PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKADEMIK DI SMP NEGERI 1 PERBAUNGAN KABUPATEN SERDANG BEDAGAI
SUMATERA UTARA Oleh: Rami Purnama Sari Br Barus
(Guru SMP N 1 Perbaungan)
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi manajemen akademik tentang penerimaan siswa baru, pengolahan data siswa dan nilai raport siswa di SMP Negeri 1 Perbaungan berbasis Web,mengetahui validitas sistem informasi manajemen akademik di SMP Negeri 1 Perbaungan berbasis Web, dan mengetahui kontribusi penerapan sistem informasi manajemen akademik di SMP Negeri 1 Perbaungan berbasis Web. Penelitian ini adalah penelitian pengembangan (Research and Development/R&D) Subjek penelitian adalah pegawai dan guru SMP Negeri 1 Perbaungan sebanyak 30 orang. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah wawancara, pengamatan, studi dokumentasi dan kuesioner/angket. Berdasarkan analisis data diperoleh kesimpulan sebagai berikut: pengembangan sistem informasi manajemen akademik SMP Negeri 1 Perbaungan Serdang Bedagai Sumatera Utara berbasis Web, menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database MySq, hasil validasi ahli, guru dan staff pegawai terhadap sistem informasi manajemen akademik SMP Negeri 1 Perbaungan yang dikembangkan dinilai layak digunakan. Hal ini dibuktikan pada persentase penilaian ahli sebesar 85% dengan kategori sangat layak, persentase penilaian guru sebesar 88% dengan kategori sangat layak, kontribusi penerapan sistem informasi manajemen akademik SMP Negeri 1 Perbaungan sangat membantu pihak sekolah dalam pengelolaan proses akademik sekolah.
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen
PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi membawa perubahan dan pengaruh yang besar dalam berbagai bidang kehidupan manusia. Perubahan dan pengaruh tersebut membawa manusia ke dalam era persaingan global yang semakin ketat. Teknologi informasi komunikasi di dalam dunia pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting dalam proses pengelolaan sekolah, baik dalam hal pengelolaan administrasi akademik, administrasi kepegawaian, dan untuk proses pelaporan.
Dalam rangka mendukung tercapainya pemerataan dan perluasan akses pendidikan, peningkatan mutu, relevansi dan daya saing pendidikan, serta penguatan tata kelola, akuntabilitas, dan citra publik, diperlukan sistem dan teknologi informasi secara terpadu yang mampu meningkatkan pelayanan dan mendukung penyediaan informasi dan pelaporan bagi penentu kebijakan pendidikan dan pemangku kepentingan serta penyelenggara pembelajaran secara tepat, transparan, akuntabel, dan efisien.
Jejaring Pendidikan Nasional (Jardiknas) adalah program pengembangan infrastruktur jaringan online skala nasional (National Wide Area Network) yang dibangun oleh Departemen Pendidikan Nasional (DEPDIKNAS) untuk menghubungkan antar institusi dan komunitas pendidikan se-Indonesia. Jardiknas merupakan salah satu program strategis pengembangan teknologi informasi dan komunikasi untuk dunia pendidikan di Indonesia. Melalui infrastruktur jaringan online (Jardiknas) diharapkan dapat mempercepat pengembangan integrasi teknologi informasi dan komunikasi pada program pemerintah sektor pendidikan untuk kemajuan pendidikan Indonesia saat ini dan di masa depan.
Schoolnet adalah layanan koneksi ke Jardiknas khusus bagi zona sekolah. Schoolnet melingkupi integrasi mesin pengolah data (server), media penyimpan data (storage), dan perangkat jejaring (network device) baik tertutup (intranet) maupun terbuka (internet) serta sistem dan aplikasi legal (proprietary atau non-proprietary/open source) yang mendukung layanan pembelajaran, administrasi dan informasi serta kebijakan berbasis
elektronik (digital) melalui fasilitas intranet/internet untuk sekolah.
Fungsi dan tugas utama sekolah menunjukkan perlu membangun suatu sistem persekolahan yang dapat memberikan kemampuan dasar bagi peserta didiknya. Oleh karena itu yang harus dilakukan oleh pihak sekolah adalah menata manajemen sekolah dan mendesain serta memodifikasi struktur organisasi yang mampu memenuhi fungsi dan tugas utama. Bertitik tolak dari hal tersebut, sesuai dengan tersedianya fasilitas internet / jaringan komputer di sekolah maka pembuatan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Akademik Sekolah Berbasis Web diharapkan dapat memudahkan pihak sekolah dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya.
