06001 MP Pengendalian Dokumen & Rekaman THP

(1)

Manual Prosedur

Pengendalian Dokumen dan

Rekaman

JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN

FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

(2)

i

Manual Prosedur

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Jurusan Teknologi Hasil Pertanian

Fakultas Teknologi Pertanian

Universitas Brawijaya

Kode Dokumen

: 01001 06001

Revisi

: 4

Tanggal

: 25 Juli 2016

Diajukan oleh

: Ketua UJM THP

Rosalina Ariesta Laeliocattleya, S.Si, M.Si

NIK. 20130987 0325 2 001

Dikendalikan oleh : Sekretaris Jurusan

Kiki Fibrianto, STP, M.Phil, Ph.D

NIP. 19820206 200501 1 001

Disetujui oleh

: Ketua Jurusan

(3)

1 1. Tujuan :

1.1 Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen

maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi.

1.2 Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara

memadai.

2. Ruang Lingkup :

Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti

Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job

Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar internal yang

berkaitan dengan mutu.

3. Tanggung Jawab :

Ketua Jurusan dan pengurus pengendalian dan perekaman dokumen bertanggung jawab menentukan dan membatasi masa berlaku dokumen.

4. Definisi :

4.1 Produk Jurusan adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi

peningkatan nilai (creating value) sesuai dengan manual mutu

4.2 Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi UJM

THP FTP UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku

4.3 Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian

Rencana strategis THP FTP UB 2008-20011 dan sasaran mutu UJM THP FTP UB

4.4 Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan

sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk universitas/fakultas meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang sedangkan untuk jurusan/program studi adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu.

4.5 Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan

tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar

4.6 Dokumen Standar Internal adalah dokumen yang berkaitan dengan mutu Jurusan

selain Manual Mutu, Rencana Mutu, Dokumen Mutu, Instruksi Kerja.

4.7 Dokumen Level I ialah Dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu.

4.8 Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja

5. Garis Besar Prosedur :

5.1 Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus

disetujui dan disahkan pada Ketua Jurusan. Dikaji ulang oleh Sekretaris Jurusan dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan.

5.2 Sekretaris Jurusan dengan dibantu oleh Bagian Administrasi Jurusan menerbitkan dan

menggandakan dokumen.

5.3 Pendistribusian dokumen dilakukan oleh Staf Administrasi Jurusan dengan mengacu

pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen.

5.4 Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan

memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan stempel

KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung

(4)

2

5.5 Instruksi Kerja disiapkan oleh staf UJM THP UB berkoordinasi dengan bagian terkait,

ditinjau untuk disetujui oleh Ketua Jurusan. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh UJM THP UB, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, UJM THP UB mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali.

5.6 Dokumen level I dan level II dibuat oleh UJM THP UB dan sebelum diterbitkan harus

disetujui oleh Ketua Jurusan.

5.7 Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus

dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.

5.8 Identitas dokumen harus memenuhi kaidah sebagai berikut:

 Judul/Nama

 Nomor

 Tanggal penerbitan

 Persetujuan yang berwenang

 Status perubahan (Revisi)

Cara pemberian kode dokumen di Jurusan Teknologi Hasil Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya mengikuti dan menyesuaikan dengan tata cara yang dibuat Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya.

5.9 Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan Nomor Status Perubahan.

No.

Jenis Dokumen

Kode PJM

1. Visi Misi Jurusan

01001 01000

2. Rencana Strategis Jurusan

01001 02000

3. Program Kerja

01001 03000

4. Pedoman Pendidikan

01001 04000

5. Manual Mutu (Spesifikasi

PS & Kompetensi Lulusan)

(5)

3

5.10 UJM THP UB harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut :

 Peta lokasi file dokumen (site map)

 Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang.

5.11 Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen

terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.

5.12 Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data

terkait diperbarui.

5.13 DokumenTerkendali/Tidak Terkendali

Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.

5.14 Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian

Rekaman. Sekretaris UJM THP UB dan Bagian Administrasi harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara oring c akan ditinjau oleh UJM FTP UB.

