PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
Jl. Dr. SETIABUDI No. 201C SRONDOL SEMARANG TELP. (024) 7473746, 7473800, 7474170 FAX. (024) 7473800
LAPORAN RAKOR PENGENDALIAN TINGKAT OPD
PELAKSANAAN APBD PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN ANGGARAN 2017 BULAN : JUNI 2017
DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH
I. DESKRIPSI PENYELENGGARAAN RAKOR
A. Waktu Penyelenggaraan Rakor : Senin, 10 Juli 2017
B. Pimpinan Rapat : Kepala Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
C. Peserta Rakor : - Para Kepala Bidang dan - Kepala UPT Perpusda
- Para Kasi / Kasubag - Koordinator Pustakawan - Koordinator Arsiparis - Pengelola APBN
- Para Bendahara APBD/APBN - Pejabat Pengadaan Barang/Jasa - Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
Jl. Dr. SETIABUDI No. 201C SRONDOL SEMARANG TELP. (024) 7473746, 7473800, 7474170 FAX. (024) 7473800
III. PERMASALAHAN DAN HAMBATAN SERTA UPAYA PENYELESAIANNYA Pelaksanaan pengadaan barang/jasa di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov.Jateng masih dalam tahap proses penyelesaian administrasi
IV. RENCANA KERJA BULAN JULI 2017
Dalam bulan Juli 2017 ini Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merencanakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
A. SEKRETARIAT
A.1 Sub Bagian Program
a. Kegiatan Penyusunan Pelaporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD
1. Penyusunan Pelaporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD
- Membuat Undangan Rapat Pengendalian Bulan Juli 2017 - Membuat Rencana kegiatan bulan Juli 2017
- Menyusun Laporan Bulan Juli Sub Bagian Program
- Mengumpulkan dan menganalisis Laporan Bulanan dari Sekretariat, Bidang dan UPT
- Menyusun menjadi Laporan Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah,
- Menyampaikan Laporan Bulanan dan Pengendalian ke Biro Administrasi Pembangunan Daerah.
- Membuat Laporan Hasil Rakor Pengendalian Pelaksanaan Kegiatan APBD bulan Juli 2017
- Membuat Laporan Pelaksanaan Kegiatan APBD Bulan Juli 2017 - Input laporan kegiatan APBD dan aplikasi e-controlling
- Perbaikan Input Usulan Renja OPD 2018 di Aplikasi SIPPD
- Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Program dan Kegiatan Tahun 2017
- Review Renja Tahun 2018
2. Rakor Sinkronisasi Program/Kegiatan - selesai
b. Penyusunan LKPJ Tahun 2016 :
- Menjawab Pertanyaan Pansus DPRD LKPJ 2016 - Menjawab Rekomendasi Pansus DPRD LKPJ 2016 - selesai
c. Penyusunan LKj IP :
- Sinkronisasi Data Lkj IP 2016 di Biro Organisasi - Selesai
d. Penyusunan LPPD selesai e. Penyusunan PUG 2018
f. SPIP, menginventarisir data penyusunan SPIP 2017 g. Proses Pengesahan RENSTRA Perubahan 2017-2018 d Penyusunan RKT : selesai
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan :
Input data perubahan renstra, PK, IKU, RKT 2018, LkjIP, Monev 2017
A.2 Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
1. Kegiatan Penyediaan Jasa Surat Menyurat Sekretariat Dinas ARPUS:
- Pengiriman surat/paket dan pembelian perangko dan meterai. 2. Kegiatan Penyediaan Jasa Komunikasi, SDA, Listrik :
- Pembayaran rekening listrik, telpon dan air Bulan Juli 2017 3. Kegiatan Penyediaan Jasa Peralatan dan Perlengkapan
Perkantoran:
- Pembayaran sewa pengharum ruangan Bulan Juli 2017 5. Kegiatan Jasa Jaminan Barang Milik Daerah :
- Pengadaan polis asuransi asset Barang Milik Daerah
6. Kegiatan Jasa Kebersihan kantor/Rumah Dinas Sekretariat Dinas ARPUS:
- Pembayaran jasa kebersihan kantor sebanyak 7 orang 7. Kegiatan Penyediaan Alat Tulis Kantor Sekretariat Dinas ARPUS:
- Pembelian ATK
8. Kegiatan Penyediaan Barang Cetak dan Penggandaan Sekretariat Dinas ARPUS :
- Pembayaran Penggandaan dan pengadaan barang cetak Bulan Juli 2017
