Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan
Persediaan Pada PT Sungai Budi
Martha Viola1, Rika Kharlina Ekawati2, Trisnadi Wijaya3 Jurusan Akuntansi STIE Multi Data Palembang
e-mail: *1tataviola21@yahoo.com, 2rika@mdp.ac.id, 3trisnadi@stie-mdp.ac.id
Abstrak
Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Saat ini masih ada perusahaan yang belum menerapkan sistem informasi akuntansi salah satunya yaitu PT Sungai Budi. Proses pencatatan pada PT Sungai Budi masih menggunakan pencatatan manual yang akan berdampak pada tidak terintegrasinya kinerja dan tingkat kevalidan data yang tidak berjalan sesuai harapan dan kebutuhan perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan yang berjalan serta mengidentifikasi kebutuhan dan persyaratan sistem baru yang dibuat sehingga dapat memperbaiki kelemahan dalam sistem penjualan dan persediaan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis dengan melakukan analisis permasalahan dalam sistem yang berjalan. Metode perancangan dengan merancang flowchart dan prototyping rancangan. Hasil penelitian ini adalah menghasilkan suatu rancangan sistem informasi akuntansi yang dapat membantu perusahaan dalam menghadapi permasalahan yang ada terutama pada pencatatan penjualan dan persediaan.
Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Persediaan.
Abstract
Accounting information system is a system that process data and transactions to produce information that beneficial to plan, control and operates a business. Now there are companies that have not applied information system accounting one of them is PT Sungai Budi. The process of recording toPT Sungai Budi still use recording manual will have an impact on not integrated performance and the level kevalidan data that does not run as expected and needs company. The purpose of this research is to analyze and design systems information accounting sales and supplies that runs and identify needs and requirements the new system that made so as to can improve weaknesses in the system sales and supplies. Research methodology used is the method of analysis and methods design. The method of analysis by conducting an analysis of the problems in the system that runs. A method of design with designing flowchart prototyping and design. The result of this research is to produce a draft accounting information system that can help the company in the face of the existing problems especially on the registration of sales and supplies.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Perkembangan industrialisasi pada abad pertengahan membawa pengaruh yang besar dalam bidang perekonomian internasional, setiap negara saling berlomba untuk memajukan perekonomian mereka dengan mendirikan berbagai perusahaan. Di era globalisasi ini, jumlah persaingan antar perusahaan semakin pesat termasuk di negara Indonesia, Oleh karena itu, suatu perusahaan harus mampu menjaga kualitas barang/jasa yang ditawarkan oleh perusahaannya agar tidak kalah saing dengan perusahaan lainnya. Untuk itu perusahaan harus dapat mengelola semua transaksi penjualan dan pembelian yang ada dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Salah satunya dengan cara memaksimalkan teknologi komputer dengan proses transaksi perusahaan yang ada melalui pemanfaatan sebuah sistem informasi.
Sistem informasi terdiri dari beberapa kategori, seperti Sistem Informasi Akuntansi (SIA), Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan sistem informasi lainnya (Krismaji, 2015). Untuk perusahaan saat ini setidaknya memerlukan satu jenis sistem informasi yang ada untuk membantu proses pencatatan transaksi yang ada. Salah satunya adalah penerapan/penggunaan sistem informasi akuntansi. Menurut Krismiaji (2015, h.4) Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis.
Menurut Krismiaji (2015, h.18) Sistem informasi akuntansi diperlukan perusahaan karena dalam proses bisnsis perusahaan tidak dapat menjalankan seluruh sistem informasi secara bersamaaan seperti sistem informasi eksekutif, pendukung keputusan maupun sistem informasi lainnya, hal ini dikarenkan dampak kemungkinan yang terjadi jika dalam perusahaan belum menerapkan sistem informasi akuntansi adalah laporan akuntansi kurang akurat, kesalahan dalam pencatatan data serta perulangan data (redundancy data). Adapun keuntungan dan dampak dari pemanfaatan sistem informasi akuntansi yang belum dirasakan atau didapat oleh suatu perusahaan, salah satunya yaitu PT Sungai Budi.
