PEDOMAN MONITORING DAN
EVALUSI INTERNAL
(MONEVIN)
POLITEKNIK INDNUSA SURAKARTA
TERAKREDITASI
SK. MENDIKNAS No. : 158 / D / O / 2002
Kampus : Jl. KH. Samanhudi No. 31 Mangkuyudan Solo, Telp. / Fax. ( 0271) 743479 E-Mail : polinus@poltekindonusa.ac.id, Website : http://www.poltekindonusa.ac.id
PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL
(MONEVIN)
Oleh :
UNIT PENJAMINAN MUTU
SURAT KEPUTRUSAN
DIREKTUR POLITEKNIK INDNUSA SURAKARTA NOMOR : 215/DI/INDO/III/2014
TENTANG
PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL POLITEKNIK INDNUSA SURAKARTA
Menimbang : 1. Bahwa untuk memastikan pelaksanaan pengelolaan perguruan tinggi di Politeknik Indonusa Surakarta berjalan dengan baik, maka perlu dilakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengelolaan perguruan tinggi;
2. Bahwa sehubungan dengan butir 1 tersebut di atas, perlu ditetapkan pedoman monitoring dan evaluasi; Pengelolaan Pendidikan Tinggi dan Penyelenggaraan Perguruan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 16, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5500);
3. SK. Mendiknas No. 158/D/O/2002 Tentang Pendirian Politeknik Indonusa Surakarta
4. Akta Notaris Yayasan Indonesia Membangun No. 5 Notaris Wati Andini, SH Tanggal 17 Oktober 2001.
5. Akta Notaris Yayasan Indonesia Membangun No. 5 Notaris Wati Andini, SH Tanggal 17 Oktober 2001.
6. Akte perubahan Ny Nurnijati, SH. No.40 Tanggal 26 April 2007
MEMUTUSKAN Menetapkan
Pertama : Keputusan direktur tentang pedoman monitoring dan evaluasi internal.
Kedua : Pedoman monitoring dan evaluasi internal Politeknik Indonusa Surakarta digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi internal.
Ketiga : Pedoman monitoring dan evaluasi internal Politeknik Indonusa Surakarta berlaku mulai tanggal SK ditetapkan dengan ketentuan bahwa apabila terdapat kekeliruan dikemudian hari, maka akan diadakan perbaikan seperlunya.
Ditetapkan Di Surakarta Pada Tanggal : 11 Maret 2014 Politeknik Indonusa Surakarta
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, taufik serta hidayah-Nya sehingga PEDOMAN MONITORING DAN EVALUSI INTERNAL (MONEVIN) untuk Politeknik Indonusa Surakarta dapat terselesaikan. Ucapan terimakasih juga tidak lupa disampaikan kepada semua pihak yang telah membantu menyusun ini.
Pengelolaan perguruan tinggi tidak terlepas dari proses awal pembelajaran sampai akhir pembelajaran serta unit pendukung proses pembelajaran. Kurikulum dan Pembelajaran merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses pendidikan. Kurikulum memiliki peran dalam menentukan berhasil tidaknya pendidikan, karena kurikulum merupakan akar dalam pelaksanaan program pembelajaran, serta penentu jenis dan kualifikasi lulusan.
Pelaksanaan proses pembelajaran diperlukan monitoring dan evaluasi untuk menjamin agar manajemen berjalan dengan baik dan terarah. Sehingga diperlukan Pedoman Monitoring dan Evaluasi Internal sebagai dasar bagi civitas akademika dalam melaksanakan pengelolaan perguruan tinggi.
Penyusun
DAFTAR ISI
Halaman Judul ………...………...
