1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pembayaran gaji atau elaun. 2.0 SKOP
Meliputi pembayaran gaji pegawai tetap dan sementara serta elaun pelajar. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Rujuk laman sesawang
http://bursar.upm.edu.my/
Pekeliling Perkhidmatan berkaitan yang berkuatkuasa
Rujuk laman sesawang
http://bursar.upm.edu.my/
Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa
Jadual Tahunan Bayaran Gaji yang telah diluluskan oleh Bendahari
Perintah-perintah Am
4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
e-IHRMS : e-Intergrated Human Resource Management Systems KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab
PA : Penolong Akauntan
PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM
Pentadbir Pegawai UPM yang bergred dari 41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM
PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir Kewangan
Sementara : Kakitangan yang bertaraf kontrak atau sambilan
Research Asisstant (GRA) dan Special Graduate Research Asisstant (S-GRA).
Elaun : Elaun-elaun yang dibayar kepada pelajar
5.0 TANGGUNGJAWAB
Semua yang terlibat adalah bertanggungjawab dalam menentukan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan.
6.0 CARTA ALIR
Mula Mula
Hantar Dokumen / Maklumat Dalam Talian Hantar Dokumen / Maklumat Dalam Talian
Terima Dokumen / Maklumat Dalam Talian Terima Dokumen / Maklumat Dalam Talian
Semakan Dokumen / Maklimat Dalam Talian?
Semakan Dokumen / Maklimat Dalam Talian?
Penyediaan Data Penyediaan Data
Pengesahan / Kelulusan Data Pengesahan / Kelulusan Data
Kemasukan / Kemaskini Data Kemasukan / Kemaskini Data
Semak Laporan? Semak Laporan?
Penyediaan Baucar / Multiple Jernal Penyediaan Baucar / Multiple Jernal
Batching Batching Kelulusan Baucar? Kelulusan Baucar? Pengesahan Baucar? Pengesahan Baucar?
Penyediaan / Pengedaran Cek Penyediaan / Pengedaran Cek
Kemaskini Fail Kemaskini Fail Tamat Tamat Lengkap Tidak Lengkap Tiada Ralat Ralat Tidak Ya Tidak Ya 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Hantar Dokumen/Maklumat Dalam Talian
7.2.1 Lengkapkan dokumen dan borang pembayaran gaji atau elaun yang berkenaan. Rujuk Senarai Semak Pembayaran Gaji Atau Elaun (SOK/KEW/SS011/BYR)
PPPTJ
7.2.2 Dapatkan pengesahan dan kelulusan bayaran gaji atau elaun daripada Ketua PTJ sekiranya berkaitan.
7.2.3 Hantar maklumat atau dokumen-dokumen berkenaan kepada Pejabat Bendahari Zon/Seksyen Kewangan mengikut lokasi dengan merujuk laman sesawang
http://www.bursar.upm.edu.my/
7.3 Terima Dokumen/Maklumat Dalam Talian
7.3.1 Terima dan cop tarikh terima pada muka hadapan dokumen atau borang yang berkaitan.
7.4 Semakan Dokumen/Maklumat Dalam Talian.
7.4.1 Semak dokumen/borang yang diterima diproses 7.3.1 dan pastikan lengkap berpandukan garis panduan:-
PA/PTK
(a) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem e-IHRMS (SOK/KEW/GP017/BYR)
atau
(b) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR) 7.4.2 Sekiranya dokumen tidak lengkap kembalikan kepada PTJ
melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Pembetulan (OPR/BEN/DF030/BYR) dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian(SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.4
7.4.3 Bagi dokumen yang lengkap teruskan ke langkah 7.5 7.5 Penyediaan Data
7.5.1 Sediakan data berdasarkan garis panduan berikut :- PA/PTK (a) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui
Sistem e-IHRMS (SOK/KEW/GP017/BYR) atau
(b) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR) 7.6 Pengesahan / Kelulusan Data
7.6.1 Dapatkan pengesahan / kelulusan daripada pegawai yang bertanggungjawab.Sekiranya data didapati tidak lengkap atau mempunyai kesilapan, kembali ke langkah 7.4.2 untuk tindakan pembetulan.