PT Sungai Budi merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur bahan kimia dan produk makanan. PT Sungai Budi didirikan pada tanggal 15 Januari 1979 dan mulai beroperasi secara komersial pada bulan Januari 1981. PT Sungai Budi yang berlokasi di jalan Pangeran Antasari No. 163 Palembang ini memiliki karyawan lebih dari 100 orang.
PT Sungai Budi saat ini telah mencatat setiap transaksi (penjualan dan persediaan) yang berjalan menggunakan nota transaksi yang kemudian di input dalam microsoft excel
untuk digunakan sebagai daftar list pemesanan pelanggan. Proses pencatatan ini dianggap kurang maksimal dan memiliki beberapa kelemahan seperti masalah keamanan data yang tidak terkontrol secara baik atau rentan kehilangan data, proses pencarian data yang relatif lama, kesalahan pencatatan dalam hal pengurangan dan penambahan stok, lamanya dalam proses pembuatan laporan akuntansi. Pencatatan akuntansi yang tidak terintegrasi ini berdampak kepada kinerja dan tingkat kevalidan data yang tidak berjalan sesuai harapan dan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah grafik penjualan PT Sungai Budi :
Sumber : PT Sungai Budi, 2013-2015
Gambar 1.1 Grafik Penjualan 2013-2015
Melihat persentase kenaikan dan penurunan data penjualan yang terjadi pada grafik 1.1 terlihat adanya penurunan persentase. Penurunan penjualan tersebut yang mengakibatkan adanya kerugian yang dialami oleh PT Sungai Budi pada bulan Juni yaitu 9.51%, dan yang paling signifikan kerugian terjadi pada bulan Juli yaitu berkisar pada 19,83%. Ketidakstabilan yang terjadi pada penjualan tersebut menyebabkan penulis melakukan observasi dengan melakukan wawancara kepada pimpinan PT Sungai Budi. Dalam hasil wawancara pimpinan PT. Sungai Budi menyatakan :
“Kalau masalah penjualan saya hanya mengontrol dari laporan excel dan pencatatan manual yang dibuat oleh administrasi, tetapi saya berharap adanya media laporan yang lebih lengkap sehingga tidak terjadi adanya kesalahan dalam pencatatan yang menyebabkan adanya kerugian yang pernah dialami pada tahun- tahun sebelumnya.”
Kesimpulan dari hasil wawancara yang dilakukan pada pimpinan PT Sungai Budi dan fenomena yang terjadi di perusahaan tersebut perlu adanya sistem yang baik agar adanya peningkatan kinerja penjualan dan memudahkan pimpinan dalam pengambilan keputusan.
Sejalan dengan pernyataan diatas, dalam penelitian Adi Hermawan (2015) yang berjudul “Sistem informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang Pada UMKM TREANT SKATESHOP SEMARANG 2015.” Masalah dalam penelitian ini adalah proses pencatatan stok, penjualan dan segala hal yang berhubungan dengan persediaan masih dilakukan dengan sistem manual. Hasil dari penelitian ini menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang dapat mempermudah UKM dalam mengolah informasi tentang persediaan barang dagang yang semakin meningkat baik jenis maupun kuantitasnya. Disisi lain sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang juga diharapkan mampu menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan secara akurat dan cepat.
Berbeda dengan penelitian yang dilakukan oleh Suparto Darudianto (2007) yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi PT. Maju Bersama (Studi Kasus : Penjualan dan Piutang Usaha).” Masalah dalam penelitian ini membahas tentang apakah prosedur penjualan dan prosedur pemberian kredit telah sesuai dengan standar perusahaan. Dari hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha, dapat mengetahui informasi penjualan melalui laporan penjualan berdasarkan barang, laporan penjualan berdasarkan pelanggan dan dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan penjualan dan pemberian kredit.
0 20 40 60 80 100 120 tahun 2013-2014 Tahun 2014-2015
Berdasarkan uraian di atas, terdapat perbedaan pada penelitian sebelumnya dimana penelitian sebelumnya hanya berfokus kepada proses persediaan dan proses penjualan kredit. Maka dalam penelitian ini, akan membahas tentang “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Persediaan Pada PT Sungai Budi.”