9. Kegiatan Penyediaan Komponen Instalasi Listrik / Penerangan Sekretariat Dinas ARPUS:
- Pembelian peralatan/komponen instalasi listrik /penerangan 10. Kegiatan Penyediaan Peralatan Rumah Tangga Sekretariat Dinas
ARPUS :
11. Kegiatan Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Per UU-an Sekretariat Dinas ARPUS :
- Belanja surat kabar /majalah Juli 2017
12. Kegiatan Penyediaan Makan dan Minum Sekretariat Dinas ARPUS: - Belanja makan dan minum untuk rapat pimpinan dan tamu
Bulan Juli 2017
13. Kegiatan Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi luar daerah Sekretariat Dinas ARPUS:
- Belanja perjalanan dinas dalam dan luar daerah dalam rangka koordinasi dan konsultasi Bulan Juli 2017
14. Kegiatan Jasa Pelayanan Perkantoran :
- Pembayaran honor tim/panitia barang jasa, honor pengelola keuangan SKPD, honor outsourching, instruktur senam, belanja dekorasi dan PHL
17. Kegiatan Pemeliharaan Rutin / berkala gedung Kantor Sekretariat Dinas ARPUS
- Pemeliharaan taman/halaman - Pemeliharaan Jaringan listrik - Pemeliharaan telepon
18. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional Sekretariat Dinas ARPUS:
- Pemeliharaan kendaraan dinas, pembelian BBM dan pajak kendaraan dinas bulan Juli 2017
19. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Gedung kantor Sekretariat Dinas ARPUS
- Servis diesel
20. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Mubelair Sekretariat Dinas ARPUS:
21. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Kantor dan RT Sekretariat Dinas ARPUS:
- Pemeliharaan peralatan kantor dan RT ( Mesin ketik, Komputer, Printer) Juli 2017
22. Kegiatan Peningkatan Sarpras Kantor /Gedung Kantor Sekretariat Dinas ARPUS
23. Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Formal : - Penyertaan diklat, bintek dan pelatihan lainnya
B. BIDANG PEMBINAAN, PENGEMBANGAN DAN PENGAWASAN KEARSIPAN
B.1 Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan 1. Kegiatan Pembinaan Kearsipan
a. Pembinaan kearsipan SKPD - Administrasi
- Penyelesaian administrasi pengadan sarpras kearsipan - Pembinaan Kearsipan 10 OPD
- Pembinaan Kearsipan 38 OPD
- Pembinaan Kearsipan 1 OPD (Badan Penghubung) - Pengumpulan Laporan pembinaan
b. Pembinaan Kearsipan LKD Kab/Kota
- Penyelesaian administrasi pengadaan sarpras kearsipan c. Temu Arsiparis
- Pelaksanaan temu arsiparis di Dinas Arpus Prov.Jateng 25 Mei 2017
- Penyusunan Laporan
d. Bintek Pengelola Kearsipan SKPD/LKD Bakorwil - Pembinaan Kearsipan UPTD Prov.Jateng
- Penyelesaian administrasi pengadan sarpras kearsipan e. Pembinaan Kearsipan UPTD Provinsi Jawa Tengah - Pembinaan Kearsipan 20 UPTD Prov.Jateng
- Penyusunan Laporan
2. Kegiatan Peningkatan Sumber Daya Aparatur Kearsipan a. bintek kearsipan pengelola arsip :
- pelaksanaan bintek kearsipan bagi pengelola arsip SMA/SMK dan TP PKK pada tanggal 17 s.d. 19 Mei 2017 di PP PAUDNI Jateng (ungaran)
- Penyusunan Laporan
3. Kegiatan Pengembangan Sistem Jaringan Informasi Kearsipan a. Penyusunan pedoman kearsipan
- Rapat lanjutan Penyusunan pedoman kearsipan - Pembahasan draft pedoman kearsipan
- Rapat penyusunan draft pedoman kearsipan
- Pendistribusian instrumen/bahan masukan pedoman kearsipan ke OPD
- Rapat Lanjutan Penyusunan Pedoman Kearsipan - Pengumpulan data pedoman Kearsipan
- Survei penyusunan kajian kersipan di 3 Kab/Kota b. Kajian Pengembangan Kearsipan
- Rapat lanjutan Kajian Pengembangan Kearsipan dengan tim LPPSP
- Pengumpulan data kajian
- Pendistribusian dan pengumpulan Instrumen Kajian - Pengumpulan instrumen kajian kearsipan
c. Pengembangan Aplikasi SJIK
- Rapat lanjutan pengembangan Tim SJIK - Rapat pembahasan aplikasi arsip peta - Uji coba aplikasi arsip peta
