KKSL | 2010
1
Tajuk : Microsoft® Excel 2003
Objektif : Setelah mengikuti modul ini, peserta diharapkan akan dapat :
1. Memahami penggunaan asas Excel 2. Memformat sel, lembaran dan buku kerja
3. Menggunakan formula asas untuk membuat analisa
Keperluan : Modul ini memerlukan : 1. Microsoft ® Excel 2003 2. Nota Bahan Kursus
Masa : 6 jam
Kandungan :
Aktiviti 1 : Mengenal Komponen MS® Excel (15 minit)
Dalam bahagian ini, peserta akan dapat mengenali bahagian-bahagian Asas Excel.
Aktiviti 2 : Menghasilkan Sebuah Aplikasi Sistem Yang Mudah (2 jam) Dalam bahagian ini, peserta akan didedahkan dengan kaedah untuk memformat sel, lajur, baris ,lembaran , menambah data menggunakan teks, nombor, tarikh, dan sebagainya
Aktiviti 3 : Mengenal dan menggunakan formula asas serta membuat graf melalui penghasilan Aplikasi Kewangan ( 2 jam )
Bahagian ini akan mendedahkan formula asas Excel untuk membuat Analisa dan graf
.
Aktiviti 4 : Mengenal dan menggunakan Fungsi Logik, Pivot Table dan Macro (1 jam 45 minit)
Bahagian ini akan mendedahkan penggunaan fungsi Asas, pivot table dan macro
KKSL | 2010
2
AKTIVITI 1 : MENGENAL KOMPONEN DI DALAM MICROSOFT EXCEL 1. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL
1. Fail di dalam Microsoft Excel dikenali sebagai bukukerja (WorkBook) yang tergolong didalam kategori helaian eletronik (spreadsheet). Secara default, Excel menyediakan 3 lembaran kerja (sheet) yang boleh ditambah, dibuang, disalin dan dipindah.
2. Microsoft Excel berguna untuk menyimpan dan memanipulasikan data, pengiraan, ringkasan dan juga penganalisaan data, memasukkan gambar, carta dan data dari internet.
3. Satu lembaran sama seperti lejer akauntan yang disusun dalam lajur yang menegak (column) dan baris yang melintang (row).
4. Pertembungan diantara baris dan lajur dinamakan sel (cell). Setiap sel dirujuk dengan alamat (address) dan boleh mengandungi nombor, teks atau formula
2. MEMULAKAN WINDOWS DAN EXCEL
1. Klik butang Start untuk memulakan perisian Microsoft Excel.
3. Klik pada Microsoft Office
4. Klik pada Microsoft Office Excel 2003 @ 2007
5. Satu helaian kosong akan terpapar dan diberi nama Book1 secara automatik.
KKSL | 2010
3
Title Bar – Memaparkan nama applikasi (program) dan nama buku kerja (fail) yang dibuka dan terdapat 3 butang tetingkap : Mengandungi 3 butang kawalan skrin pada palang tajuk-Minimize(Mengecil), Maximize (Membesar) dan Close (Menutup)
Menu Bar – Terdapat 9 pilihan arahan iaitu:-
File – mengandungi semua arahan yang berkaitan dengan pengurusan fail (bina fail baru, simpan fail, buka dan tutup fail, memaparkan dan mencetak fail)
Edit – arahan berkaitan dengan proses pengubahsuaian fail excel (Copy , Paste, dan Find Word)
View – berkaitan dengan arahan merubah reka bentuk paparan fail.
Insert – berkaiatan dengan arahan proses penambahan elemen ke dalam sesuatu fail.
Format – berkaitan dengan proses pengubahsuaian format bagi fail.
Tools – berkaitan dengan proses penyemakan ke atas setiap teks yang di taip dalam fail.
Minimize , Restore & Close Title Bar Standart
Toolbar Formating Bar Formula Bar
Status Bar Task Pane Coloum Row Menu Bar Work Area (Lokasi Kerja) Name Box
KKSL | 2010
4
Data – arahan yang berkaitan dengan data di dalam fail excel Window – arahan berkaitan dengan kaedah paparan maklumat bagi fail dan hamparan.
Help – arahan berkaitan dengan kemudahan bantuan yang disediakan oleh Microsoft Excel XP.
Standart Toolbar – Mengandungi ikon/gambar kecil iaitu jalanpintas untuktugasan utama seperti save, print, copy dan print preview
Formating Toolbar - Arahan yang dipaparkan untuk memudahkan proses pengubahsuaian format di laksanakan.
Formula Bar – Petak yang memaparkan data yang dimasukkan ke dalam sel
Work Area – dipanggil Wooksheet yang mana terdiri daripada baris (ROW) dan Lajur (COLOUM)
Row Header - Melabelkan lajur (row) dengan angka Column Header- melabelkan lajur(column) dengan huruf Name Box - Memaparkan alamat sel yang aktif
Status Bar - Memaparkan arahan terpilih atau status kerja spt Num, Cap & Scroll Lock 3. MENCIPTA BUKU KERJA BARU
Terdapat 3 cara:
1. Menggunakan menu File : New..
2. Klik butang New di Palang Alatan (Toolbar)
3. Tekan kekunci Cara Pintas Ctrl+N. Tekan kedua-dua butang Ctrl dan N.
4. MEMASUKKAN DATA
1. Klik sel untuk dimasukkan data.
2. Taip data (teks, nilai, formula atau function) 3. Tekan kekunci Enter atau Tab.
Enter atau butang bawah akan memasukkan data mengikut jalur (ke bawah) dan Tab atau butang kanan akan memasukkan data mengikut baris (ke kanan).
Shift+Enter akan mengaktifkan sel di atas (sebelumnya) dan Shift+Tab akan mengaktifkan sel kiri.
KKSL | 2010
5
Teks (Labels)
Teks atau label merupakan huruf, nombor, ruang kosong dan aksara bukan numerik Secara lalaian (default) teks akan dijajar (align) ke sebelah kiri.
Satu sel boleh menerima sehingga 255 aksara (character).
