INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP HAK AKSES DAN KEAMANAN ARSIP

(1)

(2)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali Hal 1 dari 7

INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

HAK AKSES DAN KEAMANAN ARSIP

NO. POB: 08/UA/2014

Uraian Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disusun oleh Kepala Unit Arsip IPB 1 Oktober 2014

Diperiksa oleh Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip

13 Oktober 2014

Disahkan oleh Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor

1 Desember 2014

Status Dokumen Terkendali / Tidak Terkendali No. Distribusi

(3)

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

UNIT ARSIP Kode : POB08/UA/2014 PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal

berlaku : 1 Desember 2014

HAK AJKSES DAN KEMANAN ARSIP ^Nomor_Revisi ^{: 00}

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali Hal 2 dari 7 FRM/UA/2014 1 Desember 2014 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan

(4)

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali Hal 3 dari 7 1. Tujuan

(1). Mendorong unit-unit kerja agar memberkaskan arsip dinamis unit kerjanya secara tertib yang disertai dengan daftar arsip aktifnya;

(2). Memberikan petunjuk kepada unit-unit kerja agar dapat mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi arsip yang telah ditetapkan;

(3). Melindungi fisik dan informasi arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas dan realibilitas arsip dapat tetap terjaga;

(4). Melindungi arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai aturan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

2. Ruang Lingkup

(1). Mendaftar informasi arsip yang bersifat biasa/umum/ terbuka, terbatas, dan rahasia;

(2). Memuat pengamanan ruang simpan, penentuan pengelola arsip, serta daftar informasi terbatas dan rahasia;

(3). Mengatur akses terhadap semua jenis arsip bagi pengguna internal dan pengguna eskternal sebagaimana yang terdapat dalam Daftar Hak Akses dan Keamana Arsip sebagai lampiran yang tidak terpisahkan dari POB ini.

3. Istilah / Definisi

(1). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

(5)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali Hal 4 dari 7 (2). Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

(3). Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya; Di IPB disebut sebagai Unit Kerja.

(4). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguran tinggi.

4. Referensi / Acuan

(1). Undang-Undang No.43/2009 tentang Kearsipan;

(2). Undang-Undang No.14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

(3). Peraturan Pemerintah No.28/2012 tentang Pelaksanaan UU No.43/2009 tentang Kearsipan;

(4). Kepmendiknas No.37/2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas;

(5). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) No.24/2011 tentang Pedoman Penylenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi;

(6). Surat Edaran Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan No.

1320/A.P2/SE/2012 tentang Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan;

(7). Ketetapan Majelis Wali Amanat IPB No.125/MWA-IPB/2013 tentang Pengesahan Struktur Organisasi IPB;

(8). Peraturan Rektor IPB No.05/I3/HM/2010 tentang Pengelolaan Informasi Publik IPB;

(9). Peraturan Rektor IPB No.13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan IPB;

(10). Peraturan Rektor IPB No.14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip IPB;

(6)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali Hal 5 dari 7 (11). Keputusan Rektor IPB No.20/IT3/OT/2014 tentang Struktur Organisasi

Unit Arsip IPB.

5. Ketentuan Umum

(1). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

(2). Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;

(3). Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis;

(4). Unit pengolah adalah satuan kerja di lingkungan IPB yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya;

(5). Unit kearsipan adalah Unit Arsip yang mempuyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan IPB;

(6). Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip;

(7). Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-kategori kegiatan dan arsip dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya;

(8). Klasifikasi keamanan arsip dinamis adalah kategori kerahasiaan informasi arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan;

(9). Klasifikasi akses arsip dinamis adalah kategori pembatasan akses

(7)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali Hal 6 dari 7 terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu;

(10). Pengamanan arsip dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya;

(11). Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan;

(12). Biasa/Umum/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun;

(13). Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum;

(14). Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa;

(15). Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional IPB, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;

(16). Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip;

(17). Publik adalah warga negara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses informasi arsip dinamis;

(18). Tingkat klasifikasi keamanan arsip dinamis adalah pengelompokkan

(8)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali Hal 7 dari 7 arsip dalam tingkatan tertentu berdasarkan dampak yang ditimbulkan apabila informasi yang terdapat di dalamnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak;

(19). Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan/ penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak;

(20). Pengguna Internal adalah orang yang menggunakan arsip yang berasal dari lingkungan IPB;

(21). Pengguna Eksternal adalah orang yang menggunakan arsip yang berasal dari luar instansi IPB;

(22). Prosedur Pengaksesan informasi publik adalah tata cara atau aturan ketersediaan informasi sesuai kewenangan hukum dan otorisasi legal pemanfaatan informasi publik;

(23). Pejabat Pengelola Informasi Publik adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyediaan dan/atau pelayanan informasi di badan publik.

