PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Peluang Perubahan Peranan Perpustakaan Awam
Semasa Pandemik
Nelly Joseph Green1 dan Haritah H. Tanaisus2 1Perpustakaan Negeri Sabah Cawangan Tg. Aru Pekan Tanjung Aru, 88100 Kota Kinabalu, Sabah, Malaysia
Emel: [email protected] 2Perpustakaan Negeri Sabah Cawangan Papar
PS 450, 89608 Papar, Sabah, Malaysia Emel: [email protected] ABSTRAK
Pandemik COVID-19 telah mengubah rutin seluruh umat manusia dan menghentikan hubungan global buat sementara waktu. Perpustakaan Awam juga mendapat kesan negatif dari wabak ini. Ini adalah salah satu kesan paling ketara dari Pandemik COVID-19 untuk Perpustakaan Awam, khususnya di Sabah. Tanpa disedari, ia juga memberi peluang kepada perpustakaan untuk mengubah peranannya dalam memberikan perkhidmatan secara konvensional dengan menggunakan platform terkini. Objektif naskah ini adalah untuk berkongsi bagaimana Perpustakaan Negeri Sabah - Cawangan Tanjung Aru dan Papar menggunakan platform media sosial dalam penyampaian perkhidmatan perpustakaan dengan menekankan pentingnya kerja berpasukan yang kuat dan teratur untuk menjangkau pelanggan semasa wabak ini. Mempromosikan perkhidmatan dan aktiviti perpustakaan dengan cara yang lebih menarik untuk meningkatkan pengguna di dunia maya.
Kata Kunci: Perkhidmatan perpustakaan semasa pandemik, Perkhidmatan perpustakaan dan media sosial, Perpustakaan Negeri Sabah Cawangan Tg. Aru, Perpustakaan Negeri Sabah Cawangan Papar ABSTRACT
The COVID-19 pandemic has changed the routine of the entire human race and has temporarily halted global relations. Public Libraries too received negative side effects from this pandemic. It is one of the most transparent effects of the COVID-19 Pandemic for Public Libraries, particularly in Sabah. Unbeknownst to them, it also provides an opportunity for the library to change its role of delivering services conventionally to using the latest platforms. The Objective of this manuscript is to share how Sabah State Library - Tanjung Aru Branch and Papar Branch Library are using social media platforms in the delivery of library services by emphasizing the importance of strong and organized teamwork to reach out to patrons during this pandemic. Promoting library services and activities in a more engaging way and to attract and increase patrons in the virtual world.
Keywords: Library services during pandemic, Library services and social media, Sabah State Library Tg, Aru Branch, Sabah State Library Papar Branch
PENGENALAN
Penutupan perkhidmatan perpustakaan sedikit sebanyak memberi impak yang negatif kepada pengguna, walaupun pada zaman sekarang dikatakan zaman teknologi dan cara komunikasi juga banyak berubah, tetapi bagi golongan tertentu mengunjungi perpustakaan secara fizikal melengkapkan kehidupan komuniti mereka,
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
for the vast majority of library users the public library is a service of great value enhancing quality of life, and, for many people, fulfilling an essential need which no other pursuit or activity satisfies (Proctor and Sobczyk, 1997).
Apabila pandemik COVID19 melanda dunia, masyarakat terpaksa menerima penutupan perkhidmatan perpustakaan, dan secara tidak langsung terpaksa belajar menerima perkhidmatan secara dalam talian dengan lebih meluas.
Itu dari aspek pengguna, bagaimana pula perpustakaan menerimanya? Mahu tidak mahu perpustakaan terpaksa mencari jalan untuk menyampaikan perkhidmatan melalui teknologi komunikasi. Tidak dapat diketahui secara tepat bilakah media sosial ini mula digunakan dalam perkhidmataan perpustakaan. Kemungkinan pengunaan sumber elektronik boleh dikatakan sebagai langkah pemula bagi idea ini.
The use of electronic resources in libraries began with the development with the machine-readable cataloging (MARC) in 1960s and in 1980s start to offer fulltext through databases on CD-ROM (Breivold & Yu, 2008).
Seiring dengan kemajuan teknologi maklumat dan komunikasi pelbagai aplikasi tercipta, perpustakaan kini bukan sahaja bergantung kepada pangkalan data untuk menyalurkan maklumat secara dalam talian, tetapi lebih cenderung untuk menggunakan aplikasi yang bersifat komunikasi dua hala dan boleh mendapatkan respon yang pantas daripada pengguna. Aplikasi seperti ini membolehkan perpustakaan lebih mendekati dan mengenali keperluan pengguna. Aplikasi yang dimaksudkan ialah aplikasi media sosial.
SENARIO PERPUSTAKAAN NEGERI SABAH CAWANGAN (PNSC) PAPAR & TANJUNG ARU PNSC Papar
Terletak lebih kurang 40km daripada bandaraya Kota Kinabalu. Penduduk di Daerah Papar berjumlah 167,337 ribu orang dengan keluasan daerah 1248km persegi (Mycensus.gov.my). Bangunan PNSC Papar terletak betul-betul ditengah-tengah pekan, dikelilingi oleh bangunan jabatan kerajaan dan beberapa buah sekolah. PNSC Papar mempunyai koleksi berjumlah lebih kurang 90 ribu koleksi termasuk monograf, terbitan berkala dan juga bahan sumber media. Sebelum pandemik melanda, PNSC Papar dijadikan tempat persinggahan pelajar selepas waktu persekolahan ataupun semasa menunggu waktu persekolahan bermula, bagi pelajar sesi petang. Selain koleksi fizikal, PNSC Papar juga boleh mengakses bahan buku elektronik. PNSC Papar mempromosi sumber elektronik daripada pangkalan data dan aplikasi yang dilanggan oleh Perpustakaan Negeri Sabah.
