PANDUAN UJI COBA PROSES KERJA LAM-PTKES PROGRAM STUDI KEDOKTERAN DAN KEDOKTERAN GIGI

(1)

PANDUAN UJI COBA

PROSES KERJA LAM-PTKES

PROGRAM STUDI KEDOKTERAN DAN

KEDOKTERAN GIGI

TASK FORCE LAM-PTKes

HPEQ PROJECT DIKTI

(2)

i

KATA PENGANTAR

Akreditasi yang akan dilakukan oleh LAM-PTKes memiliki komponen formatif maupun

sumatif. Komponen Sumatif dilakukan oleh asesor seperti yang selama ini dilakukan oleh

asesor BAN-PT. Sedangkan Komponen Formatif akan dilakukan oleh fasilitator/ pendamping

yang ahli (coach).

Proses Kerja LAM-PTKes merupakan suatu perangkat prosedur kerja yang terstruktur yang

terdiri atas langkah-langkah dan prosedur-prosedur yang menentukan bagaimana sumber

daya organisasi digunakan untuk menghasilkan produk dan layanan dalam rangka

memenuhi kebutuhan akreditasi program studi pendidikan tinggi kesehatan.

Sebagai suatu perangkat prosedur kerja yang terstruktur, Proses Kerja dapat diuraikan

menjadi kegiatan-kegiatan spesifik yang terukur yang selalu dapat dilakukan perbaikan.

Upaya untuk selalu dapat melakukan perbaikan (continuous quality improvement) terhadap

Proses KerjaLAM-PTKes inilah yang menjadi tujuan uji coba Proses Kerja untuk program

studi pendidikan Kedokteran dan Kedokteran Gigi. Kedua program studi tersebut telah

memiliki instrumen/ borang akreditasi yang spesifik yang mencakup juga pendidikan profesi

dokter umum dan dokter gigi.

Buku Panduan ini ditulis untuk mempermudah pemahaman dan pelaksanaan uji coba Proses

Kerja akreditasi kedua program studi tersebut di atas. Bab 1 dari Buku Panduan ini

menguraikan Tahap-Tahap Proses Kerja Akreditasi. Untuk mempermudah pemahaman dan

pelaksanaan uji coba, Bab 2 merupakan Peta Proses Kerja Akreditasi sebagai visualisasi

perangkat prosedur kerja yang sudah dibuat. Selanjutnya, Bab 3 menerangkan tentang

Tahap-Tahap Uji Coba Proses Kerja LAM-PTKes diikuti oleh Bab 4 berisi Personil yang akan

melakukan uji coba ini. Terakhir, Bab 5 memuat Jadwal Uji Coba Proses Kerja LAM-PTKes .

Mengingat bahwa Uji Coba Proses KerjaLAM-PTKes ini sebenarnya merupakan suatu

penelitian terapan (action research) yang sangat dibutuhkan untuk operasionalisasi

LAM-PTKes , maka bagi personil danpengamat/ observer dari proses uji coba ini kami sajikan

Kuesioner yang kami harap dapat diisi untuk optimalisasi Proses KerjaLAM-PTKes . Demikian

pula bagi program studi yang diakreditasi, kami sajikan kuesioner untuk dapat menangkap

kesan dan harapan program studi yang bersangkutan. Buku Panduan ini kemudian diakhiri

dengan Lampiran-Lampiran yang memuat berbagai langkah, tata laksana dan prosedur

kerja yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari uji coba Proses KerjaLAM-PTKes .

Mohon maaf atas segala kekurangan dalam penulisan maupun penyajian buku panduan ini.

Terima kasih.

Task Force LAM-PTKes

PANDUAN UJI COBA

PROSES KERJA LAM-PTKES

UNTUK PRODI KEDOKTERAN

(3)

DAFTAR ISI

Hal.

Kata Pengantar...

i

Daftar Isi...

ii

Daftar Lampiran...

ii

LAM-PTKes ...

