Knowledge Management di
Perguruan Tinggi dan
Peranan Digital Library
Network
Ismail Fahmi <ismail@itb.ac.id>
Knowledge Management Research Group
ITB
5 Nopember 2002
Agenda
Aplikasi & Manfaat KM di Perguruan Tinggi
Peranan Digital Library Network
Digital Library dan KM
Pengembangan Indonesian Digital Library
Network (IndonesiaDLN) pada awalnya didasari
oleh inisiatif untuk mengembangkan KM
khususnya di dunia akademik dan riset
(munculnya KMRG).
Namun, karena masih barunya isu KM di
Indonesia, digunakanlah digital library sebagai
pintu masuk, namun dengan metode dan
Apa itu Knowledge?
Data
Informasi
Knowledge
Contextualized, Categorized, Calculated,
Corrected, Condesed
Comparison, Consequences, Connections,
Conversation
Fungsi Teknologi KM
Fungsi utama teknologi KM hanya ada 2:
Storage & Retrieval
Communication
Selebihnya, agar KM sukses, perlu:
Leadership/Kebijakan
Strategi
Mekanisme operasional
Manfaat KM di Perguruan Tinggi
KM bermanfaat bagi beberapa proses dan layanan di
perguruan tinggi, yaitu dalam:
Proses riset
Proses pengembangan kurikulum
Layanan bagi mahasiswa dan alumni
Layanan administratif
Proses perencanaan strategis
Sumber: Kidwell, Jilinda J, et all. 2000. Applying Corporate Knowledge
Management Practices in Higher Education
Aplikasi & Manfaat KM untuk Riset
Repository:
Topik-topik riset di perguruan tinggi atau institusi yang berafiliasi dengannya, yang berpotensi diajak bekerja sama.
Hasil penelitian dan organisasi sumber pendanaan dengan fasilitas pencarian yang memudahkan peluang antar-disiplin ilmu.
Peluang komersial untuk hasil penelitian.
Portal untuk prosedur administrasi dan best practices yang berhubungan dengan:
Peluang pendanaan (funding).
Kumpulan proposal, budget, dan protokol.
Prosedur dan kebijakan proses pengajuan proposal.
Informasi proposal yang menang (award), pembuatan account, tata cara dan prosedur negosiasi.
Tatacara dan prosedur kontrak dan manajemen grant.
Template untuk laporan teknis dan keuangan, tata cara dan prosedurnya.
Overview layanan internal, staff, dan sumber daya yang dapat dimanfaatkan.
Meningkatkan kemampuan berkompetisi dan response
terhadap peluang research grant, kontrak, dan komersial.
Mengurangi lama waktu penyelesaian riset.
Meminimalkan penggunaan resource riset untuk urusan administratif.
Memfasilitasi riset antar-disiplin ilmu.
Memanfaatkan usaha pembuatan proposal dan riset sebelumnya.
Meningkatkan efektifitas layanan internal dan eksternal.
Mengurangi biaya administratif.
Aplikasi & Manfaat KM untuk Pengembangan Kurikulum
Aplikasi KM
Manfaat
Repository:
Kegiatan revisi kurikulum termasuk riset yang dilakukan, ukuran efektifitas, best practices, pelajaran yang diambil, dst.
Isi kurikulum yang dikelompokkan dan disusun untuk mendukung desain dan pengembangan kurikulum antar-disiplin ilmu.
Teknik pedagogy dan penilaiannya, termasuk best practices, tracking hasil yang dicapai, peluang pengembangan fakultas, dan riset.
Hasil evaluasi terhadap mahasiswa per semester sebagai pelajaran dan best practices bagi seluruh fakultas.
Hubungan yang dimiliki corporate untuk identifikasi gugus tugas pengembangan kurikulum, dosen tamu, asisten, tempat-tempat case study, dsb.
Portal:
Informasi yang berhubungan dengan proses belajar-mengajar menggunakan teknologi, termasuk peluang pengembangan
fakultas, tracking hasil yang dicapai, pelajaran yang diperoleh, best practices, overview teknologi, dst.
Hub informasi di setiap area disiplin ilmu, termasuk bahan-bahan terbaru, publikasi terakhir, riset-riset yang dapat diambil, dst.