Kata Pengantar ………...………... 1
Daftar Isi ………...………... 2
BAB I PENDAHULUAN ... 3
A. Pengertian dan Jenis Monev ... 3
B. Tujuan Monevin... 4
C. Kode Etik Monevin... 4
D. Metode Pengumpulan Data Monev ... 5
E. Fungsi dan Kewajiban Unit Pelaksana Monevin... 5
BAB II PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL ... 8
A. Prosedur Monevin Pembelajaran/Perkuliahan ... 8
B. Prosedur Monevin Akademik & Non Akademik ... 10
C. Prosedur Monevin Kurikulum ... 12
BAB III PROSEDUR PELAPORAN HASIL MONEVIN ... 15
A. Prosedur Pembahasan Hasil Monevin ... 15
BAB I PENDAHULUAN
A. Pengertian dan Jenis Monev
Yang dimaksud dengan pemeriksaan adalah tindakan membandingkan antara
keadaan yang sebenarnya dengan keadaan yang seharusnya. Dalam bahasa inggris istilah
pemeriksaan disebut audit. Pemeriksa intern merupakan bagian dari organisasi yang ada
dan unit organisasi ini dimaksudkan untuk menjalankan fungsi pengawasan dengan
mengevaluasi pelaksanaan tugas dari unit – unit organisasi yang lainnya.
Untuk dapat memeriksa seseorang harus mengetahui bagaimana keadaan yang
seharusnya dan bagaimana keadaan yang sebenarnya. Didalam istilah yang lazim
dipergunakan dilingkungan ilmu pemeriksaan keadaan yang seharusnya dinamakan
kriteria , sedangkan keadaan yang sebenarnya dinamakan kondisi.
Terdapat dua jenis monitoring dan evaluasi sekolah yaitu internal dan eksternal.
1. Internal
Monitoring dan evaluasi internal adalah monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh
sekolah itu sendiri. Pada umumnya pelaksanaan monitoring dan evaluasi internal
adalah warga sekolah sendiri yaitu kepala sekolah, guru, siswa, orang tua seiswa, guru
bimbingan dan penyuluhan dan warga sekolah lainnya. Tujuan utama monitoring dan
evaluasi internal adalah mengetahui tingkat kemajuan dirinya sendiri sehubungan
dengan sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.
2. Eksternal
Monitoring dan evaluasi eksternal adalah mnitoring dan evaluasii yang dilaksanankan
oleh pihak eksternal sekolah. Hasil monitoring evaluasi eksternal dapat digunakan
sekolah, kepentingan akuntabilitas publik, memperbaiki sistem yang ada secara
keseluruhan, dan membentu sekolah mengembangkan dirinya.
B. Tujuan Monevin
Didalam kedudukannya di organisasi unit pemeriksaan intern harus terlepas dari
fungsi pelaksanaan, sehingga dapat menjadi alat pimpinan yang bebas ( independent )
untuk menilai pelaksanaan tugas unit organisasi yang lain. Adapun tujuan dari
monitoring dan evaluasi adalah :
1. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan standar
2. Pengendali pelaksanaan standar
3. Sebagai dasar perbaikan yang berkelanjutan.
C. Kode Etik Monevin
Mengingat tugas unit pengawasan adalah memeriksa tugas dan tanggungjawab unit
yang lainnya, dimana disadari dalam pelaksanaan tugasnya sering menimbulkan conflict
of interest baik disengaja atau tidak, maka beberapa etika yang harus dipegang teguh
adalah sebagai berikut :
1. Menghindari sikap menuduh apalagi memvonis suatu kesalahan baik langsung
kepada unit pelaksana , karena hal tersebut akan dapat mematikan kreativitas,
menjadikan sifat pasif/apatis sehingga dapat menimbulkan rasa takut untuk
melakukan sesuatu bagi para pelaksana.
2. Harus menyadari bahwa dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya maupun
kewenangannya betapapun besar ataupun kecil terdapat hal – hal yang sulit untuk
dihindarkan kemungkinan terjadinya kesalahan – kesalahan.
3. Kesalahan – kesalahan dalam batas – batas tertentu dapat ditolerir untuk tidak
4. Tidak berhak mengambil keputusan – keputusan yang bersifat instruktif untuk
dilaksanakan para pelaksana unit organisasi yang diperiksa. Keputusan – keputusan
yang diambil hanyalah sebatas pada saran – saran, pemberitahuan ataupun
mengingatkan pada ketentuan – ketentuan yang ada.
