PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam era industrialisasi yang semakin kompetitif sekarang ini, setiap pelaku bisnis yang ingin menang dalam dunia industri akan memberikan perhatian penuh pada kualitas. Termasuk di dalamnya adalah salah satu perusahaan media cetak bernama Rakyat Merdeka. Bagi perusahaan tersebut, proses industri dipandang sebagai suatu sistem perbaikan terus-menerus (continuous improvement). Tepatnya dimulai dari ide, pengembangan produk, proses produksi, sampai distribusi ke konsumen.
Konsumen adalah raja. Konsumen akan menganggap kualitas sebagai kepercayaan apabila produk tersebut dapat memberikan mutu yang baik sesuai harapannya. Namun yang biasanya sering terjadi adalah kesenjangan kualitas. Yang dimaksud di sini adalah adanya kesenjangan antara mutu yang diharapkan (expected
qualities) dengan mutu aktual (actual qualities). Pada Rakyat Merdeka, terdapat 289
halaman yang terlambat dari 7300 halaman yang diproduksi
Untuk menjaga konsistensi kualitas produk koran Rakyat Merdeka, diperlukan kontrol kualitas atas aktivitas proses produksi yang dijalani. Kualitas memerlukan proses perbaikan terus menerus yang dapat diukur. Komitmen terhadap kualitas adalah suatu sikap yang diformulasikan dalam setiap aktivitas perusahaan. Kualitas harus dibentuk sejak awal, mulai dari input hingga output.
Setiap tahapan dalam proses produksi harus berorientasi pada kualitas. Yang terbaik adalah bila perhatian pada kualitas bukan pada akhir, melainkan proses
produksinya (work in process). Jika ada cacat produk, masih dapat diperbaiki. Dengan demikian, produk akhir yang dihasilkan adalah produk bebas cacat.
Saat ini Redaksi Rakyat Merdeka belum memiliki sebuah Sistem Informasi (SI) untuk mengkontrol proses produksi. Sudah saatnya, Redaksi Rakyat Merdeka kini perlu membuat sebuah sistem untuk melakukan kontrol terhadap proses produksi. Di mana didalamnya juga termasuk ada sistem dokumentasi guna pencapaian kualitas proses produksi. Selain untuk mengkontrol proses produksi, SI tersebut juga bisa digunakan untuk meningkatkan performasi kinerja Redaksi secara keseluruhan – selama ini cenderung masih manual (jaringan komputer sekedar terknokesi dengan sistem Local
Area Network, tanpa piranti lunak khusus yang mengatur tentang proses produksi).
1.2. Perumusan Masalah
Dengan semakin ketatnya persaingan di dunia industri dan sebagai perusahaan yang memperhatikan dan mengutamakan kualitas produk, Redaksi Rakyat Merdeka harus selalu berusaha melakukan peningkatan kualitas secara terus menerus. Peningkatan kualitas dalam hal ini dapat dilakukan dengan meminimalkan angka keterlambatan masuknya naskah ke Percetakan. Dengan demikian, tingkat keterlambatan ini akan terus diperkecil sampai pada batas yang minimal yang dapat dilaksanakan dengan menggunakan salah satu metode peningkatan kualitas, yaitu metode Six Sigma.
Kegiatan peningkatan kualitas dengan metode Six Sigma ini memerlukan waktu yang tidaklah cepat. Untuk itu, diperlukan suatu sistem informasi proses produksi yang dapat membantu kegiatan peningkatan kualitas.
Secara ringkas, masalah peningkatan kualitas di Koran Rakyat Merdeka dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana melakukan pengukuran kualitas proses produksi yang tepat pada Koran Rakyat Merdeka?
2. Apakah root cause dari keterlambatan yang terjadi pada proses produksi Koran Rakyat Merdeka?
3. Apa saja yang harus dilakukan untuk menurunkan tingkat keterlambatan pada proses produksi Koran Rakyat Merdeka?
4. Apa yang dapat diperoleh dengan mengimplementasi sistem informasi pengendalian aktivitas pembuatan naskah koran untuk peningkatan kualitas proses dalam perusahaan?