1 Pendahuluan...

12 Bab 1. Tahap - Tahap Proses Kerja Akreditasi...

13 Bab 2. Peta Proses Kerja Akreditasi ...

19 Bab 3. Tahap - Tahap Uji Coba Proses KerjaLAM-PTKes ...

20 Bab 4. Personil Uji Coba Proses KerjaLAM-PTKes ...

31 Bab 5. Jadwal Uji Coba ...

33 Kuesioner Uji Coba Proses Kerja LAM-PTKes...

41 Check List Kegiatan Tahap-tahap Uji Coba Proses Kerja LAM-PTKES...

48 Kuesioner Program Studi Yang Diakreditasi...

57 Referensi...

127 DAFTAR LAMPIRAN

Hal.

Lampiran 1

: Pedoman Pembentukan dan Pelaksanaan Tim Persiapan Akreditasi Prodi... 58

Lampiran 2

: Pedoman Penanggung Jawab Laporan Evaluasi Diri, Borang Program Studi, dan

Borang Pengelola Program Studi...

59

Lampiran 3

: Pedoman Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi... 60

Lampiran 4

: SOP Fasilitator / Pendamping... 61

Lampiran 5

: SOP Verifikasi Kelengkapan Dokumen dan Persyaratan Prodi... 63

Lampiran 6

: SOP Majelis... 64

Lampiran 7

: SOP Asesor... 66

Lampiran 8

: Formulir 1: Penilaian Evaluasi Diri Program Studi ... 68

Lampiran 9

: Formulir 2: Penilaian Borang Program Studi... 71

Lampiran 10

: Formulir 3: Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi………...

83

Lampiran 11

: SOP Penilaian Kecukupan (Desk Evaluation) Secara Elektronik

88

Lampiran 12

: SOP Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen Desk Evaluation Secara Elektronik... 89

(4)

Lampiran 13

: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan... 90

Lampiran 14

: SOP Persiapan Pemberangkatan Asesor... 91

Lampiran 15

: SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor dari Masing-Masing Lokasi... 92

Lampiran 16

: Rambu-Rambu Wawancara... 93

Lampiran 17

: Form 4. Berita Acara Visitasi Program Studi

... 94

Lampiran 18

: Form 5.

Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi

...

100

Lampiran 19

: Form 6. Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi………...

103

Lampiran 20

: Form 7. Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi... 106

Lampiran 21

: Form 8. Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi...

112

Lampiran 22

: Form 9.Rekomendasi Pembinaan Program Studi ... 115

Lampiran 23

: SOP Validasi... 121

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

PENDAHULUAN

Proses Kerja adalah seperangkat tugas / kegiatan yang saling berkaitan untuk mewujudkan

hasil akhir (outcome) organisasi yang memiliki nilai tambah bagi pelanggannya [1;2].

Prosedur-prosedur/kegiatan-kegiatan yang saling terkait dalam Proses Kerja secara kolektif

mewujudkan Misi organisasi yang akan menentukan peran, fungsi dan hubungan dalam

struktur organisasi tersebut [3].

Jadi Proses Kerja merupakan langkah-langkah dan prosedur-prosedur yang menentukan

bagaimana sumber daya organisasi digunakan untuk menghasilkan produk dan layanan

dalam rangka memenuhi permintaan pelanggan dan pasar. Sebagai suatu perangkat

prosedur kerja yang terstruktur, Proses Kerja dapat diuraikan menjadi kegiatan-kegiatan

spesifik yang terukur yang selalu dapat dilakukan perbaikan. [4]

Penerapan Proses Kerja dalam organisasi :[3]



Proses Kerja berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam organisasi sendiri

maupun dalam hubungan dengan pelanggannya, misalnya proses klaim asuransi.



Mulainya setiap Proses Kerja dipicu oleh kejadian tertentu (misalnya datangnya sebuah

klaim asuransi) dan selesainya dalam bentuk luaran (output) yang jelas (misalnya

selesainya sebuah klaim asuransi).