- Pelatihan intern
- Persiapan supervisi otomasi kearsipan di 5 Kab/Kota di Jateng
B.2 Seksi Pengawasan Kearsipan 1. Evaluasi Kearsipan
- pengumpulan instrumen evaluasi kearsipan
- Lanjutan pengumpulan instrumen evaluasi kearsipan di LKD dan OPD Prov.Jateng
- Pengolahan Instrumen Evaluasi Kearsipan
- Lanjutan Pengolahan Instrumen Evaluasi Kearsipan C. BIDANG LAYANAN DAN PEMANFAATAN ARSIP
C.1 Seksi Layanan Arsip
1. Kegiatan Pengembangan Layanan Informasi Kearsipan a. Penyusunan Naskah Sumber Arsip bentuk cetak:
- Penyusunan SK, KAK - Pengumpulan bahan - Penyusunan draft I
- Lanjutan Penyusunan draft I
- Prosese Cetak PNSA publikasi arsip RC Surakarta
- Penyusunan draft I publikasi arsip Tweede Water Staat Te Semarang (Kantor pos dan Telegram)
- Penyusunan draft I Publikasi Arsip Lembaga Pemasyarakatan Di Jawa Tengah
b. Penyusunan Naskah Sumber Arsip bentuk audio visual : - Penyusunan SK, KAK
- Pelaksanaan wawancara narasumber
- Pencarian bahan penulisan dan tayangan PNSA - Wawancara Narasumber
- Lanjutan pencarian bahan penulisan dan tayangan PNSA - Lanjutan pengambilan gambar, editing film gamelan - Editing film WR. Supratman
- Lanjutan editing dan dubing film WR Supratman c. Layanan Wisata Arsip
- 32 kali – 291 orang (Peb) - 29 kali – 485 orang (mar) - 19 kali – 429 orang (Apr) - 22 kali – 556 orang (Mei) - 12 kali – 30 orang ( Juni) d. Layanan penelusuran arsip
- 54 kali – 81 orang (peb) - 82 kali – 122 orang (mar) - 6 kali – 132 orang (Apr) - 71 kali – 116 orang (Mei) - 33 kali – 63 orang (Juni) e. Layanan Magang / PKL
- 29 kali – 43 orang (peb) - 5 kali – 1 orang (mar) - 19 kali – 59 orang (Apr) - 10 kali – 10 orang ( Mei) - 4 kali – 6 orang (Juni) f. Konsultasi kearsipan
- 79 kali – 242 orang (peb) - 46 kali – 119 orang (mar) - 41 kali – 89 orang (Apr) - 40 kali – 97 orang (Mei) - 17 kali – 33 orang (juni) g. Lain lain
- 103 kali – 146 orang (Jan – Peb) - 33 kali – 69 orang ( MaR)
- .32 kali – 51 orang (Mei) - 42 kali – 57 orang (Juni) C.2 Seksi Pemanfaatan Arsip
1. Kegiatan Pemasyarakatan kearsipan: a. Lomba tertib arsip desa :
- Membuat SK Panitia dan Juri
- Persiapan pelaksanaan kegiatan :pengiriman surat edaran, menghimpun dan mendata berkas lomba, koordinasi dengan Juri - menyelenggarakan rapat, menghimpun kuesioner yang masuk - peninjauan lapangan
- penentuan nominasi
- Penetapan Pemenang Lomba tertib Arsip Desa - Penyusunan Konsep SK Gubernur Jateng
- Persiapan Pengadaan throphy, piagam pemenang
- Pengiriman daftar pemenang lomba ke biro Otda dan kerjasama (Gubernur)
- Pembuatan laporan kegiatan
- Pengajuan Draft SK Gubernur dan piagam pemenang
- Pembagian Hadiah Pemenang Tertib Arsip Desa Tk.Prov Jateng b. Pameran arsip :
- Membuat SK Panitia - Pemesanan souvenir - Penataan ruang pamer
- membuat leaflet dan pelaksanaan pameran
- persiapan pameran di Kab.Tegal dan Kab.Pekalongan - pelaksanaan pameran
- Pembuatan laporan Pameran di Kab. Tegal
- Pelaksanaan Pameran Arsip se-Jateng di Semarang c. Lomba LKD :
- Membuat SKP Panitia dan Juri - Mebuat Surat Edaran
- Koordinasi dengan juri
- Menghimpun dan mendata berkas lomba
- menyelenggarakan rapat, menghimpun kuesioner yang masuk - penilaian berkas lomba
- rapat juri dan panitia - peninjauan lapangan
- penentuan nominasi
- Penyusunan Konsep SK Gubernur tentang pemenang lomba - Penetapan Juara 1s.d. III dan Harapan I s.d. III
- Pengusulan Juaran I untuk maju tingkat Nasional
- Mendampingi Tim Juri ANRI untuk peninjauan lapangan di Kab.Cilacap
- Pendampingan LKD Kab.Cilacap dalam rangka persiapan ke TK.Nasional
- Pengajuan Draft SK Gubernur dan piagam pemenang - Lanjutan Pembinaan kearsipan dalam rangka maju ke Tk.