(9)

DAFTAR HAK AKSES DAN KEAMANAN ARSIP INSTITUT PERTANIAN BOGOR

A. SUBSTANTIF

KO

DE JENIS ARSIP KLASIFIKASI

KEAMANAN HAK AKSES DASAR

PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH PP

PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

PP.00 Penerimaan mahasiswa baru Direktur

Administrasi Pendidikan

Peraturan yang berlaku

PMB (Panitia Penerimaan Mahassiwa Baru)

Dit. AP

00 Daya tampung mahasiswa Terbuka

01 Kepanitiaan PMB (nama, tugas, notulen, pelaksanaan, surat)

Terbatas 02 Administrasi pendaftaran dan seleksi mahasiswa

baru

Terbuka

00 Daftar calon mahasiswa Terbuka

01 Tes masuk Rahasia

02 Hasil penilaian tes mahasiswa baru Rahasia 03 Pengumuman penerimaan mahasiswa baru

termasuk daftar mahasiswa yang diterima

Terbuka

03 Naskah soal tes PMB Rahasia

04 Penetapan mahasiswa yang diterima Terbatas

05 Orientasi mahasiswa baru Terbuka

00 Sertifikat/piagam/surat keterangan Terbuka 01 Administrasi penyelenggaraan Terbatas

02 Laporan orientasi Terbatas

06 Berkas pendaftaran Terbuka

00 Yang diterima Terbuka

01 Yang tidak diterima Terbuka

07 Data mahasiswa yang diterima Terbuka

08 Mahasiswa asing Terbuka

00 Registrasi Terbuka

01 Rekomendasi Terbatas

02 Pertukaran mahasiswa Terbuka

03 Personal file Terbatas

PP.01 Registrasi mahasiswa

(10)

DE KEAMANAN PERTIMBANGAN

00 Registrasi administrasi Terbatas

00 Bukti pembayaran pendidikan Terbatas

01 Kartu mahasiswa dan daftar NIM Terbatas

01 Daftar ulang mahasiswa lama Terbuka

00 FRS Terbatas

01 KRS Terbatas

02 KHS Terbatas

03 IRS Terbatas

02 Daftar registrasi mahasiswa baru Terbatas

00 FRS Terbatas

01 KRS Terbatas

02 KHS Terbatas

03 IRS Terbatas

03 Daftar registrasi mahasiswa reguler dan non reguler

Terbatas

00 FRS Terbatas

01 KRS Terbatas

02 KHS Terbatas

03 IRS Terbatas

PP.02 Perkuliahan

00 Jadwal perkuliahan Terbuka

00 Administrasi

penyusunan/Jadwal/perkuliahan

Terbatas 01 Jadwal Kuliah Semester (Gasal, Genap) Terbuka

01 Daftar kehadiran Terbatas

00 Mahasiswa Terbatas

01 Dosen Terbatas

02 Laporan kehadiran Terbatas

03 Pelayanan data kehadiran Terbuka

02 Daftar mahasiswa peserta mata kuliah Terbuka PP.03 Kurikulum

00 Kalender akademik Terbuka

00 Administrasi penyusunan kalender Terbatas

(11)

KO

PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH akademik

01 Penetapan kalender akademik Terbuka

02 Pendistribusian Terbuka

01 Administrasi pelaksanaan kurikulum Terbatas

00 Buku pedoman akademik Terbuka

01 Katalog IPB, katalog fakultas/program studi Terbuka

02 Prasyarat mata kuliah Terbuka

03 Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB, MBB)

Terbuka

04 Silabus Terbuka

05 GBPP Terbuka

06 SAP (kuliah dan praktikum) Terbuka

07 Bahan bacaan wajib, pendukung, atau referensi lainnya

Terbuka 02 Bahan ajar / media pembelajaran / modul Terbuka

00 Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan

Terbuka 01 Teknik pembuatan alat peraga dan model

pembelajaran

Terbuka 02 Pengembangan proses belajar mengajar Terbatas 03 Modul perkuliahan / praktikum Terbuka 03 Evaluasi dan pengembangan kurikulum Terbatas

00 Penetapan kurikulum baru Terbuka

PP.04 Program studi

00 Administrasi penyelenggaraan program studi Terbatas 00 Persetujuan usulan sampai dengan

penetapan pembukaan program studi baru

Terbatas 01 Penolakan usulan pembukaan program

studi baru

Terbatas

01 Evaluasi dan tindak lanjut Terbatas

PP.05 Evaluasi mahasiswa

00 Ujian tengah semester Terbatas

00 Administrasi ujian tengah semester Terbatas

(12)

DE KEAMANAN PERTIMBANGAN 01 Nilai hasil ujian tengah semester Terbatas

01 Ujian akhir semester Terbatas

00 Administrasi ujian akhir semester Terbatas 01 Nilai hasil ujian akhir semester Terbatas 02 Tugas akhir (penelitian, skripsi, tesis, disertasi,

komprehensif, KKL, PPL, magang)

Terbatas 00 Administrasi penyusunan/pelaksanaan

tugas akhir mahasiswa

Terbatas

01 Nilai tugas akhir Terbatas

PP.06 Kelulusan (yudisium)

00 Administrasi kelulusan Terbatas

01 Penetapan kelulusan Terbatas

02 Ijazah dan transkrip Terbatas

00 Berkas pegusulan pengadaan blanko Terbatas 01 Duplikat ijazah dan transkrip Terbatas 02 Surat keterangan pengganti ijazah dan

transkrip

Terbatas 03 Buku induk nomor registrasi lulusan Terbuka 03 Wisuda (pendaftaran, pelaksanaan, pasca

wisuda)

