AKTIVITAS PERGUDANGAN AKTIVITAS PERGUDAN docx

AKTIVITAS PERGUDANGAN

AKTIVITAS PERGUDANGAN

 Penerimaan & Penanganan  Penyimpanan

 Pengeluaran

 Pengendalian / Pengontrolan  Perawatan ..

AKTIVITAS PERGUDANGAN

1. Penerimaan & Penanganan

 Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll)

 Barang yang belum diperiksa disimpan di “TRANSIT AREA”

 Pemeriksaan Mutu (quality Control)

 100 % inspection

 Sampling (metode sampling)

 Pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan di tempat supplier

 Pemeriksaan quantity barang

 Penyelesaian Administrasi

 Proses Handling yang benar

100 % inspection biasanya dilakukan untuk :

 Supplier baru

 Material Pokok

 Inkonsistensi quality dari supplier

 Ada masalah baru yang timbul

Sampling Inspection dilakukan jika :

 Ada konsistensi mutu material yang dikirim dari supplier

 Tidak ada masalah yang serius dalam pengiriman material

Prosentase sampling ditentukan berdasarkan :

 Konsistensi

 Sistem dan prosedur internal supplier

Jika tidak ada masalah dari waktu ke waktu, prosentase sampling dari satu supplier secara kontinyu akan turun

2. Penyimpanan

 Penentuan jumlah unit per kelompok

 Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan qty tertentu

 Pemberian identitas barang

 Penyimpanan di rak secara sistematis

 Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO

 Pemeriksaan kembali untuk barang yang telah disimpan dalam masa tertentu. (Re inspection)

 Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang)

Klasifikasi penyimpanan dilakukan per kelompok besar, kemudian per kelompok kecil dst. Penentuan lokasi berdasarkan kategori :

 Lokasi Warehouse (jika lebih dari satu gudang)

 Lokasi Rak (Lot)

 Lokasi subrak

IDENTITAS BARANG BERISI INFORMASI TENTANG :

 Nama Barang

 Kode Barang

 Spesifikasi Barang

 Unit

 Jumlah Penerimaan

 Tanggal Terima

 Nama Supplier

 Cap Qc Pass

 Dll (Sesuai Kebutuhan)

3. Pengeluaran

Aturan Main Pengeluaran Barang

 Otorisasi (tanda tangan)

Tata cara pengeluaran barang dari lokasi (pabrik) Pemeriksaan barang keluar pabrik (satpam dll)

 Pemeriksaan dokumen permintaan barang Tanda tangan sesuai otorisasi

Data – data lengkap

4. Pengendalian / Pengontrolan 1. Internal (dilakukan sendiri)

2. External (pihak lain yang independen)

Stock opname  Partial

 Total

Pemeriksaan bukti-bukti pengeluaran dan pemasukan yang sah

Administrasi inventory harus independen (tidak dibawah pengaruh kepala gudang).

Dead stock management

PERAWATAN

LAKUKAN PEMERIKSAAN MUTU BARANG JIKA MASA SIMPAN SUDAH MENCAPAI WAKTU TERTENTU (Re QC)

TERAPKAN PRINSIP-PRINSIP 5 R LANGKAH- LANGKAH 5 R

1. RINGKAS (SEIRI) 2. RAPI (SEITON) 3. RESIK (SEISO) 4. RAWAT (SEIKETSU) 5. RAJIN (SHITSUKE)

Tujuan Implementasi 5R

5R Sebagai dasar KAIZEN di tempat kerja atau GEMBA . Kaizen di tempat kerja (GEMBA) harus diawali

dari 2R (RINGKAS(SEIRI) dan RAPI(SEITON))

3. “Kebersihan” (RAWAT/SEIKETSU) dimulai dari “Disiplin” (RAJIN/SHITSUKE)

INVENTORY MANAGEMENT Jenis – Jenis Inventory

1. Incoming Inventory (Bahan Baku) 2. Work In Process (Wip) Inventory 3. Inventory Barang Jadi (Finished Goods MENGAPA INVENTORY DIBUTUHKAN ??

