BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Komunikasi
Manusia berkomunikasi karena manusia adalah makhluk sosial yang tidak bisa hidup sendiri, manusia perlu berkomunikasi untuk membangun kontak sosial dengan orang disekitar kita, seperti yang diungkapkan oleh Thomas M Scheidel, bahwa :
“ kita berkomunikasi untuk menyatakan dan mendukung identitas-diri untuk membangun kontak sosial dengan orang disekitar kita, dan untuk mempengaruhi orang lain untuk merasa, berpikir, atau berperilaku seperti yang
kita inginkan.”1
Melalui berkomunikasi kita menciptakan hubungan dengan orang lain, membangun kontak sosial, fungsi komunikasi itu sendiri adalah untuk fungsi sosial dan fungsi pengambilan keputusan, dalam fungsi sosial kita melibatkan pertukaran informasi dengan orang lain, sedangkan fungsi pengambilan keputusan, kita berkomunikasi untuk mempertimbangkan apa yang akan kita lakukan, yakni bisa berkonsultasi dulu dengan orang lain untuk pengambilan keputusan. Melalui komunikasi kita juga dapat mempengaruhi orang lain untuk berpikir, bertindak dan berperilaku seperti apa yang kita inginkan.
2.1.1 Pengertian Komunikasi
Kata komunikasi dalam bahasa inggris adalah “communication” kata ini berasal dari kata latin “communis” yang berarti “sama” atau “communicare” yang berarti “ membuat sama” (to make common). Jadi komunikasi disini berkenaan dengan suatu konsep yang menyarankan bahwa sesuatu pikiran, makna atau suatu pesan dianut secara “sama” atau memiliki arti yang sama.
Komunikasi itu sendiri memiliki banyak definisi, walaupun begitu tidak ada definisi yang benar ataupun salah tergantung dari manfaat dan kondisinya. Definisi menurut Arni Muhammad “ Komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun non verbal antara si pengirim dengan si penerima pesan untuk mengubah tingkah laku”2.
Berdasarkan definisi yang dibuat oleh kelompok sarjana komunikasi yang mengkhususkan diri pada studi komunikasi antar manusia bahwa :
“Komunikasi adalah suatu transaksi, proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan membangun hubungan antar sesama manusia, melalui pertukaran informasi, untuk menguatkan sikap dan tingkah laku
orang lain, serta berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu”3
Berkaitan dengan kedua definisi diatas dapat diketahui bahwa komunikasi itu adalah pertukaran pesan oleh pengirim ke penerima pesan. Baik pengirim pesan dan penerima pesan bisa dikatakan sebagai individu, kelompok, atau organisasi, pesan yang disampaikan bisa berupa simbol, lambang dan informasi
2Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Jakarta: PT Bumi Aksara, 2009, hal 4
Message Pesan Channel media Receiver penerima Effects efek
yang bertujuan untuk mengubah tingkah laku, baik efek afektif, kognitif maupun mengubah perilaku.
Lasswell menampilkan model komunikasi yang terdiri dari lima unsur yaitu : “who says what in which channel to whom with what effect”.
Model komunikasi lasswell berupa ungkapan verbal, yakni:
1. Who Siapa
2. Says What Mengatakan apa
3. In Which Channel Melalui media apa
4. To Whom Kepada siapa
5. With What Effect? Efek yang dihasilkan
Model laswell sering diterapkan pada komunikasi massa, yaitu who adalah “penjaga gerbang”, says what adalah pesan, in which channel apa saluran komunikasinya, to whom (khalayak) dan with what effect adalah akibat yang ditimbulkan oleh pesan tersebut.
Pendapat laswsel ini juga dikenal dengan model proses komunikasi S-M-C-R-E yang digambarkan sebagai berikut :
Source sumber
Model Proses Komunikasi S-C-M-R-E
Bila dihubungkan dengan kegiatan Public Relations, maka dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Sumber atau komunikator
Dalam hal ini sumber atau komunikator adalah Public Relations yang bertindak sebagai moderator antara perusahan dengan publiknya dalam menyampaikan pesan-pesan perusahaan.
