BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap pemecahan persoalan dan permasalahan yang dilakukan manusia dalam kegiatannya sehari-hari baik itu di kantor, di sekolah, atau di rumahnya selalu menyangkut adanya fakta, data atau informasi. Kemudian dari fakta dan data terjadi beragam cara memprosesnya. Fakta dan data ini kita dapati dalam kearsipan. Namun banyak yang tidak sadar bahwa dalam kegitannya tersebut telah membuat sebuah arsip.
Beberapa pengalaman membuktikan, bahwa orang awam ataupun masyarakat umum belum mengerti atau mungkin belum mengenal istilah arsip. Selintas bila mendengar kata “Arsip”, maka terbayanglah pada mereka bundel-bundel yang penuh debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan bundel-bundel surat yang berantakan, dan petugas-petugasnya yang sudah tua, dan kurang terdidik.
Anggapan yang kurang tepat tentang lingkup kegiatan arsip di atas tampaknya merupakan salah satu faktor mengapa bidang kearsipan di Indonesia kurang berkembang. Itulah sebabnya pada makalah ini, penulis mencoba untuk menjabarkan dan memberi pengertian mengenai arsip dan bisa mengubah anggapan tentang pengertian arsip dan dunia kearsipan itu sendiri.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.
1.2 Rumusan Masalah
a. Apa yang dimaksud dengan Arsip dan Kearsipan? b. Apa saja ketentuan-ketentuan pokok kearsipan? c. Bagaimana prosedur kearsipan yang benar?
d. Apa saja peralatan dan perlengkapan arsip yang digunakan? e. Bagaimana pemeliharaan dan perawatan arsip?
f. Bagaimana cara untuk menyusutkan arsip?
1.3 Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui yang dimaksud dengan Arsip dan Kearsipan.’
b. Untuk mengetahui apa saja ketentuan-ketentuan pokok dalam kearsipan. c. Untuk mengetahui bagaimana prosedur yang tepat dalam kearsipan. d. Untuk mengetahui jenis peralatan dan perlengkapan arsip yang digunakan. e. Untuk mengetahui bagaimana memelihara dan merawat arsip yang benar. f. Untuk mengetahui penyusutan arsip.
1.4 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut: a. Secara akademis, diharapkan makalah ini dapat bermanfaat bagi penambahan
data/referensi yang berkaitan dengan Manajemen Kearsipan khususnya di Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung.
BAB II
RUANG LINGKUP KEARSIPAN
2.1 Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Menurut The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara Sistema karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pada Undang-undang diatas, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :
Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari sera masih dikelola oleh Unit Pengolah.
Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
2.2 Peran Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat megenai sesuatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut:
a. Alat utama ingatan organisasi
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
2.3 Klasifikasi Arsip
a. Arsip vital (sangat penting)
Arsip yang penting bagi kehidupan suatu organisasi dan tidak dapat diganttti kembali apabiladimusnahkan. Bila arsip hilang atau rusak atau disalahgunakan, maka perusahaan akan mengalami kerugian besar.arsip-arsip tersebut disimpan dalam jangka waktu yang lama atau bahkan dilestarikan sebagai arsip abadi. Contohnya, akte pendirian perusahaan, surat-surat jaminan.
b. Arsip penting (Important)
Arsip yang dibutuhkan untuk menjaankan suatu perusahaan/organisasi. bila arsip itu hilang, maka kelancaran operasi perusahaan/organisasi akan terhambat. Contohnya, arsip-arsip bukti keuangan.
c. Arsip berguna (Useful)
Arsip yang berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah apabila hilang. Arsip ini membantu kelancaran operasi suatu organisasi/perusahaan, dan arsip ini disimpan sesuai dengan keperluan saja yaitu sampai masalahnya selesai. Contohnya, surat-surat pesanan, surat penagihan.
d. Arsip tidak esensial (Non Essential)
2.4 Penggolongan Arsip a. Arsip aktif
Arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/ atau terus menerus.