Nasional
- Pembagian hadiah pemenang Tertib Arsip Desa Tk. Provinsi Jawa Tengah
- Pengiriman berkas lomba pemilihan ke tingkat Nasional
- Pendampingan pemenang I Tk. Provinsi Jateng ke Tk. Nasional di Jakarta
d. Penerbitan Buletin Warta Arsip : - Membuat SK Panitia
- Menghimpun makalah yang masuk
- Membuat Surat edaran tema tulisan di Warta arsip Vol.1 - Menghimpun makalah yang masuk
- Seleksi makalah yang masuk
- Editing artikel dan berita warta arsip
- Kompilasi dan seleksi foto pendukung warta arsip - Merancang desain lay out warta arsip
- Cetak buletin warta arsip
- Pendistribusian buletin warta Arsip
e. Lomba arsiparis teladan tingkat provinsi Jateng :
- menyelenggarakan rapat, menghimpun kuesioner yang masuk, menghimpun makalah yang masuk
- Pelaksanaan lomba
- Penetapan Juara 1s.d. III dan Harapan I s.d. III - Pemberitahuan pemenang lomba ke Bupati/Walikota - Pengusulan Juara I untuk maju tingkat Nasional
- Melengkapi berkas pemenang yang akan dikirim ke TK. Nasional - Pembagian hadiah pemenang tertib arsip desa Tk.Prov Jateng - Pengiriman berkas lomba pemilihan ke tingkat nasional
- Pendampingan pemenang I TK.Provinsi Jateng ke Tk. Nasional di Jakarta
f. Publikasi kearsipan melalui media massa : - Membuat SK Panitia dan Juri
- Meliput kegiatan Rakor untuk publikasi media massa - Membuat thema dialog
- koordinasi dengan stasiun radio - menyusun pointer dialog
- koordinasi dengan narasumber
- pelaksanaan dialog interaktif bidang kearsipan - pembuatan laporan
- peliputan penyerahan hadiah lomba dan pameran arsip se Jateng
g. Edukasi dan publikasi arsip melalui mobil sadar arsip : - Membuat SK Panitia
- Penyusunan Jadwal
- melakukan edukasi dan publikasi arsip melalui mobil sadar arsip di Pekalongan
- membuat laporan publikasi di Kota Pekalongan
- Melakukan edukasi dan publikasi arsip melalui mobil sadar arsip di Kabupaten Tegal
- Persiapan untuk pameran se-Jateng
- Pemanfaatan mobil sadar arsip di Pameran se-jateng 2. Kerjasama Pengelolaan Kearsipan
Pembentukan TIM
Rapat Persiapan dan pembagian tugas
Penandatangan naskah kerjasama di bidang pengelolaan kearsipan:
Inventarisir instansi yang bekerjasama dengan Dinas Arpus Pelaksanaan evaluasi hasil kerjasama
Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi Kerjasama Pengelolaan Kearsipan tanggal 23 Juli 2017
D. BIDANG PENGELOLAAN DAN PELESTARIAN ARSIP D.1 Seksi Akuisisi Arsip
1. Kegiatan Akuisisi dan penilaian arsip di Jateng a. Penyusutan arsip
- Pendataan arsip-arsip yang disusutkan (setda, RSUD Muwardi) - Melanjutkan Pendataan arsip PU Cipta Karya dan Bina Marga - Dinas Rakyat dan Kawasan Pemukiman (Eks Ciptakaru) - Dinas Perhubungan (eks kantor UPP Se Jateng)
- Dinas Komunikasi dan Informasi ( eks Biro Humas) - Biro Umum
- Melanjutkan pendataan arsip RSUD Muwardi
- Pendataan arsip arsip yang disusutkan (setda, RSUD Muwardi) - Melanjutkan Pendataan arsip arsip yang disusutkan (setda,
RSUD Muwardi)
b. Penelusuran Arsip genealogis (arsip tokoh) di Jawa Tengah - Wawancara dengan KH. Ahmad Mustofa Bisri
- Melakukan repro foto ANRI c. Akusisi Arsip SKPD Prov. Jateng:
- Arsip BLH
- Arsip dinas Kehutanan - Dinas Penghubung - Dinas Perhubungan
- Bagian Humas (Biro Umum)- foto dan video - Inspektorat Prov.Jateng
- RSUD Moewardi - Bakorwil III (eks)
- Dinas Kominfo (eks Biro Humas) - Biro Umum
- Dinas Bina marga dan PU - Bawaslu
2. Kegiatan Program Arsip Vital
a. Pendataan dan penyelamatan arsip Vital BUMD - KCP. Bank Jateng Wonosobo
- KCP Bank Jateng Purworejo
b. Pendataan dan penyelamatan arsip pemilu (pilpres, Pileg 2014) - Pendataan arsip arsip hasil akuisisi Pemilu Gubernur Jateng,
- Pendataan arsip Pilgub 2013 hasil akuisisi, KPUD Kota Salatiga, KPUD Kab Batang
- Peliputan pilkada Bupati dan Wakil Bupati serentak tahun 2017 : KPUD Pati, KPUD Banjarnegara
- Pendataan arsip Pilgub 2013 hasil akuisisi, KPUD kebumen Purworejo
- Pendataan pilgub KPUD Purbalingga, Kab. Tegal dan Kab Cilacap