Terbuka PP.07 Dosen

00 Pengajaran Terbuka

00 Daftar hadir mengajar Terbatas

01 Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) Terbatas 02 Laporan realisasi pengajaran Terbatas 01 Evaluasi mahasiswa terhadap dosen Terbatas 02 Pembimbingan dan pengujian mahasiswa Terbatas

00 Dosen pembimbing akademik Terbuka

01 Dosen pembimbing tugas akhir Terbuka 02 Dosen penguji ujian semester Terbuka 03 Dosen penguji ujian tugas akhir Terbuka

04 Dosen pendamping asistensi Terbuka

PP.08 Penunjang pendidikan

(13)

KO

PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH 00 Administrasi pelaksana kegiatan (laboratorium,

perpustakaan, unit arsip, kebun percobaan, studio, bengkel, asrama, UPT, poliklinik, unit keamanan, unit pengadaan, dll)

Terbatas

01 Ketentuan pemakaian Terbuka

02 Olahraga dan seni Terbuka

PP.09 Alumni

00 Registrasi alumni Terbuka

01 Organisasi alumni Terbuka

02 Program kegiatan alumni Terbuka

03 Penelusuran alumni Terbuka

04 Laporan perkembangan alumni Terbuka

PP.10 Evaluasi pendidikan

00 Rencana evaluasi Terbatas

01 Pelaksanaan evaluasi Terbatas

02 Hasil dan tindak lanjut Terbuka

03 Pelaporan Terbuka

PP.11 Akreditasi

00 Akreditasi institusi Terbatas

01 Akreditasi unit kerja/fakultas/departemen Terbatas

02 Akreditasi program studi Terbatas

KM KEMAHASISWAAN Dit

Kemahasiswaan

Peraturan yang berlaku KM.00 Status mahasiswa

00 Cuti mahasiswa Terbatas

01 Putus kuliah dan DO Terbatas

02 Perpanjangan masa studi Terbatas

03 Laporan status mahasiswa Terbatas

04 Mutasi mahasiswa Terbatas

05 Skorsing, dll Terbatas

KM.01 Dispensasi tidak mengikuti kuliah KM.02 Kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa

00 Beasiswa Terbuka

(14)

00 Ketentuan beasiswa Terbuka

01 Tawaran beasiswa Terbuka

02 Daftar calon penerima beasiswa Terbatas 03 Seleksi calon penerima beasiswa Terbatas

04 Penetapan penerima beasiswa Terbuka

05 Perpanjangan beasiswa Terbuka

01 Keringanan SPP Terbatas

02 Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, kesehatan, asuransi, transportasi, dll)

Terbatas KM.03 Organisasi mahasiswa

00 Administrasi organisasi mahasiswa (BEM, BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF)

Terbatas

01 Proses pembentukan pengurus Terbuka

02 Pengangkatan pengurus Terbuka

03 Laporan pelaksanaan kegiatan Terbuka

KM.04 Himpunan orangtua mahasiswa

KM.05 Kegiatan mahasiswa (umum, agama, sosial dll) 00 Proses usulan sampai dengan laporan kegiatan

mahasiswa yang diterima

Terbatas 01 Proposal usulan kegiatan mahasiswa yang

ditolak

Terbatas KM.06 Lomba kegiatan kemahasiswaan

lokal/nasional/internasional

KM.07 Pengembangan seni, budaya, dan olah raga KM.08 Mahasiswa berprestasi

00 Administrasi pendaftaran dan seleksi Terbatas

01 Penetapan Terbuka

KM.09 Mahasiswa meningal dunia KM.10 Berkas perorangan mahasiswa

00 Kartu induk mahasiswa Terbatas

01 Kartu mahasiswa Terbuka

02 Kartu peserta kuliah Terbuka

03 Kartu tanda anggota perpustakaan Terbuka

(15)

KO

PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH

04 Kartu Rencana Studi (KRS) Terbuka

05 Kartu Hasil Studi (KHS) Terbuka

06 Kartu daftar ulang Terbuka

07 Kartu Tanda Registrasi administrasi Mahasiswa (KTRM)

Terbuka 08 Surat Keterangan ijin/tugas belajar Terbatas

¤

PN PENELITIAN Kepala LPPM Peraturan yang

berlaku PN.00 Penawaran penelitian

00 Perencanaan penelitian Terbatas

00 Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, proposal penelitian, surat ijin penelitian)

Terbatas

01 Proposal ditolak Terbatas

PN.01 Laporan dan evaluasi hasil penelitian Terbatas

PN.02 Penyebaran hasil penelitian Terbatas

PN.03 Forum komunikasi penelitian dan pengembangan Terbuka

PN.04 Data statistik penelitian Terbuka

PN.05 Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil penelitian

Terbuka PN.06 Sosialisasi dan desiminasi hasil penelitian,

pengkajian, dan pengembangan

Terbatas

PM PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

PM.00 Penyuluhan Terbuka

PM.01 Bantuan sosial Terbuka

PM.02 Konsultasi Terbuka

PM.03 Kuliah Kerja Nyata (KKN)