5. Unit pengawasan tidak boleh memberikan keterangan – keterangan atau berbicara
secara terbuka atau di dengar pihak ketiga yang tidak berkepentingan dalam hal hasil
pemeriksaan.
D. Metode Pengumpulan Data Monev
1. Dokumen
Dokumen adalah cara yang dilakukan untuk memperoleh data langsung, seperti
buku-buku yang relevan, hasil belajar, laporan kegiatan, catatan dan lain sebagainya,
yang dapat digunakan untuk data pendukung dalam kegiatan monitoring dan
evaluasi.
2. Wawancara
Wawancara adalah cara yang dilakukan bila monitoring ditujukan pada seseorang.
Instrumen wawancara adalah pedoman wawancara. Wawancara itu ada dua macam,
yaitu wawancara langsung dan wawancara tidak langsung.
3. Observasi
Observasi ialah kunjungan ke tempat kegiatan secara langsung, sehigga semua
kegiatan yang sedang berlangsung atau obyek yang ada diobservasi dan dapat dilihat.
Semua kegiatan dan obyek yang ada serta kondisi penunjang yang ada mendapat
perhatian secara langsung.
E. Fungsi dan Kewajiban Unit Pelaksana Monevin
Unit pelaksana monevin di Politeknik Indonusa terbagi menjadi 2 bagian yaitu Unit
memiliki fungsi yang berbeda tetapi memiliki tujuan yang sama dalam menjalankan
tugasnya. Pedoman monevin ini dibuat untuk memonitor, mengevaluasi dan menganalisis
pelaksanaan monevin pada unit pelakasan yaitu UPM, sedangkan monevin oleh SPI
diatur tersendiri diluar pedoman ini.
1. Fungsi Unit Pelaksana Monevin
a. Unit Penjaminan Mutu (UPM)
UPM berfungsi sebagai unit pelaksana monevin terhadap akademik dan non
akademik. Monevin akademik dan non akademik berfungsi membantu
manajemen dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien, dengan
memberikan analisis-analisis yang obyektif, penilaian-penilaian dan saran-saran
terhadap aktivitas operasi, hal tersebut untuk menjamin :
1) Seluruh kegiatan telah dilakukan sesuai sistem dan prosedur yang telah
ditetapkan
2) Seluruh informasi yang disampaikan baik bentuk laporan manajemen
maupun laporan lainnya kepada Pimpinan telah disusun dengan baik dan
benar
3) Kegiatan-kegiatan seluruh unit kerja tidak bertentangan dengan visi, misi,
tujuan dan sasaran institusi
b. Satuan Pengawas Internal (SPI)
SPI berfungsi sebagai unit pelaksana monevin terhadap aset, keuangan dan
kepegawaian. Monevin yang dilaksanakan oleh SPI berfungsi untuk membantu
manajemen dalam mencapai tujuan pengelolaan perguruan tinggi dari aspek aset,
keuangan dan kepegawaian.
Kewajiban unit pelaksana monevin secara umum berkewajiban menjalankan fungsi
pengawasan interen. Adapaun kewajiban lainnya sebagai berikut :
a. Melaporkan hasil-hasil pemeriksaan, monitoring maupun hasil temuan dari
kegiatan pemeriksaan terhadap unit-unit kerja yang terkait.
b. Menyampaikan saran-saran atau rekomendasi perbaikan atas hal yang dianggap
akan dapat menimbulkan celah-celah resiko yang merugikan.
BAB II
PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL
A. Prosedur Monevin Pembelajaran/Perkuliahan
Monitoring merupakan kegiatan pemantauan atau pengamatan yang berlangsung
selama kegiatan berjalan untuk memastikan dan mengendalikan kesesuaian pelaksanaan
program dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Evaluasi adalah upaya menilai
kualitas secara berkala dengan menggunakan pendekatan yang tepat.