Suatu Proses Kerja dapat mencakup interaksi yang formal maupun informal antara

pelaku dan peserta yang terlibat di dalamnya.



Proses Kerja dapat mencakup kegiatan otomatis yang terkomputerisasi dan / atau

kegiatan manual.

Gambar di bawah memperlihatkan berbagai proses dan terminologi yang berkaitan dengan

Proses Kerja.

Gambar : Proses dan Terminologi yang Berkaitan dengan Proses Kerja [3]

dan / atau Proses Kerja

(Proses yang diinginkan untuk terjadi)

dideskripsikan dalam bentuk

Deskripsi Proses Kerja

(Uraian / representasi dari apa yang diinginkan untuk terjadi )

terdiri atas

Kegiatan

Kegiatan Manual

(Tidak dikelola dalam Sistem Alur Kerja

Otomatis)

Kegiatan Otomatis Subproses

Sistem Alur Kerja Otomatis

(Mengendalikan aspek otomatis yang terkomputerisasi dari Proses Kerja)

Deskripsi Proses

(Uraian / representasi dari apa yang sebenarnya terjadi )

mencakup satu / lebih

Deskripsi Kegiatan

menciptakan & mengatur

Rincian Tugas

(Tugas yang dibebankan kepada pelaku dalam alur kerja )

Perangkat Pemicu Aplikasi

(Perangkat / aplikasi komputer untuk menunjang kegiatan)

(17)

BAB 1

TAHAP-TAHAP PROSES KERJA AKREDITASI

NO. Waktu TAHAPAN AKREDITASI

I. PERSIAPAN

1 -18 s/d-12 Dua belas (12) s/d 18 bulan sebelum masa berlaku akreditasi berakhir, Sekretariat LAM-PTKes memberitahu program studi untuk meminta diakreditasi melalui surat elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS.

2 Idem Setelah menerima pemberitahuan dari Sekretariat, Prodi bersama Unit Pengelola

Prodi membentuk Tim Persiapan Akreditasi yang minimal terdiri atas : 1) Ketua Prodi

/ Wakil Dekan / Wakil Ketua Sekolah Tinggi sebagai Ketua Tim Persiapan; 2) Sekretaris Prodi sebagai Sekretaris Tim Persiapan; 3) Dosen di Prodi yang memiliki pengalaman di dalam sistem penjaminan mutu internal dan eksternal (asesor). (Lihat Lampiran 1: Pedoman Pembentukan dan Pelaksanaan Tim Persiapan Akreditasi Prodi) 3 Idem Ketua Tim Persiapan Akreditasi mengangkat penanggung jawab untuk

masing-masing : 1) Evaluasi Diri Program Studi; 2) Borang Program Studi; 3) Borang Unit Pengelola Program Studi; dan 4) Data.(Lihat Lampiran 2:

Pedoman Penanggung

Jawab Laporan Evaluasi Diri, Borang Program Studi, dan Borang Pengelola

Program Studi dan Lampiran 3: Pedoman Penanggung Jawab Data Prodi dan

Unit Pengelola Prodi)

4 Idem Prodi menanggapi surat LAM-PTKes dengan menyampaikan susunan Tim Persiapan

Akreditasi untuk komunikasi selanjutnya dengan Sekretariat

5 -15 s/d-9 Sembilan (9) s/d 15 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Ketua Tim Persiapan

Akreditasi mendiseminasi data yang sudah lengkap dari Penanggung Jawab Data

Prodi dan Unit Pengelola Prodi kepada Penanggung JawabLaporan Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi. 6 Idem Prodi dengan Tim Persiapan Akreditasi menyusun jadwal pendampingan oleh

fasilitator dan menyampaikannya ke LAM-PTKes permintaan untuk didampingi persiapan akreditasinya melalui surat elektronik