PNSC Tanjung Aru
Perpustakaan Cawangan Tanjung Aru telah dibuka secara rasminya pada 25hb Julai 2019. Bangunan perpustakaan ini terletak di Tanjung Aru dan mempunyai ruang lantai 62,500 kaki persegi dengan keluasan tapak sebesar tiga ekar. Rekabentuk bangunan merupakan sebuah buku yang terbuka apabila dipadang dari bahagian tepi. Perpustakaan enam tingkat ini direka dengan ruang atrium yang meninggi pada bahagian hadapan dan bumbung belakang yang condong ke tanah. Bercirikan motif ‘Nantaupan’ etnik suku kaum Murut melengkapkan bahagian luar bangunan ini yang juga sebagai penapis sinaran matahari. ‘Nantaupan’ bermaksud pertemuan dan perpaduan. Ruang dalaman perpustakaan direka dengan ruang bacaan terbuka yang menghadap ke atrium dengan berlatarkan pemandangan yang menyedapkan mata disekitar luar bangunan. Perpustakaan ini menyediakan empat aras yang terbahagi kepada lobi atau foyer, aras kanak-kanak dan ibu bapa, aras remaja, aras dewasa dan aras rujukan. Setiap aras mempunyai kaunter perkhidmatan dan dilengkapi dengan ruang duduk yang selesa, kemudahan Wifi dan discussion pod. Aras Remaja juga dilengkapi dengan
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
jamming studio, reading net dan Maker Studio (Petrosains). Kesemua aras dilengkapi dengan bahan
bacaan seperti buku dan majalah.
Penganjuran aktiviti secara fizikal seperti pameran ataupun aktiviti yang melibatkan pengunjung adalah dikira sebagai satu pencapaian bagi perpustakaan cawangan. Kekerapan penganjuran aktiviti dimasukkan sebagai salah satu Key Performance Indicator (KPI) cawangan. PNSC Papar dan Tanjung Aru aktif menjalankan aktiviti secara fizikal dan juga mempromosi perkhidmatan perpustakaan ke tempat yang terpilih.
PENGGUNAAN MEDIA SOSIAL SEBAGAI PLATFORM PENGHUBUNG PERPUSTAKAAN DAN PENGGUNA
Pengunaan media sosial di kalangan kakitangan perpustakaan PNSC Papar pada awalnya lebih kepada membina rangkaian sosial dengan rakan dan juga keluarga. Perkongsian maklumat adalah tidak berkaitan dengan kerja rasmi. Agak popular pada masa itu ialah aplikasi Facebook (FB). Oleh kerana pengunaan FB bersifat personal, maka pengunaannya pada masa pejabat adalah ditegah, media sosial dilihat sebagai satu pengabaian kerja rasmi dan tidak harus diakses dalam masa pejabat dengan menggunakan peralatan pejabat, selain itu pekeliling yang dikeluarkan oleh Pejabat Ketua Menteri bertarikh 20 September 2020 berkaitan dengan perlaksanaan pengunaan perkhidmatan Sabah.Net di para 3.3 menyatakan bahawa
“Kemudahan Sabah.Net dipejabat adalah adalah untuk kegunaan rasmi sahaja khususnya pada waktu masa bekerja” (Pejabat Ketua Menteri, 2020)
Sabah.net adalah sebuah syarikat teknologi maklumat dan komunikasi dibawah Kementerian Sains Teknologi dan Inovasi, iaitu sebagai pembekal talian internet utama kerajaan Negeri Sabah. Kemungkinan ini adalah faktor yang paling utama kenapa pengunaan media sosial lewat digunapakai dalam perkhidmatan perpustakaan. Seawal Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) yang pertama, perkataan Bekerja Dari Rumah (BDR) diperkenalkan, tetapi ramai kakitangan masih berasa keliru dan tidak tahu dengan pasti kerja rasmi apa yang perlu dilakukan dan bagaimana konsepnya?
Apabila perkhidmatan perpustakaan ditutup, usaha untuk mencapai pengguna dengan cara lain harus dilakukan. Perpustakaan harus sentiasa dekat dengan pengguna agar terus relevan, menanti berakhirnya pandemik untuk meneruskan perkhidmatan bukanlah satu pilihan yang bijak. Menggunakan media sosial sebagai platform untuk menyampaikan perkhidmatan dilihat sebagai satu usaha yang mungkin boleh mencapai pengguna pada masa pandemik ini.
Bagi PNSC Tanjung Aru pula, idea menggunakan sosial media bermula dengan aplikasi WhatsApp (WA). Pada peringkat awal, penggunaan WA hanya tertumpu kepada penggunaan secara peribadi. Namun semasa PKP, WA telah digunakan sebagai satu platform oleh kakitangan untuk berbincang dan bermesyuarat serta berkongsi maklumat melalui “group video call”. Apabila tempoh BDR dipanjangkan, kakitangan mula berkongsi aktiviti dalam aplikasi ini dan mengongsikannya bersama ahli keluarga, tidak dijangka mendapat respon yang begitu menggalakkan pula. Kejayaan ini, membuka idea untuk melaksanakan aktiviti menggunakan platform FB.