- Pendataan arsip pilgub tahun 2013 KPUD Grobogan - Pendataan dan Penilaian Arsip KPUD Purbalingga - KPU Pati
- KPU Grobogan - KPU Kab. Kendal - KPU Kab. Klaten
c. Pendataan dan penyelamatan arsip aset Pemerintah Provinsi Jawa Tengah
- Pendataan dan identifiaksi Arsip SDLBN (Colomadu Kab.Karanganyar)
- Lanjutan Pendataan dan identifiaksi Arsip SDLBN (Colomadu Kab.Karanganyar)
D.2 Seksi Pengolahan Arsip
1. Kegiatan Peningkatan Kualitas Informasi Arsip a. Pembuatan Daftar Arsip :
- Persiapan pengolahan arsip Biro Keuangan dan Biro Otonomi - Pemilahan dan pengelompokan arsip Biro Otda dan Biro keunagn - Manuver Arsip Biro otda dan Biro Keuangan
- Pemilahan dan pengelompokan arsip Biro Otda dan Biro keuangan
- Melanjutkan pengolahan Biro Keuangan
- Melanjutkan manuver arsip ke Biro Keuangan Setda Prov.Jateng b. Pembuatan inventaris arsip statis
- Pengolahan arsip LP Semarang , Inventaris BP-7 Semarang - Menyusun sejarah LP Semarang
- Cetak inventaris LP Semarang c. Pembuatan Transkrip rekaman suara
- Lanjutan Pembuatan transkrip rekaman NH DINI - Lanjutan Pembuatan transkrip rekaman NH DINI
- Lanjutan penyelesaian transkrip rekaman suara NH DINI d. Pembuatan Tayangan Citra Daerah
- Persiapan penyusunan citra daerah D.2 Seksi Pelestarian Arsip
1. Kegiatan Penyimpanan dan Pelestarian Arsip Statis :
a. Pendampingan teknis penyimpanan dan pelestarian arsip kabupaten / kota di Jawa Tengah : Asistensi 3 kabupaten/kota ( Salatiga, Kudus, Pati)
b. Presrvasi arsip statis Kab/Kota
c. Presrvasi arsip statis keraton di Jawa Tengah d. Pelestarian arsip pascabencana di Jateng e. Laminasi Arsip Statis koleksi Barpus - Laminasi arsip tekstual 100 lembar (peb) - Laminasi arsip tekstual 100 lembar(mar) - Laminasi arsip tekstual 100 lembar(apr) - Laminasi arsip tekstual 100 lembar(May) - Laminasi arsip tekstual 100 lembar(Juni) 2. Kegiatan Digitalisasi Arsip Statis :
a. Digitalisasi arsip statis koleksi Dinas Arpus : Arsip Tekstual
- Arsip tekstual 3300 lbr (Jan - Mar) - Arsip tekstual 1000 lbr (apr) - Arsip tekstual 1000 lbr (May) - Arsip tekstual 1000 lbr (Juni) - Arsip tekstual 1000 lbr (Juli)
- Digitalisasi arsip tektual 3200 lembar (peb) - Digitalisasi arsip tektual 1000 lembar (mar) Arsip Photo
- Digitalisasi arsip foto 800 lembar (peb) - Digitalisasi arsip foto 500 lembar (mar) - Digitalisasi arsip foto 500 lembar (apr) - Digitalisasi arsip foto 500 lembar (May) - Digitalisasi arsip foto 500 lembar (Juni) - Digitalisasi arsip foto 500 lembar (Juli)
Arsip kearsitekturan:
- Digitalisasi arsip kearsitekturan 36 lembar (peb) - Digitalisasi arsip kearsitekturan 10 lembar (mar) - Digitalisasi arsip kearsitekturan 10 lembar (apr) - Digitalisasi arsip kearsitekturan 10 lembar (may) - Digitalisasi arsip kearsitekturan 50 lembar (juni) - Digitalisasi arsip kearsitekturan 50 lembar (juli) Arsip video
- Digitalisasi arsip video 16 buah (peb) - Digitalisasi arsip video10 buah (Juni) - Digitalisasi arsip video10 buah (Juli) Arsip kaset suara
- Digitalisasi arsip kaset suara 16 buah (peb) - Digitalisasi arsip kaset suara 10 buah (mar) - Digitalisasi arsip kaset suara 10 buah (apr) - Digitalisasi arsip kaset suara 10 buah (may) - Digitalisasi arsip kaset suara 10 buah (Juni) - Digitalisasi arsip kaset suara 10 buah (Juli) b. Digitalisasi arsip statis kabupaten/kota : 4 Kab/Kota
E. BIDANG PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN E.1 Seksi Pembinaan Perpustakaan
1.
2.
Kegiatan Pemberdayaan Perpustakaan Sekolah : Pendataan pemberdayaan perpustakaan sekolah Pebruari : Penyiapan administrasi
Maret : persiapan pelaksanaan pemberdayaan perpustakaan sekolah May : penyebaran undangan rakor pemberdayaan perpustakaan sekolah
Juni : Pembuatan Laporan
Kegiatan Pengembangan Jaringan Kemitraan di Bidang Perpustakaan a. Pelatihan jaringan kemitraan
- Survey tempat - Rapat persiapan - Menyusun surat
- Persipan pengembangan jaringan kemitraan bidang perpustakaan - Persiapan penyelenggaraan jaringan kemitraan bidang
3.
4.
