Konsep dan Proses
Manajemen Proyek Sistem Informasi
PERTEMUAN 2
KONTEKS ORGANISASI
STRATEGI, STRUKTUR, dan BUDAYA
STRATEGI
STRATEGIC MANAGEMENT
• Ilmu merumuskan, melaksanakan, dan
mengevaluasi keputusan lintas
fungsional yang memungkinkan
ELEMEN DARI STRATEGIC
MANAGEMENT
• Mengembangkan pernyataan visi dan
misi
• Merumuskan, melaksanakan, dan
mengevaluasi
• Keputusan lintas fungsional
• Mencapai tujuan
CONTOH DARI PROYEK YANG
MEREFLEKSIKAN STRATEGI
STRATEGI
• Teknikal atau evaluasi
(seperti desentralisasi
pabrik)
• Pembangunan kembali
produk untuk pasar yang
lebih besar
• Perubahan strategis atatu
konfigurasi ulang
portofolio produk
PROYEK
• Pembangunan pabrik
baru atau membaharui
fasilitas
• Reengineering projects
• Membuat produk baru
HUBUNGAN ANTARA
ELEMEN-ELEMEN STRATEGI
STAKEHOLDER
PROJECT STAKEHOLDER
• Semua individu atau kelompok yang
memiliki kepentingan yang aktif
dalam proyek dan berpotensi untuk
mempengaruhi perkembangan
proyek, baik secara positif ataupun
negatif.
PROJECT STAKEHOLDER
RELATIONSHIP
MANAGING
STAKEHOLDER
• Menilai lingkungan
• Mengidentifikasi tujuan dari pelaku
utama (parent organization)
• Menilai kemampuan diri sendiri
• Menentukan masalah
• Mengembangkan solusi
PROJECT STAKEHOLDER
MANAGEMENT CYCLE
STRUKTUR
ORGANISASI
Tiga Elemen Kunci dari
Struktur Organisasi
• Struktur Organisasi menunjukan hubungan
formal, termasuk jumlah tingkatan dalam
hirarki dan rentang kendali seorang manajer
dan supervisor.
• Struktur organisasi mengidentifikasi
pengelompokan individu ke departemen dan
departemen ke dalam organisasi total.
• Struktur organisasi meliputi desain sistem
untuk memastikan komunikasi yang efektif,
koordinasi, dan integrasi usaha di seluruh
departemen.
BENTUK STRUKTUR
ORGANISASI
• FUNCTIONAL ORGANIZATIONS –
Perusahaan disusun oleh sekelompok
orang yang melakukan kegiatan serupa
dalam satu departemen.
• PROJECT ORGANIZATIONS –
Perusahaan yang terstruktur dengan
mengelompokkan orang ke dalam suatu
tim proyek pada tugas sementara.
• MATRIX ORGANIZATIONS - Perusahaan
disusun dengan membuat hirarki ganda di
mana fungsi dan proyek memiliki
keunggulan yang sama.
Contoh dari Functional
Organization
Kelebihan & Kekurangan
Functional Structure
Kelebihan (untuk Manajemen Proyek)
• Proyek dikembangkan dalam struktur fungsional dasar organisasi, tidak ada gangguan atau perubahan terhadap desain perusahaan. • Memungkinkan pengembangan
pengetahuan yang mendalam dan menjadi modal intelektual
• Allows for standard career paths. Project team members only perform their duties as needed while maintaining maximum connection with their functional group • Anggota tim proyek hanya
melakukan tugasnya sesuai dengan kebutuhan, tetapi tetap menjaga hubungan dengan kelompok fungsional mereka
Kekurangan (untuk Manajemen Proyek)
• Terkadang sulit untuk membuat kerjasama lintas fungsional • Fokus terhadap customer
kurang
• Umumnya memakan waktu lebih lama untuk menyelesaikan sebuah proyek karena masalah struktural, komunikasi yang lambat, kurangnya keterlibatan owner dalam proyek, dan adanya persaingan prioritas di antara departemen fungsional. • Hasil proyek tidak optimal
Kelebihan & Kekurangan
Project Structure
Kelebihan (untuk Manajemen Proyek)
• Memberikan otoritas semata-mata untuk manajer proyek. • Memimpin untuk meningkatkan
komunikasi di seluruh organisasi dan di antara kelompok-kelompok fungsional.
• Pembuatan keputusan yang cepat.
• Mempromosikan penciptaan kader ahli manajemen proyek. • Mendorong respon yang cepat
terhadap peluang pasar.
Kekurangan (untuk Manajemen Proyek)
• Biaya persiapan dan pemeliharaan tim mahal • Anggot tim proyek berpotensi
untuk mengembangkan loyalitas mereka kepada proyek daripada organisasi secara keseluruhan
• Sulit untuk mempertahankan modal intelektual yang sudah dikumpulkan
• Kekhawatiran di antara anggota tim proyek tentang masa depan mereka setelah proyek berakhir.