Namun begitu, melihat terdapat beberapa jenis media sosial yang popular digunakan maka idea ini dipanjangkan pada aplikasi lain seperti Instagram (IG) dan juga TikTok. Memandangkan kesemua aplikasi ini berhubungkait (interconnected) dan serasi (compatible) maka pengunaan dan penciptaan kandungan boleh dimanipulasi dan digunakan serentak bagi aplikasi FB, IG dan TikTok. Menurut laporan yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia (SKMM), 93.3%
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
rakyat Malaysia mengakses media sosial. Ini menunjukkan bahawa media sosial adalah tempat perkumpulan maya yang sering dikunjungi oleh komuniti.
Aplikasi Facebook (FB)
Pengunaan aplikasi rangkaian sosial FB adalah tertinggi di kalangan rakyat Malaysia, iaitu 91.7% digunakan berbanding YouTube (80.6%) dan juga Instagram (63.1%), ini bermaksud, menggunakan aplikasi FB sebagai platform untuk berhubung dengan pengguna adalah satu langkah yang tepat. Selain daripada itu Bakare (2018) juga menyatakan bahawa FB boleh dijadikan sebagai satu pusat untuk berhubung bagi pengguna perpustakaan.
Facebook page can serve as a connect centre to Library users and librarians can also remind user through posting of up-to-date messages and pictures of the resources available in the library. Librarians can use Facebook to promote Library service like hosting library homepage, advertise opening and closing hours, locations, website information, newly acquired materials and classmate interaction and discussion on special subjects (Bakare, 2018).
FB juga sangat ideal untuk dijadikan medium kerana kepopularitiannya, berjuta orang telah melawat FB;
Research has revealed that millions of users visit the Facebook platform every hour and about 2.2 billion active users were recorded in January 2018 (Bakare, 2018).
PNSC Tanjung Aru dan Papar menggunakan FB untuk menyiarkan bahan berbentuk infografik dan juga video pendek. Rajah 1 menunjukkan contoh siaran berbentuk pengetahuan am iaitu Slot Bahasa Ibunda yang disiarkan di FB. Sementara itu dinyatakan juga dalam mesyuarat Bahagian Aktiviti Gerakan Membaca, jumlah reaksi (reaction), komen (comments) dan kongsi (shares) adalah diambil kira sebagai “pengunjung” bagi aktiviti dalam talian ini dan diambilkira statistik untuk menjadi pengukur pada Key Performance Indicator (KPI) cawangan masing-masing (Fiona J, personal communication, Mac 12, 2021)
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Rajah 2: Siaran Melalui FB Berbentuk Pameran Koleksi.
Rajah 3: Siaran Melalui FB Mempromosikan Perkhidmatan Sumber Elektronik PNSC Papar
Rajah 2 adalah contoh siaran untuk mempromosikan koleksi yang terdapat di perpustakaan. Semasa perpustakaan dibuka, pameran buku baharu ataupun pameran koleksi mengikut tema adalah salah satu aktiviti yang selalu dijalankan untuk menonjolkan koleksi kepada pengunjung. Apabila perkhidmatan ditutup, pameran secara dalam talian menggantikan pameran cara tradisi. Rajah 3 dan 4 memaparkan siaran melalui FB untuk mempromosikan perkhidmatan sumber elektronik dan juga perkhidmatan “Book Exchange”. Perkhidmatan ini biasanya diperkenalkan semasa sesi Pendidikan Pengguna, melalui kaunter rujukan ataupun semasa lawatan ke sekolah. Promosi yang dijalankan melalui media sosial membolehkan pengguna mengetahui jenis perkhidmatan yang boleh digunakan walaupun perpustakaan ditutup.
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Rajah 4: Siaran Melalui FB Mempromosikan Perkhidmatan “Book Exchange” PNSC Tanjung Aru
Aplikasi Instagram (IG)
Media sosial IG juga telah dikenal pasti sebagai satu alat rangkaian sosial yang dapat membantu untuk menyebarkan dan menularkan aktiviti serta promosi bahan perpustakaan. PNSC Tanjung Aru menggunakan IG kerana mempunyai daya tarikan dari segi kemudahan video, ‘filters’ dan ‘hashtags’ dan boleh dimuatnaik atau dikongsikan terus melalui telefon pintar kepada rakan-rakan.
Melalui kajian Amy Mollett dan Anthony Mcdonnell mendapati perpustakaan awam seperti New York Public Library, Boston dan Piscataway telah menggunakan IG untuk mempromosi perpustakaan awam masing-masing. Amy dan Anthony juga mendapati pustakawan menggunakan IG untuk mempromosi bahan bacaan, menunjukkan persekitaran perpustakaan dan program-program yang akan dijalankan oleh perpustakaan (Gywenth, 2017)
PNSC Tanjung Aru mendapati menggunakan IG sebagai platform untuk mempromosi perkhidmatan (dalam bentuk video berdurasi pendek), aktiviti dan acara adalah berkesan, melalui maklum balas yang diterima daripada pengguna perpustakaan. Sebelum sesuatu aktiviti atau acara, perpustakaan akan menghasilkan video atau poster sebagai penerangan.
Rajah 5 adalah contoh siaran melalui platform IG untuk mempromosikan Perkhidmatan Pinjaman Pandu Lalu. Pengguna yang ingin mencari bahan perpustakaan untuk dipinjam atau dirujuk biasanya akan menggunakan Online Public Acess Catalogue (OPAC), walau bagaimanapun pemilihan bahan melalui media sosial mempunyai ciri-ciri yang berbeza. Cara persembahan maklumat adalah menarik dengan menggunakan video ataupun infografik, ini dapat menarik perhatian pengguna terhadap koleksi yang ditonjolkan, selain daripada itu semasa membuat browsing, pengguna juga boleh mendapatkan pelbagai maklumat lain mengenai perpustakaan
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Rajah 5: Siaran Melalui IG Mempromosikan Perkhidmatan Pinjaman Pandu Lalu Aplikasi TikTok
Investopedia mendefinisikan TikTok;
TikTok is a popular social media app that allows users to create, watch, and share 15-second videos shot on cellphones. With its personalized feeds of quirky short videos set to music and sound effects, the app is notable for its addictive quality and high levels of engagement. (Investopedia, 2021)
Aplikasi ini adalah percuma. Terkini, aplikasi ini telah dimuat turun sebanyak 34 juta kali. Aplikasi TikTok sangat popular dikalangan remaja, hanya 7.1% daripada pengguna TikTok adalah berumur 50 tahun keatas (Investopedia, 2021). Template yang disediakan juga sangat mesra pengguna untuk penciptaan content.