5.15 Dalam pengendalian rekaman, identitas yang harus diberikan adalah sebagai berikut:

 Judul/Nama

 Nomor

 Tanggal penerbitan

 Persetujuan yang berwenang

 Status perubahan (Revisi)

5.16 Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan Nomor Status Perubahan pada sampul

atau oring

5.17 UJM THP UB harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut:

 Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang

 Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang

5.18 Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman

atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi.

5.19 Tiap enam bulan sekali Bagian Administrasi melakukan tinjauan rekaman/catatan

(6)

4 6. Bagan Alir :

6.1. Bagan Alir Pengendalian Dokumen

Mulai

Ketua

Jurusan

Menyetujui dan Mengesahkan

Dokumen (1 hari)

Mendistribusikan

Dokumen (2 hari)

Staf Administrasi

Jurusan

Pihak

Penerima

DaftarNomor Dokumen

Menerbitkan

Dokumen (1 hari)

Menggandakan

Dokumen (1 hari)

Dokumen

Mengganti dokumen lama

dengan yang baru (1 hari)

Menyerahkan

Kembali

ke

Sekretaris

Jurusan (1 hari)

Mengendalikan data (2 hari)

Daftar Rekaman Mutu

Merevisi

Isi

Dokumen ( 3 hari )

DaftarPerubahan Dokumen

DaftarDokumenTerkendali

Selesai

Penerima

Dokumen

Penerima

Dokumen

UJM THP UB

Staf Administrasi

Jurusan

Sekretaris

Jurusan

(7)

5 6.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman

Mulai

Menyimpan daftar

distribusi dan memberi

Identitas ( 5 hari )

Borang

Mentabulasi

Data (3 hari)

Daftar Rekaman Mutu

Menyusun

Laporan

dan

Tinjauan

Manajemen (5 hari)

Menganalisa

Data ( 3 hari )

Data Terolah

Laporan

Selesai

Staf Administrasi

Jurusan

Staf Administrasi &

Sekretaris Jurusan

UJM THP UB

Melaksanakan

Kegiatan

Pengendalian

Rekaman (2 hari)

Sekretaris

Jurusan

(8)

6 7. Lampiran

DAFTAR NOMOR DOKUMEN No. Dok. 01001 09001

Revisi 4

Jl. Veteran, Malang, 65145, Indonesia, Telp.: +62-341-560214; Fax.: +62-341-569214 http://www.itp.ub.ac.id E-mail: admin_thp@ub.ac.id

Tgl.

