SiRUP
SISTEM RENCANA UMUM PENGADAAN
PANDUAN
Admin PPE
• Transformasi Satker
• Membuat user PA/KPA
• Diperankan oleh Admin LPSE
• Unggah RKAKL
PA/KPA
• Upload RKA
• Mengumumkan RUP
• Review
• Membuat User PPK
PPK
• Membantu PA/KPA
• Identifikasi pemaketan
• melengkapi isian paket RUP
• Mengedit RUP
PENGGUNA SiRUP
PERPRES 16 TAHUN 2018
Admin
PPK/Pengelola Pengadaan Barang/Jasa:
• Membantu PPK
• melengkapi isian paket RUP
• Mengedit RUP
KPA K/L
Kuasa Pengguna Anggaran dapat mengakses aplikasi SiRUP dengan membuka URL https://sirup.lkpp.go.id/ kemudian klik tombol “Masuk”
yang ada di ujung kanan atas.
MEMULAI APLIKASI
Kemudian masukkan
“Username” dan “Kata Sandi”
lalu klik “Submit”
MEMULAI APLIKASI
Input Username dan Kata Sandi
Setelah berhasil masuk ke aplikasi SiRUP, akan tampil halaman Struktur
Anggaran seperti gambar berikut ini.
KPA K/L
Berikut ini langkah-langkah mengunggah file RKAKL di SiRUP:
1. Klik menu “RUP” lalu klik tab menu “Rencana Kerja Anggaran”.
MENGUNGGAH FILE RKAKL
2. Klik tombol “RKA” dan pastikan Tahun Anggarannya sesuai.
MENGUNGGAH FILE RKAKL
Pastikan tahun anggarannya
sesuai
3. Kemudian klik tombol
“Browse” untuk mencari file
RKAKL.
4. Selanjutnya klik tombol “Simpan” untuk mengunggah file RKAKL.
MENGUNGGAH FILE RKAKL
5. Tampil pop up simpan unggah file RKAKL
kemudian klik ‘OK’ untuk melanjutkan proses
unggah.
6. Proses unggah file RKAKL selesai (100%) kemudian klik tombol refresh.
Jika proses unggah tidak 100% ulangi proses unggah kembali dan chek dahulu file RKAKL
MENGUNGGAH FILE RKAKL
Catatan : Pastikan File *xls yang telah diekstrak
dari aplikasi RKAKL di save as terlebih dahulu
dalam nama lain dan berekstensi *xls
7. Setelah file RKAKL berhasil diunggah maka tampil gambar berikut ini.
MENGUNGGAH FILE RKAKL
Catatan: Pastikan nama dan jumlah dari program,
kegiatan, output dan komponen sudah sesuai untuk
memastikan file RKAKL yang diunggah.
KPA K/L
RKA Kementerian/Lembaga yang sudah berhasil diunggah dapat
dihapus/dikosongkan. Hal ini dapat dilakukan bila paket penyedia atau swakelola belum ada yang diumumkan.
HAPUS/KOSONGKAN RKAKL
1. Untuk mengosongkan RKAKL yang sudah berhasil diunggah, maka klik
tombol “Kosongkan”.
2. Tampil pop up pengosongan RKA kemudian klik ‘OK’ untuk melanjutkan proses kosongkan.
HAPUS/KOSONGKAN RKAKL
3. Tampil pemberitahuan RKAKL
berhasil dikosongkan.
