PANDUAN FAIL MEJA ADMIN VLE FROG 1. OBJEKTIF ADMIN VLE FROG
1.1 Mempertingkatkan kemahiran ICT di kalangan warga sekolah 1.2 Membantu melonjakkan transformasi pendidikan negara
1.3 Mempertingkatkan kualiti dan penguasaan pembelajaran di kalangan guru, murid dan staf sokongan.
1.4 Membantu guru menghasilkan bahan pembelajaran yang lebih efisyen dan menyeronokkan
2. SENARAI TUGAS ADMIN VLE FROG
2.1 Menerima dan mengesahkan Zoom dan Dongle YES 4G .
2.2 Memaklumkan Kepada Pengetua / Guru Besar tentang VLE Frog 2.3 Memberi kursus dan pendedahan kepada guru
2.4 Memberi kursus dan pendedahan kepada murid 2.5 Membentuk organisasi Frog VLE sekolah (guru)
2.6 Membentuk Kumpulan murid (student Frog Champion)
2.7 Mengedarkan user ID dan Password Guru, Murid & ibu bapa setiap tahun. 2.8 Mengemaskini Dashboard Sekolah dengan bahan terkini
2.9 Pelaporan graf analitik penggunaan VLE Frog kepada Pentadbir setiap bulan 2.10 Menyediakan Kalendar Tempahan (booking calendar)
2.11 Membuat aduan kepada Helpdesk jika menghadapi masalah sistem VLE Frog dan capaian 1Bestarinet
2.12 Perkongsian dokumen dan site rujukan melalui laman sosial Telegram dan Whatsapp di kalangan guru
3. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN
JAWATAN : ADMIN VLE FROG
Tugas Pegawai Atasan
Yang Ada Hubungan Tugas Dan Tanggungjawab
Kuasa Yang Diberi
Tugas Pegawai Pegawai Lain Yang Ada Hubungan
Serta Jenis Hubungan
1. Pengetua –
mengeluarkan arahan. 2. Penolong Kanan I – memastikan arahan dijalankan.
1.1 Menyedia dan merangka Pelan Perancangan Strategik 1.2 Menganggar belanjawan
setiap program Pembugaran VLE Frog
1.3 Merangka, melaksana dan tindakan susulan bagi program untuk murid 1.4 Merangka, melaksana dan
tindakan susulan bagi program untuk guru dan staf
1.5 Merangka, melaksana dan tindakan susulan bagi program untuk pentadbir 1.6 Merangka dan melaksana dan
tindakan susulan bagi program promosi VLE Frog 1.7 Merancang program untuk
ibubapa login VLE Frog 1.8 Mewujudkan kumpulan
sokongan di kalangan guru dan murid yang kompeten ICT Arahan Pengetua Arahan Pengetua Arahan Pengetua Arahan Pengetua Arahan Pengetua Arahan Pengetua Arahan Pengetua Arahan Pengetua
1.1 Ketua Bidang Tek & Vokasional 1.2 Guru Media 1.3 Admin 2 – sesi petang 1.4 Setiausaha VLE Frog
1.5 Jurulatih VLE Frog 1.6 Ketua Bidang/ Ketua
Panitia
1.7 Guru Mata Pelajaran 1.8 Staf sokongan
4. AKTIVITI SETIAP FUNGSI UTAMA ADMIN VLE FROG
4.1 PROSES KERJA MENERIMA DAN MENGURUSKAN ZOOM DAN DONGLE YES 4G
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Menandatangani borang penerimaan Zoom dan Dongle dengan merujuk dokumen yang berkaitan
Menempatkan Zoom di lokasi yang sesuai
Merekod penerimaan Dongle Yes 4G
Memeriksa untuk memastikan Zoom memberikan capaian internet yang memuaskan dan dongle Yes 4G boleh digunakan.
Signal dongle Yes 4G.
1. Lampu hijau menyala : dongle ok, ada capaian 4G. 2. Lampu merah menyala : dongle ok, tiada capaian 4G. 3. Lampu tidak menyala : dongle rosak.
