B U P A T I P A C I T A N P R O V I N S I JAWA T I M U R P E R A T U R A N B U P A T I P A C I T A N
NOMOR 5 8 TAHUN 2 0 1 9 T E N T A N G
URAIAN T U G A S , F U N G S I UNIT K E A R S I P A N DAN UNIT P E N G O L A H P E R A N G K A T D A E R A H P E M E R I N T A H K A B U P A T E N PACITAN
DENGAN R A H M A T TUHAN Y A N G MAHA E S A B U P A T I PACITAN,
b a h w a u n t u k m e n j a m i n t e r w u j u d n y a k e t e r a t u r a n penyelenggaraan kearsipan d a n pengelolaan arsip d i n a m i s secara b a i k , benar, efektif d a n efisien serta a k u n t a b e l , d i setiap Perangkat Daerah K a b u p a t e n Pacitan, perlu d i a t u r adanya u r a i a n tugas d a n fungsi U n i t Kearsipan Perangkat Daerah;
b a h w a berdasarkan p e r t i m b a n g a n sebagaimana d i m a k s u d pada h u r u f a, perlu m e n e t a p k a n Peraturan B u p a t i t e n t a n g U r a i a n Tugas, F u n g s i U n i t Kearsipan d a n U n i t Pengolah Perangkat Daerah Pemerintah K a b u p a t e n Pacitan;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 T a h u n 2009 t e n t a n g Kearsipan (Lembaran Negara R e p u b l i k Indonesia T a h u n 2009 Nomor
152 T a m b a h a n Lembaran Negara Nomor 5071);
2. U n d a n g - U n d a n g Nomor 23 T a h u n 2014 t e n t a n g Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia T a h u n 2 0 1 4 Nomor 125 T a m b a h a n Lembaran Negara Nomor 4437) sebagaimana telah d i u b a h beberapa k a l i t e r a k h i r dengan U n d a n g - U n d a n g Nomor 9 T a h u n 2015 t e n t a n g Perubahan Kedua Atas U n d a n g - U n d a n g Nomor 23 T a h u n 2014 t e n t a n g Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara R e p u b l i k Indonesia T a h u n 2015 Nomor 5 8 , T a m b a h a n Lembaran Negara Republik Indonesia T a h u n 2015 Nomor 5679);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 2 8 T a h u n 2012 t e n t a n g Pelaksanaan U n d a n g - U n d a n g Nomor 43 T a h u n 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara T a h u n 2012 Nomor 53 T a m b a h a n Lembaran Negara Nomor 5286);
4. Peraturan M e n t e r i D a l a m Negeri Nomor 78 T a h u n 2012 t e n t a n g Tata Kearsipan d i L i n g k u n g a n Kementerian D a l a m Negeri d a n Pemerintah Daerah;
Menimbang : a.
b.
5. Peraturan B u p a t i Nomer 23 T a h u n 2006 Tentang Tata Kearsipan Pemerintah K a b u p a t e n Pacitan sebagaimana telah beberapa k a l i d i u b a h t e r a k h i r dengan Peraturan B u p a t i Nomor 8 7 T a h u n 2 0 1 6 (Berita Daerah K a b u p a t e n Pacitan T a h u n 2016 Nomor 87);
M E M U T U S K A N :
Menetapkan : P E R A T U R A N B U P A T I T E N T A N G URAIAN T U G A S , F U N G S I UNIT K E A R S I P A N DAN UNIT P E N G O L A H P E R A N G K A T D A E R A H P E M E R I N T A H K A B U P A T E N PACITAN.
B A B I
K E T E N T U A N UMUM Pasal 1
D a l a m Peraturan i n i , y a n g d i m a k s u d dengan : 1. Daerah adalah K a b u p a t e n Pacitan.
