GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 18 TAHUN 2005 TENTANG

GUBERNUR JAWA TIMUR

PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 18 TAHUN 2005

TENTANG

JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

GUBERNUR JAWA TIMUR,

Menimbang :

a. bahwa dengan memperhatikan Surat Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor K26-30/V.2-8/51 tanggal 28 Desember 2004 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pemerintah Propinsi Jawa Timur dan Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor PK.01/69/2005 tanggal 31 Januari 2005 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pemerintah Propinsi Jawa Timur dalam rangka pendayagunaan arsip dan tercapainya ketertiban dan penyusutan arsip serta penyelamatan arsip sebagai bukti nyata, benar dan lengkap di masa lampau, sekarang dan yang akan datang arsip-arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional, sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 dan 5 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip perlu diatur mengenai jangka waktu penyimpanan Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara ;

b. bahwa sehubungan dengan maksud tersebut pada huruf a, perlu menetapkan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara Pemerintah Propinsi Jawa Timur dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur.

Mengingat :

1. Undang-undang Nomor 2 Tahun 1950 tentang Pembentukan Propinsi Jawa Timur juncto Undang-undang Nomor 18 Tahun 1950 tentang Mengadakan Perubahan Undang-undang Tahun 1950 Nomor 2 dari hal Pembentukan Propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Negara Tahun 1950 Nomor 32).

2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964).

3. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890).

4. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4337).

5. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (

Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara

Nomor 3151).

6. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2001 tentang Pembinaan dan Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintah Daerah.

7. Keputusan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 2 tahun 2000 dan Nomor 22 Tahun 2000, tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara.

8. Peraturan Daerah Propinsi Jawa Timur Nomor 41 Tahun 2000 tentang Badan Arsip Propinsi Jawa Timur.

9. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor 106 Tahun 1980 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur.

10. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor 130 Tahun 1992 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR.

Pasal 1

Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan :

1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip atas dasar nilai guna yang terkandung.

2. Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan.

3. Pegawai Negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

4. Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga tertinggi/tinggi negara sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar 1945 dan Pejabat Negara lainnya yang ditentukan oleh Undang-undang.

5. Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier orang perseorangan, pegawai di lembaga- lembaga dan Badan-Badan Pemerintah.

6. Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah arsip mengenai perjalanan karier Pegawai Negeri Sipil yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh pejabat yang berwenang.

7. Data Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan Pegawai Negeri Sipil yang disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dan instansi yang bersangkutan.

8. Satuan Organisasi adalah Biro, Dinas, Badan, Kantor dan Sekretariat Dewan di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur.

Pasal 2

Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur sebagaimana tercantum dalam Lampiran.

Pasal 3

Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, dipakai sebagai pedoman

Negara di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur.

Pasal 4

Setiap satuan unit organisasi dalam lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur dalam melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 berpedoman pada ketentuan-ketentuan Peraturan ini.

Pasal 5

Pelaksanaan pemusnahan arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 yang retensinya 10 tahun atau lebih ditetapkan oleh Gubernur Jawa Timur atau pejabat yang ditunjuk setelah mendengar pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang dibentuk olehnya serta memperhatikan pendapat dari Kepala Badan Kepegawaian Negara.

Pasal 6

Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Propinsi Jawa Timur.

Ditetapkan di Surabaya Pada tanggal 11 Mei 2005

UR JAWA TIMUR

MAM UTOMO

DIUNDANGKAN DALAM BERITA DAERAH

PROPINSI JAWA TIMUR TGL. 11-5-2005 No. 18 Th. 2005 / E1

LAMPIRAN PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR : 18 TAHUN 2005

TANGGAL : 11 MEI 2005 JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN

PEJABAT NEGARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR.

JANGKA WAKTU SIMPAN NO. JENIS ARSIP

AKTIF IN AKTIF

KETERANGAN

1 2 3 4 5

1.

2.

Formasi Pegawai a. Usulan dari unit kerja b. Usulan permintaan alokasi c. SK Penetapan Formasi Penerimaan Pegawai

a. Proses Penerimaan Pegawai meliputi : - Pengumuman

- Seleksi administrasi - Pemanggilan peserta test - Pelaksanaan ujian tertulis - Keputusan hasil ujian/test - Wawacara / litsus

- Penetapan tahap akhir

1 Tahun, setelah tahun anggaran 2 Tahun, setelah tahun anggaran 2 Tahun, setelah tahun anggaran

2 Tahun, setelah tahun anggaran

2 Tahun 3 Tahun 3 Tahun

2 Tahun

Musnah Musnah Musnah

Musnah

JANGKA WAKTU SIMPAN NO. JENIS ARSIP

AKTIF IN AKTIF

KETERANGAN

1 2 3 4 5

3.