CARTA ALIRAN Telefon Helpdesk @ emel Tidak Ya
Mula
Menerima peralatan dan
Tandatangan borang
Penempatan Zoom / Simpan Dongle
Yes 4G
Memeriksa Zoom untuk capaian
1Bestarinet
Semak ujian speedtest.net
Capaian 1Bestarinet memuaskan
Semakan selesai
4.2 MEMAKLUMKAN KEPADA PENGETUA / GURU BESAR TENTANG VLE FROG
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Hantar laporan kursus VLE Frog yang telah dihadiri
Memaklumkan objektif VLE Frog sebagai alat pembelajaran alaf baru
Menyerahkan kit VLE Frog (buku manual, CD video tutorial, kit edaran.
Memohon kebenaran mengadakan kursus VLE Frog guru dan murid
CARTA ALIRAN
Mula
Hantar laporan kursus
Maklumkan VLE Frog sebagai alat
Pembelajaran alaf baru
Serahkan kit VLE Frog
Memohon mengadakan kursus VLE
Frog bagi guru dan murid
Pengetua sahkan Notis Kursus
4.3 MEMBERI KURSUS ASAS DAN PENDEDAHAN VLE FROG KEPADA GURU.
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Tampal notis kursus
Maklumkan kursus kepada guru-guru secara lisan
Kursus dijalankan maksima 20 guru (internet perlahan)
Rekod kehadiran guru dan edaran ID Yes dan Password
Tayangan video Frogasia
Pengenalan kepada paparan asas VLE Frog
Pengenalan kepada widget Text, Media, File Drop dan Wall
Guru login dan menyediakan site pembelajaran menggunakan widget yang sesuai
Aktiviti bengkel dalam kumpulan (Integrasi VLE dalam PdP)
CARTA ALIRAN
Mula
Tampal notis kursus
Kursus dijalankan maksima 20 guru (internet perlahan)
Rekod kehadiran guru dan edaran ID Yes dan Password
Tayangan video Frogasia
Pengenalan kepada paparan asas VLE Frog
Pengenalan kepada widget Text, Media, File Drop dan Wall
Guru login dan menyediakan site
pembelajaran menggunakan widget yang sesuai
Aktiviti bengkel dalam kumpulan
4.4 MEMBERI KURSUS ASAS DAN PENDEDAHAN VLE FROG KEPADA MURID
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Rekod kehadiran murid
Kursus asas login VLE Frog
Pengenalan kepada paparan asas VLE Frog
Pengenalan kepada widget asas – Media, Text, File Drop
Penggunaan Quick Launch untuk tambah Buku
Teks
Bengkel berkumpulan (Integrasi VLE dalam PdP)
CARTA ALIRAN
Mula
Merekod kehadiran murid
Kursus asas login VLE Frog
Pengenalan kepada paparan asas VLE Frog
Pengenalan kepada widget asas – Media, Text, File Drop
Penggunaan Quick Launch untuk tambah
Buku Teks
Bengkel berkumpulan (Integrasi VLE dalam PdP)
4.5 MEMBENTUK JAWATANKUASA ORGANISASI FROG VLE SEKOLAH (GURU)
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Serahan senarai nama calon guru kepada Pengetua
Pemilihan nama Jurulatih dalam mesyuarat Pengurusan
Pemilihan senarai guru sebagai mentee bagi setiap Jurulatih
Sijil Watikah perlantikan Jurulatih
Jurulatih beri bimbingan kepada guru(mentee) sebanyak 4 kali dalam setahun
)
Mentee buat tempahan melalui laman Kalendar Tempahan untuk sesi pembelajaran VLE Frog
Penyerahan sijil Jurulatih proaktif – bagi kalangan Jurulatih yang mahir
CARTA ALIRAN
Mula
Serahan senarai nama calon guru kepada Pengetua
Pemilihan nama Jurulatih dalam mesyuarat Pengurusan
Pemilihan senarai guru sebagai mentee bagi setiap Jurulatih
Sijil Watikah perlantikan Jurulatih
Jurulatih beri bimbingan kepada guru(mentee) sebanyak 4 kali dalam setahun
Mentee buat tempahan melalui laman Kalendar Tempahan untuk sesi
pembelajaran VLE Frog
Penyerahan sijil Jurulatih proaktif – bagi kalangan Jurulatih yang mahir
4.6 MEMBENTUK KUMPULAN MURID (Student Frog Champion)