2. K a b u p a t e n a d a l a h K a b u p a t e n Pacitan.
3. Pemerintah K a b u p a t e n a d a l a h Pemerintah K a b u p a t e n Pacitan.
4. B u p a t i adalah B u p a t i Pacitan.
5. Perangkat Daerah adalah D i n a s , B a d a n , Inspektorat, Sekretariat u n s u r p e m b a n t u B u p a t i d a n DPRD d a l a m penyelenggaraan Pemerintahan daerah.
6. Arsip adalah r e k a m a n kegiatan a t a u peristiwa d a l a m berbagai b e n t u k d a n media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi d a n k o m u n i k a s i y a n g d i b u a t d a n d i t e r i m a oleh lembaga negara, p e m e r i n t a h a n daerah,
lembaga p e n d i d i k a n , p e r u s a h a a n , organisasi p o l i t i k , organisasi kemasyarakatan, d a n perseorangan d a l a m pelaksanaan k e h i d u p a n bermasyarakat, berbangsa, d a n bemegara.
7. Kearsipan a d a l a h h a l - h a l y a n g b e r k e n a a n dengan arsip.
8. Penyelenggaraan kearsipan a d a l a h k e s e l u r u h a n kegiatan m e l i p u t i kebijakan, p e m b i n a a n kearsipan, d a n pengelolaan arsip d a l a m s u a t u sistem kearsipan nasional y a n g d i d u k u n g oleh sumber daya m a n u s i a , prasarana d a n sarana, serta s u m b e r daya l a i n n y a .
9. Pengelolaan arsip d i n a m i s a d a l a h k e s e l u r u h a n proses pengendalian arsip d i n a m i s secara efektif d a n sistematis y a n g m e l i p u t i penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, d a n p e n y u s u t a n .
10. Pencipta arsip adalah p i h a k y a n g m e m p u n y a i k e m a n d i r i a n d a n otoritas d a l a m pelaksanaan tugas, fungsi, d a n tanggung j a w a b d i bidang pengelolaan
£u-sip d i n a m i s p a d a p e m e r i n t a h Kabupaten.
1 1 . Pemimpin pencipta arsip adalah kepala organisasi perangkat daerah.
12. Lembaga kearsipan Daerah y a n g selanjutnya d i s i n g k a t LKD adalah lembaga y a n g m e m i l i k i tugas, fungsi, d a n tanggung j a w a b d i b i d a n g pengelolaan arsip
statis d a n p e m b i n a a n kearsipan d i Kabupaten.
13. U n i t kearsipan adalah u n i t kerja pada organisasi perangkat daerah y a n g m e m p u n y a i fungsi d a n t a n g g u n g j a w a b d a l a m penyelenggaraan kearsipan.
14. U n i t pengolah adalah s a t u a n kerja p a d a pencipta arsip y a n g m e m p u n y a i fungsi d a n tanggung j a w a b mengolah semua arsip y a n g b e r k a i t a n dengan kegiatan penciptaan arsip d i l i n g k u n g a n n y a .
15. Naskah dinas adalah i n f o r m a s i tertulis sebagai a l a t k o m u n i k a s i kedinasan y a n g d i b u a t d a n a t a u d i k e l u a r k a n oleh pejabat y a n g berwenang d i l i n g k u n g a n p e m e r i n t a h K a b u p a t e n .
16. Arsip adalah r e k a m a n kegiatan a t a u peristiwa d a l a m berbagai b e n t u k d a n media sesuai dengan perkembangan teknologi i n f o r m a s i d a n k o m u n i k a s i y a n g d i b u a t d a n d i t e r i m a oleh lembaga negara, p e m e r i n t a h a n daerah,
lembaga p e n d i d i k a n , p e r u s a h a a n , organisasi p o l i t i k , organisasi kemasyarakatan, d a n perseorangan d a l a m pelaksanaan k e h i d u p a n bermasyarakat, berbangsa, d a n bemegara.
17. Arsip d i n a m i s adalah arsip y a n g d i g u n a k a n secara l a n g s u n g d a l a m kegiatan pencipta arsip d a n d i s i m p a n selama j a n g k a w a k t u t e r t e n t u .
