Jurnal Sipatokkong BPSDM Sulawesi Selatan

123

JSBPSDM 1(2)(2020)

Jurnal Sipatokkong BPSDM Sulawesi Selatan

https://ojs.bpsdmsulsel.id/

Manajemen Resiko Pada Analisis Kebutuhan Diklat

Dalam Perencanaan Diklat ASN

Ampera Matippanna

Dokter fungsional Ahli Madya Pada Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Sulawesi Selatan

Jln. Cendrawasih No.233A Makassar E-Mail: amperamatippanna@12gmail.com

ABSTRAK

Dalam rangka peningkatan kompetensi ASN maka dibutuhkan serangkaian kegiatan pendidikan dan pelatihan (diklat) untuk menjembatani kesenjangan (gap) antara kompetensi yang diharapkan pada sebuah jenjang karier atau jabatan tertentu yang diharapkan dengan kompetensi yang dimiliki oleh ASN saat sekarang ini. Untuk menghasilkan diklat yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan ASN dan organisasi atau lembaga maka salah satu langkah penting yang harus dilakukan adalah melakukan analisiskeutuhan diklat dalam perencanaan kediklatan bagi sebuah organisasi atau lembaga (SKPD). Hasil analisis kebutuhan ini kemudian akan disusun menjadi dokumen perencanaan kegiatan anggaran untuk tahun berikutnya agar pelatihan-pelatihan yang dilaksanakan selalu ter up date, berkualitas, tepat sasaran, tepat kebutuhan dn tepat anggaran. Dengan melakukan implementasi manajemen resiko pada pelaksanaan analisis kebutuhan diklat, maka bukan bukan saja menghasilkan pelatihan yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan dan sasaran, tetapi sekaligus mencegah terjadinya potensi kerugian anggaran belanja daerah dan mencegah kerugian-kerugian lainnya dari sebuah penyelenggaraan diklat. OLeh sebab itu menjadi sangat penting bagi pimpinan organisasi dan Tim perencana kebutuhan diklat untuk mempedomani hasil-hasil rekomendasi dari sebuah analisis kebutuhan diklat dan manajemen resiko dalam penyusunan rencana kebutuhan diklat bagi ASN dalam sebuah organisasi atau lembaga.

Kata kunci: Analisis kebutuhan diklat; Manajemen Resiko

© 2020 Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Sulawesi Selatan

PENDAHULUAN

Setiap pelaksanaan pendidikan dan pelatihan (diklat) bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) tidak akan terlepas dari perencanaan kebutuhan diklat sesuai dengan jenis kediklatan yang diselenggarakan. Perencanaan kediklatan ini menjadi sangat penting, karena sangat terkait erat dengan penggunaan anggaran negara. Pelaksanaan kegiatan diklat bertujuan untuk meningkatkan kompetensi aparatur sesuai dengan tupoksinya agar dapat meningkatkan kinerja dan produktifitas instansi. Beberapa pertimbangan dalam pelaksanaan diklat bagi aparatur adalah untuk kepentingan pembinaan dan pengembangan karier pegawai, promosi jabatan, tersedianya anggaran kebutuhan diklat dan pegawai yang memenuhi untuk diikutkan dalam sebuah pelatihan (Toha, 2005). Pada umumnya pelatihan ASN dilaksanakan berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menduduki jabatan tertentu, persyaratan kenaikan pangkat dan golongan dan untuk pengembangan kompetensi khusus bagi kelompok-kelompok jabatan fungsional atau pelaksana sesuai dengan tupoksi dan jabatannya,

Dalam hal memenuhi kebutuhan diklat bagi ASN, setiap tahunnya selalu ada penyiapan anggaran untuk peningkatan SDM Aparatur yang pagu anggarannya sangat fluktuatif dan sangat tergantung pada kebijakan pimpinan Satuan Perangkat Kerja Daerah (SKPD). Oleh sebab itu maka penyiapan kebutuhan diklat aparatur harus berdasarkan atas kebutuhan organisasi dan

124 berdasarkan skala prioritas. Pemenuhan kegiatan diklat haruslah disusun sedemikian hingga dalam sebuah dokumen rencana kerja Anggaran (RKA) untuk mendapatkan pengesahan pelaksanaan dan keterseiaan anggaran yang kemudian dituangkan kedalam Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA).