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Memilih senarai murid champion – 2 orang mewakili setiap kelas
Kursus asas VLE Frog dengan chromebook - cara login dan edit site kelas
Sijil Watikah perlantikan Student Frog Champion
Pelaksanaan kelas Abad 21 – satu kelas setiap minggu
Student Frog Champion bantu dan bimbing rakan sekelas
Student Frog Champion bantu dan bimbing guru yang kurang mahir menggunakan VLE Frog
CARTA ALIRAN
Mula
Memilih senarai murid champion – 2 orang mewakili setiap kelas
Kursus asas VLE Frog dengan chromebook - cara login dan edit site kelas
Sijil Watikah perlantikan Student Frog Champion
Pelaksanaan kelas Abad 21 – satu kelas setiap minggu
Student Frog Champion bantu dan bimbing rakan sekelas
Student Frog Champion bantu dan bimbing guru yang kurang mahir menggunakan VLE Frog
Tamat
4.7 PROSES KERJA EDARAN ID YES GURU, MURID SERTA IBU & BAPA
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Eksport data VLE Frog murid, ibu dan bapa
Eksport data murid tg1, tg2, tg3, tg4, tg5, tg6, tg6 Rendah dari apdm.moe.gov.my
Gabung data VLE Frog dan data murid dan merge mengikut kelas menggunakan fungsi VLOOKUP dalam MS Excel
Semak murid yang tiada ID Yes dan Password dan kumpul senarai
Hantar aduan untuk transfer in murid tiada ID Yes dan password ke Helpdesk - moesupport@ytlcomms.my
Cetak senarai nama, ID Yes dan password murid, ID Yes dan password bapa; ID Yes ibu
CARTA ALIRAN
Mula
Eksport data VLE Frog murid, ibu dan bapa
Eksport data murid tg1, tg2, tg3, tg4, tg5, tg6, tg6 Rendah dari apdm.moe.gov.my
Gabung data VLE Frog dan data murid dan merge mengikut kelas menggunakan fungsi VLOOKUP dalam MS Excel
Semak murid yang tiada ID Yes dan Password dan kumpul senarai
Hantar aduan untuk transfer in murid tiada ID
Yes dan password ke Helpdesk - moesupport@ytlcomms.my
Cetak senarai nama, ID Yes dan password murid, ID Yes dan password bapa; ID Yes ibu
Guru login dan menyediakan site
pembelajaran menggunakan widget yang sesuai
Edar kepada setiap kelas melalui Ketua Kelas
4.8 MENGEMASKINI DASHBOARD SEKOLAH DENGAN BAHAN TERKINI
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Menyediakan tab Utama, Portal Guru, Kurikulum, Kokurikulum, HEM, Kaunseling, Tingkatan 6 dan unit-unit utama yang berkaitan
Mengemaskini site link bahan site yang telah dibina oleh guru-guru unit berkenaan
Membuat promosi dan laporan VLE Frog dalam tab VLE Frog
Mengemaskini tab Utama dengan bahan terkini berdasarkan isu semasa
Menambah baik bahan rujukan Buku Teks dan soalan latihan peperiksaan
Menyediakan external link kepada web yang berkaitan untuk kegunaan murid, guru-guru dan ibubapa
CARTA ALIRAN
Mula
Menyediakan tab Utama, Portal Guru, Kurikulum, Kokurikulum, HEM, Kaunseling, Tingkatan 6 dan unit-unit utama yang berkaitan
Mengemaskini site link bahan site yang telah dibina oleh guru-guru unit berkenaan
Membuat promosi dan laporan VLE Frog dalam tab VLE Frog
Mengemaskini tab Utama dengan bahan terkini berdasarkan isu semasa
Menambah baik bahan rujukan Buku Teks dan soalan latihan peperiksaan
Menyediakan external link kepada web yang berkaitan untuk kegunaan murid, guru-guru dan ibubapa
Tamat
4.9 PELAPORAN GRAF ANALITIK PENGGUNAAN VLE FROG KEPADA PENTADBIR SEKOLAH
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Login akaun admin VLE Frog
Klik Quick Launch >Klik ikon Analytics >Klik Users
Pilih student users atau staff users
Pilih Choose dates
Taip tarikh mula dan tarikh akhir bulan berkenaan. Klik OK
