BAB IV
ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Barang Lelang Gadai PT. Pegadaian Cabang Salemba
Untuk mengetahui tentang sistem informasi akuntansi proses lelang pada PT. Pegadaian Cabang Salemba maka dibawah ini penerapan dan analisi sistem informasi akuntansi tersebut dijabarkan sebagai berikut :
1. Penerapan Dokumen yang Digunakan
a. Daftar Kredit Jatuh Tempo
Daftar Kredit Jatuh Tempo adalah dokumen yang berisi daftar kredit gadai yang telah jatuh tempo yang berisi No Kredit, Rubrik,Nasabah & Alamat , No Telp & Hp, Tgl Kredit & Tgl Jatuh Tempo, Detail Barang Jaminan , Taksiran, Jumlah Uang Pinjaman dan Sewa Modal. Dokumen digunakan oleh pegawai untuk menginformasikan kepada nasabah tentang kredit yang akan jatuh tempo.
b. Surat Pemberitahuan Lelang
Surat Pemberitahuan Lelang adalah surat pemberitahuan kepada nasabah bahwa kredit gadai nasbaah tersebut telah jatuh tempo. Dokument ini berisi No Kredit , Jumlah Uang Pinjaman dan Sewa Modal serta tanggal lelang dari Kredit Gadai yang telah jatuh tempo tersebut
c. Dokumen Harga Dasar Lelang Emas ( HDLE )
Dokumen Harga Dasar Lelang Emas adalah dokumen yang berisi data harga dasar lelang emas yang akan digunakan sebagai dasar harga untuk menjual barang jaminan yang akan dilelang. Dokumen ini dibuat dan disahkan oleh pejabat yang berwenang untuk menentukan Herga Dasar Lelang sesuai tanggal lelang di suatu Cabang
d. Daftar Serah Terima Barang Jaminan
Laporan Daftar Serah Terima Barang Jaminan adalah Laporan yang berisi data detail kredit yang telah jatuh tempo sesuai periode lelangnya. Daftar ini diserahkan dari petugas penyimpan barang jaminan kepada panitia lelang sebagai berita acara serah terima barang jaminan yang akan dilelang
e. Berita Acara Lelang
Berita Acara Lelang adalah dokumen ini berisi tentang Berita Acara Panitia Lelang yang berisi rincian jumlah barang jaminan yang telah laku dijual lelang dan nominal pendapatan lelang yang diperoleh dari hasil lelang
f. Daftar Penjualan Lelang
Dokumen ini berisi daftar kredit jatuh tempo yang telah dijual lelang oleh panitia lelang kepada pembeli lelang . Dokumen ini berisi No Kredit, Detail Barang Jaminan yang telah laku terjual , Harga Jual Lelang, Pendapatan Lelang dan Bea Lelang
g. Kuitansi Penjualan Lelang
Bukti Pembayaran Penjualan Barang Lelang kepada pembeli lelang yang berisi harga jual dan tanggal penjualan lelang
h. Daftar Register Ulang
Daftar Kredit dalam proses lelang yang belum laku terjual saat lelang kemudian dilakukan register ulang untuk dilakukan penjualan di periode lelang berikutnya
i. Rekening Koran
Daftar yang berisi jumlah saldo dan mutasi jurnal transaksiyang terjadi sesuai mata anggaran yang digunakan
j. Daftar Mutasi Harian Kasir
Daftar yang berisi semua transaksi yang dilakukan oleh kasir pada periode transaksi tertentu
k. Rekap Kasir
Daftar yang berisi rekapitulasi semua transaksi yang dilakukan kasir pada periode transaksi tertentu
2. Analisis Terhadap Dokumen yang Digunakan
Dari hasil analisa penerapan dokumen yang digunakan dapat disimpulkan bahwa :
a. Jenis-jenis dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian perusahaan yang terdiri dari :
1) Daftar Kredit Jatuh Tempo 2) Surat Pemberitahuan Lelang 3) Dokumen HDLE
4) Daftar Serah Terima Barang Jaminan 5) Daftar Penjualan Lelang
6) Kuitansi Penjualan Lelang 7) Daftar Register Ulang Lelang 8) Berita Acara Lelang
9) Rekening Koran
10) Daftar Mutasi Harian Kasir 11) Rekap Kasir
Secara umum sudah sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum. Dalam hal ini pihak manajemen cukup berupaya untuk membangun sistem pengendalian dokumen yang memenuhi unsur-unsur sistem pengendalian internal.
b. Dokumen-dokumen diatas mempunyai format yang sederhana dan mudah dimengerti oleh para pengguna sehingga mempermudah dalam pengisiannya. Hal ini dapat mengurangi resiko kesalahan dalam pengisian
c. Belum semua dokumen yang digunakan bernomor urut cetak, masih ada dokumen yang penomorannya dilakukan secara manual, seperti kuitansi
penjualan lelang yang diterbitkan oleh panitia lelang belum bernomor urut tercetak ( prenumbered ) melainkan ditulis tangan oleh panitia lelang. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya duplikasi dokumen atau dokumen tidak bernomor. Keadaan ini dapat menghambat dan membingungkan proses pencarian dokumen sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pihak-pihak tertentu. Selain itu, hal ini tentu saja meningkatkan adanya resiko penyelewangan dokumen. Usulan penulis agar perusahaan menggunakan dokumen bernomor urut tercetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang bersangkutan.
d. Tidak adanya katalog tentang penawaran harga lelang yang diberikan kepada pembeli lelang. Permintaan penawaran harga hanya dilakukan secara lisan. Panitia Lelang melakukan ini agar informasi harga jual barang lelang lebih cepat diterima oleh pembeli lelang dan menghemat waktu dalam pembuatan katalog. Namun mengingat penjualan lelang menyangkut transaksi yang mengikat kedua belah pihak baik panitia lelang maupun pembeli lelang, maka dibutuhkan formulir atau dokumen yang legal dan sah. Juga untuk menunjukan penawaran harga jual barang lelang yang dilakukan secara kompetitif.
e. Dokumen harga dasar lelang emas yang digunakan oleh panitia lelang sebagai dasar perhitungan limit lelang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang di kantor pusat. Saat harga dasar lelang emas awal yang sudah diotorisasi kantor pusat dilakukan perubahan harga dasar lelang baru maka harus ada informasi tertulis kepada panitia lelang baik lewat sms, telepon atau fax agar panitia lelang dapat melakukan perhitungan ulang limit lelang sesuai harga terbaru sehingga saat
input harga penjualan lelang di system sesuai hasil perhitungan limit dengan harga lelang terbaru dan tidak ada perbedaan harga jual lelang yang dapat menyebabkan selisih harga penjualan lelang yang dapat merugikan pihak panitia lelang jika harga dasar lelang naik.
f. Dokumen daftar serah terima barang jaminan yang akan dilelang, berita acara lelang, daftar penjualan lelang dan kuitansi telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Hal ini menunjukan telah adanya sistem otorisasi yang tepat dalam perusahaan yang akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya.
g. Kuitansi penjualan lelang hanya dibuat 3 rangkap, yaitu untuk panitia lelang, pembeli lelang dan untuk arsip bagian pihak cabang . Dokumen ini seharusnya dibuat 4 rangkap karena panitia lelang harus mendistribusikan juga dokumen ini kepada pihak bisnis gadai di kanwil beserta dokumen lainnya seperti Berita Acara Lelang sebagai dokumen pelaksanaan lelang yang telah terjadi di outlet – outlet yang telah melaksanakan proses lelang sesuai periode dan sebagai sarana verifikasi pihak bisnis kanwil bahwa saldo barang jaminan dalam proses lelang sudah berkurang atau bertambah sesuai jumlah barang jaminan yang terjual dan barang jaminan yang diregister ulang lelang.