Untuk fakultas baru yang dilengkapi dengan pentunjuk pengembangan kurikulum, bekerja dengan fakultas lama,
membangun model pengajaran yang efektif, saran apa yang harus dan tidak harus dilakukan, bimbingan mahasiswa, dsb.
Meningkatkan kualitas kurikulum dan program study, dengan
mengidentifikasi dan
memanfaatkan best practices dan monitoring hasil yang dicapai.
Meningkatkan kecepatan revisi dan pembaruan kurikulum.
Meningkatkan upaya pengembangan fakultas, khususnya fakultas baru.
Meningkatkan layanan
administratif yang berhubungan dangan proses belajar-mengajar menggunakan teknologi.
Memperbaiki daya response dengan memonitoring dan
menggabungkan pelajaran yang diambil dari pengalaman sesama dosen, evaluasi mahasiswa, dan masukan lain.
Desain kurikulum antar-disiplin ilmu yang difasilitasi oleh navigasi antar batas departemen.
Aplikasi & Manfaat KM bagi Mahasiswa & Alumni
Aplikasi KM
Manfaat
Repository:
Layanan kegiatan mahasiswa bagi fakultas dan staff untuk
memastikan semua pemilih kegiatan memahami layanan kegiatan yang ada dan dapat mengajukan pilihan yang tepat.
Portal:
Layanan mahasiswa baik bagi mahasiswa dan bagi fakultas dan staf sehingga mereka dapat memberi masukan kepada
mahasiswa. Informasi meliputi aturan dan prosedur yang berhubungan dengan pendaftaran, bantuan keuangan, pembayaran masuk, sidang tugas akhir, billing, proses
pembayaran, bimbingan dan konselling, kontrak tempat tinggal, tempat makan, dsb.
Layanan karir yang menyediakan pusat one-stop-service bagi mahasiswa, dan juga bagi fakultas dan staff untuk memastikan mahasiswa mengetahui informasi ini.
Alumni dan layanan pengembangan untuk mengurangi upaya yang sama; mendapatkan data kontak; dan link ke riset, kurikulum, dan pengembangan karir.
Informasi bagi pemilih yang tak dapat dicapai langsung (outreach) untuk mengintegrasikan upaya-upaya dan meminimalkan upaya yang sama dilakukan.
Meningkatkan layana bagi mahasiswa.
Meningkatkan kemampuan layanan bagi fakultas dan staf.
Meningkatkan layanan bagi almuni dan pemilih eksternal lainnya.
Meningkatkan efektifitas dan
efisiensi dalam memberikan layanan mahasiswa, untuk mengintegrasikan upaya-upaya sama tapi terpisah yang dilakukan oleh fakultas, staf layanan akademik, staf layanan mahasiswa, dan staf kegiatan mahasiswa.
Aplikasi & Manfaat KM bagi Layanan Administratif
Aplikasi KM
Manfaat
Portal:
Layanan keuangan (yaitu anggaran dan akuntansi) yang terdiri dari FAQ, best practices, prosedur, template, Community of Practices untuk berbagi informasi dan menjadi pendorong upaya perbaikan.
Procurement (purchasing, account payable, receiving, warehousing) yang terdiri dari FAQ, best practices, prosedur, template, Community of Practices (misal berdasarkan komoditas, vendor, dll) untuk berbagi informasi dan menjadi pendorong upaya perbaikan (misal memanfaatkan pelajaran yang diambil oleh staf lain, desain online catalog, dll)
Human resource (misalnya lowongan, payroll, affirmative action, dsb) yang terdiri dari FAQ, best practices, prosedur, template, Community of Practices untuk berbagi informasi dan menjadi pendorong upaya perbaikan.
Meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanan administratif.
Meningkatkan kemampuan untuk mengidentifikasi upaya perbaikan.
Meningkatkan kemampuan untuk mendukung trend menuju
desentralisasi (misal pembangunan pusat-pusat bisnis lokal) dengan menyediakan panduan ke arah konsistensi.
Meningkatkan kecocokan pelaksanaan dengan aturan
administratif seperti procurement, prosedur anggaran, petunjuk affirmative action, dsb.
Meningkatkan daya respon dan kemampuan berkomunikasi.
