PURWARUPA PERFORMANCE DASHBOARD UNTUK ME

(1)

PURWARUPA PERFORMANCE DASHBOARD UNTUK MEMBANTU

ANALISIS DATA EVALUASI DIRI PERGURUAN TINGGI (PT)

BERDASARKAN KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)

STUDI KASUS: PT X

Ahmad Yusri Authoni1)_{dan Erma Suryani}2)

1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia

email:authoni12@mhs.mmt.its.ac.id

2) Program Studi Sistem Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember email: erma.suryani@gmail.com

ABSTRAK

Evaluasi diri merupakan dasar bagi setiap organisasi dalam menentukan perencanaan dan strategi ke depan. Dashboard merupakan suatu alat yang dapat membantu pimpinan perguruan tinggi mengevaluasi kinerja organisasinya dengan menyajikan informasi Key Performance Indicators (KPI) dalam bentuk antar muka visual secara sekilas dalam satu layar, sehingga data dapat dianalisa dengan lebih efektif, efisien, dan komprehensif.Purwarupa dashboard dibangun melalui pendekatan user-centric dengan empat tahapan utama yaitu identifikasi kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, dan review prototype. Berdasarkan aktifitas yang dilakukan, disimpulkan bahwa dashboard yang dibangun untuk perguruan tinggi X adalahstrategic dan tacticaldashboard yang dapat menampilkan informasi KPI dalam grafik

gauge, bar chart dan pie chart dengan kode warna yang interaktif. Hasil review pengguna terhadap dashboard yang dibangun dapat diketahui bahwa informasi yang disajikan dapat dipersepsikan dengan benar sehingga tujuan dari penyampaian informasi tersebut dapat tercapai. Selain itu, informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan mudah dan cepat oleh pengguna.

Kata kunci: Evaluasi Diri, Performance Dashboard, Key Performance Indicator,

User-Centric.

PENDAHULUAN

(2)

harus disampaikan pula pada waktu yang tepat dan kepada pihak yang tepat (Novell, 2004). Namun, data yang dimiliki perguruan tinggi begitu besar, dan bukan hal yang mudah untuk mengelola dan menyajikan data menjadi suatu informasi yang dapat membantu tugas pimpinan perguruan tinggi.

Proses menganalisis hasil pengukuran bertujuan untuk dijadikan landasan dalam pengambilan keputusan bagi pihak manajemen. Proses ini lebih dikenal dengan istilah evaluasi (Vanany, 2009). Euske (1984), berkeyakinan bahwa esensi dari proses pengukuran adalah berpusat pada operasi dari keefektifan dan keefisienan sistem perencanaan, pengendalian, dan evaluasi. Evaluasi kinerja ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui apakah terjadi peningkatan kinerja sehingga sebuah organisasi dinyatakan kinerjanya meningkat (Vanany, 2009). Salah satu jenis indikator dari ukuran kinerja adalah Key Performance Indicators (KPIs) (Parmenter, 2010).KPIs merupakan indikator utama dari kinerja proses yang dijalankan organisasi. Mengidentifikasi dan memonitor indikator kinerja utama adalah bagian penting untuk administrasi perguruan tinggi. Fungsi dasar dari indikator kinerja adalah untuk membantu dalam menentukan seberapa baik perguruan tinggi/fakultas/program studi telah mencapai tujuan masing-masing.

Dashboard merupakan alat untuk menyajikan informasi secara sekilas, solusi bagi kebutuhan informasi organisasi (Eckerson, 2005). Dashboard memberikan tampilan antarmuka dengan berbagai bentuk seperti diagram, laporan, indikator visual, mekanisme alert, yang dipadukan dengan informasi yang dinamis dan relevan (Gonzales, 2006). Dashboard mengumpulkan informasi yang relevan dari berbagai bagian organisasi, mengkonsolidasikan, dan menyampaikannya secara aman, cepat, dengan personalisasi sesuai dengan peran pengguna dalam organisasi (Novell, 2004). Dashboard mengkonsolidasikan dan menyajikan key performance indicators (KPI) secara sekilas dalam satu layar.