00 Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN Terbatas

01 Piagam/sertifikat KKN Terbuka

PM.04 Penemuan teknologi terbarukan Terbuka

DT TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI

(16)

DT.00 Majelis Wali Amanah (MWA) Terbatas Ketua MWA Peraturan

DT.01 Senat Akademik (SA) Terbatas Ketua SA Peraturan

DT.02 Dewan Guru Besar (DGB) Ketua DGB Peraturan

00 Komisi Guru Besar Terbatas

00 Proses pengangkatan Komisi Guru Besar Terbatas 01 Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan Terbatas DT.03 Perencanaan, program kerja, pembinaan, penilaian,

pengembangan Komisi Guru Besar

Terbatas

DT.04 Badan Penjamin Mutu Akademik Terbatas Kantor PMA

DT.05 Badan/Kantor Audit Internal Terbatas Kantor AI Peraturan

AK DATA DAN INFORMASI AKADEMIK Sekretaris Institut Peraturan yang

berlaku AK.00 Data akademik

00 Data kepakaran Terbatas

01 Data lulusan mahasiswa Terbuka

02 Data mahasiswa asing dan Program Darma Terbuka AK.01 Data mahasiswa

00 Data prestasi mahasiswa Terbuka

01 Data inventori mahasiswa Terbuka

02 Data nilai akhir/transkrip Terbatas

03 Data mahasiswa asing Terbuka

AK.02 Statistik Perguruan Tinggi Terbuka

AK.03 Informasi akademik

00 Profil lembaga Terbuka

01 Publikasi dan informasi akademik Terbuka

02 Buku pedoman akademik Terbuka

03 EPSBED (Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri)

Terbuka

04 Buku wisuda Terbuka

05 Buku dies natalis Terbuka

B. FASILITATIF

(17)

KO

HK

HUKUM Kantor Humas

dan Hukum

Peraturan yang berlaku HK.00 Peraturan/Keputusan/Instruksi (meliputi, naskah

akademik, draft s.d. final, pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah)

00 Peraturan Rektor/Koordinator Kopertis Terbuka 01 Keputusan Rektor/Koordinator Kopertis Terbuka 02 Keputusan/peraturan pejabat lainnya Terbuka

03 Dan lain-lain Terbuka

HK.01 Instrumen hukum (meliputi draft s.d. final, pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah)

00 Standar/Pedoman Terbuka

01 Prosedur Kerja/Juklak/Juknis Terbuka

02 Surat Edaran Terbuka

03 MOU, kontrak, kerjasama Terbatas

HK.02 Dokumentasi hukum (produk hukum ekstern) 00 UU, PP pengganti UU, PP, Perpres, Permen

(meliputi, naskah akademik, draft s.d. final, pertimbangan hukum, risalah)

Terbuka

01 Undang-Undang Terbuka

02 Peraturan Pemerintah pengganti Undang- Undang

Terbuka

03 Peraturan Pemerintah Terbuka

04 Peraturan dan Keputusan Presiden Terbuka 05 Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala

Lembaga Non Departemen

Terbuka

06 Dan lain-lain Terbuka

HK.03 Sosialisasi atau penyuluhan hukum

00 Sosialisasi Terbuka

01 Penyuluhan Terbuka

02 Pembinaan hukum Terbuka

HK.04 Bantuan dan konsultasi hukum (berkas-berkas

(18)

DE KEAMANAN PERTIMBANGAN bantuan/konsultasi hukum Pidana, Perdata, Tata

Usaha Negara, dan Agama)

00 Kasus/Sengketa Hukum Pidana Terbatas

00 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana baik kejahatan maupun pelanggaran

Rahasia

01 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis

Rahasia 02 Berkas pembelaan dan bantuan hukum Rahasia 03 Telaahan hukum dan opini hukum Rahasia

01 Kasus/Sengketa Hukum Perdata Rahasia

00 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa perdata

Rahasia 01 Proses verbal mulai dari penyelidikan,

penyidikan sampai dengan vonis

Rahasia 02 Berkas pembelaan dan bantuan hukum Terbatas 03 Telaahan hukum dan opini hukum Terbatas 02 Kasus/Sengketa Hukum Tata Usaha Negara Rahasia

00 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa Tata Usaha Negara

Rahasia 01 Proses verbal mulai dari penyelidikan,

penyidikan sampai dengan vonis

Rahasia 02 Berkas pembelaan dan bantuan hukum Terbatas 03 Telaahan hukum dan opini hukum Terbatas

03 Kasus/Sengketa Hukum Agama Rahasia

HK.05 Perizinan

00 Berkas perizinan sejak permohonan sampai diterbitkannya surat izin

Terbatas HK.06 Sertifikasi dan paten

00 Sertifikasi Terbuka

01 Hak paten Terbuka

02 Hak atas kekayaan intelektual (HAKI) Terbuka

(19)

KO

OT ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN Kantor Humas

dan Hukum

Peraturan yang berlaku

OT.00 Statuta Terbuka

OT.01 Struktur tugas dan fungsi organisasi Perguruan Tinggi dan Kopertis

Terbuka OT.02 Tata laksana organisasi

00 Sistem dan prosedur kerja Terbuka

01 Pembakuan sarana kerja Terbuka

OT.03 Uraian/analisis jabatan/analisis manajemen serta penyusunan ketatalaksanaan

