45 BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Pada PT.Supra Sumber Cipta dibagi atas dua divisi penjualan, hal ini di dasarkan atas tipe atau jenis barang yang ada di PT.Supra Sumber Cipta.
Adapun pembagian divisi tersebut adalah: 1. Divisi Dry good
Divisi ini hanya menjual barang kering (dry good) yaitu Biskuit Hollanda, Biskuit Zuka, Susu Yahuii, Susu Real Good, Permen Miami serta Snack Piattos.
2. Divisi Vam (Value Added meat)
Melihat dari kata Value added meat jelas produk ini memerlukan penanganan dan fasilitas penyimpanan yang harus memenuhi persyaratan atas kondisi barang tersebut, dalam hal ini fasilitas atas produk tersebut adalah Freezer dan cold storage.
Adapun data yang penulis analisis adalah data penjualan dari kedua divisi tersebut.
A. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit PT Supra Sumber Cipta Berikut tahap prosedur penjualan kredit yang di lakukan pada PT.Supra Sumber Cipta
1. Pesanan Penjualan
Prosedur ini di mulai saat salesman perusahaan berusaha untuk mengenalkan dan memasarkan produk perusahaan kepada para konsumen,
dengan menggunakan kendaraan perusahaan baik motor yang kita sebut sales motoris maupun naik mobil yang di sebut salesman kanvas. Mereka datang ke toko dan ke pasar baik itu pasar modern maupun pasar tradisional berusaha untuk memasarkan produk perusahaan. Jika ada konsumen yang tertarik maka di persilahkan utuk mengisi form sales order rangkap dua yang memuat mengenai nama customer, alamat, penanggung jawab dan kepada siapa nantinya di lakukan penagihan atau jika untuk pasar modern outlet bisa mengirimkan purchase order ke perusahaan melalui salesman maupun dikirim melalui fax.
Setelah sales order diisi oleh konsumen dan kemudian dikembalikan kembali kepada salesman, maka kemudian sales order tersebut diberikan oleh salesman kepada sales supervisornya yang nantinya form tersebut diserahkan ke Distric Manager dan Branch Manager untuk diminta persetujuan, apakah permintaan kredit si konsumen di setujui atau tidak. Kemudian jika disetujui maka sales order tersebut di berikan kepada sales administrasi untuk di buatkan surat jalan dan faktur.
2. Pemberian Persetujuan Kredit
Dalam prosedur penjualan kredit, pemberian persetujuan kredit oleh pejabat yang mempunyai wewenang untuk itu, merupakan suatu langkah penting karena pada tahap inilah dilakukan penelitian dan penilaian terhadap calon pembeli sebelum transaksi penjualan kredit itu terjadi.
Pada tahap ini di tentukan bahwa calon pembeli tersebut dapat diberikan kredit atau tidak. Keputusan untuk itu harus dilakukan hati-hati dan memerlukan penilaian yang seksama terhadap kemampuan calon pembeli untuk melunasi hutangnya tepat pada waktunya. Suatu keputusan persetujuan kredit yang tidak hati-hati atau penilaian kepada calon pembeli dapat mengakibatkan kerugian.
Dalam hal ini di PT Supra Sumber Cipta yang berwenang untuk memberikan persetujuan kredit adalah District Manager dan Branch Manager. Di perusahaan ini terdapat aturan pemberian limit, jika limit kreditnya di bawah satu juta maka yang memberikan persetujuan kredit cukup District Manager sedangkan jika limitnya dia atas satu juta maka yang memberikan persetujuan kredit adalah Branch Manager.
Pemberian limit ini sendiri di tentukan oleh Branch Manager dilihat dari kondisi calon pembeli itu sendiri. Branch Manager dan Distric Manager melakukan penilaian kredit terhadap calon pembeli meliputi pengumpulan informasi untuk menilai kredibilitas dan kondisi calon pembeli. Sedangkan untuk pelanggan lama dapat meminta data dari bagian akuntansi mengenai catatan hutang mereka sebelumnya. Tentunya hal ini untuk mencegah meminilisasi piutang yang tidak tertagih.