Menurut Muntean (2008), perguruan tinggi dapat menggunakan dashboard untuk mengelola mahasiswa, staf, departemen, dan kinerja penelitian dengan menetapkan matrik dan mengelola indikator-indikator dari waktu ke waktu melalui visualisasi data. Perguruan tinggi memerlukan sistem dashboard, yaitu sekumpulan dashboard yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis dalam lingkup tertentu (Hariyanti, 2008).

Memperhatikan hal tersebut di atas, paper ini bermaksud membahasperencanaan purwarupaperformance dashboard untuk membantu pimpinan PT X dalam menganalisa data evaluasi diri dengan lebih efektif, efisien, dan komprehensif berdasarkan key performance indicators(KPIs).

METODE

(3)

Gambar 1. Metodologi Penelitian

Identifikasi kebutuhan untuk pembangunan dashboard dilakukan dengan pendekatan top-down. Tahap ini dimulai dengan identifikasi high-level scenario dashboard untuk mendapatkan gambaran umum skenario informasi yang akan disajikan melalui dashboard.

Mulai

Identifikasi high-level scenario dashboard

Identifikasi KPI

(4)

Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk menganalisis lebih dalam data yang diperoleh dari hasil identifikasi kebutuhan. KPI untuk setiap kelompok dashboard dianalisis untuk mengidentifikasi meta-informasi yang dikandungnya. Sedangkan data hasil identifikasi kebutuhan bisnis pengguna akan dianalisis lebih lanjut untuk merencanakan fungsionalitas dashboard.

Perancangan prototype atau purwarupa merupakan hal yang penting pada pembangunan sistem yang menggunakan pendekatan user-centric. Purwarupa merupakan media yang digunakan untuk melihat kesesuaian antara kebutuhan pengguna dengan sistem yang direncanakan, sebelum diimplementasikan secara nyata. Purwarupa dapat digunakan untuk mendeteksi lebih awal setiap kekeliruan pada proses perancangan, yang terjadi akibat kesalahan persepsi. Tahap ini terdiri dari perancangan desain dan layout dashboard, dan perancangan kontrol navigasi.

Rancangan purwarupa yang telah dibuat selanjutnya diuji secara keseluruhan untuk melihat validitasnya. Pada tahap awal, pengujian dilakukan secara internal oleh sebuah tim khusus, yang berbeda dengan tim pembangun dashboard. Selanjutnya, pengujian dilakukan dengan melibatkan pihak pengguna untuk mengetahui kesesuaian antar purwarupa yang dibuat dengan keinginan pengguna. Umpan balik dan masukan yang didapatkan dari proses pengujian digunakan untuk memperbaiki purwarupa, sebelum diimplementasikan secara riil dan diintegrasikan dengan sumber datanya.

Implementasi dashboard terdiri dari aktifitas-aktifitas untuk membangun purwarupa dashboard secara nyata, mengintegrasikan dengan sumber data, menerapkan kontrol keamanan, dan menguji sistem secara keseluruhan. Tahap implementasi dan tahap-tahap berikut seperti deployment dan maintenance bukan merupakan ruang lingkup tesis ini, dan dapat menjadi bahan untuk penelitian selanjutnya.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Kegiatan identifikasi kebutuhan pengguna yang dilakukan menghasilkan beberapa catatan.Pada indentifikasi high-level scenario dashboard diperoleh jenis dashboard yang dibangun adalah strategicdashboarddan tacticaldashboard.Strategic dashboard digunakan untuk mendukung manajemen level strategis yaitu Rektor selaku pimpinan perguruan tinggi dengan memberikan informasi capaian kinerja institusi secara keseluruhan dalam membuat kebijakan dan memberikan arahan pencapaian tujuan strategis. Sedangkan tactical dashboarddapat digunakan pimpinan fakultas/departemen/program studi dalam proses analisis untuk menentukan penyebab dari suatu kondisi atau kejadian tertentu (Few, 2006).