b. Arsip in aktif
Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2.5 Pengertian Kearsipan
a. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menyimpan warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat dan tepat ditemukan kembali. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
b. Menurut Ensiklopedi Administrasi
2.6 Ruang Lingkup Kearsipan
Penanganan arsip/warkat yang berisi informasi sejak tercipta hingga warkat itu dinyatakan dilestarikan/dihapus. Dari pengertian lingkup tersebut, maka tata kearsipan meliputi enam kegiatan utama yaitu:
a. Penciptaan arsip/ warkat b. Pemilihan arsip
c. Pengendalian arsip d. Penyimpanan arsip e. Perawatan arsip f. Penyusutan arsip
2.7 Petugas Kearsipan
Jumlah petugas kearsipan ditentukan oleh besar kecilnya badan usaha dan asas penyimpanannya. Formasi yang diperlukan dalam manajemen kearsipan adalah:
a. Agendaris, yaitu pegawai kearsipan yang berugas mencatat/ membubuhkan surat baik masuk maupun keluar yang dicatat dalam buku agenda menggunakan sistem lama atau kartu kendali dan lembar pengantar.
b. Arsiparis, yaitu pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima, menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi, serta melayani apabila arsip diperlukan.
c. Ekspeditur, yaitu petugas yang mengatur pengiriman surat-surat yang akan dikirim. Surat yang akan dikirim dicatat dalam buku ekspedisi atau antaran. d. Kurir, yaitu pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantarkan
surat-surat sesuai dengan alamat surat.
2.8 Asas Kearsipan
a. Asas Sentralisasi,
Asas sentralisasi artinya pengurusan surat ataupun arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dn surat keluar serta penyelengaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Adanya unit khusus ini berarti pula unit lainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat secara langsung. b. Asas Desentralisasi Arsip
Asas desentralisasi Arsip artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang diperlukan oleh lingkungannya.
c. Asas Gabungan
Asas gabungan artinya menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi secara bersamaan untuk menutupi kelemahan dari asas sentralisasi dan desentralisasi.
2.9 Beberapa Istilah di Dalam Kearsipan a. File
File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” ata u “bendel” yang merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi.
b. Indeks
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya.
Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip. Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah. Kartu Kendali warna putih untuk “pengarah surat” se bagai alat kontrol. Kartu Kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti, selama surat tersebut masih berada pada file pengolah. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah. kuran dari kartu kendali 10 x 15 cm.
d. Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masa.
e. Kode
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip.
f. Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.
g. Lembar pengantar surat rutin
Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.
h. Penerima surat
Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.
i. Pencatat surat
Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.
Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.
k. Pengolah
Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan masalah isi surat. Unit Pengolah terdiri atas: Pimpinan pengolah, Tata usaha pengolah, Pelaksana pengolah.
l. Penata arsip
BAB III
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
3.1 Dasar Hukum
Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan di Indonesia ditetapkan dalam U.U. No. 7 Tahun 1971 yang diundangkan dalam Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32 pada tanggal 18 Mei 1971.
U.U. No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan mencabut U.U. No. 19 Prps Tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional.
U.U. No.7 Tahun 1971 kemudian telah dilaksanakan dengan berbagai peraturan perundangan di bidang kearsipan.
3.2 Dasar pertimbangan
Adapun dasar pertimbangan Pemerintah dan DPR-GR untuk mengeluarkan U.U. No. 7 Tahun 1971, ialah :
a. Bahwa untuk kepentingan generasi yang akan dating perlu diselamatkanbahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia di masa yang lampau, sekarang dan yang akan dating, dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang Kearsipan.
b. Bahwa dipandang perlu meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya di bidang Kearsipan.
3.3 Tugas Pemerintah di Bidang Kearsipan
jawabsepenuhnya dari Pemerintah; Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud di atas sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
b. Dalam melaksanakan penguasaan kearsipan Pemerintah berusaha menertibkan:
Penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis.
3.4 Organisasi Kearsipan
Untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka Pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari :
a. Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat dan Daerah.
b. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat c. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah
yang setingkat dengan Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
3.5 Kewajiban Kearsipan
a. Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat. b. Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan
arsip dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.
d. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat maupun Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam angka 4 huruf b di atas dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah Daerah serta Badan-badan Pemerintahan Pusat di tingkat daerah.
3.6 Ketentuan Pidana
Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum memiliki arsip
dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 ( sepuluh ) tahun.