Pesan adalah sesuatu yang disampaikan oleh komunikator melalui media komunikasi, pesan ini dapat berupa ide, gagasan, informasi
2. Media
Media merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan.
3. Komunikan
Komunikan adalah sasaran komunikator dalam menyampaikan pesannya 4. Efek
Efek adalah dampak atau respon yang diperoleh dari komunikan ketika menerima pesan yang disampaikan oleh komunikator. Respon yang diterima dapat berupa respon positif maupun negatif.
2.1.2 Fungsi Komunikasi
Seperti yang telah diuraikan bahwa komunikasi merupakan suatu bentuk kegiatan interaksi diantara sesama manusia, menurut deddy mulyana komunikasi memiliki fungsi yaitu :
1. Komunikasi Sosial,
Komunikasi berperan penting untuk membangun konsep diri, aktualisasi diri, untuk kelangsungan hidup, memperoleh kebahagiaan dan terhindar dari tekanan dan ketegangan, antara lain dengan komunikasi yang bersifat menghibur, dan memupuk hubungan dengan orang lain, melalui komunikasi kita bekerja sama dengan anggota untuk mencapai tujuan bersama.
2. Komunikasi Ekspresif,
komunikasi ini dapat dilakukan baik sendiri maupun kelompok, dalam komunikasi penyampaikan perasaan – perasaan (emosi) dilakukan melalui komunikasi non verbal. contoh mengirimkan karangan bunga dan kado sebagai ucapan ulang tahun.
3. Komunikasi Ritual,
biasanya dilakukan secara kolektif, contohnya: berdoa, upacara bendera, naik haji adalah kegiatan ritual. mereka yang berpartisipasi dalam komunikasi ritual tersebut menegaskan kembali komitmen mereka kepada tradisi keluarga, suku,bangsa, negara dan agama mereka.
4. Komunikasi Instrumental,
komunikasi instrumental mempunyai tujuan umum: menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan, mengubah perilaku atau menggerakan tindakan, dan juga untuk menghibur.4
4Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi : Suatu pengantarStrategi, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya,
2.2 Komunikasi Organisasi
2.2.1 Pengertian Komunikasi Organisai
Menurut Deddy Mulyana pengertian Komunikasi organisasi adalah pola pengorganisasian yang terjadi dan bagaimana caranya dari mereka yang terlibat dalam proses tersebut itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang terjadi.5
Sedangkan pengertian komunikasi organisasi menurut Goldhaber seperti yang ditulis oleh Arni Muhammad dalam bukunya Komunikasi Organisasi adalah sebagai berikut, “organizational communications is the process of creating and exchanging messages within a network of interdependent
relationship to cope with environmental uncertainty “6. Atau dengan kata lain
komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.
Redding dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. 7.
5Deddy Mulyana, Komunikasi Organisasi : Strategi meningkatkan Kinerja Perusahan, Bandung:
PT. Remaja Rosdakarya, 2005, cetakan ke empat hal 33
6Arni Muhammad, Op. cit., hal. 67 7Arni Muhammad, Op. cit., hal. 65
Sedangkan Zelko dan Dance mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung dan mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal8. Yang dimaksud dengan komunikasi internal disini adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri, seperti komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi dari atasan kepada bawahannya, komunikasi sesama karyawan yang sama tingkatnya. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap lingkungan luarnya. Seperti antara organisasi dengan pemerintah, customer, pemasok, dll.
Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi organisasi, tetapi dari pengertian diatas dapat ditarik suatu kesimpulan, bahwa :
a. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal,
b. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media.
c. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya dan keterampilan/skillnya.
