DRAFT PRA-OUTLINE
1. Judul : Rancang Bangun Aplikasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Penyelesaian Tugas Akhir/Skripsi pada Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Tanjungpura
2. Latar Belakang
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan dalam penyelenggaraan kegiatan suatu organisasi untuk memperoleh suatu hasil yang optimal. Menurut Permenpan-RB No.35 Tahun 2012, SOP adalah “serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan”. Pengembangan dan penggunaan SOP dapat mengukur sukses tidaknya suatu kegiatan operasional dan juga dapat menjaga konsistensi kegiatan operasional dari awal hingga akhir. Penyelenggaraan kegiatan proses belajar mengajar yang pada akhir kegiatan adalah menyusun tugas akhir/skripsi. Tugas akhir/skripsi merupakan salah satu mata kuliah wajib dari program studi serta merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana strata satu (S1). Proses pelaksanaan tugas akhir/skripsi berbeda-beda antara satu kampus dengan yang lain, tetapi proses secara umum meliputi pengajuan judul, seminar proposal, pelaksanaan penelitian dan bimbingan, serta ujian tugas akhir/skripsi.
Proses awal pengajuan judul, mahasiswa menyiapkan draft outline yang berisi judul, latar belakang dan metode penelitian secara singkat untuk dikonsultasikan dengan dosen PA. Jika judul (draft outline) tersebut sudah sesuai dengan kriteria tugas akhir dan prasyarat penyusunan tugas akhir/skripsi telah terpenuhi oleh mahasiswa, maka diusulkan ke prodi untuk diverifikasi apakah judul tersebut sudah ada (sudah pernah dibahas) sebelumnya atau belum. Jika belum, ketua prodi membuat rekomendasi calon pembimbing dan diajukan kepada ketua jurusan. Ketua jurusan memverifikasi kembali draft outline dan calon pembimbing, apakah sesuai antara calon pembimbing dengan bidang ilmu yang diambil sebagai pokok skripsi. Jika sesuai, ketua jurusan mengajukan ke Dekan untuk diterbitkan SK Pembimbing. SK Pembimbing sudah diterbitkan, artinya mahasiswa sudah bisa melaksanakan proses bimbingan hingga proposal penelitian bisa diseminarkan.
Sebelum pelaksanaan seminar proposal penelitian, mahasiswa diharuskan mendaftar seminar kepada ketua jurusan dengan memenuhi persyaratan akademik dan administratif. Ketua jurusan menentukan pembahas (penguji) dan dijadwalkan pelaksanaan seminarnya, kemudian diajukan ke PD 1 (Bag. Akademik) agar dibuatkan undangan seminar untuk dosen pembimbing dan penguji. Setelah pelaksanaan seminar berlangsung terdapat tiga kemungkinan hasil; pertama, proposal diterima tanpa perbaikan, kedua proposal diterima dengan perbaikan dan penyempurnaan, dan ketiga, proposal ditolak. Jika proposal ditolak, mahasiswa harus mencari judul baru kemudian diajukan dan diseminarkan kembali. Jika proposal diterima dengan perbaikan dan penyempurnaan, mahasiswa wajib memperbaiki dan menyempurnakannya kemudian menyerahkan kepada dosen pembimbing dan penguji untuk meminta persetujuan agar kemudian bisa dilaksanakan penelitian.
Proses pelaksanaan penelitian dan penulisan laporan hasil penelitian skripsi di bawah pengarahan dan bimbingan dosen pembimbing. Proses bimbingan minimal enam kali pertemuan sampai tugas akhir skripsi siap untuk diuji dalam sidang tugas akhir/skripsi. Sebelum pelaksanaan ujian skripsi, mahasiswa harus melengkapi persyaratan untuk ujian kemudian mendaftar ujian kepada Ketua Jurusan. Ketua jurusan mengajukan calon penguji dan dijadwalkan pelaksanaan ujian skripsi kepada PD 1 (Bag. Akademik) agar dibuatkan SK Penguji dan undangan ujian skripsi.
