Modul Sistem Informasi Bisnis

(1)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

BAB I

Sistem Informasi Bisnis Sistem Informasi dalam Kegiatan Bisnis

Perubahan besar terjadi di pasar media. Lebih dari 35 juta orang membaca berita di Internet yang telah menyebabkan jumlah pembaca surat kabar terus menurun. Tiga puluh juta orang Amerika kini membaca blog, dan 8 juta orang menulis blog yang menciptakan ledakan penulis-penulis baru dan bentuk baru dari umpan balik pelanggan.

Undang-undang baru pemerintah tentang keamanan dan akuntansi mengharuskan bisnis untuk menyimpan e-mail selama 5 tahun, digabung dengan ragam pekerjaan saat ini dan peraturan kesehatan yang mengharuskan perusahaan menyimpan data yang berkaitan dengan eksposur karyawan terhadap substansi kimia sampai 60 tahun, mendorong pertumbuhan informasi digital saat ini diestiminasikan sebesar 5 exabyte setiap tahun, kurang lebih sama dengan 37.000 perpustakaan.

Masuknya Internet ke dalam sistem komunikasi internasional telah menurunkan biaya operasi pada tingkat global secara drastis. Pelanggan bisa berbelanja di pasar global, dengan harga dan informasi dengan kualitas andal selama 24 jam sehari. Perusahaan dapat mencapai penurunan biaya mengejutkan dengan cara menemukan pemasok berbiaya rendah dan mengelola fasilitas produksi di negara lain. Perusahaan digital yang memproduksi film-film Hollywood dapat menjual jutaan lebih kopi DVD dari film-film terkenal dengan menggunakan pasar luar negeri. Perusahaan jasa Internet seperti Google dan Ebay, dapat mencontoh model bisnis dan jasa mereka dibanyak negara tanpa harus merancang kembali infrastruktur sistem informasi yang merupakan biaya tetap tinggi.

Proses bisnis terhubung dengan sekumpulan kegiatan yang saling berhubungan dan perilaku yang telah dikembangkan perusahaan untuk memproduksi hasil tertentu dan cara unik bagaimana mengorganisasikan kegiatan-kegiatan ini. Contoh dari proses bisnis ini adalah pengembangan produk baru, pembuatan dan pemenuhan pesanan, penciptaan perencanaan pemasaran, dan perekrutan karyawan.

Perusahaan digital merasakan dan tanggap atas lingkungannya lebih cepat ketimbang perusahaan tradisional, hal ini memberikan kemampuan yang lebih fleksibel bagi perusahaan digital di era perubahaan ini. Perusahaan digital menawarkan kesempatan tidak biasa dalam organisasi dan manajemen global yang lebih fleksibel. Dalam perusahaan digital, baik perubahaan waktu maupun perubahaan tempat merupakan suatu norma. Perubahan waktu mengacu kepada kegiatan bisnis yang dilakukan terus-menerus, 24 jam x

(2)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

7 hari, tidak terbatas pada kegiatan hari kerja dari jam 9 pagi hingga jam 5 sore. Pergeseran tempat berarti pekerjaan dapat berada di lingkungan kerja global sebagaimana pada tingkatan nasional. Pekerjaan dapat secara fisik dikerjakan di mana saja pekerjaan tersebut dapat dikerjakan paling baik.

Perusahaan bisnis berinvestasi lebih pada sistem informasinya secara khusus untuk mencapai enam tujuan bisnis strategis: keunggulan operasional; produk, jasa dan model bisnis baru; hubungan pelanggan dan pemasok; pengambilan keputusan yang semakin baik; keunggulan kompetitif; dan kelangsungan usaha.

Perspektif dalam sistem informasi

Sistem informasi secara teknis dapat di definisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam satu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koodinasi, dan pengawasan, sistm informasi juga dapat membantu manajer dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal rumit, dan menciptakan produk baru.

Sistem informasi merupakan kombinasi dari elemen manajemen, organisasi, dan teknologi. Aspek manajemen sistem informasi meliputi kepemimpinan, strategi, dan perilaku manajemen. Aspek teknologi terdiri atas peranti keras, peranti lunak komputer, teknologi manajemen data dan teknologi jaringan/telekomunikasi. Aspek organisasi dari sistem informasi melibatkan hierarki organisasi, keahlian fungsional, proses bisnis, budaya, dan kelompok politis. Daftar yang termasuk dalam dimensi organisasi adalah : “Manajemen Tingkat Senior, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat operasional.”