Peran Kuasa Pengguna Anggaran pada menu Kelola Pengguna, yaitu:
a. Tambah Admin RUP
b. Ubah Data Pengguna Admin RUP c. Nonaktifkan Pengguna (Admin RUP) d. Verifikasi PPK
e. Ubah password Admin RUP
KELOLA PENGGUNA
a.1. Klik menu “Kelola Data” kemudian pilih “Kelola Pengguna”.
a. VERIFIKASI PPK
KPA K/L
Verifikasi PPK dapat dilakukan oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) setelah PPK berhasil masuk pertama kali ke dalam aplikasi SiRUP, serta mengisi
formulir “Update Data PPK”. KPA harus melakukan verifikasi data PPK tersebut benar merupakan PPK yang ada di satuan kerja nya.
a.2. Klik aksi “Verifikasi Pengguna” dengan simbol CHEKLIST yang ada di kolom action.
a. VERIFIKASI PPK
a.3 Tampil pop up “Detail Pengguna” kemudian periksa kembali data PPK lalu klik tombol “Verifikasi”.
a.4. Selanjutnya tampil pemberitahuan “PPK berhasil di verifikasi” pada bagian kiri atas halaman.
a. VERIFIKASI PPK
KPA K/L
Apabila terjadi perubahan atau mutasi PPK maka KPA dapat membatalkan verifikasi PPK.
b.1. Klik aksi “Batalkan Verifikasi Pengguna” dengan simbol REFRESH pada PPK yang akan di nonaktifkan.
b. PEMBATALAN VERIFIKASI PPK
b.2. Tampil Pop Up “Menonaktifkan Verifikasi Pengguna” yang harus diisi alasan penonaktifan atau pembatalan verifikasi PPK kemudian klik tombol
“Hapus”.
*Catatan: Sebelum melakukan pembatalan verifikasi PPK, KPA harus memastikan paket maupun kelola anggaran PKOK yang awalnya didelegasikan oleh PPK yang akan dibatalkan
verifikasinya sudah diubah pendelegasian ke PPK lain yang sudah diverifikasi.
b. PEMBATALAN VERIFIKASI PPK
b.3. Setelah itu tampil pemberitahuan “Berhasil Membatalkan Verifikasi PPK”.
Pembatalan Verfikasi PPK akan meyebabkan hal berikut ini:
a. Paket yang dibuat atau dimiliki oleh PPK tersebut akan menjadi tidak memiliki PPK (N/A).
b. Kelola anggaran PKOK kehilangan PPK (pada kolom PPK menjadi N/A sehingga harus dilakukan pendelegasian kembali oleh KPA ke PPK yang sudah diverifikasi).
c. Akun PPK kehilangan data Satuan Kerja atau Organisasi Perangkat Daerah sehingga harus memilih Satuan Kerja atau Organisasi Perangkat Daerah bila akan diaktifkan kembali.
b. PEMBATALAN VERIFIKASI PPK
KPA K/L
1. Klik menu “Kelola Data” kemudian pilih “Kelola PKOK”.
KPA dapat melakukan pendelegasian PKOK ke PPK setelah KPA mengunggah file RKAKL.
Pendelegasian dapat dilakukan per kegiatan, apabila dalam 1 (satu) kegiatan
membutuhkan lebih dari 1 (satu) PPK maka KPA dapat melakukan pendelegasian pekerjaan sampai di tingkat Komponen.
Delegasi PKOK (Program, Kegiatan, Output, Sub Output dan Komponen) ke
PPK
2. Pilih nama program yang kegiatannya akan didelegasikan kepada PPK dengan klik aksi daftar kegiatan pada tombol untuk masuk ke halaman kegiatan.
Delegasi PKOK (Program, Kegiatan, Output, Sub Output dan Komponen) ke
PPK
3. Pilih nama kegiatan yang akan didelegasikan kepada PPK dengan klik aksi
Delegasi PKOK (Program, Kegiatan, Output, Sub Output dan Komponen) ke PPK
Ubah data
4. Selanjutnya tampil halaman “Formulir Kegiatan” kemudian klik di drop box
“Delegasikan Kepada” untuk memilih PPK yang akan diberikan pendelegasian kemudian klik Simpan.
Delegasi PKOK (Program, Kegiatan, Output, Sub Output dan Komponen) ke PPK
1. Pilih Lainnya
2. Isi Alasan Revisi
3. Pilih PPK yang menerima delegasi 4. Klik Simpan
KPA K/L
Setelah finalisasi draft paket RUP selesai dilakukan oleh PPK maka KPA dapat melakukan pengumuman paket RUP.
