DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

(1)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

1.0 TUJUAN

Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan Cuti Separuh Gaji (CSG), Cuti Tanpa Gaji (CTG) dan permohonan lanjutan daripada bercuti separuh gaji dan tanpa gaji staf berjawatan tetap.

2.0 SKOP

Arahan Kerja ini meliputi permohonan, penerimaan, pengurusan dan kelulusan CSG dan CTG termasuk permohonan pelanjutan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Perintah Am Bab C Cuti

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991

Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet

Mengenai Gaji Sektor Awam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan

4 Tahun 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2009

Kesan Keatas Perkhidmatan Bagi Pegawai Yang Diluluskan Cuti Bergaji Penuh/Cuti Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji

- E-Panduan Kemudahan Cuti

(2)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

CSG : Cuti Separuh Gaji

CTG : Cuti Tanpa Gaji

Lanjutan : Permohonan Melanjutkan Tempoh Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji

e-IHRAMS : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems) e-Cuti : Sistem Pengurusan Cuti Staf

NC : Naib Canselor

PEND : Pejabat Pendaftar

KB : Ketua Bahagian

KS : Ketua Seksyen

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab

KJ : Ketua Jabatan

PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar) PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)

PTJ : Pusat Tanggungjawab

PL : Pegawai Pelulus

PS : Pegawai Penyokong

PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar

PYM : Pegawai yang Melaksana

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab

Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal

Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains

(3)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

5.0 TANGGUNGJAWAB

Naib Canselor, Pendaftar, Ketua Bahagian, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan.

Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.

(4)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

6.0 CARTA ALIR

Tidak

Ya 7.1

7.2

7.3

7.4 7.6

7.7 7.8 7.5

7.9

7.10

7.11 Tidak

Ya

Tidak

7.14

Ya

Tidak

7.16

A

7.13

7.17

7.18

7.20

Ya Tidak

7.12

7.15

Maklum Permohonan

Tidak Lulus

Isi Borang Permohonan Mula

Terima Borang Permohonan

Semak Borang Permohonan

Dapat Sokongan KPTJ/KJ ?

Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar Maklum Permohonan

Tidak Disokong Tidak

Laksana Pemantauan

Layak?

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

Lulus?

Maklum Permohonan Lulus

Pemohon Memulakan Cuti

Perlu Lanjutan?

Isi Borang Permohonan (Lanjutan)

Hantar Borang Permohonan

Semak Borang Permohonan

Majukan Permohonan Ke Pejabat Pendaftar

Dapat Sokongan

KPTJ/KJ ? Maklum Permohonan Tidak Disokong dan Lapor Diri

Semak Baki Kelayakan

Masih Ada Baki ?

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

Lulus? Maklum Permohonan Tidak Lulus dan Lapor Diri

Maklum Permohonan Lulus

Pemohon Melanjutkan CSG/CTG

Kemaskini Rekod

Tamat

7.19

Ya

7.21

7.22

7.23

7.24

Ya

Tidak

7.25

7.26

7.27 ⁷.28

7.29

7.30

Lapor Diri Bertugas

7.31

7.32 7.7

(5)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan

7.1 Mula Tanggungjawab

7.2 Isi Borang Permohonan

7.2.1 Cetak borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/Lanjutan) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar.

7.2.2 Isi borang, sertakan dokumen lengkap dan hantar kepada PYM.

Rujuk:

Perintah Am Bab C;

E-Panduan Kemudahan Cuti

Pemohon/PYM

7.3 Terima Borang Permohonan

7.3.1 Terima borang permohonan.

7.3.2 Kemukakan permohonan tiga (3) minggu sebelum tarikh memulakan CSG/CTG/

Lanjutan.

7.3.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh dinyatakan pada 7.3.2.

PYM Pemohon/PT

PTJ/PYM

Pemohon/PYM

7.4 Semak Borang Permohonan

7.4.1 Semak borang permohonan CSG yang disertakan surat perakuan oleh Pegawai Perubatan.

7.4.2 Semak borang permohonan CTG yang disertakan dokumen sokongan (jika perlu).

PT PTJ/PYM

(6)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.5 Dapat Sokongan KPTJ/KJ ? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7.

7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.6.