3. Pembuatan Surat Jalan dan Faktur
Setelah di setujui oleh pejabat yang berwenang, maka kemudian sales order itu di berikan ke bagian Sales administrasi untuk dibuatkan surat jalan
yang nantinya di berikan ke bagian gudang untuk di persiapkan barang yang di pesan untuk kemudian di kirim oleh bagian pengiriman, selain itu Sales Administrasi juga membuat faktur penjualan setelah menerima sales order yang telah di setujui kreditnya.
Faktur penjualan itu memuat jenis barang, kode, tanggal faktur, jumlah yang di kirim, harga satuan, diskon dan jumlah yang harus di bayar. Penggunaan faktur penjualan ini di beri nomor urut tercetak dan di pertanggung jawabkan oleh bagian administrasi. Faktur-faktur tersebut terdiri dari 4 rangkap dan di distribusikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan: 1. Customer
2. Sales Administration 3. Accounting Receivable 4. Kasir
4. Pengiriman Barang
Setelah bagian gudang menerima surat jalan dari bagian sales administrasi yang berisi informasi tujuan pengiriman, tanggal pengiriman, jenis dan jumlah barang yang dikirim maka di persiapkanlah barang yang di pesan menurut surat jalan tersebut dan kemudian bagian pengiriman akan mengantarkannya ke customer.
Seperti di sebutkan diatas selain membawa surat jalan bagian pengiriman juga membawa faktur untuk di tandatangani oleh customer. Untuk mengontrol keluar masuknya barang di gudang, maka setiap barang baik yang
keluar atau masuk di haruskan untuk mengisi kartu stock atau Bin card yang mana selain berfungsi untuk memudahkan mengetahui jumlah barang yang ada di gudang juga dapat memudahkan stock opname gudang jika sewaktu-waktu di perlukan.
5. Pencatatan Penjualan Kredit
Setelah barang di terima oleh customer dan semua surat sudah di tanda tangani baik surat jalan dan faktur, maka faktur tersebut diserahkan kembali ke Sales Administrasi untuk kemudian di serahkan bagian Staf A/R sebagai bukti penagihan jika faktur tersebut sudah jatuh tempo. Sejak faktur tersebut di tanda tangani oleh customer maka saat itu pula sudah terjadi transaksi penjulan kredit dan kemudian di serahkan ke bagian akuntansi untuk di catat ke dalam jurnal.
Db Cr Db Cr Penjualan ******* Piutang ********
Persediaan ******** Penjualan ********
Sebesar jumlah piutang masing-masing customer. Di samping itu bagian Accounting juga membuat daftar piutang untuk masing-masing customer yang merupakan buku pembantu piutang yang di gunakan untuk merinci rekening control piutang dalam buku besar. Bagian A/R bertanggung jawab untuk melakukan penagihan segera jika sudah ada faktur yang jatuh tempo dan penagihan biasanya melalui kolektor maupun salesman.
B. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada PT.Supra Sumber Cipta
Hasil dari pelunasan piutang akan di terima sebagai kas. Kas ini mudah untuk di gelapkan dan di pindahkan serta hampir secara universal diinginkan.Untuk itu diperlukan pengendalian – pengendalian guna memastikan bahwa kas yang menjadi milik perusahaan tidak di konfersikan secara tidak semestinya untuk keperluan pribadi oleh seseorang di dalam atau dalam kaitannya dengan perusahaan
Prosedur penerimaan kas dari hasil pelunasan piutang di perusahaan ini melibatkan beberapa fungsi, yaitu fungsi penagihan, kas dan akuntansi. Berikut penjelasannya:
1.Penagihan
Staf A/R akan memberikan faktur yang sudah jatuh tempo kepada bagian penagihan yaitu collector untuk segera di tagih kepada para customer tetapi kadang staf A/R juga menggunakan jasa salesman untuk menagih ke customer jika alamat si customer searah dengan area kerja salesman. Adapun dokumen yang diberikan bagian A/R berupa daftar tagihan customer yang di istilahkan PT.Supra Sumber Cipta sebagai inkaso serta faktur customer. Selain penagihan secara langsung yaitu mendatangi customer melalui collector, perusahan juga melakukan penagihan melalui telepon yang biasanya dilakukan oleh staff A/R.