Jadi, komunikasi organisasi itu sendiri adalah suatu pengiriman dan penerimaan arus informasi dalam suatu organisasi yang kompleks yang didalamnya dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal.
2.3 Public Relations
2.3.1 Pengertian Public Relations
Memahami Public Relations melalui satu atau dua definisi tidaklah mudah, karena sebuah definisi yang ada mungkin tidak mampu menggambarkan substansi kegiatan humas sesungguhnya. Terdapat begitu banyak definisi PR baik itu dari praktisi, penulis buku maupun sejumlah organisasi praktisi humas diberbagai belahan dunia. Namun demikian, jika ditelusuri lebih jauh sejumlah definisi mempunyai banyak persamaan satu sama lainnya, cara mengungkapkannya saja yang berbeda.9
Definisi PR Menurut (British) Institute of Public Relations (IPR):
“ PR adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (goodwill) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap
khalayaknya”.10
Sedangkan menurut Frank Jefkins “PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu kedalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian”
9I Gusti Ngurah Putra. Manajemen Hubungan Masyarakat. Yogyakarta :Universitas Atma
Jaya.1999, hal. 1
Dari kedua definisi diatas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa pada prinsipnya public relations adalah suatu kegiatan yang terencana dan berkesinambungan antara suatu organisasi dengan publiknya baik kedalam (internal) maupun keluar ( eksternal) untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang berdasarkan saling pengertian.
Public Relations juga dinyatakan sebagai fungsi manajemen yakni menganalisis, memberi masukan kepada pemimpin organisasi serta menerapkan program-program yang terencana, seperti pernyataan yang ditetapkan berdasarkan pertemuan asosiasi-asosiasi PR di seluruh dunia di Mexico City pada bulan agustus 1978, mendefinisikan PR sebagai berikut:
”Praktik PR adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial yang menganalisis berbagai kecenderungan, memperkirakan setiap kemungkinan konsekuensinya, memberi masukan dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, serta menerapkan program-program tindakan yang terencana untuk melayani
kebutuhan organisasi dan kepentingan khalayaknya”11
2.3.2 Fungsi Public Relations menurut Cutlip & Centre, and Canfield : 1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan
bersama
2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran.
3. Mengidentifikasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya.
4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama 5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dan mengatur arus
informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif kedua belah pihak.12
Dari pemaparan dan fungsi Public relations diatas dapat ditarik suatu kesimpulan, bahwa fungsi PR adalah sebagai salah satu kegiatan yang mendukung kegiatan utama manajemen, baik dalam mengidentifikasikan opini, membina hubungan baik dengan publiknya dan juga menciptakan komunikasi dua arah demi tercapainya tujuan organisasi dan citra positif kedua belah pihak.
2.3.3 Khalayak Utama Public Relations :
Menurut Frank Jefkins ada 10 khalayak utama PR dari suatu organisasi a. Masyarakat luas
b. Calon Pegawai atau anggota c. Para pegawai atau anggota
d. Pemasok jasa dan berbagai macam barang
12Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi.Jakarta: PT RajaGrafido
e. Para investor – pasar uang f. Para distributor
g. Konsumen dan pemakai produk organisasi h. Para pemimpin pendapat umum
i. Serikat serikat pekeja j. Media massa.13
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengenali serta menetapkan unsur masyarakat luas yang menjadi khalayaknya, penetapan khalayak ini dimaksudkan untuk mengidentifikasikan segmen khalayak yang paling tepat untuk dijadikan sasaran suatu program PR, penetapan ini juga membantu untuk menciptakan skala prioritas yang berkaitan dengan keterbatasan anggaran, selain itu juga bermanfaat dalam menentukan media dan tekhnik PR yang paling tepat dan pesan yang disampaikan dapat di terima dan berjalan dengan efektif.