Contoh dari Matrix Organizations
Kelebihan & Kekurangan
Matrix Structure
Kelebihan (untuk Manajemen
Proyek)
• Cocok untuk lingkungan
yang dinamis.
• Menekankan pentingnya
peran ganda dalam
manajemen proyek dan
efisiensi fungsional.
• Meningkatkan koordinasi
lintas unit fungsional.
• Memaksimalkan sumber
daya yang langka antara
proyek bersaing dan
tanggung jawab fungsional
Kekurangan (untuk Manajemen
Proyek)
• Hirarki ganda berarti bos.
• Membutuhkan waktu yang
cukup banyak untuk
bernegosiasi tentang
berbagi sumber daya kritis
antara proyek-proyek yang
ada di departemen.
• Bisa membuat frustasi bagi
pekerja yang terperangkap
antara proyek dan tuntutan
fungsional.
BUDAYA
ORGANISASI
Budaya
• Mengacu pada aturan-aturan tidak tertulis dari perilaku, atau norma-norma yang digunakan untuk membentuk dan membimbing perilaku, yang dibagi oleh beberapa subset dari anggota organisasi, dan diajarkan kepada semua anggota baru perusahaan.
Faktor Kunci yang Mempengaruhi
Perkembangan Budaya
• Teknologi
• Lingkungan
• Lokasi Geografis
• Sistem Reward
• Aturan dan prosedur
• Anggota kunci organisasi
• Insiden kritis
Implikasi dari Budaya Organisasi
pada Proses Manajemen Proyek
• Interaksi antar departemen
• Karyawan berkomitmen untuk
PROJECT LIFE CYCLE
CONSEPTUALIZATION
• Inisiasi Proyek
• Kelayakan Proyek
• Permintaan Proposal
• Proposal Proyek
• Pemilihan Proposal
• Negosiasi Kontrak
Term Of Reference
Pernyataan kebutuhan pekerjaan yang berisi :
• Latar belakang
• Tujuan (pelaksanaan pekerjaan)
• Sasaran (dampak hasil pekerjaan)
• Lingkup kegiatan
• Deliverables (hasil pekerjaan ; dokumentasi)
• Resouce (man power, equipment, tools, dll)
• Waktu pelaksanaan
• Syarat lain (metodologi, organisasi pelaksana, dll)
PLANNING
• Jadwal pekerjaan
• Anggaran dan sistem pengendalian biaya
•
Work breakdown structure
(rincian struktur kerja)
• Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan cukup
sulit dan rencana tentang
kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul
• Rencana pemakaian SDM dan sumber daya lain
• Rencana pengujian hasil proyek
• Rencana dokumentasi
EXECUTION
• Desain
• Pengadaan
• Produksi
• implementasi
TERMINATION
Setelah hasil proyek diserahkan
kepada user, maka proyek dianggap
selesai
Waterfall (Sequence Linear)
Sequence Linear
• Kelebihan
– Terbukti handal terutama untuk sistem berskala besar – Setiap tahapannya jelas
• Memudahkan mengontrol proyek pengembangan software
• Kekurangan
– Tahapan yang tidak fleksibel
– Sulit merespon perubahan persyaratan
• sehingga sistem kurang cocok dengan kebutuhan user sebenarnya
– Memerlukan waktu yang lama
– Iterasi menyebabkan biaya menjadi mahal dan pengerjaan ulang yang signifikan
Spiral
Empat Sektor Spiral
•
Penentuan tujuan
– Tujuan yang spesifik untuk fase proyek
didefinisikan
•
Penilaian dan pengurangan risiko
– Dalam setiap risiko proyek yang telah
diidentifikasi, dilakukan analisis yang rinci
untuk memperkecil risiko
•
Pengembangan dan validasi
– Pemilihan model pengembangan sistem
•
Perencanaan
– Proyek ditinjau ulang dan membuat
keputusan untuk melanjutkan untaian spiral
berikutnya
Incremental
Pengembangan Incremental
Solusi beberapa masalah perubahan konstan yang mencirikan pembuatan prototipe evolusioner
Arsitektur sistem yang menyeluruh ditentukan pada awal proses sebagai kerangka kerja
Komponen sistem dikembangkan secara incremental, dan diserahkan setelah divalidasi terlebih dahulu
Rapid Application Development (RAD)
•
RAD
≈ seperangkat
strategi, metodologi
dan peralatan yang terintegrasi dalam
satu kerangka kerja menyeluruh
(
Information Engineering
–IE).
•
Metodologi
RAD
harus mampu merespon
dengan cepat terhadap kebutuhan
pengguna, tetapi ruang lingkup yang lebih
luas.