18. Arsip v i t a l adalah arsip y a n g keberadaannya m e r u p a k a n persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, t i d a k dapat d i p e r b a r u i , d a n t i d a k t e r g a n t i k a n apabila m s a k a t a u h i l a n g .
19. Arsip Aset a d a l a h Informasi mengenai sumber daya e k o n o m i y a n g d i k u a s a i d a n / a t a u d i m i l i k i oleh p e m e r i n t a h m a u p u n p e m e r i n t a h daerah sebagai a k i b a t d a r i peristiwa m a s a l a l u d a n d a r i m a n a manfaat e k o n o m i d a n a t a u sosial d i masa depan d i h a r a p k a n b a i k oleh p e m e r i n t a h daerah m a u p u n masyarakat serta dapat d i u k u r d a l a m s a t u a n u a n g , t e r m a s u k sumberdaya n o n keuangan y a n g d i p e r l u k a n u n t u k penyediaan j a s a bagi masyarakat u m u m d a n s u m b e r daya y a n g dipelihara k a r e n a sejarah d a n budaya.
2 0 . Arsip teijaga adalah arsip negara y a n g b e r k a i t a n dengan keberadaan d a n kelangsungan h i d u p bangsa d a n negara y a n g h a m s dijaga k e u t u h a n , k e a m a n a n , d a n keselamatannya.
2 1 . Arsip a k t i f adalah arsip y a n g frekuensi penggunaannya tinggi bagi kepentingan i n s t a n s i pencipta.
2 2 . Arsip i n a k t i f a d a l a h arsip y a n g frekuensi penggunaannya telah m e n u m n . 2 3 . Arsip statis adalah arsip y a n g d i h a s i l k a n oleh pencipta arsip k a r e n a m e m i l i k i
n i l a i g u n a kesejarahan, telah habis masa retensinya, d a n berketerangan d i p e r m a n e n k a n y a n g telah diverifikasi b a i k secara l a n g s u n g m a u p u n t i d a k l a n g s u n g oleh Arsip Nasional Republik Indonesia d a n / a t a u lembaga kearsipan.
24. Penciptaan arsip adalah kegiatan p e m b u a t a n d a n penerimaan arsip.
2 5 . Pemberkasan arsip a d a l a h penempatan arsip a k t i f ke d a l a m s u a t u h i m p u n a n y a n g t e r s u s u n sistematis d a n logis sesuai dengan k o n t e k s kegiatannya
sehingga menjadi s a t u berkas k a r e n a m e m i l i k i h u b u n g a n informasi, kesamaan j e n i s a t a u kesamaan m a s a l a h d a r i s u a t u u n i t kerja.
2 6 . Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga k e u t u h a n , k e a m a n a n , d a n keselamatan arsip b a i k fisik m a u p u n informasinya.
2 7 . Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan d a n penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip y a n g berhak.
28. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan j u m l a h arsip dengan cara p e m i n d a h a n arsip i n a k t i f d a r i u n i t pengolah ke u n i t kearsipan, p e m u s n a h a n arsip y a n g t i d a k m e m i l i k i n i l a i g u n a , d a n penyerahan arsip statis kepada lembaga k e a r s i p a n .
29. Daftar arsip a k t i f adalah sebuah daftar y a n g t e r d i r i atas daftar berkas d a n daftar isi berkas.
30. Daftar berkas adalah daftar y a n g s e k u r a n g - k u r a n g n y a m e m u a t informasi t e n t a n g u n i t pengolah, n o m o r berkas, kode klasifikasi, u r a i a n informasi berkas, k u r u n w a k t u , j u m l a h d a n keterangan berkas.
3 1 . Daftar i s i berkas adalah sebuah daftar y a n g s e k u r a n g - k u r a n g n y a m e m u a t informasi t e n t a n g n o m o r berkas, n o m o r i t e m arsip, kode klasifikasi, u r a i a n informasi arsip, tanggal, j u m l a h d a n keterangan.