Monitoring dan evaluasi pembelajaran/perkuliahan adalan kegiatan pemantauan dan
pengevaluasi terhadap kegiatan proses pembelajaran selama 1 semester.
1. Unit Pelaksana
Monev pembelajaran/perkuliahan ini dilakukan oleh Gugus Mutu yang mana
pelaporannya bertanggung jawab pada Unit Penjaminan Mutu (UPM).
2. Ruang Lingkup Monevin Pembelajaran/Perkuliahan
Ruang lingkup kegiatan monevin pembelajaran/perkuliahan adalah seluruh program
studi yang berada di Politeknik Indonusa Surakarta.
3. Tujuan Monevin Pembelajaran/Perkuliahan
a. Mengendalikan proses perkuliahan/pembelajaran agar berlangsung secara
efektif dan mencapai hasil sesuai yang direncanakan.
b. Menggali informasi yang berkaitan dengan penatalaksanaan perkuliahan dan
hasil-hasilnya, serta memperoleh bahan informasi untuk keberlanjutan proses
perkuliahan/pembelajaran berikutnya.
c. Menggali informasi untuk pengambilan keputusan.
d. Pedoman bagi dosen dalam merencanakan, melaksanakan pembelajaran, dan
a. Monitoring dan evaluasi kehadiran dosen
Instrumen yang diperlukan dalam monev ini adalah jurnal perkuliahan dan
presensi mahasiswa.
b. Monitoring dan evaluasi pencapaian materi perkuliahan
Instrumen yang diperlukan dalam monev ini adalah dokumen perencanaan
pembelajaran dan jurnal perkuliahan.
c. Monitoring dan evalusi kehadiran mahasiswa
Instrumen yang diperlukan dalam monev ini adalah presensi mahasiswa.
d. Monitoring dan evaluasi kinerja dosen
5. Prosedur Monevin Pembelajaran/Perkuliahan
a. Kegiatan Monevin dilaksanakan 6 (enam) bulan sekali. Unit Penjaminan
Mutu (UPM) bertanggung jawab untuk mengkoordinir kegiatan tersebut
bersama-sama dengan gugus mutu.
b. Gugus mutu melaksanakan monitoring paling lambat 2 minggu sebelum UAS.
c. UPM menerima hasil monitoring gugus mutu selambat-lambatnya 1 bulan setelah
UAS.
d. UPM melaksanakan evaluasi terhadap hasil monitoring yang dilakukan oleh
gugus mutu.
e. Hasil laporan monitoring dan evaluasi pembelajaran/perkuliahan dianalisis dan
disampaikan kepada direktur dan program studi sebagai bahan rekomendasi
B. Prosedur Monevin Akademik dan Non Akademik
1. Unit Pelaksana
Monitoring dan evaluasi pada pelaksanaan kegiatan akademik dan non akademik
dilaksanakan oleh Unit Pengkajian dan Pengembangan Mutu yang berada di Unit
Penjaminan Mutu.
2. Ruang Lingkup Monevin Akademik dan Non Akademik
Ruang lingkup monevin akademik dan non akademik merupakan unit-unit kerja
terkait yang berada di Politeknik Indonusa Surakarta.
3. Tujuan Monevin Akademik dan Non Akademik
a. Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan;
b. Memberikan masukan tentang kebutuhan dalam melaksanakan standar
pengelolaan perguruan tinggi yang telah ditetapkan;
c. Mendapatkan gambaran ketercapaian tujuan setelah adanya standar pengelolaan
perguruan tinggi yang telah ditetapkan;
d. Memberikan informasi tentang metode yang tepat untuk melaksanakan standar
pengelolaan perguruan tinggi yang telah ditetapkan;
e. Mendapatkan informasi tentang adanya kesulitan-kesulitan dan
hambatan-hambatan selama pelaksanaan standar pengelolaan perguruan tinggi yang telah
ditetapkan;
f. Memberikan umpan balik bagi sistem penilaian program yang dijalankan;
g. Memberikan pernyataan yang bersifat penandaan berupa fakta dan analisis.