4.

b. Lamaran yang tidak diterima c. Bio data dan LJK hasil seleksi Pengangkatan Pegawai

a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS - Berkas lamaran diterima

- Surat keterangan hasil penelitian/screening - Berkas usulan CPNS/PNS

b. SK Kolektif c. SK Perseorangan

Pembinaan Karier Pegawai

a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/ Ijin Belajar Pegawai

- Surat Perintah / Surat Tugas / SK / Surat Izin - Laporan Kegiatan

- STTPL

1 Tahun, setelah tahun anggaran 1 Tahun, setelah SK CPNS

1 Tahun, setelah SK Terbit

2 Tahun, setelah tahun anggaran -

1 Tahun, setelah SK terbit 1 Tahun, setelah SK terbit

-

- -

2 Tahun

3 Tahun -

2 Tahun 2 Tahun

-

Musnah Musnah

Musnah kecuali lamaran masuk berkas perorangan

Musnah Masuk berkas perseorangan

Musnah Musnah Masuk berkas perseorangan

JANGKA WAKTU SIMPAN NO. JENIS ARSIP

AKTIF IN AKTIF

KETERANGAN

1 2 3 4 5

5.

6.

b. Peninjauan Masa Kerja

c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)

d. Penetapan Angka Kredit e. Disiplin Pegawai

- Daftar Hadir

- Rekapitulasi Daftar Hadir - Berkas Pelanggaran Disiplin

Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai

Mutasi Pegawai

a. Alih Tugas/Diperbantukan/Dipekerjakan - Usulan

- Nota Persetujuan b. Mutasi b. Mutasi Keluarga (Nikah.Anak.Cerai)

- Surat Nikah / Cerai - Akte Kelahiran Anak

1 Tahun, setelah SK terbit 1 Tahun, setelah SK terbit

1 Tahun anggaran berjalan 1 Tahun anggaran berjalan

1 Tahun, setelah memperoleh keputusan tetap

1 Tahun, setelah SK Terbit

-

1 Tahun, setelah diperbaharui

2 Tahun 3 Tahun

2 Tahun 2 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

- 2 Tahun

Musnah Musnah

Musnah Musnah

Musnah

Musnah

Masuk Berkas Perseorangan Masuk Berkas Perseorangan

JANGKA WAKTU SIMPAN NO. JENIS ARSIP

AKTIF IN AKTIF

KETERANGAN

1 2 3 4 5

7.

c. Kenaikan Gaji Berkala

d. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan

e. Proses Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional

Administrasi Pegawai

a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (Dalam Negeri dan Luar Negeri) b. Cuti Diluar Tanggungan Negara c. Cuti besar

d. Cuti Lainnya

e. Dokumentasi Identitas Pegawai

-Pembuatan Karpeg/Karis/Karsu dan Bukti Diri/NIP

-Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan (KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi, MSI, Arsiparis, dll)

- Keanggotaan Parpol / ORMAS / LSM -KP4/LP2P

1 Tahun, setelah SK terbit 1 Tahun, setelah SK terbit 1 Tahun, setelah SK terbit

1 Tahun, setelah pelaksanaan

1 Tahun, setelah SK terbit 1 Tahun, setelah SK terbit 1 Tahun, setelah pelaksanaan 1 Tahun, setelah identitas terbit

2 Tahun 2 Tahun 2 Tahun

2 Tahun

2 Tahun setelah pelaksanaan

5 Tahun 2 Tahun 2 Tahun

Musnah Musnah Musnah

Musnah

Masuk Berkas Perseorangan

Musnah Musnah Musnah

JANGKA WAKTU SIMPAN NO. JENIS ARSIP

AKTIF IN AKTIF

KETERANGAN

1 2 3 4 5

8.

9.

10.

11.

12.

Kesejahteraan Pegawai

a. Layanan Pemeliharaan Kesehatan pegawai b. Layanan Asuransi Pegawai

c. Layanan Tabungan Perumahan

d. Bantuan Dinas / Layanan Bantuan Sosial

e. Layanan Olahraga dan Rekreasi Layanan Beras / Pakaian Dinas

Poses Pemberhentian Pegawai / Pensiun

Keputusan Pemberhentian Pegawai / Pensiun

Perselisihan / Sengketa Kepegawaian

Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan

1 Tahun, setelah tahun anggran

1 Tahun, setelah SK terbit 1 Tahun anggaran

1 Tahun, setelah memperoleh Keputusan yang bersifat teteap

1 Tahun, setelah SK terbit

2 Tahun

2 Tahun -

2 Tahun setelah hak dan kewajibannya habis

2 Tahun

Musnah

Musnah

Masuk Berkas Perseorangan

Dinilai kembali, kecuali SK penetapan masuk berkas perseorangan

Masuk berkas perseorangan

JANGKA WAKTU SIMPAN NO. JENIS ARSIP

AKTIF IN AKTIF

KETERANGAN

1 2 3 4 5

13.