1.3. Ruang Lingkup
Agar penyelesaian masalah dapat lebih terarah pada tujuan penelitian sehingga memberikan manfaat yang diharapkan, maka ruang lingkup dibatasi sebagai berikut:
• Penelitian akan dilakukan pada Redaksi Rakyat Merdeka, Gedung Graha Pena Lantai 9, Jakarta 12210
• Pengukuran performansi kualitas hanya dilakukan di divisi Redaksi Rakyat Merdeka.
• Pengukuran performansi kualitas hanya pada tingkatan proses produksi Koran Rakyat Merdeka sebelum memasuki tahap pencetakan.
• Penelitian dilakukan terhadap data keterlambatan yang terjadi dari bulan Januari 2007 sampai dengan Desember 2007 yang didapat dari perusahaan.
• Pengembangan system informasi yang dilakukan berupa perancangan system informasi sampai pada tahap pemrograman dengan menggunakan database yang mendukung aktifitas system pemeliharan yang diusulkan. 1.4. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah:
• Melakukan perhitungan Six Sigma untuk mengetahui Level Sigma proses produksi Koran Rakyat Merdeka saat ini.
• Mengidentifikasi apakah proses produksi masih dalam tahap kendali. • Mengidentifikasi penyebab dominan terjadinya keterlambatan pada proses
produksi Koran Rakyat Merdeka.
• Memberikan usulan tentang pengendalian masalah yang didapat untuk dapat menekan angka keterlambatan pada proses produksi Koran Rakyat Merdeka.
• Merancang sebuah sistem informasi yang mendukung kegiatan pengendalian aktivitas pembuatan naskah koran untuk membantu dalam pengendalian kualitas proses.
Manfaat dari penelitian ini adalah:
• Perusahaan dapat mengetahui kualitas dari proses produksi Koran Rakyat Merdeka.
• Meningkatkan kualitas produk Koran Rakyat Merdeka.
• Mengurangi jumlah keterlambatan yang terjadi pada proses produksi. • Sistem Informasi proses produksi yang dirancang diharapkan dapat
membantu mempermudah proses produksi serta mendukung kegiatan pengendalian kualitas.
1.5. Gambaran Umum Perusahaan 1.5.1. Sejarah Perusahaan
Rakyat Merdeka merupakan salah satu anak perusahaaan di bawah naungan Jawa Pos Group. Koran Rakyat Merdeka terbit pertama kali sebanyak 12 halaman pada hari Kamis, 22 April 1999. Sejak tanggal 17 Februari 2003, Redaksi Rakyat Merdeka beralokasi di Gedung Graha Pena Lt. 8-9, Jalan Raya Kebayoran Lama No. 12, Jakarta Selatan 12212. Sebelumnya beralamat di Jalan Raya Kebayoran Lama No. 17, Jakarta Selatan 12210. Koran ini terbit berdasarkan SK Menpen RI No. 326/SK/Menpen/SIUP/1998 dengan perubahan pada tanggal 6 April 1999 surat Menpen/Dirjen PPG No. 88/Ditjen PPG/K/1999.
Seperti apa yang terlihat pada Koran Rakyat Merdeka, di dalam penyajiannya memiliki perbedaan tersendiri dengan koran harian lainnya. Headline Koran Harian Rakyat Merdeka sering dianggap “sensasional” dengan penyajian berita-berita yang keras. Sehingga bulan-bulan pertama terbit, Koran Harian Rakyat Merdeka sering mendapat kecaman dari orang-orang yang membacanya. Rakyat Merdeka dianggap sebagai koran provokator. Tampil dengan penyajian berita yang keras, Koran Rakyat Merdeka menempatkan dirinya sebagai koran oposisi. Maksud oposisi di sini adalah surat kabar harian ini siap mengkritik siapa pun yang berkuasa memerintah negeri ini.
Hal tersebut bagi Koran Rakyat Merdeka dianggap perlu dilakukan, karena dalam era reformasi sekarang mudah sekali untuk mendapatkan surat izin terbit. Namun ini bukan berarti mudah mampu menembus pasar, mengingat persaingan bisnis penerbitan semakin ketat dengan banyaknya majalah, tabloid, maupun koran umum yang ditawarkan pada masyarakat.