Efektif 25 Juli 2016 Halaman

NO Dokumen / Borang List Dokumen / Borang Kode

1 Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan

THP - 01001 01000

2 Rencana Strategis Jurusan

THP - 01001 02000

3 Program Kerja dan Sasaran

Mutu THP - 01001 03000

4 Pedoman Pendidikan - 01001 04000

5 Manual Mutu Jurusan THP - 01001 05000

6 Manual Prosedur Wajib Manual Prosedur Pengendalian Dokumen

dan Rekaman 01001 06001

Manual Prosedur Pengendalian Produk

Yang Tidak Sesuai 01001 06002

Manual Prosedur Tindakan Korektif dan

Pencegahan 01001 06003

Manual Prosedur Audit Internal Jurusan 01001 06004

7 Manual Prosedur Proses

Manajemen

Manual Prosedur Penanganan Keluhan

dan Evaluasi Pelanggan Jurusan THP-FTP 01001 06101

Manual Prosedur Tinjauan Manajemen

THP 01001 06102

Manual Prosedur Pengembangan Staf

THP 01001 06103

Manual Prosedur Perencanaan

Pengembangan Sarana & Prasarana 01001 06104

Manual Prosedur Penyusunan Renstra

Jurusan 01001 06105

8 Manual Prosedur Pendukung Manual Prosedur Peminjaman Ruang 01001 06201

Manual Prosedur Peminjaman LCD Laptop 01001 06202

Manual Prosedur Pelayanan Ruang Baca 01001 06203

Manual Prosedur Peminjaman Alat Gelas 01001 06204

Manual Prosedur Peminjaman Alat Proses 01001 06205

Manual Prosedur Pemesanan Bahan Kimia 01001 06206

Manual Prosedur Pemakaian Instrumen

Analisa 01001 06207

Manual Prosedur Database Tridharma 01001 06208

Manual Prosedur Layanan Kebutuhan

Umum Jurusan THP 01001 06209

Manual Prosedur Pelayanan Permohonan

Surat Menyurat PS S2 01001 06210

Manual Prosedur Pelayanan Permohonan

Surat Menyurat 01001 06211

Manual Prosedur Kebersihan

Laboratorium 01001 06212

(9)

7

Ilmiah Manual Prosedur Pelayanan Jasa

Pelatihan FPTC 01001 06302

Manual Prosedur Kegiatan Produksi FPTC 01001 06303

10 Manual Prosedur Pengabdian Manual Prosedur Pengabdian Masyarakat

THP 01001 06401

11 Manual Prosedur Penelitian Manual Prosedur Penggunaan

Laboratorium untuk Penelitian 01001 06501

Manual Prosedur Pemakaian Laboratorium

di Luar Jam Kerja untuk Penelitian 01001 06502

Manual Prosedur Penelitian Skripsi 01001 06503

Manual Prosedur Publikasi Ilmiah THP 01001 06504

Manual Prosedur Penelitian Dosen THP 01001 06505

Manual Prosedur Penyusunan Roadmap

Penelitian 01001 06506

Manual Prosedur Integrasi Payung

Penelitian dengan Tugas Akhir Mahasiswa 01001 06507

12 Manual Prosedur Pendidikan

S1

Manual Prosedur Pelaksanaan Kuliah 01001 06601

Manual Prosedur Praktikum 01001 06602

Manual Prosedur Evaluasi Hasil Belajar

(Verivikasi Soal Ujian) 01001 06603

Manual Prosedur Praktek Kerja Lapang (PKL)

01001 06604

Manual Prosedur Skripsi 01001 06605

Manual Prosedur Yudisium 01001 06606

Manual Prosedur Studi Pelacakan Alumni 01001 06607

Manual Prosedur Monitoring dan Evaluasi Studi Mahasiswa

01001 06608

Manual Prosedur Pemakaian Laboratorium untuk Praktikum

01001 06609

Manual Prosedur Perencanaan Jumlah Mahasiswa Baru

01001 06610

Manual Prosedur Penyelesaian Administrasi Laboratorium

01001 06611

Manual Prosedur Pelaksanaan Praktikum FPTC

01001 06612

Manual Prosedur Pengendalian dan Penggunaan Bahan Kimia, Media dan Reagensia

01001 06613

Manual Prosedur Penyusunan dan review

Modul Praktikum 01001 06614

Manual Prosedur Evaluasi Muatan Mata

Kuliah 01001 06615

Manual Prosedur Perbaikan Kurikulum 01001 06616

13 Manual Prosedur Pendidikan

S2

Manual Prosedur Penysunan Proposal

Tesis 01001 06701

Manual Prosedur Pelaksanaan Penelitian

Tesis 01001 06702

Manual Prosedur Penulisan Tesis 01001 06703

Manual Prosedur Kelayakan Dosen dalam

Proses Pembimbingan Tesis 01001 06704

Manual Prosedur Ujian Akhir Tesis 01001 06705

Manual Prosedur Evaluasi Penyusunan

(10)

