B. Analisis Pengendalian Internal Prosedur Barang Lelang Gadai pada PT. Pegadaian Cabang Salemba
3. Analisis Terhadap Pengendalian Internal dan Sistem Teknologi yang Diterapkan
i. Pengendalian Organisasi
Secara umum sudah terlihat adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara bagian penyimpan BJ, bagian front officer dan Panitia lelang. Tetapi masih ada terlihat kekurangan pendelegasian tugas yang tegas dibagian akuntansi dan keuangan, dimana panitia lelang merupakan pegawai cabang sendiri yang merupakan Pimpinan Cabang sebagai ketua panitia lelang dan penaksir dan kasir cabang sebagai anggota lelang yang bertugas menginput hasil penjualan lelang dan menerima uang dari pembeli lelang . Hal ini tidak sesuai dengan prinsip-prinsip pengendalian internal yang berlaku secara umum karena membuka peluang terjadinya penyelewengan, penggelapan uang atau pemalsuan data penjualan. Penulis mengusulkan agar perusahaan melakukan pemisahan tugas dimana panitia lelang bukan merupakan pegawai sendiri bisa pegawai kantor wilayah atau pegawai kantor area yang tidak terkait oleh operasional di cabang yang barang jaminan akan dilelang
ii. Pengendalian Dokumentasi
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak hanya dilakukan pada dokumen daftar penjualan lelang dan berita acara lelang, sedangkan kuitansi penjualan lelang masih dilakukan secara manual. Penulis mengusulkan agar perusahaan menerapkan penggunaan kuitansi penjualan lelang bernomor urut cetak yang terinput di aplikasi lelang untuk semua dokumen dan setiap dokumen sebelum didistribusikan ke bagian lain harus diperiksa kolom otorisasinya, apakah sudah
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang atau belum karena setiap penggunaan dokumen harus dipertanggung jawabkan oleh masing-masing petugas.
iii. Pengendalian Perangkat Keras
Bagian IT Hardware melakukan parity checking dan equipment check untuk komputer yang mengalami kerusakan atau jika kesalahan operator atau error pada system, tim helpdesk dari kantor pusat selalu siap memandu user dan panitia lelang agar proses penginputan data lelang di system dapat berjalan lancar.
iv. Pengendalian Keamanan Fisik
Pengendalian terhadap keamanan fisik sudah dilakukan dengan baik yaitu dengan adanya penggunaan stabilizer dan UPS pada setiap komputer. Tetapi perlu juga diperhatikan tentang lokasi fisik pusat komputer, dimana lokasinya harus jauh dari bahaya buatan manusia atau alam yaitu terbebas dari debu dan rembesan air yang dapat merusak hardware komputer dan memiliki pasokan daya listrik yang menunjang. Juga memiliki akses terbatas ke system aplikasi lelang yaitu melalui username untuk login dimana setiap user memiliki password sendiri dan mempunyai priviledge / otorisasi kewenangan di system lelang sessuai jabatan / kewenangan dari pegawai komputer . Ruang lelang juga memiliki pendingin ruangan karena komputer bisa berfungsi dengan baik dalam kisaran temperature 20 - 25º c.
Bagian security siap menjaga keamanan pelaksanaan lelang dari gangguan pihak luar yang ingin mengganggu jalannya proses lelang sehingga proses lelang bejalan lancar dan tidak memakan waktu proses penyelesaian yang lama.
v. Pengendalian Keamanan Data
Untuk mencegah penggunaan komputer oleh pihak-pihak yang tidak berhak, perusahaan telah melakukan pengendalian dengan pemakaian password dan juga pengendalian terhadap keamanan data dengan adanya backup data, baik backup dokumentasi maupun backup file data.
b. Pengendalian Aplikasi (Application Controls)
i. Pengendalian Input
1) Telah dilakukan penerapan echo check saat penginputan no kredit lelang yang telah terjual yang akan dicocokan antara katalog barang lelang manual dengan hasil input di layar dimana operator diberi kesempatan untuk membetulkan bila terdapat kesalahan penginputan no kredit.