KPTJ/KJ/PS/PL/

PYM Pemohon/

PT PTJ/PYM 7.6 Maklum Permohonan Tidak Disokong

7.6.1 Hantar salinan borang permohonan jika tidak mendapat sokongan KPTJ/KJ kepada pemohon.

7.6.2 Masukkan borang permohonan asal ke dalam Fail Cuti Staf.

PT PTJ/PYM

PYM

7.7 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar

7.7.1 Majukan borang permohonan yang telah lengkap beserta dokumen sokongan yang disokong oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.

7.7.2 Semak syarat dan kelayakan pemohon.

Rujuk:

Perintah Am Bab C;

PT PTJ/PYM

PT (P/O)

7.8 Laksana Pemantauan

7.8.1 Pantau rekod kelayakan CSG yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah maksimum kelayakan seratus lapan puluh (180) hari sepanjang tempoh perkhidmatan.

7.8.2 Pantau rekod kelayakan CTG yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah maksimum kelayakan tiga ratus enam puluh (360) hari sepanjang tempoh perkhidmatan.

PT /PT (P/O)

(7)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.9 Layak ?

7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10.

7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.31.

PT /PT (P/O) PT (P/O) 7.10 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

7.10.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

NC/Pendaftar/

PT/ PT(P/O)

7.11 Lulus ?

7.11.3 Jika tidak, ikut langkah 7.12 dan 7.31.

PT/PT (P/O) PT/PT (P/O) 7.12 Maklum Permohonan Tidak Lulus

7.12.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklumkan permohonan tidak diluluskan.

7.12.2 Ikut langkah 7.31.

PT/PT (P/O)

PT (P/O)

7.13 Maklum Permohonan Lulus

7.13.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum permohonan telah lulus.

7.13.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji CSG atau pemberhentian gaji yang melibatkan CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima.

7.13.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CSG/CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS.

PT/PT (P/O)

PT (P/0)

(8)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.14 Pemohon Memulakan Cuti

7.14.1 Ambil CSG/CTG mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan.

Pemohon

7.15 Perlu Lanjutan?

Pemohon/PYM Pemohon/PT

PTJ/PYM 7.16 Lapor Diri Bertugas

7.16.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).

7.16.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.

7.16.3 Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar.

7.16.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

Pemohon/PYM

Pemohon/KPTJ/

KJ/PTPTJ/PYM Pemohon/PYM

PT (P/O)

7.17 Isi Borang Permohonan (Lanjutan)

7.17.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar jika hendak melanjutkan CSG/CTG.

7.17.2 Kemuka permohonan lanjutan tiga (3) minggu sebelum tarikh hendak melanjutkan CSG/CTG.

Pemohon/PYM

Pemohon

(9)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.17.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh dinyatakan pada 7.17.2.

Pemohon/PYM

7.18 Hantar Borang Permohonan

7.18.1 Hantar borang permohonan yang lengkap beserta dokumen sokongan untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ.

7.18.2 Hantar borang permohonan yang lengkap beserta dokumen sokongan melalui e-mel/

faksimili/pos ke PTJ jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri, untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ.

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM PT (P/O)

7.19 Semak Borang Permohonan

7.19.1 Semak borang permohonan lanjutan CSG/CTG yang lengkap beserta dokumen sokongan untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ.

PT PTJ/PYM

7.20 Dapat Sokongan KPTJ/KJ ? 7.20.1 Jika ya, ikut langkah 7.22.

KPTJ/KJ/PS/PL/

PYM Pemohon/

PT PTJ/PYM 7.21 Maklum Permohonan Tidak Disokong dan Lapor Diri

7.21.1 Hantar salinan borang permohonan (e-mel/

faksimili/pos jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri) kepada pemohon jika tidak mendapat sokongan KPTJ/KJ.

7.21.2 Lapor diri bertugas di PTJ.

PT PTJ/PYM

Pemohon/

PT PTJ/PYM

(10)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.21.3 Masukkan borang permohonan asal ke dalam Fail Cuti Staf.

PYM

7.22 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar

7.22.1 Majukan borang permohonan lengkap beserta dokumen sokongan untuk melanjutkan CSG/CTG yang telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.

7.22.2 Semak syarat dan kelayakan pemohon.

Rujuk:

Perintah Am Bab C;

PT/PT (P/O)

7.23 Semak Baki Kelayakan

7.23.1 Buat penyemakan melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-IHRAMS jumlah pengambilan CSG/CTG yang pernah diluluskan.