INCOMING (RAW MATERIAL) 1.1 Mengatasi keterlambatan supply

1.2 Mendapatkan discount khusus untuk qty tertentu 1.3 Antisipasi kedepan (kerusuhan, pemogokan dll)

1.4 Jika ada kebijakan pemerintah yang bisa mengakibatkan kenaikan harga.. PROCESS (WIP)

2.1 Fleksibilitas produksi, terutama jika mesin breakdown 2.2 Stabilisasi tingkat output per proses jika ada variasi order 2.3 Meningkatkan utilisasi pabrik, proses dan tenaga kerja..

FINISHED GOODS

3.1 Meningkatkan fungsi customer service (barang diorder langsung ada)

3.2 Sebagai buffer stock jika ada masalah di proses produksi atau kesulitan bahan baku (customer service)

3.3 Mengatasi fluktuasi permintaan , khususnya untuk “seasonal products”  Balancing Tools 3.4 Mengantisipasi terjadinya masalah di pabrik atau di pemasok (pemogokan, dll)…

MENGAPA INVENTORY PENTING ??  Nilainya sangat signifikan

 Resiko (potensi) kerugian

 Over stock

 Kehabisan Stock

 Peluang untuk cost saving

 Law of tens

Karena nilainya sangat signifikan, maka perlu untuk :

 Diketahui nilainya secara pasti  Dkendalikan jumlahnya

 Dikendalikan pergerakannya

DEAD STOCK MANAGEMENT

PENYEBAB TERJADINYA DEAD STOCK (1)

Perubahan disain atau komposisi atau spesifikasi tanpa disertai dengan perhitungan yang matang atau tanpa koordinasi yang baik.

Kesalahan prediksi :

Product life time lebih pendek dari yang diperkirakan Daya serap pasar tidak sebesar yang diperkirakan

Sistem pengendalian stock yang buruk. (Menurut data, stock sudah habis, ternyata kemudian barang tersebut masih ditemukan)

Pada waktu mengorder barang tidak mengetahui posisi stock yang sebenarnya (Over Stock)

Rencana kerja terlalu sering berubah-ubah (terutama sales forecasting) Kesalahan dalam pemesanan barang

Barang Kadaluwarsa karena :

1. Over Stock (terlalu lama disimpan, mutunya menurun) 2. Sistem FIFO tidak benar.

LANGKAH-LANGKAH PREVENTIVE Data stock harus akurat

Penyusunan di rak teratur dan rapi

Hindari terjadinya penyebab yang sudah dibahas STOCK OPNAME

Sering juga disebut Stock Take

Biasanya dibandingkan juga dengan stock administrasi. Jika ada selisih biasanya dilakukan penyesuaian (adjustment) antara stock fisik dan stock administrasi

JENIS STOCK OPNAME STOCK OPNAME TOTAL

– Menghitung seluruh stock yang ada sekaligus. STOCK OPNAME PARTIAL

– Menghitung sebagian stock yang ada secara bergiliran (Cycle Counting). Mengapa Cycle Counting Dibutuhkan ?

CARA MELAKUKAN CYCLE COUNTING

Kelompokkan semua jenis barang ke dalam kategori, misalnya : Fast Moving Stock = A

Slow Moving Stock = B

Very Slow Moving / Dead Stock = C

Tentukan Cycle Time untuk masing-masing kategori, misalnya : Kategori A = 20 Hari Kerja, B = 30 Hari Kerja dst

Hitung Jumlah Item Yang harus dicocokkan setiap harinya Buat Daftar jenis barang Per kategori

Buat schedule stock opname per hari Sehingga seluruh Jenis Barang Yang masuk kategori tsb selesai dihitung dalam 1 siklus

Setiap Jenis Barang sekurang-kurangnya setahun sekali dihitung

Buat Laporan Hasil cycle counting, dan lakukan adjustment berdasarkan prosedur yang sudah ditentukan.