Khalayak internal adalah setiap kelompok atau individu yang berada didalam perusahaan yang memiliki peran dalam menentukan keberhasilan perusahaan, seperti pemegang saham, manajemen dan top executive, karyawan dan keluarga karyawan.14
Komunikasi dengan khalayak internal bertujuan untuk menciptakan hubungan yang harmonis dan saling pengertian antara khalayak internal dengan perusahaan, sehingga akan menciptakan suasana dan iklim komunikasi yang kondusif dan sehat.
13Jefkins, Op.cit.hal 81 14Ibid, Jefkins, hal. 80
2.4 Media Internal
2.4.1 Definisi Media Internal
Media merupakan bentuk jamak dari medium. Menurut A Rumanti dalam bukunya yang berjudul “ dasar-dasar Public Relations”, Media Public Relations adalah berbagai macam sarana penghubung yang dipergunakan seorang PR dengan publiknya, yaitu publik internal maupun publik eksternal.
Media komunikasi internal adalah media yang digunakan untuk mengkomunikasikan suatu informasi kepada pendengar atau pembaca (audiencdae) baik cetak ataupun elektronik.15
Pentingnya mengunakan media internal dikarenakan, terkadang untuk menjangkau khalayak internal , adakalanya penggunaan media massa melalui pers, radio, atau televisi tidak lagi sesuai karena hanya akan memboroskan anggaran dan tidak tepat sasaran
2.4.2 Tujuan dan Fungsi Media Internal
Tujuan diterbitkannya media internal oleh perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Memberikan informasi kepada karyawan mengenai kebijaksanaan dan
kegiatan perusahaan
2. Menekan kebutuhan dan hasil yang diinginkan oleh karyawan 3. Membantu meningkatkan semangat kerja dan loyalitas
4. Memberikan informasi kepada karyawan mengenai produk dan operasional 5. Memperbaiki hubungan perburuhan16.
Dari paparan diatas, dapat diketahui bahwa media internal memiliki tujuan yan penting bagi perusahaan salah satunya adalah dalam pemberian informasi baik kebijakan baru maupun kegiatan perusahaan tentunya bisa juga untuk menyebarkan berita positif yang telah diraih oleh perusahaan sehingga dapat menimbulkan semangat kerja dan juga loyalitas pegawai.
Dalam Media Internal, informasi yang terkandung didalamnya harus mempunyai fungsi bagi pembacanya, fungsi tersebut adalah :
1. Fungsi Informatif, artinya materi publikasi berfungsi informatif apabila materi itu menambah pengetahuan baru bagi pembaca.
2. Fungsi edukatif, materi publikasi berfungsi edukatif apabila informasi memperlihatkan kepada pembaca tentang cara baru untuk melakukan sesuatu kegiatan atau cara baru untuk mengatasi suatu masalah.
3. Fungsi Hiburan, materi publikasi berfungsi menghibur apabila informasi yang dikandung memberikan ganjaran psikologis.17
16H Freizer Moore. Hubungan Masyarakat : Prinsip, Kasus dan Masalah. PT. Remaja Rosdakarya
Bandung. 1998. Hal 291
17Uchjana, Onong, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 1994,
2.4.3 Bentuk – bentuk Media Internal
Menurut Frank Jefkins bentuk-bentuk media dapat dibedakan sebagai sebagai berikut :
a. Jurnal Internal (House Journals) b. Video
c. Slide
d. Kaset-kaset rekaman audio
e. Kursus-kursus pendidikan tambahan f. Ucapan-ucapan lisan
g. Seminar dan konferensi h. Eksibisi Khusus
Istilah “jurnal” diartikan secara luas yakni sebagai terbitan atau bahan cetakan yang diterbitkan secara teratur. Jadi jurnal internal disini adalah jurnal yang diterbitkan untuk kalangan sendiri dan ditujukan untuk khalayak internal perusahaan yaitu karyawan.