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana prosedur pencatatan penjualan dan persediaan yang diterapkan pada PT Sungai Budi saat ini?
2. Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan yang akan diterapkan pada PT Sungai Budi?
1.3 Tujuan Penelitian
1. Untuk menganalisis prosedur pencatatan penjualan dan persediaan yang ada pada PT Sungai Budi.
2. Untuk merancang sebuah sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan yang mampu menghasilkan laporan akuntansi lengkap dengan data yang saling terintegrasi sehingga mempermudah pimpinan dalam mengambil keputusan atau bahkan mengevaluasi kegiatan transaksi yang telah berjalan.
2. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi
“Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Krismiaji (2015, h.4) adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis.”
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
“Pengertian sistem informasi akuntansi penjualan menurut Daud, dkk (2014) adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.”
2.3 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
“Pengertian sistem informasi akuntansi persediaan menurut Krismiaji (2015, h.395) adalah sebuah sistem yang memelihara catatan persediaan dan memberi tahu manajer apabila jenis tertentu memerlukan penambahan, dalam perusahaan manufaktur, sistem persediaan mengendalikan tingkat (jumlah) bahan baku dan jumlah produk jadi.”
2.4 Perancangan
“Pengertian perancangan menurut Jogiyanto (2006,h.196) adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dari sutu kesatuan yang utuh dan berfungsi.”
2.5 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnar (2006, h.5) tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah : 1. Meningkatkan kualitas informasi.
2. Untuk meningkatkan pengendalian internal. 3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha.
2.6 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2015, h.11) ada enam komponen dari sistem informasi akuntansi :
1. Orang yang menggunakan sistem.
2. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data.
3. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya. 4. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data.
5. Infrastruktur teknologi informasi meliputi komputer perangkat periferal. 6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data SIA.
2.7 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Krismiaji (2015, h.23) ada tiga fungsi sistem informasi akuntansi sebagai berikut :
1. Mengumpulkan dan memproses data tentang kegiatan organisasi bisnis secara efisien dan efektif.
2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk pembuatan keputusan.
3. Melakukan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa data transaksi bisnis telah dicatat dan diproses secara akurat, serta untuk melindungi data tersebut dan aktiva lain yang dimiliki oleh perusahaan.
2.8 Penelitian Sebelumnya
Penelitian sebelumnya yang dilakukan Suryanto (2008) yang menyatakan bahwa sistem penjualan dan persediaan yang dilakukan secara manual memiliki berbagai kekurangan, baik dari lemahnya pengendalian maupun dalam hal menyajikan berbagai informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. Untuk itu, diperlukan rancangan sistem informasi yang baru secara terintegrasi antar unit bisnis dalam perusahaan sehingga dapat mengatasi berbagai permasalahan.
Sedangkan menurut Suparto Darudianto (2007) menyatakan dengan adanya laporan yang dihasilkan langsung dari sistem, PT. Maju Bersama dapat mengetahui informasi penjualan melalui laporan penjualan berdasarkan barang, laporan penjualan berdasarkan pelanggan, informasi piutang yang harus ditagih melalui laporan piutang per pelanggan sehingga perusahaan dapat membatasi pemesanan pelanggan.
3. METODE PENELITIAN 3.1 Pendekatan Penelitian
Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan penelitian kualitatif. Pendekatan kualitatif digunakan untuk mendeskripsikan analisis kondisi dan prosedur yang berjalan di PT Sungai Budi dan untuk merancang sistem informasi akuntansi, bukan mengarah kepada pengolahan data statistik yang ada di perusahaan. (
Sugiyono, 2012, h.7)
3.2 Objek Penelitian
Menurut Husein Umar (2005, h.303) Objek penelitian menjelaskan tentang apa atau siapa yang menjadi obyek penelitian dilakukan. Juga dimana dan kapan penelitian dilakukan. Bisa juga ditambahkan hal-hal lain jika dianggap perlu. Maka dari itu, objek penelitian dalam penelitian ini adalah informasi mengenai sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan pada PT Sungai Budi menggunakan dokumentasi periode 2013-2015.