(3)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

Dapat dilihat bahwa dari perspektif bisnis, sistem informasi adalah penting untuk menciptakan nilai bagi perusahaan. Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan pendapatan atau menurunkan biayanya dengan menberikan informasi yang dapat membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik atau memperbaiki kegiatan proses bisnis. Perspektif bisnis berfokus pada sistem informasi organisasi dan manajemen secara alami. Sistem informasi mencerminkan solusi organisasi dan manajemen, berbasis teknologi informasi atas tantangan atau masalah yang disebabkan oleh lingkungan.

Sistem Informasi Manajemen adalah sekumpulan kompenen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, meyimpan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi dan membantu manajer menganilisis permasalahan.

Data adalah sekumpulan fakta mentah yang mewakili kejadian-kejadian yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan fisik perusahaan. Data biasanya belum dikelola dan diorganisasikan ke dalam bentuk yang dapat secara efektif dipahami oleh manusia.

Informasi berarti data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia.

Kegiatan dalam sistem informasi :

 Input adalah merekam /mengumpulkan data mentah dari dalam atau luar organisasi.  Proses adalah mengubah data input mentah menjadi bentuk yang berarti.

 Output adalah mengirimkan informasi yang telah diproses ke orang-orang yang menggunakan informasi.

Aset komplementer merupakan aset yang dibutuhkan untuk mendapatkan nilai dari investasi utamanya. Sebagai contoh, untuk menciptakan nilai atas mobil membutuhkan investasi tambahan yang substansial atas jalan tol, jalan raya, pom bensin, bengkel, dan struktur peraturan yang akan mengatur dan mengawasi para pengendara.

Riset terkini dalam investasi teknologi informasi di bisnis menunjukkan bahwa perusahaan yang menunjang investasi teknologinya dengan investasi di aset komplementer, seperti model bisnis baru, perilaku manajemen, budaya organisasi atau pelatihan akan mendapatkan tingkat pengembalian yang optimal, sementara perusahaan-perusahaan yang

(4)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

tidak berinvestasi di aset komplemnter akan mendapatkan tingkat pengembalian yang kurang atau malah tidak ada sama sekali atas investasinya di teknologi informasi.

Pendekatan kontemporer terhadap sistem informasi

Secara umum, bidang sistem informasi dapat dilihat dengan pendekatan teknis dan pendekatan perilaku. Sistem informasi merupakan sistem sosioteknis. Sistem informasi tetap membutuhkan substansi sosial, organisasi, dan investigasi intelektual untuk bisa berjalan dengan layak walaupun sistem ini terdiri atas mesin dan teknologi fisik.

Pendekatan teknis terhadap sistem informasi menekankan model matematika untuk mempelajari sistem informasi, serta penekanan pada teknologi secara fisik dan kemampuan format dari sistem tersebut. Disiplin ilmu yang berkontribusi adalah ilmu komputer, metode kuantitatif, dan riset operasi.

Ilmu komputer berfokus pada pengembangan teori perhitungan, metode perhitungan dan metode akses dari penyimpanan data yang efisien. Metode kuantitatif menekankan pada pengembangan model untuk pengambilan keputusan dan praktik manajemen. Riset operasi berfokus pada teknis matematika untuk mengoptimalkan parameter terpilih dari organisasi seperti transportasi, pengawasan persediaan, dan biaya transaksi.

Bagian penting bidang sistem informasi melibatkan isu perilaku yang muncul dalam pengembangan dan pengelolaan jangka panjang dari sistem informasi. Isu seperti integrasi bisnis strategis, perancangan, implementasi, penggunaan, dan manajemen tidak dapat dijelajahi dengan menggunakan model dari pendekatan teknis. Disiplin ilmu mengenai perilaku lainya berkontribusi pada metode dan konsep penting.

(5)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

Sebagai contoh, ahli sosiologi mempelajari sistem informasi dengan melihat bagaimana kelompok dan organisasi mempengaruhi pengembangan sistem informasi dan juga bagaimana sistem memengaruhi individu, kelompok, dan orgaisasi. Ahli psikologi mempelajari sistem informasi dengan ketertarikan terhadap bagaimana pengambilan keputusan manusia mengenai dan menggunakan informasi formal. Ahli ekonomi mempelajari sistem informasi dengan ketertarikan dalam memahami proses produksi barang-barang digital, dinamika dari pasar digital, dan pemahaman bagaimana sistem informasi baru mengubah pengawasan dan struktur biaya di dalam perusahaan.