3. Proses Transaksi Pengajuan Kredit hingga Proses Lelang
a. Flow Proses Pengajuan , Persetujuan & Pencairan Gadai
Pengajuan KCA
Kasir KPK
Front Liner Penaksir Nasabah
Isi FPK (Data Nasabah dan
Barang Jaminan) Ya END Konfirmasi Nasabah Cetak SBG Start Nasabah Baru? Proses Taksir Barang BJ Tidak Cek FPK Dan Terima BJ Dokumen identitas Sesuai Kewenangan ? Persetujuan (n) Setuju ? Terima BJ Struk 2 Struk 1 SBG2 SBG 1 RP END Dokumen Identitas (KTP,SIM, PASPOR) Barang Jaminan Serahkan FPK Ke Kasir Pencairan Dan Cetak Struk Tidak Setuju Ya Input CIF Input Pengajuan Kredit dan BJ Input Alasan Penolakan Serahkan BJ dari Penaksir Ke Nasabah Proses Taksir Ulang Tidak Apakah GUO? Flag GUO Tidak Ya Ya Tidak Ya
Pada saat pencairan gadai, maka sistem melakukan jurnal sebagai berikut:
Tipe Rekening NOMINATIF S/L B/B NRC
DEBET Rekening Nominatif Nasabah 16 Digit 114.01 114 11
KREDIT
Pendapatan Administrasi Golongan
B 412.01.02 412.01 412 41
b. Flowchart Penyimpanan BJ Flow Penyimpanan BJ Penyimpan Penaksir START CETAK DAFTAR KREDIT COCOK ? CHECKLIST SERAH TERIMA BJ COCOK ? PENGECEKAN BJ dan JUMLAH BJ (FISIK vs SYSTEM) END PENERIMAAN BJ dari PENAKSIR PENYERAHAN BJ ke PENYIMPAN PENGECEKAN BJ dan JUMLAH BJ (FISIK vs SYSTEM) PENYIMPANAN BJ (KLUIS / GUDANG) Ya Tidak Tidak Ya
c. Flowchart Perpanjangan Gadai Pelunasan Kredit Kasir Kasir Nasabah Nasabah RP RP
Sudah Taksir Ulang Kriteria Oleh Penaksir /
KPK / SPI ?
Sudah Taksir Ulang Kriteria Oleh Penaksir /
KPK / SPI ? Start Start Dokumen Identitas Dan SBG Dokumen Identitas Dan SBG Periksa SBG Input Data Plelunasan (Ulang, Cicil, Tambah) Tidak Ya Informasi Peringatan Perubahan Kriteria Informasi Peringatan Perubahan Kriteria Cetak Struk Pelunasan Kriteria Berubah ? Kriteria Berubah ? Ya SBG Baru SBG Baru Tidak Struk Struk Struk Struk END END Kriteria Berubah ? Ya Tidak Informasi Peringatan Taksir Ulang Kriteria Informasi Peringatan Taksir Ulang Kriteria Pelunasan Pertama ? Pelunasan Pertama ? Ya Tidak Cetak SBG Baru Cetak SBG Baru SBG Lama SBG Lama Informasi Nilai Taksiran baru sesuai STL Informasi Nilai Taksiran baru sesuai STL
i. Jurnal Gadai Ulang
a) Gadai Ulang Lokal (Nasabah melakukan perpanjangan gadai di cabang asal pembuka)
Ada beberapa kondisi jurnal yang dapat terbetuk dari proses Ulang Gadai yaitu :
Tipe Rekening NOMINATIF S/L B/B NRC
DEBET KAS/Nasabah 111.02.01 111.02 111 11
KREDIT
Pendapatan Sewa Modal YMHD
Golongan B 119.01.02 119.01 119 11
KREDIT
Pendapatan Administrasi
Golongan B 412.01.02 412.01 412 41
DEBET
Pendapatan Sewa Modal
Golongan B 411.01.02 411.01 411 41 REV
KREDIT
Pendapatan Sewa Modal YMHD
Golongan B 119.01.02 119.01 119 11 REV
b) Gadai Ulang Online (Nasabah melakukan gadai ulang melalui cabang lain)
Nasabah CPP A kode cabang AAAAA (Cabang Kredit) melakukan perpanjangan Gadai di CPP B kode cabang BBBBB (Cabang Transaksi) :
Jurnal Pada Cabang Transaksi (Cabang B kode cabang BBBBB)
Tipe Rekening Nominatif S/L B/B NRC
Debet Kas Teller 1 Cabang Transaksi
BBBBB.1110201.360 11102 111 11 Kredit RAK KPPP di
Cabang Transaksi
BBBBB.9999999.360 16901 169 16
Jurnal Pada Cabang Kredit (Cabang A kode cabang AAAAA)
Tipe Rekening Nominatif S/L B/B NRC
Debet RAK KPPP di CPP Kredit
Kredit Pendapatan Administrasi Gadai AAAAA.41201xx.360 41201 412 41 Kredit Pendapatan SM YMHD AAAAA.11901xx.360 11901 119 11 Jurnal di KPPP
Tipe Rekening Nominatif S/L B/B NRC
Debet RAK CPP Transaksi KPPP.BBBBB.360 16901 169 16 Kredit RAK CPP Kredit KPPP.AAAAA.360 16901 169 16
ii. Jurnal Gadai Cicil
a) Jurnal Pada saat mencicil Lokal
Ada beberapa kondisi jurnal yang dapat terbentuk dari proses Cicil ini yaitu :
Tipe Rekening NOMINATIF S/L B/B NRC
DEBET KAS/Nasabah 111.02.01 111.02 111 11
KREDIT Rekening Nominatif Nasabah 16 Digit 114.01 114 11 KREDIT
Pendapatan Sewa Modal YMHD
Golongan B 119.01.02 119.01 119 11 KREDIT Pendapatan Administrasi Golongan B 412.01.02 412.01 412 41 DEBET PendapatanSewa Modal Golongan B 411.01.02 411.01 411 41 REV KREDIT
PendapatanSewa Modal YMHD
Golongan B 119.01.02 119.01 119 11 REV
b) Jurnal Pada saat Mencicil Online Contoh Kasus :
Nasabah CPP A kode cabang AAAAA (Cabang Kredit) melakukan Pelunasan Gadai dengan cara mencicil nilai UP di CPP B kode cabang BBBBB ( Cabang Transaksi ). Jurnal yang terbentuk sebagai berikut :
Jurnal Pada CPP Transaksi CPP B kode cabang BBBBB
Tipe Rekening Nominatif S/L B/B NRC
Debet Kas Teller 1 CPP Transaksi
BBBBB.1110201.360 11102 111 11
Kredit RAK KPPP di CPP Transaksi
BBBBB.9999999.360 16901 169 16
Jurnal Pada CPP Kredit CPP A kode cabang AAAAA
Tipe Rekening Nominatif S/L B/B NRC
Debet PYD Nominatif Nasabah Gadai AAAAA.12.01.188222-4 11401 114 11 Kredit Pendapatan Administrasi Gadai AAAAA.41201xx.360 41201 412 41
Kredit Pendapatan Sewa Modal YMHD AAAAA.11901xx.360 11901 119 11 Kredit RAK KPPP di CPP Kredit AAAAA.9999999.360 16901 169 16 Jurnal di KPPP
Tipe Rekening Nominatif S/L B/B NRC
Debet RAK CPP Kredit KPPP.AAAAA.360 16901 169 16 Kredit RAK CPP Transaksi KPPP.BBBBB.360 16901 169 16
iii. Jurnal Gadai Tambah
a) Minta Tambah pada Transaksi Lokal
Ada beberapa kondisi jurnal yang dapat terbentuk dari proses Minta Tambah ini yaitu :
Tipe Rekening NOMINATIF S/L B/B NRC
DEBET Rekening Nominatif Nasabah 16 Digit 114.01 114 11 KREDIT
Pendapatan Sewa Modal YMHD
Golongan B 119.01.02 119.01 119 11 KREDIT Pendapatan Administrasi Golongan B 412.01.02 412.01 412 41 KREDIT KAS/Nasabah 111.02.01 111.02 111 11 DEBET
Pendapatan Sewa Modal
Golongan B 411.01.02 411.01 411 41 REV
KREDIT
Pendapatan Sewa Modal YMHD
d. Flowchart Pelunasan Gadai Pelunasan Kredit Penyimpan Penyimpan Kasir Kasir Nasabah Nasabah Tidak Ya RP RP
Sudah Taksir Ulang Kriteria Oleh Penaksir /
KPK / SPI ?