3.3 Jenis Data
Menurut Sugiyono (2008, h.137) jenis data ada dua macam yang terdiri dari : 1. Data Primer
Sumber primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data.
2. Data Sekunder
Sumber sekunder adalah sumber data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari dan memahami melalui media lain yang bersumber dari literatur, buku-buku, serta dokumen perusahaan.
Dalam penelitian ini menggunakan jenis data primer yang berupa data wawancara pertanyaan yang akan ditanya kepada informan kunci dan data sekunder yang berupa data perusahaan yaitu data penjualan, laporan data piutang, dan lain-lain.
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data yang digunakan adalah : 1. Metode Observasi
Melakukan peninjauan langsung ke PT Sungai Budi dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana seluruh kegiatan transaksi penjualan dan persediaan yang ada pada PT Sungai Budi serta proses pembuatan laporan akuntansi secara keseluruhan.
2. Metode Interview
Dalam penelitian ini metode interview digunakan untuk menggali data perusahaan baik dari sejarah, profil perusahaan, visi misi perusahaan sampai informasi bagaimana proses transaksi penjualan dan persediaan yang telah dijalankan oleh PT Sungai Budi saat ini. 3. Metode Dokumentasi
Dokumentasi dari asal katanya dokumen artinya barang-barang tertulis. Dalam melaksanakan metode dokumentasi, data yang akan dilihat berupa data-data tertulis yaitu dokumen-dokumen perusahaan seperti pencatatan transaksi penjualan dan persediaan serta laporan akuntansi secara umum.
3.5 Teknik Analisis Data
Menurut Sugiyono (2013, h.224) teknik analisis data kualitatif adalah, suatu metode penelitian yang dilandaskan pada filsafat postpositivisme, dan digunakan untuk suatu kondisi objek yang alamiah.
Dalam penelitian ini, teknik analisis data yang digunakan adalah analisis data kualitatif dengan merancang sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan pada PT Sungai Budi
Adapun yang akan dianalisis dari sistem informasi akuntansi penjualan yaitu data pelanggan, data barang, data penjualan barang, data retur penjualan barang dan data pembayaran. Sedangkan untuk sistem informasi akuntansi persediaan yaitu data stok barang, reminderstock (stok sisa terdikit), data pembelian barang, data supplier, data retur pembelian dan data pembayaran pembelian barang. Hasil analisis akan dirancang dengan menggunakan flowchart, dan prototyping rancangan.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Pembahasan
4.1.1 Analisis Prosedur Persediaan Yang Berjalan Pada PT Sungai Budi
Gambar 4.1 merupakan flowchart prosedur persediaan yang berjalan terdapat masalah dalam hal proses pemesanan barang ke admin pusat. Pemesanan yang dilakukan admin cabang kepada admin pusat masih dilakukan melalui proses telepon dengan melalui media pencatatan manual, memberikan kelemahan berupa kesalahan pencatatan pesanan yang dicatat oleh admin pusat karena keterbatasan informasi
yang didapat. Kesalahan pencatatan akan berdampak pada kesalahan dalam proses produksi yang dilakukan bagian produksi yang berdampak pada kerugian biaya produksi dan biaya lainnya.
Selain itu untuk informasi mengenai penyelesaian produksi saat ini belum dapat diketahui oleh admin cabang sehingga informasi pesanan yang diproduksi hanya dapat diketahui ketika barang telah dikirimkan dan sampai ke admin cabang PT Sungai Budi. Tidak adanya informasi ini membuat sulitnya pihak admin cabang untuk memberikan informasi jadwal ketersediaan barang yang dipesan kepada pelanggan, sehingga kualitas layanan perusahaan tidak maksimal.