8

Manual Prosedur Pelaksanaan Tesis 01001 06707

Manual Prosedur Proses Penulisan Tesis 01001 06708

Manual Prosedur Monitoring Evaluasi Kelayakan Dosen dalam Pembimbingan Tesis

01001 06709

Manual Prosedur Evaluasi Ujian Akhir

Tesis 01001 06710

Manual Prosedur Evaluasi Prosedur

Pencegahan Plagiarism 01001 06711

Manual Prosedur Penentuan Dosen

Pembimbing Tesis 01001 06712

Manual Prosedur Seminar Hasil Penelitian

S2 01001 06713

Manual Prosedur Rekruitment S2 (by

Course) 01001 06714

Manual Prosedur Rekruitment S2 (by

research) 01001 06715

14 Istruksi kerja Pendukung Instruksi Kerja Kegiatan Produksi FPTC 01001 07201

Instruksi Kerja Pemesanan Biakan Murni 01001 07202

Instruksi Kerja Pelayanan Umum Jurusan 01001 07203

Instruksi Kerja Pelayanan Permohonan

Surat Menyurat 01001 07204

Instruksi Kerja Pelayanan Permohonan

Surat Menyurat S2 01001 07205

Instruksi Kerja Bagian Umum Jurusan 01001 07206

Instruksi Kerja Pengendalian Bahan

Kimia, Media dan Reagensia 01001 07207

Instruksi Kerja Proses Surat Menyurat S1 01001 07208

Instruksi Kerja Proses Surat Menyurat S2 01001 07209

Instruksi Kerja Kebersihan Laboratorium 01001 07212

15 Instruksi Kerja Pendidikan S1 Instruksi Kerja Kuliah 01001 07601

Instruksi Kerja Praktikum 01001 07602

Instruksi Kerja Penentuan Dosen PKL 01001 07604

01

Instruksi Kerja Ujian Proposal PKL 01001 07604

02

Instruksi Kerja Ujian PKL 01001 07604

03 Instruksi Kerja Penentuan Dosen

pembimbing

01001 07605 01

Instruksi Kerja Seminar Proposal -1 01001 07605

02

Instruksi Kerja Pelaksanaan skripsi 01001 07605

03

Instruksi Kerja Pendaftaran Ujian Akhir 01001 07605

05

Instruksi Kerja Pelaksanaan ujian Skripsi 01001 07606

Instruksi Kerja Penilaian ujian Skripsi 01001 07607

Instruksi Kerja Revisi Naskah Skripsi 01001 07608

Instruksi Kerja Kegiatan Praktikum

Mahasiswa di FPTC 01001 07612

16 IK Pendidikan S2 Instruksi Kerja Penyusunan Proposal tesis

(11)

9 Instruksi Kerja Pelaksanaan Penelitian

Tesis S2 01001 07702

Instruksi Kerja Penulisan Tesis S2 01001 07703

Instruksi Kerja Kelayakan Dosen dalam

Pembimbingan Tesis 01001 07704

Instruksi Kerja Ujian Akhir Tesis 01001 07705

Instruksi Kerja Evaluasi Penyusunan

Proposal Tesis 01001 07706

Instruksi Kerja Evaluasi Pelaksanaan Tesis 01001 07707

Instruksi Kerja Evaluasi Proses Penulisan

Tesis S2 01001 07708

Instruksi Kerja Monitoring Evaluasi Kelayakan Dosen dalam Proses Pembimbingan Tesis