Aplikasi & Manfaat KM untuk Perencanaan Strategis
Aplikasi KM
Manfaat
Portal:
Pusat Knowledge Management, yang dikembangkan dari Pusat Penelitian sebelumnya.
Informasi internal yang mengkatalog rencana-rencana strategis, laporan-laporan yang dibuat untuk pengguna eksternal (seperti laporan akreditasi, dsb), definisi-definisi data,
presentasi-presentasi oleh eksekutif, dsb.
Informasi eksternal termasuk hasil studi benchmark, analisa linkungan, data-data kompetitor, link ke group-group riset, publikasi, presentasi oleh eksekutif, dst.
“Market Watch” bulanan yang dibuat bersamaan dengan Penerimaan Mahasiswa, Pendidikan Berkelanjutan, Alumi dan Pengembangan, dan dokumen-dokumen lain yang berisi trend kunci dan dampak potensialnya.
Repository:
Data yang berhubungan dengan tracking accountability dan hasil yang dicapai, performance indicator, bechmarking, dsb.
Meningkatkan kemampuan untuk mendukung desentralisasi
perencanaan strategis dan
pengambilan keputusan. Informasi yang lebih baik membawa kepada keputusan yang lebih baik pula.
Meningkatkan penggunaan informasi internal dan eksternal bersama serta meminimalkan upaya yang sama dan mengurangi beban pelaporan yang sering melanda banyak institusi sekarang.
Meningkatkan kemampuan untuk rencana strategis yang up-to-date dan berfokus pada pasar.
Berbagi pengetahuan dari berbagai konstituen untuk mulai membangun sebuah “organizational learning” yang lebih responsive terhadap trend pasar.
Peran DL dalam Proses Akademik
Secara signifikan, DL berperan dalam:
Riset
Laporan riset, paper, presentasi, best practices, dll.
Pengembangan kurikulum
Bahan-bahan kuliah, referensi, kurikulum, best practices,
dll.
Dan Layanan bagi mahasiswa dan alumni
Komponen Framework Teknologi KM
Enterprise KM Network
Knowledge Flows
Web sites, pointers Databases Messaging File systems Workflow Collaborative tools Discussions Information Mapping Repository Models Distribution Channles Enterprise data Metadata Informal conversations Check in/out External networks Information Sources Distributed search Distributed retrieval Multimedia content Versioning controls Bulletin boards PM Tools Operational data Transaction reports Information and Knowledge Exchange Viewing tools Collaborative annotation Context addition Messaging integration Legacy integration Threading Platform independence
Intelligent Agents and Network Mining
Push agents Pull agents Data and text mining Web farming technologies Information indexing and classification
Knowledge Flows
Intranet
Extranet
GroupWare
Knowledge Flows Technologies
GroupWare:
Lotus Notes
Netscape Collabra
Microsoft NetMeeting
Novell GroupWise
Webflow
Intranet
LAN, WAN, Campus Network
Extranet
VPN (Virtual Private Network)
Pointers to Expertise
Electronic phone books
Expertise directory (Knowledge Yellow Pages)
Collaboration
Capture
Document Exchange
Conversation/Email
Information Mapping
Hardcopy/buku/
documents
Metadata/
Catalog/Subjects
Electronic files
Repositories
Versioning
Scanner
Information Mapping Technologies
Document Management
Documentum
Hyland
FrontOffice
PC Docs
FileNet
Documagix
Docushare (Xerox)
Katalog
Katalog buku perpustakaan
Ganesha Digital Library
Versioning
Scanning
Electronic format
Indexing
Retrieval
Automatic database/classification
creation
Information Sources
Seminar, kuliah, pidato
Data, laporan,
history,dll
Project management
Schedule, arsip
Multimedia, video,
audio
KM
System
Contextualized
Knowledge
Capturing Information Sources
Multimedia
Digital Handycam (Video)
Digital audio recording
Soundblaster
File system
File server
Repository server
Project Management
Microsoft Outlook
Microsoft Project
Information and Knowledge Exchange
Exchange
Gambar, presentas i sketsa Gagasa n Data, file, working documentMindManager
Whiteboard
Microsoft NetMeeting
Telephone
Intelligent Agent / Network Mining
Database server Database server
Database server
Data warehouse Home Server Server Server Server
Agent
Mission
Results
Datamining
Dimanakah Posisi DL & DL Network?