Sudah Taksir Ulang Kriteria Oleh Penaksir /
KPK / SPI ? Start Start Dokumen Identitas Dan SBG Dokumen Identitas Dan SBG Transaksi Pelunasan/ Tebus? Transaksi Pelunasan/ Tebus? Periksa SBG Input Data Plelunasan (Ulang, Cicil, Tambah) Tidak Ya Informasi Peringatan Perubahan Kriteria Informasi Peringatan Perubahan Kriteria Cetak Struk Tebus Cetak Struk Pelunasan Kriteria Berubah ? Kriteria Berubah ? Ya SBG Baru SBG Baru Tidak Struk Struk Struk Struk END END Input Data Pelunasan (Tebus) Kriteria Berubah ? Ya Tidak Informasi Peringatan Taksir Ulang Kriteria Informasi Peringatan Taksir Ulang Kriteria Pelunasan Pertama ? Pelunasan Pertama ? Ya Tidak Cetak SBG Baru Cetak SBG Baru SBG lama SBG lama Proses pengheluaran barang dg validasi warkat pendukungnya Informasi Nilai Taksiran baru sesuai STL Informasi Nilai Taksiran baru sesuai STL
i. Jurnal Pelunasan Lokal
Ada beberapa kondisi jurnal yang dapat terbentuk dari proses Tebus ini yaitu
Tipe Rekening NOMINATIF S/L B/B NRC
DEBET KAS/Nasabah 111.02.01 111.02 111 11
KREDIT Rekening Nominatif Nasabah 16 Digit 114.01 114 11 KREDIT
Pendapatan Sewa Modal
Golongan B 411.01.02 411.01 411 41
DEBET
Pendapatan Sewa Modal
Golongan B 411.01.02 411.01 411 41 REV
KREDIT
Pendapatan Sewa Modal YMHD
Golongan B 119.01.02 119.01 119 11 REV
ii. Jurnal Pelunasan Online
Nasabah CPP A (Kredit) cabang AAAAA melakukan Pelunasan Maju sebelum jatuh tempo di CPP B (Transaksi) cabang BBBBB, maka jurnal yang terbentuk :
Jurnal Pada CPP Transaksi
Tipe Rekening Nominatif S/L B/B NRC
Debet Kas Teller 2 CPP Transaksi
BBBBB.1110201.360 11102 111 11
Kredit RAK KPPP di CPP Transaksi
BBBBB.9999999.360 16901 169 16
Jurnal Pada CPP Kredit
Tipe Rekening Nominatif S/L B/B NRC
Debet RAK KPPP di CPP Kredit
AAAAA.9999999.360 16901 169 16
Kredit PYD Nominatif Nasabah Gadai
Kredit Pendapatan SM AAAAA.41101XX.360 41101 411 41
Debet Pendapatan SM AAAAA.41101xx.360 41101 411 41 Rev Kredit Pendapatan SM YMHD AAAAA.11901xx.360 11901 119 11 Rev
Jurnal di KPPP
Tipe Rekening Nominatif S/L B/B NRC
Debet RAK CPP Transaksi di KPPP
KPPP.BBBBB.360 16901 169 16
Kredit RAK CPP Kredit di KPPP
e. Flowchart Proses Lelang
Flow Proses Lelang
Panitia Lelang Penyimpan Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Ya HITUNG LIMIT LELANG Penandaan Kriteria Khusus END LAKU ? Terima BJ Kasep PROSES PELUNASAN LELANG BARANG JAMINAN BLU I/II/III ULANG LELANG I/II ? START SETUP PARAMETER - Jadwal Lelang - HDLE/HPDL - Panitia Lelang - Register Cut Off - Pembeli Lelang - Master Kredit Brg Bermas
AMBIL BARANG JAMINAN
DOKUMEN LELANG - Berita Acara Lelang - Daftar Laku Lelang - Berita Acara Serah Terima BJ Lelang
- Daftar Ukel Kriteria Khusus ?
Ada Pelunasan Oleh Nasabah ? BJ Kasep
Penyerahan BJ Kasep
END Taksir Ulang BJ Kasep
oleh Panitia Lelang
Penghapusan Piutang
Jurnal yang terkait pada proses lelang ini adalah :
i. Jurnal Pelunasan Administrasi/Cut Off (Core)
ii. Jurnal Pelunasan Lelang
Adalah pelunasan yang dilakukan nasabah setelah cut off tetapi belum dilaksanakan lelang. Adapun pembukuannya seperti jurnal dibawah ini.