Nilai (Value)
1. Terdiri dari aksara-aksara berikut: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % E e 2. Letakkan simbol - atau ( ) untuk nilai negative
3. Secara lalaian, nombor akan dijajar ke sebelah kanan sel 4. Menerima hanya 15 digit nombor
5. Letakkan ‘ di hadapan nombor untuk menjadikan nombor sebagai teks atau formatkan sel tersebut sebagai teks. Format: Cells : Number : Text
5. MENGEDIT/MEMBETULKAN DATA Terdapat 3 cara:
1. Aktifkan sel yang hendak diedit. Taip data yang betul dan tekan Enter. 2. Aktifkan sel yang hendak diedit. Lakukan pembetulan di Formula Bar
3. Aktifkan sel yang hendak diedit. Tekan Butang F2. Lakukan pembetulan di sel berkenaan.
6. MEMILIH ATAU MENANDAKAN JULAT SEL
Dua atau lebih sel yang bersempadan berbentuk empatsegi dipanggil julat sel (cell range)
Terdapat beberapa cara untuk menandakan (highlight) julat sel. Contohnya A1:B10. 1. Menggunakan Tetikus (Mouse) : Klik dan tahan tetikus pasa sel permulaan (A1) dan seret tetikus ke sel terakhir (B10).
2. Kekunci (Keyboard) : Aktifkan sel pertama (A1). Tahan Shift. Guna kekunci anak panah bawah dan kanan untuk gerakkan ke sel terakhir (B10).
3. Tetikus dan Kekunci : Klik sel pertama. Tahan Shift. Klik sel terakhir.
4. Kotak Nama (Name Box) : Taipkan julat sel yang berkenaan (A1:B10) ke dalam kotak nama dan tekan Enter. Sesuai untuk julat yang besar saiznya.
KKSL | 2010
6
5. MENAMBAH KAWASAN JULAT SEL
Untuk membesar atau mengecilkan kawasan pemilihan, misalnya membesarkan julat sel A1:B10 sehingga C11, gunakan salah satu cara di bawah:
1. Kekunci : Tahan Shift dan tekan anak panah kanan dan bawah ke sel C11. 2. Tetikus dan kekunci : Tahan Shift dan klik C11.
6. MENANDAKAN KAWASAN TERPISAH
Untuk memilih 2 kawasan julat yang berlainan pada masa yang sama, contohnya A1:B10
dan E2:E5, terdapat 2 cara:
1. Tetikus dan kekunci : Pilih (highlight) dahulu A1:B10. Tahan Ctrl. Pilih julat sel E2:E5
2. Kotak Nama : Taip di Name Box dan pisahkan dengan koma. A1:B10,E2:E5
(Nota: Pemilihan bersambung menggunakan Shift, pemilihan terpisah menggunakan Ctrl
KKSL | 2010
7
7. MEMILIH KESELURUHAN LAJUR/BARIS
Perlu untuk memformat keseluruhan lajur atau baris dengan format yang sama. 1. Untuk memilih keseluruhan lajur/baris, klik di tengah-tengah kepala lajur/baris. 2. Untuk memilih beberapa lajur/baris, klik kepala lajur/baris pertama dan seret hingga kepala kolum/baris terakhir .
AKTIVITI 2 : MEMBINA APLIKASI SITEM MAKLUMAT MENGGUNAKAN EXCEL Pengenalan
Dalam Aktiviti ini dan aktiviti seterusnya, kita akan cuba menghasilkan sebuah system maklumat pekerja di sebuah syarikat mengikut jabatan. Dalam bab ini, kita akan
mempelajari beberapa kemahiran yang boleh memudahkan perkerjaan anda sekalian semasa di tempat kerja.
Sebagai seorang pekerja disebuah syarikat yang memegang jawatan HR didalam sesebuah jabatan, kita diminta menghasilkan satu aplikasi system maklumat pekerja yang boleh digunapakai disetiap jabatan yang ada di syarikat tersebut.
Dengan kemahiran yang bakal kita belajar sebentar lagi, mungkin kita akan Berjaya menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat pekerja dengan cara mudah dengan menggunakan Microsoft Excel.
KKSL | 2010
8
Menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat pekerja yang mudah
Untuk menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat yang mudah, sila ikut langkah-langkah berikut :-
1. Pastikan perisian Excel anda masih terbuka di skrin computer masing-masing 2. kemudian, pastikan sel A1 berada dalam keadaan Aktif dan taipkan
sebarang teks yang sesuai di dalam sel tersebut sepertitaipkan perkataan “ MAKLUMAT PEKERJA DI SYARIKAT ABC SDN BHD” dan tekan ENTER arau klik pada sel seterusnya dan taipkan maklumat seperti di bawah pada worksheet excel anda.
3. Setelah selesai menaip,ubahsuai lebar setiap jalur sehingga fail anda kelihatan lebih bersesuaian seperti yang berikut dengan klik tetikus tanpa lepas pada garis pemisah itu dan seret tetikus kekana sehingga lebar jalur yang diubahsuai bersesuaian dengan data yang akan disi nanti.
KKSL | 2010
9
KAEDAH MENYIMPAN FAIL
4. Kemudian simpan fail hamparan yang dibina dengan Klik File > Save As seperti yang berikut akan dipaparkan.
Klik disini untuk memilih lokasi untuk disimpan
5. Setelah memilih lokasi simpanan , klik pada ruangan File name untuk menamakan nama bagi fail tersebut. Sebagai contoh Book 1 telah
digantikan dengan nama “SISTEM CAPAIAN MAKLUMAT SYARIKAT ABC SDN BHD” seperti yang berikut :
KKSL | 2010
10
6. Setelah selesai, Klik butang Save dan fail tersebut akan disimpan.
7. Seterusnya anda akan mempelajari bagaimana untuk menambah data pelbagai bentuk dalam fail hamparan.
KAEDAH MENGGUNAKAN ARAHAN FILL HANDLE
8. Anda akan menggunakan arahan Fill Handle untuk membina siri nombor berturutan .
9. Mula-mula taipkan nombor 1 dan 2 pada sel A4 dan A5 dan gunakan fill handle. Aktifkan sel A4 dan A5 dan dapatkan penunjuk tetikus dihujung bawah kanan fill handle dan tarik ke sel A13.