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Rajah 6: Siaran Melalui Aplikasi TikTok Menyampaikan Maklumat Mengenai SOP
PNSC Tanjung Aru menggunakan TikTok kerana aplikasi ini merupakan aplikasi terkini dan mempunyai pengikut yang ramai. TikTok digunakan sebagai tempat untuk memperlihatkan kerja-kerja sebenar yang dijalankan didalam perpustakaan, mempromosi perkhidmatan lain yang disediakan dan juga untuk menyampaikan mesej sosial. Penggunaan TikTok telah mendekatkan lagi perpustakaan dengan pengguna kerana TikTok ialah tempat netizen berkumpul dan perpustakaan menggunakan bahasa TikTok sebagai bahasa pengantara.
Secara amnya pengunaan media sosial di PNSC Papar dan juga PNSC Tanjung Aru boleh dibahagikan kepada tiga (3) iaitu; pertama digunakan untuk menyiarkan aktiviti secara dalam talian menggantikan aktiviti fizikal, penyiaran content berbentuk aktiviti ini membolehkan pengguna mengambil bahagian dan dapat berinteraksi dengan perpustakaan. Kedua, digunakan untuk menyampaikan perkhidmatan seperti perkhidmatan pandu lalu, perkhidmatan sumber elektronik dan pertanyaan rujukan. Ketiga, platform media sosial juga digunakan untuk menyiarkan maklumat-maklumat penting yang perlu diketahui oleh komuniti. Seperti yang ditunjukkan di rajah 6, iaitu menyebarkan maklumat mengenai Standard Operation Procedure (SOP). Lain-lain maklumat yang disiarkan adalah seperti, maklumat penutupan perkhidmatan, maklumat penganjuran aktiviti dan juga maklumat sosial seperti sambutan perayaan. Dahulunya maklumat rasmi seperti ini lebih dilakukan dalam hebahan tradisional seperti melekatkan notis bercetak di papan kenyataan mahupun menggunakan surat-surat rasmi ke pihak tertentu.
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Rajah 7: Staf PNSC Tg Aru Merakamkan Nyanyian Semasa Kemerdekaan
Rajah 7 dan 8 merupakan siaran maklumat sosial seperti sambutan Hari Kemerdekaan dan juga nyanyian khas yang ditujukan kepada barisan hadapan (Frontliners). Siaran seperti ini biasanya dimuat naik dalam laman web rasmi jabatan, tetapi pengunaan media sosial membolehkan pengguna terus membuat komen dalam masa sebenar. Komen-komen positif memberi satu bentuk kepuasan dan motivasi kepada perpustakaan. Komen berupa kritikan pula membuka ruang kepada perpustakaan untuk memperbaiki content pada masa hadapan.
Rajah 8: Staf PNSC Tg Aru Merakamkan Nyanyian Ditujukan Kepada Frontliners CARA-CARA PELAKSANAAN
Satu jadual BDR dikeluarkan untuk melaksanakan aktiviti menggunakan platform media sosial; Jadual 1 mengandungi nama kakitangan, tarikh dan slot artikel (subjek) yang harus di cari untuk di kongsi semula di laman Fan Page Facebook atas nama Perpustakaan Cawangan Papar
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Jadual 1: Jadual BDR PNSC Papar Slot Slot Sihat
Ceria
Slot Aktiviti Ceria Slot Bahasa Ibunda Slot Elektronik Resources Slot Ulasan buku Penerangan ringkas Info mengenai kesihatan
Bahan siaran yang boleh di ambil bahagian oleh pengguna. Seperti teka teki,
peribahasa, bina ayat dan lain-lain
Menonjuolkan Bahasa suku kaum yang terdapat di daerah Papar Bahan daripada Libby, Overdrive Elib Ulasan buku seperti biasa. Sama ada buku fizikal ataupun ebook Masa disiarkan
8 pagi 10 pagi 1 petang 4 Petang 7 Malam
18 Mei Anitha Ag. Yahya Ag. Roslay
Janet
Hafizan
19 Mei Leong Lina Afiq Shela
20 Mei Reimny Sairah Samsiah Sanaz
Mula
1. Kakitangan menyediakan content dan dihantar kepada admin melalui Email atau aplikasi WA
2. Admin membuat pemeriksaan seperti kesilapan ejaan atau kesesuaian
Sesuai?
