BAB I PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Organisasi
Bagian Administrasi Barang Daerah adalah Unit Kerja yang
dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Tebing Tinggi Nomor 12
Tahun 2008 tanggal 14 Nopember 2008. Dengan adanya Peraturan
Daerah ini Bagian Administrasi Barang Daerah telah memiliki satu
kewenangan dengan ketentuan hukum untuk melaksanakan kebijakan
dan rencana-rencana strategis dalam pembangunannya.
Untuk tahun keempat ini Bagian Administrasi Barang Daerah
mempunyai kegiatan yang beragam yang tujuan akhirnya adalah untuk
melaksanakan pengelolaan barang daerah sesuai dengan Peraturan
PerUndang-Undangan.
Bagian Administrasi Barang Daerah dikepalai oleh seorang
Kepala Bagian, yang berkedudukan pada Eselon III.A dan membawahi 3
Sub Bagian yang berkedudukan sebagai eselon IV.A yaitu Sub Bagian
Perencanaan dan Standarisasi, Sub Bagian Pengadaan, Pemeliharaan
dan Penghapusan, dan Sub Bagian Inventarisasi, Pengamanan, dan
Pengendalian. Bagan struktur organisasi beserta data pejabat struktural
Bagian Administrasi Barang Daerah Sekretariat Daerah Kota Tebing Tinggi
BAGAN SUSUNAN ORGANISASI
BAGIAN ADMINISTRASI BARANG DAERAH SEKRETARIAT DAERAH KOTA TEBING TINGGI.
LAMPIRAN : PERATURAN DAERAH KOTA TEBING TINGGI NOMOR : 12 TAHUN 2008
TANGGAL : 14 Nopember 2008
K E P A L A B A G I A N NURLIZA KARTIKA. NIP. 19681004 199802 2 001
Pembina, IV/a
SUBBAG. INVENTARISASI, PENGENDALIAN DAN
PENGAMANAN MAZNAH.
NIP. 19650614 198602 2 003 SUBBAG PERENCANAAN DAN
STANDARISASI HILDA SURYANI LUBIS NIP. 19740518 199803 2 004
Penata Tk.I, III/d
SUBBAG. PENGADAAN, PEMELIHARAAN DAN PENGHAPUSAN
HALIMATUSSAKDIAH, SE NIP. 19820727 200502 1 004
Bagian Administrasi Barang Daerah Sekretariat Daerah Kota Tebing
Tinggi mempunyai tugas membantu Asisten Administrasi Umum dalam
Penyelenggaraan Pemerintahan Kota dibidang Pengelolaan Barang Daerah.
Untuk melaksanakan tugas tersebut Bagian Administrasi Barang Daerah
mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. penyusunan rencana dan program kerja bidang pengelolaan barang daerah;
b. penyiapan bahan koordinasi perumusan kebijakan, penyiapan bahan koordinasi pelaksanaan tugas dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan dan kelurahan (mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, pelaporan serta pelayanan admistratif), bidang pengelolaan barang daerah;
c. penyiapan bahan perumusan kebijakan dan teknis bidang pengelolaan barang daerah;
d. penyiapan bahan pembinaan administrasi sesuai lingkup tugasnya;
e. pelaksananan urusan pengelolaan barang daerah meliputi ; perencanaan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, pembelian penggunaan, pemanfaatan, pengamanan, pemeliharaan, penilaian, penghapusan, penatausahaan, pengawasan dan pengamanan serta pengendalian barang daerah;
f. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan;
g. penyelenggaraan pengadministrasian dan pendokumentasian kegiatan Bagian Administrasi Barang Daerah; dan
h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Realisasi Untuk mewujudkan tugas pokok dan fungsi dari Bagian
Administrasi Barang Daerah Sekretariat Daerah Kota Tebing Tinggi dituangkan
dalam Renstra Sekretariat Daerah Kota Tebing Tinggi.