Fokus pengembangan dashboard pada penyelenggaraan kegiatan akademik. KPI yang digunakan berdasarkan pada indikator kinerja yang ada pada dokumen panduan evaluasi diri S1 yang dikembangkan oleh institusi PT X. Hal ini dikarenakan, indikator kinerja pada dokumen tersebut telah mengakomodasi indikator kinerja pada beberapa dokumen yang dimiliki oleh institusi seperti, Rencana Strategis, Kontrak Kinerja Fakultas, Pedoman Mutu, dan Sasaran Mutu. Pada tahap awal pengembangan, KPI hanya fokus pada penyelenggaraan kegiatan akademik sesuai fokus pengembangan dashboard. KPI yang digunakan meliputi indikator kinerja pada aspek lulusan, penyelenggaran akademik, kemahasiswaan, dan sumber daya manusia. Selain itu perhitungan KPI didasarkan pada data evaluasi diri setiap program studi S1 PT X dan data operasional yang telah direkam oleh sistemcyber campusPT X.

(5)

di level bawahnya yaitu dashboard fakultas dan dashboard program studi. Sedangkan Pimpinan Fakultas hanya dapat mengakses kinerja departemen/program studi yang berada di fakultas tersebut saja.Hierarki kelompok pengguna di atas, selanjutnya digunakan untuk menentukan otorisasi setiap pengguna dashboard.

Tahap terakhir dari indentifikasi kebutuhan adalah identifikasi kebutuhan bisnis pengguna dan KPI yang digunakan (Tabel 1). Hasil identifikasi ini digunakan untuk menentukan informasi yang akan disajikan pada jenis dashboard yang digunakan oleh pengguna.

Tabel 1. Kebutuhan Bisnis Kelompok PenggunaDashboard

User Kebutuhan Bisnis Data/Informasi yang

diperlukan Cara Analisis

Rektor Melihat kinerja Universitas secara keseluruhan pada tahun tertentu.

- Hasil rekap kinerja setiap aspek

- Data capaian masing-masing indikator kinerja pada setiap aspek

- Membandingkan capaian kinerja Universitas dengan target yang telah ditetapkan

Ketua BPP1. Melihat kinerja Universitas secara keseluruhan pada tahun tertentu.

2. Melihat permasalahan yang terjadi sehingga kinerja Universitas dalam kondisi seperti yang dinyatakan pada kebutuhan bisnis no.1

3. Melihat prediksi keberhasilan pencapaian target untuk setiap indikator.

- Data capaian kinerja dari masing-masing indikator setiap aspek, dari setiap fakultas dan program studi - Data capaian kinerja

masing-masing indikator pada 2(dua) tahun terakhir

- Membandingkan capaian kinerja Universitas dengan target yang telah ditetapkan

- Membandingkan capaian kinerja dari setiap fakultas dan program studi dengan target yang telah ditentukan.

-Menghitung peningkatan capaian kinerja indikator setiap tahun, dan membandingkannya dengan target yang ingin dicapai

Pimpinan Fakultas

1. Melihat kinerja Fakultas secara keseluruhan pada tahun tertentu.

2. Melihat permasalahan yang terjadi sehingga kinerja Fakultas dalam kondisi seperti yang dinyatakan pada kebutuhan bisnis no.1

- Data capaian kinerja dari masing-masing indikator setiap aspek, dari setiap program studi

- Data capaian kinerja masing-masing indikator pada 2(dua)

- Membandingkan capaian kinerja fakultas dengan target yang telah ditetapkan

- Membandingkan capaian kinerja dari setiap program studi dengan target yang telah ditentukan.

(6)

User Kebutuhan Bisnis Data/Informasi yang

diperlukan Cara Analisis dinyatakan pada kebutuhan

bisnis no.1

dari setiap program studi.

- Data capaian kinerja masing-masing indikator pada 2(dua) tahun terakhir

- Menghitung peningkatan capaian kinerja indikator setiap tahun, dan membandingkannya dengan target yang ingin dicapai

Pada tahap perencanaan dashboard dihasilkan meta-informasi KPI yaitu informasi lain yang menyertai setiap KPI seperti sumber data, granularitas, ukuran, dan perhitungan. Kebutuhan bisnis kelompok pengguna merupakan dasar tahap perencanaan fungsionalitas dashboard. Informasi yang mendukung fungsi utama disajikan pada layar utama dashboard, sedangkan informasi pelengkap yang mendukung fungsi tambahan, disajikan dalam layar berbeda. Informasi pelengkap tersebut dapat diakses melalui fasilitas drill down, tabs, dan pivot.