Menurut Davis (1999:3) sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Lebih lanjut Davis menegaskan bahwa sistem informasi manajemen menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah database.
Sistem informasi manajemen akademik sekolah merupakan konversi manajemen akademik sekolah secara manual ke sistem manajemen akademik sekolah berbasis program komputer (database) sehingga proses manajemen data akademik dan data pendukung akademik dapat diproses secara mudah, cepat dan efisien.
Pengembangan sistem (systems development) berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Alasan sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal yaitu: (a) adanya permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa: kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin, kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin; tidak efisiennya operasi; dan tidak ditaatinya kebijaksanaan yang telah ditetapkan, dan pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip yang baru, (b) untuk meraih kesempatan (opportunities). Pemanfaatan teknologi informasi perlu digunakan oleh organisasi untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil tidaknya strategi dan rencana yang telah disusun untuk meraih
kesempatan yang ada berupa peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya dan (c) adanya instruksi-instruksi (directives). Penyusunan sistem yang baru dapat terjadi karena adanya instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi. Indikator adanya permasalahan dan kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya antara lain: laporan yang tidak tepat waktu; kegiatan yang tumpang tindih; kesalahan-kesalahan manual yang tinggi; biaya operasi yang tinggi; file-file yang kurang teratur.
METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah metode Penelitian dan Pengembangan (Research and Development/R&D). Sugiyono (2010:297) menjelaskan metode penelitian dan pengembangan adalah metode penelitian yang digunakan untuk menghasilkan produk tertentu, dan menguji keefektifan produk tersebut.
Subjek dalam penelitian ini adalah Kepala sekolah, wakil kepala sekolah, pembantu kepala sekolah, guru dan pegawai tata usaha SMP
Negeri 1 Perbaungan.
Pengumpulan data dalam penelitian tahap pertama ini dilakukan dengan wawancara dan pengamatan serta sejumlah dokumen yang dibutuhkan dalam mengembangkan sistem informasi. Sedangkan untuk tahap
kedua menggunakan
kuesioner/angket.
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan teknik analisis deskriptif kuantitatif dan kualitatif. Teknik analisis deskriptif meliputi: (1) validasi sistem yang dilakukan oleh ahli dalam sistem dari Unimed dengan memberikan lembar validasi yang telah dirancang sebelumnya; (2) proses penerapan sistem.
Pengujian sistem dilakukan dengan eksperimen (before-after), yaitu membandingkan efektifitas dan efisiensi sistem kerja lama dengan sistem yang baru. Untuk membuktikan signifikasi perbedaan
sistem kerja lama dan sistem kerja baru maka diuji secara statistik dengan uji t-test.
HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil
Sistem informasi manajemen akademik SMP Negeri 1 Perbaungan ini bersifat intern, yang berarti pengguna sistem ini hanya kalangan tertentu yang memiliki hak akses terhadap sistem. Sistem ini bekerja dalam sebuah web server dan dapat diakses melalui jaringan intranet atau internet. Karena sistem ini berjalan dalam sebuah jaringan intranet atau internet, maka dapat dijalankan secara multiuser, dapat diakses oleh banyak pengguna secara bersamaan dari komputer yang berbeda-beda.
web terdiri dari tampilan halaman web yang terbagi atas halaman yang dapat diakses tanpa login dan halaman yang diakses dengan login yang terdiri dari halaman administrator, guru dan siswa.
Halaman Utama adalah halaman yang akan diakses pertama kali oleh user. Halaman ini menampilkan informasi seputar sekolah diantaranya adalah kata sambutan dari kepala sekolah. Pada halaman ini terdapat menu login untuk siswa dan guru. Informasi lain yang berhubungan dengan sekolah dapat diakses oleh pengunjung website melalui beberapa menu atau link yang menuju ke halaman lain yaitu halaman profil sekolah, halaman berita, halaman informasi, halaman warga sekolah, halaman galeri, halaman buku tamu, dan halaman pendaftaran siswa baru. Halaman utama website ditunjukkan pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Halaman menu utama
Gambar 4.2. Halaman Guru
Halaman siswa adalah halaman yang di desain khusus untuk siswa. Siswa dalam sistem ini memiliki hak akses lebih sempit bila dibandingkan dengan guru. Hak akses siswa hanya dapat melihat nilai dari setiap mata pelajaran, melihat raport, dan informasi mengenai materi pelajaran. Selain itu setiap siswa juga memiliki hak untuk mengganti password masing-masing. Dalam hal ini jelas bahwa setiap siswa tidak dapat melihat data siswa lain, apabila siswa tersebut tidak mengetahui passwordnya. Halaman utama siswa ditunjukkan pada Gambar 4.3.