Barang siapa yang menyimpan arsip yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 ( dua puluh ) tahun. Tindak pidana yang dimaksud di sini adalah kejahatan
3.7 Ketentuan lain-lain.
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan, yang dalam hal ini antara lain Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip.
3.8 Arsip Nasional Republik Indonesia
Dengan Keputusan Presiden Nomor 26 tahun 1974 telah dibentuk Arsip Nasional RI, dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Kedudukan, Arsip Nasional Republik Indonesia adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota Republik Indonesia dan berada langsung di bawah serta bertanggungjawab kepada Presiden.
pertanggung jawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa.
c. Fungsi, dalam rangka pelaksanaan tugas pokoknya. Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut:
Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka
usaha pengembangan kearsipan nasional.
Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis.
Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kearsipan
melalui pendidikan dan latihan.
Menampung, menyimpan dan merawat arsip-arsip statis yang diserahkan oleh Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan pemerintahan dan Badan-badan lainnya.
Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip
statis dari Badan-badan swasta dan perorangan, yang dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan mempunyai nilai dan arti penting sabagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung jawaban nasional.
Mengolah dan mengatur arsip-arsip statis yang telah diserahkan
untuk dapat disediakan dan digunakan bagi kegiatan pemerintahan, penelitian dan kepentingan umum.
Menyelenggarakan hubungan dan kerjasama dengan badan-badan di dalam dan di luar negeri sesuai dengan kebijaksanaan Pemerintah dan menurut peraturan-peraturan yang berlaku.
d. Wewenang, Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai wewenang untuk menyelenggarakan koordinasi, bimbingan dan pengawasan teknis terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
e. Struktur organisasi dan tata kerja, Organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia terdiri dari :
Pusat Konservasi Kearsipan;
Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan;
Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan;
Sekretariat;
Staf Ahli
Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di
Daerah-daerah
f. Pusat-pusat di lingkungan Arsip Nasional
Pusat Konservasi Kearsipan mempunyai tugas untuk
melaksanakan penyimpanan, perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsip-arsip statis yang telah diserahkan kepadanya menyelenggarakan penelitian untuk keperluan pelayanan informasi dan melayani penelitian ilmih dan umum; Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai
tugas untuk menyelenggarakan penelitian dalam rangkan usaha mengembangkan dan memajukan tehnik dan tata kearsipan, memberikan bimbingan dan melaksanakan pengawasan teknis terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan peraturan di bidang kearsipan;
Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas untuk merencanakan dan menyelenggarakan pendidikan dan latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli kearsipan dan melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan dan latihan kearsipan;
Tiga Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah
dan bertanggung jawab kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
Tiap Pusat terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bidang, dan
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara.
g. Sekretariat Arsip Nasional
Sekretariat Arsip Nasional merupakan unsur pembantu pimpinan dan mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi umum yang meliputi:
tata usaha kantor;
tata kepegawaian (personalia);
urusan keuangan;
tata keuangan
Dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu dan membawahi Kepala-kepala Bagian dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) Bagian, dan tiap bagian terdiri dari sebanyak 3 (tiga) Sub-Bagian, yang susunan dan tugasnya akan diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara.
BAB IV
PROSEDUR KEARSIPAN
4.1 Penanganan Surat
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik. Menurut etika dunia usaha, surat-surat hendaknya dibalas dalam waktu 2 kali dalam 42 jam.
Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :
a. Penyortiran surat, penyortiran surat dilakukan dengan cara: Meneliti asal (sumber) surat itu.
Meneliti cara pengiriman surat
b. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;
Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan
kegiatan kantor.
setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam
folder-folder atau alat lain sejenisnya. c. Pembukaan sampul (amplop).
d. Pengeluaran surat dari dalam sampul e. Penelitian surat
f. Pembacaan surat
4.2 Tata Cara Mengarsip Surat (Filing)
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis, sehingga bahan–bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi. Filing merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.
4.3 Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian
Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan, yaitu:
a. Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk atau surat keluar oleh suatu organisasi Pencatatan surat dengan menggunakan Buku Agenda dilakukan oleh kantor yang belum menerapkan kartu kendali. Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan data (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Fungsi buku agenda sebagai alat pengawasan surat-surat masuk dan keluar. Ada 3 jenis buku agenda yang dapat digunakan, yaitu:
Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang memuat daftar-daftar
4surat masuk sekaligus surat keluar dana satu buku.
Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan lembar sebelah kiri untuk surat keluar.
Buku agenda kembar, yaitu dengan menyediakan dua buku, dimana satu
Format Buku Agenda Tunggal
Format Buku Agenda Berpasangan (surat masuk) Tgl.
terima
Pengirim Surat
Surat Perihal Bertalian dengan surat Ket.
Nomor Tanggal Nomor Tanggal
Format Buku Agenda Berpasangan (surat keluar) No.
Kepada Perihal Bertalian dengan surat Ket. Nomor Tanggal
b. Kartu Kendali
Pengurusan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali merupakan sistem kearsipan pola baru. Kartu kendali berfungsi untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar. Selain itu, kartu kendali juga berfungsi sebagai alat penelusuran untuk menemukan lokasi surat dengan tepat dan cepat, serta sebagai alat pengantar/ekspedisi. Kartu kendali berukuran 10x15 cm. kedudukannya adaah sebagai pengganti buku agenda pada pengurusan sistem kearsipan pola lama.
Contoh format kartu kendali
Indeks/ Subjek: Kode: Tgl: M/K
Lampiran :
Surat penting isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan. Bila terlambat dalam diperlukan tidak ditentukan. Jika hilang, data masih dapat diperoleh dari sumber lain. Surat dinas biasa/rutin dicatat pada lembar pengantar yang sekaligus digunakan sebagai alat penyampaian surat/sebagai pengganti buku ekspedisi dan dapat dijadikan sebagai bukti penerimaan surat.
Surat rahasia
Pada surat rahasia, baik isi Maupun sifatnya memerlukan perlindungan. Jika isi dalam surat tersebut diketahui oleh pihak yang tidak bersangkutan akan menimbulkan kerugian besar, dan mengurangi atau menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah berikutnya. Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia, yang berfungsi sama dengan lembar pengantar surat biasa/ rutin.
Buku Agenda Kartu Kendali Sulit untuk penyusunan lebih
lanjut
Mudah untuk penyusunan lebih lanjut
Sarana penemuan kembali, nomor/ kode surat, sukar
Sarana penemuan kembali indeks mudah diingat
Pengaturan arsip dengan peralatan, sukar diterapkan
Karena persyaratannya baik vertical file dapat terwujud, dan
c. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali 1. Penanganan Surat Masuk Penting
Penerima surat:
Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim.
Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup
Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya)
Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, di balik surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup
Pencatat surat:
Kolom: kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu kendali dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah. Kemudian surat berserta 3 kartu kendali diteruskan kepada pengarah surat.
Pengarah/pengendali surat:
Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan disampaikan
Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah
Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi, adalah surat-surat yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal-hal lain yang ditentukan oleh pimpinan
Surat berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah
Catatan: kartu kendali (putih/lembar I) setelah dikumpulkan selama I tahun, dijilid dan fungsinya adalah sebagai “buku agenda” dalam sistem lama
Unit pengolah:
Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu: Pimpinan unit pengolah
Tata usaha unit pengolah
Tata usaha unit pengolah:
Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/ lembar II dan lembar III)
Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali kuning/ lembar II dikembalikan ke penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat)
Kartu kendali (merah/ lembar III) disimpan untuk sementara oleh Tata Usaha unit pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk diminta disposisi dari pimpinan
Pimpinan unit pengolah:
Menulis disposisi/ instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar
disposisi yang telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha Unit Pengolah
Petugas/ Pelaksana bertugas:
Menerima surat, beserta lembar disposisi (lembar I), yang telah ada disposisi pimpinan, dati Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian memproses/ melaksanakan tugasnya sesuai instruksi pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi
Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan surat ke Tata Usaha Unit Pengolah
Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan Kartu kendali (merah/ lembar III)
Catatan:
Lembar disposisi disimpan pada kotak disposisi (sebagai alat kontok)
Penata arsip/ penyimpanan/ arsiparis:
Menerima kartu kendali (kuning/lebar II) yang telah diparaf oleh perutgas Tata Usaha Unit Pengolah dan teah dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya dalam kotak kartu kendali (sebagai bukti bahwa surat masih ada pada unit pengolah/ sedang diproses)
Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha Unit Pengoah, dan menukar kartu kendali (kuning/ lembar II) dengan kartu kendali (merah/ lembar III)
Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali
2. Penanganan Surat Keluar Penting
Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, dan dapat pula dilakukan oleh Unit Pengolah asal kartu kendali (putih/ lembar I) dan kartu kendali (kuning/ lembar II) bila perlu dua lembar, diserahkan ke unit kearsipan, agar unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang, dan telah diproses di unit pengolah.