Data Pegawai/ Staf yang ada pada Bagian Administrasi Barang Daerah
No. N A M A GOL PEND JABATAN 1 Hj. NURLIZA KARTIKA, SE, MSi. IV/a S.2 Kepala Bagian
2 Hj. HILDA SURYANI LUBIS, SP. III/d S.1 Kasubbag. Perencanaan dan Standarisasi
3 MONTGOMERY TRUDO. N II/c D-3 Staf
4 GRACE DONA HARLITA T. II/c D-3 Staf
5 AGUS PURNOMO HADI II/a SMA Staf
6 MAZNAH, SH III/c S.1 Kasubbag. Inventarisasi, Pengendalian dan
Pengamanan
7 MARIYAM, STP. III/a S.1 Staf
8 RICA FRANSISKA SIDABALOK III/a S.1 Staf
9 MEGA PRIMA NOVY III/a S.1 Staf
10 MANATAR PANDAPOTAN L. II/c D-3 Staf
11 SRI WAHYUNI II/b D-2 Staf
12 TRI SUSILA NINGSIH SMA THL
13 HALIMATUSSAKDIAH, SE III/d S1 Kasubbag. Pengadaan, Pemeliharaan dan
Penghapusan
14 MUHAMMAD HARRIS, SH III/a S1 Staf
15 MIRA SILVIA II/c D-3 Staf
16 TAPIP SUNARJO II/b SMA Staf
17 CHAIRUL AMRI II/a SMA Staf
B. Gambaran Umum Lingkup Organisasi
Kepala Bagian Administrasi Barang Daerah merupakan pembantu
pengelola dalam pembinaan dan pelaksanaan pengelolaan barang milik daerah.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Kepala Bagian Administrasi Barang
Daerah bertanggungjawab mengkoordinir penyelenggaraan pengelolaan barang
milik daerah. Siklus pengelolaan barang milik daerah merupakan rangkaian
kegiatan dan/atau tindakan yang meliputi :
a) perencanaan kebutuhan dan penganggaran
b) pengadaan
c) penerimaan, penyimpanan dan penyaluran
d) Penggunaan
f) Pemanfaatan
g) Pengamanan dan pemeliharaan
h) Penilaian
i) Penghapusan
j) Pemindahtanganan
k) Pembinaan, pengawasan dan pengendalian
l) Pembiayaan
m) Tuntutan ganti rugi
Bagian Administrasi Barang Daerah membina dan mengoordinasi seluruh
pengurus barang, penyimpan barang dan penyurus barang pembantu dalam
melaksanakan tugasnya. Pengurus barang bertugas mengurus barang milik
daerah dalam pemakaian pada masing-masing SKPD. Penyimpan barang
bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan barang yang berada pada
SKPD. Pengurus Barang Pembantu bertugas mengurus, menerima, menyimpan
dan menyalurkan barang yang berada pada unit kerjanya seperti sekolah,
puskesmas dan kelurahan.
Bagian Administrasi Barang Daerah mengumpulkan beberapa jenis laporan
pengelolaan barang yang disampaikan pengurus barang dan penyimpan barang
SKPD untuk selanjutnya direkapitulasi menjadi laporan barang tingkat kota
sebagai berikut :
a) Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah (RKBMD)
b) Rencana Kebutuhan Pemeliharaan Barang Milik Daerah (RKPBMD)
c) Daftar Kebutuhan Barang Milik Daerah (DKBMD)
d) Daftar Kebutuhan Pemeliharaan Barang Milik Daerah (DKPBMD)
e) Daftar Pengadaan
f) Daftar Pemeliharaan
g) Daftar Usulan Penghapusan Barang
h) Buku Inventaris Kota
Jumlah pengurus barang, penyimpan barang, dan pengurus barang
pembantu pada SKPD dan Unit Kerja di Kota Tebing Tinggi berjumlah 205 orang
dengan rincian sebagai berikut :
NO. SKPD / UNIT KERJA
JUMLAH
Dinas Kebersihan & Pertamanan Dinas Perhubungan
Dinas Kesehatan
RSUD Dr.H.Kumpulan Pane Dinas Pendidikan
Disporbudpar
Dinas Sosial dan Tenaker Dinas Kependudukan & Capil Dinas Pertanian
Badan Kepeg. Pend. & Pelatihan Kantor PPAKB
Kecamatan Tebing Tinggi Kota
32. 33. 34. 35. 36. 37.
SD Negeri TK Negeri SMP Negeri SMU/SMK Negeri Kelurahan
Puskesmas
77 3 10
8 35
9
BAB II
Penyusunan Rencana Strategis dimaksudkan untuk merumuskan kembali
kebijakan-kebijakan yang akan dilaksanakan pada masa mendatang dan juga
menjadi alat kendali dan tolak ukur terhadap kekurangan dan keberhasilan yang
akan dicapai.