iii. Jurnal Penjualan Lelang Umum
4. Prosedur Barang Lelang Gadai
Adapun prosedur proses lelang yang diterapkan pada PT.Pegadaian Cabang Salemba:
a. Prosedur penjualan lelang PT. Pegadaian dimulai dari Pegawai Adminisitrasi / Front Officer melakukan pencetakan daftar kredit jatuh tempo dari Aplikasi . Front Officer menghubungi nasabah yang masuk dalam daftar tersebut melalui telepon,
sms dan surat pemberitahuan lelang yang ditujukan ke alamat nasabah. Pegawai Front Officer mencatat daftar nasabah yang dapat dihubungi dan tidak dapat dihubungi sesuai daftar kredit jatuh tempo
b. Satu hari sebelum tanggal lelang , berdasarkan daftar nasabah yang tidak dapat dihubungi yang dibuat oleh petugas Front Officer. Penyimpan BJ Emas melakukan pengambilan dan menyortir barang jaminan berdasar golongan pinjaman atas kredit yang telah jatuh tempo namun belum terselesaikan kewajibannya oleh nasabah . Barang Jaminan yang berada di kluis / brankas BJ Emas dipindahkan dari tempat awal kemudian diserahkan kepada penaksir cabang untuk dilakukan pemeriksaan fisik dan melakukan taksiran ulang sebelum barang jaminan diserahkan ke panitia lelang
c. Berdasarkan hasil pemeriksaan dan taksiran ulang oleh penaksir kemudian penyimpan membuat katalog / daftar barang jaminan yang akan dilelang dan menyimpan kembali barang jaminan di kluis / brankas
d. Pada tanggal lelang, Penyimpan menyerahkan barang jaminan yang akan dilelang kepada panitia lelang beserta daftar serah terima barang jaminan yang akan dilelang sebagai berita acara penyerahan barang jaminan kepada panitia lelang yang ditandatangani oleh Pimpinan Cabang, Penyimpan BJ dan Panitia Lelang
e. Panitia lelang yang telah dibentuk melakukan setup parameter Harga Dasar Lelang Emas ( HDLE ) dan Susunan anggota Panitia Lelang. Untuk perubahan jadwal
lelang yang sudah ditetapkan diawal harus ada persetujuan Pimpinan Wilayah terlebih dahulu.
f. Panitia Lelang melakukan Taksir Ulang BJ Kasep yang akan dilelang berdasarkan daftar serah terima barang jaminan yang akan dilelang .
g. Apabila ada nasabah yang datang untuk menyelesaikan kreditnya (Pelunasan) sebelum proses lelang dilaksanakan maka dilakukan proses Pelunasan Lelang oleh Panitia Lelang dan No Kredit yang dilunasin tersebut akan dicatat di Berita Acara Lelang
h. Panitia lelang melakukan pengitungan minimal harga jual lelang (hitung limit lelang) berdasarkan kriteria taksiran dan HDLE pelaksanaan lelang.
i. Jika dari hasil hitung limit lelang oleh panitia lelang terdapat kredit yang nilai penjualannya lebih rendah dari nilai Kewajiban Nasabah ( Uang Pinjaman + Sewa Modal + Biaya Lelang ) dan dianggap taksirannya wajar ( tidak terindikasi adanya taksiran tinggi oleh penaksir kredit ), maka dilakukan penandaan atas barang tersebut, dan pada hasil penjualannya diijinkan muncul kerugian. Panitia Lelang membuat katalog lelang berdasarkan hasil hitung limit lelang
j. Panitia lelang menawarkan barang jaminan yang akan dilelang kepada pembeli lelang dengan harga jual pembukaan lelang sesuai harga hitung limit lelang .
k. Pembeli Lelang saling menawarkan harga untuk barang jaminan lelang sesuai harga yang telah ditentukan dan panitia lelang menentukan pembeli lelang untuk setiap barang jaminan lelang sesuai penawaran tertinggi kemudian mencatat nama pembeli lelang pada katalog lelang
l. Setelah barang jaminan lelang laku semua terjual maka panitia lelang membuat kuintasi pembelian lelang dan menerima pembayaran dari pembeli lelang sesuai harga jual lelang yang telah disepakti
m. Panita lelang melakukan entry data untuk setiap penjualan barang jaminan lelang ke aplikasi lelang
n. Untuk barang jaminan lelang yang tidak laku terjual maka barang tersebut dikategorikan sebagai Barang Lelang Ulang ( BLU ) yang akan dimasukan ke dalam daftar register ulang lelang dan barang tersebut hanya diperbolehkan untuk penjualan lelang ulang hanya satu kali pada periode lelang berikutnya ( harus bisa terjual ).
o. Apabila pada lelang periode berikutnya BLU masih tidak laku dilelang maka diusulkan untuk dilakukan pengajuan penurunan harga jual lelang kepada pejabat terkait sehingga barang jaminan lelang dapat laku terjual
p. Setelah penjualan lelang selesai , panitia lelang membuat berita acara lelang yang berisi Jumlah potongan dan harga jual Barang Jaminan yang laku terjual dan
barang jaminan yang belum laku terjual pada hari pelaksanaan lelang yang akan ditandatangani panitia lelang
q. Bea Lelang terdiri dari Bea Lelang Pembeli dan Bea Lelang Penjual, masing-masing 1 % dari harga jual lelang. Belang Lelang sudah include dari harga jual lelang yang ditawarkan kepada pembeli lelang
r. Panitia Lelang mencetak semua bukti transaksi dalam bentuk daftar, struk atau rekapitulasi.
s. Hasil penjualan lelang setelah dikurangi kewajiban nasabah jika terdapat lebih maka kelebihan tersebut sebagai Uang Kelebihan Lelang (Ukel).
t. Ukel dapat dibayarkan ke nasabah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Analisis Terhadap Prosedur Barang Lelang Gadai
Dari hasil analisis terhadap prosedur proses lelang, dapat ditemukan hal-hal sebagai berikut:
a. Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi lelang dalam perusahaan sudah cukup baik. Jaringan prosedur terdiri dari :
1) Prosedur komunikasi dan menginformasikan kredit jatuh tempo kepada nasabah sebelum pelaksanaan lelang
2) Prosedur taksir ulang kredit jatuh tempo & penyerahan barang jaminan ke panitia lelang ( Cut Off Kredit Lelang )
3) Prosedur Setup Harga Dasar Lelang Emas ( HDLE ) & Susunan Panitia Lelang
4) Prosedur pelunasan sebelum lelang oleh nasabah
5) Prosedur taksir ulang panitia kasep dan hitung limit lelang 6) Prosedur penjualan lelang
7) Prosedur Register Ulang
8) Prosedur Pencetakan dokumen lelang
b. Dalam posedur komunikasi dan menginformasikan kredit jatuh tempo kepada nasabah, bagian front officer sudah melakukan prosedur dengan baik dengan menghubungi nasabah berdasarkan daftar kredit jatuh tempo yang dicetak melalui telepon, sms atau menyurati surat pemberitahuan lelang kepada nasabah sebelum hari pelaksanaan lelang dan mencatat alasan jika nasabah tidak dapat dihubungi. Namun faktor masih banyaknya nasabah yang tidak dapat dihubungi sebelum proses lelang karena banyak perubahan data nasabah terutama alamat rumah dan no telepon / handphone yang tidak diupdate oleh bagian front officer saat nasabah datang ke cabang terakhir kali untuk melakukan transaksi gadai
c. Dalam prosedur taksir ulang kredit jatuh tempo dan penyerahan barang jaminan ke panitia lelang ( Cut Off kredit lelang ) , bagian penaksir cabang melakukan taksiran ulang hanya berdasarkan data dari dwilipat SBG tapi tidak melakukan pengecekan taksiran dan jumlah barang jaminan dari fisik barang jaminan yang dipegang oleh penyimpan BJ dengan alasan
penghematan waktu . Akibatnya sering terjadi kesalahan dalam perhitungan limit lelang oleh panitia lelang saat taksir ulang panitia kasep, jika jumlah taksiran lebih kecil karena kesalahan taksiran atau jumlah barang yang kurang akan menyebabkan kredit tersebut memiliki harga jual lelang yang rendah dan menjadi barang tidak laku lelang jika harga jual lelang dibawah harga limit lelang.