7.23.2 Semak baki kelayakan yang boleh di ambil supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.

PT (P/O)

7.24 Masih Ada Baki ?

7.24.1 Jika ya, ikut langkah 7.26

7.24.2 Jika tidak, ikut langkah 7.25 dan 7.21

PT/PT (P/O) Pemohon/PT (P/O)

/PYM 7.25 Lapor Diri Bertugas

7.25.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).

Pemohon/PYM

(11)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.25.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.

7.25.3 Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar.

7.25.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

Pemohon/KPTJ/

KJ/PTPTJ/PYM Pemohon/PYM

PT/PT (P/O)

7.26 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

7.26.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

NC/Pendaftar/

PT/ PT(P/O) 7.27 Lulus ?

7.27.1 Jika ya, ikut langkah 7.29

7.27.2 Jika tidak, ikut langkah 7.28 dan 7.31

PT/PT (P/O) Pemohon/

PT (P/O)/PYM 7.28 Maklum Permohonan Tidak Lulus dan Lapor Diri

7.28.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklumkan permohonan melanjutkan CSG/CTG tidak diluluskan oleh Kuasa Tertentu.

7.28.2 Jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri maklumkan melalui e-mel/telefon/

faksimili/pos kepada pemohon untuk maklumkan permohonan tidak dilulus oleh Kuasa Tertentu.

PT PTJ/PYM

PT (P/O)/PYM

(12)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.28.3 Lapor diri bertugas di PTJ.

7.28.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang lapor diri diterima.

Pemohon/PYM PT (P/O)

7.29 Maklum Permohonan Lulus

7.29.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan

KPTJ/KJ untuk memaklumkan

permohonan melanjutkan CSG/CTG telah diluluskan oleh Kuasa Tertentu.

PT/PT (P/O)

7.29.2 Sediakan Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji CSG atau pemberhentian gaji yang melibatkan CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh permohonan yang telah diluluskan diterima.

PT/PT (P/0)

7.29.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CSG/CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS

PT (P/0)

7.30 Pemohon Melanjutkan CSG/CTG

7.30.1 Lanjut CSG/CTG mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan.

Pemohon

7.31 Kemaskini Rekod

7.31.1 Masuk ke dalam Fail Pegawai mana-mana rekod kualiti yang berkenaan:

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan);

surat rasmi kelulusan CSG/CTG;

PYM/PT (P/O)

(13)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan); dan

Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke dalam Fail Cuti Staf di PTJ dan di Fail Pegawai Pejabat Pendaftar.

7.32 Tamat.

(14)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan Kuasa Melupus

1. UPM/(No. Staf) Fail Pegawai

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03

(Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/

Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap Surat perakuan ahli keluarga terdekat sakit oleh Pegawai Perubatan Surat permohonan rasmi kelulusan Kuasa Tertentu

Surat rasmi memaklumkan kelulusan Kuasa Tertentu

Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawaiyang lengkap.

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji) yang lengkap Surat rasmi kelulusan permohonan melanjutkan CSG/CTG

PT (P/O) Seksyen Pengurusan Rekod dan Data

Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar

Sepanjang tempoh perkhidmatan

Pendaftar

Arkib

2. UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03

(Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/

Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap Surat perakuan ahli keluarga terdekat sakit oleh Pegawai Perubatan Surat permohonan rasmi kelulusan Kuasa Tertentu

Surat rasmi memaklumkan kelulusan Kuasa Tertentu

Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawaiyang lengkap.

PYM PTJ

Sepanjang tempoh perkhidmatan

PTJ

(15)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan Kuasa Melupus SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10

(Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji) yang lengkap Surat rasmi kelulusan permohonan melanjutkan CSG/CTG

Penyata cuti sebelum dan selepas Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan yang telah disemak dan disahkan

3. e-IHRAMS

Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)

Pegawai Teknologi Maklumat

iDEC Ketua Seksyen

Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

iDEC

(16)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia/

Disemak Oleh

Disahkan Oleh

Tarikh Kuat kuasa 02 00 Keseluruhan Keluaran Pertama untuk

satu pensijilan

KB Pengurusan Sumber Manusia

WP 15/02/2011

02 01 SOK (BUM)

3/2011

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses

KB Pengurusan Sumber Manusia

WP 08/08/2011