KKSL | 2010
11
11. Seterusnya, anda akan mempelajari bagaimana untuk menambah data dalam bentuk teks.
MENAMBAH DATA DALAM BENTUK TEKS
12. Melalui paparan yang sedia ada , aktifkan sel B4 dan taipkan nama pekerja sehingga satu senarai nama pekerja seperti yang berikut dapat dibina
13. Seterusnya, anda akan mempelajari bagaimana untuk menambah data dalam bentuk nombor.
MENAMBAH DATA DALAM BENTUK NOMBOR
14. Melalui paparan yang sedia ada , aktifkan sel C4 dan taipkan no, kad pengenalan pekerja sehingga satu senarai no. kp pekerja seperti yang berikut dapat dibina
KKSL | 2010
12
15. Seterusnya , anda akan mempelajari bagaimana untuk menambah data dalam bentuk tarikh.
MENAMBAH DATA DALAM BENTUK TARIKH
16. Dalam keadaan fail yang masih terbuka di skrin computer masing-masing, taipkan pula data di bawah Coloum Tarikh Lahir bermula dari sel D4 agar fail anda kelihatan seperti yang berikut.
17. Kelihatan, dimana tarikh harinya melebihi nilai 12 disusun pada arah kiri Coloum dan tarikh harinya yang kurang dari nilai 12 disusun pada arah kanan
KKSL | 2010
13
Penulisan tarikh mengikut Negara barat :12/2/2001 (Bulan/Hari/Tahun)
Penulisan tarikh mengikut Malaysia : 2/12/2001 (Hari/Bulan/Tahun)
Penulisan diantara kedua-dua tarikh tersebut mewakili satu tarikh yang sama tetapi kedudukan Hari dan Bulan adalah bertentangan. 18. Jadi untuk menyelesaikan masalah di atas adalah seperti berikut.
19. Mula-mula tukar bentuk penulisan tarikh agar ia berbentuk seperti berikut : (Bulan/Hari/Tahun)
20. Aktifkan sel D4 hingga D13 dan klik pada kekanan tetikus pada semua sel yang diaktifkan sehingga pilihan menu berikut dipaparkan.
KKSL | 2010
14
21. Klik pada pilihan Format Cell dan anda akan dipaparkan pada tetingkap yang berikut. Format cell juga boleh dicapai di bar menu menerusi arahan
Format > Cell
22. Seterusnya, klik pada pilihan Date di ruangan Category dan pilihan pelbagai bentuk penulisan tarikh akan
kelihatan di tetingkap tersebut. 23. Pelbagai bentuk penulisan tarikh
tersbut bergantung kepada penetapan lokasi pada ruangan locate iaitu English (united State) 24. Jadi untuk mendapatkan
penulisan tarikh mengikut Negara Malaysia anda hendaklah klik pada anak panah kebawah tanpa lepas sehingga pilihan Malay (Malaysia) di temui dan kemudian di bahagian Type akan mengeluarkan bentuk penulisan
tarikh untuk Malaysia dan pilih bentuj tarikh contohm”14 Mac 2001” dan seterusnya klik butang OK seperti tetingkap berikut.
KKSL | 2010
15
25. Kesannnya, bentuk paparan tarikh seperti yang berikut akan diperolehi di skrin computer masing-masing;
26. Kelihata hanya sebilangan tarikh sahaja yang dapat dilihat dan sebilangan lagi bertanda ######### . Ini adalah untuk memberitahu anda yang bentuk penulisan tarikh melebihi panjang yang telah disediakan oleh sel. 27. Untuk membolehkan masalah tersebut diselesaikan, ubahsuai saiz panjang
sel iaitu lebar coloum.Setelah saiz lajur dibesarkan, paparan tarikh akan dipaparkan dalam format yang dikehendaki tanpa tanda ##### lagi seperti yang berikut :
28. Seterusnya , anda akan mempelajari bagaimana untuk menambah data dalam format ringgit
KKSL | 2010
16
MENAMBAH DATA DALAM FORMAT RINGGIT
29. Berdasarkan data yang berada di dalam coloum GAJI pada paparan anda masing-masing, anda akan mempelajari langkah memasukkan format ringgit. Format penulisan ringgit boleh diubahsuai menerusi tetingkap Format Cell. 30. Aktifkan sel I4 hingga I13 dan klik pada kekanan tetikus pada semua sel yang
diaktifkan sehingga pilihan menu berikut dipaparkan.
31. Klik pada pilihan Format Cell dan anda akan dipaparkan pada tetingkap yang berikut. Format cell juga boleh dicapai di bar menu menerusi arahan
KKSL | 2010
17
32. Pilihan arahan Custom pada ruangan Category seperti paparan berikut:
33. Seterusnya , pilih bentuk penulisan “ #,##0.00” pada ruangan Type dan masukan tanda ringgit di hadapan tanda “#,##0.00” agar kelihatan seperti paparan berikut :
KKSL | 2010
18
34. Setelah selesai, Klik OK dan hasil paparan seperti berikut :
35. Seterusnya , anda akan mempelajari bagaimana untuk menambah data menggunakan arahan “List”.
MENAMBAH DATA MENGGUNAKAN ARAHAN LIST
36. Pergi ke Sheet3 yang boleh anda dapat di bahagian bawah worksheet anda dan paparan worksheet baru muncul seperti paparan berikut.
37. Sheet 3 ini anda akan jadikan sebagai rujukan untuk data yang akan melibatkan arahan List nanti.
38. Pastikan anda masih berada dalam Sheet3 di skrin computer masing-masing dan sila isikan data yang perlu ada seperti paparan berikut :
KKSL | 2010
19
39. Setelah selesai mengisi data berikut, Aktifkan sel A1 hingga A87 kemudian halakan penunjuk tetikus anda pada Name Box dan klik di Name Box tersebut dan tuliskan nama sel yang diaktifkan tadi kepada nama “UMUR” dan Enter.