d. Prosedur setup dan otorisasi harga dasar lelang emas yang berlaku dilakukan oleh Divisi Bisnis Gadai Kantor Pusat yang dinformasikan ke kantor area yang nanti nya dishare ke cabang yang berada dicakupan area tersebut. Jika terjadi perubahan harga dasar lelang emas, Divisi Bisnis Gadai menginformasikan kembali ke kantor area tentang perubahan harga tersebut agar tidak perbedaan harga dasar lelang emas yang digunakan saat pelaksanaan lelang. Terkait kewenangan tentang penetapan harga dasar lelang setempat, Deputi Bisnis yang berada di kantor area mempunyai kewenangan untuk menurunkan atau menaikan harga dasar lelang emas yang berlaku di 1 cabang maks 3% dari harga dasar lelang emas yang ditetapkan oleh Divisi Bisnis Gadai. Perubahan tersebut berdasarkan hasil peninjauan dan analisa harga dasar emas yang berlaku di wilayah cabang pelaksana lelang. Kelemahan dari penetapan harga dasar lelang emas setempat ini dimana proses kenaikan atau penurunan harga dasar lelang emas berdasarkan informasi lisan by phone / sms dari panitia lelang tanpa ada surat permintaan penurunan / kenaikan dari panitia lelang dan survei harga pasar oleh kantor area sehingga ada kemungkinan harga dasar
lelang di pasaran lebih tinggi dari harga dasar lelang penetapan oleh Deputi Bisnis yang dapat menguntungkan pihak - pihak tertentu. Penetapan susunan panitia lelang yang melakukan pelaksanaan lelang merupakan pegawai dan pejabat dari cabang yang akan melaksanakan lelang .Penulis mengusulkan untuk susunan panitia lelang berasal dari pegawai lain dari cabang yang melaksanakan proses lelang sehingga ada pemisahan tugas antara pelaksana proses operasional lelang yang menerima kas masuk dan melakukan pembukuan / penjurnalan akuntansi terkait proses lelang tersebut.
e. Prosedur pelunasan sebelum lelang sudah berjalan dengan baik, nasabah yang hendak menebus kredit yang telah di cut off menjadi barang jaminan yang akan dilelang menemui panitia lelang sebelum pelaksanaan lelang kemudian menyerahkan surat bukti gadai , identitas diri dan uang pelunasan kepada kasir panitia lelang untuk dilakukan penebusan barang. Kasir Lelang menginput pelunasan melalui system dan melakukan print struk / bukti pelunasan . Struk pertama diserahkan kepada nasabah sebagai bukti pelunasan dan pengambilan barang dan struk kedua disimpan sebagai arsip. Nasabah melakukan pengambilan barang dengan menyerahkan struk pelunasan kepada panitia lelang dan panitia lelang menginput pengambilan barang jaminan di system dan melakukan print struk pengambilan barang jaminan. Struk pertama diserahkan kepada nasabah sebagai bukti pengambilan barang dan struk kedua disimpan sebagai arsip. Panitia lelang mengeluarkan no kredit tersebut dari
katalog barang yang akan dilelang karena sudah dilakukan penebusan oleh nasabah sebelum pelaksanaan lelang.
f. Dalam prosedur taksir ulang barang kasep dari barang jaminan yang diserahkan ke panitia lelang, panitia lelang melakukan taksiran ulang hanya berdasarkan data dari dwilipat SBG tapi tidak melakukan pengecekan taksiran dan jumlah barang jaminan dari fisik barang jaminan yang dipegang oleh penyimpan BJ dengan alasan penghematan waktu . Akibatnya sering terjadi kesalahan dalam perhitungan limit lelang yang mempengaruhi harga jual barang lelang tesebut , jika jumlah taksiran lebih kecil karena kesalahan taksiran atau jumlah barang yang kurang akan menyebabkan kredit tersebut memiliki harga jual lelang yang rendah dan menjadi barang tidak laku lelang jika harga jual lelang dibawah harga limit lelang.
g. Prosedur Penjualan lelang sudah berjalan dengan baik dimana panitia lelang menawarkan barang lelang kepada pembeli lelang dengan harga jual lelang minimal sesuai perhitungan limit lelang. Pembeli lelang dengan harga beli tertinggi menjadi pemenang dalam penawaran barang lelang tersebut kemudian panitia lelang mencatat harga jual barang lelang di katalog yang sudah dibuat sebelumnya dan membuat kutiansi . Pada pelaksanaan proses penjualan barang lelang , banyak ditemukan barang lelang yang belum laku terjual disebabkan harga dasar lelang emas yang lebih kecil dibandingkan harga limit lelang sehingga tidak menutupin kewajiban dari nasabah. Hal ini terjadi karena gejolak harga emas dunia yang naik turun secara fluktuatif
menyebabkan piutang nasabah menjadi tidak tertutupin oleh harga jual lelang. Dalam proses penjualan lelang sering juga ditemukan dimana barang lelang hanya bisa terjual sebagian sehingga tidak dapat menutupin kewajiban dari nasabah. Kedua permasalahan diatas menyebabkan tingginya tingkat barang lelang yang diregister ulang . Penulis mengusulkan agar dapat dibuat kebijakan tentang penurunan / diskon penjualan lelang yang diberikan kepada pembeli lelang lewat pengajuan dokumen tertulis oleh panitia lelang yang diotorisasi oleh pejabat berwenang tergantung dari besar nya diskon yang diberikan namun tidak boleh melebihin besarnya pendapatan sewa modal yang akan diterima ( maksimal sebatas piutang pokok nasabah ) . Untuk mengatasi banyak nya barang lelang yang terjual sebagian namun tidak menutupin kewajiban nasabah, penulis mengusulkan kebijakan dari perusahaan untuk memberikan otorisasi kepada panitia lelang untuk menjual sebagian barang lelang hingga semua item dari barang lelang tersebut dapat menutupin kewajiban nasabah. Kebijakan ini mengatur setiap penjualan lelang sebagian dibukukan sebagai hutang titipan lelang yang sewaktu-waktu akan direklas jika semua item barang lelang laku terjual. Untuk mengatasi harga emas yang sangat fluktuatif di pasaran dan mengurangi jumlah kredit yang tidak laku lelang, penulis mengusulkan agar perusahaan membuat kebijakan agar panitia lelang dapat melakukan proses penjualan lelang sewaktu-waktu terhadap semua kredit yang sudah dicut off lelang . Proses penjualan lelang sewaktu-waktu ini dilakukan dengan pertimbangan, kredit
yang sudah tercut off menjadi barang lelang dapat dilakukan penjualan lelang dengan harga dasar lelang emas yang berlaku saat ini yang dibatasin dengan harga limit lelang sesuai kewajiban piutang gadai nasabah.