Salah satu hal yang krusial yang sering terjadi dalam penyusunan perencanaan kebutuhan diklat adalah jenis ,teknis dan sasaran pelatihan yang tersusun dalam DPA sering tidak melalui sebuah analisis kebutuhan diklat , sehingga terkesan bahwa diklat-diklat yang diselenggaran selalu berulang dari tahun ke tahun, tidak sesusai dengan skala prioritas kebutuhan organisasi dan pegawai , metode dan cara pelaksanaan tidak tepat sesuai dengan jenis diklat yang dilaksanakan, dan besaran anggaran yang tidak sesuai untuk jenis diklat tertentu yang akan dilaksanakan. Sebagai akibat tidak dilakukannya analisis kebutuhan diklat yang baik, maka kualitas diklat akan menjadi berkurang dan tidak memberi manfaat yang besar dalam peningkatan kompetensi aparatur sesuai dengan tupoksinya.

Analisis kebutuhan diklat merupakan langkah awal dalam penyusunan perencanaan kebutuhan diklat untuk memenuhi kebutuhan ASN dalam peningkatan dan pengembangan kompetensi. Analisis kebutuhan diklat yang baik akan menghasilkan sebuah grand design perencanaan diklat yang menjadi dasar dan pedoman pelaksanaan diklat. Hasil analisis kebutuhan diklat sebagai dokumen perencanaan haruslah menjadi pedoman pelaksanaan diklat dan menjadi indikator keberhasilan iklat yang dilaksanakan. Urgensi analisis kebutuhan diklat sangat berkaitan erat dengan penyelenggaraan diklat yang sesuai dengan kebutuhan ASN, pengorganisasian SDM yang terlibat dalam kepanitiaan, pelaksanaan diklat yang sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku, pemanfaatan anggaran untuk belanja barang dan jasa kebutuhan diklat.

Pelaksanaan analisis kebutuhan diklat sebagaimana mestinya dan menjadi pedoman dalam perencanaan dan pelaksanaan diklat akan berkorelasi terhadap peningkatan kualitas diklat sehingga menjadi diklat yang efektif dan efisien, dapat dipertanggung jawabkan validitasnya dan mencegah terjadinya potensi kerugian. Beberapa potensi kerugian yang dapat terjadi akibat tidak dilaksanakannya analisis kebutuhan diklat antara lain ketidak sesuaian antara jenis pelatihan dengan target sasaran pegawai, pelatihan yang tumpang tindih dengan pelatihan lainnya, penggunaan waktu yang tidak efisien, penyiapan materi diklat yang tidak sesuai dengan jenis dikat, pengorganisasian pelakaksana yang tidak efektif, belanja barang dan jasa yang tidak sesuai dan evaluasi pasca diklat yang tidak memiliki indikator keberhasilan.

Berdasarkan potensi kerugian karena tidak efektifnya pelaksanaan analisis kebutuhan diklat, maka sudah pada tempatnya jika pimpinan SKPD juga menyiapkan anggaran khusus setiap tahun untuk kegiatan analisis kebutuhan diklat dalam penyusunan perencanaan kebutuhan diklat Perlu disadari bersama bahwa sesederhana apapun diklat bagi pengembangan kompetensi ASN selalu berpotensi untuk terjadinya kerugian. Oleh sebab itu sangatlah penting dilakukan analisis kebutuhan diklat agar semua diklat yang akan diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan, tepat sasaran, tepat anggaran, tepat cara pelaksanaan dan tepat waktu pelaksanaan.

Meski tanpa disadari bahwa pelaksanaan Analisis kebutuhan diklat sesungguhnya merupakan langkah-langkah manajemen resiko bagi para perencana agar terhindar dari potensi-potensi kerugian sebagaimana yang telah disebutkan diatas secara konseptual Pemanfataan manajemen resiko melalui analisis kebutuhan diklat sangat berperan dalam mengidentifikasi sumber-sumber resiko, memperkirakan dampak resiko yang akan terjadi dan melakukan penanganan yang tepat jika terjadi resiko dalam penyelenggaraan diklat. Selain itu pemanfaatan manajemen resiko melalui analisis kebutuhan diklat akan mendorong pengambilan keputusan yang tepat, membuat pedoman pelaksanaan kegiatan, melaksanakan diklat sesuai dengan kebutuhan dan skala prioritas serta melakukan estimasi anggaran yang tepat

MANAJEMEN RESIKO DALAM KEDIKLATAN

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sedemikian pesat dengan sendirinya memberi imbas pada perubahan birokrasi dan manajemen ASN agar dapat menyesuaikan terhadap dinamika perkembangan masyarakat untuk dapat memberikan pelayanan publik yang baik sesuai dengan harapan masyarakat. Aparatur Sipil Negara dalam fungsinya sebagai