Tujuan dari penyusunan Rencana Strategis adalah untuk menciptakan arah,
keberhasilan yang ingin dicapai, keteraturan dalam pelaksanaan rencana-rencana
pembangunan dibidang Pengelolaan Barang Daerah guna memacu kinerja untuk
mengejar kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah tertampung dalam Renstra.
Sejalan dengan visi Sekretariat Daerah Kota Tebing Tinggi Tahun Anggaran
2006-2010, yang 2 (dua) dari 3 (tiga) misinya adalah sebagai berikut ;
a. Meningkatkan koordinasi dan pembinaan administrasi Pemerintahan yang
transparan dan bertanggung jawab;
b. Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi Pemerintahan yang baik;
Maka Bagian Administrasi Barang Daerah menyusun rencana program kegiatan
yang akan mengaplikasikan visi dan misi Walikota Tebing Tinggi tahun 2011-2016
dimaksud.
BAB III
A. Program dan Kegiatan
Adapun Program dan Kegiatan Bagian Administrasi Barang Daerah
Sekretariat Daerah Kota Tebing Tinggi yang telah disusun untuk tahun 2012
adalah sebagai berikut :
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran :
- Penyediaan jasa jaminan barang milik daerah
Kegiatan tersebut bertujuan untuk pemeliharaan kendaraan dan gedung
melalui jasa asuransi, serta tersedianya belanja sewa tanah untuk gedung
kantor Kelurahan.
- Penyediaan Biaya Administrasi Pengadaan Barang/Jasa
Kegiatan ini bertujuan untuk melaksanakan proses pengadaan barang/jasa
yang sesuai dengan aturan perundang-undangan.
2. Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur
- Pensertifikatan tanah milik Pemerintah Daerah.
Kegiatan tersebut bertujuan untuk pengamanan tanah milik Pemerintah
Daerah dalah hal status kepemilikan.
3. Program peningkatan pengembangan sistem sistem pelaporan capaian
kinerja dan keuangan.
- Penyusunan inventaris asset daerah.
Kegiatan ini bertujuan untuk memperoleh data barang daerah yang akurat.
- Sosialisasi persiapan sensus barang
Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan inventarisasi barang oleh seluruh
pengurus barang di setiap SKPD dan menyesuaikan nilai aset tetap dengan
neraca keuangan sekaligus melaksanakan sosialisasi penggunaan SIMDA
BMD (Sistem Informasi Manajemen Barang Milik Daerah) dalam
penyusunan laporan pengelolaan barang.
- Penghapusan Barang Daerah
Kegiatan ini bertujuan untuk melaksanakan proses penghapusan barang
yang telah melewati umur teknis/ekonomis atau yang telah diserahkan
kepada pihak lain dari Daftar Inventaris Barang Daerah sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
B. Anggaran, Realisasi, dan Pelaksanaan Urusan Wajib.
URUSAN
442.400.000 345.430.000 520.324.000 80.000.000 1.368.154.000 1.106.683.426 80.88
BAG.
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran :
- Penyediaan jasa jaminan barang milik daerah
Alokasi dana yang dianggarkan untuk kegiatan tersebut sebesar Rp.
310.500.000,- dengan realisasi anggaran sebesar Rp. 224.325.026,- sehingga
diperoleh persentase realisasi anggaran sebesar 72,24%.
Dana tersebut digunakan untuk biaya polis asuransi 7 (tujuh) unit gedung
yaitu 5 (lima) unit rumah dinas dan 2 (dua) unit gedung pertemuan, yang
masing-masing memperoleh 2 (dua) jenis asuransi berupa asuransi gempa
bumi dan asuransi kebakaran, sehingga seluruh polis asuransi gedung
sebanyak 14 (empat belas) buah. Selain asuransi gedung digunakan juga
untuk biaya asuransi kecelakaan kendaraan dinas roda 4 (empat) sebanyak
22 (dua puluh dua) unit. Dana tersebut juga digunakan untuk pembayaran
biaya resiko sendiri sebanyak 8 (delapan) unit kendaraan dinas roda 4
(empat). Selain itu dana tersebut juga digunakan untuk sewa tanah kantor
kelurahan Satria dan kantor kelurahan Sri Padang sampai dengan tahun 2014.
Alokasi dana yang dianggarkan untuk kegiatan tersebut sebesar Rp.