Ujian tugas akhir/skripsi merupakan ujian untuk menilai kemampuan mahasiswa dalam penguasaan ilmu pengetahuan yang menjadi tema pokok skripsi serta ilmu pengetahuan pendukung lainnya. Pada akhir ujian skripsi, ketua tim penguji mengumumkan Keputusan hasil ujian berdasarkan hasil sidang skripsi mahasiswa bersangkutan dan yudisium bagi mahasiswa yang dinyatakan lulus, dan menjadi alumni.
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan adalah fakultas yang memiliki jumlah mahasiswa terbanyak di Universitas Tanjungpura yang tersebar di enam jurusan dan dua puluh program studi. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis dengan sub bagian akademik FKIP Untan, mahasiswa tingkat akhir yang akan dan sedang melaksanakan tugas akhir/skripsi belum terdata dengan baik, masih banyak pelaksanaan tugas akhir/skripsi tidak sesuai prosedur (prasyarat tugas akhir/skripsi belum terpenuhi), penyebaran dosen pembimbing dan penguji tidak merata, penjadwalan seminar maupun sidang yang tak jarang terjadi bentrok antara ruang, sesi (jam), dosen dan mahasiswa, serta pelaksanaan penelitian dan proses bimbingan yang tak jarang pula mengalami kendala sehingga masih banyak mahasiswa yang penyelesaian tugas akhir/skripsi-nya tidak tepat waktu.
3. Metodologi Penelitian
1. Studi literatur
Studi literatur dilakukan guna memperoleh teori-teori pendukung serta kemungkinan asumsi yang digunakan dan berperan sebagai referensi dalam mencari pendekatan secara teoritis dari permasalahan yang diangkat yang bersumber antara lain pada buku atau bahan referensi, karya ilmiah, website dan lain sebagainya.
2. Observasi dan pengumpulan data
Observasi dan pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai gambaran sistem yang ada dan yang akan diterapkan dalam sistem informasi yang akan dirancang serta memperoleh data-data yang diperlukan.
3 Analisis sistem
Analisis sistem dilakukan berdasarkan hasil observasi dan pengumpulan data yang dilakukan.
4. Pemodelan
Melakukan perancangan basis data dan pemodelan tabel serta hubungan antar tabel berdasarkan hasil analisis.
5. Perancangan aplikasi
Perancangan aplikasi berupa perancangan interface, perancangan proses dan perancangan output.
6. Pengujian.
Aplikasi yang dirancang kemudian diuji dengan metode black box. Jika pengujian belum memenuhi kriteria yang ditentukan, maka kembali ke studi literatur untuk menganalisa pemodelan.
Pontianak, 18 September 2014
Mengetahui :
Dosen Pembimbing Akademik Pemohon,
Novi Safriadi, ST, MT Dwija Saptahadi
4. Diagram Alir Perancangan Sistem
MULAI
PENGAJUAN JUDUL
SEMINAR OUTLINE / DESAIN PENELITIAN
PENELITIAN DAN BIMBINGAN
UJIAN TUGAS AKHIR/ SKRIPSI
SELESAI
Gambar 1. Diagram alir dasar sistem proses pelaksanaan tugas akhir/skripsi
Secara umum proses pelaksanaan tugas akhir/skripsi dapat digambarkan melalui gambar 1 diatas, dan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pengajuan judul
2. Seminat outline/desain penelitian 3. Penelitian dan bimbingan
MULAI
Prasyarat Penyusunan Tugas Akhir/Skripsi
Konsultasi Judul kepada Dosen PA
Judul (Ke Ketua Prodi)
Setuju?
Ketua Prodi membuat rekomendasi calon pembimbing dan diajukan kepada Ketua Jurusan
Verifikasi outline dan calon pembimbing oleh Ketua Jurusan
Setuju?