h. Prosedur Register Ulang sudah berjalan dengan baik dimana barang lelang yang tidak laku terjual pada pelaksanaan lelang dilakukan register ulang untuk dijadikan daftar barang lelang yang dijual di periode lelang selanjut nya. Panitia Lelang mencocokan dan menghitung jumlah barang lelang yang tidak laku terjual berdasarkan data katalog lelang yang belum terjual . Panita lelang mengecek dan memproses register ulang periode lelang berjalan di system i. Prosedur Pencetakan dokumen transaksi proses lelang sudah berjalan dengan
baik, panitia lelang mencetak dokumen berita acara lelang, daftar penjualan lelang dan daftar register ulang sebanyak 2 rangkap. Dokumen ini disimpan oleh panitia lelang sebagai dokumen pertanggung jawaban pelaksanaan lelang dan dokumen lainnya diarsip oleh pihak cabang. Penulis menyarankan dokumen lelang dibuat 3 rangkap sebagai dokumentasi yang dikirimkan ke bisnis kantor wilayah dalam rangka pertanggung jawaban pelaksanaan lelang yang terjadi dan monitoring saldo piutang kredit lelang yang terjadi akibat proses cut off dan penjualan lelang
B. Analisis Pengendalian Internal Prosedur Barang Lelang Gadai pada PT. Pegadaian Cabang Salemba
Dalam pembahasan ini diusahakan dapat memberikan kesimpulan dan saran yang aplikatif agar Cabang Salemba dapat menyusun pengendalian internal yang lebih sesuai dan lebih handal dengan biaya yang relatif rendah. Adapun analisis pada pengendalian internal proses lelang ini meliputi :
1. Analisis terhadap pengendalian yang diterapkan 2. Analisis terhadap sistem pelaporan
1. Pengendalian Internal yang Diterapkan
a. Pengendalian Umum (General Controls)
i. Pengendalian organisasi, adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara front officer yang menghubungi nasabah, penyimpan emas yang menyimpan barang jaminan emas dan panitia lelang yang menyelenggarakan proses operasional lelang
ii. Pengendalian dokumentasi, yaitu dengan penggunaan form, laporan dan kuitansi pembelian yang bernomor urut tercetak pada masing-masing dokumen
iii. Pengendalian perangkat keras, merupakan pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu oleh pabrik pembuatnya untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras, misalnya bila
mouse/keyboard yang tidak terpasang dengan baik maka secara otomatis sistem mengeluarkan peringatan
iv. Pengendalian keamanan fisik, dengan penggunaan stabilizer dan UPS pada setiap komputer dan pengamanan penyelenggaraan lelang oleh security di tempat pelaksanaan lelang
v. Pengendalian keamanan data, dengan pemakaian password saat login ke aplikasi lelang dan backup data transaksi tiap hari saat End Of Days
b. Pengendalian Aplikasi (Application Controls) i. Pengendalian Input
1. Echo check untuk mengecek kebenaran data dengan membandingkan antara data yang diketikkan dengan data yang seharusnya dimasukkan pada layar monitor. Contoh penerapan echo check yaitu pada saat penginputan no kredit yang akan dilelang dicocokkan dengan antara daftar penjualan lelang dengan hasil input di layar
2. Verifikasi dokumen untuk menjamin kelengkapan dan kebenaran otorisasi. Hal ini diterapkan pada waktu membuat daftar barang jaminan yang akan dilelang diperiksa kembali apakah jumlah barang yang akan dilelang telah benar dan apakah taksiran dan detail barang jaminan yang harus diterima oleh panitia lelang sudah benar dan lengkap
3. Field check untuk memeriksa kebenaran data yang dimasukkan dengan mencocokkan nilai dari field data tersebut dengan tipe fieldnya, apakah yang bertipe numeric, alphabetic, ataukah tanggal. Karena PT. Pegadaian telah menerapkan sistem aplikasi lelang pada setiap proses transaksinya maka sistem tersebut yang akan langsung memeriksa nilai dari field data yang dimasukkan dengan tipe fieldnya
ii. Pengendalian Proses
1. Control total check untuk mendeteksi apakah semua data yang diolah telah lengkap dan benar. Contoh penerapannya yaitu pada saat menginput hasil penjualan lelang harus memeriksa kembali apakah no kredit, pembeli lelang dan harga jual barang lelang yang dimasukkan dalam kuitansi barang jaminan yang laku terjual lelang sudah sesuai dengan yang tercantum pada katalog barang jaminan laku terjual lelang
iii. Pengendalian Output
1. Laporan yang dihasilkan perlu diawasi distriusinya agar yang menerima laporan itu hanya pihak yang berhak saja. Hal ini diterapkan seperti dalam blok model sistem akuntansi. Salah satu contohnya yaitu pada saat membuat daftar serah terima barang jaminan, report rangkap 3 yang akan didistribusikan ke penyimpan emas, pimpinan cabang, dan panitia lelang yang diarsip menurut tanggal penyerahan
2. Laporan yang sudah tidak digunakan oleh pemakai laporan pada saat tertentu, tetapi masih penting untuk digunakan di masa mendatang, maka laporan tersebut diarsip
2. Sistem Teknologi Pendukung
Adapun teknologi yang digunakan untuk mendukung sistem informasi akuntasi proses lelang yang diterapkan pada PT. Pegadaian ( Salemba ) adalah sebagai berikut:
1. Brainware
Front Officer untuk menghubungi nasabah yang kredit nya telah jatuh tempo , Panitia Lelang untuk menjual barang lelang agar dapat laku dijual dan menutupin kewajiban nasabah.