Pendekatan perilaku sebenarnya tidak mengabaikan teknologi, teknologi sistem informasi sering menjadi penyebab bagi permasalahan atau isu perilaku. Tetapi fokus dari pendekatan ini umumnya bukan pada solusi teknisnya, sebaliknya pendekatan ini berkonsentrasi pada perubahan tingkah laku, kebijakan manajemen dan organisasi, dan perilaku.

(6)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

BAB II

E-Business Global

Proses Bisnis Dan Sistem Informasi

Sistem informasi adalah proses meningkatnya bisnis yang terletak pada inti bisnis. Proses bisnis adalah seperangkat aktivitas yang berhubungan secara logis yang menjelaskan bagaimana tugas bisnis tertentu dilaksanakan dan bisnis dipandang sebagai sekumpulan proses bisnis. Proses bisnis adalah aliran kerja dari bahan baku, informasi, dan pengetahuan. Proses ini menunjukkan cara yang unik dimana perusahaan mengoordinasikan pekerjaan. Para manajer perlu memerhatikan proses bisnis karena mereka menentukan seberapa baik perusahaan dapat menjalankan bisnisnya, sehingga menjadi sumber yang potensial dari keberhasilan atau kegagalan strategi.

Jenis Sistem Informasi Bisnis

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian:

(7)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.

2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)

OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.

KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

4. Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

(8)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuanseorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.

6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)

Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

7. Executive Support Systems (ESS)

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

(9)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

Sistem Dari Sudut Pandang Fungsional

Sistem ini terletak pada departemen khusus, seperti akuntansi pemasaran dan penjualan, produksi, dan sumber daya manusia. Sistem pemasaran dan penjualan membantu perusahaan mengidentiikasi pelanggan produk dan jasa perusahaan, mengembangkan produk dan jasa untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, mempromosikan produk dan jasa, menjual produk dan jasa, dan memberikan dukungan pelanggan yang berkelanjutan. Sistem manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan, dan produksi barang dan jasa, dan mengendalikan aliran produksi. Sistem keuangan dan akuntansi menjaga data aset keuangan dan aliran dana perusahaan. Sisitem SDM menjaga catatan karyawan; menelusuri kemampuan karyawan, kinerja, dan pelatihan; dan mendukung perencanaan kompensasi dan pengembangan karier karyawan.

Sistem Dari Sudut Pandang Konstituen

Ada empat jenis utama sistem informasi dalam organisasi kontemporer yang melayani manajemen operasi, menengah, dan senior. Sistem yang melayani manajemen operasi antara lain sistem pemrosesan transaksi (TPS), seperti sistem penggajian dan pemesanan, yang melacak aliran transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Sistem informasi manajemen (SIM) dan sistem pendukung keputusan (DSS) memberikan laporan dan akses ke kinerja perusahaan saat ini dan catatan historis pada perusahaan. Kebanyakan laporan SIM memadatkan informasi dari TPS dan tidak benar-benar bersifat analitis. DSS mendukung keputusan manajemen ketika keputusan ini unik, berubah dengan cepat, dan tidak dapat dispesifikasikan dengan mudah sebelumnya. Sistem pendukung eksekutif (ESS) membantu manajemen senior dengan memberikan data kepentingan terbesar pada pembuat keputusan manajemen senior dalam bentuk grafik maupun diagram yang dikirimkan melalui portal. ESS memiliki kemampuan analitis yang terbatas namun dapat menggunakan peranti lunak grafis canggih dan berbagai sumber informasi eksternal dan internal.