125 pelaksana kebijakan publik, pemberi pelayanan publik dan sebagai pemersatu bangsa dituntut untuk memiliki kompetensi yang tinggi menyangkut pengetahuan, keterampilan dan sikap professional agar dapat mewujudkan cita-cita bangsa dalam meningkatkan kesejahteraan rakyat. Dalam rangka memenuhi tuntutan kompetensi yang tinggi dalam pelaksanaan fungsi ASN, maka salah satu cara yang dapat dilakukan adalah melalui pendidikan dan pelatihan (diklat). Melalui penyelenggaraan diklat yang berkualitas, kompetensi ASN akan semakin meningkat dan mampu memberi pelayanan publik yang prima sesuai dengan harapan masyarakat. Oleh sebab itu maka pemerintah berkewajiban menetapkan standar-standar kompetensi jabatan baik struktural maupun fungsional agar dapat menciptakan ASN yang professional dan berkinerja tinggi. Pencapaian standar kompetensi jabatan dilakukan melalui diklat yang berkualitas, sesuai kebutuhan, terencana dan berdasarkan hasil analisis kebutuhan diklat.

Dalam penyelenggaraan diklat jabatan maupun teknis selalu terdapat peluang resiko terjadinya hal-hal yang tidak dikehendaki baik berupa kendala atau kerugian.sehingga perlu dilakukan upaya-upaya pencegahan. Upaya pencegahan terhadap kendala dan kerugian yang dapat terjadi kapan saja sering disebut sebagai manajemen resiko. Pengertian manajemen Resiko sangat terkait dengan kata manajemen dan resiko itu sendiri. Manajemen dapat diartikan sebagai serangkaian kegiatan (termasuk perencanaan dan pembuatan keputusan, pengorganisasian, pimpinan dan pengendalian) yang diarahkan pada sumber daya organisasi (tenaga kerja, keuangan, fisik dan informasi) yang bertujuan untuk mencapai sasaran organisasi dengan cara yang efisien dan efektif (Griffin, 2013). Sedangkan pengertian resiko adalah bahaya, akibat atau konsekuensi yang dapat terjadi akibat sebuah proses yang sedang berlangsung atau kejadian yang akan datang. Risiko dapat diartikan sebagai suatu keadaan ketidakpastian, di mana jika terjadi suatu keadaan yang tidak dikehendak dapat menimbulkan suatu kerugian (Hanafi, 2006)

Berangkat dari kedua pengertian tersebut, maka Manajemen resiko dapat diartikan sebagai sebuah upaya atau proses yang dilakukan untuk mencegah atau meminimalkan terjadinya potensi kerugian yang dapat terjadi karena suatu keadaan ketidak pastian melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dengan baik untuk mencapai tujuan organisasi agar menjadi lebih efektifdan efisien. Terjadinya sebuah resiko dalam penyelenggaraan diklat sangat dipengaruhi oleh multifaktor yaitu antaralain karena perubahan kebijakan, kesalahan dalam perencanaan penganggaran, kesalahan dalam penyusunan strategi pelaksanaan dan kesalahan dalam pengambilan keputusan. Dengan pelaksanaan manajemen resiko yang baik maka potensi kerugian yang dapat terjadi bisa di hindari atau diminimalisir.

Beberapa ahli mendefinisikan manajemen resiko sebagai berikut:

1. Menurut (Soedarso, 2003) Manajemen resiko adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam penanggulangan risiko, terutama risiko yang dihadapi oleh organisasi/perusahaan, keluarga dan masyarakat. Jadi meliputi aktivitas merencanakan, mengorganisir, menyusun, memimpin/mengkoordinir dan mengawasi (termasuk mengevaluasi) program penanggulangan risiko

2. Menurut (Robert, 2004) adalah kegiatan atau proses yang terarah dan bersifat proaktif, yang ditujukan untuk mengakomodasi kemungkinan gagal pada salah satu atau sebagian dari sebuah transaksi atau instrumen.

3. Menurut (Siahaan, 2007) Manajemen resiko adala hperbuatan (praktik) dengan manajemen risiko, menggunakan metode dan peralatan untuk mengelola risiko sebuah proyek

4. Menurut (Smith, 1990) Manajemen Resiko adalah proses identifikasi, pengukuran, dan kontrol keuangan dari sebuah risiko yang mengancam aset dan penghasilan dari sebuah perusahaan atau proyek yang dapat menimbulkan kerusakan atau kerugian pada perusahaan tersebut.

Dari beberapa pandangan para ahli tersebut, maka beberapa aspek yang terkait dalam manajemen resiko adalah: aspek fungsi-fungsi manajemen, tindakan yang terarah dan proaktif, merupakan sebuah instrument untuk mengelola resiko dan mengancam asset, penghasilan dan kerugian bagi organisasi. Dalam hal melakukan analisis kebutuhan diklat maka manajemen resiko harus dimanfaatkan sebagai sebuah instrument untuk melakukan tindakan-tindakan yang terarah dan proaktif sesuai dengan fungsi-fungsi manajemen agar menghasilkan sebuah diklat yang

126 bermutu, penggunaan anggaran yang rasional dan tepat sasaran dan tepat waktu pelaksanaan dan terhindar dari potensi kerugian lainnya.