Fungsi penagihan hanya melakukan penagihan kepada customer atas dasar faktur yang telah jatuh tempo yang di buat oleh sales administrasi. Dengan demikian bagian penagihan tidak akan mungkin melakukan penagihan langsung kepada customer tanpa membawa faktur dan kemudian menggunakan uang hasil penagihan tersebut untuk kepentingan pribadinya . Pembayaran dapat di lakukan dengan menggunakan cek atau giro atas nama PT.Supra Sumber Cipta maupun transfer melalui bank yang di tunjuk oleh perusahaan yaitu Bank Central Asia. Setelah menerima pembayaran bagian penagihan akan memberikan stempel lunas pada faktur.
Kemudian hasil penagihan berikut dokumen-dokumennya di serahkan langsung secara penuh kebagian kas dalam hal ini di pegang oleh kasir. Penyerahan ini di lakukan pada hari itu juga untuk mencegah kemungkinan hasil tagihan di salah gunakan oleh bagian penagihan.
2.Kas
Selanjutnya kasir akan membuat bukti penerimaan kas harian yang akan di serahkan kepada bagian akuntansi di lampiri dengan copy faktur sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang masing –masing customer. Kasir akan segera menyetorkan uang yang di terimanya dari pelunasan piutang ke bank paling lambat keesokan harinya. Dokumen yang di gunakan dalam sistem penerimaan kas adalah
a.Voucher
penagihan sebagai bukti kepada customer yang telah melakukan pembayaran utangnya.
b.Bukti setor bank
Dokumen ini di buat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang di terima dari piutang ke bank.
Bukti setor bank ini di serahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.
3. Akuntansi
Setelah menerima voucher penerimaan kas dari kasir dan di lampiri dengan copy faktur. maka kemudian di buatlah jurnal penerimaan kas
Kas ********* Piutang ********
Sehingga membuat piutang customer tersebut berkurang atau lunas. Staff Akuntansi juga harus mencocokkan saldo rekening perusahaan di bank dengan bukti setor bank yang di peroleh dari kasir.
C. Kebijakan Piutang pada PT.Supra Sumber Cipta
Akibat dari penjualan kredit yang pasti adalah timbulnya piutang dan piutang itu sendiri merupakan salah satu asset perusahaan yang berpengaruh pada
cash flow perusahaan, di katakan berpengaruh karena suatu perusahaan walaupun penjualan kreditnya bagus tetapi piutang yang timbul akibat penjualan tersebut banyak yang macet atau faktur-faktur pada saat jatuh tempo tidak di bayar maka hal tersebut sangat mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan.
Dalam perusahaan distribusi yang penjualan kreditnya melebihi dari pada penjulan tunainya, atau dapat di katakan penjualan kreditnya mencakup 90 % dari total penjualan, jika terjadi banyak piutang yang sudah jatuh tempo tetapi belum di bayar atau macet dalam perusahaan tersebut maka dapat dikatakan perusahaan tersebut akan mengalami rugi dan mungkin juga akan bangkrut karena mereka tidak punya cukup uang untuk memproduksi kembali .
Hal-hal yang menyebabkan piutang atau faktur-faktur belum di bayar biasanya adalah :
1.Keteledoran dari bagian penagihan
Yaitu terjadinya keteledoran dari bagian penagihan sendiri untuk melakukan penagihan kepada customer pada jangka waktu yang telah di sepakati, di karenakan banyaknya faktur yang harus di tagih.