Printscreen graf analitik berkaitan dan masukkan dalam fail pelaporan
CARTA ALIRAN
Mula
Login akaun admin VLE Frog
Klik Quick Launch> Klik ikon Analytics >Klik Users
Pilih student users atau staff users
Pilih Choose dates
Taip tarikh mula dan tarikh akhir bulan berkenaan. Klik OK
Printscreen graf analitik berkaitan dan masukkan dalam fail pelaporan
Menaip laporan dan rumusan bulanan
Mencetak laporan > Hantar untuk disemak
4.10 MENYEDIAKAN KALENDAR TEMPAHAN (BOOKING CALENDAR)
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Login akaun admin VLE Frog
Klik Quick Launch >Booking Calendar
Menyediakan booking items berdasarkan nama Bilik Khas
Membina site Kalendar Tempahan dan share>can contribute kepada group guru sahaja
Membuat site link kepada Kalendar Tempahan pada tab Utama dalam Dashboard
)
Membuat promosi tempahan Makmal Komputer A, Makmal Komputer B dan Makmal Chromebook dalam media sosial
Guru membuat tempahan Bilik Khas atau Makmal Komputer
CARTA ALIRAN
Mula
Login akaun admin VLE Frog
Klik Quick Launch >Booking Calendar
Menyediakan booking items berdasarkan nama
Bilik Khas
Membina site Kalendar Tempahan dan share>can
contribute kepada group guru sahaja
Membuat site link kepada Kalendar Tempahan
pada tab Utama dalam Dashboard
Membuat promosi tempahan Makmal Komputer
A, Makmal Komputer B dan Makmal Chromebook
dalam media sosial
Guru membuat tempahan Bilik Khas atau Makmal
Komputer
Guru mengajar murid menggunakan VLE Frog
Tamat
4.11 MEMBUAT ADUAN KEPADA HELPDESK JIKA MENGHADAPI MASALAH SISTEM VLE FROG DAN CAPAIAN 1BESTARINET
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Masalah - Capaian internet perlahan, nyalaan LED kurang daripada 2 bar
Emel aduan ke Helpdesk moesupport@ytlcomms.my
Sertakan nama admin, nama sekolah, kod sekolah, no telefon, gambar berkaitan
Jika masalah berulang, emel semula aduan ke Helpdesk
Murid tidak boleh login kerana baru pindah masuk atau data dalam ALUMNI
Emel aduan transfer in murid ke Helpdesk
moesupport@ytlcomms.my
Sertakan nama admin, kod sekolah, no telefon, nama dan nombor kad pengenalan murid
Ulang proses jika masih lagi terdapat murid bermasalah login VLE Frog
CARTA ALIRAN Ya) Tidak) Mula
Masalah - Capaian internet perlahan, nyalaan LED kurang daripada 2 bar
Emel aduan ke Helpdesk moesupport@ytlcomms.my
Sertakan nama admin, nama sekolah, kod sekolah, no telefon, gambar berkaitan
Masalah capaian internet perlahan berulang
Masalah selesai. Capaian internet semakin baik.
Murid tidak boleh login kerana baru pindah masuk atau data dalam ALUMNI
Emel aduan transfer in murid ke Helpdesk moesupport@ytlcomms.my
Sertakan nama admin, kod sekolah, no telefon, nama dan nombor kad pengenalan
murid
Murid tidak boleh login
Semak data sama ada murid baru pindah masuk
Murid boleh login
Tamat
4.12 PERKONGSIAN DOKUMEN DAN SITE RUJUKAN MELALUI LAMAN SOSIAL TELEGRAM DAN WHATSAPP DALAM KALANGAN GURU
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Memohon sebagai ahli dalam kumpulan whatsapp atau telegram atau facebook sekolah
Bina site dan dan share, can contribute dengan group guru
Upload fail-fail rujukan atau borang untuk kegunaan guru-guru dalam widget File Drop
Printscreen gambar site dan upload ke dalam media sosial iaitu sama ada Whatsapp, Facebook atau Telegram
Guru membina site mata pelajaran sendiri, share Public in School, pilih can contribute
Printscreen gambar site, dan share gambar kepada rakan guru bagi subjek yang sama untuk Duplikasi.