Belum lagi persaingan dengan media elektronik, seperti televisi dan internet. Karenanya diperlukan suatu pemikiran yang strategis dalam bisnis penerbitan. Untuk itu diperlukan kerja sama yang baik tiap individu mulai dari bagian Redaksi sampai bagian Umum.
1.5.2. Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari Rakyat Merdeka adalah menjadi koran politik oposisi terkuat di Indonesia. Koran ini sengaja dibuat sebagai alat kontrol sosial terhadap pemerintah. Hadir sebagai penyambung aspirasi suara rakyat.
Misi dari Rakyat Merdeka adalah menjadi koran aspirasi rakyat kecil terkuat khususnya di wilayah Jabotabek dalam menyampaikan kritik-kritik pada pemerintah.
Strategi dari Koran Rakyat Merdeka adalah:
1. Membina kerjasama dengan banyak instansi pemerintah atau pun sejumlah tokoh publik figur.
2. Menjajaki wilayah-wilayah yang selama ini tidak pernah dibidik sebagai target pemasaran.
1.5.3. Struktur Organisasi
Gambar struktur organisasi pada Rakyat Merdeka Group. Pemimpin Group Pemimpin Perusahaan Dewan Kebijakan Redaksi Akunting Keuangan Pengembangan Usaha Iklan Personalia Pemasaran Teknologi Artistik Percetakan Bank Data Redaktur Eksekutif
Pracetak Reporter Fotografer
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Rakyat Merdeka Group Berikut adalah pembagian tugas di dalam Rakyat Merdeka Group:
• Pemimpin Group (MG, Manajemen Group):
o Menentukan arah atau kebijakan perusahaan untuk jangka panjang.
o Bertanggung jawab atas semua bisnis penerbitan Rakyat Merdeka Group.
• Dewan Kebijakan Redaksi (DKR) (MG):
o Menentukan arah atau kebijakan perusahaan secara redaksional; baik itu untuk jangka pendek, menengah, ataupun panjang.
o Melakukan kontrol keredaksian untuk semua penerbitan. • Pemimpin Perusahaan (MG):
o Menentukan arah atau kebijakan perusahaan secara non redaksional; baik itu untuk jangka pendek, menengah, ataupun panjang.
o Melakukan kontrol non keredaksian untuk semua penerbitan. • Keuangan (MG):
o Bertanggung jawab dalam hal pengaturan lalu lintas keuangan semua penerbitan.
• Akunting (MG):
o Bertanggung jawab dalam hal pencatatan semua transaksi keuangan semua penerbitan.
o Bertanggung jawab dalam hal pembuatan laporan keuangan semua penerbitan.
• Iklan (MG):
o Bertanggung jawab dalam hal pendapatan iklan semua penerbitan, termasuk menetapkan kebijakan iklan.
o Menjalin kemitraan atau kerja sama dengan para biro iklan. • Pengembangan Usaha (MG):
o Bertanggung jawab dalam hal pengembangan usaha semua penerbitan, pendapatan lain diluar iklan dan pemasaran koran (sirkulasi).
o Menjalin kemitraan atau kerja sama dengan pihak luar, koordinasi dengan semua bagian.
• Sirkulasi (Pemasaran) (MG):
o Bertanggung jawab dalam hal pendapatan perusahaan dari hasil penjualan koran untuk semua penerbitan, termasuk menetapkan kebijakan penjualan koran.
o Menjalin kemitraan atau kerja sama dengan para agen koran. • Personalia (MG):
o Bertanggung jawab dalam hal SDM di semua penerbitan. • Artistik (Ilustrasi) (MG):
o Bertanggung jawab dalam hal artistik dan kartunis di semua penerbitan, khususnya penataan wajah koran halaman 1.
• Teknologi (MG):
o Bertanggung jawab dalam hal teknologi komputerisasi semua penerbitan, termasuk menetapkan standarisasi sistem yang dipergunakan.
o Bertanggung jawab dalam hal infrastruktur TI (hardware). • Bank Data (MG):
o Bertanggung jawab dalam hal dokumentasi elektronik. o Bertanggung jawab dalam hal manajemen lalu lintas data. o Bertanggung jawab dalam hal content data dan data security.
• Percetakan (MG):
o Bertanggung jawab dalam hal kualitas hasil cetak koran semua penerbitan.
