Analisis & Evaluasi Jabatan 22 Maret 2018

(1)

Bahan Mata Kuliah Manajemen SDM

Magister Manajemen, Universitas Kristen Indonesia 22 Maret 2018

Disiapkan dan disampaikan oleh: Yunus Triyonggo, PhD., CAHRI.

Analisis &

Evaluasi

(2)

Defnisi Jabatan

• Jabatan dapat didefnisikan sebagai kumpulan atau agregasi tugas, tugas dan tanggung jawab yang secara

keseluruhan, dianggap sebagai tugas rutin bagi karyawan

perorangan.

• Setiap jabatan memiliki “title” yang didasarkan pada spesifkasi standar dalam suatu pekerjaan; di mana

tugas pekerjaan dapat dinilai sesuai keterampilan, kesulitan dalam

melakukannya, atau kualitas pengerjaannya. Selanjutnya,

(3)

Defnisi Analisis Jabatan,

Perancangan Jabatan, Evaluasi

Jabatan

• Edwin Flippo (1980): “Analisis Jabatan adalah proses

mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan operasi dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu”.

• Job analysis is the systematic study of jobs to determine

what activities and responsibilities they include, their relative importance in comparison with other jobs, the personal

qualifcations necessary for performance of the jobs and the conditions under which the work is performed (Jivani, 2014)

• Job analysis is the process of gathering and analyzing

(4)

Defnisi Analisis Jabatan,

Perancangan Jabatan, Evaluasi

Jabatan

• _{Job Design}

• _{“Job Design melibatkan}

usaha sistematis untuk

mengatur tugas, tugas dan tanggung jawab ke dalam unit kerja untuk mencapai tujuan tertentu”.

• _{Job Evaluation}

• _{“Evaluasi Jabatan adalah}

(5)

Historical Perspective

• Frederick Taylor (1911)

Scientifc

Management

• _{Replaced rule-of-thumb work methods with}

scientifc study.

• Scientifcally select, train and develop

workers.

• Cooperate with workers to ensure that

scientifc methods are followed.

• _{Divide work such that managers apply}

scientifc principles and workers implement

them.

• _{Find the “one best way” to accomplish any}

task.

• _{Utilized time and motion studies to analyze}

tasks.

(6)

Historical Perspective

• Elton Mayo (1927-1932)

Hawthorne

Studies

• _{Informal organization afects productivity.}

• Work group norms afect productivity.

• _{The workplace is a social system.}

• _{Work is more than tasks and duties.}

(7)

Organizations in the

New Millennium

• _{Evolving work}

methods.

• _Organization

structure.

• Reporting

relationships.

• _{Global demands.}

• Knowledge workers.

(8)

Metode pengumpulan informasi

Analisis Jabatan: Wawancara

• Sumber Informasi

• Individual karyawan

• Kelompok karyawan

• Atasan yang

berpengetahuan tentang jabatan tersebut

• Keuntungan

• Cepat, cara langsung mencari informasi yang terlewatkan

• Kerugian

• Informasi bisa terdistorsi

• Format wawancara

• Terstruktur (daftar

pengecekan)

• Tidak terstruktur

(9)

Metode pengumpulan informasi

Analisis Jabatan: Kuisioner

• Sumber Informasi

• Minta karyawan mengisi kuesioner untuk

mendeskripsikan tugas jabatan dan tanggung jawabnya

• Keuntungan

• Cara cepat dan efsien

mengumpulkan informasi dari sejumlah besar para karyawan

• Kerugian

• Biaya dan waktu dikonsumsi dalam persiapan dan

pengujian

daftar pertanyaan

• Format kuisioner

• Daftar pengecekan terstruktur

• Pertanyaan terbuka

(10)

Metode pengumpulan informasi

Analisis Jabatan: Observasi

• Sumber Informasi

• _{Mengamati dan mencatat} aktivitas fsik dari karyawan saat mereka menjalankan pekerjaan mereka

• Keuntungan

• Menyediakan informasi dari tangan pertama

• _{Mengurangi distorsi informasi}

• Kerugian

• _{Memakan waktu}

• Kesulitan dalam menangkap seluruh siklus kerja

• _{Kurang tepat jika pekerjaan} melibatkan tingkat aktivitas mental yang tinggi

(11)

Metode pengumpulan

informasi Analisis Jabatan:

Catatan Harian peserta

• Sumber Informasi

• Pekerja menyimpan buku

harian kronologis tentang apa yang mereka lakukan dan waktu yang

dihabiskan untuk setiap aktivitas

• Keuntungan

• Menghasilkan gambaran pekerjaan yang lebih lengkap

• Partisipasi karyawan terakomodir

• Kerugian

• Distorsi informasi

• Tergantung pada karyawan untuk secara akurat mengingat kegiatannya

(12)

Kegunaan Job Analisis

• _{Perencanaan SDM}

• _Rekrutmen

• Seleksi personil

• Pelatihan dan Pengembangan

• _{Audit organisasi}

• _{Evaluasi Jabatan}

• _{Perancangan Jabatan}

• _{Penilaian kinerja}

• Perencanaan karir

(13)

Komponen Analisis

Jabatan

• Deskripsi Jabatan

(14)

Deskripsi

Jabatan

• _{Deskripsi Jabatan}

• _{Penyusunan deskripsi jabatan}

diperlukan sebelum lowongan diiklankan. Ini menceritakan secara singkat

sifat pekerjaan dan menekankan tentang persyaratan pekerjaan.