CARTA ALIRAN
Mula
Memohon sebagai ahli dalam kumpulan whatsapp atau telegram atau facebook sekolah
Bina site dan dan share, can contribute dengan group guru
Upload fail-fail rujukan atau borang untuk kegunaan guru-guru dalam widget File Drop
Printscreen gambar site dan upload ke dalam media sosial iaitu sama ada Whatsapp, Facebook atau Telegram
Guru membina site mata pelajaran sendiri, share Public in School, pilih can contribute
Printscreen gambar site, dan share gambar kepada rakan guru bagi subjek
yang sama untuk Duplikasi.
Guru edit nama site, share Public in School dan pilih can contribute
Tamat
4.13 MENYEMAK DAN MENGEMASKINI DATA ID YES MURID DAN GURU
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Eksport data VLE Frog murid dan guru melalui akaun admin VLE Frog
Eksport data Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas, T6 Rendah
Gabung kesemua fail kedalam satu fail MS Excel
Pada sheet Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas, T6 Rendah tambah lajur ID Yes dan Pasword Murid, Bapa dan Ibu dengan fungsi vlookup
Semak murid tiada ID Yes > Hantar emel aduan ke Helpdesk
CARTA ALIRAN
Mula
Eksport data VLE Frog murid dan guru melalui akaun admin VLE Frog
Eksport data Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas, T6 Rendah
Gabung kesemua fail kedalam satu fail MS Excel
Pada sheet Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas, T6
Rendah tambah lajur ID Yes dan Pasword Murid, Bapa dan Ibu dengan fungsi vlookup
Semak murid tiada ID Yes > Hantar emel aduan ke Helpdesk
Cetak semula lampiran data ikut kelas jika diperlukan
Tamat
4.14 MEWUJUDKAN PORTAL GURU BAGI MEMUDAHKAN MURID AKSES BAHAN PEMBELAJARAN LEBIH MUDAH
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Menyedia senarai guru dan jawatan
Eksport data ID Yes dan Password dengan akaun admin
Menyediakan contoh site sebagai sumber rujukan
Menyemak senarai guru; jika tiada email ke helpdesk untuk pindah masuk
Login akaun VLE Frog guru
Menyalin site contoh, edit dan share Public In School
Buka paparan Incognito Windows; login akaun admin VLE Frog
Edit Dashboard dan seret masuk widget site link kepada Site Guru berkenaan pada tab Portal Guru
CARTA ALIRAN Emel ke Helpdesk Ulang hingga selesai Tiada Belum Ada Mula
Menyedia senarai guru dan jawatan
Eksport data ID Yes dan Password dengan akaun admin
Menyediakan contoh site sebagai sumber rujukan
Menyemak senarai guru; jika tiada email ke helpdesk untuk pindah masuk
Login akaun VLE Frog guru
Menyalin site contoh, edit dan share Public In School
Buka paparan Incognito Windows; login akaun admin VLE Frog
Edit Dashboard dan seret masuk widget site link kepada Site Guru berkenaan pada tab Portal Guru
Semak; adakah semua guru sudah disediakan Portal Guru
4.15 MEMPROMOSI DAN MENGGALAKKAN PENGGUNAAN VLE FROG DALAM KALANGAN WARGA SEKOLAH.
JAWATAN PROSES KERJA
Admin1 VLE Frog
Membuat perancangan strategik
Agihan tugas promosi kepada Jurulatih yang dilantik
Promosi VLE Frog pada banting yang digantung pada sebelah tepi jalan laluan di dalam sekolah
Promosi VLE Frog di tapak perhimpunan 6 kali setahun
Menyediakan bahan permainan interaktif dalam dashboard VLE Frog
CARTA ALIRAN
Mula
Membuat perancangan strategik
Agihan tugas promosi kepada Jurulatih yang dilantik
Promosi VLE Frog pada banting yang
digantung pada sebelah tepi jalan laluan di dalam sekolah
Promosi VLE Frog di tapak perhimpunan 6 kali setahun
Menyediakan bahan permainan interaktif dalam dashboard VLE Frog
Menyediakan Sijil Murid Proaktif dan Guru Proaktif
Tamat
