RANCANG BANGUN APLIKASI PERPUSTAKAAN PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) TEKNOLOGI BISTEK PALEMBANG
Mariana Purba, M.Kom Dosen Politeknik Anika Palembang
ABSTRAK
Objek penelitian ini adalah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang. Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang kendala yang dialami ialah dalam hal pengolahan perpustakaan karena pengolahan data yang digunakan masih menggunakan pencatatan di buku besar dan diarsipkan, yang mana dalam proses kerjanya memakan waktu yang cukup lama yang mengakibatkan beberapa pekerjaan petugas administrasi perpustakaan menjadi lambat. Terutama dalam hal pendataan anggota, pendataan buku, pendataan peminjaman, pendataan pengembalian maupun pembuatan laporan dari seluruh proses pendataan.
Maka dari itu, sangat diperlukan sebuah Aplikasi yang dapat membantu Pengolahan Perpustakaan pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang dengan cara membuat sebuah Aplikasi yaitu Aplikasi Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic.Net dan Database Microsoft SQL Server 2008. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini dapat membantu proses kerja petugas Administrasi Perpustakaan agar menjadi lebih cepat dan tepat.
Kata Kunci : Aplikasi Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic.Net dan Menggunakan Database Microsoft SQL Server 2008.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Aplikasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, dan fleksibel. Suatu Aplikasi setiap tahunnya mengalami peningkatan kualitas yang sangat baik.
dilakukan secara manual menjadi terbatas dan lambat prosesnya bahkan dapat terjadi suatu kesalahan yang besar.
Salah satu yang memanfaatkan kemajuan Aplikasi tersebut adalah dibidang pendidikan. Teknologi komputer tidak hanya digunakan dalam hal belajar mengajar, namun digunakan juga dalam bagian lain seperti bagian perpustakaan dan sebagainya. Meski pada kenyataannya komputer tidak menutup kemungkinan terjadinya kesalahan yang disebabkan sifat alamiah manusia dan ketidak pahaman dalam pengolahan data dikarenakan data yang disimpan masih berupa dokumen yang mungkin bisa hilang karena kesalahan penyimpanan dan sebagainya. Oleh karena itu,
Dalam dunia pendidikan, buku terbukti berdaya guna dan bertepat guna sebagai salah satu sarana pendidikan dan sarana komunikasi. Dalam kaitan inilah perpustakaan dan pelayanan perpustakaan harus
dikembangkan sebagai salah satu instalasi untuk mewujudkan tujuan mencerdaskan kehidupan bangsa. Perpustakaan merupakan bagian yang vital dan besar pengaruhnya terhadap mutu pendidikan. Pada prinsipnya perpustakaan mempunyai tiga kegiatan pokok, yaitu pertama, mengumpulkan semua informasi yang sesuai dengan bidang kegiatan dan misi organisasi yang dilayaninya. Kedua,
melestarikan, memelihara, dan
merawat seluruh koleksi perpustakaan, agar tetap dalam keadaan baik, utuh, layak pakai, dan tidak lekas rusak baik
karena pemakaian maupun karena usianya. Ketiga, menyediakan dan menyajikan informasi untuk siap dipergunakan dan di berdayakan seluruh koleksi yang dihimpun di perpustakaan untuk dipergunakan pemakainya.
Pada saat ini pengolahan dalam pendataan peminjaman buku pada perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang masih belum
terkomputerisasi dan cara
pendataannya masih menggunakan kertas dan pengarsipan. Bila siswa ingin meminjam buku, maka ia harus mencari nama buku yang diinginkan satu per satu dari katalog yang ada lalu membawa buku tersebut kepada operator dan operator akan mencatat peminjamannya dibuku besar. Proses seperti ini akan memerlukan waktu yang lama untuk memperoleh hasil yang diinginkan. Hal tersebut dikarenakan jumlah buku
diperpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang sangat banyak. Jumlah bukunya mencapai 4896 buku dengan eksemplar yang berbeda. Kerepotan lain terjadi pada karyawan yang bertugas untuk membuat laporan tentang koleksi buku, dan transaksi peminjaman atau pengembalian. Laporan tersebut mengharuskan pendataan dari sekian banyak data dalam kurun waktu tertentu, tentunya sangat rentan sekali dari hilangnya beberapa data akibat kesalahan petugas (human error) sehingga kecermatan dan ketelitian sangat diperlukan sekali.
bisa terjadi kesalahan dan
memperlambat proses pencarian, kemudian tidak adanya pengontrolan atau pengawasan setiap pendataan ataupun pengarsipan data. Untuk mengatasi masalah tersebut peneliti membuat suatu Rancang Bangun perpustakaan menggunakan microsoft visual basic.net dengan keunggulan
microsoft visual basic.net adalah dapat dihubungkan dengan database dan diharapkan dapat mempermudah dalam proses pencarian data.
