputer masih terjadi di Departemen Pemeliharaan Mesin.
RENCANA IMPLEMENTASI & KEBUTUHAN SUMBER DAYA
• Gambaran hasil aktivitas perawatan yang telah dilakukan teknisi maupun operator tidak tersedia di lantai produksi, sehingga akan mengakibatkan motivasi kerja menurun.
• Struktur sistem birokrasi yang ada sering menjadi hambatan pelaksanaan kerja perawatan, seperti pemakaian alat ukur perfomansi mesin dan pemesanan
sparepart yang harus di impor.
5. Faktor Moral atau Motivasi
• Masing-masing bagian hanya mengerjakan tugasnya saja dan kurang merasa terlibat dalam keseluruhan proses.
4.1.2. Penerapan Peningkatan Efektivitas Manajemen Perawatan Mesin
Perancangan ini merupakan suatu perbaikan dari sistem yang ada dengan berdasarkan faktor-faktor pendorong dan penghambat sehingga dapat diakamodasi di Departemen Pemeliharaan Mesin. Perancangan ini dapat dikatakan sebagai strategi untuk meningkatkan efektivitas manajemen perawatan mesin dengan menekankan pada beberapa elemen-elemen dari TPM (pilar championsip). Gambar 4.2 mendeskripsikan perbaikan yang dilakukan untuk menghilangkan faktor-faktor penghambat, dengan keterangan sebagai berikut :
Kondisi Manajemen Perawatan Mesin
Faktor Sumber Daya Manusia
Skill operator hanya terbatas pada operasional mesin Skill teknisi mesin tidak merata
Awarness supervisor produksi terhadap manajemen perawatan rendah
Faktor Metoda Kerja
Jadwal PM overlapping dengan jadwal produksi Kegiatan perawatan tidak sesuai dengan SOP yang ada
Faktor Mesin
Kegiatan dasar perawatan sulit dilakukan akibat struktur mesin yang kompleks Lead time pengadaan komponen tinggi
Kondisi mesin sudah berumur Kuantitas alat ukur di lapangan kurang Ketiadaan spesifikasi klasifikasi komponen
Faktor Informasi dan Administrasi
Dokumentasi data historis mesin masih manual Pemanfaatan sistem manajemen informasi kurang Gambaran kondisi mesin di lapangan tidak lengkap Sistem kerja yang birokratis
Faktor Moral atau Motivasi
Setiap bagian tidak terlibat dalam keseluruhan proses
Skill development
Operator asset care
Early Equipment Building
maintaner asset care
continous improvement OEE
Usulan Peningkatan Efesiensi Mesin
1. Pengembangan Kompetensi
Pengembangan ini lebih ditujukan untuk peningkatan skill dari operator atau teknisi mesin,dengan cara :
Gambar 4.3 Tipe Pelatihan untuk Operator dan Teknisi Mesin
• Peningkatan pengetahuan tentang manajemen perawatan untuk semua level manajemen, dengan mambuat program pelatihan yang sesuai. Pelatihan class
meeting yang dipimpin oleh seorang expert, seperti pernah dilakukan pada
pengenalan program TQM. Bagi manajemen atas dapat melakukan kunjungan perusahaan yang mempunyai sistem perawatan yang lebih baik, seperti PT. DI atau Garuda Maintenance Facility. Hal yang penting dalam pelatihan ini ialah dilakukan secara kontinu sehingga menjadi budaya baru bagi perusahaan. • Peningkatan keahlian dan disiplin kerja bagi operator dan teknisi pemeliharaan
dengan program dan jadwal yang jelas, tidak lagi secara spontanitas seperti yang biasa berlangsung. Cara pelatihan dapat dilakukan dengan class meeting ataupun langsung di lantai produksi oleh teknisi yang sudah ahli, sesuai tanggungjawabnya (gambar 4.3)
• Penyusunan standar kerja perawatan yang baru dengan mendokumentasikan dalam suatu pedoman prosedur kerja.Perbaikan prosedur kerja dapat diusulkan oleh operator maupun teknisi pemeliharaan yang terlibat langsung dalam pemakaian prosedur tersebut.