2.Kesengajaan dari pihak customer
Yaitu pihak customer sengaja tidak melakukan pembayaran pada waktu yang telah di sepakati dengan berbagai macam alasan.
Setiap bulan bagian penagihan ini akan membuat statement piutang kepada bagian akuntansi mengenai jumlah piutang yang belum tertagih. Statement ini antara lain memuat tentang jenis barang, tanggal pengiriman, tanggal faktur dan perjanjian waktu pembayaran.
Piutang di perusahaan ini dapat di klasifikasikan menjadi dua bagian
a. Piutang Usaha
Yaitu piutang yang timbul dari penjualan kredit barang-barang dagangan dalam hal ini biscuit Hollanda, Permen Miami, Minuman Fresh, daging ayam olahan So Good , dan susu Real Good
b. Piutang karyawan
Yaitu Piutang yang timbul dari pinjaman yang dilakukan oleh para pegawai di perusahan tersebut.
Dari kedua jenis piutang di atas, piutang usaha mempunyai jumlah yang paling besar di bandingkan dengan piutang pegawai dan lain-lain.
Pencatatan piutang pada perusahaan ini menggunakan dokumen pokok sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang, yaitu :
1. Agreement atau kontrak kerja sama (Purchase Order)
Yaitu bukti bahwa telah terjadi kontrak kerja sama antara customer dengan pihak perusahaan untuk melakukan kerjasama dalam hal jual beli barang dagangan secara kredit.
2. Faktur Penjualan
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
3. Bukti Kas Masuk (Kuitansi bermaterai)
Dalam pencatatan piutang dokumen ini di gunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang akibat adanya pelunasan piutang oleh customer.
Fungsi akuntansi akan mencatat terjadinya piutang ke dalam jurnal sebagai berikut :
Piutang Usaha xxxxx
Penjualan xxxxx
Sebesar jumlah piutang masing-masing customer. Disamping itu juga membuat daftar piutang untuk masing-masing customer, yang merupakan buku pembantu piutang yang di gunakan untuk merinci rekening control piutang dalam buku besar.
Faktur di perusahaan ini mempunyai jangka waktu yang berbeda-beda,ada faktur yang berjatuh tempo 7 hari, 14 hari, 28 hari, 30 hari dan terakhir 45 hari. Piutang tidak selamanya berakhir dengan penerimaan uang, ada kemungkinan sebagian piutang tidak dapat tertagih. Untuk itu jumlah piutang yang tidak dapat tertagih harus di taksirkan.
PT. Supra Sumber Cipta menggunakan metode penaksiran piutang tak tertagih berdasarkan saldo piutang akhir periode dengan cara menganalisa umur piutang. Dalam metode ini piutang masing-masing pelanggan di bagi dalam dua kelompok, yaitu belum menunggak dan menunggak.piutang yang menunggak di pisahkan dalam kelompok berdasarkan lamanya waktu menunggak. Di perusahaan
ini pengelompokan menunggak hanya di bagi menjadi 4 bagian yaitu 1-10 hari,11-30 hari,31-60 hari dan di atas 60 hari.
D. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Penerimaan kas pada PT.Supra Sumber Cipta
Berdasarkan pengamatan penulis penerapan system informasi akuntansi pada PT. Supra Sumber Cipta terdapat kebaikan dan kelemahan,
1. Prosedur penjualan kredit pada PT.Supra Sumber Cipta Kebaikan dari prosedur penjualan kredit
a. Setiap sales order atau pesanan penjualan yang masuk selalu dikontrol oleh Distric Manager dan Branch Manager.
b. Perusahaan memiliki ketentuan dan persyaratan kredit yang jelas dan harus dipenuhi oleh pembeli sehingga kemampuan dari pembeli dapat dikehetaui.
c. Adanya pemrosesan data elektronik melalui program SAP sehingga memudahkan transaksi penjualan .
d. Adanya formulir- formulir rangkap sehingga memudahkan pihak yang berkepentingan untuk mengadakan pengawasan.
e. Dalam system penjualan kredit telah dilakukan fungsi oprasioanal, fungsi penyimpanan dan fungsi pencatatan.