Berdasarkan hasil kajian Pusat Penelitian dan pengembangan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), pada fungsi kediklatan terdapat satu (1) risiko di tataran stratejik dan empat (4) risiko pada tataran operasional. Sebagai penjelasannya dikemukakan sebagai berikut: (bpkp.go.id/puslitbangwas, 2020)

1. Risiko perumusan kegiatan organisasi diklat (Renstra) tidak/belum mengakomodatif aktivitas pendidikan dan pelatihan yang memenuhi kebutuhan dan keinginan lingkungan/stakeholders /user. Beberapa pilihan yang dapat dilakukan dalam penanganan resiko:

 Melakukan survei kebutuhan stakeholders

 Melakukan analisis mengenai kemungkinan adanya perubahan lingkungan stratejik  Menyediakan media atau sarana komunikasi yang mudah diakses oleh stakeholder  Proaktif untuk menggali informasi kebutuhan stakeholder.

 Membentuk satgas yang bertugas mencari/mendapatkan ide-ide atau isu-isu yang berkembang yang dibutuhkan oleh stakeholders. …

2. Risiko Distribusi hari penugasan mengajar WI yang tidak seimbang. Beberapa pilihan penanganan:

 Merancang peta kompetensi yang memuat informasi tentang data keikutsertaan diklat, data kinerja Widyaiswara, informasi tambahan dari hasil evaluasi pelaksanaan Diklat  Penyetaraan kemampuan Widyaiswara melalui diklat

 Merancang peta penugasan untuk setiap Widyaiswara sehingga memudahkan koordinasi dan pemerataan pengajaran

3. Risiko rasio ketersediaan SDM Widyaiswara/Instruktur dengan jumlah diklat yang tersedia tidak memadai. Beberapa pilihan penanganan:

 Melakukan analisis kebutuhan Widyaiswara/instruktur dengan memperhatikan kualitas dan jumlah tenaga Widyaiswara/instruktur.

 Meningkatkan kompetensi tenaga Widyaiswara/instruktur yang tersedia

 Merancang peta penugasan untuk setiap Widyaiswara sehingga memudahkan koordinasi dan pemerataan pengajaran.

4. Risiko Tidak tersedianya standar modul/bahan ajar untuk suatu mata diklat. Beberapa langkah penanganan:

 Merancang panduan instruktur

 Membentuk tim penyusun modul atau bahan ajar yang bertugas untuk selalu siap menyusun modul/bahan ajar

 Updating database modul atau bahan ajar dari hasil evaluasi pelaksanaan diklat ataupun

untuk mata diklat baru.

5. Risiko Quality Procedure yang ditetapkan tidak dijalankan oleh masing-masing bidang secara konsisten dan bertanggungjawab. Beberapa langkah penanganan:

 Membangun lingkungan kerja yang kondusif

 Menegaskan kembali komitmen untuk mematuhi Quality procedure pada masing-masing bidang atau bagian

 Melakukan internalisasi quality procedure pada masing-masing bidang atau bagian.

Berdasarkan hasil kajian tersebut sangat jelas bahwa pelaksanaan kediklatan bukanlah sesuatu hal yang mudah karena memiliki cukup banyak resiko yang berpotensi menimbulkan kerugian, sehingga membutuhkan manajemen resiko yang baik dan benar. Salah satu langkah manajemen resiko dalam pelaksanaan kediklatan adalah dengan melakukan analisis kebutuhan diklat bagi pemenuhan kebutuhan diklat ASN yang sesuai dengan kebutuhan dan skala prioritas agar diklat-diklat yang dilaksanakan semakin berkualitas dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya untuk pengembangan kompetensi ASN.

PENERAPAN ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT DALAM PERENCANAAN KEDIKLATAN

127 Perencanaan Kediklatan bagi Aparatur Sipil Negara belum berjalan optimal. Masih sering ditemukan pelaksanaan kegiatan diklat yang dilaksanakan tanpa melalui analisis kebutuhan diklat yang komprehensif sehingga manfaat yang diterima baik oleh peserta maupun oleh organisasi menjadi tidak optimal. Masih banyak diklat-diklat ASN yang terkesan hanya menghabiskan anggaran saja. Idealnya, penyusunan perencanaan kebutuhan diklat ASN merupakan hasil dari pengkajian-pengkajian kebutuhan diklat yang selektif, responsif dan komprehensif melalui kegiatan analisis kebutuhan diklat yang tidak hanya berorientasi output tetapi juga manfaat dan resiko kerugian.