14.

15.

Data Kepegawaian

Dokumentasi Kepegawaian

Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil antara lain

a. Lamaran

b. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN . c. SK. Pengangkatan CPNS .

d.Hasil Pengujian Kesehatan . e. SK. Pengangkatan PNS f. SK. Kenaikan Pangkat

g. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas / Menduduki Jabatan / Surat Pernyataan Pelantikan

h. SK. Pengangkatan Dalam atau

Pemberhentian dari Jabatan Struktural / Fungsional

i. SK. Perpindahan Wilayah Kerja j. SK. Perpindahan Antar Instansi . k. SK. Peninjauan Masa Kerja

1 Tahun, setelah tahun anggran 1 Tahun, setelah pensiun

1 Tahun, setelah berhenti/pensiun

2 Tahun

Sampai hak dan kewajibannya habis

2 Tahun setelah hak dan kewajibannya habis

Musnah

Masuk berkas perseorangan

Musnah, kecuali tokoh nasional atau pejabat Eselon I, II

atau Eselon lain yang ditentukan oleh

Instansi secara Individual atau

Pegawai Negeri setingkat Golongan Ruang IV/d dan IV/e serta orang perseorangan yang

terlibat dalam kasus/

peristiwa berskala nasional

JANGKA WAKTU SIMPAN NO. JENIS ARSIP

AKTIF IN AKTIF

KETERANGAN

1 2 3 4 5

I. SK. Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) m. Berita Acara Pemeriksaan

n. SK. Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS

o. SK. Perbantuan Kepala Daerah Otonomi / Instansi lain

p. SK. Penarikan Kembali dari Perbantuan q. SK. Pemberian Uang Tunggu

r. SK. Pemberhentian sebagai PNS s. SK. Pemberhentian Sementara

t. SK. Pengangkatan / Pemberhentian Sebagai Pejabat Negara

u. SK. Pembebasan dari Jabatan Organik karena Diangkat sebagai Pejabat Negara v. SK. Pengalihan PNS

w. SK. Pernyataan Hilang

x. SK. Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang y. SK. Penggantian Nama

z. SK. Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran

JANGKA WAKTU SIMPAN NO. JENIS ARSIP

AKTIF IN AKTIF

KETERANGAN

1 2 3 4 5

aa. SK. Pensiun

bb. Isian Formulir PUPNS

cc. Berita Acara Pengambilan Sumpah /janji PNS dan Jabatan

dd. Surat Ijin Menjadi Anggota Parpol/ORMAS/LSM ee. Surat Pencabutan Ijin menjadi Anggota Parpol ff. Surat Keterangan Meninggal Dunia / Hilang gg. Surat Keterangan Mutasi Keluarga

hh. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan ii. Penetapan Angka Kredit

jj. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus kk. Surat Pemberitahuan Kenaikan gaji Berkala II. Surat Tugas / Ijin Belajar Dalam / Luar Negeri mm. Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri

nn. Kartu Induk PNS oo. Ijasah / Sertifikat

JANGKA WAKTU SIMPAN NO. JENIS ARSIP

AKTIF IN AKTIF

KETERANGAN

1 2 3 4 5

16.

17.

pp. SK. Penempatan/Penarikan Pegawai

qq. SK. Pengangakatan pada jabatan Kedinasan di Luar Instansi rr. SK. Pertimbangan Status PNS

ss. SK. Persetujuan/Penugasan kembali Cuti Di Luar Tanggungan Negara

tt. Surat Keterangan pengunduran diri/

diberhentikan sebagai PNS karena menjadi pengurus/anggota Parpol

Berkas Perseorangan Pejabat Negara a. Gubernur dan Wakil Gubernur.

b. Bupati, Wakil Bupati / Walikota dan Wakil Walikota

Berkas Perseorangan Pejabat lainnya

a. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota DPRD, dan Ketua Wakil Ketua, Anggota

Komisi/Panja/Pansus DPRD

b. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota KPUD c. Ketua KONI Propinsi

1 Tahun, setelah berhenti / pensiun

1 Tahun, setelah berhenti dari jabatan

2 Tahun, setelah hak dan kewajibannya habis

9 Tahun, setelah hak dan kewajibannya habis

Permanen

Permanen

JANGKA WAKTU SIMPAN NO. JENIS ARSIP

AKTIF IN AKTIF

KETERANGAN

1 2 3 4 5

d. Ketua HAM Propinsi

e. Ketua Kwartir Pramuka Propinsi f. Ketua PMI Propinsi

UR JAWA TIMUR

MAM UTOMO

DIUNDANGKAN DALAM BERITA DAERAH

PROPINSI JAWA TIMUR TGL. 11-5-2005 No. 18 Th. 2005 / E1