01001 07709

Instruksi Kerja Evaluasi Ujian Akhir Studi

Magister S2 01001 07710

Instruksi Kerja Pencegahan Plagiarisme 01001 07711

Instruksi Kerja Penentuan Dosen

Pembimbing S2 01001 07712

Instruksi Kerja Seminar Hasil Penelitian

S2 01001 07713

Instruksi Kerja Rekruitmen mahasiswa S2

(by course) 01001 07714

17 Dokumen Pendukung Dokumen Pendukung Daftar Manual

Prosedur 01001 08001

Dokumen Pendukung Daftar Instruksi

Kerja 01001 08002

Dokumen Pendukung Daftar Borang 01001 08003

18 Borang-Borang Borang Daftar Nomor Dokumen 01001 09001

Borang Daftar Distribusi Dokumen 01001 09002

Borang Daftar Rekaman Mutu 01001 09003

Borang Daftar Perubahan Dokumen 01001 09004

Borang Daftar Dokumen Terkendali 01001 09005

Borang Daftar Ketidaksesuaian 01001 09006

Borang Laporan Tindakan Korektif dan

Borang Daftar Auditor Internal UJM THP

FTP UB 01001 09008

Borang Rencana Jadwal Audit Internal 01001 09009

Borang Laporan Audit Internal dan Daftar

Ketidaksesuaian 01001 09010

Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan

Borang Formulir Pemilihan Bidang Minat 01001 09012

Borang Lembar Persetujuan Seminar

Reguler/Ekstensi 01001 09013

Borang Permohonan Seminar 01001 09014

Borang Pendaftaran Seminar

Proposal/Hasil Penelitian 01001 09015

Borang Nilai Seminar Proposal /Hasil

Penelitian 01001 09016

Borang Undangan Seminar

(12)

10 Borang Pengumuman Seminar

Reguler/Ekstensi 01001 09018

Borang Daftar Hadir dan Nilai Seminar 01001 09019

Borang Kartu Kegiatan Mengikuti Seminar 01001 09020

Borang Permohonan Ujian Skripsi 01001 09021

Borang Nilai Ujian Skripsi 01001 09022

Borang Pernyataan Revisi Skripsi 01001 09023

Borang Pendaftaran Ujian Skripsi 01001 09024

Borang Bukti Pelunasan SPP 01001 09025

Borang Pernyataan Bebas Pinjaman 01001 09026

Borang Daftar Hadir Rapat Jurusan THP 01001 09027

Borang Berita Acara Rapat Jurusan THP 01001 09028

Borang Pemantauan Penyusunan

Proposal Tesis 01001 09029

Borang Pemantauan Pelaksanaan Tesis 01001 09030

Borang Pemantauan Penulisan Tesis 01001 09031

Borang Kartu Konsultasi Pembimbingan

Tesis 01001 09032

Borang Evaluasi Ujian Akhir Magister

(Tesis) 01001 09033

Borang Pencegahan Plagiarism Tesis 01001 09034

Borang Monitoring dan Evaluasi Hasil

Studi Mahasiswa 01001 09035

Borang Buku Catatan Harian Penelitian

(BCHP) 01001 09036

Borang Buku Pengajuan Surat Keluar Dari

Mahasiswa THP 01001 09037

Borang Form Pengajuan Surat Keluar Dari

(13)

11 DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN No. Dok. 01001 09002

Revisi 0

Tgl.

Efektif 7 Juni 2011 Halaman

Copy Ke Penerima Tanggal Tandatangan

1 Ketua Jurusan

2 Sekretaris Jurusan

3 Ketua UJM

4 Sekretaris UJM

(14)

12 DAFTAR REKAMAN MUTU No. Dok. 01001 09003

Revisi 3

Tgl.

Efektif 3 Agustus 2012 Halaman

Jenis Dokumen Revisi

ke- Tanggal Keterangan

Visi,Misi,dan Tujuan Jurusan THP-FTP 0 14 Juli 2010

Program Kerja dan Sasaran Mutu Jurusan

THP 2008-2012 0 14 Juli 2010

Rencana Strategis Jurusan THP 2008-2012 0 14 Juli 2010

Daftar Dokumen Pendukung 0 24 Juni 2011

Manual Mutu Jurusan THP

0 19 November

2010

Disusun pertama kali, struktur organisasi masih sederhana, proses bisnis belum menggambarkan proses yang terjadi di THP

1 6 Desember

2010

Disusun setelah ada masukan dari Audit internal GJM 6 Desember 2011

2 Penyesuaian format ISO

9001:2008

3 24 Juni 2011

Disusun setelah ada masukan dari Audit PJM UB Siklus 8 (14 Juni 2011) penyesuaian proses bisnis Pendidikan,

Penelitian dan Pengabdian sesuai yang dilakukan di lingkungan THP,

penyempurnaan struktur organisasi dan tupoksi

4 20 September

2011

Penyesuaian format ISO 9001:2008, penyesuaian format standar legalitas PJM UB dan isi berdasar masukan Audit Internal GJM (19 September 2011)

5 23 Februari

2012

Disusun setelah ada masukan Audit PJM UB Siklus 8(26 September 2011) dan workshop penyusunan manual mutu di FTP(2-3 November 2011)