Pada prinsipnya analisis kebutuhan pelatihan (diklat) Aparatur Sipil Negara didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan dan analisa data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang ada di dalam instansi SKPD yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas instansi menjadi meningkat. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan (Suyitno, 2019). Berdasarkan pemahaman tersebut, maka tindakan analisis kebutuhan diklat diharapkan mampu merumuskan perencanaan kebutuhan diklat yang tepat sesuai kebutuhan ASN dan organisasi dan mewujudkannya menjadi kegiatan-kegiatan diklat yang tepat dalam meningkatkan kompetensi ASN dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai dan produktifitas sebuah lembaga.

Perencanaan kebutuhan diklat bagi pegawai dalam sebuah organisasi merupakan sebuah jembatan emas dalam meningkatkan kinerja dan produktifitas. Diklat merupakan sarana utama dalam melakukan transformasi ilmu pengetahuan, keterampilan dan perilaku professional ASN agar memiliki kompetensi yang tinggi untuk berkinerja baik dan berproduktifitas tinggi. Menurut (Rivai, 2004) kebutuhan pelatihan adalah untuk memenuhi kekurangan pengetahuan, meningkatkan keterampilan atau sikap dengan masing-masing kadar yang bervariasi. Selanjutnya Suryana Sumantri (2005) dalam (Santoso, 2012) mengatkan bahwa kebutuhan pelatihan merupakan keadaan dimana terdapat kesenjangan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan nyata.

Berangkat dari adanya kesenjangan antara keadaan yang diinginkan dan keadaan yang nyata, maka dilakukanlah analisis kebutuhan diklat untuk membuat perencanaan kegiatan diklat dengan menu-menu diklat yang siap saji, untuk menjembatani kekurangan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku agar menghasilkan pegawai yang berkinerja tinggi dan professional. Menurut (Papu, 2002) Analisis kebutuhan pelatihan, memberikan beberapa tujuan, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan.

b. Memastikan bahwa para partisipan yang mengikuti pelatihan benarbenar orang-orang yang tepat.

c. Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan tertentu. d. Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau

materi pelatihan. PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015 Page 10

e. Memastikan bahwa penurunan kinerja/kurangnya kompetensi atau pun masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan memperhitungkan untungruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.

Selanjutnya Analisis kebutuhan diklat memiliki fungsi antara lain: 1). Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja; 2). Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context; 3). Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional; 4). Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan; 5). Memberi data untuk keperluan perencanaan (analisis-kebutuhan-diklat-training-needs-assessment, 2012)

Beberapa tahapan langkah analisis kebutuhan diklat yang perlu dilaksanakan dalam Perencanaan kebutuhan diklat, yaitu antara lain:

128 1. Identifikasi Kebutuhan diklat

Pada tahapan ini penyusun program perencanaan diklat melakukan pengumpulan informasi dan data yang berhubungan dengan kesenjangan antara kenyataan yang diharapkan dan kenyataan yang sebenarnya yang dialami oleh pegawai sesuai dengan bidang atau tupoksinya. Pengumpulan informasi dan data dapat dilakukan dengan observasi langsung, wawancara, kotak saran, pertemuan/rapat dan fokus group diskusi. Pada tahapan identifikasi kebutuhan diklat akan dijumpai begitu banyak informasi dan data yang merupakan kebutuhan-kebutuhan diklat berdasarkan kesenjangan-kesenjangan yang terjadi.

2. Pengelompokan data kebutuhan diklat

Tahapan selanjutnya adalah memilah-milah data kebutuhan tersebut dan menempatkannya menjadi kelompok-kelompok data berdasarkan jenis kebutuhan pelatihan, dan sasaran pelatihan yang akan di latih agar didapatkan gambaran yang jelas terkait jenis pelatihan dan kelompok sasaran pegawai yang akan dilatih. Kejelasan ini penting dalam menentukan proporsionalitas kebutuhan diklat yang sesuai bagai pegawai

3. Analisis Anggaran kebutuhan diklat.

Setelah diperoleh informasi dan data kebutuhan diklat yang akan dilaksanakan berdasarkan skala prioritas kebutuhan pegawai dan organisasi, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis anggaran yang akan digunakan untuk pelaksanaan kebutuhan diklat bagi pegawai. Analisis anggaran ini sangat penting agar pelatihan yang akan dilaksanakan menjadi lebih efektif dan efisien. Beberapa komponen anggaran yang harus diperhatikan antara lain;1) belanja jasa panitia, narasumber,fasilitator dan instruktur; 2) belanja makan minum peserta,narasumber,fasilitator,instruktur dan panitia; 3) belanja ATK peserta; 4) belanja sewa gedung/tempat pelaksanaan diklat; 5) Belanja dokumentasi pelatihan; 6) belanja sewa alat dan prasarana diklat lainnya yang dibutuhkan.

