Langkah awal penerapan SIM

(1)

Business Process Reenginering (BPR) Business Process Reenginering (BPR)

Busine ss Proc e ss

R

i

(BPR)

R

i

(BPR)

Re e ngine e ring (BPR)

Langkah awal penerapan SIM

(2)

Business Process Reenginering (BPR)

Apakah Organisasi Anda:???

Sering dikeluhkan pelayanannya oleh blik/k t ?

Ini sering terjadi di Ini sering terjadi di publik/kastemer?

Sudah tidak jelas lagi apa yang menjadi tujuan dasar adanya organisasi bagi kepentingan

publik? Sektor Swasta/ Sektor Swasta/ private private publik?

Prosedur/birokrasi yang berbeli-belit/rumit?

Banyaknya Sumber daya organisasi yang terbuang percuma?

Bagaimana

terbuang percuma?

Banyaknya duplikasi kerja serta formulir?

Tidak bisa mengikuti perubahan ?

Teknologi (informasi) tidak optimal digunakan? di sektor di sektor

blik/ i t h blik/ i t h di sektor di sektor blik/ i t h blik/ i t h

g ( ) p g

Proses kerja dilakukan dengan biaya tinggi?

Tidak memilki daya saing dengan kompetitor?

publik/pemerintah publik/pemerintah ???????? ???????? publik/pemerintah publik/pemerintah ???????? ????????

(3)

Ke se m ua nya it u m e rupa k a n

M ASALAH YAN G BERK AI TAN de nga n:

(4)

Apa it u

P r o s e s ?

?

Apa it u

P r o s e s ?

?

“

S k

l

k

i t

“...Se k um pula n ke giat a n

ya ng m e ngguna k a n sat u

t

l bih

I

t

d

m a c a m at a u le bih

I nput

da n

m e ngha silk a n se bua h

Out put

a ng m e m p n a i

nila i(be r nila i

)

ya ng m e m punya i

nila i(be r nila i

)

ba gi

pe ngguna nya /K a st e m e r

”

Hammer & Champy (1993)

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(5)

MACAM

MACAM--MACAM

MACAM

PROSES

MACAM

MACAM--MACAM

MACAM

PROSES

Proses Utama Proses Utama

Proses yang menghasilkan jasa/produk yang diterima atau mempunyai dampak pada kastemer diterima atau mempunyai dampak pada kastemer external.Contoh:

Promosi produk, customer service, pengembangan produk, produksi, produk.

produk, produksi, produk.

Proses pendukung Proses pendukung

Proses yg biasanya tidak tampak untuk kastemer eksternal, tetapi mendukung proses utama.

p oses u . Contoh:

Manajemen fasilitas, rekruitmen, pengembangan sistem, anggaran, HRD.

Proses manajemen Proses manajemen Proses manajemen Proses manajemen

Proses yang mengorganisasikan, mengkoordinasikan, memonitor dan mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi

Contoh:

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(6)

Apa ya ng bia sa nya dila k uk a n unt uk

m e nye le sa ik a n m a sa la h:

(7)

Pe r m a sa la ha n de nga n Cont inous

I

t

I

t

I m prove m e nt ……

T ida k m e nye le sa ik a n

Pe r m a sa la ha n prose s se c a ra funda m e nt a l

Prose s orga nisa si Prose s orga nisa si

c e nde rung t e t a p m e rupa k a n a k um ula si da ri c e nde rung t e t a p m e rupa k a n a k um ula si da ri

Prose s orga nisa si Prose s orga nisa si

c e nde rung t e t a p m e rupa k a n a k um ula si da ri c e nde rung t e t a p m e rupa k a n a k um ula si da ri

Pe r m a sa la ha n prose s se c a ra funda m e nt a l

c e nde rung t e t a p m e rupa k a n a k um ula si da ri c e nde rung t e t a p m e rupa k a n a k um ula si da ri a k t ifit a s

a k t ifit a s--a k t ifit a s ya ng ke t ingga la n ja m a n, ya ng a k t ifit a s ya ng ke t ingga la n ja m a n, ya ng t ida k la gi dibut uhk a n at a u t ida k la gi m e m be rik a n t ida k la gi dibut uhk a n at a u t ida k la gi m e m be rik a n

il i t b h d i i

c e nde rung t e t a p m e rupa k a n a k um ula si da ri c e nde rung t e t a p m e rupa k a n a k um ula si da ri a k t ifit a s

a k t ifit a s--a k t ifit a s ya ng ke t ingga la n ja m a n, ya ng a k t ifit a s ya ng ke t ingga la n ja m a n, ya ng t ida k la gi dibut uhk a n at a u t ida k la gi m e m be rik a n t ida k la gi dibut uhk a n at a u t ida k la gi m e m be rik a n

il i t b h d i i

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(8)

Organisasi pemerintah masih cenderung menggunakan Organisasi pemerintah masih cenderung menggunakan

d k t f i d l k i t

pendekatan fungsi dalam merancang kegiatan pendekatan fungsi dalam merancang kegiatan organisasinya (Tugas, Pokok dan Fungsi)

organisasinya (Tugas, Pokok dan Fungsi)

CEO

(9)

Apa it u BPR

?