7.500.000,- dengan realisasi anggaran sebesar Rp. 2.786.300,- sehingga
diperoleh persentase realisasi anggaran sebesar 37,15%.
Dana tersebut digunakan untuk pengadaan alat tulis kantor (ATK), biaya
penggandaan berkas, dan biaya makan minum kebutuhan Panitia Pengadaan
Barang/Jasa Setdako Tebing Tinggi selama 1 (satu) tahun.
2. Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur - Pensertifikatan tanah milik Pemerintah Daerah.
Alokasi dana yang dianggarkan untuk kegiatan tersebut sebesar Rp.
90.000.000,- dengan realisasi anggaran sebesar Rp. 73.448.600,- sehingga
diperoleh persentase realisasi anggaran sebesar 81,60%.
Dana tersebut digunakan untuk pengadaan 40 (empat puluh) unit Plang tanda
’Tanah Milik Pemerintah Kota Tebing Tinggi ’ ukuran 140 cm X 120 cm.
3. Program peningkatan pengembangan sistem sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan.
- Penyusunan inventaris asset daerah.
Alokasi dana yang dianggarkan untuk kegiatan tersebut sebesar Rp.
174.800.000,- dengan realisasi anggaran sebesar Rp. 155.962.000,- sehingga
diperoleh persentase realisasi anggaran sebesar 89,22%.
Dana tersebut digunakan untuk rapat koordinasi dengan pengurus dan
penyimpan barang se-Kota Tebing Tinggi sebanyak 10 (sepuluh) kali
pertemuan, untuk uang lembur staf Bagian Administrasi Barang Daerah
sebanyak 5 (lima) kali dan untuk uang lembur pengurus barang, penyimpan
barang, pengurus barang pembantu sebanyak 1 (satu) kali.
- Sosialisasi persiapan sensus barang.
Alokasi dana yang dianggarkan untuk kegiatan tersebut sebesar Rp.
350.154.000,- dengan realisasi anggaran sebesar Rp.
Dana tersebut digunakan untuk honor narasumber dari BPKP (Badan
Pengawas Keuangan dan Pembangunan) perwakilan Provinsi Sumatera
Utara sebanyak 4 (empat) orang, pembelian ATK, biaya cetak/penggandaan
dan sewa gedung pertemuan. Selain itu juga digunakan uang makan minum
bagi tim inventarisasi dan tim penilai barang milik daerah Kota Tebing Tinggi.
4. Program pembinaan dan fasilitasi pengelolaan keuangan kabupaten/kota.
- Biaya Operasional Panitia Penghapusan
Alokasi dana yang dianggarkan untuk kegiatan tersebut sebesar Rp.
12.800.000,- dengan realisasi anggaran sebesar Rp. 0,- sehingga diperoleh
persentase realisasi anggaran sebesar 0%.
Dana tersebut seharusnya digunakan untuk biaya operasional Panitia
Penghapusan Barang berupa biaya makan minum rapat panitia, biaya ATK
dan penggandaan berkas usulan penghapusan barang.
C. Permasalahan dan Solusi
Pada program Penyediaan Jasa Jaminan Barang Milik Daerah
khususnya kegiatan Penyediaan biaya administrasi pengadaan barang jasa,
realisasi anggaran hanya 37,15 % hal ini disebabkan karena pada Tahun
Anggaran 2012` pengadaan barang/jasa pada Setdako Tebing Tinggi hanya
berupa pengadaan langsung dan tidak ada lelang terbuka, sehingga biaya
iklan untuk pengumuman lelang tidak direalisasikan.
Pada program Pembinaan dan Fasilitasi/Pengelolaan Keuangan
Kabupaten/Kota khususnya kegiatan Penghapusan Barang Daerah, realisasi
anggaran hanya sebesar 0%, hal ini disebabkan karena proses penghapusan
barang belum dapat dilaksankan oleh Pemko Tebing Tinggi karena Peraturan
Daerah Kota Tebing Tinggi tentang Pengelolaan Barang Milik Daerah Kota
Tebing Tinggi belum disahkan oleh DPRD Kota Tebing Tinggi, kegiatan
Administrasi Barang Daerah Langkah yang diambil oleh Bagian Administrasi
Barang Daerah untuk mengatasi masalah tersebut adalah melalui Asisten
Administrasi Umum dan Sekretaris Daerah melakukan koordinasi kepada
DPRD Kota Tebing Tinggi untuk pengesahan Perda tersebut dan telah
dilakukan revisi Perda selain terus berkoordinasi dengan Bagian Hukum dan
Organisasi.