Tidak : Admin meminta kakitangan memperbetulkan dan balik ke langkah 1
Ya: Ke langkah seterusnya
4. Admin siarkan mengikut masa yang ditetapkan
Tamat
Rajah 9: Carta Kerja Penyiaran Kandungan Fan Page FB PNSC Papar. 2 1 Sesuai? 4 Ya Tidak
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Masa penyiaran telah ditetapkan agar dapat menjaga expektasi pengguna. Slot akan berubah mengikut keadaan semasa dan mengikut perbincangan serta keputusan pentadbir (admin) yang dilantik. Aplikasi yang selalu digunakan untuk membuat content ialah Canva (Video dan infografik), Powerpoint (infografik) dan TikTok (video). Rajah 9 menggambarkan carta kerja untuk tugasan ini. PEMILIHAN KANDUNGAN (CONTENT)
Pemilihan content adalah berdasarkan sasaran. Sasaran yang dimaksudkan pula adalah lapisan masyarakat yang terlibat. Memandangkan platform media sosial adalah sangat popular bagi generasi muda (Bakare, 2018), content yang lebih diberi perhatian adalah bagi golongan ini. Namun golongan pertengahan juga tidak dilupakan. Salah satu cara yang dikenalpasti dapat membantu, adalah dengan melakukan browsing jenis-jenis aktiviti dan siaran yang selalu muncul di media sosial seperti di FB dan IG. Cara ini digunakan bagi memastikan content adalah mengikut topik dan tren semasa. Walaupun cara ini memakan masa yang agak panjang tetapi ianya telah membuahkan hasil.
PNS Papar melantik 3 orang kakitangan untuk menjadi pentadbir (admin) Fan Page FB Perpustakaan Cawangan Papar, agar dapat mengawal, menetapkan konsistensi dan memantau content yang disiarkan. Admin ini juga bertangjawab dalam memeriksa semula kandungan yang disediakan oleh kakitangan sebelum disiarkan ke Fan Page FB Perpustakaan Cawangan Papar. Selain daripada itu
admin berperanan menegur, sekiranya terdapat kesilapan untuk diperbetulkan dan “menagih” content daripada kakitangan bertugas. Faktor yang ditekankan dalam penyediaan content ialah,
tulisan yang jelas, ringkas, menarik dan mempunyai nilai-nilai positif. Selain daripada itu kakitangan haruslah peka dengan isu agama, perkauman, budaya dan isu sensitif lain.
Cara kerja yang agak sama dilakukan oleh PNSC Tanjung Aru. PNSC Tanjung Aru, telah mempunyai Unit Gerakan Membaca (UGM) dan Team B.I.L.I.S (kumpulan promosi) yang bertanggungjawab bagi pencarian, pengumpulan dan penyemakan aktiviti serta bahan yang akan dimuat naik ke media sosial. Sebelum memilih aktiviti, kumpulan ini akan mengadakan perbincangan dan menyenaraikan jenis aktiviti yang akan dipromosi, mengikut kumpulan yang disasarkan. Cara kerja boleh diringkaskan seperti pada rajah 10.
Penilaian respon kumpulan sasar terhadap
content yang disiarkan
Selidik interaksi di media sosial
Undian sama ada content akan diteruskan atau
digugurkan Rajah 10: Proses Kerja Pemilihan Content PNSC Tanjung Aru
Secara dasarnya, kumpulan ini akan berbincang dua kali sebulan bagi mengatur aktiviti untuk tempoh sebulan. Kumpulan ini juga bertanggungjawab memastikan content disemak sebelum disiarkan. Pemilihan hari dan masa memuatnaik slot kepada kumpulan sasar juga perlu diambil kira. Masa yang yang disarankan untuk memuatnaik slot bagi FB, IG dan TikTok adalah diantara 12 tengahari dan 4 petang.
Jenis aktiviti yang dimuatnaik adalah berbeza mengikut hari. Ini bertujuan bagi memberi pilihan kepada pengguna dan sekaligus dapat membantu perpustakaan mengekalkan perhatian pengguna.
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Content laman FB juga diselang selikan dengan bakat-bakat kakitangan. Ini adalah sebagai satu mesej
bahawa perpustakaan” is a fun place to be”. Aktiviti seperti inovasi bercerita yang menggunakan gabungan cara bercerita yang konvensional dengan memasukkan musik, nanyian, lakonan dan suara latar juga dilaksanakan.
SEMANGAT KERJA BERPASUKAN
Semasa BDR, agak sukar menyuntik semangat kerja berpasukan dan komitmen kepada kakitangan. Pertama, adalah kerana perbincangan bersemuka tidak dapat dilaksanakan. Penggantian aplikasi secara dalam talian seperti aplikasi “Zoom”, “Google Meet, dan juga WA Video Call digunakan, namun perkara ini bukannya mudah kerana terbatas dengan tahap kemahiran kakitangan dan juga keupayan capaian talian internet ditempat masing-masing. Selain daripada itu bukan semua kakitangan mahir menggunakan media sosial. Media sosial lebih popular dikalangan golongan muda (Bakare, 2018) dan ini bukan satu kebiasaan bagi kakitangan yang telah berumur. Bayangkan dahulunya golongan berumur ini memarahi anak-anak yang terlalu lama menghabiskan masa melayan media sosial kerana menganggap ianya satu aktiviti yang membazir masa, kini mereka pula terpaksa menghadap media sosial untuk menjalankan tugasan rasmi.
Sebagai ketua cawangan (KC) beberapa perkara harus dilakukan dengan segera agar dapat melaksanakan tugasan ini dengan baik. Perkara pertama ialah dengan memberi kata-kata semangat kepada kakitangan. Cuba memahami situasi mereka, BDR adalah perkara baharu, adalah normal untuk mengalami kekeliruan. Mengenalpasti masalah yang dihadapi oleh kakitangan secara peribadi dan membantu secara peribadi. Sekiranya kakitangan berjaya melaksanakan tugasan, berikan kata pujian, ini membuatkan mereka rasa dihargai dan diberi pengikhtirafan oleh ketua. PNSC Tanjung Aru menggunakan cara scoreboard iaitu memberi markah kepada kakitangan yang dapat melaksanakan tugas dengan masa yang diberikan. Penyediaan scoreboard bagi setiap tugasan membantu kakitangan melihat dan menambahbaik kemajuan atau progress kerja yang dilaksanakan. Ini secara tidak langsung menimbulkan dan menguatkan semangat kakitangan untuk menjayakan sesuatu tugasan, kerana dapat melihat pencapaian secara nyata melalui scoreboard. PNSC Papar pula menggunakan platform aplikasi WA untuk tujuan yang sama. Kakitangan yang membuat content yang menarik ditonjolkan sebagai contoh. Ini akan menimbulkan perasaan persiangan sihat dan motivasi kepada kakitangan.