Adanya alur distribusi dokumen yang banyak ke beberapa bagian seperti bagian gudang, bagian admin cabang maupun admin pusat membuat rentan terjadinya kehilangan dokumen ataupun kesalahan dalam pendistribusian dokumen hal ini justru berdampak kepada proses sumber data pembuatan laporan yang tidak valid. Adapun rancangan sistem prosedur persediaan dapat dilihat pada flowchart di bawah ini
:
Prosedur Persediaan
Bagian Produksi Admin Pusat
Admin Cabang Bagian Gudang Pusat Bagian Gudang Cabang
P h ase Mulai Order Pelanggan Memesan ke Pusat Melalui Telepon E Surat Pengiriman dan Pesanan Pengecekan Perintah Penyimpanan F Mencatat Orderan Surat Perintah Produksi Membuat Surat Pengiriman dan Pesanan 3 E 2 D Surat 1 Pengiriman dan Pesanan Surat Perintah Produksi N N Produksi Pesanan Konfirmasi Penyelesaian Produksi D Surat Pengiriman 2 dan Pesanan Mengirim Barang Melalui Ekspedisi E F Menerima Barang Selesai N
Sumber : PT Sungai Budi, 2016
Gambar 4.1 Flowchart Rancangan Prosedur Persediaan pada PT Sungai Budi
4.1.2 Analisis Prosedur Penjualan Yang Berjalan pada PT Sungai Budi
Gambar 4.2 merupakan flowchart prosedur penjualan yang berjalan terdapat masalah dalam hal proses pengecekan stok. Prosedur penjualan yang dimulai dari proses pengecekan stok barang membuat proses penjualan membutuhkan waktu yang cukup lama. Hal ini dikarenakan tidak terintegrasinya seluruh data stok dengan data penjualan yang ada di perusahaan sehingga pengecekan stok harus dilakukan secara terpisah. Proses penjualan yang cukup lama akan berdampak kepada layanan
kepada pelanggan tidak maksimal. Distribusi dokumen penjualan seperti memo pesanan pelanggan yang dibuat secara manual juga memberikan kemungkinan adanya kesalahan pencatatan yang membuat informasi yang didapatkan tidak sesuai kebutuhan.
Nota penjualan yang menjadi bukti penjualan merupakan sumber data dalam proses pembuatan laporan masih disimpan secara manual yang kemudian data tersebut baru direkap menjadi sebuah laporan lengkap. Sumber data pembuatan laporan seperti itu akan memberikan kesulitan bagi administrasi untuk menyajikan laporan secara detail, lengkap dengan didukung grafik penjualan maupun grafik lainnya. Laporan yang tidak lengkap akan menyulitkan pimpinan untuk mengambil keputusan berdasarkan hasil evaluasi laporan yang ada.
Adapun rancangan sistem prosedur penjualan dapat dilihat pada flowchart di bawah ini :
Prosedur Penjualan
Admin Pelanggan Gudang Mulai Order Barang D Nota Penjualan Pembayaran Info Orderan Pengecekan Stok Memo Pesanan Membuat Nota Pesanan 3 2 Nota Pesanan 1 Membuat Surat Pengiriman Barang 2 Faktur Pengiriman 1 F D F N N Memo Pesanan Cek Stok Ada? Cek List Ketersediaan Barang Memo Ketersediaan Barang F Nota Pesanan Faktur Pengiriman Pengiriman Barang Selesai Jika Tidak AdaJika Ada A
A
Sumber : PT Sungai Budi
Gambar 4.2 Flowchart Rancangan Prosedur Penjualan pada PT Sungai Budi
4.2 Analisis prosedur yang diusulkan
Untuk memaksimalkan prosedur transaksi penjualan dan persediaan PT Sungai Budi maka diperlukan sebuah sistem informasi akuntansi yang telah terintegrasi satu sama lain adapun sistem informasi akuntansi yang diusulkan yaitu :
4.2.1 Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Yang Diusulkan
Gambar 4.3 merupakan hasil rancangan sistem prosedur persediaan diatas dapat disimpulkan sistem yang dirancang menggunakan basis data secara terpusat sehingga siklus akuntansi persediaan dapat dengan mudah diidentifikasi maupun dikelompokan. Selain itu juga distribusi dokumen ke beberapa bagian dapat diminimalisir melalui tampilan data yang tidak harus dicetak sebagai dokumen dalam hal ini hanya berbentuk display data. Informasi stok habis dapat diketahui oleh bagian administrasi tanpa harus menunggu konfirmasi stok habis dari gudang sehingga proses pemesanan barang kepada admin pusat dapat dilakukan secara lebih cepat.