Apa it u BPR

?

Apa it u BPR

?

Apa it u BPR

?

Apa it u BPR…?

“

Pe m ik ira n ula ng se c a ra

funda m e nt a l

da n pe nde sa ina n

“

Pe m ik ira n ula ng se c a ra

funda m e nt a l

da n pe nde sa ina n

funda m e nt a l

ula ng se c a ra

ra dik a l

da ri

prose s

ke r ja (ke pe m e rint a ha n) unt uk

funda m e nt a l

ula ng se c a ra

ra dik a l

da ri

prose s

m e nc a pa i ke m a jua n se c a ra

dra m a t is

da la m uk ura n

da la m uk ura n--uk ura n

uk ura n

m e nc a pa i ke m a jua n se c a ra

dra m a t is

da la m uk ura n

uk ura n

dra m a t is

da la m uk ura n

uk ura n

k rit is da ri k ine r ja se pe r t i bia ya ,

k ua lit a s pe la ya na n ke c e pat a n dll

”

dra m a t is

da la m uk ura n

uk ura n

k rit is da ri k ine r ja se pe r t i bia ya ,

k ua lit a s pe la ya na n ke c e pat a n dll

”

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

k ua lit a s,pe la ya na n, ke c e pat a n dll

(10)

B E B E R A P A

I S T I L A H

K U N C I

B E B E R A P A

I S T I L A H

K U N C I

B E B E R A P A

I S T I L A H

K U N C I

B E B E R A P A

I S T I L A H

K U N C I

B E B E R A P A I S T I L A H K U N C I . . .

FUNDAMENTAL FUNDAMENTAL

-- Tanyakan pertanyaan mendasar tentang organisasi dan bagaimana itu Tanyakan pertanyaan mendasar tentang organisasi dan bagaimana itu beroperasi

beroperasi

-- Tentukan apa yang orgns. harus lakukan dan bagaimana melakukannyaTentukan apa yang orgns. harus lakukan dan bagaimana melakukannya

RADIKAL RADIKAL RADIKAL RADIKAL

--Mendapatkan akar/sumber dari segala sesuatu dan menemukan Mendapatkan akar/sumber dari segala sesuatu dan menemukan secara komplet cara/jalan baru untuk melakukan kerja.

secara komplet cara/jalan baru untuk melakukan kerja.

DRAMATIK DRAMATIK

-- Mencapai lompatan dalam kinerja dan tidak kemajuan sebagianMencapai lompatan dalam kinerja dan tidak kemajuan sebagian--sebagian sebagian atau berkelanjutan.

atau berkelanjutan. jj

PROSES PROSES

-- Sekumpulan kegiatan yang menggunakan satu macam atau lebih Sekumpulan kegiatan yang menggunakan satu macam atau lebih

Input

Input dan menghasilkan sebuahdan menghasilkan sebuah OutputOutput yang mempunyaiyang mempunyai

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Input

Input dan menghasilkan sebuah dan menghasilkan sebuah OutputOutput yang mempunyai yang mempunyai

nilai(bernilai)

(11)

Prinsip fundamental yang dituju BPR……. Struktur

O i i f k d PROSES

CEO

Organisasi yang fokus pada PROSES.

Internal

Pelayanan Online

Eksternal

CEO

Pengembangan produk

Sistem Pendukung Keputusan

Eksternal

SIMTAP/online service

(12)

BPR dan Continous Improvement

Proses

BPR dan Continous Improvement. . .