6 7 April 2012

Penyesuaian tupoksi dengan tupoksi dari FTP-UB

7 3 Agustus

2012

(15)

13 bisnis di lingkungan jurusan THP

Manual Mutu Jurusan THP 8 30 Juni 2016

Penyesuaian dengan OTK baru terkait struktur organisasi dan tupoksi

Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman

0 7 Juni 2011 Terbit pertama

1 24 Juni 2011

Penyesuaian format legalitas dan nomor kode dokumen

4 25 Juli 2016 Penyesuaian Kode

Dokumen

Manual Prosedur Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai

1 24 Juni 2011

Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan Jurusan THP

1 24 Juni 2011

Manual Prosedur Audit Internal Jurusan THP

1 24 Juni 2011

Manual Prosedur Pelaksanaan Kuliah

1 24 Juni 2011 Perubahan Nomor Kode

Dokumen

2 20 September

2011

Perubahan halaman pengesahan penyesuaian format standar legalitas PJM UB

Manual Prosedur Praktikum

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Ujian PKL

Dokumen,

2 20 September

2011

Manual Prosedur Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi

Dokumen

2 20 September

2011

(16)

14 PJM UB

Manual Prosedur Pembimbingan Skripsi

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Seminar Proposal

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Seminar Hasil 0 17 Juni 2008 Terbit pertama

Manual Prosedur Pendaftaran Ujian Skripsi

Dokumen

2 20 September

2011

3 25 Januari

2012

Manual Prosedur Ujian Skripsi

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Penentuan Nilai Akhir Skripsi

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Revisi Naskah Skripsi

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Pelaksanaan Yudisium

Dokumen

2 20 September

2011

(17)

15

3 24 Mei 2016 Pelaksanaan yudisium

dilakukan ditingkat jurusan

Manual Prosedur Studi Pelacakan Alumni

Dokumen

2 20 September

2011

3 15 Februari

2012

Manual Prosedur Peminjaman Ruangan

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Peminjaman LCD Laptop 0 17 Juni 2008 Terbit pertama

Dokumen

Manual Prosedur Pelayanan Ruang Baca 0 17 Juni 2008 Terbit pertama

Dokumen

Manual Prosedur Penggunaan Laboratorium untuk Penelitian

Dokumen

2 20 September

2011

3

25 Juli 2016 Perubahan tahapan

prosedur penggunaan lab

Manual Prosedur Pemakaian Laboratorium di Luar Jam Kerja (Lembur) untuk

Penelitian

Dokumen

2 20 September

2011

3 1 April 2016 Penambahan peraturan lembur penelitian

Manual Prosedur Peminjaman Alat Gelas

1 20 September

2011

Perubahan Nomor Kode Dokumen

2

24 Juni 2011

Manual Prosedur Peminjaman Alat Proses

Dokumen

(18)

16

2 2011 pengesahan penyesuaian

format standar legalitas PJM UB

Manual Prosedur Pemesanan Bahan Kimia

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Pemakaian Instrumen Analisa

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Pelayanan Jasa Analisa

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Evaluasi Hasil Belajar

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Penelitian Skripsi

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Publikasi Ilmiah

Dokumen

2 20 September

2011

Manual Prosedur Penanganan Keluhan dan Evaluasi Kepuasan Pelanggan

1 20 September

2011

Manual Prosedur Penelitian Dosen

1 20 September

2011

(19)