4. Instrumen Monevin Akademik dan Non Akademik
Ruang lingkup pemeriksanaan dalam monevin ini adalah seluruh unit kerja yang
untuk mengetahui sasaran telah dijalankan dengan baik atau tidak sebagai bentuk
pengelolaan perguruan tinggi.
Sasaran monevin akademik dan non akademik antara lain :
a. Pendidikan
b. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
c. Sarana dan Prasarana
d. Manajemen
e. Program Kerja
Instrumen yang digunakan dalam monev ini dapat berubah sesuai dengan indikator
yang ditetapkan oleh perguruan tinggi. Indikator yang diperlukan dapat ditetapkan
dengan berbagai sumber acuan yang terbaru.
5. Prosedur Monevin Akademik dan Non Akademik
a. Unit pengkajian dan pengembangan mutu yang berada di bawah UPM
menentukan instrumen yang akan digunakan dalam monev sesuai sasaran yang
telah ditetapkan
b. Unit pengkajian dan pengembangan mutu membuat jadwal monev, monevin
akademin dan non akademik dilaksanakan 6 bulan sekali dalam tahun akademik
berjalan
c. Sebelum unit pengkajian dan pengembangan mutu melaksanakan kegiatan
monev kepada unit-unit kerja terkait, dilakukan auddiensi terhadap unit kerja
terkait.
d. Unit pengkajian dan pengembangan mutu melakukan analisis terhadap temuan
monev dan membuat laporan
e. Laporan monev disampaikan kepada direktur dan unit kerja terkait sebagai
C. Prosedur Monevin Kurikulum
Monitoring dan evaluasi pemutakhiran kurikulum ini merupakan sebuah usaha
penjaminan mutu terhadap penggunaan kurikulum di tingkat program studi. Lembaga
penjaminan mutu melakukan monitoring dengan menggunakan instrumen yang dapat
dimanfaatkan sebagai evaluasi diri program studi yang bersangkutan yang dilakukan
secara berkala. Data monitoring dan evaluasi merupakan data dari yang diperoleh dan
untuk program studi itu sendiri dan di dibandingkan dengan program studi lain di
Politeknik Indonusa Surakarta. Oleh karena itu, data yang diperoleh dapat menjadi
penuntun program studi melakukan evaluasi diri, menetapkan rencana tindak lanjut,
perencanaan, menetapkan pelaksanaan, monitoring-evaluasi, serta perbaikan
terus-menerus untuk mencapai standar dan kriteria yang ditetapkan.
1. Unit Pelaksana
Monitoring dan evaluasi pada pemutakhiran kurikulum dilaksnakan oleh Unit
Pengkajian dan Pengembangan Mutu dibawah Unit Penjaminan Mutu.
2. Ruang Lingkup Monevin Kurikulum
Ruang lingkup kegiatan monevin pemutakhiran kurikulum adalah seluruh program
studi yang berada di Politeknik Indonusa Surakarta
3. Tujuan Monevin Kurikulum
Mendapatkan informasi kepatuhan/ketaatan program studi dalam hal penyediaan
dokumen dan proses pelaksanaan kurikulum.