OT.04 Evaluasi organisasi dan tata kerja

00 Laporan berkala Terbuka

00 Laporan Bulanan Terbuka

01 Laporan Triwulanan Terbuka

02 Laporan Semesteran/Tengah Tahunan Terbuka

03 Laporan Tahunan Unit Kerja Terbuka

04 Laporan Tahunan Perguruan Tinggi dan Kopertis

Terbuka

01 Laporan insidentil Terbuka

OT.05 Sejarah Organisasi Terbuka

OT.06 Pengembangan/penambahan atau perampingan organisasi

Terbuka

KS KERJA SAMA Kantor Kerjasama Peraturan yang

berlaku KS.00 Kerjasama Dalam Negeri

00 Kerjasama dengan lembaga pemerintah Terbuka

01 Kerjasama dengan swasta/LSM Terbuka

02 Kerjasama antar perguruan tinggi Terbuka

03 Kerjasama dengan perusahaan Terbuka

KS.01 Kerjasama Luar Negeri (bilateral, regional, multilateral)

00 Kerjasama antar pemerintah Terbuka

01 Kerjasama dengan badan internasional Terbuka 02 Kerjasama dengan lembaga non pemerintah Terbuka

(20)

DE KEAMANAN PERTIMBANGAN 03 Kerjasama antar Perguruan Tinggi Terbuka

04 Kerjasama dengan sekolah asing di Indonesia Terbuka 05 Kerjasama dengan sekolah Indonesia di luar

negeri

Terbuka

06 Pertukaran pelajar/mahasiswa Terbuka

HM HUBUNGAN MASYARAKAT Kepala Kantor

Humas dan hukum

Peraturan yang berlaku HM.00 Hubungan antar lembaga

00 Hubungan antar lembaga pemerintah Terbuka

01 Hubungan dengan swasta / LSM Terbuka

02 Hubungan dengan perusahaan Terbuka

03 Hubungan dengan perguruan tinggi Terbuka

04 Hubungan dengan media massa Terbuka

HM.01 Siaran pers/berita

HM.02 Kunjungan wartawan / liputan HM.03 Kunjungan dinas

00 Dalam Negeri Terbuka

01 Luar Negeri Terbuka

HM.04 Dengar pendapat dengan DPR/DPRD atau Sidang Kabinet

HM.05 Penerbitan, promosi, dan publikasi

00 Buletin/majalah Terbuka

01 Pameran Terbuka

02 Sayembara/lomba/festival Terbuka

03 Pembuatan spanduk / iklan Terbuka

04 Brosur/leaflet/poster/plakat Terbuka

HM.06 Dokumentasi/liputan kegiatan kedinasan

00 Foto/audio/video/film Terbuka

01 Guntingan koran / kliping koran Terbuka HM.07 Perpustakaan

00 Pengadaan buku / bahan pustaka Terbuka

01 Daftar koleksi Terbuka

02 Kartu Anggota / Keanggotaan Terbuka

(21)

KO

03 Katalog Terbuka

04 Peminjaman Terbuka

05 Penghapusan buku / bahan pustaka Terbuka HM.08 Guntingan berita / kliping koran Terbuka

HM.09 Pengumuman / pemberitahuan Terbuka

HM.10 Studi banding, magang, praktek kerja Terbuka PR PERENCANAAN

PR.00 Usulan perencanaan unit kerja beserta data pendukung

Terbatas PR.01 RPJM bidang pendidikan / pokok-pokok kebijakan

dan strategi pembangunan bidang pendidikan (Renstra)

Terbatas

PR.02 Program Kerja Tahunan dan lima tahunan

00 Program kerja tahunan/lima tahunan unit kerja Terbuka 01 Program kerja tahunan/lima tahunan Perguruan

Tinggi dan Kopertis

Terbuka PR.03 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah

(LAKIP)

00 LAKIP unit kerja Terbuka

01 LAKIP Perguruan Tinggi dan Kopertis Terbuka PR.04 Laporan Monitoring dan Evaluasi program

00 Laporan Monitoring dan Evaluasi masing-masing unit kerja

Terbuka 01 Laporan Monitoring dan Evaluasi tingkat

Perguruan Tinggi dan Kopertis

Terbuka PR.05 Laporan Perencanaan

00 Laporan berkala Terbuka

01 Laporan insidentil Terbuka

LK PERLENGKAPAN Dit Sarpras Peraturan yang

berlaku LK.00 Rencana kebutuhan barang

00 Usulan unit kerja Terbatas

(22)

DE KEAMANAN PERTIMBANGAN 01 Rencana kebutuhan Perguruan Tinggi dan

Kopertis

Terbatas LK.01 Berkas Penawaran / Dokumen pengadaan barang

dan jasa melalui jasa konvensional dan e- procurement

Terbatas

LK.02 Pengadaan barang

00 Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung)