Menurut Frank Jefkins dalam bukunya “Public Relations”Jurnal Internal dapat dibedakan menjadi berikut :
1. Majalah : Jurnal Internal dengan format majalah, Isinya kebanyakan adalah tulisan fitur dan ilustrasi, biasa dicetak dengan menggunakan teknik lithografi atau photogravure.
2. Koran, mirip dengan koran tabloit, isinya terdiri dari berita yang disisipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi.
3. Newsletter, Jumlah halamannya biasanya sedikit yakni 2 hingga 8 halaman, biasanya berukuran A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar.
4. Majalah Dinding, Bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding, biasa digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal.18
2.4.4 Merancang Jurnal Internal
Menurut Frank Jefkins , hal-hal yang perlu diperhatikan dalam merancang jurnal internal, yaitu :
a. Cakupan pembaca
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam cakupan pembaca adalah : b. Siapa yang akan membaca media ini ?
Apakah yang membaca itu dari kalangan top level management, staff atau karyawan.
c. Haruskah masing-masing pembaca disediakan jurnal khusus misalnya jurnal untuk karyawan berbeda dengan jurnal pimpinan?
d. Bagaimana dengan jangkauan pembacanya? e. Kuantitas
Berapa banyak eksemplar yang harus dicetak untuk sekali penerbitan f. Frekuensi
periode penerbitan jurnal internal apakah diterbitkan secara teratur dalam harian, mingguan,bulanan atau 3 bulanan sekali.
g. Kebijakanan
Kebijakan berkaitan dengan tujuan diterbitkannya jurnal internal. h. Judul
Nama jurnal dan judul harus terlihat mencolok dan berbeda dan sesuai dengan latarbelakang perusahaan tersebut
i. Proses Percetakan
Berkaitan dengan beberapa faktor penting seperti format jurnal, jumlah halaman, pemakaian warna, jumlah gambar atau foto, kualitas percetakan yang dibutuhkan. Apakah jurnal ini dicetak secara fotogravure atau lithografi.
j. Gaya dan Format
Berkaitan dengan ukuran halaman, jumlah kolom perhalaman, hitam-putih atau berwarna,bentuk huruf jumlah ilustrasi, dan tak kalah penting adalah keseimbangan antara berita dan penulisan feature.19
2.5 Majalah
Majalah berbeda dengan surat kabar, majalah mempunyai pembaca lebih sedikit dan lebih menspesialisasikan produknya sesuai dengan segmen pembacanya. Misal : majalah wanita (femina, kartini) , majalah pria (menshealth, FHM), majalah anak-anak (bobo, Aku Anak Saleh), majalah bisnis ekonomi (SWA) Majalah Musik (Kord) , majalah internal (Mandiri Majalah)
2.5.1 Kekuatan dan kelemahan Majalah
Bila dibandingkan dengan koran, maka majalah memiliki beberapa kelebihan diantaranya adalah :
a. Kekuatan Majalah :
1. Publik sasaran, majalah dapat menjangkau khalayak tertentu yang lebih terspesialisasi,contoh : majalah bisnis ekonomi, majalah wanita, dll
2. usia edar lebih panjang, yakni dua mingguan, bulanan (monthly), dua bulanan.
3. kualitas visual lebih menarik, majalah banyak menampilkan ilustrasi gambar dan foto, terkadang juga menampilkan karikatur dalam mendukung penyampaian informasi.
4. Dapat menjadi media yang efektif dalam promosi penjualan, usia media yang relatif lebih lama memungkinkan majalah dapat dibaca secara berulang sehingga iklan/promosi yang terdapat didalamnya bertahan lebih lama.
b. Kelemahan Majalah
Selain memiliki kelebihan dibanding koran, majalah juga memiliki kelemahan yaitu diantaranya :
1. Biaya tinggi
Kertas kualitas yang baik dan eksemplar uang terbatas menyebabkan biaya produksi majalah lebih tinggi dibandingkan dengan korerbitan / tabloit.