Sumber data yang telah terpusat dalam proses yang diusulkan memberikan kemudahan bagi administrasi dalam hal pembuatan laporan akuntansi persediaan secara lebih akuntable dan lengkap, hal ini dikarenakan seluruh data transaksi persediaan yang telah berjalan dan disimpan dalam database dapat lebih mudah diakses dan dicari sesuai kebutuhan administrasi guna membuat laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan.
Adapun rancangan sistem prosedur persediaan yang diusulkan dapat dilihat pada flowchart di bawah ini :
Sistem Persediaan Yang Diusulkan
Sistem Administrasi Pimpinan Ph as e Mulai Akses Aplikasi Menu Login Login Sistem Validasi Login Cek B TIDAK VALID VALID Informasi Stok Habis D D Pilih Menu Persediaan Tampilan Form Persediaan F F Input Data Persediaan Sesuai Barang Yang Habis G Database Penjualan dan Persediaan G H H Input No Pemasukan Barang Sesuai Dengan Barang Masuk I I Data Pemesanan Data Pemasukan Barang dan Sisa Stok Data Pemasukan Barang dan Update Stok Tersimpan Di Database J Data Pemasukan Barang Dan Sisa Stok J Selesai 1 1 Laporan Persediaan dan Pembelian K K B B
Sumber : Rancangan Flowchart, 2016
Gambar 4.3 Flowchart Rancangan Sistem Persediaan yang Diusulkan pada PT Sungai Budi
4.2.2Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Yang Diusulkan
Gambar 4.4 merupakan hasil rancangan sistem prosedur penjualan diatas dapat disimpulkan sistem yang dirancang menggunakan basis data secara terpusat sehingga siklus akuntansi penjualan dapat dengan mudah diidentifikasi maupun dikelompokan sesuai dengan kebutuhan. Selain itu juga distribusi dokumen ke beberapa bagian dapat diminimalisir melalui tampilan data yang tidak harus dicetak sebagai dokumen dalam hal ini hanya berbentuk display
data. Pelanggan yang membeli barang pun akan lebih cepat dilayani tanpa harus menunggu informasi ketersediaan stok dari pihak gudang. Sistem yang diusulkan telah menghubungkan seluruh kegiatan transaksi yang berjalan
dengan stok yang tersedia sehingga alur informasi yang ada di administrasi lebih lengkap dan mudah diakses.
Sumber data yang telah terpusat dalam proses yang diusulkan memberikan kemudahan bagi administrasi dalam hal pembuatan laporan akuntansi penjualan secara lebih akuntable dan lengkap, hal ini dikarenakan seluruh data transaksi penjualan yang telah berjalan dan disimpan dalam database dapat lebih mudah diakses dan dicari sesuai kebutuhan administrasi guna membuat laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan.
Adapun rancangan sistem prosedur penjualan yang diusulkan dapat dilihat pada flowchart di bawah ini :
Sistem Penjualan Yang Diusulkan
Sistem Administrasi Pimpinan Ph as e Mulai Akses Aplikasi Menu Login C C Login Sistem Validasi Login CEK C TIDAK VALID VALID Tampilan Menu E E Pilih Menu Penjualan Tampilan Form Penjualan G G Input Data Penjualan H Database Penjualan dan Persediaan H I J Selesai Cek Stok STOK HABIS I Pesan Stok Tidak Mencukupi TERSEDIA Data Tersimpan Di Database dan Pengurangan Stok
Serta Cetak Nota Otomatis J Nota Penjualan 1 K 1 Laporan Penjualan K
Sumber : Rancangan Flowchart, 2016
Gambar 4.4 Flowchart Rancangan Sistem Penjualan yang Diusulkan pada PT Sungai Budi
4.3 Design Prototype Rancangan Sistem
Design prototype ini merupakan rancangan tampilan sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan flowchart yang diusulkan, rancangan ini dibuat menggunakan
Microsoft Access yang dimana semua field disesuaikan dengan kebutuhan akuntansi perusahaan. Berikut ini adalah beberapa rancangan SIA dalam penelitian ini:
4.3.1 Rancangan Halaman Pembelian
Gambar 4.5 merupakan rancangan halaman pembelian yang digunakan oleh administrasi untuk menginput semua data pembelian kepada perusahaan pusat.