• Redaktur Eksekutif (RE):
o Bertanggung jawab dalam hal isi pemberitaan di koran, termasuk hasil editing, pemilihan berita, pemilihan foto, dan kualitas layout halaman yang menjadi tanggung jawabnya. • Pracetak:
o Bertanggung jawab dalam hal pengaturan tata letak (layout) semua materi dalam koran (berita, foto, iklan, dan grafis). • Reporter:
o Bertanggung jawab dalam hal pencarian dan penulisan berita, termasuk di dalamnya kualitas berita.
• Fotografer:
o Bertanggung jawab dalam hal pencarian dan pengambilan foto sebagai pelengkap berita, termasuk di dalamnya kualitas foto.
1.5.4. Perkembangan dan Produk Perusahaan
Sampai saat ini, Koran Harian Rakyat Merdeka masih tetap eksis mengumandangkan dirinya sebagai surat kabar harian oposisi. Peredarannya sementara ini lebih terfokus pada wilayah Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi (Jabodetabek), Bandung, dan Bandar Lampung. Kalaupun ada yang beredar di luar wilayah tersebut,
sangat masih terbatas, misalnya saja Kalimantan dan Malaysia. Kini oplah Koran Rakyat Merdeka mencapai lebih dari 150.000 eksemplar per hari.
Pihak manajemen belum memutuskan membuka perwakilan di daerah-daerah untuk memperluas peredaran jaringan pemasaran. Sebab saat ini untuk wilayah Jabodetabek pun masih banyak yang harus diperbaiki, termasuk meningkatkan jumlah pembeli Koran Rakyat Merdeka.
Sebagai koran eceran, Rakyat Merdeka mempunya ciri khas judul berita utama (headline) selalu menarik untuk dibaca (eye catching) dan gaya bahasanya yang cenderung sedikit “nakal”. Maka tidak mengherankan jika Rakyat Merdeka sering disebut sebagai koran provokator.
Mengingat pemberitaan koran Rakyat Merdeka selalu rawan bersentuhan dengan hukum, inilah yang akhirnya menjadi latar belakang berdirinya law ombudsman (sebuah lembaga yang berdiri untuk menjadi penengah dalam sengketa hukum antara Rakyat Merdeka dengan pihak ketiga). Dalam hal ini, law ombudsman harus bisa bersikap adil untuk kedua belah pihak, walau Rakyat Merdeka yang membayarnya.
Selain pemberitaan cenderung fokus ke politik, Rakyat Merdeka juga memiliki halaman-halaman lain yang juga tidak kalah menarik, seperti Hiburan (Bibir Mer dan Hot Babes) dan Olahraga (Bomber dan Spirit). Bahkan kini, sejak tanggal 13 April 2004, Rakyat Merdeka telah hadir menjadi 20 halaman, dengan menambah halaman suplemen khusus seputar Info Bisnis, yang diberi nama ProBis (dulu bernama Bisnis Harian, berdiri sejak 13 April 2004). Dalam Bisnis Harian diulas informasi seputar Otomotif, Mal, Properti, Handphone, Komputer, dan Elektronik. Dan sekarang ini, isi pemberitaan koran Rakyat Merdeka juga dapat dilihat secara online di website www.myrmnews.com.
1.5.5. Sistem yang Sedang Berjalan
Gambar 1.2 Rich Picture Sistem yang Berjalan Berikut adalah penjelasan untuk Rich Picture di atas:
1. Fotografer memberikan hasil foto kepada Editor. 2. Reporter memberikan ide berita kepada Editor.
3. Editor memilih ide berita dan foto yang akan digunakan. Setelah itu, editor akan mengedit ide berita dan foto, lalu memberikannya kepada bagian Pracetak
4. Bagian Pracetak akan membuat design halaman dengan menggunakan berita-berita dan foto-foto yang sudah dipilih tersebut. Setelah itu, bagian Pracetak akan memberikannya kepada DKR.
5. a. Apabila design halaman ditolak, maka DKR akan memberikannya kembali ke Pracetak untuk direvisi.
b. Apabila design halam disetujui, maka DKR akan memberikannya kembali ke Pracetak untuk diserahkan kepada bagian percetakan.