32. Daftar arsip i n a k t i f adalah sebuah daftar y a n g s e k u r a n g - k u r a n g n y a m e m u a t pencipta arsip, u n i t pengolah, n o m o r arsip, kode klasifikasi, u r a i a n informasi arsip, k u r u n w a k t u , j u m l a h , d a n keterangan.
3 3 . Daftar arsip terjaga adalah sebuah daftar y a n g s e k u r a n g - k u r a n g n y a m e m u a t informasi t e n t a n g pencipta arsip, u n i t pengolah, n o m o r arsip, klasifikasi, u r a i a n informasi, k u r u n w a k t u , j u m l a h d a n keterangan.
3 4 . J a d w a l Retensi Arsip y a n g selanjutnya disingkat JRA adalah daftar y a n g berisi s e k u r a n g - k u r a n g n y a j a n g k a w a k t u p e n y i m p a n a n a t a u retensi, j e n i s
£irsip, d a n keterangan y a n g berisi rekomendasi t e n t a n g penetapan s u a t u j e n i s arsip d i m u s n a h k a n , d i n i l a i k e m b a l i , a t a u d i p e r m a n e n k a n y a n g d i p e r g u n a k a n sebagai pedoman p e n y u s u t a n d a n penyelamatan arsip.
3 5 . Pemindahan arsip adalah kegiatan m e m i n d a h k a n arsip a k t i f d a r i u n i t pengolah ke u n i t kearsipan berdasarkan k e t e n t u a n y a n g t e r t u a n g d a l a m j a d w a l retensi arsip pencipta arsip.
3 6 . Pemusnahan arsip adalah kegiatan m e m u s n a h k a n arsip y a n g t i d a k m e m i l i k i n i l a i guna, telah h a b i s masa retensinya d a n berketerangan d i m u s n a h k a n berdasarkan j a d w a l retensi arsip, t i d a k ada p e r a t u r a n u n d a n g - u n d a n g y a n g melarang, d a n t i d a k b e r k a i t a n dengan penyelesaian proses s u a t u perkara.
3 7 . Penilaian arsip adalah proses m e n e n t u k a n j a n g k a w a k t u s i m p a n d a n nasib a k h i r arsip d i l i h a t d a r i aspek tugas d a n s u b s t a n s i informasinya, serta k a r a k t e r i s t i k fisik/nilai i n s t r i n s i k n y a y a n g d i l a k u k a n m e l a l u i l a n g k a h - l a n g k a h t e k n i s p e n g a t u r a n secara sistematis d a l a m u n i t - u n i t informasi.
3 8 . Penyerahan arsip statis a d a l a h proses penyerahan arsip statis d a r i lembaga negara, organisasi perangkat daerah, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, lembaga p e n d i d i k a n , d a n perusahaan yang memperoleh anggaran negara d a n / a t a u b a n t u a n l u a r negeri kepada lembaga kearsipan.
B A B I I
M A K S U D DAN T U J U A N P a s a l 2
(1) M a k s u d Peraturan B u p a t i i n i a d a l a h u n t u k m e m b e r i k a n p a n d u a n kepada Perangkat Daerah d a l a m m e l a k s a n a k a n fungsi penyelenggaraan kearsipan d a n pengelolaan cirsip d i n a m i s .
(2) T u j u a n Peraturan B u p a t i i n i a d a l a h :
a. m e n j a m i n setiap Perangkat Daerah m a m p u m e n c i p t a k a n , mengelola, memelihara, m e n g a m a n a k a n , m e n y u s u t k a n d a n mendayagunaan arsip d i n a m i s secara baik, benar d a n d a p a t dipertanggungjawabkan d i h a d a p a n h u k u m ; d a n
b. m e n j a m i n efektifitas d a n efisinsi penyelenggaraan kearsipan d a n pengelolaan arsip d i n a m i s d i setiap Perangkat Daerah.