4. Instrumen Monevin Kurikulum
Aspek yang dimonitoring dan dievaluasi dalam monevin pemutakhiran kurikulum
antara lain :
b. Kurikulum mencerminkan visi dan misi dari Politeknik Indonusa Surakarta
c. Kurikulum mencerminkan visi dan misi dari program studi
d. Capaian Pembelajaran yang diharapkan dirumuskan secara jelas dan
diterjemahkan ke dalam kurikulum
e. Semua mata kuliah dalam kurikulum saling terintegrasi
f. Kurikulum menunjukkan keluasan dan kedalaman mata kuliah
g. Kurikulum menunjukkan mata kuliah dasar, mata kuliah menengah,
program khusus dan tugas akhir, tesis atau disertasi
h. Isi kurikulum diperbaharui sesuai peraturan, sesuai dengan kesepakatan
asosiasi keilmuan/profesi dan kebutuhan stakeholder
i. Kurikulum dikembangkan oleh semua dosen
j. Pengembangan kurikulum melibatkan mahasiswa, alumni, pengguna alumni
k. Pengembangan kurikulum melibatkan konsorsium bidang ilmu;
kurikulum dievaluasi secara berkala sesuai kebutuhan
l. Evaluasi mahasiswa sesuai dengan tujuan mata kuliah dan kurikulum
m. Umpan balik dari stakeholders digunakan untuk perbaikan kurikulum
n. Dosen menyampaikan perkuliahan sesuai dengan silabus dalam
kerangka kurikulum
o. Capaian Pembelajaran yang diharapkan mencakup keterampilan
umum, kemampuan khusus serta pengetahuan
p. Capaian Pembelajaran yang diharapkan jelas, mencerminkan
persyaratan stakeholders
q. Adanya spesifikasi program studi
r. Program spesifikasi menunjukkan tujuan program studi dan cara mencapainya
t. Mata kuliah memberikan kontribusi yang jelas terhadap capaian pembelajaran
5. Prosedur Monevin Kurikulum
a. Monitoring dan evaluasi pemutakhiran kurikulum dilakukan selama 2 tahun
sekali
b. Unit pengkajian dan pengembangan mutu menentukan instrumen/indikator
monevin
c. Unit pengkajian dan pengembangan mutu membuat jadwal monev dan
diberitahukan kepada program studi
d. Unit pengkajian dan pengembangan mutu melakukan analisis terhadap temuan
monev dan membuat laporan
e. Laporan monev disampaikan kepada direktur dan unit kerja terkait sebagai
bahan rekomendasi tindak lanjut untuk perbaikan kurikulum
A. Prosedur Pembahasan Hasil Monevin
1. Tujuan
Mengatur tata cara pembahasan laporan sementara hasil monevin.
2. Unit Terkait
a. Unit pelaksana/koordinator Monevin
b. Direktur
c. Auditee/unit kerja yang dimonev
3. Uraian Prosedur
a. Unit pelaksana/ koordinator Monevin menyiapkan draft laporan hasil kegiatan
monevin
b. Unit pelaksana mendiskusikan draft laporan kepada direktur dan mencatat
pembahasan
c. Unit pelaksana memfinalisasi laporan monevin
d. Auditee menerima laporan monevin
4. Dokumen Terkait
a. Draft laporan monevin
b. Laporan monevin
c. Daftar hadir auditee
B. Bentuk dan Susunan Laporan
Bentuk dari setiap laporan pemeriksaan harus disesuaikan dengan informasi yang akan
dilaporkan dan dengan maksud yang hendak dicapai.
Dalam pemeriksan operasional dikenal 2 bentuk laporan yaitu bentuk bab dan bentuk
surat. Politeknik Indonusa Surakarta menerapkan bentuk bab dalam menyusun laporan
hasil pemeriksaannya sebagai berikut :
2. Halaman pertama
3. Daftar isi
4. Bagian pertama : Intisari hasil pemeriksaan
5. Bagian kedua : Uraian hasil pemeriksaan
6. Lampiran-lampiran
Catatan :
1. Intisari Hasil Pemeriksaan
Dimaksudkan untuk mengkomunikasikan laporan hasil pemeriksaan secara ringkas, dan
menyajikan isi terpenting dari isi laporan secara jelas, tepat dan jujur.
2. Uraian Hasil Pemeriksaan terdiri dari :
BAB I : PENDAHULUAN Memuat :
A. Landasan pemeriksaan
B. Ruang lingkup pemeriksaan
C. Periode dan sifat pemeriksaan
BAB II : HASIL PEMERIKSAAN
Hasil pemeriksaan dapat dibagi dalam beberapa sub bab, setiap sub bab diberi judul
tentang temuan dan memuat :
A. Temuan
B. Penyebab penyimpangan
C. Akibat penyimpangan
D. Referensi peraturan / ketentuan
E. Tanggapan / komentar auditee
F. Rekomendasi