2. distribusi
Jika jaringan distribusi majalah tidak tepat akan menyebabkan majalah itu akan tertumpuk saja.20
2.6 Kebutuhan Informasi
Pengertian kebutuhan menurut Philip Kotler adalah keadaan yang ditandai dengan perasaan kekurangan atau keinginan perwujudan tindakan tertentu. Dengan demikian kebutuhan merupakan perasaan kekurangan didalam diri organisme, yang diperlukan guna memperbaiki kehidupan dan dirinya sendiri.21Definisi informasi menurut Gordon B Davis, adalah “ data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang “ 22.
Kebutuhan yang diperlukan oleh karyawan adalah informasi, sedangkan informasi yang diinginkan adalah informasi yang lengkap, akurat, terkini dan mudah dipahami. Informasi yang dibutuhkan juga adalah informasi yang berisi pengetahuan. Pengetahuan yang dimaksud adalah tentang kegiatan atau kebijakan baru perusahaan, melalui “Mandiri Majalah” diharapkan karyawan mendapatkan pengetahuan mengenai informasi terbaru perusahaan, tips-tips kerja, kebijakan
20Maya A Rumanti. Dasar-dasar Public Relations. Jakarta : Gramedia, 2002, hal 126 21Philip Kotler, Manajemen Pemasaran,Jakarta : Salemba Empat, 1995, hal 304
22Gorden B. Davis. Management Information System; Conceptual Fundation Structure and
dan produk baru perusahaan sehingga dengan membaca “Mandiri Majalah” kebutuhan informasi mereka dapat terpenuhi, wawasan mereka bertambah dan dapat bermanfaat dalam pekerjaan mereka.
George R Terry, PhD menjelaskan, “Berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek” yaitu :
a. Tujuan si penerima, apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu harus dapat membantu komunikan dalam usahanya untuk mendapatkannya.
b. Ketelitian peyampaian dan pengolahan data. Penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan.
c. Waktu. Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu sendiri.
d. Ruang dan tempat. Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.
e. Bentuk. Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang ada hubungannya.
f. Semantik. Agar informasi efektif harus ada hubungannya antara kata-kata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah penafsiran.
Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula.23
Kebutuhan informasi karyawan tentunya berkaitan dengan berbagai hal yang berkaitan dengan kelancaran menyelesaikan pekerjaan, dan pengembangan diri karyawan. Informasi yang berada dalam “Mandiri Majalah” dan media internal lainnya akan membuat karyawan tenang karena tidak ketinggalan informasi, dengan membaca “Mandiri Majalah” setidaknya karyawan dapat mendapatkan informasi seputar kegiatan perusahaan, informasi produk dan informasi penting lainnya.
Menurut Onong, informasi yang diperlukan haruslah memuat nilai-nilai antara lain sebagai berikut :
1. Nilai informatif, berfungsi informatif apabila materi tulisan menambah pengetahuan bagi para pengguna atau pembaca,
2. Nilai edukatif, berfungsi edukatif apabila materi tulisan memperkenalkan kepada pembaca tentang cara baru untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu masalah, 3. Nilai rekreatif, berfungsi menghibur apabila memberikan hiburan
bagi para penggunanya.24
23George R. Terry. Office Management and Control, fourth edition.Illionis : Richard D Irwin Inc,
Homewood P.21
24Onong U. Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung, PT. Remaja Rosdakarya 1994,
Media yang digunakan dalam kehidupan sehari-hari seperti majalah, tentunya memiliki fungsi informasi, edukasi dan rekreasi, berdasarkan fungsi informasi media tersebut memberikan pengetahuan-pengetahuan, pengetahuan tersebut dapat melengkapi pengetahuan yang sudah ada sebelumnya, atau jika pembaca majalah belum memiliki pengetahuan, maka informasi tersebut dapat menjadi pengetahuan baru, seperti kebijakan baru, kegiatan perusahaan, informasi produk, pengumuman atau hal-hal lain yang penting untuk diketahui oleh karyawan, sedangkan fungsi edukasi, informasi yang terdapat dalam majalah dapat memberikan/memperkenalkan cara baru dalam melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu masalah berupa kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, tips-tips, peraturan baru, serta cara baru dalam menyelesaikan masalah, sedangkan fungsi rekreasi adalah, dengan membaca “Mandiri Majalah” dapat memenuhi kebutuhan hiburan, seperti mengisi waktu luang, pelepas kejenuhan, memenuhi kebutuhan emosi, pengalaman-pengalaman lucu, gambar/ilustrasi yang menarik dan lain sebagainya.