• Edwin Flippo: “Deskripsi jabatan adalah pernyataan faktual terorganisir dari tugas dan tanggung jawab

pekerjaan tertentu yaitu tentang apa yang harus

(15)

Deskripsi Jabatan

• Isi deskripsi jabatan meliputi:

• “Title” jabatan

• Lokasi organisasi jabatan

• Pengawasan yang diberikan dan yang diterima

• Bahan, alat, mesin dan peralatan yang diperlukan

• Siapa saja atasan langsung dan bawahannya

• Kelompok gaji, tunjangan, bonus, upah insentif, metode pembayaran, jam kerja, shift, dll.

• Daftar tugas lengkap yang harus dilakukan dipisahkan menurut harian, mingguan, bulanan dan kasual, perkiraan waktu yang akan dihabiskan untuk setiap tugas

• Defnisi istilah yang tidak biasa

• Kondisi kerja: Lokasi, waktu, kecepatan pekerjaan, akurasi, bahaya kesehatan, bahaya kecelakaan

• Fasilitas pelatihan dan pengembangan

(16)

Spesifkasi Jabatan

• Spesifkasi pekerjaan

didasarkan pada deskripsi jabatan, yaitu pernyataan tertulis tentang kualifkasi, sifat, fsik dan karakteristik mental yang harus memiliki oleh individu untuk

melakukan tugas jabatan.

• _{Edwin Flippo: “Spesifkasi}

jabatan adalah pernyataan kualitas minimal manusia yang dapat diterima dan diperlukan untuk

(17)

Spesifkasi Jabatan

• _{Spesifkasi jabatan}

berisikan:

• Kualifkasi pendidikan dan profesional

• _Keterampilan

• _{Pengalaman praktis} • _{Kebugaran fsik}

• _{Kualitas khusus yang}

diperlukan untuk melakukan pekerjaan

(18)

Rancangan Jabatan

(19)

Tujuan perancangan

jabatan

• Untuk memenuhi persyaratan organisasi

persyaratan seperti produktivitas, efsiensi operasional, kualitas produk / jasa yang lebih tinggi dll. dan;

• _{Untuk memuaskan kebutuhan karyawan akan minat,}

(20)

Rancangan Jabatan

• Rancangan Jabatan yang buruk dapat berakibat

pada terjadinya:

• Kebosanan

• _{Meningkatkan tingkat karyawan keluar-masuk} • _{Menurunkan motivasi}

(21)

Teknik Perancangan

Jabatan

• _{Rotasi Jabatan (}

_{Job Rotation}

₎

• Perluasan Jabatan (

Job Enlargement

)

• Pengkayaan Jabatan (

Job Enrichment

)

(22)

Rotasi Jabatan

• Ini mengacu pada pergerakan seorang karyawan

dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain melalui jangka waktu yang ditentukan

• Pekerjaan sendiri sebenarnya tidak berubah,

hanya karyawan yang diputar di berbagai pekerjaan

• Seorang karyawan yang bekerja di pekerjaan lain

beberapa hari atau bulan dan kembali ke

(23)

Rotasi Jabatan

• Ini akan membebaskan karyawan dari kebosanan dan hal yang monoton, meningkatkan keterampilan karyawan

dalam berbagai pekerjaan dan

mempersiapkan karyawan untuk memenuhi keadaaan kontinjensi.

(24)

Rotasi Jabatan

• Namun demikian, rotasi jabatan bisa sangat terbatas potensinya untuk dijalankan;

• _{Ini tidak mengubah sifat dasar}

pekerjaan. Seorang karyawan diminta untuk melakukan

beberapa pekerjaan monoton di tempat pekerjaan tunggal.

• _{Karena itu, karyawan yang}

menginginkan tantangan dan

pekerjaan yang menantang masih merasa frustrasi.

• _{Selain itu, rotasi karyawan sering}

(25)

Perluasan Jabatan

(horisontal)

• Ini melibatkan penambahan atau perluasan tugas di pekerjaan dan pekerjaan menjadi operasi yang lebih bermakna

• _{Ini adalah strategi yang diadopsi banyak organisasi untuk}

memerangi dampak buruk dari pembagian kerja

(26)

Perluasan Jabatan

• Ini melibatkan perluasan ruang lingkup dan luas dari pekerjaan dengan cara menugaskan operasi tertentu yang terkait erat.

• _{Misal: seorang pegawai di sebuah kantor melakukan}

pekerjaan mengetik, lalu ditugaskan untuk menyusun

(27)

Pengkayaan Jabatan

(vertikal)

• Ini adalah hasil langsung dari Teori Motivasi Herzberg's Two Faktor.

• Karena berdasarkan asumsi untuk memotivasi personil, maka pekerjaan itu sendiri harus memberikan

kesempatan untuk berprestasi,

(28)

Pengkayaan Jabatan

(vertikal)

• Ini melibatkan perluasan pekerjaan secara vertikal

dengan meningkatkan jumlah tanggung jawab pekerja terkait dengan posisinya.

• _{Misal: seorang pekerja yang sebelumnya hanya memuat}

kotak untuk pengiriman ke trailer dapat diberikan

(29)

Pengkayaan Jabatan

(vertikal)

• Melalui pengkayaan kerja, otonomi, tanggung jawab dan kontrol menjadi bagian dari pekerjaan pekerja

(30)

Penyederhanaan

Jabatan

• Ini mengharuskan pekerjaan dipecah menjadi unit terkecil kemudian dianalisis. Setiap hasilnya yaitu subunit

biasanya terdiri dari operasi yang relatif sedikit. Subunit ini kemudian ditugaskan ke pekerja sebagai total

pekerjaan mereka. Hal ini dilakukan agar karyawan bisa melakukannya pekerjaan ini tanpa banyak pelatihan

khusus. Banyak pekerjaan kecil juga bisa dilakukan

serentak sehingga operasi yang lengkap bisa dilakukan lebih banyak segera. Studi waktu dan gerak dapat