Kongsikan aplikasi-aplikasi yang boleh digunakan untuk membuat content. Ini memudahkan kakitangan dalam tugasan. Sesi perkongsian dan pembelajaran antara kakitangan adalah menggunakan aplikasi WA. Aplikasi Zoom juga digunakan agar proses pembelajaran lebih berkesan. Kenalpasti beberapa kakitangan yang agak mahir dalam pengunaan aplikasi ini dan minta kakitangan lain untuk berhubung bagi sesi pembelajaran one to one. Bekerjasama dengan Bahagian Latihan dan Inovasi (BLI) Perpustakaan Negeri Sabah untuk mengadakan sesi pembelajaran. Apabila bekerja di pejabat dibolehkan, sesi pembelajaran in-house dilakukan. Sesi pembelajaran in-house ini dikendalikan sepenuhnya oleh kakitangan cawangan yang berkemahiran. Topik adalah berkaitan dengan aplikasi untuk pembuatan content seperi Canva, TikTok, IG, YouTube, team coaching dan Viva Video.
Masukkan kerja ini dalam prestasi dan jadikan sebagai salah satu Key Performance Index (KPI) kakitangan. Apabila ini berlaku, kakitangan akan lebih ambil berat dan berkomitmen terhadap kerja yang diberikan. KC juga harus melakukan komunikasi berkesan dengan kakitangan. Terangkan secara jelas kenapa tugasan ini penting, pemahaman yang jelas membuatkan kakitangan menjalankan tugas dengan lebih baik dan faham akan kesan-kesan apabila tugasan tidak dijalankan.
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Sediakan masa dan tempat yang fleksibel untuk perbincangan sesama kakitangan, cara ini dapat mengalakkan pertumbuhan idea dan inovasi kakitangan tanpa kekangan, kakitangan juga tidak berasa tertekan dan boleh bekerja dengan gembira.
CABARAN
Melalui pengalaman ini boleh dikatakan perubahan cara penyampaian perkhidmatan melalui media sosial memberikan kesan positif kepada PNSC Tanjung Aru dan juga Papar, namun begitu antara cabaran yang dihadapi ialah, ketiadaan panduan seragam. Perubahan cara perkhidmatan ini mulanya ialah daripada inisiatif masing-masing, terutama untuk bahan siaran aktiviti; tiada garis panduan yang seragam dikeluarkan dari segi kandungan, format bahan siaran mahupun kekerapan, semuanya terpulang pada kebijaksanaan sendiri.
Kedua; kakitangan terpaksa bergantung pada kemahiran sendiri. Kakitangan yang terdedah dengan penggunaan media sosial atas kegunaan peribadi boleh memahami kerja ini dengan cepat, tetapi banyak menimbulkan kegusaran dan juga kekeliruan di kalangan kakitangan lain. Media sosial selalunya diakses menggunakan telefon pintar, tetapi ada juga kakitangan yang lebih selesa menggunakan komputer peribadi, kerana berkelebihan dari segi keluasan skrin dan papan kekunci yang besar. Walau bagaimanapun terdapat kakitangan yang tidak mempunyai kemudahan komputer peribadi di rumah, ditambah pula dengan kemudahan talian internet yang terhad. Selain daripada itu, oleh kerana kakitangan berada di rumah, maka mereka banyak bergantung pada sumber rujukan yang didapati dalam talian, sekiranya talian internet terhad, maka sumber rujukan agak sukar didapati lebih-lebih lagi sumber rujukan fizikal.
Tanpa latihan yang formal, kreativiti dan kebolehan kakitangan membuat content agak terbatas. Ada pelbagai jenis aplikasi yang digunakan untuk membuat content, salah satu yang kerap kali digunakan ialah Canva dan YouTube. Aplikasi ini membenarkan pengunaan percuma tetapi dengan ciri-ciri yang terhad, sekiranya ingin lebih, pengguna perlu melanggan dengan harga yang ditetapkan.
KEBERHASILAN
KPI bagi penganjuran aktiviti perpustakaan masih dapat diteruskan, bermakna perpustakaan masih dapat meneruskan prestasi kerja walaupun perpustakaan ditutup secara fizikal. Ini adalah kerana siaran di media sosial dikira statistik mengikut komen (comment), reaksi (reaction) dan perkongsian (shares) sebagai pengukuran KPI jabatan. Pada awal PKP 1.0, statistik bagi penganjuran aktiviti adalah kosong (0). Rajah 11 menunjukkan perbandingan laporan KPI sebelum menggunakan media sosial dan selepas pengunaan media sosial.