Kelemahan dari prosedur penjualan kredit
a. Jarang dilakukannya pengecekan nama dan alamat pembeli pada faktur penjualan dan sales order, sehingga timbul terjadinya faktur fiktif.
b. Perusahaan tidak mempunyai kebijakan tertulis mengenai potongan penjualan yang diberikan kepada pembeli, sehingga potongan penjualan berbeda dari satu pembeli dengan pembeli yang lain.
c. Masih ada yang barang keluar di gudang tanpa adanya otorisasi pihak yang berwenang pada sales order ataupun surat jalan.
2. Prosedur Penerimaan Kas pada PT. Supra Sumber Cipta Kebaikan dari prosedur penerimaan kas
a. Uang yang diterima oleh kasir diserahkan seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau selambat-lambatnya pada keesokan harinya.
b. Sudah dilakukan pemisahan fungsi operasional, penyimpanan dan pecatatan, dimana fungsi opersional di wakili oleh bagian penagihan yaitu kolektor dan fungsi peyimpanan di lakukan oleh kasir serta seksi pencatatan di lakukan oleh bagian akuntansi.
c. Perusahaan telah membuat penyisihan untuk piutang yang kemungkinan tidak tertagih sehingga jika suatu saat ada piutang yang tidak dapat tertagih maka tidak menjadi beban yang berat bagi perusahaan.
Kelemahan dari prosedur penerimaan kas
a. Penagihan ke customer yang kadang fakturnya dititipkan melalui salesman, bisa memungkinkan terjadinya penggelapan uang.
b. Waktu penyerahan uang oleh salesman dan kolektor yang terlalu malam ke bagian kasir, karena mereka baru pulang dari lapangan sekitar jam 5 dan 6 sore kemudian membuat laporan data penjualan atau data penagihan yang dilakukan pada hari tersebut kemudian baru menyetorkan ke kasir hingga malam. Hal ini membuat tidak efisien bagi kasir karena waktu kerja yang terlalu lama sehingga tidak efisien dan kemungkinan terjadi kesalahan. c. Jarangnya di lakukan audit, kecuali kalau memang di kehendaki atasan
atau perintah dari kantor pusat.
d. Tugas Audit yang di lakukan oleh bagian akuntansi sehingga terjadi penambahan tanggung jawab diluar tugas rutin yang di lakukan.
E. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas pada PT.Supra Sumber Cipta.
Pengendalian intern yang dilakukan terhadap penjualan kredit dan penerimaan kas di PT.Supra Sumber Cipta bisa dikatakan cukup baik,karena adanya struktur organisasi yang jelas di perusahaan tersebut yang mana setiap fungsi mempunyai wewenang dan tanggung jawab sesuai dengan fungsinya masing-masing.Sistem wewenang merupakan alat bagi manajemen untuk melaksanakan pengawasan.Adanya prosedur yang jelas juga merupakan salah satu pengendalian intern yang di lakukan perusahaan ini.
Berikut system pengendalian intern pada system informasi penjualan kredit dan penerimaan kas.
1..Organisasi
Dari segi organisasi transaksi penjualan kredit di PT.Supra Sumber Cipta melibatkan beberap fungsi yaitu, sales yang menerima order pesanan penjualan kemudian administrasi yang mencatat transaksi penjualan kedalam program SAP di komputer dan membuatkan surat perintah pengiriman atau surat jalan serta faktur dan bagian gudang yang menyiapkan barang dan mengantarkan pesanan ke pembeli.Di lihat dari beberapa fungsi dan bagian yang terlibat salam satu transaksi penjualan kredit sehingga fungsi yang satu dengan yang lain dapat saling mengontrol sesuai dengan prosedur yang ada di perusahaan. Sebagai contoh bagian penjualan atau operasional terpisah dari bagian pencatatannya sehingga resiko terjadinya penyimpangan dapat dihindari.