Berdasarkan uraian diatas, peneliti merasa tertarik untuk
mengangkat masalah tersebut dengan judul:“Rancang Bangun Perpustakaan pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang yang peneliti jelaskan diatas, maka permasalahan yang muncul pada penelitianini adalah “Bagaimana cara membuat Aplikasi perpustakaan pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang dengan menggunakan Microsoft Visual Basic.net?”.
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian ini adalah Peneliti melakukan analisa dan perancangan tentang Rancang bangun perpustakaan yang diharapkann dapat mengatasi kesulitan dalam proses administrasi pada perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang.
2. Tinjauan Pustaka 2.1 Pengertian Aplikasi
Aplikasi (Perangkat Lunak) bersifat optional, artinya ada atau
tidaknya tergantung kebutuhan kita, DBMS yang kita gunakan lebih berperan dalam pengorganisasian data dalam basis data, sementara bagi pemakai basis data dapat dibuatkan program khusus untuk melakukan pengisian, pengubahan dan
pengambilan data. Program ini ada yang sudah disediakan bersama dengan DBMS-nya, ada juga yang harus dibuat sendiri dengan menggunakan aplikasi lain yang khusus untuk itu.
(Fathansyah, 2012 : 16)
2.2 Pengertian Basis Data (Database) Basis data terdiri atas dua kata, yaitu basis dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang /berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang diwujudkan dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Sebagai satu kesatuan istilah, basis data (database)
sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti: 1. Himpunan kelompok data (arsip)
yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling
berhubungan yang disimpan secara bersama-sama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
dalam media penyimpanan
elektronis. (Fathansyah, 2012 : 2-3) Istilah basis data dapat
dipahami sebagai suatu kumpulan data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data (kalaupun ada maka kerangkapan data tersebut harus seminal mungkin dan terkontrol (controlled redundancy), data disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga mudah digunakan / atau ditampilkan kembali; data dapat digunakan oleh satu atau lebih program-program aplikasi secara optimal; data disimpan tanpa mengalami keterangan dengan
program yang akan menggunakannya; data disimpan sedemikian rupa
sehingga proses penambahan, pengambilan, dan modifikasi data dapat dilakukan data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.
(Sutanta, 2011 : 29-30).
2.3 Pengertian Microsoft Visual Basic.NET
Visual Basic.NET adalah Visual Basic yang direkayasa kembali untuk dapat digunakan pada Platform.NET
sehingga Aplikasi yang dibuat menggunakan Visual Basic.Net dapat berjalan pada sistem komputer apapun, dan dapat mengambil data dari server dengan tipe apapun asalkan terinstal .NET Framework.
(Hidayatullah : 2014 : 5).
2.4 Pengertian Microsoft SQL Server
SQL Server menggunakan pendekatan lokasi utama, dimana hanya basis data pada satu lokasi yang dapat menerima pembaruan. SQL Server juga
menggunakan pendekatan
publis-and-subcribe dalam penggunaannya dalam produk DBMS tersebar yang lainnya.
Microsoft SQL Server adalah DBMS bertipe relasional yang memiliki rentang dari laptop dan komputer meja (desktop) hingga Server perusahaan besar. (Nugroho : 2011 : 468) 2.5 Pengertian Crystal Report
Crystal Report merupakan program yang terpisah dengan program Microsoft Visual Basic.NET
tetapi keduanya dapat dihubungkan. Membuat laporan dengan Crystal Report hasilnya lebih baik dan lebih mudah, karena pada Crystal Report
banyak tersedia objek-objek maupun komponen yang mudah digunakan. (ANDI:200:234).
2.6 Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan adalah suatu unit kerja dari satu badan atau lembaga tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupun bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya.
(Bafadal : 2014 : 3) 3. Metode Penelitian 3.1 Tempat Penelitian
Peneliti melakukan penelitian di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Jalan Sukabangun II Km.6 No.1466 Palembang.
3.2 Metode Pengumpulan Data
1. Riset Lapangan
Peneliti mendatangi langsung tempat pengambilan data pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang. 1. Interview atau Wawancara
Yaitu peneliti melakukan wawancara atau tanya jawab dengan salah satu staf Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang mengenai administrasi perpustakaan yang dapat memberikan informasi dan data yang kongkrit.