Hubungan Antarsistem

Berbagai jenis sistem dalam sebuah organisasi saling terkait satu sama lain. Sistem pemrosesan transaksi (TPS) adalah penghasil utama informasi yang dibutuhkan oleh kebanyakan sistem lain dalam perusahaan, yang selanjutnya akan menghasilkan informasi untuk sistem yang lain. Pada kebanyakan perusahaan, jenis sistem yang berbeda tersebut

(10)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

relatif tidak terkait. Namun demikian, semakin banyak perusahaan yang menggunakan teknologi baru untuk mengintegrasikan informasi yang berada dalam sistem yang berbeda. Sistem Yang Melingkupi Perusahaan

Aplikasi perusahaan merupakan sistem yang melingkupi area fungsional, yang menjalankan proses bisnis di dalam perusahaan bisnis, dan termasuk seluruh tingkatan manajemen. Ada empat aplikasi perusahaan utama, yaitu :

1. Sistem perusahaan, menyelesaikan masalah dengan mengumpulkan data dari beragam proses bisnis inti pada manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia dan menyimpan data pada penyimpanan data pusat tunggal.

2. Sistem manajemen rantai pasokan, membantu bisnis mengelola hubungan dengan pemasok mereka dalam menyediakan informasi dengan tujuan untuk mendapatkan jumlah produk yang tepat dari sumber mereka menuju titik komsumsi dengan jumlah waktu tersingkat dan dengan biaya terendah.

3. Sistem manajemen hubungan pelanggan, menyediakan informasi untuk membantu perusahaan mengenali, menarik, dan mempertahankan pelanggan yang paling menguntungkan; menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan yang ada; dan diharapkan meningkatkan penjualan.

4. Sistem manajemen pengetahuan, mengumpulkan seluruh pengetahuan dan pengalaman relevan dalam perusahaan, dan membuatnya tersedia dimanapun dan kapanpun dibutuhkan untuk meningkatkan proses bisnis dan keputusan manajemen.

Intranet dan ekstranet merupakan salah satu peralatan yang digunakan perusahaan untuk meningkatkan integrasi dan mempercepat arus informasi di dalam perusahaan, dan dengan pelanggan dan pemasok. Intranet adalah jaringan internal yang dibangun dengan peralatan yang sederhana dan standar komunikasi yang sama dengan internet dan digunakan untuk distribusi informasi secara internal kepada karyawan, dan sebagai penyimpanan kebijakan, program, dan data perusahaan. Ekstranet adalah intranet yang diperpanjang kepada pengguna yang diizinkan diluar perusahaan.

Bisnis elektronik atau e-business merupakan penggunaan teknologi digital dan internet untuk menjalankan proses bisnis utama perusahaan dalam pengelolaan internal perusahaan dan untuk koordinasi dengan pemasok dan rekan bisnis lainnya. Perdagangan

(11)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

elektronik atau e-commerce adalah bagian dari e- business yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui internet, meliputi aktivitas yang menunjang transaksi pasar, seperti periklanan, pemasaran, dukungan pelanggan, keamanan, pengiriman, dan pembayaran. E-goverment mengacu kepada aplikasi internet dan teknologi jaringan untuk secara digital memungkinkan hubungan pemerintah dan agen sektor publik dengan masyarakat, bisnis, dan perpanjangan pemerintah lainnya.

Fungsi Sistem Informasi pada Bisnis

Departemen sistem informasi adalah unit organisasi formal yang bertanggung jawab atas layanan teknologi informasi berupa memelihara peranti keras, peranti lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang mencakup infrastruktur teknologi informasi perusahaan. Sistem informasi terdiri atas spesialis, seperti programmer, analis sistem, pemimpin proyek, manajemen sistem informasi, dan sering dikepalai oleh CIO.

Ada cara alternatif untuk mengelola fungsi sistem informasi dalam perusahaan. Setiap area fungsional bisa memiliki departemen sistem informasinya sendiri yang diawasi oleh CIO perusahaan. Fungsi sistem informasi bekerja sebagai departemen terpisah seperti departemen fungsional lainnya. Pada perusahaan besar dengan banyak divisi dan lini produk adalah dengan meminta departemen sistem informasi untuk setiap divisi melaporkan pada kelompok sistem informasi tingkat tinggi dan CIO.

CONTOH SISTEM INFORMASI

 Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket.

 Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data.

 Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester.

 Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan yang jatuh tempo.

 Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.

(12)

Kelas Perbaikan 5 Juli -23 Agustus 2012

 Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dan dengan kecepatan tinggi.

 Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah.

 Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses.

 Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak diseluruh dunia dengan cepat dan murah.

 Meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau beberapa lokasi.

 Mengotomatisasikan proses-proses bisnis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual.

 Mempercepat pengetikan dan penyuntingan.