- Persiapan Pelatihan
b. Rakornis Pengembangan Perpustakaan
- Persiapan rakornis pengembangan perpustakaan - Persiapan Rakornis Bidang Perpustakaan
- Persiapan Pelatihan - Launching e-Jatang
- Pelaksanaan rakornis pengembangan perpustakaan Kegiatan Bintek Pengelola Perpustakaan
a. In House Training
- Persiapan in house training - Pelaksanaan in house training
- Evaluasi pelaksanaan in house training b. Bintek Pengelola Perpustakaan
- Persiapan bintek pengelola perpustakaan - Persiapan bintek pengelola perpustakaan - Pelaksanaan bintek pengelola perpustakaan - Pembuatan laporan
Kegiatan Pembinaan Organisasi Perpustakaan dan Kepustakawanan a. Pembinaan Perpustakaan di Jateng
- Persiapan - Korespodensi - Pembinaan
- Pembinaan Perpustakaan di Jateng - Pembinaan Perpustakaan di Kab/Kota b. Rakor Ikatan Pustakawan Indonesia
- Persiapan
- Membuat surat menyurat - Pembinaan IPI ke Kab. Jepara
- Pembinaan perpustakaan umum ke Kab.Jepara - Persiapan Rakor IPI
E.2 Seksi Pengembangan dan Kerjasama Perpustakaan 1. Kegiatan Evaluasi Layanan Perpustakaan di Jateng:
a. Survey
b. Penentuan responden di 35 Kab/Kota beserta 2 perpustakaan binaan
c. Penyebaran kuesioner Evaluasi Layanan Perpustakaan beserta 2 Perpus Desa Binaan
2.
3.
d. Penghimpunan kuesioner evaluasi layanan Kegiatan Pengembangan Perpustakaan
a. Pengkajian Bidang Peprustakaan
- Penelusuran referensi dan koordinasi PNRI - Koordinasi Pengkaji
- Paparan Grand design pengkajian - Penyusunan instrumen kuesioner
- Penyebaran kuesioner 35 perpustakaan Umum - Penyebaran kuesioner pengkajian
b. Seminar
- Penggalangan peserta
- Koordinasi dengan narasumber - Koordinasi dengan moderator - Pelaksanaan Seminar
- Penyusunan laporan - Pemberkasan laporan c. Pelatihan aplikatif
- Penyusunan konsep surat koordinasi - Menyusun surat koordinasi
- Penyusunan surat koordinasi PNRI - Penyusunan konsep surat narasumber - Penyusunan Laporan
d. Pemetaan perpustakaan
- Penyebaran kuesioner pemetaan - Penghimpun data pemetaan - Pemasukan data
- Penginputan dan pengentrian data e. Penyusunan Pedoman Perpustakaan - Rapat persiapan
- Penghimpunan data dan entri - Koreksi draft pedoman
- Penyusunan pedoman perpustakaan tentang sarana dan prasrana - Penyusunan redaksi pedoman
Kegiatan Up Dating Bidang Perpustakaan - Rapat persiapan
- Menyusun kuesioner - Membuat surat koordinasi
- penghimpunan data dan entri - entri data
- Penyusunan laporan Rakor NPP - Pengentrian data NPP
- Visitasi Akreditasi Perpus - Persiapan Rakor NPP - Pengentrian data NPP
E.3 Seksi Pembudayaan Kegemaran Membaca 1.
2.
Kegiatan Promosi Minat Baca a. Pameran Perpustakaan
- Persiapan pameran di kota Pekalongan - Pelaksanaan pameran di Kota Pekalongan - pameran di Kota Tegal
- pembuatan laporan
- Pameran perpustakaan se-Jateng
b. Lomba Penulisan Artikel Populer Tingkat SLTA
- Persiapan lomba, pembuatan pedoman dan rapat panitia
- Pengiriman brosur pameran, pengiriman surat, brosur dan poster - Pengumpulan kuesioner
- Pengumpulan artikel lomba - Pelaksanaan lomba
- Pembuatan Laporan
c. Lomba Perpustakaan Desa / Kelurahan Tingkat Jawa Tengah - Persipan lomba pengiriman surat, brosur dan poster
- Pengumpulan kuesioner
- Penentuan pemenang 6 besar dan peninjauan lapangan d. Pemasyarakatan Perpustakaan melalui media massa e. Sosialisasi perpustakaan
- Persiapan sosialisasi perpustakaan - Pelaksanaan sosialisasi
Kegiatan Buletin Perpustakaan a. Penerbitan Buletin Pustakawan :
- pengumpulan artikel dari penulis - editing artikel dan pembuatan draft - Cetak edisi 1
b. Penerbitan Buletin Media Pustaka - editing artikel dan pembuatan draft - Cetak edisi 1
- Pengumpulan artikel untuk volume 2
F. BIDANG DEPOSIT DAN PENGOLAHAN BAHAN PERPUSTAKAAN F.1 Seksi Deposit dan Pelestarian Bahan Perpustakaan
1. Kegiatan Penerbitan Literatur Sekunder dan Pelaksanaan Karya Cetak Karya Rekam :