Dashboard yang digunakan oleh Rektor dan Ketua BPP menyajikan informasi kondisi pencapaian indikator kinerja institusi secara keseluruhan. Pada layar utama dashboard Rektor dan Ketua BPP, ditampilkan informasi mengenai prosentasi ketercapaian indikator kinerja institusi pada tahun terkini dan indeks pencapaian indikator kinerja dalam dua tahun terakhir. Sedangkan pada layar utama pimpinan fakultas, informasi yang ditampilkan adalah ketercapaian kinerja fakultas serta indeks pencapaian indikator kinerja dalam dua tahun terakhir.

Perhitungan rekapitulasi capaian kinerja, nilai dari setiap indikator dikonversi dalam satuan indeks yang sama. Indeks yang digunakan dalam skala 0 (nol) sampai dengan 3 (tiga). Indeks kurang dari 1(satu) menyatakan bahwa indikator belum mencapai target yang ditentukan pada tahun terkini. Indeks antara 1(satu) sampai dengan 2(dua) mengindikasikan bahwa target yang ditetapkan pada tahun terkini sudah tercapai, namun belum mencapai dua tahun mendatang. Sedangkan, nilai dari 2(dua) sampai dengan 3(tiga), capaian indikator sudah mencapai target yang ditentukan untuk dua tahun mendatang. Proses konversi tersebut, dapat menggunakan rumusan Chowdary (2006).

Media penyajian dashboard menggunakan beberapa alternatif yaitu gauge, bar chart,

(7)

yang menunjukkan capaian kinerja sudah mencapai target yang ditentukan pada tahun tertentu, tetapi belum mencapai target yang ditetapkan 2(dua) tahun ke depan. Sedangkan, warna hijau menunjukkan indeks pencapaian kinerja antara angka 2 - 3, yang menunjukkan capaian kinerja sudah mencapai target yang ditentukan 2(dua) tahun ke depan.

Tahap perancangan desain dan layout purwarupa dashboard merupakan tahapan penting untuk pembangunan dashboard yang menggunakan metode pendekatan user-centric.Pedekatanuser-centric menekankan pada pembangunan antar muka melalui perancangan prototype, dengan fokus pada kebutuhan dan selera pengguna (Gonzalez, 2006).Perencanaan purwarupa dashboard ini menggunakan software Microsoft Excel 2013. Beberapa hal yang menjadi pertimbangan penggunaan software ini karena murah, mudah dipelajari, dan mudah dioperasikan (Rossol, 2010). Salah satu keuntungan penggunaan Excel adalah fleksibilitas pada kemampuan pengguna untuk menciptakan dashboard sesuai dengan kebutuhan mereka (Kadakal, 2011).

\

(8)

Melalui dashboard ini, pimpinan perguruan tinggi dan pimpinan fakultas dapat dengan mudah mengetahui capaian kinerjanya. Selain itu, dashboard yang dibangun cukup efektif dan efisien untuk membantu proses evaluasi diri institusi dan fakultas. Efektif berarti makna yang terkandung dalam informasi dapat dipresepsi dengan benar oleh penerimanya, sehingga tujuan dari penyampaian informasi tersebut dapat tercapai. Efisien berarti informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan mudah dan cepat oleh penerimanya. Dengan evaluasi diri yang baik, pimpinan perguruan tinggi dapat menentukan rencana strategis untuk 5(lima) tahun ke depan. Sedangkan pimpinan fakultas dapat menentukan program pengembangan tahun berikutnya.