Gambar 4.3. Halaman Siswa
manajemen admin dan data pengaturan. Halaman utama adminitrator ditunjukkan pada Gambar 4.4.
Gambar 4.4. Halaman Administrator
Pembahasan
Analisis sistem yang sedang berjalan pada SMP Negeri 1 Perbaungan yang sedang berjalan, mekanisme yang ada selama ini masih berjalan secara konvensional, terutama dalam hal penyampaian informasi sangat lambat dan tidak efektif. Pengolahan data siswa, proses penerimaan siswa baru dan
perhitungan nilai raport masih tergolong manual.
Melihat permasalahan yang timbul, maka sistem yang ada saat ini sudah tidak konsisten lagi karena pihak sekolah maupun pengguna merasa kesulitan dalam memberikan dan memperoleh informasi. Dengan melihat permasalahan tersebut penulis mencoba mengembangkan suatu perangkat lunak sistem informasi SMP Negeri 1 Perbaungan berbasis web yang dianggap mampu untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut.
Sistem ini akan memberikan kemudahan bagi user untuk mendapatkan informasi mengenai sekolah dengan keakuratan data yang terjamin karena seperti halnya brosur yang akan didapatkan oleh banyak orang. Para calon pendaftar dapat juga secara langsung melakukan pendaftaran siswa baru. Bagi pihak sekolah akan mendapatkan keuntungan yang lebih banyak, dimana proses kinerja menjadi lebih sederhana dan singkat karena pendaftaran siswa baru khususnya informasi yang mau disampaikan dapat langsung dilakukan pada sistem.
Sistem informasi
Pendaftaran siswa baru online, dan (1.3) Raport siswa.
2. Kecepatan dari sistem meliputi: (2.1) Kecepatan loading web, (2.2) Kecepatan link ke halaman lain, dan (2.3) Kecepatan mengakses data.
3. Ketepatan dari informasi meliputi: (3.1) Informasi valid, (3.2) Sumber informasi jelas, dan (3.3) Informasi yang akurat. 4. Kehandalan dari sistem meliputi: (4.1) Integritas data, (4.2) redundansi data minimal, dan (4.3) konsistensi data.
5. Kemudahan sistem meliputi: (5.1) Kemudahan pengaksesan, (5.2) kemudahan digunakan, dan (5.3) Kemudahan dalam pencarian informasi.
6. Keamanan sistem meliputi: (6.1) Hak akses, (6.2) Halaman login siswa dan guru, dan (6.3) Halaman login administrator.
7. Hits meliputi: (7.1) Jumlah pengunjung web, (7.2) Link bermanfaat, dan (7.3) Polling.
8. Penggunaan Platform meliputi: (8.1) Dukungan browser, (8.2) Dukungan sistem operasi, dan (8.3) Dukungan pembuat (CMS, Java, MySql, PHP).
Paparan data secara lengkap mengenai penilaian dari ahli dapat dilihat pada Tabel 4.1 berikut:
Tabel 4.1 Data Hasil Penilaian Ahli Sistem Informasi Manajemen Akademik berbasis Web.
Produk yang dikembangkan
jumlah skor total
skor st/sm x 100 %
kate gori Produk Aspek yangdinilai ahli1 ahli2 ahli3
Sistem
Infor-masi
Mana-jemen
Akade-mik SMP Negeri 1
Per-baungan berbasis Web.