Unit pengolah:
Mengisi kartu kendali rangkap 3
Kartu kendali (merah/lembar III) ditinggal di Tata Usaha Unit Pengolah
Kartu kendali (putin dan kuning/ lembar I dan II), beserta surat asli dan tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan)
Pencatat:
Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali
Kartu kendali (putih/lembar I) disampaikan ke pengarah untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu control
Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali (kuning/ lembar II) yang telah diparaf dikembalikan ke unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat
Kartu kendali (kuning/ lembar II) tadi akhirnya diserahkan ke penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.
Catatan:
Tembusan surat dapat pula disimpan dipenata arsip pada unit kearsipan.
3. Penanganan Surat Masuk Dinas Biasa/Rutin Pencatat:
Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari. Mencatatnya dalam lembar pengantar rangkap dua
Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit pengolah
Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah Unit Pengolah:
Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua Menyimpan lembar pengantar II
Menyerahkan lembar pengantar I kepa pencatat di unit kearsipan
Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan surat kepada pengolah/ pelaksana
4. Penanganan Surat Keluar Dinas Biasa/Rutin Unit Pengolah:
Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit kearsipan
Pencatat:
Memasukan surat asli dalam sampul setelah distempel dan meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan
ke unit pengolah dengan disertai lembar pengantar II
Menyimpan lembar pengantar I di pencatat sebagai bukti penyampaian
5. Penanganan Surat Masuk Rahasia
Surat-surat yang masuk diterima penerima surat, cek alamatnya.
Surat-surat dicatat pada 2 lembar surat pengantar surat rahasia oleh pencatat.
Surat-surat beserta 2 lembar pengantar surat rahasia disampaikan kepada Unit Pengolah
6. Penanganan Surat Keluar Rahasia
Surat-surat tersebut dibuat di Unit Pengolah dan langsung dimasukan dalam amplop surat.
Surat-surat tersebut dicatat pada lembar pengantar surat rahasia, kemudian diserahkan ke bagian ekspedisi.
4.4 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah suatu sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.
a. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip/dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal, organisasi yaitu terdiri dari nama badan organisasi tersebut.
Contoh: Abadi Jaya, PT Budhi Bahasa, CV Daya Upaya, TB
Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem abjad: Paham peraturan mengindeks
Menyiapkan peraturan mengindeks
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan abjad: Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana
Dokumen yang berasal dari suatu nama (nama individu dan nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu
Susunan guide dan foldernya sederhana
Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan abjad:
Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui
bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang
Harus menggunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan pemahaman tentang peraturan mengindeks.
b. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Isi dokumen sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, atau pokok surat.
Contoh: Keuangan Kepegawaian Umum
Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem subjek: Menyusun daftar indeks
Menyiapkan kartu indeks
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan subjek:
Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang
menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam suatu tempat penyimpanan
Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek utama
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan subjek:
Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak
terkendali
Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk menyatukan berbagai
Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek, sehingga hal itu dapat memepersulit penemuan arsip.
c. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Seperti nama Negara, provinsi, kabupaten, kecamatan, dst.
Contoh: Bandung Sumedang Cirebon
Persiapan penataan arsip berdasarkan wilayah: Menentukan pengelompokan daerah/ wilayah
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan geografis:
Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui
Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung tanpa adanya
rujukan atau bantuan indeks
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan geografis:
Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah
Diperlukan indeks yang tepat dan teliti
Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang
Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem ini dapat digabungkan dengan sistem alfabetis atau numeric
Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan arsip berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Misalnya DDC, terminal digit, midle digit, buatan sendiri.