Terbatas 00 Usulan unit kerja beserta data pendukung Terbatas

01 Proses pengadaan barang Terbatas

02 Serah terima barang Terbatas

01 Pengadaan/pembelian barang melalui lelang Terbatas 00 Pengadaan barang bergerak, mulai dari

lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang

Terbatas

01 Pengadaan baran g investasi, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang

Terbatas

02 Pengadaan barang melalui bantuan/hibah Terbatas 03 Pengadaan barang melalui tukar-menukar Terbatas 04 Pengadaan barang melalui pinjaman Terbatas

05 Pengadaan barang melalui sewa Terbatas

LK.03 Pengadaan jasa

00 Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga, terdiri dari berkas penawaran sampai dengan kontrak perjanjian

Terbatas

LK.04 Penyimpanan/pergudangan Kepala Biro Umum Peraturan yang

berlaku 00 Berkas penyimpanan atau administrasi

pergudangan

Terbatas

LK.05 Kartu barang / kartu gudang Terbatas

LK.06 Penyaluran / distribusi

00 Berkas penyaluran/distribusi barang : surat Terbatas

(23)

KO

PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH permintaan barang dari unit kerja / formulir

permintaan, persetujuan sampai dengan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) LK.07 Inventaris barang

00 Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI) Terbatas 01 Daftar Inventaris Ruangan (DIR) Terbatas 02 Daftar Inventaris Barang (DIB) Terbatas

03 Kartu Inventaris Barang (KIB) Terbatas

LK.08 Perbaikan/pemeliharaan (Surat Permintaan Perbaikan, Penawaran pada/dari rekanan, SPK, Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan)

00 Pemeliharaan barang bergerak / inventaris kantor

Terbatas 01 Perbaikan/pemeliharaan barang investasi Terbatas LK.09 Penghapusan barang

00 Penghapusan barangbergerak / barang inventaris kantor, diantaranya berkas usulan penghapusan , panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang

Terbatas

01 Penghapusan barang investasi, diantaranya berkas nota usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang.

Terbatas

LK.10 Bukti-bukti kepemilikan aset

00 Sertifikat Tanah Terbuka

01 IMB Terbuka

02 BPKB Terbuka

03 STNK Terbuka

04 Denah/gambar bangunan/instalasi listrik, air dan gas

Terbuka

05 Daftar aset Terbatas

TU KETATAUSAHAAN Masing-masing

unit kerja

Peraturan yang berlaku TU.00 Persuratan

(24)

DE KEAMANAN PERTIMBANGAN 00 Surat Tugas/Perintah beserta lampirannya (yang

sifatnya umum)

Terbuka

01 Surat Undangan Terbuka

02 Pengumuman Terbuka

03 Risalah/Notulen Rapat Terbatas

00 Rapat staf Terbatas

01 Rapat pimpinan Terbatas

04 Daftar nama/alamat kantor Terbuka

05 Daftar nama/alamat pejabat Terbuka

06 Ucapan terima kasih Terbuka

07 Surat Kuasa Terbuka

08 Surat Keterangan, Surat Pernyataan, dll. Terbuka 09 Administrasi pengendalian surat Terbuka

00 Formulir Terbuka

01 Buku Agenda Terbuka

02 Buku Ekspedisi Terbuka

03 Kartu Kendali Terbuka

04 Lembar Pengantar Terbuka

10 Data surat masuk dan keluar Terbuka

11 Pendistribusian surat Terbuka

TU.01 Kearsipan Kepala Unit Arsip

dan masing- masing unit kerja

Peraturan yang berlaku 00 Arsip administrasi pengendalian surat (kartu,

lembaran, buku)

Terbuka 01 Permintaan penggandaan dokumen/arsip Terbatas

02 Pengelolaan Arsip Dinamis Terbatas

03 Pengelolaan Arsip Statis, Arsip Terjaga, Arsip Umum

Terbuka

04 Pembinaan kearsipan Terbuka

00 Sosialisasi/penyuluhan kearsipan Terbuka

01 Bimbingan teknis Terbuka

02 Monitoring Terbuka

05 Penyimpanan dan pemeliharaan arsip Terbuka

00 Daftar Pertelaan Arsip Terbuka

(25)

KO

PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH 01 Pemeliharaan arsip (pembersihan, fumigasi,

dll)

Terbuka 06 Peminjaman dan penggunaan arsip Terbuka

07 Penyusutan arsip Terbuka

00 Pemindahan arsip inaktif Terbuka

00 Berita acara pemindahan Terbuka

01 Daftar Pertelaan Arsip yang dipindahkan Terbuka

01 Pemusnahan arsip Terbuka

00 Berita acara pemusnahan Terbuka

01 Daftar arsip yang dimusnahkan Terbuka 02

Rekomendasi/pertimbangan/persetujua n pemusnahan arsip dari instansi terkait

Terbuka

03 Keputusan pemusnahan Terbuka

02 Penyerahan arsip Terbuka

00 Berita Acara Serah Terima Arsip Terbuka 01 Daftar Pertelaan Arsip yang diserahkan Terbuka

08 Berkas proses alih media arsip Terbuka

09 Penetapan instrumen kearsipan (JRA dll) Terbuka

RT KERUMAHTANGGAAN Kerumahtanggaan

masing-masning Unit Kerja

Peraturan yang berlaku RT.00 Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi

berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya, serta pemeliharaan dan perbaikannya