B A B I I I
K E D U D U K A N UNIT K E A R S I P A N Pasal 3
(1) K e d u d u k a n u n i t kearsipan berada disetiap Perangkat Daerah.
(2) U n i t kearsipan sebagaimana d i m a k s u d pada ayat (1) t e r d i r i d a r i : a. U n i t kearsipan I ; d a n
b. U n i t kearsipan I I .
P a s a l 4
(1) U n i t kearsipan I sebagaimana d i m a k s u d pada Pasal 3 ayat (2) h u r u f a berada d i lembaga kearsipan Daerah d a n d i l a k s a n a k a n oleh u n i t kerja y a n g bertugas mengelola arsip i n a k t i f Perangkat Daerah.
(2) U n i t kearsipan I I sebagaimana d i m a k s u d pada Pasal 3 ayat (2) h u r u f b adalah:
a. Sekretariat a t a u t a t a u s a h a Perangkat Daerah;
b. Bagian u m u m p a d a sekretariat daerah Kabupaten; d a n c. Bagian u m u m pada sekretariat DPRD.
(3) U n i t Kearsipan I I adalah u n i t y a n g m e m b i n a , mengelola d a n m e n y i m p a n arsip i n a k t i f d i l i n g k u n g a n pencipta arsip y a n g d i l a k s a n a k a n oleh Sekretariat/Bagian y a n g m e n a n g a n i u r u s a n t a t a u s a h a p a d a Perangkat Daerah;
BAB I V
T U G A S DAN F U N G S I UNIT K E A R S I P A N Pasal 5
(1) U n i t kearsipan I sebagaimana d i m a k s u d pada ayat 4 ayat (1) m e m i l i k i tugas pengelolaan arsip i n a k t i f Perangkat Daerah y a n g masa s i m p a n n y a p a l i n g sedildt 10 t a h u n .
(2) U n t u k m e n j a l a n k a n tugas sebagaimana d i m a k s u d d a l a m ayat (1) u n i t kearsipan I m e m i l i k i f u n g s i :
a. m e n e r i m a p e m i n d a h a n arsip i n a k t i f d a r i u n i t kearsipan I I ;
b. mengelola, m e n y i m p a n d a n memelihara arsip i n a k t i f Perangkat Daerah y a n g d i p i n d a h k a n ke u n i t k e a r s i p a n 1;
c. m e n g a m a n k a n copy arsip v i t a l d a n arsip aset Perangkat Daerah y a n g d i p i n d a h k a n ke u n i t kearsipan I ;
d . m e l a k u k a n penilaian arsip h a s i l p e m i n d a h a n bersama Perangkat Daerah pencipta arsip;
e. mengkoordinasi p e m u s n a h a n arsip i n a k t i f h a s i l p e m i n d a h a n ;
f. mengkoordinasi pelaksanaan penyerahan arsip statis h a s i l p e m i n d a h a n ; g. menyediaan a l a t t e m u b a l i k arsip i n a k t i f u n t u k kepentingan pelayanan
informasi/arsip;
h . mengevaluasi, mengendalikan d a n m e l a p o r k a n pelaksanaan pengelolaan arsip i n a k t i f Perangkat Daerah h a s i l p e m i n d a h a n .
P a s a l 6
(1) U n i t kearsipan I I sebagaimana d i m a k s u d pada Pasal 4, ayat (2) m e m i l i k i tugas perencanaan, pengorganisasian, p e m b i n a a n , pengendalian penyelenggaraan kearsipan d a n pengelolaeui arsip d i n a m i s , pengolahan d a n penyajian arsip menjadi i n f o r m a s i serta pengelolaan arsip i n a k t i f y a n g masa s i m p a n n y a k u r a n g d a r i 10 T a h u n .