Contoh: klasifikasi dengan pola DDC (Dewey Decimal Clasification): 000 Hubungan Masyarakat
100 Kepegawaian 200 Keuangan 300 Laporan 400 Pajak 500 Pendidikan
600 Perlengkapan pabrik atau produksi 700 Pengembangan perusahaan
800 perlengkapan pemasaran 900 lain-lain
Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem nomor: Menyusun pola klasifikasi arsip
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan nomor:
Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda
Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja
Perluasan nomor tidak terbatas
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan nomor:
Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen diperlukan alat bantu berupa indeks nomor
Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan beberapa perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem ini.
e. Sistem Kronologis
Sistem tanggal (kronologis) adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun.
Contoh: 10 Oktober 1996 19 Juni 2005 2 Mei 1999
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:
Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan Kronologis: Mudah dilaksanakan
Susunan dan urutan guide sederhana
Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan Kronologis:
Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relative kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak
Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak
diketahui
Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya
4.5 Peminjaman Arsip
petugas arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada. Siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan.
Hal-hal yang perlu diatur dalam tata cara peminjakan arsip adalah: Siapa yang berwenang memberi ijin peminjam
Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
Penetapan jangka waktu peminjaman
Tatacara peminjaman arsip
Semua peminjam arsip harus dicatat pada Lembar Peminjam Arsip
Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3, yaitu:
a. Lembar peminjaman arsip (putih/lembar I) disimpan oleh penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman.
b. Lembar peminjaman arsip (hijau/lembar II) oleh penyimpan arsip diletakan di tempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
c. Lembar peminjaman arsip (biru/ lembar III) disertakan kepada peminjam arsip.
4.6 Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip
Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat adalah merupakan tujuan dari penataan arsip. Setiap pegawai akan merasa tertunda penyelesaian pekerjaanya, apabila ada arsip yang dibutuhkan tidak atau belum dapat diketemukan pada waktu yang diperluakn. Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip termaksud dapat ditemukan dengan mudah pula.
diketahui penyebab terjadinya kesulitan atau kegagalan tersebut, untuk kemudian dicari jalan keluar atau cara pemecahannya.
BAB V
5.1 Krikteria Pemilihan Peralatan
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa krikteria perlu dipertimbangkan, yaiut:
a. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya
b. Frekuensi penggunaan arsip
c. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif
d. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
e. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya
f. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif g. Bentuk organisasi
h. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan i. Biaya peralatan
5.2 Perlengkapan Penyimpanan Arsip a. Hanging folder
Hanging folder adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan di dalam laci filing cabinet, dan berfungsi untuk meletakkan tab.
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. Dan pada penyekat ini ditempelkan yang berisikan kata tangkap sebagai penunjuk sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
c. Map (folder)
Folder dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jumlah dan jenis dokumen yang di file, serta cara pemuatan didalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam menentukan pilihan.
d. Penunjuk (guide)
Penunjuk memunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan meilihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. Penunjuk terdiri dari tempat label (tab) yang menjorok ke atas dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut tonjolan.
Judul yang terdapat pada kata tangkap disebut dengan kata tangkap. Untuk membuat kata tangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun subjek harusah dibuat sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat.
f. Paper Clip
Paper Clip yaitu penjepit file untuk menjepit dokumen agar tidak tercecer.
g. Perlengakapan lain
Perlengkapan lainnya diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker yang dipakai untuk membuat kode kemudian stiker itu ditempelkan pada bagian-bagian tertentu.
5.3 Peralatan Penyimpanan Arsip a. Lemari arsip
Lemari untuk menyimpan arsip biasanya disesuaikan dengan luas ruang kearsipan, juga keinginan dari organisasi yang bersangkutan.
Filing cabinet
Lateral filing cabinet
Jumlah arsip yang dapat disimpan pada lemari ini lebih banyak dibanding penyimpanan dalam filing cabinet. Juga akan tampak lebih rapi karena map arsip dapat disusun berderet dari tingkat paling atas sampai paling bawah. Lemari ini terbuat dari baja/alumunium yang juga tahan api.