Analisis anggaran ini penting dalam menentukan volume kegiatan pelatihan, jumlah peserta yang akan dilatih, penggunaan tempat pelatihan, lama hari pelatihan, jumlah panitia, narasumber, fasilitator dan instruktur yang akan terlibat. Kesalahan dalam analisis anggaran kebutuhan pelatihan akan sangat berpengaruh terhadap suksesnya sebuah pelatihan.

4. Penyusunan dokomen perencanaan kebutuhan diklat

Pada tahapan ini semua jenis pelatihan yang akan dilaksanakan bersama kebutuhan anggara pelatihan yang akan dilaksanakan disusun dalam sebuah dokumen rencana anggaran (RKA) untuk satu tahun anggaran. RKA yang dibuat harus sedemikian jelas dan sistematis agar dapat dengan mudah dipahami untuk mendapatkan legalilasi dalam pelaksanaannya kedepan.

5. Penyusunan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kebutuhan Diklat

Tahapan akhir dari langkah-langkah analisis kebutuhan diklat dalam perencanaan diklat adalah menyusun Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) pelaksanaan diklat sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku setelah memlalui pembahasan dari pihak yang terkait, untuk kemudian mendapatkan pengesahannya. Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) tahun berjalan merupakan dasar pelaksanaan diklat bagi pegawai pada sebuah organisasi atau SKPD.

Dengan melakukan langkah-langkah analisis kebutuhan diklat yang baik setidaknya akan memberi kejelasan dalam antara hubungan kebutuhan pelatihan dengan kesenjangan yang dialami oleh ASN pada sebuah SKPD untuk meningkatkan kompetensi dalam meningkatkan kinerja dan produktifitas lembaga serta besaran anggaran yang dibutuhkan untuk satu tahun berjalan. Pelaksanaan analisis kebutuhan diklat menurut Kaufman dalam Sadiman akan mengidentifikasi sekurang-kurangnya tiga karakteristik analisis kebutuhan diklat, yaitu: data harus menyajikan kondisi aktual si belajar dan orang-orang yang terkait baik kondisi saat ini maupun kondisi yang diharapkan; tidak ada analisis kebutuhan yang bersifat final dan lengkap dan ketimpangan seharusnya diidentifikasi dari produk dan bukannya mengenai proses. Berdasarkan karakteristik analisis kebutuhan diklat tersebut dapat diketahui bahwa kegiatan tersebut merupakan kegiatan yang berkelanjutan dari satu analisis kebutuhan ke analisis kebutuhan selanjutnya

Pelaksanaan tahapan-tahapan analisis kebutuhan diklat dalam perencanaan kebutuhan diklat untuk memenuhi kebutuhan diklat ASN tentunya merupakan langkah-langkah yang sistematis,

129 terstruktur dan terencana. Meskipun demikian dalam melakukan analisis kebutuhan diklat ini tidaklah bersifat baku pada satu pola tertentu. Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Yogyakarta menerapkan langkah-langkah analisis kebutuhan diklat sebagai berikut :(1) penyusunan rencana, (2) identifikasi gejala masalah, (3) penentuan lingkup perencanaan, (4) identifikasi alat dan prosedur analisis, (5) penentuan dan rumuskan kondisi sekarang, (6) tentukan kondisi yang diharapkan, (7) pertemukan perbedaan pendapat, (8) urutkan kebutuhan dan (8) teruskan penilaian untuk tetap up to date. Pada langkah kedelapan secara tegas dinyatakan untuk melakukan penilaian sehingga hasil yang diperoleh selalu tetap up to date (BKD D.I Yogyakarta). IMPLEMENTASI MANAJEMEN RESIKO DALAM ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

Implementasi manajemen resiko dalam analisis kebutuhan diklat adalah sebuah upaya penerapan sistem mana jemen resiko dalam penerapan langkah-langkah analisis kebutuhan diklat. Setiap penyususnan perencanaan diklat yang dilakukan selalu berpotensi terjadinya kerugian yangtidak diharapkan. Agar terhindar dari kerugian-kerugian yang tidak dikehendaki, maka penerapan manajemen resiko dalam melakukan analisis kebutuhan diklat menjadi sangat penting. Implementasi manajemen resiko dalam analisis kebutuhan diklat dilakukan dengan tiga langkah dasar yaitu melakukan identifikasi resiko (risk identification), penilaian resiko (risk assessment) dan penanganan resiko (risk treatment):