Sumber : Rancangan Prototyping, 2016
Gambar 4.5 Rancangan Halaman Pembelian
4.3.2 Rancangan Halaman Penjualan
Gambar 4.6 merupakan rancangan halaman penjualan yang digunakan oleh administrasi untuk menginput semua data penjualan berdasarkan pembelian pelanggan.
Sumber : Rancangan Prototyping, 2016
4.4 Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan prosedur penjualan dan persediaan yang saat ini telah berjalan masih kurang baik, hal ini dibuktikan dengan adanya beberapa masalah baik dalam hal pencatatan akuntansi penjualan dan persediaan maupun alur distribusi dokumen yang diterapkan perusahaan.
Kesalahan dalam proses pencatatan akuntansi yang ada saat ini juga seringkali membuat pimpinan perusahaan kesulitan untuk mengontrol dan mengevaluasi hasil transaksi yang telah berjalan sehingga berdampak pada pencapaian target perusahaan yang tidak stabil, hal ini dibuktikan berdasarkan data laporan yang ada pada bulan Juni tahun 2014 nilai penjualan mengalami penurunan sampai ke bulan Juli 2014.
Melihat persentase kenaikan dan penurunan data penjualan yang terjadi dari tahun 2013-2015, ketidakstabilan penjualan tersebut dikarenakan oleh prosedur yang belum baik terlihat pada gambar 4.1 dan gambar 4.2 mengenai prosedur penjualan dan prosedur persediaan yang berjalan di PT Sungai Budi Palembang yang masih terdapat kelemahan sehingga pencatatan masih belum maksimal, dalam hal ini proses perekapan data penjualan yang dilakukan secara per faktur penjualan membuat pimpinan kesulitan dalam mengambil keputusan untuk memperbaiki penjualan setiap bulannya sehingga harapan kinerja peningkatan penjualan yang tidak dapat di
realisasi.
Berdasarkan pernyataan tersebut pencatatan SIA yang telah berjalan dengan hasil penjualan yang didapat masih memiliki kelemahan dalam hal ini ouput ataupun laporan yang didapat dari pencatatan tidak dapat dijadikan bahan evaluasi ataupun pendukung keputusan untuk peningkatan penjualan sehingga penjualan yang berjalan mengalami penurunan dan peningkatan yang tidak konsisten.
4.4.1 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Dalam prosedur penjualan masalah yang dihadapi oleh perusahaan adalah tidak terintegrasinya informasi ketersediaan barang terhadap pencatatan penjualan yang berdampak pada sulitnya mengetahui informasi ketersediaan stok yang diminta. Selain itu distribusi dokumen yang menggunakan memo pesanan membuat kesalahan pencatatan sehingga informasi yang didapatkan seringkali tidak sesuai kebutuhan.
Proses pembuatan laporan yang masih disimpan secara manual memberikan kesulitan bagi administrasi untuk menyajikan laporan secara lengkap sehingga menyulitkan pimpinan untuk mengambil keputusan berdasarkan hasil evaluasi laporan yang ada.
Berdasarkan masalah diatas maka seharusnya PT Sungai Budi memerlukan sebuah sistem informasi akuntansi yang telah terintegrasi secara terpusat baik pencatatan penjualan yang mampu menghasikan laporan akuntansi secara lebih lengkap.