KESIMPULAN

Telah dikembangkan perencanaan purwarupa performance dashboard untuk membantu analisis data evaluasi diri perguruan tinggi melalui pendekatanuser-centricdengan tahapan kegiatan: identifikasi kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, dan review

prototype. Dashboard dikembangkan berdasarkan KPI yang terdapat pada panduan evaluasi diri S1 milik PT X. Purwarupa sistem Self Evaluation Dashboard yang dikembangkan melalui aplikasi Microsoft Excel 2013 dapat menampilkan informasi berupa KPI dalam bentuk gauge (dashboard), bar chart, pie chart, dan colour code. Purwarupa performance dashboardyang dikembangkan cukup efektif dan efisien untuk membantu proses evaluasi diri institusi dan fakultas.

DAFTAR PUSTAKA

Chowdary, Pawan, et all., (2006), Model-Driven Dashboard for Business Performance Report, Proceeding of the 10th IEEE International Enterprise Distributed Object Computing Conference.

Doerfel M, (2002),“Benchmarking in higher education :Becoming more adaptive, innovative and interactiveorganizations”, Using Benchmarking to Inform Practice in Higher Education, Bender, B and Schuh, H. (Eds.) no. 118, pp 3-25.

Eckerson, Wayne, (2005), Deploying Dashboard and Scorecard, TDWI Best Practices Report.

Eckerson, Wayne, (2006), Performance Dashboards: Measuring, Monitoring and managing your business, Wiley, New Jersey.

Euske, Kenneth. J., (1984), Manajemen control,Canada: Addison-WesleyPublishing Company.

Few, Stephen, (2005), Effectively Communicating Numbers-Selecting The Best Means and Manner of Display,Proclarity.

Few, Stephen, (2006),Information Dashboard Design. The effective Visual Communication of Data, O’ReillyMedia.

Gonzales, Tom, (2006a),Dashboard Design and Prototyping. BrightPoint Consulting, Inc.

(9)

Gonzales, Tom, (2006d), User-Centric Approach for Designing and Building Dashboards. BrightPoint Consulting, Inc.

Hariyanti, Eva, (2008),Metodologi Pembangunan Dashboard sebgai Alat Monitoring Kinerja Organisasi Studi Kasus, Tesis. Institut Teknologi Bandung.

Heizer, Jay dan Barry Render, (2011),Operation Management, Salemba Empat, Jakarta.

Henderi, dkk., (2012), “Dashboard Information System Berbasis Key Performance Indikator”, Seminar Nasional Informatika, UPN “Veteran”,Yogyakarta.

Kadakal, Ugur, (2011), Excel as a Business Intelligence Platform, dipublikasikan oleh: Andrei Pandre,http://apandre.wordpress.com/tools/excel/dashboards-with-excel/.

Laudon, Kenneth C dan Laudon, C, Jane. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-10, Cetakan Ke-1. Jakarta : Salemba Empat.

Laudon, Kenneth C., and Carol Guercio Traver (2009) E-Commerce: Business, Technology, and Society, Fourth Edition, Prentice Hall, Pearson Education, Inc.

Malik, Shadan, (2005),Enterprise Dashboard_–Design and Best Practices for IT,John Wiley & Sons, Inc.

Muntean, H., dkk., (2010), “Performance dashboard for Universities”,Proceedings of the 2nd International Conference on Manufacturing Engineering, Quality and Production Systems, Constantza Maritime University Mircea, Romania.

Noetix Corp, (2004), Dashboard Development and Deployment: A Methodology for Success, Noetix Crop.

Novell, (2004),Secure Enterprise Dashboard: a Key to Business Agility, Novell White Paper.

Orts, Daryl, (2005), Dashboard Development and Deployment, DM Review, Jun 2005, Vol. 15 Issue 6, p16.

Parmenter, David, (2010), Key Performance Indicators: Developing, Implementing, and Using Winning KPI,John Wiley & Sons, Inc.

PureShare, (2005),Proactive Metrics Methodology, PureShare White Paper.

Rossol, Patrick M, (2010), Excel Executive Dashboards: Benchmarking at Your Institution,

National Higher Education Benchmarking Institute.

http://www.jccc.edu/files/pdf/ce/benchmark/presentations/2010/10-rossol-unconventional.pdf.