17 format standar legalitas PJM UB

Manual Prosedur Pengabdian Masyarakat

1 20 September

2011

Manual Prosedur Tinjauan Manajemen

1 20 September

2011

Manual Prosedur Pengembangan Staf

1 20 September

2011

Manual Prosedur Pelayanan Ruang Baca 2 24 Juni 2011

Manual Prosedur Perencanaan

Pengembangan Sarana dan Prasarana 0

15 Februari

2012 Terbit pertama

Manual Prosedur Monitoring & Evaluasi

Studi Mahasiswa 0

15 Februari

2012 Terbit pertama

Manual Prosedur Penyusunan Roadmap

Penelitian 0

15 Februari

2012 Terbit pertama

Manual Prosedur Penyusunan Database Tri

Darma Dosen THP 0

15 Februari

2012 Terbit pertama

Manual Prosedur Intergrasi Payung

Penelitian dengan Tugas Akhir Mahasiswa 0

15 Februari

2012 Terbit pertama

Manual Prosedur Pemakaian Laboratorium

untuk Praktikum 0

20 Februari

2012 Terbit pertama

Manual Prosedur Pelayanan Jasa Pelatihan

dan Produksi (FPTC) 0

20 Februari

2012 Terbit pertama

Manual Prosedur Perencanaan Jumlah

Mahasiswa Baru 0

20 Februari

2012 Terbit pertama

Manual Prosedur Penyusunan Proposal

Tesis (S2) 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Pelaksanaan Penelitian

Tesis (S2) 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Proses Penulisan Tesis

(S2) 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Kelayakan Dosen dalam

Proses Pembimbingan Tesis (S2) 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Ujian Akhir Studi Magister

(S2) 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Monev Penyusunan

Proposal Tesis (S2) 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Monev Pelaksanaan

Penelitian Tesis (S2) 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Monev Proses Penulisan

(20)

18 Manual Prosedur Monev Kelayakan Dosen

dalam Proses Pembimbingan Tesis (S2) 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Monev Ujian Akhir Studi

Magister (S2) 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Pencegahan Plagiarism 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Plotting Dosen

Pembimbing Tesis (S2) 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Seminar Hasil

Penelitian(S2) 1 15 Maret 2012

Manual Prosedur Kebersihan Laboratorium 1 17 Februari

2016

Perubahan beberapa tahapan prosedur

Manual Prosedur Pengadaan Barang 0 17 Februari

2016 Terbit pertama

Instruksi Kerja Pelaksanaan Kuliah untuk

Ketua Jurusan 0 17 Juni 2008 Terbit pertama

Dosen 0 17 Juni 2008 Terbit pertama

Mahasiswa 0 17 Juni 2008 Terbit pertama

Staf Administrasi Jurusan 0 17 Juni 2008 Terbit pertama

Instruksi Kerja Pelaksanaan Kuliah

1 24 Juni 2011

Penggabungan Instruksi kerja yang sama dengan rincian pihak terkait, Perubahan nomor kode dokumen sesuai format Sistim Koding PJM UB

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

pengesahan sesuai standar legalitas PJM UB

Instruksi Kerja Penanggung Jawab Praktikum- Persiapan Praktikum

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi kerja Ujian PKL

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Intruksi Kerja Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi

1 24 Juni 2011 Penggabungan Instruksi

(21)

19 rincian pihak terkait, Perubahan nomor kode dokumen sesuai format Sistim Koding PJM UB

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Pembimbing Skripsi

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Seminar Proposal

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Seminar Hasil 0 17 Juni 2008 Terbit pertama

Instruksi Kerja Pendaftaran Ujian Skripsi

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Penelitian Skripsi

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Nilai Akhir Skripsi

1 24 Juni 2011

(22)

20 Sistim Koding PJM UB

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Revisi Naskah Skripsi

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Studi Pelacakan Alumni dan Umpan Balik Pengguna

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

3 20 Februari

2012

Instruksi Kerja Peminjaman Ruangan

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Peminjaman LCD Laptop

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Pelayanan Ruang Baca

1 24 Juni 2011

(23)

21

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Penggunaan Laboratorium untuk Penelitian

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Pemakaian Laboratorium di Luar Jam Kerja untuk Penelitian

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Peminjaman Alat Gelas

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Penggunaan Alat Proses

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Pemesanan Bahan Kimia

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

(24)

22

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Pelayanan Jasa Analisa

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Penyelesaian Administrasi Laboratorium

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Penentuan Dosen Pembimbing PKL