40. Seterusnya , ikut langkah yang diatas tadi untuk mengisi maklumat Jantina , Jabatan dan Kelayakan.
Maklumat jantina :- Aktif Cel C2 hingga C3 > pergi ke Name Box > Klik > Taip nama “ JANTINA” > Enter
Maklumat Jabatan :-Aktif Cel E2 hingga E5 > pergi ke Name Box > Klik > Taip Nama “ JABATAN” > Enter
Maklumat Kelayakan :-Aktif Cel G2 hingga G8 > pergi ke Name Box > Klik > Taip Nama “ KELAYAKAN” > Enter
KKSL | 2010
20
41. Setelah selesai, Klik pada anak panah kebawah di ruangan Name Box dan anda akan lihat nama yang anda taipkan tadi akan disimpan di Name Box seperti paparan berikut :
42. Seterusnya , kembali semula ke Sheet1 anda tadi dan anda akan mempelajari langkah-langkah menambah data menggunakan “List” 43. Anda diminta melihat pada bahagian Column Umur dan Aktif kan Sel E4.
Kemudian Klik Data pada Menu Bar dan pilih arahan Validation seperti paparan berikut :
KKSL | 2010
21
45. Apabila List dipilih, pergi keruangan Source dan Klik pada bahagian kotak tersebut untuk memilih sumber yang anda hasilkan tadi di Sheet3 iaitu berdasarkan nama yang anda simpan di Name Box tadi.
(kalau Umur “ =UMUR”),Kalau Jantina “=JANTINA ”) dan seterusnya.
46. Setelah selesai mengisi data pada bahagian Source tadi , Klik OK dan paparan adalah seperti berikut:
KKSL | 2010
22
47. Kemudian gunakan Fill Handle , tarik hingga ke sel E13 abgi membolehkan setiap Row mempunyai List yang sama.
Klik di sini , senarai umur 15 hingga 100
akan dipaparkan
KKSL | 2010
23
berikut :
49. Seterusnya , Ulang langkah diatas untuk Maklumat Jantina, Jabatan dan Kelayakan pula.
50. Seterusnya anda akan mempelajari bagaimana untuk mengubahsuai susun atur atau justifikasi data di dalam sel agar ia kelihatan lebih menarik dan kemas.
KKSL | 2010
24
MENGUBAHSUAI SUSUN ATUR ATAU JUSTIFIKASI DATA
51. Untuk bahagian ini anda akan ditunjukkan menggunakan 3 arahan di Formating Toolbar seperti berikut :
52. Aktifkan sel A1 hingga J1 > klik Arahan Align Merge & Center > Klik arahan Bold
53. Berikut anda akan ditunjukkan langkah bagaimana untuk menggunakan Arahan Align Right,Left & Center.
54. Aktifkan sel A4 hingga A13 dan klik Format Align Right, Left atau Center mengikut kesesuaian citarasa anda.
Bold
Italic
Underline
Align Left
Align Right
Align Center
Merge & Center
KKSL | 2010
25
56. Seterusnya , anda akan mempelajari menetapkan spesifikasi dan mengubahsuai jadual.
MENETAPKAN SPESIFIKASI DAN MENGUBAHSUAI JADUAL
57. Aktifkan sel A3 hingga J13 dengan menggunakan tetikus masing-masing. Seterusnya klik pada tanda anak panah kebawah yang berada di sebelah kanan ikon Borders pada Formating Bar dan anda akan
KKSL | 2010
26
59. Klik pula pada bahagian bingkai All Border dan hasil yang dipaparkan berikutnya diperolehi.
60. Selain menggunakan formatting bar diatas, pengubahsuaian jadual boleh juga dilakukan di Menu Bar : Format > Cell > Border
61. Seterusnya , anda akan mempelajari bagaimana untuk mewarnakan sel-sel yang membentuk jadual bagi menceriakan lagi jadual anda.
KKSL | 2010
27
62. Aktifkan Sel A3 hingga J3, seterusnya klik pada anak panah ke bawah pada ikon Fill Color pada Formating Bar
63. Kemudian Klik pada pilihan warna yang sesuai seperti paparan berikut:
64. Selain itu, untuk mewarnakan sel juga boleh dibuat pada Menu Bar iaitu Klik Format > Cell > Patterns
KKSL | 2010
28
65. Seterusnya , anda akan mempelajari bagaimana hendak mengubahsuai susunan data menerusi kemudahan sorting.
MENGUBAHSUAI SUSUNAN DATA MENERUSI KEMUDAHAN SORTING
66. Aktifkan Sel B4 hingga B13 pada Coloum Nama dan Klik arahan Sort pada Formating Bar
KKSL | 2010
29
69. Seterusnya anda akan mempelajari bagaimana menggunakan kemudahan Filter dalam worksheet anda dimana kemudahan filter ini akan memaparkan factor tertentu sahaja.
MENGGUNAKAN KEMUDAHAN FILTER
70. Aktifkan sel A3 hingga J3 dan pergi ke Menu Bar DATA > FILTER > AUTO FILTER dan seperti paparan berikut :
Coloum nama telah disusun secara
berturutan bermula dari pangkal A
KKSL | 2010
30
71. Klik anak panah ke bawah pada Coloum Jantina dan anda akan dipaparkan dengan pilihan Jantina yang terdapat di dalam jadual
72. Klik pada pilihan “L” dan hasil nya seperti paparan berikut
Hanya paparan Maklumat Pekerja
Lelaki sahaja yang dipaparkan
KKSL | 2010
31
MENGHILANGKAN GRID LINES
74. Klik pada arahan Tool > Option > lihat pada Grid Line pada ruangan window option > Klik OK
MENGENAL LEMBARAN
75. Mengenal Lembaran (Sheet). Lihat rajah.
76. Pada asasnya hanya 3 sheet sahaja yang dibekalkan pada setiap bukukerja baru yang dibuka. Kita boleh menambah, mengurang bilangannya, menamakannya semula dan menyusun mengikut keperluan.
KKSL | 2010
32
77. Semua ini boleh dilakukan dengan mengklik kanan pada mana-mana sheet yang diingini.
78. Klik kanan Sheet 1, dan pilih Insert.
Pilih Worksheet dan klik OK.Ia akan menambah satu lagi sheet yang diberi nama Sheet 4
79. Untuk menamakan sheet, klik kanan sheet dan pilih Rename. Atau dwiklik pada sheet yang dikehendaki dan taipkan nama baru.
KKSL | 2010
33
kepada Latihan 2 dan Sheet 3 kepada Latihan 3.