RENCANA IMPLEMENTASI & KEBUTUHAN SUMBER DAYA
2. Operator Asset Care
Perbaikan ini bertujuan untuk meningkatkan peranan operator mesin dalam perawatan mesin dan kerjasama dengan pihak perawatan mesin, seperti :
• Bagian produksi Divisi Mijas telah melakukan program-program yang dapat mendukung peningkatan efektivitas mesin dan sudah diterapkan di PT. Pindad seperti 5R dan TQM. Peningkatan program tersebut diarahkan agar operator bertanggungjawab terhadap mesin dengan melakukan aktivitas dasar seperti kebersihan, keteraturan tempat kerja sehingga teknisi mesin dapat fokus pada perawatan dengan tingkat kerusakan yang parah.
• Penambahan aktivitas perawatan terutama cleaning secara menyeluruh untuk satu mesin pada saat melakukan perawatan preventif periodik. Perawatan tambahan ini dapat dimasukan dalam jenis kerja lembur, sehingga operator dan teknisi yang bersedia mengerjakan tidak merasa sebagai beban kerja. • Pemangkasan jalur birokrasi ditujukan secara khusus untuk aliran dokumen
perawatan. Pemangkasan ini dapat dilakukan dengan memberi wewenang kepada Departemen Pemeliharaan Mesin untuk bekerjasama dengan
supervisor untuk langsung mendistribusikan ke lantai produksi. Dari
pemangkasan jalur birokrasi ini dapat tercipta komunikasi baik lisan maupun tulisan, sehingga kerjasama antar bagian lebih erat.
• Pemberian penghargaan terhadap ide-ide mengenai perbaikan sistem perawatan mesin yang dilakukan operator/teknisi pemeliharaan. Penghargaan oleh manajemen ini dapat membuat operator/teknisi termotivasi melakukan perbaikan dan peningkatan rasa memiliki terhadap mesin produksi.
• Manajemen Divisi produksi harus mampu memberikan suasana yang tidak terlalu birokratis dalam lingkungan kerja untuk menjembatani keinginan operator untuk bebas berinovasi. Suasana kekeluargaan yang tercipta di Departmen Pemeliharaan Mesin harus dipertahankan dan dapat meningkatkan kerjasama dengan bagian produksi.
• Middle management atau supervisor berfungsi sebagai koordinator peningkatan efektivitas mesin antara bagian produksi dengan bagian
pemeliharaan, sehingga proses perbaikan secara terus menerus dapat berlangsung.
3. Peningkatan Manajemen Perawatan Preventif/Maintainer Asset Care
Peningkatan ini lebih difokuskan pada teknisi mesin dan sistem perawatan berdasarkan tindakan preventif, dengan cara :
• Minimasi overlapping antara jadwal perawatan dengan jadwal produksi. Minimasi ini dilakukan bila perubahan jadwal produksi dapat diketahui dengan cepat oleh bagian pemeliharaan mesin, sehingga perubahan atau pengunduran jadwal perwatan dapat diantisipasi dan direncanakan sebelumnya. Hal ini dapat terwujud apabila sistem informasi yang sudah terintergrasi dapat dimanfaatkan oleh pihak Depertemen Pemeliharaan Mesin. • Departemen Pemeliharaan Mesin harus mulai berusaha untuk mencari
produsen lain yang meproduksi komponen mesin dengan jarak tidak jauh, sehingga waktu lead time pemesanan produk dapat ditekan.
• Penyusunan identifikasi komponen berdasarkan tingkat kekritisannya, sehingga bagian pemeliharan mesin dapat mengutamakannya dalam persediaan.