1. Identifikasi Resiko (Risk identification). Identifikasi resiko merupakan proses dalam menentukan apa, bagaimana, dan mengapa suatu kondisi atau kejadian dapat terjadi. Proses identifikasi risiko harus dilakukan secara komprehensif dan terstruktur berdasarkan faktor-faktor utama agar nantinya risiko dapat dinilai secara sistematis. Risiko dapat diidentifikasi melalui beberapa metode seperti; checklist, interview atau focused group discussion dan questionnaries. Identifikasi resiko adalah hal yang paling penting dalam manajemen resiko Identifikasi risiko yang harus dilakukan secara terus menerus agar tidak ada resiko sekecil apapun yang terlewatkan. (Darmawi, 2008)

2. Penilaian Resiko (Risk Assesment). Penilaian Resiko (Risk assessment) merupakan keseluruhan proses dari risk analysis dan risk evaluation. Risk analysis adalah proses sistematis dalam menggunakan informasi yang ada untuk menentukan seberapa sering risiko dapat terjadi dan seberapa besar dampak yang dihasilkan bila risiko tersebut terjadi, sedangkan risk evaluation adalah tindakan yang dilakukan dengan mengkombinasikan antara probabilitas dari ketidak pastian dengan dampak atau konsekwesni dari terjadinya sebuah resiko.

Risk Analisys diawali dengan melakukan pengumpulan data dan pengolahan data terhadap resiko yang akan dianalisis. Dalam hal perencanaan kebutuhan diklat dapat diperoleh melalui RKA dan DPA tahun-tahun sebelumnya atau pada laporan pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan sebelumnya. Selain itu informasi dan data resiko dapat juga dilakukan dengan quisioner, Focus Group Discussion (FGD), workshop dan lain sebagainya seperti yang dilakukan pada tahapan identifikasi. Setelah informasi dan data yang terkumpul sudah dapat mengambarkan probabilitas terjadinya resiko, maka selanjutnya dilakukan evaluasi terhadap dampak kerugian jika resiko tersebut benar-benar terjadi. Dalam melakukan evaluasi resiko maka dibutuhkan sebuah parameter yang jelas agar hasil yang diperoleh tidak bias.

Beberapa rumusan yang terhadap probabilitas resiko yang mungkin dapat ditetapkan antara lain: 1) Jarang terjadi yaitu jika peristiwa atau kejadiannya muncul pada keaadaan luar biasa; 2) agak jarang terjadi jika peristiwa atau kejadian jarang terjadi; 3) mungkin terjadi jika peristiwa atau kejadian kadang terjadi pada suatu waktu; 4 ) sering terjadi jika peristiwa atau kejadiannya pernah terjadi dan mungkin akan terjadi lagi; 5) hampir terjadi jika peristiwa kejadiannya sering muncul pada berbagai keadaan. (Loosemore, Raftery, Reilly dan Higgon (2006) Risk Management in Projects (http://ilerning.com). Selanjutnya parameter terhadap dampak resiko jika sebuah peristiwa atau kejadian tersebut benar-benar terjadi: 1) Tidak signifikan , jika kerugian yng ditimbulkan sangat kecil dan tidak bermakna ; 2) Kecil, jika kerugian yang ditimbulkan bermakna meskipun tidak seberapa berat ; 3) Sedang , jika

130 kerugian yang ditimbulkannya sudah cukup besar ; 4) Besar jika kerugian yang ditimbulkan cukup parah sehingga memerlukan tindakan atau pertolongan khusus ;5) sangat signifikan jika kerugian yang ditimbulkan sangat parah yang membahayakan kelangsungan organisasi atau keselamatan jiwa orang lain.

Hubungan antara probalitas kejadian resiko dan tingkat resiko yang mungkin terjadi yang dianalisis dengan parameter-parameter tersebut akan menghasilkan pokok-pokok pikiran yang akan dituangkan dalam bentuk penanganan-penanganan resiko agar kerugian tidak terjadi atau memperkecil kerugian jika benar-benar terjadi.

3. Penanganan Resiko (Risk Treatment). Penanganan Resiko (Risk treatment) bertujuan untuk menentukan tindakan yang dilakukan dalam mengatasi risiko yang telah teridentifikasi, guna mengurangi pengaruh risiko secara keseluruhan. Risk treatment merubah analisis sebelumnya, risk identification dan risk assessment, menjadi tindakan substantif untuk mengurangi risiko. Terdapat beberapa risk treatment yang umumnya digunakan, yaitu; risk prevention (pencegahan risiko) dengan tujuan untuk mengurangi secara substansial kemungkinan terjadinya risiko, risk mitigation (mitigasi risiko) dengan tujuan untuk meminimalkan konsekuansi dari risiko, risk sharing (berbagi risiko) dengan tujuan untuk memindahkan risiko tidak hanya ke organisasi lain namun juga ke entitas bisnis ataupin individu, dan risk retention (retensi risiko) atau dikenal juga sebagai penyerapan, toleransi, atau penerimaan risiko.