2) Adanya verifikasi dokumen untuk menjamin kelengkapan dan kebenaran otorisasi pada saat membuat dokumen berita acara lelang diperiksa kembali apakah jumlah barang jaminan yang laku terjual lelang telah benar dan apakah kolom otorisasi yang harus diotorisasi oleh pejabat berwenang sudah benar dan lengkap. Begitu pula pada saat bagian kasir lelang menyiapkan kuitansi penjualan lelang atas penjualan lelang yang terjadi, terlebih dahulu bagian kasir
lelang memeriksa kelengkapan dan kebenaran semua dokumen yang terkait dengan teliti.
3) PT.Pegadaian Cabang Salemba telah menerapkan sistem komputer pada setiap proses transaksinya maka sistem tersebut yang akan memeriksa nilai dari field data yang dimasukan dari tipe fieldnya.
ii. Pengendalian Proses Kelebihan :
1) Penerapan control total check telah dilakukan yaitu pada saat menginput barang jaminan yang telah laku terjual, panitia lelang memeriksa kembali apakah no kredit, nama pembeli lelang dan jumlah harga jual lelang yang dimasukkan ke dalam file File Barang Jaminan yang laku terjual lelang sudah sesuai dengan yang tercantum pada katalog barang jaminan terlelang
2) Pengendalian secara matching check telah pula diterapkan yaitu pada saat menginput no kredit dari dokumen daftar penjualan lelang ke komputer dengan menggunakan daftar serah terima barang jaminan. No Kredit ini akan dicari dan dicocokkan dengan no kredit yang ada pada File Barang Jaminan Yang akan Dilelang
Kelemahan :
1) Pengecekan limit and reasonable check masih belum diterapkan. Ini terlihat pada pengolahan PYD dalam Proses Lelang, ada terlihat saldo piutang bernilai
negatif janggal. Padahal sangat tidak wajar bila terdapat piutang yang bernilai negatif.
2) Usulan penulis agar diterapkan pengendalian limit and reasonable check pada sistem komputerisasi file piutang dengan cara memperbaiki logika program dan memberi peringatan saldo piutang tidak mencukupin.
iii. Pengendalian Output Kelebihan :
1) Laporan yang dihasilkan telah diawasi distribusinya, laporan daftar penjualan lelang dibuat rangkap 4 yang akan didistribusikan ke bagian arsip panitia lelang, pembeli lelang, bagian penyimpan barang jaminan dan arsip cabang yang diarsip menurut tanggal transaksi penjualan lelang
2) Telah dilakukan pengarsipan untuk laporan yang sudah tidak digunakan oleh pemakai laporan pada saat tertentu, tetapi masih penting untuk digunakan di masa mendatang.
Kelemahan :
1) Terdapat laporan yang yang tidak tercetak sesuai periode lelang karena ada penundaan proses penundaan proses lelang yaitu tidak ada nya proses serah terima barang jaminan pada periode lelang tertentu dari penyimpan ke panitia lelang padahal ada kredit jatuh tempo yang seharusnya dilakukan penjualan lelang pada periode tersebut. Hal ini akan menyebabkan saldo Pinjaman / Piutang nasabah masih banyak dan tidak berpindah ke saldo piutang dalam proses lelang. Hal ini akan menyebakan outstanding kredit aktif dan pendapatan
sewa modal yang tidak sesuai nilai seharusnya ( semu ) dimiliki oleh Cabang Salemba karena perhitungan pendapatan sewa modal akrual masih tetap terhitung sebagai piutang gadai aktif. Penulis mengusulkan agar manajemen melakukan evaluasi dan pendisiplinan terhadap bagian-bagian yang terkait proses lelang dimana proses lelang harus dilaksanakan sesuai periode nya dan membuat system yang bisa melakukan cut off otomatis dari piutang gadai aktif menjadi piutang dalam proses lelang sesuai periode lelang cabang tersebut. 2) Masih terlihat adanya dokumen yang diarsip hanya sekedar saja. Sebaiknya
dokumen-dokumen yang masih diperlukan diarsip secara teratur menurut tanggal atau nomor urut sehingga memudahkan dalam pencarian dokumen tersebut.