Hati-Hati Dalam melakukan justifikasi selisih stock. RESIDUAL BALANCE COUNTING

Cara ini efektif jika digunakan sistem on line stock

Setiap kali pengambilan atau penempatan barang, crew menghitung sisa stock yang ada di rak. Hasil penghitungan ini dilaporkan ke sistem (Komputer)

Jika ada selisih / perbedaan, maka segera diambil tindakan lebih lanjut

MANFAAT STOCK OPNAME (TOTAL / PARTIAL) :

Memberikan gambaran tentang apa yang sebenarnya terjadi di gudang , kadang-kadang hal yang tidak terduga bisa terjadi, misalnya kebocoran internal dll

Data ini bisa digunakan oleh pihak accounting untuk meningkatkan akurasi laporan keuangannya Bisa digunakan untuk melakukan trace back (penelusuran) terhadap penyebab terjadinya

variance.

MASALAH YANG SERING TERJADI Barang rusak dalam penyimpanan

Rusak dalam handling Salah menyimpan barang

Gangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa dll Banjir

SELISIH STOCK (Fisik Vs Administrasi) Stock tidak mencukupi

TIP – TIP UNTUK STOCK OPNAME

Pada waktu pelaksanaan stock opname, tidak boleh ada barang keluar atau masuk (Freezing) Penghitungan harus dilakukan oleh pihak independen (pihak yang tidak berkaitan dengan barang yang akan dihitung)

Jika diperlukan akurasi yang tinggi, sebaiknya satu jenis barang dihitung oleh dua orang / kelompok yang berbeda dalam waktu yang tidak bersamaan

LANGKAH-LANGKAH YANG PERLU DILAKUKAN Sebelum Stock Opname :

– Rapikan semua barang yang ada digudang – Semua barang sudah dalam kemasan yang benar – Buat tabel jenis barang yang perlu dihitung

– Tentukan siapa saja yang bertanggung jawab menghitung masing-masing jenis barang tersebut. Jika perlu buatlah kepanitiaan untuk tujuan stock opname ini

Pada Saat Stock Opname :

– Lakukan penghitungan sampai tuntas

– Jika hasil penghitungan berbeda diantara dua kelompok, lakukan penghitungan bersama-sama. – Pastikan semua barang sudah dihitung dan hasil penghitungan sudah benar

Setelah Stock Opname :

– Buat Laporan hasil stock opname

– Hitung penyimpangan (variance) masing-masing barang (fisik Vs administrasi) PASCA PELAPORAN VARIANCE :

– Pelajari item barang yang selisih. Jika jumlah item barang Banyak, lihat barang-barang dengan selisih terbesar.

– Beri perhatian khusus dan selidiki penyebab selisih tersebut dan ambil langkah-langkah perbaikan.

– Bandingkan dengan hasil stock opname sebelumnya, apakah barang ini bermasalah terus. Jika Ya, cari solusinya segera, a.l.

– Buat tugas pengontrolan khusus untuk barang-barang tersebut (Misalnya dikontrol setiap hari). – Simpan di tempat khusus yang hanya bisa diakses oleh orang tertentu.

JENIS ALAT KONTROL STOCK STOCK CARD (KARTU STOCK)

KOMPUTER (PROGRAM INVENTORY)

KARTU STOCK (1)

– Setiap Barang Mempunyai satu kartu stock

– Setiap pemasukan dan pengeluaran barang yang sama dicatat pada kartu yang sama

KELEMAHAN :

– Resiko salah besar (salah pencatatan, penjumlahan dll) – Pengontrolannya sulit (sulit diperiksa bukti transaksi) – Pengolahan data tidak tersedia

– Data mudah dirubah oleh orang lain, karena tersimpan di tempat yang umum (Iseng atau mempunyai tujuan tertentu)

KELEBIHAN :

– Posisi stock dengan mudah bisa diketahui oleh petugas gudang – Tidak membutuhkan teknologi yang tinggi

– Biaya Investasi rendah

– Tidak membutuhkan manpower skill yang tinggi PROGRAM KOMPUTER

Ciri – Ciri :

Ada operator yang bertanggung jawab melakukan data entry.