Menunjuk dosen pembimbing dan mengajukan ke Dekan untuk
dibuatkan SK
SK Pembimbing
Bimbingan Proposal Outline
Proposal Outline (Siap diseminarkan)
SELESAI Ya
Ya
Tidak
Tidak
Gambar 2. Diagram alir pengajuan judul TA/Skripsi
Keterangan:
1. Persiapan pemenuhan prasyarat penyusunan Tugas Akhir / Skripsi (Terdaftar sebagai Mahasiswa pada semester yang sedang berjalan, menempuh mata kuliah minimal 110 sks, telah dinyatakn layak untuk menyusun skripsi oleh Dosen PA)
2. Konsultasi judul kepada Dosen PA 3. Judul diusulkan ke Ketua Prodi
4. Jika setuju, Ketua Prodi membuat rekomendasi calon pembimbing dan diajukan kepada Ketua Jurusan. Jika tidak setuju, kembali konsultasi judul kepada Dosen PA
5. Verifikasi kembali draft outline dan calon pembimbing oleh Ketua Jurusan, apakah sesuai antara calon pembimbing dengan bidang ilmu (pokok skripsi)
6. Jika sesuai (setuju), Ketua Jurusan mengajukan ke Dekan untuk diterbitkan SK Pembimbing. 7. Proses bimbingan proposal outline
MULAI
Prasyarat Seminar Proposal Desain
Daftar Seminar (Kepada Ketua Jurusan)
Ketua Jurusan menentukan pembahas dan diajukan ke PD1 (Bag. Akademik)
Penjadwalan Seminar
Undangan Seminar
Pelaksanaan Seminar Proposal Desain
Diterima?
Revisi?
Nilai
SELESAI
Konsultasi perbaikan Proposal Desain Tidak
Tidak Ya
Ya
Gambar 3. Diagram alir seminar outline/proposal desain penelitian Keterangan:
1. Memenuhi prasyarat seminar proposal desain 2. Daftar seminar kepada Ketua Jurusan
3. Ketua Jurusan menentukan pembahas (penguji) dan diajukan ke PD 1 (Bag. Akademik) 4. Penjadwalan seminar proposal desain
5. Undangan seminar proposal untuk pembimbing dan pembahas (penguji) dikeluarkan oleh Bag. Akademik
6. Pelaksanaan seminar proposal desain
MULAI
Penelitian
Bimbingan Penjadwalan
bimbingan
TA 100% ?
Laporan Penelitian (Siap untuk ujian)
SELESAI Ya
Tidak
Gambar 4. Diagram alir penelitian dan bimbingan Keterangan:
1. Proses pelaksanaan penelitian dan penulisan laporan hasil penelitian dibawah pengarahan dan bimbingan Dosen Pembimbing.
MULAI
Persyaratan Ujian Tugas Akhir/Skripsi
Daftar Ujian (Kepada Ketua Jurusan)
Ketua Jurusan mengajukan calon Penguji kepada Dekan untuk penerbitan SK
Penjadwalan Ujian TA
Undangan Ujian TA
Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir/Skripsi
Lulus?
Revisi?
Nilai
SELESAI
Konsultasi perbaikan Laporan TA/Skripsi Tidak
Tidak Ya
Ya SK Penguji
Data Alumni
Gambar 5. Diagram alir ujian tugas akhir/skripsi Keterangan:
1. Memenuhi persyaratan ujian TA / Skripsi 2. Daftar ujian TA / Skripsi kepada Ketua Jurusan
3. Ketua Jurusan mengajukan calon penguji kepada Dekan untuk diterbitkan SK Penguji 4. SK Penguji diterbitkan
5. Penjadwalan ujian TA / Skripsi
6. Undangan Ujian TA / Skripsi untuk Pembimbing dan Penguji dikeluarkan oleh Bag. Akademik 7. Pelaksanaan Ujian TA / Skripsi sesuai jadwal
8. Pada akhir ujian skripsi, ketua tim penguji mengumumkan keputusan hasil ujian dan yudisium bagi mahasiswa yang dinyatakan lulus dan datanya masuk kedalam database alumni.
MULAI
JUDUL (DRAF PRA-OUTLINE)
DOSEN PA SETUJU?
PROSES DI PRODI
JUDUL TERDAHULU
ADA?
BIMBINGAN PROPOSAL PEMBIMBING 1,
PEMBIMBING 2
PROPOSAL ACC?
SEMINAR PROPOSAL
SETUJU?
PENELITIAN & BIMBINGAN
PENELITIAN ACC?
SIDANG
PENELITIAN LAYAK?
LULUS
SELESAI
DITOLAK YA
YA
YA
YA
YA
YA
TIDAK
TIDAK
TIDAK
TIDAK
TIDAK