• Pembuatan karakteristik sistem dalam satu jenis mesin berupa keterkaitan antar fungsi subsistem maupun komponen. Hal ini dimaksudkan agar teknisi pemeliharaan tidak kesulitan dalam mencari sumber kerusakan.
• Perawatan preventif (PM) periodik 3 bulan-an seringkali tidak dilaksanakan dan interval PM dengan waktu tersebut juga tidak optimal untuk kelompok mesin CNC 5 axis (kriteria downtime). Berdasarkan hasil perhitungan dengan kriteria minimasi downtime diperoleh jadwal interval PM pada Tabel 4.1. Tabel 4.1 Usulan Interval Perawatan Preventif Mesin CNC Sincom E 32 K
Mesin Usulam Interval PM (hari)
Ms 1 242
Ms 2 142
Ms 3 54
• Pembentukan sistem predictive maintenance dengan didukung alat bantu yang telah ada. Kegiatan ini dimaksud untuk memaksimalkan kegiatan condition
RENCANA IMPLEMENTASI & KEBUTUHAN SUMBER DAYA Jadwal Perawatan Mesin Analisis Kerusakan Perawatan Pencegahan Periodik Perawatan korektif Condition Based Maintenance Laporan Kegiatan Perawatan Jadwal Produksi Perawatan Harian Perawatan Pencegahan Periodik Minggu-an Laporan Kegiatan Perawatan Data Kualitas Mesin
Informasi Modifikasi & Improvement
Manajemen Pengadaan Material
Sub Dep P3C & Pengadaan Sub Dep Mutu
Sub Dep Enginnering
Departemen Pemeliharaan Mesin Departemen Produksi
Sub Dep. Pemeilharaan Mesin
based maintenance yang ada. PT. Pindad khususnya Divisi Mijas yang lebih
sering menerapkan sistem ini dalam kegiatan perawatan preventif mesin, sehingga agar tidak terjadi kesalahan prediksi kondisi mesin, perlu peningkatan kemampuan teknisi untuk mendiagnostik kondisi mesin.
• Dokumentasi data-data yang berhubungan dengan perfomansi mesin seperti MTBF, kualitas, MTTR, setup time, OEE dan lain-lain diletakan pada mesin dalam bentuk tabel atau grafik.
4. Continous Improvement OEE
OEE sebagai ukuran efektivitas mesin juga sebagai cara untuk menghilangkan pemborosan seperti waktu setup, reduced speed dan adjustment. Bagian produksi dan bagian pemeliharaan mesin perlu melakukan standarisasi dari parameter pemborosan tersebut dengan cara sistematis (7 tools) atau trial & error.
5. Early Equipment Building
Mesin-mesin di Divisi Mijas yang sudah berumur dapat diperpanjang life cycle
equipment-nya.
Usulan-usulan perbaikan di atas dapat digambarkan dalam suatu diagram aktivitas perawatan untuk perbaikan sistem, seperti yang terlihat pada Gambar 4.5. Gambar ini merupakan pengembangan dari diagram aktivitas perawatan PT. Pindad (Gambar 4.4).
Gambar 4.4 Sistem Aktivitas Perawatan Mesin Divisi Mijas
RENCANA IMPLEMENTASI & KEBUTUHAN SUMBER DAYA
Usulan di atas lebih mengutamakan jalannya informasi dari dan ke suatu departemen. Aliran informasi yang menggunakan jaringan komputer agar dapat dimaksimalkan aplikasi data di lapangan. Pelaksanaan perawatan dimulai dari jadwal perawatan yang memperhatikan jadwal produksi serta kemudahan akses informasi antar departemen untuk kepentingan administrasi dan perhitungan nilai perfomansi kegiatan perawatan mesin.