RT.01 Pengamanan/sekuriti

00 Personil Terbatas

01 Administrasi Terbatas

02 Jadwal piket Terbuka

RT.02 Berkas pelaksanaan pengamanan

kantor/gedung/rumah dinas dan pejabat

Terbatas

RT.03 Telekomunikasi Terbatas

(26)

DE KEAMANAN PERTIMBANGAN RT.04 Pelaksanaan penggunaan peralatan telekomunikasi Terbatas

RT.05 Kebersihan gedung dan taman Terbuka

RT.06 Konsumsi dan akomodasi (termasuk pakaian dinas) Terbuka

RT.07 Perjalanan dinas Terbuka

RT.08 Pengurusan visa/paspor Terbuka

RT.09 Penerimaan tamu Kantor Humas Peraturan yang

berlaku

00 Tamu biasa Terbuka

01 Tamu VIP/VVIP (Presiden, DPR, Menteri dan Pejabat Tinggi lainnya)

Terbuka

02 Tamu asing Terbuka

03 Buku Tamu Terbuka

RT.10 Acara kedinasan

00 Upacara/seremonial Terbuka

01 Pelantikan Terbuka

02 Jamuan makan Terbuka

RT.11 Kegiatan sosial dan keagamaan

00 Bakti sosial Terbuka

01 Wisata dan hiburan Terbuka

02 Keagamaan Terbuka

TI INFORMATIKA/SIM/TIK

TI.00 Perencanaan sistem informasi dan komunikasi Dit Didsi Peraturan yang berlaku

00 Sistem informasi Terbatas

00 SIM kepegawaian Terbatas

01 SIM keuangan Terbatas

02 SIM barang Terbatas

03 SIM persuratan Terbatas

04 SIM akademik Terbatas

05 SIM kearsipan Terbatas

01 Sistem komunikasi Terbatas

TI.01 Pengumpulan dan pengolahan data Terbatas

TI.02 Data base Terbatas

TI.03 Hardware, software, dan netware Terbatas

(27)

KO

PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH TI.04 Design sistem informasi dan komunikasi Terbatas

TI.05 Administrasi keanggotaan/langganan/jaringan Terbatas

TI.06 Evaluasi sistem dan media Terbatas

TI.07 Media Informasi Terbuka

TI.08 Pemeliharaan, perbaikan, penggantian sistem informasi

Terbuka

DL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DitSDM Peraturan yang

berlaku DL.00 Rencana program diklat

00 Rencana kebutuhan Terbuka

01 Kurikulum diklat Terbuka

02 Modul/materi/bahan diklat Terbuka

03 Jadwal/silabus dan panduan fasilitator Terbuka DL.01 Penyelenggaraan diklat

00 Berkas penyelenggaraan diklat mulai dari penentuan peserta diklat, daftar peserta, daftar hadir, daftar pengajar, penilaian dan lain-lain.

Terbuka

DL.02 Laporan/evaluasi diklat Terbuka

DL.03 Buku register peserta/alumni diklat Terbuka

DL.04 Buku nomor ijazah/STTPL Terbatas

DL.05 Administrasi pengiriman peserta diklat

00 Diklat dalam negeri Terbuka

01 Diklat luar negeri Terbuka

DL.06 Administrasi pengiriman pendidikan formal

00 Pendidikan dalam negeri Terbuka

01 Pendidikan luar negeri Terbuka

DL.07 Seminar/lokakarya/temukarya/workshop

00 Penyelenggaraan seminar Terbuka

01 Pengiriman peserta mengikuti seminar Terbuka DL.08 Data dan Sistem Informasi Diklat Terbuka

PG PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN DitRenbang Peraturan yang

berlaku PG.00 Administrasi kegiatan pengkajian dan Terbatas

(28)

DE KEAMANAN PERTIMBANGAN pengembangan, perencanaan, jadwal, penugasan,

surat-surat ijin, dll.

PG.01 Data dan informasi pendidikan Terbuka

00 Pengumpulan data Terbuka

01 Pengolahan data Terbuka

02 Data informasi dan statistik Terbuka

PG.02 Pelaksanaan pengembangan

00 Kurikulum Terbuka

01 Penilaian dan pengujian Terbatas

02 Kebijakan dan inovasi Terbuka

03 Statistik bidang pendidikan Terbuka

PG.03 Hasil pengkajian dan pengembangan

00 Proses sistem pengujian Terbuka

01 Pengembangan kurikulum Terbuka

02 Kebijakan, inovasi pendidikan Terbuka

PG.04 Sosialisasi dan diseminasi hasil pengkajian dan pengembangan

Terbuka PG.05 Bimbingan teknis pengkajian dan pengembangan Terbuka PG.06 Forum komunikasi pengkajian dan pengembangan Terbuka

WS

PENGAWASAN WS.00 Perencanaan

00 Program kerja pemeriksaan tahunan Terbuka 01 Program pembinaan/fasilitasi aparat

pengawasan pendidikan di daerah

Terbuka 02 Program konsultasi dan koordinasi pengawasan

regional

Terbuka 03 Program pemantauan hasil pengawasan dan

pemeriksaan

Terbuka 04 Program AKIP unit kerja di lingkungan Perguruan

Tinggi dan Kopertis

Terbuka WS.01 Administrasi pengawasan meliputi: surat penugasan,

surat pemberitahuan, dll.