(2) U n t u k m e n j a l a n k a n tugas sebagaimana d i m a k s u d d a l a m ayat (1) u n i t kearsipan I I m e m i l i k i fungsi:
a. m e n y u s u n p r o g r a m kerja penyelenggaraan kearsipan d a n pengelolaan arsip d i n a m i s ;
b. menyediakan p e t u n j u k t e k n i s pengelolaan arsip d i n a m i s y a n g d i p e r l u k a n ; c. m e l a k u k a n registrasi d a n m e n d i s t r i b u s i arsip d i n a m i s y a n g d i c i p t a k a n ; d . mengendalikan p e m i n d a h a n arsip i n a k t i f d a r i u n i t pengolah ;
e. mengelola arsip i n a k t i f , arsip asset d a n arsip v i t a l h a s i l p e m i n d a h a n ;
f. m e m b u a t daftar arsip u m u m , arsip aset, arsip v i t a l d a n a t a u arsip terjaga;
g. mengolah d a n m e n y a j i k a n arsip d i n a m i s m e n j a d i informasi;
h . m e l a k u k a n p e m u s n a h a n arsip y a n g m a s a s i m p a n n y a k u r a n g d a r i 10 t a h u n ;
i . m e l a k u k a n digitalisasi a t a u a l i h media arsip y a n g b e m i l a g u n a tinggi;
j . mengotentikasi arsip h a s i l digitalisasi a t a u a l i h media d a n r e p r o d u k s i ;
k. m e m b e r i k a n l a y a n a n p e m i n j a m a n arsip d a n i n f o r m a s i kepada pengguna y a n g berhak;
I . m e l a l u k a n penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan Kabupaten;
m . m e m b i n a pengelolaan arsip d i n a m i s ;
n . menyediakan fasilitas penyelenggraaan kearsipan d a n pengelolaan arsip d i n a m i s ;
0. menyerahkan arsip i n a k t i f ke u n i t kearsipan I ; d a n
p. m e l a p o r k a n penyelenggaraan kearsipan d i n a m i s sesuai tugas d a n fungsi.
P a s a l 7
Tugas pengolahan arsip d a n penyajian arsip menjadi informasi sebagaimana d i m a k s u d p a d a Pasal 5 ayat (1) d a n Pasal 6 ayat (1) m e l i p u t i u n s u r :
a. pengidentifikasian arsip-arsip y a n g t e r b u k a a t a u t e r t u t u p u n t u k p u b l i k ; b. penginventarisasian arsip-arsip y a n g t e r b u k a a t a u t e r t u t u p u n t u k p u b l i k ; c. pengaturan mekanisme d a n t a t a cara pengolahan arsip menjadi informasi;
d. p e n g a t u r a n mekanisme d a n prosedur m e n d a p a t k a n informasi p u b l i k ; d a n e. pengaturan akses d a n k e a m a n a n informasi p u b l i k .
U n t u k m e n j a l a n k a n tugas pengolahan arsip d a n penyajian informasi, u n i t kearsipan dapat m e m b e n t u k tim kerja y a n g d i t e t a p k a n oleh kepala Perangkat Daerah dengan keanggotaan m i n i m a l melibatkgui setiap u n s u r pejabat/staf u n i t pengolah.
Pasal 8
PembinaEin pengelolaan arsip d i n a m i s sebagaimana d i m a k s u d d a l a m Pasal 6 ayat (1) d a n Pasal 6 ayat (2) h u r u f m d i l a k s a n a k a n oleh u n i t kearsipan 11 terhadap u n i t pengolah.
Pembinaan sebagaimana d i m a k s u d p a d a Pasal 6 ayat (2) h u r u f m m e n y a n g k u t aspek:
a. penciptaan arsip d i n a m i s ; b. penggunaan arsip d i n a m i s ;
c. pemeliharaan arsip d i n a m i s ; d a n d . p e n y u s u t a n arsip d i n a m i s .
D a l a m m e l a k s a n a k a n p e m b i n a a n u n i t kearsipan I I dapat m e l i b a t k a n d a n bekerjasama dengan lembaga k e a r s i p a n Daerah.