Ordner adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah diperforator/ dilubangi pinggirnya.
c. Letter Tray (baki surat)
Letter tray adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk meletakan/ menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
d. Safe Keeping Documen (brankas)
e. Rak Buku
Rak buku adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk menyimpan ordner dan sejenisnya.
f. Visible Record Cabinet
g. Compactrolling shelving
Compact rolling shelving adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.
h. Rotary Filing System
Rotary Filing System adalah sistem file bertingkat (vertical), yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad dan warna, serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan (karena tampak dari sistem nada/ harmoni yang terpotong).
i. Compact Rotary Filing
j. Mobiplan Filing System
Mobiplan Filing System adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain secara vertical (digantungkan). Mobiplan Filing System mudah dipindahkan karena ringan dan dilengkapi dengan roda sehingga dapat mempercepat dan mempermudah pelaksanaan tugas.
k. Vertical Plan Filing System
l. Dataplan Tray Filing System (Kardek)
BAB VI
PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP
6.1 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna.
6.2 Penyebab Kerusakan Arsip
Arsip-arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip-arsip juga memberi informasi tenang masa lampau itu sendiri. Oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arisp-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Oleh karena itu sebelum kita mengadakan usaha-usaha pemeliharaan dan penjagaan terlebih dahulu kita harus mengenal dan mengetahui jenis-jenis musuh kertas arsip beserta sifat penyerangnya.
a. Kerusakan yang disebabkan dari dalam:
Kertas, seperti yang kita ketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses yang dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, flas, merang, kayu, dll. Dalam penggunaan kertas yang akan kita pakai, hendaknya dipilih kertas yang baik lagi kuat yang tidak mengundang kayu dasar atau serabut yang belum dikelantang.
Tinta, penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merugikan kita,
terutama bila secara sengaja tersentuh air, atau karena udara yang lembab. Pasta/Lem, dalam penggunaan perekat kertas jangan menggunakan
perekat yang dibuat dari getah arab ataupun sejenisnya, karena akan merusak kertas.
b. Kerusakan akibat serangan dari luar:
Udara yang terlampau kering, udara yang terlampau keringpun akan dapat merusak kertas pula, seperti misalnya kertas akan menjadi kering, dan kesat.
Kelalaian manusia yang dapat menyebabkan arsip bisa rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan atau percikan minuman, dsb.
Sinar Matahari
6.3 Pemilihan Ruangan Penyimpanan Arsip
Menyimpan arsip-arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang baik. Menyimpan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syarat. Pergunakanlah rak logam daripada menggunakan almari yang tertutup.
6.4 Perawatan Arsip
Perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar.
6.5 Usaha Pencegahan Kerusakan Arsip
a. Membersihkan ruangan, ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacum cleaner.
c. Penggunaan Racun Serangga, Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti D.D.T, Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexa chloride.
d. Mengawasi serangga anai-anai, Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenie.
e. Larangan makan dan merokok, Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus.
f. Rak penyimpanan arsip, Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.
g. Mengeringkan arsip yang basah, Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan jalan menganginkan.
6.6 Pertolongan Pertama Arsip-Arsip yang Rusak dan Perbaikan Kecil
b. Halaman yang sobek
Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek gunakanlah perekat kkanji, jangan sekali-kali menggunakan cellotape. Halaman yang sobek dapat diperbaiki oleh setiap orang tanpa terlebih dahulu memperoleh pendidikan yang khusus.
b. Membuat perekat
Perekat dapat dibuat dari tepung kanji dan air, tetapi pada umumnya lebih mudah untuk membeli perekat di setiap toko buku yang terpercaya. Perbedaan antara perekat buatan sendiri dengan kita beli ialah bahwa perekat buatan pabrik itu diber sedikit bahan pengawet agar tidak berbau.
c. Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar.
Akan tetapi untuk pertolongan pertama yang dapat kita lakukan ialah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan bungkuslah dengan kertas tissue secara lepas.
d. Menanggulangi arsip-arsip basah/terendam air
Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam usaha menyelamatkan arsip-arsip ataupun buku-buku daripada ancaman kemusnahan akibat menderita serangan air ialah sebagai berikut :
ikatan bundle arsip janganlah dibuka sebelum Lumpur/kotoran
yang berada dipermukaan di buka /dibersihkan .