Proses

Pengembangan

C

G _{C: Continous Improvement}

B: BPR

G

C

(13)

Perbedaan antara BPR dan Continous Improvement ( g b g b k l j t )

(pengembangan berkelanjutan)

Faktor BPR Countinous

Improvemant

Tingkat Perubahan Radikal Incremental, berkelanjutan

Tujuan Pengembangan dramatis Kecil, peningkatan kumulatif

Karakteristik perubahan Perubahan cepat Gradual perubahan konstan Karakteristik perubahan Perubahan cepat Gradual, perubahan konstan

Dampak thd organisasi Tinggi Rendah

Resiko relatif Tinggi Rendah

Penerapan Diarahkan, Top-down Pemberdayaan, dari bawah

Filsafat Desain /pembangunan ulang Pelihara dan tingkatkan

Keterlibatan Top Manajemen Intensif Hanya permulaan

Pendorong TI, rancangan organisasi Manajamen kualitas

Potensi penggunaan TI Sangat Tinggi Hanya kalau diperlukan

(14)

M ot if

M ot if--m ot if unt uk m e ne ra pk a n BPR ?

m ot if unt uk m e ne ra pk a n BPR ?

M ot if

M ot if--m ot if unt uk m e ne ra pk a n BPR ?

M ot if

• M e na m ba h Pe nda pat a n • M e ngura ngi bia yaM e ngura ngi bia ya

• M e ningk at k a n pe la ya na n • M e ningk at k a n da ya sa ing • M e m pe rba ik i e fisie nsi ke r ja • M e ningk at k a n k a pa sit a s

• M e nye suia k a n de nga n k risis

• M e nge k sploit a si Te k nologi ba ru

M t ik i t l

• M e ngga nt ik a n sist e m ya ng la m a

Apakah motif ini juga perlu Apakah motif ini juga perlu Apakah motif ini juga perlu Apakah motif ini juga perlu diraih oleh sektor

diraih oleh sektor publik????

publik????

(15)

M a c a m -m a c a m T ipe Proye k BPR

M a c a m m a c a m T ipe Proye k BPR

1

1 Relokasi pekerjaan dari/ke kastemer dan supplierRelokasi pekerjaan dari/ke kastemer dan supplier 1.

1. Relokasi pekerjaan dari/ke kastemer dan supplierRelokasi pekerjaan dari/ke kastemer dan supplier 2.

2. Mengurangi Interface (Hubungan antar Muka)Mengurangi Interface (Hubungan antar Muka) 3.

3. Integrasi dan menyatukan tugasIntegrasi dan menyatukan tugas 4.

4. Paralelisme alamiahParalelisme alamiah 5.

5. Standarisasi dan kastemisasi Standarisasi dan kastemisasi 6.

6. Mengurangi penggunaan sumber dayaMengurangi penggunaan sumber daya 6.

6. Mengurangi penggunaan sumber dayaMengurangi penggunaan sumber daya 7.

7. Mempercepat proses pengambilan keputusanMempercepat proses pengambilan keputusan

(16)

1 . Re lok a si pe ke r ja a n 1 . Re lok a si pe ke r ja a n

M e m e ca h k a n m a sa la h :

• D a pa t k a h or ga n isa si m e n ga m bil a lih pe k e r j a a n ya n g sa a t in i dipe ga n g k e pih a k la in

• M a u k a h pu blik / k a st e m e r m e n ga m bil a lih be be r a pa pe k e r j a a n da r i or ga n isa si.

Contoh: ATM VS Bank

Sh i li P B i

Shoping online, Pom Bensin Swalayan, Dll.

Pe r t im ba n ga n :

Ke se dia n u n t u k m e m ba ya r V S k e se dia a n u n t u k

• Ke se dia n u n t u k m e m ba ya r V S k e se dia a n u n t u k m e la k u k a n se n dir i

• Re la t ifit a s le bih m u da h / su sa h u n t u k k a st e m e r / or ga n isa si u n t u k dila k u k a n

(17)

2 M e ngura ngi I nt e rfa c e (H ubunga n a nt a r M uk a ) 2 . M e ngura ngi I nt e rfa c e (H ubunga n a nt a r M uk a )

Mem ecahkan m asalah:

• Dapat kah beberapa int erface t erpisah ant ara organisasi dan kast em er dikurangi?

• Dapat kan solusi- solusi ot om at is diperoleh p p unt uk m engurangi kebut uhan besar dari int erface

Contoh: Otomatisasi information desk (contoh dial 109 untuk Contoh: Otomatisasi information desk (contoh dial 109 untuk Contoh: Otomatisasi information desk, (contoh dial 109 untuk Contoh: Otomatisasi information desk, (contoh dial 109 untuk menanyakan informasi tagihan telp)

menanyakan informasi tagihan telp)

Pertimbangan:g

• Kehilangan keintiman dan kontak personal

• Sulit mengkoordinasikan &

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(18)

Ata

Kas s B s a

• Atau……..Kasus Busway

(19)

3 . I nt e rgra si da n m e nyat uk a n t uga s

• Dapat kan j alur prosedur dikurangi unt uk m engurangi kesalahan dan ket erlam bat an m engurangi kesalahan dan ket erlam bat an

Sampaikan _{Periksa Persyaratan} Persiapan

Contoh IBM credit ProsesSebelum BPR

Kastemer telp.