P a s a l 9
Pembinaan penciptaan arsip d i n a m i s sebagaimana d i m a k s u d pada Pasal 8 ayat (2) h u r u f a m e l i p u t i u n s u r ;
a. p e m b u a t a n d a n penerimaan n a s k a h dinas;
b. p e n u l i s a n kode n a s k a h dinas;
c. legalisasi n a s k a h dinas;
d . penggunaan kertas u n t u k n a s k a h dinas;
e. penggunaan stempel dinas;
f. penggunaan amplop dinas;
g. pencatatan n a s k a h dinas m a s u k d a n keluar;
h . penomoran n a s k a h d i n a s m a s u k d a n keluar;
1. pemberian p a r a f d a n kewenangan penandatanganan n a s k a h dinas; d a n j . Pemanfaatan teknologi i n f o r m a s i d a n k o m u n i k a s i d a l a m penciptaan arsip
d i n a m i s .
Pembinaan penggunaan arsip d i n a m i s sebagaimana d i m a k s u d p a d a Pasal 8 ayat (2) h u r u f b m e l i p u t i u n s u r :
a. penyediaan arsip d i n a m i s bagi k e p e n t i n g a n p e n g u n a y a n g berhak;
b. pengolahan d a n penyajian arsip m e n j a d i informasi;
c. penerapan sistem klasifikasi k e a m a n a n d a n akses arsip;
d . t a t a cara p e m b u a t a n daftar arsip, daftar berkas d a n daftar i s i berkas; d a n e. p e n d o k u m e n t a s i a n penggunaan arsip d i n a m i s .
(3) Pembinaan pemeliharaan arsip d i n a m i s sebagaimana d i m a k s u d p a d a Pasal 8 ayat (2) h u r u f c m e l i p u t i u n s u r :
a. penjagaan k e o t e n t i k a n , k e u t u h a n , k e a m a n a n d a n keselamatan arsip;
b. pelaksanaan pemeliharaan arsip vital, arsip d i n a m i s b a i k y a n g t e r m a s u k d a l a m kategori arsip terjaga m a u p u n arsip u m u m ;
c. t a t a cara pemberkasan, penataan, d a n p e n y i m p a n a n arsip d i n a m i s ; d a n d . t a t a cara pelaksanaan a l i h media arsip.
(4) Pembinaan p e n y u s u t a n arsip d i n a m i s sebagaimana d i m a k s u d p a d a Pasal 8 ayat (2) h u r u f d m e l i p u t i u n s u r :
a. mekanisme d a n prosedur p e m i n d a h a n arsip i n a k t i f d a r i u n i t pengolah ke u n i t kearsipan I I ke u n i t kearsipan I ;
b. mekanisme d a n prosedur p e m u s n a h a n arsip y a n g t i d a k b e m i l a i g u n a ; c. penyeleksian d a n penilaian arsip d i n a m i s ;
d . p e m b u a t a n daftar arsip d i n a m i s y a n g a k a n d i p i n d a h k a n ; e. p e m b u a t a n daftar arsip d i n a m i s y a n g a k a n d i m u s n a h k a n ; f. p e m b u a t a n berita acara p e m i n d a h a n , p e m u s n a h a n ;
g. penggunaan d a n pemanfaatan JRA; d a n h . p e n d o k u m e n t a s i a n d a l a m p e n y u s u t a n arsip.
BAB V
T U G A S DAN F U N G S I UNIT P E N G O L A H Pasal 10
(1) Tugas d a n fungsi u n i t pengolah melekat pada tugas d a n fungsi setiap:
a. bidang, bagian a t a u s u b dinas p a d a Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten; d a n
b. s u b bagian d a n seksi pada sekretariat U n i t Pelaksana Teknis Perangkat Daerah.