Panitia Lelang memiliki skill untuk menaksir ulang barang jaminan yang akan dilelang sesuai harga pasar saat itu dan pandai untuk menawarkan harga jual kepada pembeli lelang agar barang jaminan lelang dapat dijual diatas harga minimal lelang
2. Software
Software yang digunakan adalah sistem operasi Ubuntu ( open source ) dengan program penjualan lelang yang terintegrasi dalam aplikasi online enterprise PT Pegadaian yaitu Passion yang dikembangkan oleh Divisi Teknologi Informasi
a. Monitor LCD 15 Inch
b. CPU dengan Processor Intel i3
c. Hard drive dengan kapaistas minimal 300GB
d. Printer
e. Mouse
f. Keyboard
g. Modem VPN
4. Database yang digunakan, meliputi :
a. File Kredit Jatuh Tempo
Berisi informasi mengenai barang jaminan yang telah jatuh tempo dan belum diselesaikan kewajibannya oleh nasabah, yang terdiri dari : No_Kredit, Tanggal_Kredit, Tanggal_Jatuh_Tempo,Tanggal_Lelang, No_CIF, Nama_Nasabah, Alamat Nasabah, No_Telepon_Nasabah, Taksiran, Uang_Pinjaman, Sewa_Modal_Maksimal, Keterangan_Barang_Jaminan
b. File Barang Jaminan Yang akan Dilelang
Berisi informasi mengenai barang yang jaminan yang akan dilelang dan telah diserahkan kepada panitia lelang, yang terdiri dari : No_Kredit, Tanggal_Kredit, Tanggal_Jatuh_Tempo,Tanggal_Lelang SBG, No_CIF, Nama_Nasabah, Alamat
Nasabah, No_Telepon_Nasabah, Taksiran, Uang_Pinjaman, Sewa_Modal_Maksimal, Keterangan_Barang_Jaminan
c. File Barang Jaminan yang laku terjual lelang
Berisi informasi mengenai barang yang jaminan yang akan dilelang dan telah terjual kepada pembeli lelang, yang terdiri dari : No_Kredit, Tanggal_Kredit, Tanggal_Jatuh_Tempo, Tanggal_Pejualan_Lelang , No_CIF, Taksiran, Uang_Pinjaman, Sewa_Modal_Maksimal, Keterangan_Barang_Jaminan, Harga_Dasar_Lelang_Emas, Harga_Minimum_Lelang_Setempat, Harga_Limit_Lelang, Harga_Jual_lelang, Pendapatan_Lelang, Bea_Lelang_Pembeli, Bea_Lelang_Penjual, Uang_Kelebihan, Pembeli_Lelang
d. File Barang Jaminan yang belum laku terjual lelang
Berisi informasi mengenai barang yang jaminan yang akan dilelang dan telah terjual kepada pembeli lelang, yang terdiri dari : No_Kredit, Tanggal_Kredit, Tanggal_Jatuh_Tempo, Tanggal_Lelang , No_CIF, Taksiran, Uang_Pinjaman, Sewa_Modal_Maksimal, Keterangan_Barang_Jaminan, Harga_Dasar_Lelang_Emas, Harga_Minimum_Lelang_Setempat, Harga_Limit_Lelang, Harga_Jual_lelang,
3. Analisis Terhadap Pengendalian Internal dan Sistem Teknologi yang Diterapkan
i. Pengendalian Organisasi
Secara umum sudah terlihat adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara bagian penyimpan BJ, bagian front officer dan Panitia lelang. Tetapi masih ada terlihat kekurangan pendelegasian tugas yang tegas dibagian akuntansi dan keuangan, dimana panitia lelang merupakan pegawai cabang sendiri yang merupakan Pimpinan Cabang sebagai ketua panitia lelang dan penaksir dan kasir cabang sebagai anggota lelang yang bertugas menginput hasil penjualan lelang dan menerima uang dari pembeli lelang . Hal ini tidak sesuai dengan prinsip-prinsip pengendalian internal yang berlaku secara umum karena membuka peluang terjadinya penyelewengan, penggelapan uang atau pemalsuan data penjualan. Penulis mengusulkan agar perusahaan melakukan pemisahan tugas dimana panitia lelang bukan merupakan pegawai sendiri bisa pegawai kantor wilayah atau pegawai kantor area yang tidak terkait oleh operasional di cabang yang barang jaminan akan dilelang
ii. Pengendalian Dokumentasi
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak hanya dilakukan pada dokumen daftar penjualan lelang dan berita acara lelang, sedangkan kuitansi penjualan lelang masih dilakukan secara manual. Penulis mengusulkan agar perusahaan menerapkan penggunaan kuitansi penjualan lelang bernomor urut cetak yang terinput di aplikasi lelang untuk semua dokumen dan setiap dokumen sebelum didistribusikan ke bagian lain harus diperiksa kolom otorisasinya, apakah sudah
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang atau belum karena setiap penggunaan dokumen harus dipertanggung jawabkan oleh masing-masing petugas.
iii. Pengendalian Perangkat Keras
Bagian IT Hardware melakukan parity checking dan equipment check untuk komputer yang mengalami kerusakan atau jika kesalahan operator atau error pada system, tim helpdesk dari kantor pusat selalu siap memandu user dan panitia lelang agar proses penginputan data lelang di system dapat berjalan lancar.
iv. Pengendalian Keamanan Fisik
Pengendalian terhadap keamanan fisik sudah dilakukan dengan baik yaitu dengan adanya penggunaan stabilizer dan UPS pada setiap komputer. Tetapi perlu juga diperhatikan tentang lokasi fisik pusat komputer, dimana lokasinya harus jauh dari bahaya buatan manusia atau alam yaitu terbebas dari debu dan rembesan air yang dapat merusak hardware komputer dan memiliki pasokan daya listrik yang menunjang. Juga memiliki akses terbatas ke system aplikasi lelang yaitu melalui username untuk login dimana setiap user memiliki password sendiri dan mempunyai priviledge / otorisasi kewenangan di system lelang sessuai jabatan / kewenangan dari pegawai komputer . Ruang lelang juga memiliki pendingin ruangan karena komputer bisa berfungsi dengan baik dalam kisaran temperature 20 - 25º c.
Bagian security siap menjaga keamanan pelaksanaan lelang dari gangguan pihak luar yang ingin mengganggu jalannya proses lelang sehingga proses lelang bejalan lancar dan tidak memakan waktu proses penyelesaian yang lama.
v. Pengendalian Keamanan Data
Untuk mencegah penggunaan komputer oleh pihak-pihak yang tidak berhak, perusahaan telah melakukan pengendalian dengan pemakaian password dan juga pengendalian terhadap keamanan data dengan adanya backup data, baik backup dokumentasi maupun backup file data.
b. Pengendalian Aplikasi (Application Controls)
i. Pengendalian Input
1) Telah dilakukan penerapan echo check saat penginputan no kredit lelang yang telah terjual yang akan dicocokan antara katalog barang lelang manual dengan hasil input di layar dimana operator diberi kesempatan untuk membetulkan bila terdapat kesalahan penginputan no kredit.
2) Adanya verifikasi dokumen untuk menjamin kelengkapan dan kebenaran otorisasi pada saat membuat dokumen berita acara lelang diperiksa kembali apakah jumlah barang jaminan yang laku terjual lelang telah benar dan apakah kolom otorisasi yang harus diotorisasi oleh pejabat berwenang sudah benar dan lengkap. Begitu pula pada saat bagian kasir lelang menyiapkan kuitansi penjualan lelang atas penjualan lelang yang terjadi, terlebih dahulu bagian kasir
lelang memeriksa kelengkapan dan kebenaran semua dokumen yang terkait dengan teliti.
3) PT.Pegadaian Cabang Salemba telah menerapkan sistem komputer pada setiap proses transaksinya maka sistem tersebut yang akan memeriksa nilai dari field data yang dimasukan dari tipe fieldnya.
ii. Pengendalian Proses Kelebihan :
1) Penerapan control total check telah dilakukan yaitu pada saat menginput barang jaminan yang telah laku terjual, panitia lelang memeriksa kembali apakah no kredit, nama pembeli lelang dan jumlah harga jual lelang yang dimasukkan ke dalam file File Barang Jaminan yang laku terjual lelang sudah sesuai dengan yang tercantum pada katalog barang jaminan terlelang
2) Pengendalian secara matching check telah pula diterapkan yaitu pada saat menginput no kredit dari dokumen daftar penjualan lelang ke komputer dengan menggunakan daftar serah terima barang jaminan. No Kredit ini akan dicari dan dicocokkan dengan no kredit yang ada pada File Barang Jaminan Yang akan Dilelang
Kelemahan :
1) Pengecekan limit and reasonable check masih belum diterapkan. Ini terlihat pada pengolahan PYD dalam Proses Lelang, ada terlihat saldo piutang bernilai
negatif janggal. Padahal sangat tidak wajar bila terdapat piutang yang bernilai negatif.