Terdapat penambahan posisi bagi pelatihan secara formal dimana divisi bertanggungjawab dalam persiapan kader-kader teknisi dan operator mesin melalui program pelatihan. Peningkatan skill tersebut akan membuat operator mesin mampu melaksanakan kegiatan aktivitas dasar pada perawatan minggu-an, sehingga menjadi tanggungjawab bagia produksi. Sistem aktivitas baru ini memerlukan kekonsistenan serta tanggung jawab teknisi akan rasa memiliki, karena tidak tertutup kemugkinan pelaksanaan PM yang lebih sering dari sebelumnya
4.1.3. Jangka Waktu Implementasi
Rencana penerapan program peningkatan efektivitas manajemen perawatan mesin di Departemen Permesinan Divisi Mijas berlangsung selama 6 bulan. Kegiatan ini terdiri dari 3 tahap utama, seperti yang terlihat pada Gambar 4.6.
Gambar 4.6 Rencana Jangka Waktu Peningkatan efektivitas Mesin
Implementasi peningkatan efektivitas manajemen perawatan mesin harus dilakukan secara bertahap karena menyangkut merubah kebiasaan manusia. Untuk itu tahapan implementasi dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Komitmen Top Manajemen
Komitmen dari para pimpinan divisi atau departemen yang bersangkutan agar program dapat berjalan lancar dan meningkatkan motivasi para bawahannya. Tahap ini terdiri :
• Pelatihan senior manajemen
Pelatihan ini diikuti oleh para pimpinan departemen atau sub departemen yang ditekankan pada langkah-langkah, tujuan pelaksanaan program agar sesuai dengan kodisi di lapangan.
• Penelitian Pendahuluan
Penelitian dilakukan dengan cara mereview dan memberi gambaran kondisi nyata di lapangan serta pemilihan objek implementasi untuk persiapan pilot
project termasuk pemilihan tim fasilitator.
• Pelatihan Trainer/leader
Pelatihan lebih ditujukan kepada supervisor bagian produksi dan pemeliharaan yang akan menjadi trainer para operator/teknisi.
2. Tahap Uji Coba dan Program Review
Pada tahap ini sudah dilakukan implementasi dari program-program yang sudah direncanakan pada tahap sebelumnya, dengan cara melakukan pilot project dan proses review. Proses-proses perbaikan efektivitas mesin sudah dilakukan, sebagai persiapan tahap selanjutnya dengan menggunakan pillar champion.
3. Tahap Continous Improvement
Review dari pelaksanaan pilot project menjadi dasar perbaikan pelaksanaan
program, sehingga dapat membentuk standarisasi parameter dan kondisi lingkungan kerja yang menunjang efektivitas mesin. Proses perbaikan ini akan terus berlanjut dan menjadi budaya kerja.
4.2. Kebutuhan Sumber Daya
Faktor yang utama dalam peningkatan efektivitas manajemen perawatan mesin adalah sumber daya manusia, yaitu dengan cara pembentukan tim agar pelaksanaanya lebih terarah. Tim ini seperti pada Gugus Kendali Mutu (GKM), namun sifatnya tidak sukarela, dimana pembentukannya ditentukan oleh atasan dan setiap kegiatannya akan diberikan insentif. Adapun rencana struktur tim kecil dapat dilihat pada Gambar 4.7.
RENCANA IMPLEMENTASI & KEBUTUHAN SUMBER DAYA
Penasihat & Pengarah Kepala Div. Mijas
Ketua Pelaksana Kepala Dep. Pemeliharaan Mesin
Penyusun & Analisa Data
Kepala Sub Dep. P3C, Kepala Sub Dep. Mutu, Kepala Sub Dep. Pemeliharaan Mesin
Koordinator Pelaksana Kepala Sub Dep. Pemeliharaan Mesin
Koordinator Pelaksana Kepala Sub Dep.
Produksi
Personil Mainteance Operator
Gambar 4.7 Struktur Tim Fasilitator
Pembentukan tim kecil di atas dilakukan saat perencanaan maupun saat sistem sudah ”established”.