Umumkan Paket RUP
1 Mengumumkan Paket Penyedia/Swakelola.
a. Klik menu “RUP”
kemudian pilih
“Penyedia”/”Swakelola”.
b. Tampil halaman Paket Penyedia kemudian tandai radio button pada kolom “U” untuk paket Penyedia yang akan diumumkan kemudian Klik tombol “Umumkan Paket Penyedia”.
Umumkan Paket RUP
2. Klik umumkan
1. Cheklist radio button “U”
c. Selanjutnya tampil pop up konfirmasi pengumuman paket kemudian klik tombol “Umumkan”.
Umumkan Paket RUP
3. Cheklist radio button “U”
d. Tampil notifikasi “Paket berhasil diumumkan” pada bagian kiri atas halaman. Paket yang sudah diumumkan, status di kolom “U” menjadi sudah centang permanen.
KPA K/L
Pembatalan Final Draft Paket dapat dilakukan oleh KPA K/L atau PPK dalam hal:
a. KPA tidak setuju dengan final draft yang telah disampaikan PPK b. PPK ingin membatalkan final draft yang sudah dikirimkan
Batalkan Finalisasi Draft
1. Klik Menu “RUP” kemudian klik tab menu “Penyedia” atau
“Swakelola”.
2. Klik “Batalkan Final Draft Penyedia atau Swakelola” pada simbol .
Batalkan Finalisasi Draft
Klik Batalkan Final Draft
3. Tampil halaman “Formulir Pembatalan Final Draft”, kemudian isikan alasan pembatalan lalu klik
“Simpan”
Batalkan Finalisasi Draft
Isikan alasan pembatalan final
draft Lalu klik
”simpan”
4. Setelah klik simpan maka tanda centang pada kolom “FD” akan hilang dan posisi paket kembali ke PPK.
Batalkan Finalisasi Draft
Tanda centang pada kolom FD sudah
hilang
KPA K/L
Revisi paket RUP yang sudah diumumkan dapat dilakukan oleh Kuasa Pengguna Anggaran untuk di Kementerian/Lembaga.
Revisi Paket RUP
1. Klik simbol yang ada di kolom “Action” di paket penyedia atau swakelola.
Klik simbol untuk revisi paket
Revisi Paket RUP
Klik Pembatalan
1. Klik tombol “Pembatalan”.
2. Klik tombol “Revisi Paket”.
Klik revisi paket
a. Pembatalan
Revisi paket Penyedia “Pembatalan” dilakukan untuk paket yang akan dihilangkan atau
untuk paket yang tidak jadi dilaksanakan.
3. Tampil halaman “Formulir Pembatalan Final Draft”, kemudian isikan alasan pembatalan lalu klik
“Simpan”
Batalkan Paket RUP
Isikan alasan pembatalan Lalu klik
”simpan”
Paket yang sudah direvisi untuk pembatalan paket akan tampil di daftar paket Penyedia/Swakelola dengan status Nonaktif, yang ditandai dengan hilangnya centang pada kolom “A” dan tanda seru disamping nama paket.
Batalkan Paket RUP
Paket sudah nonaktif Ditandai dengan
tanda seru
Revisi paket Penyedia “Satu Ke Satu” dilakukan untuk paket yang telah diumumkan namun ada perubahan seperti perubahan metode pelaksanaan, perubahan pagu, perubahan tanggal pemilihan/tanggal pelaksanaan kegiatan dan lain-lain.