- Pembuatan SK da KAK
- Deskripsi buku 300 entri (Jan), 300 entri ( Peb), 200 (Mar), 300 (Apr), 200 (May), 300 (Juni), 150 (juli)
- Scane Cover buku 400 (Apr), 400 buku(juni), 300 (juni)
- Deskripsi majalah 40 (Jan), 10 (Peb), 10 (Mar),10 (Apr),10 (May), 10 (Juni),100(juli)
- Deskripsi CD 30 (Jan), 5 (Peb),5 (Mar),10 (Apr),10 (May),5 lbr (juni), 5 lbr (Juli)
- Deskripsi koran 100 (Jan), 50 (Peb), 50 (Mar), 35 (Apr),100 (May),5(juni), 10 (juli)
- Koordinasi pihak III perihal belanja cetak - Entri dan scan cover buku 350
- Menyelesaikan SPJ dengan pihak ke 3
2 Kegiatan Pelestarian Bahan Pustaka Koleksi Deposit a. Transliterasi :
- Pembuatan SK dan KAK - Konsultasi pihak ketiga
- Pembuatan website yang akan di tampilkan - melanjutan koordinasi pihak ke 3
- Entri data 350 halaman
- alih media majalah 250 halaman - pembuatan alih edia 300 hal b. Alih media koleksi deposit :
- Konsultasi dengan pihak ke 3
- Pemilihan buku yang akan dialihmediakan - Melanjutkan koordinasi dengan pihak ke 3 - pembuatan surat perintah tugas,
koordinasi dengan Perpusnas
- Alih media koleksi deposit 100 record
- Alih media majalah, kliping, berita, foto untuk website 200 artikel
- Melanjutkan Koordinasi
- alih huruf naskah kuno 40 Hal (May), 100 Hal (Jun) - alih bahasa naskah kuno 40 Hal(May), 100 Hal (Jun) - Pengetikan 40 Hal (may), 100 Hal (Jun)
- Translitasi dari huruf jawa 100 hal
- Tramslitasi dari huruf Jawa ke Bahasa Indonesia 100 hal F.2 Seksi Akuisisi Dan Pengolahan Bahan Perpustakaan
1. Kegiatan Peningkatan Kapasitas dan Kualitas Perpustakaan :
a. Identifikasi permasalahan perpustakaan desa di Jateng : 140 desa - Rakor membahas tinjauan lapangan
- Kunjungan lapangan peprustakaan desa
- Mengundang pihak III untuk pelaksanaan pengkajian
- Membahas pembuatan Quisioner untuk permasalahan perpustakaan desa
b. Penyelenggaraan Rakor Center Off Excellent (COE) Jan :
- pembuatan SK dan KAK
- Koordinasi dengan Kadin tentang pelaksanaanan Rakor COE Feb :
- Menghubungi Narasumber dan moderator Rakor COE Maret :
- Konsultasi dan Koordinasi dengan BPAD Prov.DIY, - Koordinasi dengan narsum dalam daerah,
- survey tempat pela`ksanaan raker, - penentuan tema,
- penyelesaian administrasi raker Juli
- Pelaksanaan Rakor COE G. UPT PERPUSDA
G.1. TATA USAHA UPT PERPUSDA
a. Pengiriman surat, pembelian prangko dan materai bulan Juli 2017
2. Kegiatan Jasa Kebersihan kantor/Rumah Dinas UPT PERPUSDA:
a. Jasa Cleaning Servis pada Juli 2016
3. Kegiatan Penyediaan Alat Tulis Kantor UPT PERPUSDA : a. Pembelian ATK Bulan Juli 2017
4. Kegiatan Penyediaan Barang Cetak dan Penggandaan UPT PERPUSDA:
a. Penyediaan cetak kuitansi, formulir, kertas kop dll untuk penyediaan administrasi kantor Bulan Juli 2017
5. Kegiatan Penyediaan Komponen Instalasi Listrik / Penerangan UPT PERPUSDA :
a. a. Pembelian lampu dan barang listrik lainnya bagi penerangan ruangan dan kenyamanan serta keamanan pemustaka dan kantor Bulan Juli 2017
6. Kegiatan Penyediaan Peralatan Rumah Tangga UPT PERPUSDA:
- Belanja alat pembersih dan bahan pembersih bulan Juli 2017 7. Kegiatan Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Per UU-an
UPT PERPUSDA :
a. Penyediaan bahan bacaan bagi kebutuhan informasi pegawai dan berita bulan Juli 2017
8. Kegiatan Penyediaan Makan dan Minum UPT PERPUSDA : a. Penyediaan makan minum bagi kunjungan Bulan Juli 2017 9. Kegiatan Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi luar daerah UPT
PERPUSDA :
a. Biaya perjalanan rapat Koordinasi dan Konsultasi dalam dan luar daerah serta biaya transport mengajar ke kab/kota Juli 2017
10. Kegiatan Pemeliharaan Rutin / berkala gedung Kantor UPT PERPUSDA :
a. Pelihara taman halaman, pelihara jaringan listrik, air dan telepon Juli 2017
11. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional UPT PERPUSDA :
a. Pemeliharaan kendaraan dinas operasional, BBM dan suku cadang bulan Juli 2017
12. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Kantor dan RT UPT PERPUSDA :
pemeliharaan lift, ac, dll pada bulan Juli 2017
13. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Mubelair UPT PERPUSDA: Pemeliharaan mebelair bulan Juli 2017
14. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan Kantor dan RT UPT PERPUSDA :
a. pemeliharaan peralatan kantor dan rumah tangga berupa komputer, dispenser, mesin fax, dll Bulan Juli 2017 15. Kegiatan Peningkatan Sarpras Kantor/Gedung Kantor UPT
PERPUSDA :
a. persiapan kegiatan 2017
16. Kegiatan Pemeliharaan buku-buku perpustakaan UPT Perpustakaan Daerah
- Feb : perbaikan buku 400 buku - May : perbaikan buku 350 buku - Juni : perbaikan buku 350 buku - Juli : perbaikan buku 350 buku
G.2 Seksi Layanan Perpustakaan 1. Kegiatan Ekspo Perpusda
a. Ekspo Perpustakaan daerah - Penyiapan administrasi
- Pelaksanaan ekspo perpusda
- Persiapan Pelaksanaan ekspo perpusda selanjutnya b. Pendidikan Pemakai Perpustakaan
2. Kegiatan Pengembangan Layanan Perpusda
a Layanan Perpustakaan diluar jam kerja : 1112 - 140 b Layanan Rumah Belajar Modern
Kursus Menggambar 4 kali Kursus Bahasa Inggris 4 kali Bimbingan Belajar 4 kali Kursus Menari 4 kali
Kursus Keterampilan 4 kali Sotry Telling 4 kali
c Layanan PAUD 3
Jumlah pengunjung di perpustakaan daerah sampai dengan bulan ini sebanyak
- 47.380 orang ( include perpustakaan keliling, Peb), - 72.855 orang ( include perpustakaan keliling ,Maret) - Pengunjung perpusda : 25.475 orang (Maret ), - Pengunjung perpusda 25.225 orang (Apr) - Pengunjung perpusda 25.675 org (mei) 3. Kegiatan Peningkatan Layanan Perpusling
a. Layanan perpusling Rutin
- Bulan Januari s.d. Pebruari 2017 : 86 pos - Bulan Maret 2017 86 pos
- Layanan dalam kota lebih dari 8 jam b. pengadaan buku LTPS
- seleksi buku keliling
- pembuatan daftar buku untuk pengadaan buku - pembuatan daftar buku utk pengadaan buku keliling G.3 Seksi Otomasi Perpustakaan
1. Kegiatan Pengembangan Otomasi Perpustakaan Daerah
a. Pengembangan Sistem layanan dan pengamanan bahan pustaka perpusda (RFID)
- Perbaikan server
- Perbaikan jaringan internet
- Mengajukan permohonan pengadan peralatan dan mesin (special tool) ke ULP, pengadaan ribbon card printer - Proses pengadaan peralatan dan mesin di ULP - Pelaksanaan pengadaan
b. Pemasangan pita pengaman bahan perpustakaan
c. Transformasi digital bahan perpustakaan dan otomasi layanan - Wifi di layanan dari lantai 1 s.d. 3
d. Pembuatan Kartu Anggota 2654 buah - Pengadaan kartu Anggota
- Pengadaan kartu anggota telah dilaksanakan
- Pembuatan kartu anggota (baru dan perpanjangan) 1500 - Pembuatan kartu anggota baru dan perpanjangan 1000 kartu
(Apr), 100 kartu (May), 474 Kartu (Juni), 1000 kartu (juli) 2. Kegiatan Peningkatan Sarpras Perpusda
a. Seleksi Buku
b. Pembuatan daftar buku c. Belanja ATK
d. Belanja modal pengadaan mesin cetak
e. Pembuatan konstruksi studio mini pada ruang audio visual f. Belanja modal pengadaan mesin cetak
g. Pembuatan konstruksi studio mini pada ruang audio visual h. Belanja modal buku perpustakaan, pembuatan daftar buku i. Belanja pengadaan e-book
V. PENUTUP
1. Pelaksanaan pengadaan barang / jasa bagi yang belum dilaksanakan untuk segera diproses, mengingat sudah memasuki triwulan III
2. Pelaksanaan program dan kegiatan tahun anggaran 2017 bagi Bidang Teknis dan Perpustakaan Daerah untuk selalu berpedoman pada RKO
3. Bidang Teknis dan Perpustakaan Daerah selalu berkoordinasi dan berkomunikasi dalam melaksanakan kegiatan ke daerah (Kab/Kota)
Demikian laporan Rakor Pengendalian Pelaksanaan APBD Provinsi Jawa Tengah Tahun Anggaran 2017 untuk Bulan Juni 2017 dari Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
Semarang, Juli 2017
KEPALA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH
MUHAMAD MASROFI,S.Sos,M.Si Pembina Utama Muda NIP. 19680517 198908 1 002