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

Instruksi Kerja Pendaftaran Ujian PKL

1 24 Juni 2011

2 20 Sepetember

2011

Perubahan halaman

MP & IK Seminar Hasil Dihapuskan

MP & IK Ujian Skripsi Perubahan pelaksanaan

Ujian Skripsi

MP & IK Ujian PKL Perubahan Pelaksanaan

(25)

23

Instruksi Kerja Evaluasi Hasil Belajar 0

18 Oktober

2010 Terbit pertama

1 24 Juni 2011

Instruksi Kerja Perencanaan

Pengembangan Sarana dan Prasarana 0

15 Februari

2012 Terbit pertama

Instruksi Kerja Monitoring dan Evaluasi

Studi Mahasiswa 0

15 Februari

2012 Terbit pertama

Instruksi Kerja Penyusunan Roadmap

Penelitian 0

15 Februari

2012 Terbit pertama

Instruksi Kerja Penyusunan Database Tri

Darma 0

15 Februari

2012 Terbit pertama

Instruksi Kerja Integrasi Payung Penelitian

dengan Tugas Akhir 0

15 Februari

2012 Terbit pertama

Instruksi Kerja Penggunaan Laboratorium

untuk Praktikum 0

20 Februari

2012 Terbit pertama

Instruksi Kerja Pelayanan Jasa Pelatihan

dan Produksi FPTC 0

20 Februari

2012 Terbit pertama

Instruksi Kerja Perencanaan Jumlah

Mahasiswa 0

20 Februari

(26)

24 DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No. Dok. 01001 09004

Revisi 0

Tgl.

Alasan Perubahan Tanggal Tanda Tangan

Manual Prosedur Seminar Hasil

Ketua UJM Prosedur seminar hasil

ditiadakan, efisiensi waktu bimbingan dan

memperpendek masa penyelesaian skripsi

April 2009

Manual Prosedur Pendaftaran Ujian Skripsi

Ketua UJM Prosedur jadwal ujian

dikoordinasi oleh administrasi jurusan

April 2009

Manual

Prosedur Ujian Skripsi

Ketua Program Studi S1

Ujian skripsi

(menggabungkan seminar hasil dan ujian skripsi)

April 2009

Manual

Prosedur Ujian PKL

Ketua Program Studi S1

Dosen pembimbing sekaligus dosen penguji

2010

Pelaksanaan yudisium di jurusan ditiadakan, gabung dengan pelaksanaan yudisium di fakultas

10 Februari 2010

Revisi 1

Sekretaris

Jurusan Sesuai masukan dari Audit _{internal GJM 6 Desember} 2010

6 Desember 2010

Manual Mutu Jurusan THP Revisi 2

Sekretaris

Jurusan Penyesuaian format ISO _9001:2008

(27)

25 Manual Mutu

Jurusan THP Revisi 3

Sekretaris Jurusan

Masukan dari Audit PJM UB Siklus 8 (14 Juni 2011) penyesuaian proses bisnis Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian sesuai yang

dilakukan di lingkungan

THP, penyempurnaan

struktur organisasi dan

tupoksi

Dokumen mengikuti sistim koding PJM UB

24 Juni 2011

Seluruh Dokumen Instruksi Kerja

Ketua UJM

Perubahan Nomor Kode

Dokumen mengikuti sistim koding PJM UB

Untuk instruksi kerja yang sama digabungkan dengan rincian instruksi pihak yang terlibat

24 Juni 2011

Revisi 4

Sekretaris Jurusan

Penyesuaian format ISO

9001:2008, penyesuaian

format standar legalitas UB dan isi berdasar masukan

Audit Internal GJM

(19 September 2011)

20 September 2011

Seluruh Dokumen Manual Prosedur

Ketua UJM Perubahan halaman

pengesahan mengikuti format standar legalitas PJM UB

20 September 2011

Seluruh Dokumen Instruksi Kerja

Ketua UJM Perubahan halaman

pengesahan mengikuti format standar legalitas PJM UB

(28)

26 DAFTAR DOKUMEN TERKENDALI No. Dok. 01001 09005

Revisi 0

Tgl.

Efektif 7 Juni 2011 Halaman

(29)