Personil atau PNS pada Bagian Administrasi Barang Daerah yang
merupakan Sumber Daya Manusia pada Bagian Administrasi Barang Daerah
harus dilengkapi dengan keahlian dan keterampilan yang cukup untuk dapat
mewujudkan pengelolaan barang daerah yang sesuai dengan peraturan
perUndang-Undangan. Pada saat ini personil atau PNS pada Bagian
Administrasi Barang Daerah belum ada yang memiliki sertifikasi di bidang
pengelolaan barang daerah khususnya bidang pengadaan. Untuk mengatasi
masalah tersebut, Bagian Administrasi Barang Daerah berusaha untuk
menerapkan peraturan perUndang-Undangan khususnya Permendagri 17
tahun 2007 dan berkoordinasi dengan instansi lain seperti Badan Pemeriksa
Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Propinsi Sumatera Utara.
Kepala Bagian juga terus memotivasi setiap personil yang ada pada Bagian
Administrasi Barang Daerah untuk mempunyai kemauan dan kerja keras
dalam menampilkan/menghasilkan kinerja yang terbaik, walaupun itu hanya
dengan membaca Peraturan-Peraturan yang berkaitan dengan pengelolaan
barang daerah serta bertanya dan berkoordinasi kepada atasan dan pejabat
lain yang terkait dengan pengelolaan barang daerah baik dari Kota Tebing
Tinggi sendiri maupun dari luar.
Langkah lain yang telah dilakukan adalah melakukan pembinaan
tentang pengelolaan dan pembuatan laporan inventaris kantor bagi semua
Pengurus Barang pada setiap SKPD se-Kota Tebing Tinggi dimana sebagai
BPKP Perwakilan Provinsi Sumatera Utara yang pada tahun ini sedang berada
di Kota Tebing Tinggi dalam rangka sosialisasi dan penerapan program SIMDA
BMD (Sistem Informasi Manajemen Barang Milik Daerah). Selain itu seluruh
staf Bagian Adminsitrasi Barang Daerah juga ikut langsung membantu para
pengurus barang SKPD yang mendapat kendala dalam penyelesaian
laporannya.
Pekerjaan Bagian Administrasi Barang Daerah tidak terlepas dari
pekerjaan pengurus barang pada setiap SKPD sehingga upaya lain yang
dilakukan dalam rangka memotivasi para pengurus barang untuk
meningkatkan kinerjanya, Bagian Administrasi Barang Daerah memprakarsai
dengan mengganggarkan tambahan penghasilan dan uang lembur bagi
pengurus dan penyimpan barang untuk semua SKPD se-Kota Tebing Tinggi
maupun Pembantu Pengurus Barang pada sekolah-sekolah negeri dan
Puskesmas , dan hal tersebut telah direalisasikan.
Demikianlah Laporan Pelaksanaan Kegiatan Bagian
Administrasi Barang Daerah Kota Tebing Tinggi Tahun Anggaran
2012 sebagai bahan masukan untuk penyusunan Laporan
Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Tahun Anggaran 2012.
Semoga pada tahun mendatang Sekretariat Daerah Kota
Tebing Tinggi khususnya Bagian Administrasi Barang Daerah dapat
lebih meningkatkan kinerja sehingga permasalahan-permasalahan
yang timbul dapat teratasi dan lebih berprestasi lagi.
Tebing Tinggi, Januari 2013
KEPALA BAGIAN ADMINISTRASI BARANG DAERAH SEKRETARIAT DAERAH KOTA TEBING TINGGI
NURLIZA KARTIKA PEMBINA
URUSAN WAJIB
BELANJA TIDAK LANGSUNG
(RP.)
BELANJA LANGSUNG
TOTAL BELANJA
(RP. )
REALISASI BELANJA (RP. )
PER SEN TA
SE (%)
KET BELANJA
PEGAWAI (RP.)
BELANJA BARANG DAN
JASA (RP.)
BELANJA MODAL
(RP.)
Otonomi daerah, pemerintahan umum, administrasi
keuangan daerah, perangkat daerah, kepegawaian, dan persandian