Dalam framework teknologi KM, digital library
berperan dalam komponen:
Information Mapping
Metadata, catalog, check-in/out.
Information Sources
Repository, search, retrieval.
Sedangkan DL Network berperan dalam
komponen:
Knowledge flows
Information and knowledge exchange
Intelligent agents and network mining
Jadi DL & DL Network diarahkan untuk
Awards
1.
Mendapatkan
Research Grant dari PAN ASIA RnD
Grants Programme
, IDRC Canada, periode
November 2000 – Juli 2002.
2.
Mendapatkan
Research Grant dari Yayasan
Litbang Telekomunikasi dan Informatika (YLTI),
Awards …
3.
Juara Pertama dari
2
nd
SIG III ASIST
International Paper Contest
, November
2001, Washington DC.
Participants: 16 countries, 33 papers.
Judul Paper: “
Indonesian Digital Library
Network is Born to Struggle with The
Digital Divide
”*, Ismail Fahmi.
* Paper dipublikasikan dalam YIILR Journal, 2002,
Elsevier.
Awards …
4.
Masuk kategori
Innovative
Research
,
dipublikasikan
dalam
PAN ASIA
ICT R&D Review
,
Mei 2002, IDRC
Singapore.
Award …
5.
Penghargaan
Kategori
Khusus:
Program Favorit
Pengurus
i2bc
eAward
2002
, Indonesia ICT
AWARD 2002,
Kementerian KOMINFO,
12 Agustus 2002.
Misi
Unlock !
Unlock ACCESS to the Indonesian
knowledge
Visi:
Network of Networks*
*Networks of knowledge
** Electronic Theses & Dissertations
Central
Hub
Kesehatan Pertanian Human Rights Heritage Children Education ETD** Lingkungan Religion Schoolso ACPTUNSYIAH o IJPTUNCEN o JBKMRGGREY o JBPKBATAN o JBPKINSTY o JBPKPBA o JBPKPERSIS o JBPKSALMAN o JBPTIAIN o JBPTITBAR o JBPTITBBI o JBPTITBPSUD o JBPTITBTI o JBPTSTIEKES o JBPTUNPADLP o JBPTUPBJJUTB o JBPTUPI o JKIKCMC o JKLPNDPDII o JKPKBPPK o JKPKELNUSA o JKPKFORLINK o JKPKKIH o JKPKLEMHANNAS o JKPNPNRI o JKPTBINUS o JKPTBIS o JKPTIAIN o JKPTPERBANAS o JKPTYARSI o JKUNINDFS o JKUNUAJ o JIIJKLIB o JIIYPIA o JIPTIAIN o JIPTSTIKOMSBY o JIPTUBAYA o JIPTUMM o KBPTUNTAN o KSPTIAIN o LAPTIAIN o RIPTIAIN o SAPTUNSRAT o SBPTIAIN o SGPTUNHALU o SNPTIAIN o SSPTIAIN o SUPTIAIN o YOPTIAIN
Topologi Network IndonesiaDLN
DL Network
institusi warnet personal Hub Server ITB RSHS Unsyiah UMM Binus UAJ IPB Salman DepkesPermasalahan dan Peluang
Permasalahan:
Banyak node yang hanya aktif pada awal
implementasi, dan tidak aktif untuk masa
selanjutnya.
Keterbatasan dan kesulitan dalam menggunakan
GDL sbg aplikasi.
Peluang:
Perlu mulai menggalakkan KM di lingkungan
IndonesiaDLN dan perpustakaan.
Pengembangan aplikasi DL yang lebih memenuhi
NeoNs:
Apa
NeoNs
itu?
Sebuah model jaringan besar yang terdiri dari
jaringan-jaringan cluster yang lebih kecil.
Central Hub Kesehatan Pertanian Human Rights Heritage Children Education ETD** Lingkungan Religion Schools
Latar Belakang
NeoNs
Kecenderungan pola
sharing
dan komunikasi yang lebih intensif
terjadi di dalam sebuah komunitas, dibanding pada lintas
komunitas.
Rasa memiliki yang tinggi dan perlakuan secara khusus akan
mendorong semangat dan kemauan anggota untuk
sharing
knowledge
.