Sampaikan

permintaan Cheking kredit Periksa Persyaratan pemenuhan

20 menit 30 menit

10 menit _{30 menit}

7 hari rata-rata (terburuk 2 minggu)( gg )

effektif= Waktu sebenarnya

waktu menunggu

= 90 Menit 7x8X 60 menit

(20)

Prose s se t e la h BPR……

T Ahli Tenaga Ahli

Kastemer

telp. 90% _10%

Pemeriksa Kredit

Pemeriksa persyaratan p y

90%

Database&

Pemeriksa K i

Waktu bernilai/waktu menunggu 90/4 jam

14 K li l bih t

Database& Expert sistem

Kesiapan

(21)

4 . Pa ra le lism e a la m ia h

Apakah kegiat an

Proses sebelum BPR

dapat dilakukan secara bersam aan ( dibuat secara

l l) dib di parelel) dibanding secara

bersam bung/ sekuen/ serial?

Merketing

Desainer

serial?

Contoh: Kodak Engineering

Pertimbangan: Pertimbangan:

Proses yang panjang dengan banyak tugas yang saling

Insinyur/teknisi

y g g

ketergantungan

(22)

Prose s de nga n BPR

Prose s de nga n BPR…..

Desainer

Merketing

Desainer

Desain terintegrasi

(23)

5 . St a nda risa si & K a st e m isa si

Kastemisasi: Menyesuaikan dengan keinginan pelanggan

M e m e ca h k a n m a sa la h : M e m e ca h k a n m a sa la h :

Ba gim a n a k e bu t u h a n a k a n se su a t u ya n g sa lin g be r t e n t a n ga n ya it u st a n da r isa si da n b k ilih di l ik

ba n ya k pilih a n dise le sa ik a n

Contoh: IKEA (perusahaan Mebel)

M j l k d i k b li d k Menjual komponen standar tetapi kastemer membeli produk yang unik

Pertimbangan: Pertimbangan:

•Komponen yang standar tetapi memberikan kebebasan untuk mengkombinasikan

•Biaya untuk kastemisasi (banyak pilihan) VS kesediaan

(24)

6 . M e ngura ngi Pe ngguna a n Sum be r Da ya 6 . M e ngura ngi Pe ngguna a n Sum be r Da ya

M e m e ca h k a n m a sa la h :

Bagaim ana m engurangi pengunaan sum ber daya g g g p g y t et api dapat lebih m em uaskan pelanggan/ publik

Contoh:

Komite Pemilihan Umum India

Prosedur pemilu sama Masalah utama: Prosedur pemilu sama

dengan di Indonesia (menggunakan kertas

)

-Logistik -Kerumitan

- waktu

suara) waktu

-manfaat

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(25)

(26)

(27)

(28)

7 . M e m pe rc e pat prose s pe nga m bila n ke put usa n 7 . M e m pe rc e pat prose s pe nga m bila n ke put usa n

Dapat kah perbaikan proses dihasilkan dari Dapat kah perbaikan proses dihasilkan dari perubahan alur pengam bilan keput usan

Example: p

UNITED COLOR OF BENETTON

id i

Considerations:

• Kelebihan stock VS kekurangan stocking /terlambat mengirim •Seberapa cepat kastemer dapat menyebutkan kebutuhannya

p p p y y

(29)

Pe ra na n T I di BPR

The REAL power of technology is The REAL power of technology is

NOT NOT NOT NOT

To make the old process work To make the old process work

faster faster

BUT BUT

Enables the organisation to Enables the organisation to

Break old rules and Break old rules and Break old rules and Break old rules and

CREATE new ways of working CREATE new ways of working

K k t b d i t k l i BUKAN d b i

Kekuatan sebenarnya dari teknologi BUKAN pada bagaimana membuat proses kerja lama menjadi lebih cepat

TETAPI membuat mampu organisasi untuk merombak aturan

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(30)

O

N T

O

N T

O

2

+ N T

O

2

+ N T

=

CO

=

CO

2

CO

2

OLD Orga nisat ion + N e w Te chnology =

Cost ly Old Orga nisat ion

OLD Orga nisat ion + N e w Te chnology =

Cost ly Old Orga nisat ion

y g

(31)