PK
7.7 Kemasukan/Kemaskini Data
7.7.1 Masukkan / kemaskini data ke dalam sistem berpandukan :-
PKA/PTK
(a) Manual Pembayaran Gaji atau Elaun Melalui Sistem e-IHRMS (M026)
atau
(b) Manual Pembayaran Gaji atau Elaun Melalui Wincom Payroll (M027)
yang berkaitan 7.8 Semak Laporan
7.8.1 Semak laporan yang dikeluarkan daripada sistem yang berkenaan serta dapatkan pengesahan pegawai yang bertanggungjawab. Sekiranya terdapat ralat di laporan kembali ke langkah 7.7 untuk tindakan pembetulan.
PK
7.9 Penyediaan Baucar/Multiple Jernal
7.9.1 Sediakan baucar berpandukan Manual Penyediaan Baucar Melalui Modul Cash Book (M005) atau Multiple Jernal berpandukan Arahan Kerja Penyediaan Jernal (OPR/BEN/AK024/AKN)
PKA/PTK
7.9.2 Gaji atau elaun hendaklah dibayar mengikut jadual yang telah ditetapkan dan diluluskan oleh Bendahari
7.10 Pengesahan Baucar
7.10.1 Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan.
PK/PKA/PTK
7.10.2 Bagi baucar yang tidak dsahkan, kembali ke langkah 7.4 untuk tindakan semakan semula.
7.11 Kelulusan Baucar
7.11.1 Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk kelulusan mengikut had kuasa yang ditetapkan.
PK/PKA
7.11.2 Bagi baucar yang tidak diluluskan pembayaran, kembali ke langkah 7.4 untuk tindakan semakan semula.
7.12 Batching
7.12.1 Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching
7.13 Penyediaan/Pengedaran Cek
7.13.1 Sedia dan edar cek berpandukan prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005).
PTK Seksyen Kewangan Perakaunan 7.13.2 Bagi cek yang hendak dibatalkan / diganti, rujuk Garis
Panduan Permohonan Pembatalan Dan Mengganti Cek / Bank deraf / Pindahan Bank (OPR/BEN/GP009/BYR) 7.14 Kemaskini Fail
7.14.1 Kemaskini fail pembayaran gaji atau elaun berpandukan garis panduan:-
PA/PTK
(a) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem e-IHRMS (SOK/KEW/GP017/BYR)
atau
(b) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR)
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Buku Daftar Batching Baucar/ Jernal
OPR/BEN/DF064/BYR
Baucar Pembayaran Asal
OPR/BEN/DF064/BYR
Salinan Baucar Pembayaran Asal
Laporan Bayaran Gaji
Fail Individu Gaji Pegawai
Senarai Edit Transaksi
Fail Surat Menyurat Ke Bank
Fail Senarai Pendapatan Bulanan Arahan Pembayaran
Laporan PT
Penyata Caruman KWSP Penyata Caruman PERKESO Penyata Potongan Cukai Senarai Potongan Lain Laporan Pencen Senarai Caruman Pencen Edit Jumlah kewangan Reconciliation Report Penyata Gaji Slip Gaji Vot Analisa Senarai bank
Senarai Cek Persendirian Senarai Cek 413 PTK PTK PTK PKA/PTK PTK PTK PTK PTK PTK PTK PTK PKA/PTK PTK PTK PTK PTK Pejabat Bendahari 1 Tahun Pejabat Bendahari 7 Tahun Pejabat Bendahari 2 Tahun Pejabat Bendahari 7 Tahun Pejabat Bendahari 25 Tahun Pejabat Bendahari 7 Tahun Pejabat Bendahari 7 Tahun Pejabat Bendahari 7 Tahun PK Arkib Negara PK Bendahari Arkib Negara Bendahari Bendahari Bendahari
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. Seksyen Huraian Pindaan
Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama Untuk
Satu Persijilan WP
Naib