IndonesiaDLN tidak akan mampu menangani dan melayani
institusi-institusi yang bergabung dalam jaringan DL nasional
secara intensif dan khusus di masa mendatang.
Pada dasarnya sudah terdapat komunitas-komunitas yang secara
intensif melakukan aktifitas sharing knowledge.
Pada dasarnya sudah terdapat keinginan tiap-tiap komunitas untuk
membentuk jaringan komunikasi (digital library) di antara mereka
sendiri.
Prinsip Dasar
NeoNs
Sebuah Hub Jaringan Besar (
Central Hub
) menjadi
jantung
NeoNs
.
Sebuah Hub Jaringan Cluster (
Cluster Hub
) menjadi
jantung
Jaringan Cluster
.
Central Hub berhubungan dengan Cluster Hub dan
Node-node.
Cluster Hub berhubungan dengan Central Hub, Cluster Hub
lain, dan Node-node.
Node-node
dapat berhubungan dengan Jaringan Cluster
yang lain
secara langsung
maupun
melalui Cluster Hub
yang
diikutinya.
Prinsip Dasar
NeoNs
Jaringan Cluster ini bersifat otonom secara administratif dan
operasional terhadap Jaringan NeoNs.
Hub-hub dan Node-node dalam NeoNs dapat saling
berhubungan karena menggunakan protokol komunikasi
dan metadata standard.
Central Hub
memiliki
informasi metadata
dan
membership
(Node, member)
paling lengkap dari
SELURUH Cluster
.
Cluster Hub
memiliki
informasi metadata
dan
membership
(Node, member)
paling lengkap dari
SEBUAH Cluster
.
Node mendaftar ke Cluster Hub.
Arsitektur
NeoNs
=
Mesh Communication
Central Hub Kesehatan Pertanian Human Rights Heritage Children Education ETD** Lingkungan Religion SchoolsKomponen Jaringan
NeoNs
Hub Jaringan Besar (Central Hub)
Hub Jaringan Cluster (Cluster Hub)
Server DL Partner (Node)
Mesh Hierarchy
Central Hub
Cluster Hub
Cluster Hub
Node
Node
Node
Node
Node
Node
Node
Node
Node
Cluster Hub
Fungsi Central Hub
Central Hub:
Menyimpan informasi seluruh Node untuk Authentikasi
dan Kontak.
Menyimpan informasi seluruh Member untuk
Authentikasi.
Menyimpan metadata dari seluruh Cluster dan Node.
Pusat authentikasi akses member dan node.
Menyediakan akses metadata bagi seluruh Cluster Hub,
Fungsi Cluster Hub
Cluster Hub:
Menyimpan informasi seluruh Node dalam clusternya.
Menyimpan informasi seluruh Member dalam clusternya.
Menyimpan metadata seluruh Node dalam clusternya.
Menyimpan file-file digital yang diupload oleh Node
Fungsi Node
Node:
Menyimpan informasi seluruh Member yang mendaftar
ke dalamnya.
Menyimpan metadata yang diupload ke dalamnya.
Menyimpan file-file digital yang diupload ke dalamnya.
Menyediakan layanan akses kepada seluruh Member
Protokol dan Standard
Protokol Komunikasi:
Port 80 (HTTP)
OAI-PMH (Harvesting)
OAI-PMP (Posting)
Standard Metadata:
Diturunkan dari Dublin Core
Dapat dibangun khusus untuk masing-masing keperluan
Lalu Lintas Informasi
Central Hub
Node
Member
Registrasi: Data Membership. Upload File dan Metadata.
Login, Search, Browse, View, Download.
Upload: membership, metadata, dan file. Authentikasi akses member dari node lain.
Harvest: informasi Node dan metadata.
Upload: membership dan metadata.
Cluster Hub
Human Resources
Central Hub:
Sekjen IndonesiaDLN
Team administrator dan technical support NeoNs
Cluster Administrators Board
NeoNs CKO Board
Cluster:
Koordinator Cluster
Team administrator dan technical support Cluster
Node CKO Board
Node:
Koordinator Node
Team administrator Node
CKO
Clustering
Cluster dapat dibangun berdasarkan komunitas
yang sudah ada, menurut:
Region
, misal:
FKP2T, Schools, dll
Interest
, misal:
Children, Heritage, Environment, Health, Agriculture,
Religion, dll