81. Klik dan heret Latihan 4 dan bawa ke sebelah Latihan 3. Ini adalah untuk menyusun lembaran-lembaran tersebut.
KKSL | 2010
34
Nota: Dapat diperhatikan setiap lembaran mempunyai ruang kerjanya sendiri. 82. Cuba anda buang Latihan 4 dengan klik kanan dan memilih Delete.
Nota: Sepertimana perisian Office yang lain, anda boleh mengubah Font, Saiz,
Warna Font dan Warna Sel mengikut kesesuaian masing-masing.
83. Simpan fail anda. Save As…… Latihan 1 Excel.
Freeze Panes
84. Sekiranya kita mempunyai worksheet yang besar , tajuk pada lajur dan barisnya akan hilang sekiranya discroll ke bawah. Dengan menggunakan fungsi Freeze panes, tajuk akan sentiasa kelihatan .Cara penggunaanya adalah seperti berikut .
KKSL | 2010
35
KKSL | 2010
36
Menambah Worksheet, ROW dan COLOUM
87. Menambah Worksheet, gunakan arahan : Insert / Worksheet dari menu bar
88. Menambah ROW, gunakan arahan : Insert / Rows atau pilih baris yang dikehendaki, klik tetikus sebelah kanan dan pilih arahan insert
KKSL | 2010
37
90. Menambah COLOUM, gunakan arahan : Insert / Columns atau pilih lajur yang dikehendaki, klik tetikus sebelah kanan dan pilih arahan Insert
KKSL | 2010
38
91. Hasilnya satu tambahan COLUMN terhasil seperti berikut.
92. Taipkan “STATUS” pada Sel G3 dan isikan maklumat dalam column tersebut seperti maklumat berikut :
KKSL | 2010
39
93. Untuk memahirkan diri dalam menambah Coloum atau Row, sila lakukan arahan berikut :-
Anda diminta untuk menambah satu Coloum di sebelah Coloum ”STATUS” dan namakan Coloum tersebut dengan nama “KAUM” dan seterusnya isikan maklumat tersebut.
KKSL | 2010
40
AKTIVITI 3 : Mengenal dan menggunakan formula asas serta fungsi asas melaluli penghasilan Aplikasi Kewangan
PENGENALAN
Didalam aktiviti kali ini, kita akan cuba menghasilkan sebauah system maklumat kewangan untuk sesebuah jabatan atau syarikat. Melalui sisten akan dihasilkan ,kita akan mempelajari bagaimana untuk mengenal dan menggunakan formula asas dan fungsi asas.
Sebagai seorang pekerja di sebuah syarikat dibahagian FINANCE , kita diminta menghasilkan satu aplikasi system maklumat kewangan yang boleh digunapakai disetiap jabatan yang ada di syarikat tersebut.
Dengan kemahiran yang bakal kita belajar sebentar lagi, mungkin kita akan Berjaya menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat pekerja dengan cara mudah dengan menggunakan Microsoft Excel.
Menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat kewangan yang mudah
Untuk menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat yang mudah, sila ikut langkah-langkah berikut :-
1. Pastikan perisian Excel anda masih terbuka di skrin computer masing-masing. 2. Melalui paparan excel yang sedia ada, anda dikehendaki klik pada lembaran
sheet 2 di bahagian bawah paran excel anda.
3. Berdasarkan kemahiran yang telah anda pelajari pada aktiviti 2 tadi, Anda diminta menghasilkan Paparan Excel berikut dalam jangkamasa “5 minit” sahaja.
KKSL | 2010
41
4. Sebelum kita meneruskan, anda hendaklah mengetahui symbol asas dalam sesebuah fungsi.
FUNGSI SIMBOL
TAMBAH + ATAU =SUM
TOLAK -
DARAB *
BAHAGI /
OPERATOR LOGIK MAKSUD
< LEBIH KECIL DARI
> LEBIH BESAR DARI
<= LEBIH KECIL DAN SAMA
>= LEBIH BESAR DAN SAMA
<> TIDAK SAMA DENGAN
MENGIRA JUMLAH ( OPERASI TAMBAH (+) ATAU =SUM)
5. Anda akan mempelajari bagaimana untuk membuat operasi penambahan mengukit sel-sel berasingan.
6. Pastikan paparan excel sheet2 masih lagi terbuka di skrin kompoter masing-masing. Lihat pada ROW Jumlah besar dan COLOUM Kuantiti. Aktifkan sel D17 dan klik arahan AUTOSUM di Formating bar seperti paparan berikut.
KKSL | 2010
42
7. Hasilnya seperti berikut.
8. Kemudian , klik enter dan kelihatan hasil tambah kuantiti akan terhasil.
Selepas
anda Klik
Autosum
secara
automatic
formula telah
dipaparkan
KKSL | 2010
43
Penambahan data bagi sel yang bukan terletak dalam julat tertentu
9. Seterusnya , dalam keadaan paparan masih terbuka , taipkan teks “Jumlah Bulan Januari” di dalam sel C20.
10. Kemudian, aktifkan sel D20 dan taipkan fungsi yang berikut di ruang Formula Bar
Tanda koma diantara D8,D11 dan D14 digunakan untuk memeberitahu Excel anda ingin menjumlahkan data dalam sel D8,D11 dan D14 sahaja kerana hanya tiga data ini merupakan jumlah belian pada bulan Januari
11. Setelah selesai menaip, tekan kekunci ENTER dan nilai operasi penambahan tadi akan kelihatan di dalam sel D20.
KKSL | 2010
44
12. Seterunya anda dikehendaki mencari Jumlah Bulan Feb dan Mac.
OPERASI PENOLAKAN
13. Selain operasi penambahan operasi penolakan juga boleh dilaksanakan dengan menggunkan cara yang sama dengan operasi diatas.
14. Sererusnya, dalam keadaan paparan masih terbuka, lihat pada COLOUM Jumlah Sudah Dibayar dan Baki. Aktifkan sel J9 dan taipkan fungsi berikut di ruangan Formula Bar dan tekan kekunci ENTER apabila selesai.
= F9 – I9
Fungsi tersebut akan mendapatkan hasil penolakan data dalam sel F9 dengan I9 dan kelihatan , nilai operasi penolakan tersebut dipaparkan didalam sel J9. 15. Bagi sel J10 hingga J16 pula, anda boleh menggunakan kemudahan FILL
KKSL | 2010
45
16. Operasi pendaraban boleh dilaksanakan dengan menggunakan symbol asterisk ( * ) untuk mewakili operator darab iaitu x.