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Laporan KPI daripada PNSC Papar April 2019 Pengunjung : 0
Keahlian. : 0
Penggunaan Internet: 0 Pengunaan Rujukan: 0 Jumlah AGM : 0
Jumlah pengunjung AGM : 0 AGM= Aktiviti Gerakan Membaca Sekian dan terima kasih
Haritah PNSC Papar
Rajah 11: Perbandingan Laporan KPI Sebelum dan Selepas Penganjuran AGM Melalui Sosial Media
Rajah 12: Menunjukkan Respon Daripada Pengguna Mengenai Siaran Melalui Media Sosial Respon pengguna yang sangat menggalakkan terhadap siaran-siaran melalui media sosial. Ini menunjukkan bahawa mengadaptasi media sosial sebagai penghubung kepada pengguna adalah bertepatan atau berjaya. Rajah 12 menunjukkan respon pengguna terhadap siaran promosi perkhidmatan melalui media sosial.
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Penjimatan kos penganjuran aktiviti. Aktiviti melalui sosial media boleh dikatakan tidak memerlukan sebarang kos tambahan. Peralatan dan capaian internet biasanya menggunakan kemudahan daripada pejabat. Selain daripada itu media sosial adalah percuma untuk digunakan.
Kakitangan lebih berkeyakinan. Content seperti bercerita ataupun bernyanyi dapat membina keyakinan diri kakitangan. Menurut salah seorang kakitangan PNSC Tanjung Aru, beliau tidak pernah mengikuti mana-mana pertandingan nyanyian walaupun sangat berminat dalam bidang ini. Tetapi dengan adanya peluang ini dan melihat rakan-rakan lain juga terlibat sama, tahap keyakinannya meningkat. Sekarang beliau sangat seronok dan tidak mempunyai masalah untuk berdiri dihadapan kamera. Rajah 13 menunjukkan salah seorang kakitangan PNSC Tanjung Aru membuat rakaman sesi bercerita menggunakan video. Rajah 8 pula menunjukkan rakaman nyanyian kakitangan.
Rajah 13: Kakitangan PNSC Tanjung Aru Melakukan Sesi Bercerita KESIMPULAN
Berdasarkan pada pengalaman PNSC Papar dan Tanjung Aru dapat disimpulkan bahawa sebenarnya tugasan menggunakan platform media sosial mewujudkan kakitangan yang lebih bermotivasi, ini adalah kerana kakitangan terus dapat berfungsi seperti biasa. Kakitangan berasa diperlukan dan masih dapat memberi sumbangan walaupun perkhidmatan perpustakaan ditutup kepada orang ramai. Pada mula PKP, kakitangan berasa keliru dan tidak tahu tugasan apa yang harus dilakukan, terutama apabila bekerja dari rumah. Perkara ini terjadi kerana adalah sifat semulajadi perpustakaan untuk menerima kunjungan secara fizikal dan tugasan terjadi atas kunjungan tersebut.
Selain daripada itu, melakukan tugasan melalui platform media sosial, secara tidak langsung menggalakkan pembelajaran yang cepat. Aplikasi yang terlibat dalam membuat content bukanlah satu aplikasi yang digunakan dalam kerja seharian sebelum ini. Walaupun aplikasi ini mungkin telah lama wujud, tetapi bagi sebahagian besar kakitangan, ini adalah perkara baru bagi mereka. Mempelajari ilmu ini (aplikasi) bukanlah satu keutamaan pada keadaan yang biasa. Menjadikan tugasan ini sebagai salah satu KPI, memaksa kakitangan untuk mempelajari ilmu baharu.
Perpustakaan mendapat peluang untuk lebih lebih mendekati pengguna. Perkhidmatan melalui media sosial memberikan satu kelebihan, perpustakaan dapat berkomunikasi secara dua hala dengan masa yang pantas, dengan itu perpustakaan lebih memahami kemahuan pengguna. Selain daripada itu siaran-siaran berbentuk sosial seperti ucapan sempena perayaan dengan cara yang santai dan mesra membolehkan pengguna mengenali kakitangan dengan lebih dekat lagi dan mencipta hubungan antara pemberi perkhidmatan (provider) dan juga pelanggan (reciver).
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
Perkhidmatan melalui platform media sosial dianggap sebagai pengubung antara perpustakaan dan pengguna untuk menggantikan perkhidmatan secara fizikal. Namun begitu belum ada kajian keberkesanan dilakukan sama ada ianya betul-betul berkesan dalam menyampaikan perkhidmatan kepada golongan sasar, ataupun sama ada keperluan pengguna dipenuhi dengan cara penyampaian seperti ini.
NILAI PEMBELAJARAN & CADANGAN
Menyerapkan budaya kerja berpasukan amat penting, ianya harus disemai seawal seseorang pegawai itu melapor bertugas dihari pertama bekerja. Semangat kerja berpasukan mengambil masa untuk dibangunkan, oleh yang demikian sekiranya seorang kakitangan tidak mempunyai semangat kerja berpasukan yang teguh, pasti tugasan semasa pandemik yang penuh dengan ketidakpastian ini tidak akan dapat dilaksanakan. Bahagian latihan boleh mengaplikasikan kursus-kursus berbentuk
teambuilding sebagai satu kursus yang wajib dengan kekerapan berkala. Selain daripada itu
kesinambungan penyemaian semangat berpasukan ini jatuh dibahu KC untuk membentuk pasukan yang kuat.
Berkesinambungan dengan itu, KC haruslah sentiasa memberi ruang kepada kakitangan untuk berinteraksi secara terbuka. Luangkan masa, beri perhatian dan sokongan kepada kakitangan yang memerlukan. Amalkan moto “work with them not against them”. Proaktif untuk mempelajari perkara baharu, cari tahu kalau tidak tahu. Ilmu baharu perlu dipelajari lebih cepat daripada kakitangan agar boleh memberi bimbingan dan tunjuk ajar kepada mereka.