4.4.2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Informasi yang didapat oleh admin pusat mengenai pemesanan oleh admin cabang masih rentan mengalami kesalahan karena bersifat manual sehingga membuat adanya kesalahan pesanan yang berdampak kepada kerugian biaya produksi, Tidak adanya notifikasi penyelesaian produksi ataupun status pemesanan membuat admin cabang kesulitan untuk memberikan informasi jadwal ketersediaan barang yang dipesan oleh pelanggan.
Berdasarkan masalah diatas maka seharusnya sistem pemesanan dapat dibuat secara terpusat baik admin cabang maupun admin pusat dalam satu
database dengan didukung proses konfirmasi pesanan untuk meminimalisir kesalahan pesanan yang dilakukan.
Berdasarkan penjelasan diatas maka peran sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan dalam PT Sungai Budi sangat dibutuhkan untuk mengatasi beberapa masalah yang ada, hal ini sama dengan penelitian yang dilakukan oleh Dwijanatri Prakasita (2015) yang menyatakan bahwa berdasarkan hasil implementasi sistem dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan dapat memperlancar operasi perusahaan dan menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sama halnya dengan penelitian Putri Ayu Puspa Rengganis (2015) yang menyatakan hasil bahwa sistem informasi akuntansi dalam perusahaan membantu menyelesaikan beberapa masalah baik prosedur penjualan dan persediaan yang ada di perusahaan.
5. KESIMPULAN 5.1. Kesimpulan
Berikut ini kesimpulan dari hasil penelitian dan pembahasan diantaranya :
1. Prosedur penjualan dan persediaan yang saat ini telah berjalan masih kurang baik, hal ini dibuktikan dengan adanya beberapa masalah baik dalam hal pencatatan akuntansi penjualan dan persediaan maupun alur distribusi dokumen yang diterapkan perusahaan. Kesalahan dalam proses pencatatan akuntansi yang ada saat ini juga seringkali membuat pimpinan perusahaan kesulitan untuk mengontrol dan mengevaluasi hasil transaksi yang telah berjalan sehingga berdampak pada pencapaian target perusahaan yang tidak stabil, hal ini dibuktikan berdasarkan data laporan yang ada dari tahun 2013-2015.
2. Perancangan sistem informasi akuntansi yang dibuat dapat membantu pencatatan transaksi lebih mudah untuk dikelompokkan dan dicari apabila dibutuhkan serta memberikan kemudahan dalam hal penyajian semua pelaporan akuntansi secara lebih kompleks berdasarkan sumber data pencatatan yang telah dilakukan dan disimpan dalam sebuah basis data.
5.2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan analisis data maka dapat diberikan beberapa saran untuk peneliti sebelumnya :
1. Perusahaan diharuskan menerapkan perancangan yang telah dilakukan agar seluruh pencatatan akuntansi yang ada di perusahaan dapat berjalan lebih maksimal. Serta mengevaluasi pembagian tugas dan wewenang yang lebih baik agar semua transaksi tidak hanya diurusi oleh bagian admin melainkan ada bagian lain yang memiliki kompentensi dan kemampuan sesuai dengan pekerjaan dan pencatatan yang dibutuhkan.
2. Bagi penelitian selanjutnya perancangan yang telah dilakukan dapat diimplementasikan dan dikembangkan dengan ruang lingkup yang lebih besar dan kompleks.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, GH 2006,
Sistem Informasi Akuntansi
, Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta.
Daud, R, dkk 2014, Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Berbasis Komputer Pada Perusahaan Kecil (Studi Kasus pada PT Trust Technologi), Skripsi S1, Diakses 02 Agustus 2016, dari www.eprints.unsri.ac.id.
Jogiyanto, H 2006, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.
Krismiaji 2015, Sistem Informasi Akuntansi,Edisi Keempat, Perusahaan YKPN, Yogyakarta.
Romney, M dan Paul John Steinbart 2015,
Sistem Informasi Akuntansi
, Jagakarsa,
Salemba Empat, Jakarta Selatan.
Sugiyono 2012, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&B,Alfabeta, Bandung.
Sugiyono 2013, Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif Kualitatif dan R&B, Alfabeta, Bandung.