Sesuai dengan
kebutuhan sekolah 12 11 9 32 89 SB
Kecepatan dari
sistem 12 12 9 33
92 SB
Ketepatan
informasi 11 10 9 30
83 SB
Kehandalan sistem 10 9 9 28 78 SB
Kemudahan sistem 12 11 9 32 89 SB
keamanan sistem 12 11 9 32 89 SB
Hits 10 10 9 29 81 SB
Platform
rata-rata 85
Keterangan:
76% - 100% = Sangat Baik (SB) 51% - 75% = Baik (B)
26% - 50% = Kurang Baik (KB) 0% - 25% = Tidak Baik (TB)
Dengan persentase rata-rata sebesar 85% maka dapat dikategorikan sistem informasi manajemen akademik SMP Negeri 1 Perbaungan Serdang Bedagai berbasis web tersebut berada pada kategori sangat layak. Sistem informasi SMP Negeri 1 Perbaungan Serdang Bedagai Sumatera Utara berbasis web yang telah dikonsultasikan dengan ahli selanjutnya diujicobakan kepada pihak sekolah.
Dalam ujicoba sistem yang melibatkan 30 orang perwakilan dari pihak sekolah yang terdiri dari pegawai dan guru SMP Negeri 1 Perbaungan yang diambil secara random. Selanjutnya 30 orang yang terdiri dari guru dan pegawai tersebut diminta untuk menilai kinerja sistem kerja lama dan kinerja sistem kerja baru. Perbandingan kinerja sistem kerja lama dengan kinerja sistem kerja baru ditunjukkan pada tabel 4.2 sebagai berikut: Tabel 4.2 Perbandingan Sistem Kerja Lama dan Sistem Kerja Baru
Kinerja Sistem
Kerja Lama
Kate
gori Aspek-aspek yang dinilai
Kinerja Sistem
Kerja Baru
kate gori
58% B Sesuai dengan kebutuhan sekolah
86% SB
25% TB Kecepatan dari sistem 90% SB
66% B Ketepatan informasi 92% SB
25% TB Kemudahan sistem 82% SB
25% TB keamanan sistem 97% SB
25% TB Hits 90% SB
25% TB Penggunaan Platform 81% SB
36% KB rata-rata 88% SB
Berdasarkan data tersebut terlihat bahwa sistem kerja baru lebih tinggi dibandingkan dengan sistem kerja yang lama. Untuk membuktikan signifikansi perbedaan sistem kerja lama dengan sistem kerja yang baru maka diuji secara statistik
Tabel 4.3 Uji t-test
Berdasarkan kriteria-kriteria yang ditetapkan, hasil perhitungan tabel diatas menjelaskan bahwa t hitung sebesar 53,42 lebih besar dari nilai t tabel sebesar 2,04 pada signifikan 5 % dengan dk = n1 = 30 -1 = 29. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa terdapat perbedaan yang signifikan antara kinerja sistem kerja lama dengan kinerja sistem baru pada taraf signifikansi 5%, dimana sistem kerja baru lebih baik dari sistem kerja lama. Dengan terujinya produk tersebut, maka langkah pengujian produk untuk tahap terbatas ini dinyatakan selesai. Hasil penelitian ini juga memberikan pemahaman bahwa penerapan sistem informasi di sekolah sangat membantu pihak sekolah dalam pengelolaan proses akademik sekolah yang mampu meningkatkan pelayanan dan mendukung penyediaan informasi dan pelaporan bagi penentu kebijakan pendidikan dan pemangku kepentingan serta penyelenggaraan pembelajaran secara tepat, transparan, akuntabel, dan efisien.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan
Temuan penelitian dan
pengembangan ini menunjukkan bahwa pengembangan sistem informasi manajemen akademik SMP Negeri 1
Perbaungan barbasis web dilakukan dengan melihat potensi dan masalah yang ada, pengumpulan data, mendesain produk, memvalidasi desain, melakukan revisi desain, menguji coba produk, merevisi produk, mengujicoba pemakaian, merevisi produk dan selanjutnya diperoleh lah produk hasil. Hasil validasi yang disampaikan ahli terhadap sistem informasi manajemen akademik SMP Negeri 1
sehingga penggunaan sistem informasi manajemen akademik berbasis web dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Apabila pengembangan sistem informasi manajemen akademik berbasis web digunakan oleh instansi lain, perlu dilakukan analisis kebutuhan terhadap instansi tersebut agar produk pengembangan sistem informasi dapat digunakan secara maksimal.
KEPUSTAKAAN
Davis Gordon B, 1999. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian I Pengantar, terjemahan Adiwardana Andreas S, disempurnakan Widyahartono Bob. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.
Jogiyanto HM, 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis, Andi, Yogyakarta.
Kamars Dachnel. 2005. Administrasi Pendidikan Teori dan Praktek. Suryani Indah. Padang.
Sugiyono, 2010. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Alfabeta. Bandung.