Mengeluarkan air yng terkandung dalam bundle arsip /buku-buku dengan jalan menjemur di terik matahari,akan tetapi cukuplah kalau dianginkandi tempat yang bebas teriknya matahari
Tidak diperkenankan untuk mengeringkan arsip/buku-buku dengan jalan menjemur diterik matahari, akan tetapi cukuplah kalau dianginkan di tempat yang bebas dari sinar matahari (didalam ruangan). Bila di jemur di bawah teriknya sinar matahari, setelah kering kertas akan berkeriput-keriput dan saling melekat satu sama lain sehingga sukar untuk memisahkannya.
Kertas-kertas arsip yang dibundel ataupun buku-buku hendaknya jangan
dibuka terlalu lebar, bukalah selebar jari.
Hendaknya kulit buku ataupun arsip jangan dipisahkan ketika masih dalam keadaan basah .Lakukanlah semua ini dengan kesabaran dan kecermatan
e. Mengeringkan buku
Buku-buku yang akan dijemur, hendaknya diletakkan diatas tiga buah tali halus serta kuat, agar buku dapat bergantung di ketiga bagiannya.
f. Mengatasi cendawan.
g. Pembuatan kertas racun cendawan “fungicidial tisue”
BAB VII
PENYUSUTAN ARSIP
7.1 Pengertian dan Tujuan Penyusutan
Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan jalan:
a. Pemindahan arsip in-aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku c. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional
Tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi
b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan c. Mempercepat penemuan kembali arsip
d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah
7.2 Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegaitan mengahancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
Arsip-arsip yang tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.
7.3 Jadwal Retensi Arsip (Retention)
Jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukan:
a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in aktif).
b. Jangka waktu penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Guna jadwal retensi adalah:
a. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif b. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif c. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
d. Menjamin pemeliharaan arsip in aktif yang bersifat permanen e. Memudahkan pemindahan arsip ke ARNAS
Contoh jadwal retensi
Vital Akte tanah - - Abadi
Penting Surat
Tidak berguna undangan 1 bulan - dimusnahkan
Sebelum dilaksanakan penyusutan terlebih dahulu diadakan penilaian terhadap berkas arsip. Setelah itu baru diadakan atau dilaksanakan penyusutan atau pemindahan arsip. Ada 2 macam metode penyusutan, yaitu:
a. Merode berkala
Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir, maka arsip in aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut. Metode berkala dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:
Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu
Metode berkala 2 kai dalam jangka waktu tertentu
Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum
b. Metode berulang-ulang atau terus-menerus
Metode berulang-ulang atau terus-menerus adalah metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu.
7.5 Angka Pemakaian Arsip
a. Angka Pemakaian (AP) adalah angka persentasem sebagai perbandingan antara jumlah permintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsip yang berada dalam tempat penyimpanan.
Adapun rumus untuk menghitung Angka Pemakaian adalah sebagai berikut:
Angka Pemakaian = Jumlah pemakaian arsip
b. Angka Ketidakcermatan Arsip (AK) adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak diketemukan dengan jumlah warkat yang diketemukan. Angaka perbandingan tersebut dinyatakan dalam persentase. Adapun rumus untuk menghitung Angka Ketidakcermatan adalah sebagai berikut:
c. Kecepatan menemukan arsip maksimum 1 menit
X 100% Angka Ketidakcermatan = Jumlah arsip yang tidak ditemukan
BAB VIII PENUTUP
8.1 Kesimpulan
Arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunngal maupun kelompok (terjilid). Dan dokumen tersebut merupakan hasil dari kegiatan suatu lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan digunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau. Arsip tidak hanya berupa dokumen berbentuk kertas yang tunggal maupun yang kelompok (terjilid) tapi, arsip juga berupa rekaman informasi dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan zaman.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Adalah mustahil suatu kantor dapat, sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.
8.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Edisi ke-1. Jakarta: Bumi Aksara.
Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Indonesia.
Lawata, Caroline F,CH. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Cetakan ke-1. Padang: Akademia Permata.
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Cetakan ke-1. Jakarta: Pustakarya.
Gie, The Liang. 1988. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi ke-3. Yogyakarta: Supersukses dan Nur Cahaya.
M., Soewito. 1990. Administrasi Modern. Jakarta: Titik Terang.
Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan ke-2. Bandung: Ilhan Jaya Offset.
Sedianingsih., dkk. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Cetakan ke-1. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Sugiarto, Agus, dkk. 2005. Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer. Cetakan ke-1. Yogyakarta: Gava Media.