2. 7 Efektivitas Komunikasi
Efektifitas dapat diartikan sebagai dampak atau semua jenis perubahan yang terjadi dalam diri seseorang setelah menerima suatu pesan dari suatu sumber.
Perubahan tersebut meliputi perubahan sikap, perubahan perubahan pengetahuan, dan perubahan perilaku nyata25
Menurut Rosady Ruslan, pada hakekatnya, efektifitas dapat diartikan sebagai derajat keberhasilan suatu organisasi dalam usaha mencapai apa yang menjadi tujuan suatu organisasi atau kelompok. Apabila dihubungkan dengan komunikasi maka komunikasi yang efektif adalah bagaimana penyebar pesan (komunikator) dengan penerima pesan (komunikan) dapat menimbulkan suatu pengertian yang sama tentang suatu pesan (efek) perubahan yang terjadi disebut efek positif atau efektivitas.26
Tingkat efektifitas komunikasi dari humas internal sangat dipengaruhi oleh : 1. Keterbukaan dari pihak manajemen
2. Kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting sebuah komunikasi dengan para karyawan atau para pegawai
3. Kesadaran seorang manajer Humas (Komunikasi) yang tidak hanya ahli dan pengalaman tetapi juga harus didukung beberapa sumber – sumber daya teknis dan modern.
Dalam hal kaitannya dengan penelitian ini, dapat dikatakan bahwa komunikasi dua arah yang efektif harus dipandang sebagai satu-satunya alat manajemen humas (Public Relations) dalam pengembangan organisasi atau perusahaan, sehingga umpan balik yang diciptakan akan memberi dan
25Andre Harjana, Audit Komunikasi: Teori dan Praktek, Jakarta: PT Grasindo, 2000, hal 2 26Rosady Ruslan, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations. PT. Raja Grafindo Persada, 2000,
membawa pengaruh perbaikan, perubahan dan perkembangan sebagai efeknya.
Proses efek komunikasi tersebut pada individu umumnya secara konkrit dapat diklarifikasikan sebagai berikut
1. Menerima Ide, Melaksanakan dan menganjurkan kepada orang lain 2. Bisa menerima dan melaksanakan (tanpa merumuskan
penganjurannya) 3. Ide tidak diterima
4. Ide ditolak bahkan memikirkan kemungkinan mengambil saran anjurannya.27
Suatu media dinyatakan efektif apabila adanya suatu perubahan sikap yang terjadi didalam diri penerima, karena menerima suatu pesan dari suatu sumber, serta menghasilkan efek-efek perubahan sebagai yang diharapkan oleh sumber. Perubahan yang dimaksud dapat meliputi perubahan sikap, perubahan pengetahuan dan perubahan perilaku nyata, perubahan dipihak penerima ini akan diketahui dari tanggapan yang diberikan sebagai umpan balik.28 Efek ini berbeda dengan kelakuan, meskipun keduanya ada keterkaitan satu dengan yang lainnya. Sedangkan efek “afektif” adalah proses yang mengarah pada berbagai perasaan dan emosi tertentu
27Andre Hardjana, Audit Komunikasi, Jakarta, PT Grasindo 1992, hal 3
28Onong U. Effendy, Human Relations dan Public Relations, Bandung, Mandar Maju, 1993, hal
Onong mengemukakan media komunikasi dikatakan efektif apabila media tersebut memungkinkan adanya komunikasi dua arah antara komunikator dengan komunikan, informasi dari komunikator dapat sampai pada komunikan secara merata, dapat memenuhi kebutuhan informasi, edukasi dan hiburan bagi komunikan dan dapat dicapai tujuan-tujuan yang dikehendaki komunikator baik efek perubaan pendapat, sikap, atau perilaku.29
Jika media digunakan atau dibaca oleh khalayaknya bagaimanapun intensitsnya, dapat memberikan efek. Efek tersebut timbul setelah meilhat dan membaca suatu informasi, pemberitaan, peristiwa baik yang dikemas dalam bentuk tulisan maupun gambar dalam sebuah media.