(RAD)
47
Unsur-unsur Penting RAD
•
Manajemen menyediakan lingkungan kerja yang kondusif
kegiatan pengembangan software yang menyenangkan
•
Perlu disusun beberapa Tim spesialisasi
dikenal istilah SWAT
(
S
killed
W
ith
A
dvanced
T
ools
).
•
Tahapan RAD :
perencanaan kebutuhan, rancangan pemakai, konstruksi, dan
cutover
.
•
Peralatan :
Bahasa pemrograman generasi ke-4 dan CASE Tools
(
Computer Aided Software Engineering
)
Keuntungan Evolutionere
•
Penyerahan sistem yang dipercepat
– Kecepatan perubahan bisnis berarti pentingnya
penyediaan software pendukung yang cepat.
– Pada beberapa kasus, penyerahan dan
kemampupakaian (usability) dalam waktu cepat
(jangka pendek) lebih penting dari fungsionalitas atau
pemeliharaan software jangka panjang.
•
Keterlibatan user dengan sistem
– Keterlibatan user dengan proses pengembangan
tidak hanya berarti bahwa sistem lebih mungkin
memenuhi persyaratan mereka.
Masalah Evolutionere
M
a
n
a
je
m
e
n
Manajer kesulitan menggunakan staff yg ada yg kurang ahli Pengembangan prototipe yg cepat perlu teknologi khusus.P
e
m
e
lih
a
ra
a
n
Perubahan yg terus-menerus cenderung meruksak struktur sistem prototipe.K
o
n
tr
a
k
Pelanggan tidak senang dengan membayar sampai batas waktu proyek. Pengembang tidak menerima kontrak dengan harga yg fixed karena susah mengontrol perubahan kebutuhan user.Prototyping
Dua tipe prototype
Evolutionere
• Memulai dengan persyaratan user yang dipahami paling baik dan memiliki prioritas paling tinggi.
• Menyerahkan sistem yang dapat dipakai kepada end-user.
• Persyaratan dg prioritas lebih rendah dan lebih tidak jelas dibuat jika diminta user.
Throw-away
• Menvalidasi atau menurunkan persyaratan sistem.
• Mulai dari persyaratan yg tidak dipahami dengan baik karena perlu mencari tahu lebih banyak ttg persyaratan tersebut.
• Persyaratan yg mudah tidak perlu dibuat prototype
Prototipe Throw-away
Persyaratan
Outline
Buat
Prototype
Evaluasi
Prototype
Spesifikasi
Sistem
Kembangkan
Software
Validasi
Sistem
Delivery
Kegunaan Prototype
• Salah satu teknik analisis dan rancangan yang
memungkinkan pengguna ikut serta dalam
– menentukan kebutuhan sistem
• yang belum ditentukan dalam proses analisis • yang belum didefinisikan dengan baik
– pembentukan sistem yang akan dibuat dalam
memenuhi kebutuhan tersebut
• Mempersempit kesenjangan antara apa yang
pengguna pikirkan dengan yang mereka inginkan
dari sistem, dan apa yang sebenarnya yang
mereka bisa dapatkan
– apa yang pengguna minta tidak selalu apa yang
mereka inginkan
– apa yang mereka inginkan tidak selalu apa yang
mereka butuhkan.
Joint Application Development (JAD)
• Pengembangan Aplikasi Bersama
• Teknik yang dikembangkan oleh James Martin
dkk untuk menyatakan tujuan keterlibatan
pemakai dalam pengembangan sistem.
• JAD bisa digunakan dalam semua tahapan
metodologi pengembangan sistem.
• Terutama bermanfaat selama perencanaan
sistem, analisis sistem dan rancangan sistem
general(konseptual).
Hasil JAD
Persetujuan antara para
pengguna dan
professional sistem
Syarat JAD
• Ruangan JAD tidak dilengkapi telepon, bel
atau lainnya yang dapat berkomunikasi
dengan dunia luar.
• Dijauhkan peserta dari kegiatan bisnis
sehari-hari, agar bisa memusatkan perhatian pada
sesi JAD.
• Peserta diposisikan di meja berbentuk huruf
U
.
• Tidak memperhatikan jabatan masing-masing,
apapun wewenang mereka di luar ruang JAD.
• Semua kepentingan pribadi ditinggalkan.
Pembagian Posisi JAD
• Fasilitator
• Penulis
• Karyawan yang terkait
• Professional
• pengamat
Penulis
Mencatat temuan dari
sesi JAD
Mendokumentasikan
seluruh kegiatan JAD
Pengamat
Karyawan lain dari perusahaan
Professional: DBA, Teknisi IT, Pengacara
yang bisa memecahkan masalah teknis,
hukum dan bisnis