(2) U n i t pengolah m e m i l i k i tugas penciptaan, p e n d o k u m e n t a s i a n , pemberkasan, p e m b u a t a n daftar arsip, pengolahan arsip m e n j a d i informasi, pemberian layanan p e m i n j a m a n pemeliharaan arsip, d a n p e n y u s u t a n arsip d i n a m i s d i l i n g k u p kerjanya.
(3) U n t u k m e n j a l a n k a n tugas sebagaimana d i m a k s u d pada Pasal (9) ayat (2) u n i t pengolah m e m i l i k i fungsi:
a. m e m b u a t d a n m e n e r i m a arsip sesuai dengaui fungsi d a n tugas u n i t kerjanya;
b. meregistrasi s u r a t m a s u k d a n s u r a t k e l u a r y a n g berasal d a n u n t u k u n i t kerjanya;
c. meregistrasi n o t a dinas y a n g berasal d a n u n t u k u n i t kerjanya;
d . m e m b e r k a s k a n arsip d i n a m i s y a n g d i c i p t a k a n u n i t kerjanya;
e. m e m b u a t daftar a k t i f d a n daftar i s i berkas;
f. mengolah arsip d i n a m i s m e n j a d i informasi d a n penyajian informasi arsip;
g. m e m b e r i k a n l a y a n a n penggunaan arsip d i n a m i s d i l i n g k u n g a n i n t e r n a l lembaga pencipta;
h . memelihara arsip h a s i l penciptaan u n i t kerjanya;
i . m e m i n d a h k a n arsip y a n g telah m e m a s u k i m a s a i n a k t i f ke u n i t kearsipan d i l i n g k u n g a n n y a ; d a n
j . m e n d o k u m e n t a s i kegiatan d a n m e m b u a t daftar d o k u m e n t a s i .
(4) U n i t Pengolah bertanggung j a w a b terhadap:
a. kebenaran m a u p u n kesalahan p e m b u a t a n arsip, b a i k d a r i aspek s t r u k t u r , isi m a u p u n k o n t e k s n y a ;
b. pemeliharaan arsip d i n a m i s y a n g d i c i p t a k a n u n i t kerjanya;
c. p e m i n d a h a n arsip d i n a m i s ke u n i t kearsipan I I I d a n a t a u u n i t kearsipan I I ; d. p e m b u a t a n daftar arsip d i n a m i s ; d a n
e. p e m b u a t a n daftar i s i berkas.
D a l a m m e l a k s a n a k a n fungs, fungsi d a n tanggung j a w a b d i b i d a n g kearsipan a n t a r a u n i t kearsipan I , dengan u n i t k e a r s i p a n I I , d a n u n i t pengolah menerapkan p r i n s i p k o o r d i n a s i , sinkronisasi, d a n integrasi d a l a m s u a t u sistem y a n g komprehensif d a n t e r p a d u .
Peraturan i n i m u l a i b e r l a k u pada tanggal d i u n d a n g k a n .
Agar setiap orang mengetahuinya, m e m e n n t a h k a n p e n g u n d a n g a n Peraturan i n i dengan penempatannya d a l a m B e r i t a Daerah K a b u p a t e n Pacitan.
B A B V I
HUBUNGAN ANTARA UNIT K E A R S I P A N DAN UNIT P E N G O L A H
P a s a l 11
B A B V I I
K E T E N T U A N P E N U T O T Pasal 12
D i t e t a p k a n d i Pacitan
Pada t a n g g a l : 1 - 11 - 2 0 1 9 B U P A T I PACITAN
INDARTATO Diundangkan di P a c i t a n
Pada t a n g g a l : 1 - 11 - 2 0 1 9
S E K R E T A R I S D A E R A H
Dr. Ir. H E R U IVIWOHO SP., M.Si Pembina U t a m a Muda NIP. 1 9 6 7 0 7 1 6 1 9 9 2 0 2 1 0 0 2
B E R I T A D A E R A H K A B U P A T E N P A C I T A N TAHUN 2 0 1 9 NOMOR 5 8
