1
Bab I Pendahuluan
I.1 Latar Belakang
PSKW Mulya Jaya merupakan salah satu pelaksana fungsi dari direktorat jenderal pelayan rehabilitasi sosial yang berada di dalam kementerian sosial.
Sehubungan dengan permasalahan sosial yang terus ada di Indonesia maka dibutuhkan pembaharuan baik dari segi sarana maupun prasarana demi menunjang fungsi kementerian sosial. Proses pembaharuan tersebut atau pengadaan barang atau jasa diselenggarakan dengan menggunakan anggaran pemerintah baik seluruh maupun sebagian. Menurut undang-undang yang berlaku, pengadaan barang atau jasa yang menggunakan dana APBN atau APBD, pelaksanaannya harus berdasar pada ketentuan PERPRES nomor 54 tahun 2010. Penyelenggaraan pengadaan barang atau jasa dilaksanakan oleh pejabat maupun tim di instansi terkait yang membutuhkan barang atau jasa tersebut dan pelaksanaan pengadaan berang atau jasa tersebut di audit oleh APIP (Aparat Pengawas Internal Pemerintah) menggunakan pedoman PERPRES nomor 54 tahun 2010 demi mencegah tindakan penyelewengan maupun pemborosan dana pemerintah.
Seluruh proses pelaksanaan pengadaan barang atau jasa yang dilakukan menggunakan sistem proyek. Proyek merupakan suatu kegiatan yang bersifat sementara atau short time dan harus diselesaikan berdasarkan waktu yang telah ditentukan serta sumber daya yang terbatas untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu.
Penggunaan PERPRES nomor 54 tahun 2010 berlaku sejak ditetapkan pada tanggal 6 agustus 2010, untuk pelaksanaan pengadaan barang atau jasa yang dilakukan sebelum tanggal 6 agustus 2010 menggunakan KEPPRES nomor 80 tahun 2003 seperti contoh dalam Tabel 1.1 :
2
Tabel 1.1 Daftar Proyek Konstruksi PSKW Mulya Jaya
(Sumber: PIMPRO PSKW Mulya Jaya, 2010)
Perubahan total peraturan mengenai pedoman pengadaan barang atau jasa membuat para panitia pengadaan memerlukan suatu adaptasi, namun proses pengadaan barang atau jasa tidak memberikan kesempatan bagi panitia pengadaan untuk melakukan kesalahan sekecil apapun di luar dari PERPRES nomor 54 tersebut. Tuntutan pelaksanaan yang sempurna itulah yang membuat kebutuhan akan daftar prosedur pelaksanaan yang mudah dimengerti oleh panitia pengadaan sangat besar. Berdasarkan pernyataan dari pihak pengguna, di dalam PERPRES nomor 54 tidak terdapat informasi yang jelas atas proses pengawasan dan pengendalian secara teknis. Oleh karena itu, pihak pengguna meminta untuk diberikan suatu referensi prosedur teknis dalam proses pengawasan dan pengendalian proyek yang terintegrasi dengan PERPRES nomor 54.
Demi memenuhi permintaan pihak pengguna dalam pengoptimalan pengadaan barang atau jasa, dibutuhkan referensi lain yang berintegrasi dengan PERPRES nomor 54 tahun 2010 namun memiliki kelengkapan metode sehingga panitia pengadaan lebih mudah dalam menjalankan pelaksanaan proyek. Pedoman lain tersebut adalah Project Management Process Group yang terdapat di dalam Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), dimana project management process group merupakan acuan proses manajemen proyek yang dikeluarkan oleh Project Management Institute (PMI) ke dalam PMBOK® dan telah terstandarisasi internasional yang berisikan gambaran lengkap tentang prosedur manajemen proyek secara utuh dengan pilihan metode-metode di setiap langkah proses proyek, dijelaskan proses proyek terdapat 5 bagian yaitu:
initiating processes, planning processes, executing processes, monitoring and controlling processes, dan closing processes (lihat Gambar 1.1).
3
Gambar 1.1 Project Management Process Group
(Sumber: Project Management Body of Knowledge, 2008)
Sehubungan dengan pernyataan pihak pengguna akan adanya ketidakjelasan pada PERPRES dan permintaan referensi prosedur teknis proses pengawasan dan pengendalian maka referensi tambahan yang dimasukkan adalah bagian monitoring and controlling dalam project management process group.
Studi kasus yang digunakan telah di audit menggunakan PERPRES nomor 80 tahun 2003, namun studi kasus ini akan di audit kembali menggunakan PERPRES nomor 54 tahun 2010 serta project management proses group. Hasil dari audit ini dapat menjadi referensi prosedur pelaksanaan proyek berdasarkan contoh nyata yang membuat panitia pengadaan dapat mengetahui proses apa saja yang harus dilakukan dalam menerapkan peraturan pemerintah tentang pengadaan barang atau jasa yang baru. Hasil audit ini juga dapat mengidentifikasi dampak dari risiko gap prosedur yang terjadi serta tingkat awareness pada pelaksanaan proyek sehingga dapat meminimalisasi risiko-risiko tersebut.