2. Observasi
Yaitu peneliti mengamati secara langsung bagaimana kegiatan perpustakaan untuk melengkapi data-data yang dibutuhkan.
3.4 Sumber Data 1. Data Primer
Mengumpulkan data secara langsung dari objek yang diteliti. Data yang dibuat oleh peneliti
untuk maksud khusus
menyelesaikan permasalahan yang sedang ditanganinya. Data
Data yang telah
dikumpulkan untuk maksud selain menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi. Data ini dapat ditemukan dengan cepat. Dalam penelitian ini yang menjadi sumber data sekunder adalah literatur, artikel, jurnal, serta situs di internet yang berkenaan dengan penelitian yang berhubungan dengan laporan akhir.
4. PEMBAHASAN DAN HASIL 4.1 Flowchart Pengolahan Data Yang
Berjalan
4.2 Diagram Konteks
Gambar 4.2 Diagram Konteks
4.3 Diagram Nol
Gambar 4.3 Diagram Nol
4.4 Diagram Rinci Proses 1.0 Anggota
Gambar 4.4 Diagram Rinci Proses 1.0 Anggota
4.5 Diagram Rinci Proses 2.0 Buku
Gambar 4.5 Diagram Rinci Proses 2.0 Buku
4.6 Diagram Rinci Proses 3.0 Peminjaman
4.7 Diagram Rinci Proses 4.0 Pengembalian
Gambar 4.7 Diagram Rinci Proses 4.0 Pengembalian
4.8 Diagram Rinci Proses 5.0 Laporan
Gambar 4.8 Diagram Rinci Proses 5.0 Laporan
4.9 Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram(ERD)
4.10 Tampilan Form Menu Utama
Gambar 4.10 Tampilan Form Menu Utama
4.11 Tampilan Form Login
Gambar 4.11 Tampilan Form Login
4.12 Tampilan Form Anggota
4.13 Tampilan Form Cetak Kartu Anggota
Gambar 4.13 Tampilan Form Cetak Kartu Anggota
4.14 Tampilan Form Buku
Gambar 4.14 Tampilan Form Buku
4.15 Tampilan Form Peminjaman
Gambar 4.15 Tampilan FormPeminjaman
4.16 Tampilan Form Pengembalian
Gambar 4.16 Tampilan Form Pengembalian
4.17 Tampilan Form Laporan Data Anggota
Gambar 4.17 Tampilan Form Laporan Data Anggota
4.19 Tampilan Form Laporan Peminjaman
Gambar 4.19 Tampilan Form Laporan Peminjaman
4.20 Tampilan Form Laporan Pengembalian
Gambar 4.20 Tampilan Form Laporan Pengembalian
4.21 Tampilan Form Ubah Password
5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya dalam penelitian penelitianini, maka peneliti mengambil kesimpulan, yaitu :
1.
Rancang Bangun Perpustakaan merupakan solusi untuk dapat mengatasi masalah-masalah pada Perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang. Aplikasi perpustakaan ini dapat membantu dalammengelola data koleksi buku, data anggota perpustakaan, data peminjaman buku, data
pengembalian buku, dan pembuatan laporan perpustakaan
.
2. Rancang Bangun Perpustakaan ini dapat melakukan perubahan
(Update) data secara cepat pada saat di butuhkan.
5.2 Saran
Adapun saran-saran dari peneliti akan disampaikan, yaitu : 1. Diharapkan rancang bangun ini
dapat membantu Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang dalam pencarian data dan dilanjutkan dengan adanya pengembangan aplikasi yang berkelanjutan pada masa yang akan datang dari aplikasi perpustakaan agar
disesuaikan dengan kebutuhan yang ada di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek
Palembang.
2. Diperlukan adanya pelatihan khusus terhadap user dalam
DAFTAR PUSTAKA
ANDI. (2010). Mahir dalam 7 Hari: Microsoft Visual Basic 6.0 + Crystal Report 2008. Yogyakarta : ANDI OFFSET.
Ibrahim, Bafadal. (2014). Pengelolaan Perpustakaan. Edisi 1, Cetakan 9. Jakarta : Bumi Aksara.
Fathansyah. (2012). Basis Data. Bandung : Informatika Bandung.
Hidayatullah, Priyanto. (2014). Visual Basic .Net Membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif. Edisi Revisi. Bandung: Informatika Bandung. Sutanta, Edhy. (2011). Basis Data dalam
Tinjauan Konseptual. Yogyakarta: ANDI OFFSET.