Arti Efektifitas sendiri adalah menyangkut bagaimana penerima melakukan tindakan sesuai dengan makna yang diinginkan si pengirim30
Secara umum Akibat atau efek atau hasil komunikasi tersebut dapat terjadi dalam tiga tahap yaitu :
1. Efek kognitif yaitu tahap pengenalan atau pencarian informasi. Dalam tahap ini komunikator menyampaikan atau memperkenalkan suatu informasi kepada komunikan atau penerima dengan adanya informasi ini komunikan akan mengenal bahkan diharapkan memahami sekaligus akan merubah pengetahuannya yang semula tidak tahu atau belum tahu menjadi
29Ibid 212
30Henry Subiakto. Studi efek media massa dalam komunikasi politik. Jakarta : Grasindo, 1996.
tahu atau paham, tujuan atau efek dalam tahap ini disebut dengan perubahan pengetahuan
2. Efek afektif yaitu tahap pembentukan sikap atau perasaan. Dalam tahap ini diharapkan komunikan mendukung informasi atau gagasan yang disampaikan atau ditawarkan oleh komunikator. Dengan demikian akan terjadi perubhan persaan dalam diri komunikan, setuju atau tidak setuju atas gagasan tersebut, atau dengan kata lain terjadi perubahan dan pembentukan sikap dari komunikan, mungkin mereka bersikap mendukung atau menolak gagsan yang dismpaikan komunikator. Tujuan atau efek dalam tahap ini disebut dengan perubahan atau pembentukan sikap.
3. Efek konatif yaitu sikap tahap pembentukan atau perubahan perilaku, dalam tahap ini komunikan diharapkan melakukan tindakan sebagaimana yang diharapkan oleh pesan yang disampaikan komunikator,dengan demikan akan terjadi perubahan atau pembentukan perilaku komunikan.perilaku ini dpaat sesuai atau tidak sesuai dengan pesan yang disampaikan, tetapi sumber atau komunikator mengharap terjadi perilaku yang sesuai dengan pesan, tujuan atau efek komunikasi dalam tahap ini disebut perubahan atau pembentukan perilaku.31
31Mastoni Sani, Sumarto Prayitno, Dasar-dasar komunikasi Penyuluhan, Universitas Terbuka,
2.8 Karyawan
Karyawan adalah orang yang bekerja pada suatu lembaga (kantor, perusahaan, dsb) dengan mendapat gaji atau upah, karyawan adalah meliputi semua orang yang bekerja atau menunjang suatu organisasi, yakni mulai dari puncak pimpinan (pihak manajemen) sampai kepada pihak pelaksana operasioanal (pegawai), mereka bisa terpusat di satu gedung atau pula terpencar dibeberapa daerah atau tempat dengan variasi jabatan disertai dengan variasi pendapatan, status, sosial,etnis dan unsur lainnya.32
Dari definisi diatas, peneliti menarik suatu kesimpulan bahwa karyawan adalah orang-orang yang bekerja pada suatu instansi untuk melakukan tugas dan pekerjaannya serta mendapatkan upah/gaji