2) Usulan penulis agar diterapkan pengendalian limit and reasonable check pada sistem komputerisasi file piutang dengan cara memperbaiki logika program dan memberi peringatan saldo piutang tidak mencukupin.
iii. Pengendalian Output Kelebihan :
1) Laporan yang dihasilkan telah diawasi distribusinya, laporan daftar penjualan lelang dibuat rangkap 4 yang akan didistribusikan ke bagian arsip panitia lelang, pembeli lelang, bagian penyimpan barang jaminan dan arsip cabang yang diarsip menurut tanggal transaksi penjualan lelang
2) Telah dilakukan pengarsipan untuk laporan yang sudah tidak digunakan oleh pemakai laporan pada saat tertentu, tetapi masih penting untuk digunakan di masa mendatang.
Kelemahan :
1) Terdapat laporan yang yang tidak tercetak sesuai periode lelang karena ada penundaan proses penundaan proses lelang yaitu tidak ada nya proses serah terima barang jaminan pada periode lelang tertentu dari penyimpan ke panitia lelang padahal ada kredit jatuh tempo yang seharusnya dilakukan penjualan lelang pada periode tersebut. Hal ini akan menyebabkan saldo Pinjaman / Piutang nasabah masih banyak dan tidak berpindah ke saldo piutang dalam proses lelang. Hal ini akan menyebakan outstanding kredit aktif dan pendapatan
sewa modal yang tidak sesuai nilai seharusnya ( semu ) dimiliki oleh Cabang Salemba karena perhitungan pendapatan sewa modal akrual masih tetap terhitung sebagai piutang gadai aktif. Penulis mengusulkan agar manajemen melakukan evaluasi dan pendisiplinan terhadap bagian-bagian yang terkait proses lelang dimana proses lelang harus dilaksanakan sesuai periode nya dan membuat system yang bisa melakukan cut off otomatis dari piutang gadai aktif menjadi piutang dalam proses lelang sesuai periode lelang cabang tersebut. 2) Masih terlihat adanya dokumen yang diarsip hanya sekedar saja. Sebaiknya
dokumen-dokumen yang masih diperlukan diarsip secara teratur menurut tanggal atau nomor urut sehingga memudahkan dalam pencarian dokumen tersebut.
4. Sistem Pelaporan
Proses pembuatan laporan yang didistribusikan kepada pihak manajemen bersifat individual dalam arti tidak ada pelaporan yang pembuatannya terpusat pada tanggung jawab sebuah fungsi / bagian melainkan pelaporan dibuat oleh masing-masing bagian sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Misalnya, penyimpan BJ emas melaporkan jumlah penyerahan barang jaminan per periode lelang tertentu, panitia lelang melaporkan berita acara barang lelang yang laku terjual per periode tertentu.
Sistem pelaporan akuntansi telah dibagi menjadi kelompok-kelompok dengan menggunakan mata anggaran yang terinci. Misalnya, mata anggaran Piutang Nasabah untuk masing-masing jenis produk pegadaian dan kode pendapatan sesuai produk.
Ada beberapa laporan yang disampaikan kepada pihak manajemen sehubungan dengan transaksi penjualan lelang, yaitu :
a. Laporan rekapituasi penjualan lelang dalam waktu sebulan berdasarkan periode lelang, no kredit , golongan dan uang pinjaman. Pembuatan laporan ini berdasarkan daftar penjualan lelang
b. Laporan Rekapitulasi piutang dalam proses lelang yang akan menunjukkan saldo pinjaman kredit jatuh tempo yang sudah tercut off lelang dan belum laku terjual yang disajikan setiap bulan
c. Laporan keuangan yang disajikan secara harian , bulanan dan tahunan
5. Analisis Terhadap Sistem Pelaporan yang Diterapkan
Seperti yang telah diuraikan dalam uraian sebelumnya bahwa proses pembuatan laporan bersifat individual dimana pelaporan dibuat oleh masing-masing bagian sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Sistem pelaporan yang bersifat individual ini memiliki kelemahan yang cukup signifikan bila dibandingkan dengan sistem pelaporan yang bersifat konsolidasi. Manajemen harus memperhatikan banyak laporan untuk menganalisis suatu proses atau mengevaluasi suatu aktivitas sementara biasanya banyak laporan untuk menganalisis suatu proses atau mengevaluasi suatu aktivitas sementara biasanya mereka hanya memiliki waktu yang terbatas untuk mengolah informasi-informasi tersebut. Dengan sistem pelaporan yang bersifat konsolidasi, manajemen memiliki laporan yang sifatnya komprehensif dan laporan-laporan tersebut
dapat langsung dibandingkan sehingga pengolahan informasi tidak membutuhkan waktu yang lama dan pengambilan keputusan dapat dillakukan dengan cepat.
Berdasarkan hal diatas, penulis mengusulkan agar perusahaan membangun sistem pelaporan yang bersifat konsolidasi dimana fase demi fase dapat terekam oleh sistem informasi, mulai dari proses cut off sampai dengan penjualan lelang dengan berbagai bentuk-bentuk laporan yang disesusaikan dengan kebutuhan manajemen/users dimana laporan-laporan tersebut merupakan hasil konsolidasi yang komprehensif dan komparatif dalam batasan – batasan periode tertentu .
Dari laporan-laporan yang sudah ada pada sistem yang sedang berjalan seperti yang diuraikan sebelumnya, semuanya hanya merupakan laporan operasional dan belum adanya laporan-laporan pengendalian. Karena itu penulis mengusulkan beberapa laporan yang diperlukan untuk mengendalikan aktivitas pembelian, yaitu :
a. Laporan Monitoring Barang Lelang
Sejauh ini laporan yang ada tidak menginformasikan kepada manajemen status proses lelang. Manajemen tidak dapat mengetahui dengan cepat apakah kredit yang sudah jatuh tempo untuk periode lelang tertentu sudah diproses cut off , apakah kredit yang sudah dicut off menjadi barang lelang sudah laku terjual lelang semua dan apakah barang lelang yang diregister ulang di periode lalu sudah dilakukan penjualan lelang di periode lelang berikut nya. Laporan-laporan yang ada hanya menginformasikan secara global per periode tanpa adanya laporan yang lebih rinci karena sifatnya hanya
menggambarkan kegiatan operasional. Dengan adanya laporan monitoring proses lelang hal-hal yang tersebut diatas dapat diketahui oleh manajemen dengan cepat.
b. Laporan Monitoring Pembayaran
Dengan laporan ini manajemen dapat mengetahui berapa penerimaan pembayaran oleh pembeli lelang yang telah dilakukan pada periode lelang tertentu, pembeli lelang sapa saja yang melakukan proses pembayaran barang lelang, dengan apakah pembayaran dilakukan, berapa pembayaran barang lelang yang dilakukan dengan tunai, cek/giro atau transfer dan berapa bea lelang yang sudah disetor ke negara. Informasi ini berguna untuk memantau saldo bank, mengendalikan penerimaan uang dan membandingkan antara arus kas masuk dengan arus kas keluar.