17. Dalam keadaan paparan masih terbuka, lihat pada coloum “Jumlah Harga” dan Aktifkan sel F8 dan taipkan ungkapan matematik berikut didalamnya pada ruangan Formula Bardan tekan kekunci ENTER apabila selesai.
= E8 * D8
Fungsi tersebut akan mendapatkan hasil darab data dalam sel E8 dengan D8
18. Kelihatan hasil darab sel E8 dengan D8 terpapar di dalam sel F8 seperti diatas. Seterusnya , untuk hasil darab yang lain pula, gunakan kemudahan FILL HANDLE.
KKSL | 2010
46
OPERASI PEMBAHAGIAN
19. Excel Juga membenarkan operasi pembahagian dilaksanakan di dalamnya dan operator bahagi iaitu ÷ diwakili oleh tanda ( / ).
20. Dalam keadaan paparan masih terbuka, lihat pada Coloum “Ansuran Bulanan (1 Tahun)” dan aktifkan sel H8. Seterusnya , taipkan operasi berikut didalam sel H8 dan tekan kekunsi ENTER apabila selesai.
=F8 / 12
Ungkapan tersebut akan meyebabkan data di dalam sel H8 dibahagi angka 12 (kerana 1 tahun mempunyai 12 bulan) dan hasil pembahagian tersebut akan dipaparkan didalam sel H8.
21. Kelihatan hasil bahagi telah dipaparkan pada sel H8 dan untuk melengkapkan sel H9 hingga H16 pula , gunakan kemudahan FILL HANDLE dan seharusnya paparan akan kelihatan seperti berikut.
KKSL | 2010
47
kemudahan LIST yang telah anda belajar sebelum ini.
23. Seterusnya , lengkapkan maklumat di bahagian ROW Jumlah besar dengan menggunakan operasi penambahan (=SUM) di sel E17,F17,H17,I17 dan J17.
KKSL | 2010
48
Mengira Peratus
24. Excel Juga membenarkan operasi pengiraan peratus dilaksanakan di dalamnya dan diwakili oleh tanda ( % ).
25. Dalam keadaan paparan excel masih terbuka dikomputer masing-masing , anda dikehendaki menambah COLOUM diantara Coloum F dan G dan taipkan
dengan tajuk “Peratus”.
26. Aktifkan sel G8 dan taipkan ungkapan berikut pada ruangan Formula Bar.. = F8 / F17 * 100 Penerangan Formula F8 : Jumlah harga / : tanda bahagi $F$17 : Jumlah Besar ‘* : tanda darab ‘100 : perseratus
KKSL | 2010
49
28. Kelihatan hasil peratus mempunyai banyak titik perpuluhan dan anda akan mempelajari bagaimana untuk mengurangkan titik perpuluhan kepada 2 titik perpuluhan dengan kaedah seperti berikut.
29. Aktifkan Sel G8 hingga G17 dan kemudian Klik pada arahan Decrease Decimal yang berada di Formating Bar.Klik hingga 2 titik perpuluhan.
KKSL | 2010
50
30. Seterusnya anda akan mempelajari bagaimana hendak memasukan tanda ( % ) dalam setiap hasil peratus. Aktifkan sel G8 hingga G17 dan Klik Kanan Mouse dan Klik arahan Format Cell.
31. Kemudian, paparan berikut akan dipaparkan. Pilih Custom pada ruangan Category dan seterusnya pergi keruang Type dan pilih bentuk penulisan “#,##0.00” , kemudian masukkan tanda % pada bentuk penulisan tadi #,##0.00”%” dan lihat pada ruangan sample dan akhir sekali klik button OK.
32. Klik OK dan hasil paparan seperti berikut.
KKSL | 2010
51
MEMBINA CARTA DAN GRAF
33. Seterusnya, anda akan mempelajari bagaimana untuk membina carta dan graf. 34. Dalam keadaan paparan excel masih lagi terbuka di skrin computer
masing-masing, Anda akan membina satu carta atau graf iaitu “Analisa Kuanti Mengikut Bulanan”..
35. Klik dan aktifkan Sel C19 hingga D22 dan klik ikon CHART WIZARD di bahagian Formating Bar.
KKSL | 2010
52
36. Paparan berikut akan wujud
37. Pilih Jenis Graf yang dikehendaki. Contoh anda memilih Chart Type : Coloum (Carta Palang) dan Klik NEXT
Jenis Graf Klik dan tahan untuk melihat contoh
KKSL | 2010
53
seperti paparan berikut.
39. Setelah selesai menulis maklumat yang dikehendaki , Klik NEXT
As new sheet : Carta atau Graf yang telah siap akan dipapartkan pda sheet yang baru
As object in : Carta atau Graf yang telah siap akan dipaparkan pada sheet yang sedia ada.
KKSL | 2010
54
41. Untuk melatih kemahiran ini, anda diminta untuk membina carta atau garaf untuk “Analisa Belian Mengikut Peratus” dengan memilih carta pie sebagai jenis chart.
42. Klik dan aktifkan sel C19 hingga C22 dan G19 hingga G22 dengan cara Aktikan C19:C22 kemudian tekan kekunci CTRL tanpa lepas dan aktifkan G19:G22 dan Klik Chart Wizard
43. Paparan seperti berikut akan dipaparkan , pilih Jenis Chart “PIE” dan klik NEXT
KKSL | 2010
55
45. Klik Next dan isikan Chart title.
KKSL | 2010
56
47. Anda akan dipaparkan dengan paparan berikut.
48. Untuk mengubahsuai carta atau garah, anda boleh menggunkan kemudahan Chart Option. Klik pada Carta atau graf anda > Klik Kanan > Klik Chart Option
KKSL | 2010
57
PENGENALAN
Di dalam aktiviti kali ini anda akan didedahkan dengan kemahiran menggunakan Funsi Logik seperti penggunaan fungsi logic IF dan COUNTIF, Look up, Vlookup dan Hlookup , mengolah database atau maklumat menggunkan Pivot Table dan Pivot Chart dan akhir sekali penggunaan Macro.