Revisi Satu ke Satu
1. Klik tombol “Satu ke Satu”.
2. Kemudian klik tombol “Revisi Paket”.
Klik tombol satu ke satu
Klik revisi paket
3. Maka akan tampil halaman “Revisi Satu ke Satu”. Isi “Alasan Revisi” dibagian atas halaman.
Revisi Satu ke Satu
Isikan alasan revisi
Perbarui data sesuai dengan perubahan
4. Lakukan pembaruan data sesuai dengan alasan perubahan.
Revisi Satu ke Satu
Perbarui data sesuai dengan perubahan
5. Klik tombol “Simpan”.
Revisi Satu ke Satu
Perbarui data sesuai dengan perubahan
*Catatan: Paket yang sudah direvisi untuk satu ke satu akan tampil di daftar paket Penyedia/Swakelola sebagai paket baru yang ditandai dengan hilangnya centang pada kolom “U”.
Revisi paket Penyedia “Satu Ke Banyak” dilakukan untuk paket yang akan direvisi dari satu paket menjadi lebih dari 1 (satu) paket.
Revisi Satu ke Banyak
Klik tombol satu ke banyak
1. Klik tombol “Satu ke Banyak”.
2. Kemudian klik tombol “Revisi Paket”.
Klik revisi paket
3. Maka akan tampil halaman “Revisi Satu ke Banyak”. Isi “Alasan Revisi” dibagian atas halaman
Revisi Satu ke Satu
Isikan alasan revisi
Perbarui data sesuai dengan perubahan
4. Perbarui data sesuai dengan perubahan.
5. Klik tombol “Simpan dan Lanjutkan ke Paket 2”.
Revisi Satu ke Satu
Perbarui data sesuai dengan perubahan
6. Isi “Paket ke 2” dan seterusnya. Jika paket 2 belum selesai, lanjutkan dengan cara klik
“Simpan dan lanjutkan ke Paket 3”.
7. Setelah semua selesai klik tombol “Simpan dan Selesai”.
Klik simpan dan lanjutkan ke paket 2
KPA K/L
Untuk mengaktifkan kembali paket yang sudah dibatalkan, KPA K/L melakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik Menu “RUP”, kemudian klik tab menu “Penyedia” atau “Swakelola”.
2. Klik “Aktifkan Paket Penyedia/Swakelola” atau simbol pada kolom “Actions”.
Pengaktifan Kembali Paket RUP
Klik simbol untuk aktifkan paket
3. Tampil pop up untuk pengaktifan kembali.
Pengaktifan Kembali Paket RUP
Klik aktifkan paket
4. Klik tombol “Pengaktifan Kembali”, kemudian klik tombol “Aktifkan Paket”.
5. Maka paket akan tampil di daftar paket Penyedia/Swakelola sebagai paket baru dengan status Aktif.
6. Untuk mengumumkan paket, maka dapat mengikuti sebagaimana prosedur Mengumumkan Paket RUP
KPA K/L
Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa adalah strategi Pengadaan Barang/Jasa yang menggabungkan beberapa paket Pengadaan Barang/Jasa sejenis.
Konsolidasi pengadaan dapat dilaksanakan oleh PA/KPA/PPK dengan keterangan sebagai berikut:
Konsolidasi Paket dalam Satuan Kerja
Berikut ini langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat konsolidasi paket:
1. Klik menu “RUP” lalu klik “Konsolidasi”.
Konsolidasi Paket dalam Satuan Kerja
Klik konsolidasi pada menu RUP
Berikut ini langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat konsolidasi paket:
2. Tampil halaman konsolidasi kemudian klik tombol “+Konsolidasi”.
Konsolidasi Paket dalam Satuan Kerja
Klik Tambah paket konsolidasi
3. Lengkapi formulir “Konsolidasi Paket Penyedia” dengan informasi sebagai berikut:
Konsolidasi Paket dalam Satuan Kerja
Lengkapi form konsolidasi
a. Pilih paket yang akan dikonsolidasikan (pilihan paket yang tampil adalah paket yang status nya sudah diumumkan dan atau yang statusnya finalisasi draft)
b. Klik tombol “Tambah” untuk menambah paket lainnya yang akan dikonsolidasikan c. Isi/lengkapi nama paket konsolidasi
d. Lokasi Pekerjaan (Terisi otomatis setelah memilih nama paket yang akan dikonsolidasikan) e. Isi volume pekerjaan beserta satuannya (contoh: paket, unit, dll)
f. Isi uraian pekerjaan sesuai dengan KAK
g. Isi spesifikasi dari paket pekerjaan sesuai dengan KAK
h. Klik check box “Produk Dalam Negeri” apabila paket direncanakan menggunakan produk
dalam negeri sesuai aturan Perpres Nomor 16 Tahun 2018 pasal 66 dan Peraturan LKPP Nomor 7 Tahun 2018 Pasal 28 ayat (3)
i. Klik check box “Usaha Kecil” apabila paket diperuntukkan untuk usaha kecil
j. Sumber Dana dan Jenis Pengadaan (Terisi otomatis setelah memilih nama paket yang akan dikonsolidasikan)
Konsolidasi Paket dalam Satuan Kerja
k. Pilih rencana metode pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 pada Pasal 38 dan Pasal 41 dibagi menjadi:
• Tender
• Seleksi
• Tender cepat
• Pengadaan langsung
• Penunjukan langsung
• e-Purchasing
l. Pilih tahun dan bulan “Akhir Pemanfaatan Barang/Jasa” untuk perkiraan kapan waktu akhir barang/jasa dimanfaatkan oleh pengguna
m. Pilih tahun dan bulan “Awal Pemanfaatan Barang/Jasa” untuk perkiraan kapan waktu awal barang/jasa dimanfaatkan oleh pengguna
n. Pilih tahun dan bulan “Akhir Pelaksanaan Kontrak” untuk perkiraan waktu akhir pelaksanaan pekerjaan
o. Pilih tahun dan bulan “Awal Pelaksanaan Kontrak” untuk perkiraan waktu awal pelaksanaan pekerjaan
Konsolidasi Paket dalam Satuan Kerja
p. Pilih tahun dan bulan “Akhir Pelaksanaan Pemilihan Penyedia” untuk perkiraan waktu akhir pelaksanaan pemilihan penyedia
q. Pilih tahun dan bulan “Awal Pelaksanaan Pemilihan Penyedia” untuk perkiraan waktu awal pelaksanaan pemilihan penyedia
Konsolidasi Paket dalam Satuan Kerja
Lengkapi form konsolidasi
*Catatan: Pastikan semua informasi yang dibutuhkan sudah terisi agar dapat disimpan.
5. Klik tombol “Simpan”.
Konsolidasi Paket dalam Satuan Kerja
Klik simpan
KPA K/L
Kuasa Pengguna Anggaran dapat melakukan cetak rekap paket RUP dengan cara sebagai berikut:
1. Klik menu “Unduh” kemudian pilih “Paket RUP”.
2. Tampil halaman “Unduh Berkas PDF Paket RUP” kemudian klik tombol “Buat Ulang Berkas”.
Cetak Paket RUP
Klik buat ulang berkas 100%
Pilih tahun anggaran RUP
3. Silahkan tunggu sampai progres mencapai 100% dan muncul simbol pada “Unduh Berkas PDF”
untuk menampilkan hasil cetak RUP.
Cetak Paket RUP
Klik untuk menampilkan hasil cetak paket RUP
4. Untuk mengunduh file PDF, klik tombol “Download” atau simbol pada kanan atas halaman.
Cetak Paket RUP
Klik untuk unduh file pdf
Informasi yang ditampilkan terdiri dari: Nama K/L/PD, Nama Satuan Kerja, Nama PA/KPA, NIP PA/KPA, Daftar Paket Penyedia (Terumumkan dan draft), Daftar Paket Swakelola
(Terumumkan dan draft) dan Daftar Paket Penyedia dalam Swakelola (Terumumkan dan draft).
KPA K/L
Pilih “Keluar” pada dropdown nama pengguna untuk mengakhiri aplikasi SiRUP.
Keluar dari Aplikasi
Klik nama pengguna
Klik keluar