Terbuka

(29)

KO

PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH WS.02 Pelaksanaan pengawasan, meliputi keuangan,

manajemen, dan operasional

Terbatas

00 Rutin Terbatas

01 Khusus Terbatas

02 Monitoring Terbatas

WS.03 Laporan

00 Laporan hasil pemeriksaan BPK Terbatas

01 Laporan hasil pemeriksaan BPKP Terbatas 02 Laporan hasil pemeriksaan Itjen Terbatas

03 Laporan pengaduan masyarakat Terbuka

04 Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan tematik

Terbuka 05 Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan

pendidikan

Terbuka 06 Laporan forum konsultasi dan koordinasi

pengawasan

Terbuka 07 Laporan pemutakhiran data / rekonsiliasi Terbuka 08 Laporan hasil studi kebijakan pengawasan

pendidikan

Terbuka 09 Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang

pengawasan

Terbuka 10 Laporan hasil seminar/lokakarya Terbuka 11 Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di

lingkungan Perguruan Tinggi/Kopertis

Terbuka

12 Analisis hasil pengawasan Terbuka

13 Ekspose hasil pengawasan Terbuka

WS.04 Laporan tindak lanjut

WS.05 Administrasi layanan pengawasan eksternal WS.06 Penanganan kasus

00 Berkas tentang pengaduan, keluhan,

ketidakpuasan masyarakat kepada Perguruan Tinggi dan Kopertis serta penyelesaiannya

Terbuka

(30)

KP KEPEGAWAIAN DirSDM Peraturan yang

berlaku KP.00 Pengadaan pegawai

00 Formasi pegawai Terbuka

00 Analisis jabatan Terbuka

01 Analisis dan perencanaan kebutuhan pegawai

Terbuka

02 Evaluasi jabatan Terbuka

03 Standar kompetensi dan kualifikasi Terbuka 04 Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Terbuka

05 Usulan dari unit kerja Terbuka

06 Usulan penerimaan alokasi/formasi Terbuka

07 SK penetapan formasi Terbuka

01 Penerimaan pegawai Terbuka

00 Proses penerimaan Terbuka

00 Pengumuman Terbuka

01 Seleksi administrasi Terbuka

02 Pemanggilan peserta tes Terbuka

03 Pelaksanaan ujian tertulis Terbuka 04 Keputusan hasil ujian tertulis Terbuka

05 Wawancara Terbuka

06 SK penetapan tahap akhir Terbuka

01 Lamaran yang tidak diterima Terbatas

02 Pengangkatan pegawai Terbuka

00 Usul pengangkatan CPNS/PNS Terbuka

00 Berkas lamaran yang diterima Terbuka 01 Surat keterangan hasil screening Terbuka

02 Berkas usul CPNS/PNS Terbuka

01 SK Kolektif Terbatas

02 SK Perorangan Terbatas

03 Pegawai Kontrak IPB Terbatas

KP.01 Mutasi pegawai

00 Kenaikan pangkat pegawai/golongan/jabatan Terbatas 01 Pengangkatan/pemberhentian dalam jabatan Terbatas

(31)

KO

PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH struktural/fungsional

02 Alih tugas, diperbantukan, dipekerjakan: Usul, Nota persetujuan

Terbatas 03 Mutasi keluarga: kawin, cerai, kelahiran anak,

adopsi anak, meninggal dunia

Terbatas

04 Kenaikan gaji berkala Terbatas

KP.02 Pembinaan karir pegawai

00 Prajabatan, diklat, kursus, magang, tugas belajar, ujian dinas, ujian penyesuaian ijazah, ijin belajar, diperbantukan, pegawai berprestasi, dll.

Terbuka

01 Laporan kegiatan, STTPL Terbuka

02 Pembinaan Jabatan Fungsional, Tim Penilai, Pengangkatan Arsiparis

Terbuka

03 Pembinaan Jabatan Struktural Terbuka

04 Peninjauan masa kerja Terbuka

05 DP3 Terbatas

06 Disiplin pegawai Terbatas

00 Daftar hadir, rekap daftar hadir Terbatas 01 Berkas pelanggaran disiplin dan sanksi Rahasia 07 Penyelesaian keberatan pegawai Terbatas KP.03 Administrasi pegawai

00 Cuti Terbatas

00 Cuti diluar tanggungan negara Terbatas 01 Cuti lainnya (cuti tahunan, cuti sakit, cuti

alasan penting, cuti melahirkan, cuti besar)

Terbatas

01 Dokumen identitas pegawai Terbatas

00 Pembuatan

KARPEG/KARIS/KARSU/NIP/NPWP

Terbatas 02 Keanggotaan organisasi profesi /kedinasan

(KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi, Arsiparis, Pustakawan, dll.)

Terbuka

00 Keangotaan parpol, LSM, ormas Terbuka 03 Surat ijin, surat tugas, Surat perjalanan dinas

(DL/LN)

Terbuka