Terdapat banyak siaran (posting) menarik yang dikongsi di media sosial, tidak kira daripada perpustakaan ataupun daripada jabatan lain. Content yang menarik akan mendapat respon yang tinggi daripada pengguna. Perhati dan pelajari nilai-nilai positif untuk diamalkan di perpustakaan sendiri.
Pembangunan atau mencipta content yang menarik boleh melonjakkan respon pengguna sekaligus dapat memperkenalkan perkhidmatan perpustakaan. Pengurusan Central Rappahannock Regional Library di Virginia telah menghasilkan sebuah video yang bertajuk ‘Libraries will Survive’ dimuatnaik ke dalam YouTube. Video yang dihasilkan ialah untuk menyampaikan mesej mengenai kesukaran yang dihadapi oleh perpustakaan tersebut. Video ini telah menerima tontonan mencecah sebanyak 180,000. Kehadiran video tersebut telah mengundang pelbagai reaksi daripada masyarakat (Terra, 2013). Ini menunjukkan bahawa, content yang sesuai berjaya menarik perhatian ramai orang. Peranan media sosial pula membantu menularkan video tersebut sehingga mencapai tontonon sebanyak 13,000 pada minggu pertama ianya disiarkan.
Kesinambungan daripada itu, perlu berhati-hati dalam memilih dan menilai content sebelum ianya disiarkan. Elakkan menyiarkan perkara sensitif seperti perkauman, isu konflik keagamaan dan lain-lain isu sensitif. Oleh kerana media sosial dapat mencapai pengguna dengan meluas, maka sekiranya terdapat perkara negatif ianya akan tersebar dengan pantas dan memberi impak seperti kemarahan komuniti ataupun boleh menjatuhkan imej jabatan.
Peranan media sosial masa kini telah berubah, ianya bukan sahaja memberikan hiburan kosong tetapi telah diadaptasi sebagai platform untuk menyebarkan maklumat perkhidmatan rasmi. Sebelum ini Jabatan Kerajaan lebih bergantung pada laman sesawang untuk menyampaikan maklumat, pengguna boleh berinteraksi melalui laman ini tetapi bukan dalam masa sebenar (real
time). Perkhidmatan Awam harus menerima perubahan ini dan melihatnya sebagai satu peluang,
PTPM 2021: 14-18 JUN 2021
dengan membuka akaun rasmi media sosial masing-masing. SKMM juga mendedahkan bahawa 66.9% content yang dikongsikan adalah mengenai berita semasa dan 60.9% adalah mengenai info-info perkhidmatan awam. Platform yang digunakan untuk berkongsi maklumat ini sebahagian besarnya adalah melalui media sosial (86.5%)
RUJUKAN
Bakare, Olatunji Azeez (2018). Use of Social Media Platforms to Promote Library Services and Profitable Librarianship. International Journal of Scientific & Engineering Research.
Breivold, S., & Yu, H. (2008). Electronic Resource Management in Libraries : Research and Practice. IGI Global.
Hillary, W & Ken, L (2015). Engaging with social media: The Emily Carr University of Art and Design Library Experience. The University of Chicago Press and Art Library Society of North America, 34(1): 137-151 .
Gwyneth, J (2017). 12 Insta Easy Instagram Library & Literacy Promotion Ideas. http://yalsa.ala.org/blog/2017/02/23/12-insta-easy-instagram-library-literacy-promotion ideas/ Investopedia (2021). What is TikTok. https://www.investopedia.com/what-is-tiktok-4588933
Kelsey, B (2020). TikTok and libraries: a powerful partnership.
https://www.scisdata.com/connections/issue-115/tiktok-and-libraries-a-powerful-partnership/ LearnFree.Org (2021). Facebook. https://edu.gcfglobal.org/en/facebook101/what-is-facebook/1/ Lenstra, N., & Carlos, J. (2019). Public Libraries and Walkable Neighborhoods. International Journal of
Environmental Research and Public Health, 16(10).
https://doi-org.ezproxy.um.edu.my/10.3390/ijerph16101780
Leonard. A.PS. (2016). Penggunaan Media Sosial Sebagai Eksistensi Diri (Studi Deskriptif Kualitatif
Penggunaan Media Sosial Untuk Eksistensi Diri Pada Mahasiswa Fisip UNS Tahun Ajaran 2015/2016). [Unpublished Master’s thesis]. Universitas Sebelas Maret. Surakarata.
Maya E. D (2021 Mac, 15). Social Media. https://www.investopedia.com/terms/s/social-media.asp Mycensus.gov.my(2021). Sabah Population Quick Info.
https://www.mycensus.gov.my/index.php/ms/125-newsletter-infographics/1646-scdp-sabah#gallerye8b5b578a8-14
Ogunsola, L. A. (2011). "The Next Step in Librarianship: Is The Traditional Library Dead?". Library Philosophy and Practice (e-journal). https://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/606
Proctor Bob Usherwood, R. and Sobczyk, G. (1997), "What happens when a public library service closes down?", Library Management, 18 (1): 59-64. https://doi-org.ezproxy.um.edu.my/10.1108/01435129710157752
Sabah.net.com (2021). Our Primary Roles. https://www.sabah-net.com/content/our-primary-roles Sukarti, W., Datuk. (2010). Surat Pekeliling Perkhidmatan Kerajaan Negeri Sabah Bil. 1/2020
Pengunaan Perkhidmatan Sabah.Net. Sabah (pp. 1-3). Kota Kinabalu, Sabah: Jabatan Ketua
Menteri.
Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia (2021). Internet Users Surveys.
https://www.mcmc.gov.my/skmmgovmy/media/General/pdf/IUS-2020-Infographic.pdf Terra, Dankowski. (2013) How Libraries Are Using Social Media. American Library Association