Operator melakukan data entry berdasarkan bukti-bukti transaksi yang sah. Bisa juga dengan menggunakan bar code.

Data disimpan di PC (lokal) atau server

Biasanya sistem multi user, bisa digunakan oleh banyak orang. KEUNTUNGAN :

Faktor Human error lebih kecil Mudah dilakukan trace back Lebih cepat

Datanya mudah diolah lebih lanjut

Sharing data dengan divisi lain sangat mudah (Purchasing, PPIC dll) KELEMAHAN :

– Man Power Requirement lebih tinggi

– Membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menguasai sistemnya. (Masa Adaptasi lebih lama) – Jika ada masalah, sulit dikompromikan (tidak fleksibel)-> GIGO

– Kadang-kadang ada masalah yang tidak terdeteksi.

INGAT

Sistem apapun yang digunakan, harus : 1. Menjawab posisi stock setiap saat 2. Memungkinkan Trace Back lebih mudah 3. Human Error bisa ditekan sekecil Mungkin

4. Bisa Menekan variance (selisih) stock fisik vs administrasi.

WASPADAI JIKA STOCK ANDA SELISIH TERUS MENERUS

Adding Safety Stock

The Replenishment Cycle

Masalah – masalah PO Management – Rumus PO masih salah

– Data Stock tidak akurat – Rencana Jual tidak akurat

– Skill estimasi jual (BM) kurang akurat – Pasar yg unpredictable

– Gudang perlu pembenahan – Principal

– Stock terbatas – Minimal order

J- adwal pengiriman tdk tepat

STOCK DEPO Gudang Baik Gudang BS Mobil Box

Saldo Awal & Saldo Akhir Cut Off ??

Stock Opname Harian

Forecasting Rencana Jual P-1 Rencana Jual P-2

Angka Bantu Target

Situasional

Program Marketing Program Kompetitor Peak Season

Liburan Sekolah (tergantung jenis industri/bisnis) Force Majeur

Realisasi PO

Barang Dalam Perjalanan Jadwal Tiba

PARETO SYSTEM RULE 20/80

20% DARI JENIS BARANG DI INVENTORY AKAN BERNILAI 80% DARI TOTAL ARV (ARV = ANNUAL REQUIREMENT VALUE) Dengan Mengontrol ini, akan memberikan Hasil Yang Sangat Besar Buat Perusahaa

UTILISASI GUDANG

Utilisasi Ruangan akan meningkatkan daya tampung gudang tetapi di lain pihak akan meningkatkan kompleksitas pengambilan barang (Cost per M2 rendah tetapi Picking Cost Meningkat)

jarak antar barang menjadi lebih jauh dan meningkatkan cost per M2 Dibutuhkan optimalisasi antara parameter :

luas ruangan Picking system Handling System Information System

SISTEM FIFO

FIFO = FIRST IN FIRST OUT Ada 2 jenis sistem FIFO : FIFO Fisik :

Barang secara fisik disusun berdasarkan prinsip FIFO FIFO Administrasi :

Barang secara administrasi disusun berdasarkan urutan masuk dan keluarnya. Biasanya tujuannya untuk mendapatkan harga perolehan masing-masing barang.

CARA MENERAPKAN SISTEM FIFO secara fisik

– TEMPAT PEMASUKAN DI SISI YANG BERBEDA DENGAN TEMPAT PENGAMBILAN UNTUK SATU JENIS BARANG ATAU KELOMPOK BARANG

– PEMASUKAN BARANG DI BELAKANG, PENGAMBILAN DI DEPAN DISUSUN SECARA TERATUR

JENIS BARANG TERTENTU ADA YANG SANGAT SENSITIF TERHADAP FIFO, DAN ADA YANG KURANG SENSITIF. PENENTUAN SISTEM FIFO YANG AKAN

DIGUNAKAN SANGAT TERGANTUNG DARI JENIS BARANG YANG BERSANGKUTAN.