4 I.2 Perumusan Masalah
Pada pelaksanaan sebuah proyek, prosedur manajemen proyek yang tepat sangat menentukan nilai keberhasilan dari proyek tersebut. Oleh karena itu, Direktorat Jendral Pelayanan dan Rehabilitasi Sosial di Departemen Sosial RI khususnya PSKW Mulya Jaya membutuhkan evaluasi terhadap proyek pembangunan asrama trafficking untuk melihat :
1. Bagaimana menyusun daftar audit berdasarkan PERPRES nomor 54 tahun 2010 dan Project Management Process Group ?
2. Apakah prosedur pelaksanaan proyek pembangunan asrama trafficking sudah sesuai dengan PERPRES nomor 54 tahun 2010 dan Project Management Process Group ?
3. Dampak apakah yang akan terjadi pada gap-gap tersebut terhadap keseluruhan proyek ?
4. Bagaimana prosedur pelaksanaan manajemen proyek secara tepat yang dapat meminimalisasi risiko proses proyek?
I.3 Tujuan Penelitian
Dengan merujuk pada perumusan masalah, maka tujuan dari penelitian tugas akhir ini diantaranya :
1. Menyusun daftar audit berdasarkan PERPRES nomor 54 tahun 2010 dan Project Management Process Group.
2. Mengetahui gap prosedur pelaksanaan proyek pembangunan asrama trafficking.
3. Mengetahui dampak gap terhadap keseluruhan proyek berdasarkan probabilitas dan besar risiko.
4. Membuat referensi yang berisikan daftar prosedur pelaksanaan proyek berdasarkan PERPRES dan project management process group serta terdapat perhitungan probabilitas dan besar risiko di setiap tahapan prosedur proyek.
I.4 Batasan Penelitian
Adapun pembatasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Auditee merupakan panitia pengadaan dari proyek pembangunan asrama trafficking.
5
2. Analisis risiko yang digunakan hanya menggunakan penilaian risiko berdasar matriks probabilitas dan risiko atau frekuensi dan signifikansi.
3. Form Checklist berdasarkan Project Management Process Group dan PERPRES nomor 54 tahun 2010.
4. Analisis dampak hanya dilakukan hanya pada gap.
5. Rekomendasi yang diusulkan hanya untuk proses proyek konstruksi yang memiliki karakteristik yang sama dengan studi kasus.
6. Referensi prosedur yang dihasilkan tidak membahas pemilihan jasa konsultan.
7. Referensi prosedur yang dihasilkan hanya bersifat teknis.
8. Hasil audit tidak berbentuk laporan audit.
I.5 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Memberikan informasi tentang prosedur manajemen proyek yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek pembangunan asrama trafficking .
2. Memberikan referensi tahapan krusial yang harus diperhatikan dengan perhitungan risiko.
3. Sebagai referensi prosedur manajemen proyek yang diharapkan dapat membantu PSKW mulya jaya untuk melaksanakan proyek-proyek konstruksi selanjutnya.
4. Implementasi studi manajemen proyek terhadap situasi proyek yang sebenarnya.
I.6 Kontribusi Pada Praktik
Berkaitan dengan kebutuhan praktis bagi perusahaan-perusahaan, temuan dari penelitian ini diharapkan dapat:
1. Memberikan masukan-masukan bagi perusahaan, terutama perusahaan yang akan menilai prosedur manajemen proyek yang telah dilakukan.
2. Memberikan sebuah landasan untuk pelaksanaan proses audit dimana form checklist disesuaikan dengan kondisi di lapangan.
3. Memberikan sebuah referensi dalam pelaksanaan prosedur manajemen proyek untuk proyek-proyek konstruksi selanjutnya.
6
4. Memberikan rekomendasi perbaikan berkaitan dengan ketepatan prosedur manajemen proyek yang dilaksanakan.
I.7 Sistematika Penulisan
Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut:
Bab 1 Pendahuluan
Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Landasan Teori
Pada bab ini berisi literatur yang relevan dengan permasalahan yang diteliti dan dibahas pula hasil-hasil penelitian terdahulu.
Bagian kedua membahas hubungan antar konsep yang menjadi kajian penelitian dan uraian kontribusi penelitian.
Bab III Metodologi Penelitian
Pada bab ini dijelaskan langkah penelitian dalam tahap perumusan masalah penelitian, perumusan hipotesis, dan pengembangan model penelitian, pengidentifikasi dan menyusun daftar pertanyaan penelitian, merancang pengumpulan dan pengolahan data, melakukan uji instrumen, merancang analisis pengolahan data.
Bab IV Pengumpulan dan Pengolahan Data
Pada bab ini berisikan proses identifikasi data yang diperlukan, pembuatan instrumen penelitian dan juga pengujiannya serta mengolah hasil data yang diperoleh untuk proses analisis.
Bab V Analisis Data
Pada bab ini berisikan proses analisis hasil pengolahan data untuk mengantarkan hasil kesimpulan dalam menjawab perumusan masalah.
Bab VI Kesimpulan dan Saran
Pada bab ini dijelaskan kesimpulan dari penelitian serta memberikan saran kepada pihak perusahaan maupun pihak lain untuk penelitian selanjutnya.