Menggunakan Fungsi Logik IF
1. Fungsi IF akan mendapatkan keputusan tertentu berdasarkan satu ujian yang mempunyai syarat tertentu. Fungsi IF ditulis dalam bentuk yang berikut :
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Penerangan Formula
Logical_test : Maklumat yang ingin diuji
Value_test_true : Hasil maklumat sebenar atau berkaitan
Value_test_false: Hasil maklumat salah atau tidak berkaitan 2. Contoh disini, gunakan paparan excel yang telah sedia ada di skrin computer
anda. Lihat pada Coloum Status dan Peringatan. 3. AKtifkan sel M9 dan taipkan formula berikut :
=IF(K8>”PENDING”, “SILA BUAT PEMBAYARAN SEGERA” , “SILA MASUKKAN NO. RESIT DI BAHAGIAN CATATAN”)
Penerangan Formula
K8> “PENDING” : Maklumat yang dikehendaki
“SILA BUAT PEMBAYARAN SEGERA” : Maklumat yang berkaitan/betul dipaparkan mengikut maklumat yang dikehendaki.
“SILA MASUKKAN NO. RESIT DI BAHAGIAN CATATAN” : Maklumat yang tidak berkaitan dipaparkan apabila maklumat yang dipilih bukan dari maklumat yang dikendaki.
MENGGUNAKAN FUNGSI IF DENGAN MELIBATKAN FORMULA
4. Contoh dapat di buat dengan paparan yang sedia ada di skrin computer anda. Lihat pada Coloum Kaedah Pembayaran dan Ansuran Bulanan (1 Tahun). Pada
KKSL | 2010
58
Coloum Kaedah Pembayaran terdapat dua jenis kaedah iaitu secara Ansuran dan Tunai. Melalui jadual tersebut jika Kaedah Pembayaran secara Ansuran maka coloum Ansuran Bulanan akan menyetakan jumlah bayaran yang perlu dibuat untuk sebulan selama 1 tahun. Jika anda menukar kaedah pembayaran kepada Tunai maka jumlah disebelah anda tidak berubah. Jadi, tugas anda untuk menggunakan fungsi IF untuk merubah maklumat yang berada di coloum ansuran jika kaedah pembayaran berubah kepada Tunai. Formulanya seperti berikut :
5. Aktifkan I8 dan taipkan formula berikut dan klik Enter.
=IF(H8= “TUNAI” , “TIDAK BERKAITAN”, F8/12) Penerangan Formula
H8= “TUNAI” : Maklumat yang diinginkan
“TIDAK BERKAITAN” : Maklumat yang ingin dipaparkan
F8/12 : Formula yang telah sedia ada.
MENGGUNAKAN FUNGSI LOGIK COUNTIF
6. Fungsi COUNTIF ini akan mendapatkan jumlah bilangan berdasarkan bentuk teks , abjad, ataupun nombor. Contoh seperti kaedah ayang akan ditunjukkan dibawah;
KKSL | 2010
59
Countif : Mengira Bilangan Range : Sel-sel yang berkaitan
Criteria : Abjad/Teks/Nombor
MENGGUNAKAN COUNTIF BERDASARKAN TEKS ATAU ABJAD
7. Aktifkan sel E25 dan taipkan formula berikut dan klik ENTER =COUNTIF(L8:L16, “PAID”) Penerangan Formula
Countif : Mengira Bilangan PAID
L8:L19 : Sel-sel yang berkaitan di dalam lingkungan lajur
Criteria : Teks “PAID”
8. Teruskan dengan menaip formula berikut dalam sel seterusnya.
E26 : =COUNTIF(L8:L16, “PENDING”)
E26 : =COUNTIF(L8:L16, “ANSURAN”)
KKSL | 2010
60
MENGGUNAKAN COUNTIF BERDASARKAN NOMBOR
9. Aktifkan sel E29 dan E30 ,kemudian taipkan formula berikut bagi yang berkaitan dengan nombor.
=COUNTIF(D8:D16, “>=10”) untuk sel E29
=COUNTIF(D8:D16, “,10”) untuk sel E30
MENGENAL DAN MENGGUNAKAN FUNGSI VLOOKUP DAN HLOOKUP
10. Fungsi VLOOKUP akan mencari maklumat (berdasarkan nilai yang ditetapkan) secara menegak manakala fungsi HLOOKUP pula akan mencari maklumat secara melintang.
11. Anda dikehendaki menambah satu sheet baru dalam paparan sedia ada dan namakan sheet tersebut dengan nama “REKOD”
KKSL | 2010
61
KKSL | 2010
62
13. Klik kembalik pada sheet PEKERJA dan Aktifkan seluruh Coloum B dan namakan coloum B sebagai NAMAPEKERKA di ruangan NameBox dan klik ENTER
14. Klik kembali ke sheet REKOD dan senaraikan nama pekerja di sel B7 dengan menggunkan kemudahan LIST yang telah anda pelajari sebelum ini.
KKSL | 2010
63
=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,2,FALSE) Penerangan Formula
VLOOKUP : Rujukan Menegak
$B$7 : Sel Nama Pekerja
PEKERJA!$B$4:$L$65536 : Data rujukan dari Sheet PEKERJA
2 : Berpandukan Coloum kedua dalam Sheet Rujukan
16. Teruskan menaip pada sel-sel yang seterusnya dengan hanye menukar kedudukan coloum dibelakang.
=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,3,FALSE) – untuk Tarikh lahir
=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,4,FALSE) – untuk Umur
=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,5,FALSE) – untuk Jantina
=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,6,FALSE) – untuk Status
=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,7,FALSE) – untuk Kaum
=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,8,FALSE) – untuk Asal
=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,9,FALSE) – untuk Jabatan
=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,10,FALSE) – untuk Gaji
KKSL | 2010
64
17. Hasilnya dapat dilihat pada paparan diatas. Jikalau anda hendak mencari maklumat pekerja yang lain and Cuma perlu cari nama pekerja tersebut atau taip sahaja nama pekerja tersebut dan kemudian tekan ENTER.