TAH APAN PEREN CAN AAN BPR TAH APAN PEREN CAN AAN BPR TAH APAN PEREN CAN AAN BPR TAH APAN PEREN CAN AAN BPR

pendahuluan Review pendahuluan

Analisis proses

Perancangan Perancangan

proses Validasi

Perencanaan penerapan Perencanaan penerapan

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(32)

Analisis proses

proses Validasi

Revie w pe nda hulua n Revie w pe nda hulua n

• Apakah pelaksan aan BPR m em pun yai keun tun gan yan g sign ifikan

• Proses apa yan g harus di reen gin erin g

• Berapa besar scope dari proses reen gin eerin g

• Prioritas apa yang harus diberikan un tuk proses yang p y g p y g berbeda

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(33)

Analisis proses

proses Validasi

Ana lisis prose s Ana lisis prose s

• Bagaim an a kin erja proses yan g sekaran g?

• Apa perm asalahan dan kekuran gan dalam proses?

• Kebutuhan apa yan g perlu dipuaskan dari kastem er dan • Kebutuhan apa yan g perlu dipuaskan dari kastem er, dan bagaim an a m em uaskan n ya?

• Apakah ada peluan g un tuk m em perbaiki proses? • Apa tujuan khusus yan g harus dicapai oleh BPR

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(34)

Analisis proses

proses Validasi

Pe ra nc a nga n Prose s Pe ra nc a nga n Prose s

• Pen gkoleksian Ide-ide yan g besar un tuk proses reen gin erin g

• Spesifikasi detail proses reen gin erin g, pen gorgan isasian dan struktur kerja, sistem m an ajem en dan pen gukuran , budaya organ isasi dll.

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(35)

Analisis proses

proses Validasi

Va lida si Va lida si

• Lan gkah-lan gkah yan g dibutuhkan un tuk m erubah organ isasi dari kon disi sekaran g m en ujua kon disi yan g diharapkan m elalui BPR

diharapkan m elalui BPR

•Den gan prioritas apa dan den gan urutan seperti apa perubahan akan diam bil?

• Sum ber daya apa yng dibutuhkan un tuk im plem en tasi dan y p y g p bagaim an a itu diperoleh dan dikoordin asikan

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(36)

Analisis proses

proses Validasi PenerapanPenerapan

Ta ha p Pe ne ra pa n Ta ha p Pe ne ra pa n

• Im plem en tasikan BPR

• Kem ban gkan Sistem yan g dibutuhkan • Kem ban gkan Sistem yan g dibutuhkan

• Kelola proses perubahan (m an agem en t chan ge)

(37)

Che k list da ri De sa in BPR

Mengurangi Proses

-Kurangi persetujuan yang multiple -Mengurangi jumlah penangananMengurangi jumlah penanganan -Mengurangi jumlah pelimpahan

-Hilangkan formulir dan database duplikat -Hapuskan data yang tidak bergunap y g g

-Hapuskan penggadaan

Outsource

-Perlakukan partner sebagai partner yang sesungguhnya -Investasi dan pengembangan bersama

P ti b k K tid k ki Pertimbangkan Ketidakmungkinan

-Apa yang kastemer inginkan tetapi tidak mungkin untuk dimiliki? -Bagaimana juka kastemer dijadikan partner

Bagaiman jadinya lingkungan bisnis dan proses di abad mendatang?

(38)

M

Mempercepat proses

-Gabungkan kegiatan sejenis -Paralelkan kegiatan-kegiatan

Rubah alur kegiatan -Rubah alur kegiatan -Kurangi gangguan

-Tingkatkan ketepatan/kecepatan -Kurangi penggerakan dari hasilKurangi penggerakan dari hasil -Standarisasi

-Otomatiskan kegiatan di jalur kritis bila memungkinkan

Kejelasan Proses

-Tingkatkan penggunaan data/informasi/pengetahuan

Aspek geografis

-Pindah ke lokasi yang lain -Kurangi gerakan fisik

K di ik t b j k j h

(39)

K t i i

Kastemerisasi:

-Kastemerisasi secara masal (manufakturing maupun jasa)

Keunggulan bersaing Melalui sumber yang berbeda-beda: -Memperbaiki mutu dari nilai pendukung (tingkatkan

hubungan dan integrasi) hubungan dan integrasi)

-Ciptakan alat yang dpat mengikat kuat pelanggan (menyediakkan pelayanan bernilai tambah)

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(40)