Transaksi penerimaan kas di PT.Supra Sumber Cipta juga melibatkan beberapa fungsi collector yang menagih dan mengambil pembayaran dari pembeli yang sudah jatuh tempo kemudian juga ada fungsi kasir yang menerima setoran dari tagihan yang di terima dari collector dan ada fungsi akuntansi yang mencatat transaksi penerimaan kas tersebut berdasarka bukti kas masuk dari kasir.
2.Sistem Otorisasi dan Prosedur
Sistem dan prosedur penjualan kredit dan peneriman kas di PT.Supra Sumber Cipta bisa di katakan cukup baik. Setiap transaksi yang terjadi melalui system otorisasi,tidak ada satupun transaksi yang terjadi tidak di otorisasi. Otorisasi di lakukan dengan membubuhkan tanda tangan yang berwenang.
a. Transaksi penjualan di mulai saat pembeli mengisi sales order dari salesman, kemudian salesman tersebut mengotorisasi atau menandatangani sales order tersebut yang berarti salesman tersebut yang bertanggung jawab atas pemenuhan dari customer tersebut.
b.Untuk mengantisipasi atau mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang transaksi penjualan tersebut harus mendapat otorisasi dari fungsi kredit yaitu District Manager dan Branch Manager. Otorisasi harus berupa tanda tangan dalam sales order tersebut. Di perusahaan ini pemberian kredit dapat di lakukan jika transaksi atau pembelian di atas Rp.250.000,- dan sudah melakukan pembelian sebanyak dua kali dengan kata lain pembelian kredit baru bisa di capai dalam pembelian ketiga.
c. Pengiriman barang yang dilakukan oleh bagian pengiriman ke pembeli membawa dengan membawa surat jalan dan faktur sehingga barang sudah sampai ke pembeli maka pembeli membubuhkan tanda tangan dan cap perusahaan di surat jalan dan faktur tersebut. Fungsi pengiriman juga membubuhkan tanda tangan dan memberi cap sudah di kirim pad surat jalan dan copy surat jalan dan faktur di serahkan kebagian Accounting Receivable (A/R) agar dilakukan penagiah jika fakturnya sudah jatuh tempo.
d.Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus berdasarkan dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung dalam penjualan kredit. Pencatatan piutang harus disasarkan pada faktur sebagai dokumen sumber dan didukung oleh surat jalan sebagai dokumen pendukung.
e. Di PT Supra Sumber Cipta yang melakukan perubahan dalam catatan piutang adalah staf A/R berdasarkan dokumen sumber yaitu faktur. Di saat staf A/R Mengubah data piutang ia harus pula membubuhkan tanda tangan dan faktur tersebut sebagai bentuk pertanggungjawaban atas perubahan catatan piutang olehnya.
3. Praktek yang sehat
Dalam perusahaan faktur dan surat jalan bernomor urut cetak agar memudahkan dalam pekerjaan dan dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan. Sebelumnya faktur dibuat perlu diadakan penelitian terlebih dahulu tentang barang yang dipesan beserta harga dan perhitungan yang lain untuk menghindari kesalahan dan komplain dari pelanggan.
Dalam penerimaan kas melibatkan dua fungsi yaitu kasir yang menerima kemudian setiap hari kasir menyetorkan uang hasil penagihan ke bank dan bukti setoran serta voucher peneriamaan kas dari kasir tersebut kemudian diserahkan kebagian akuntansi agar dicatat kedalam jurnal dan kartu piutang pembeli sehingga kemungkinan penyalahgunaan kas dapat dihindari.
Secara periodik juga dilakukan rekonsiliasi yang dilakukan bagian akutansi yaitu antara kartu piutang pembeli dengan rekening piutang dalam buku besar berdasarkan datanya yaitu faktur penjualan dan bukti penagihan.