Dengan menerapkan langkah-langkah dasar dalam manajemen resiko akan sangat bermanfaat dalam pelaksanaan analisis kebutuhan diklat dalam perencanaan kediklatan. Beberapa potensi terjadinya kerugian dapat dihindari atau diminimalisir. Potensi kerugian yang munkin terjadi dalam pelaksanaan kebutuhan diklat ASN yang tidak melalui analisis kebutuhan dapat berupa kerugian keuangan negara, kualitas pelatihan yang rendah , kurikulum pembelajaran yang tidak mencapai tujuan pembelajaran , nara sumber yang tidak berkompeten dan tidak terjadi perubahan kompetensi pegawai. Pelaksanaan analisis kebutuhan diklat yang sekaligus mengimplementasikan manajemen resiko menjadi penting bagi tim perencana dalam penyusunan rencana kebutuhan diklat untuk satu tahun anggaran pada tahun anggaran berikutnya, agar perencanaan kebutuhan diklat lebih efektif, efisien dan bermutu

KESIMPULAN

Analisis kebutuhan diklat dalam penyusunan perencanaan kebutuhan diklat merupakan sebuah keharusan agar diklat-diklat yang dilaksanakan dalam meningkatkan kompetensi ASN dan produktifitas organisasi atau lembaga dapat terwujud dengan baik. Analisis kebutuhan diklat merupakan sebuah jembatan emas dalam menjembatani gap antara keadaan kompetensi yang diharapkan dengan kompetensi saat ini yang dimiliki oleh ASN. Dengan melaksanakan analisis kebutuhan diklat yang baik maka pimpinan dan tim perencana dapat merumuskan kebutuhan-kebutuhan diklat ASN yang tepat sesuai dengan jenjang karier dan tupoksi yang diemban oleh seorang ASN dalam pelaksanaan tugasnya memberikan pelayanan publik yang optimal. Selain sebagai jembatan emas untuk pemenuhan kebutuhan diklat ASN, pelaksanaan analisis kebutuhan diklat dengan mengimplementasikan manajemen resiko secara komprehensif maka potensi terjadinya berbagai macam kerugian dapat dihindari atau diminimalisir khsususnya terkait dengan kerugian penggunaan anggaran yang tidak efisien dalam hal belanja barang dan jasa kebutuhan diklat

BIBLIOGRAPHY

(n.d.). Retrieved May 26, 2020, from BKD D.I Yogyakarta:

http://bkd.jogjaprov.go.id/informasi-publik/artikel/konsepsi-analisis-kebutuhan-diklat-akd

131 ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT (Training Needs Assessment). (2012, Mei sabtu 5).

EduTriaL ~ Education Of Management – UNESA.

analisis-kebutuhan-diklat-training-needs-assessment. (2012, may 05). EduTriaL ~ Education Of

Management – UNESA.

(2020). Retrieved May 28, 2020, from bpkp.go.id/puslitbangwas:

http://www.bpkp.go.id/puslitbangwas/konten/967/09.756-Pengembangan-Implementasi-Manajemen-Risiko-di-Pusdiklatwas-BPKP

Griffin, R. W. (2013). Manajemen. Jakarta: Erlangga.

Hanafi, M. (2006). Manajemen Resiko. Yogyakarta: Percetakan STIM YKPN. Papu, J. (2002). Analisis kebutuhan pelatihan. www.e-psikologi.com.

Rivai, V. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Jakarta.: PT. Raja GrafindoPersada.

Robert, T. (2004). Manajemen Resiko. Pendekatan kualitatif. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Santoso, B. (2012). Skema dan Mekanisme Pelatihan. Panduan Penyelenggaraan Pelatihan . Jakarta:

Terangi.

Siahaan, H. (2007). Manajemen Risiko, Konsep, Kasus Dan Impementasi. Jakarta: PT. Gramedia. Smith, C. ,. (1990). ”Corporate Risk Management : Theory and Practice”.,. Journal De-rivatieves,

Vol. 2, No. 4, Page 21-30.

Soedarso, s. D. (2003). Prinsip-Prinsip Manajemen Resiko Asuransi ED REV. Jakarta: Salemba empat.

Sukarna. (2011). Dasar-Dasar Manajemen. Bandung: CV. Mandar Maju .

Suyitno, T. ( 2019, Juli 16). Retrieved May 26, 2020, from https://bkpsdm.bulelengkab.go.id/: https://bkpsdm.bulelengkab.go.id/artikel/upaya-peningkatan-mutu-diklat-melalui-kegiatan-analisis-kebutuhan-diklat-akd-21

Toha, M. (2005). Perilaku Organisasi :Konsep dasar dan Aplikasinya. Jakarta: Raja Grafindo Persada.