MENGHASILKAN PIVOT TABLE
18. Pivot Table hanya sesuai digunakan apabila anda ingin menganalisa data yang banyak berdasarkan jumlahnya mengikut factor tertentu. Jadual yang dihasilkan oleh kemudahan pivot table ini merupakan suatu jadual yang interaktif yang mengandungi filter bagi factor yang ditetapkan. Anda juga boleh
mengubahsuai rupa bentuk paparan data dan maklumat mengikut keperluan masing-masing.
19. Buka semula sheet KEWANGAN , kemudian aktifkan B7 hingga L16 dan gunakan arahan DATA > Pivot Table and PivotChart dan anda akan dipaparkan paparan berikut
KKSL | 2010
65
20. Klik Next untuk bergerak ke paparan seterusnya
KKSL | 2010
66
22. Klik butang FINISH dan hasil berikut akan dipaparkan pada skrin computer masing-masing
23. Klik tanpa lepas pada ikon Jenis Barangan diruangan PivotTable Field List dan heret ia ke dalam ruangan Drop Row Fields Here
KKSL | 2010
67
KKSL | 2010
68
MENGHASILKAN PIVOT CHART
26. Tambah satu sheet baru di paparan sedia ada dan namakan dengan nama “PIVOTCHART”.
27. Untuk menghasilkan pivot chart, anda akan menggunakan arahan yang sama iaiti Data > PivotTable and PivotChart Report.
KKSL | 2010
69
30. Klik next untuk ke paparan seterusnya
31. Klik next untuk ke paparan seterusnya
32. Klik butang FINISH dan hasil berikut akan dipaparkan pada skrin computer masing-masing
KKSL | 2010
70
33. Klik tanpa lepas pada ikon Jenis Barangan diruangan PivotTable Field List dan heret ia ke dalam ruangan Data Pages Fields Here
34. Kemudian, heret pula Kuantiti ke dalam ruangan Drop Data Items Here
35. Kemudian, heret pula Tarikh Belian ke dalam ruangan Drop Coloum Fields Here
KKSL | 2010
72
MEMBINA MACRO
37. Bina satu sheet fail baru pada paparan excel yang sedia ada dan namakan sheet tersebut dengan nama “MAINFRAME”
38. Bina Jadual seperti yang berikut di dalam sheet MAINFRAME
39. Macro adalah merujuk kepada satu set arahan Excel yang dikumpulkan di dalam satu kumpulan yang sama. Set ini kemudiannya diwakili oleh satu arahan sahaja
KKSL | 2010
73
41. Kemudian paparan Record Macro akan dipaparkan. Sila isi maklumat pada ruangan Macro name dan klik OK
KKSL | 2010
74
42. Seterusnya, macro sudah sedia merekod arahan anda.
43. Klik pada sheet PEKERJA dan Klik arahan TOOL > Macro > Stop Record Macro 44. Kembali ke sheet MAINFRAME, Klik pada gambar dan klik kanan dan pilih arahan
Assign Macro
45. Kemudian, paparan berikut dipaparkan
KKSL | 2010
75
48. Ulang kembali dari langkah ke 43 , untuk arahan Capai Rekod, Kewangan, data Pivot dan Carta
Memasukkan tarikh dan masa
49. Aktifkan sel I12 dan taipkan “Masa Anda Sekarang” dan Aktifkan I13 dan taipkan Formula berikut :
Formula untuk Masa : =NOW()
Gunakan Format Cell untuk mengubahsuai bentuk penulisan masa
Klik Custom > ( hh:mm AM/PM )
50. Aktifkan sel R12 dan taipkan “Masa Anda Sekarang” dan Aktifkan R13 dan taipkan Formula berikut :
Formula untuk TARIKH : =TODAY()
Gunakan Format Cell untuk mengubahsuai bentuk penulisan masa
Klik Custom > Date > Location MALAYSIA > 14 March 2001 51. Hasilnya seperti berikut
52. Pengubahsuaian MAINFRAME adalah mengikut kreativiti anda.
53. Setelah selesai semuanya, anda sudah boleh menggunkan Sistem Maklumat ini sepenuhnya.
KKSL | 2010
76
54. Lesson 3: Print
Cara termudah untuk mencetak (Print) dokumen adalah dengan menekan Icon Print yang berada pada Standard Toolbar. Garisan terputus-putus akan muncul pada skrin anda sesuadah anda menekan Icon Print. Garisan terputus-putus menandakan bucu dukumen anda.
Print Preview
Anda boleh memilih Print Options di Page Setup atau pada Print Preview. Pada Print Preview, anda boleh melihat hasil perubahan yang dilakukan pada skrin komputer. Antara perubahan yang boleh anda lakukan:
Tentukan samada untuk mencetak (print) secara landscape atau portrait. Jika anda mencatak (print) secara portrait menggunakan kertas bersaiz 8 ½ x 11 inci, ukuran lebar bahagian atas kertas anda adalah 8 ½ inci; sekiranya anda mencetak (print) secara landscape, ukuran lebar bahagian atas kertas anda adalah 11 inci.
Tentukan skala dokumen anda. Anda boleh membesarkan atau mengecilkan data yang telah di taip untuk memenuhi keseluruhan ruang muka surat.
Menentukan saiz kertas dan kualiti cetakan.
Menentukan muka surat pertama yang hendak di cetak (print)
Jika anda memilih Tab Margins, anda boleh:
Menentukan saiz margins (tepi atau sisi) dokumen termasuk header dan footer.
Menentukan spreadsheet anda horizontal dan/atau vertically pada sesuatu muka surat.
Jika anda memilih Tab Header/Footer, anda boleh memilih headers dan footers.Header adalah teks yang berada pada bahagian atas setiap muka surat. Footer adalah teks yang berada bawah setiap muka surat. Anda boleh menggunakkan headers dan footers untuk memasukkan nombor muka surat, tarikh dan sebagainya.
Untuk memilih Header:
1. Pilih Tab Header/Footer.
2. Klik pada anak panah sebelah ruangan Header untuk membuka kotak drop-down untuk Header.
3. Pilih jenis Header yang terdapat dalam senarai.
Untuk memilih Footer:
1. Pilih Tab Header/Footer.
2. Klik pada anak panah sebelah ruangan Footer untuk membuka kotak drop-down untuk Footer.
3. Pilih jenis Footer yang terdapat dalam senarai.