7 Idem Sekretariat menyiapkan daftar fasilitator yang akan bertugas berdasarkan usulan

ketua divisi. Keputusan penugasan adalah berdasarkan hasil rapat pleno majelis sebelumnya

8 -12 s/d-8 Delapan (8) s/d 12 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Fasilitator (pendamping) menyatakan kesediaannya ke Sekretariat

9 Idem Sekretariat menyiapkan surat tugas yang berlaku selama 3 bulan (untuk fasilitasi

tahap pertama) dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan

10 Idem Sekretariat mengirimkan surat jawaban secara elektronik kepada prodi yang

(18)

serta jadwal pendampingan sesuai dengan jadwal yang diminta Prodi (lihat tahap 2) atau jadwal yang diusulkan Fasilitator

11 Idem Prodi mengkonfirmasi jadwal pendampingan dan menyampaikannya ke LAM-PTKes

12 -9 s/d-6 Enam (6) s/d 9 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Ketua Tim Persiapan

Akreditasi bersama anggota timnya melakukan pemutakhiran, analisis dan perbaikan

pengisian Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi.

13 -6 Pendampingan oleh fasilitator/pendamping dapat dilakukan secara: a. Melalui surat elektronik

b. Tim Persiapan Akreditasi Program Studi datang berkonsultasi tatap muka ke fasilitator. Konsultasi tatap muka dapat dilakukan jika program studi sudah mengirimkan dokumen evaluasi diri.

Tugas Fasilitator (Lihat Lampiran 4 : SOP Fasilitator/Pendamping):

1. Memberi penjelasan tentang proses akreditasi dan hal-hal yang perlu dipersiapkan.

2. Memperkenalkan lebih jauh tentang standar yang harus dipenuhi. 3. Mengevaluasi kesiapan untuk akreditasi.

4. Jika semua dokumen sudah memenuhi syarat fasilitator/pendamping merekomendasi kelengkapan dokumen akreditasi ke LAM-PTKes

14 -6 s/d-3 Tiga (3) s/d 6 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,Program Studi melakukan perbaikan dokumen akreditasi sesuai hasil pendampingan

15 Idem Fasilitator/Pendamping membantu melakukan identifikasi mulai dari keabsahan

program studi, evaluasi diri, borang prodi, borang pengelola, renstra, rencana operasional, dll serta menyerahkan formulir evaluasi kinerja fasilitator kepada prodi untuk dikirim ke Sekretariat setelah proses fasilitasi selesai

16 A Idem Sesuai kesepakatan waktu, jika dalam 3 bulan pertama pendampingan program studi telah memenuhi standar maka program studi dapat mengajukan akreditasi kepada LAM-PTKes

16 B -3 s/d 0 Tiga (3) bulan sebelum masa kreditasi berakhir, Jika Fasilitator/Pendamping menyatakan dokumen usulan akreditasi program studi belum lengkap dan layak, maka merekomendasikan untuk pendampingan tahap 2 selama 3 bulan lagi

17 Idem Berkas akreditasi yang sudah lengkap dikirim oleh prodi ke LAM-PTKes berikut dengan formulir evaluasi kinerja fasilitator

II. ASESMEN KECUKUPAN / DESK EVALUATION

18 0 s/d + 1 Sekretariat memastikan semua dokumen sudah lengkap dan memenuhi persyaratan.

(Lampiran 5: SOP Verifikasi Kelengkapan Dokumen dan Persyaratan Prodi)

19 Idem Sekretariat menyiapkan daftar tim asesor yang akan bertugas berdasarkan keputusan

(19)

diinformasikan ke asesor (Lampiran 6: SOP Majelis)

20 Idem Asesor menyatakan kesiapannya ke Sekretariatsetelah melihat SOP Asesor (lihat

Lampiran 7: SOP Asesor

21 Idem Sekretariat mengirimkan file (dalam bentuk PDF) meliputi: Laporan evaluasi diri,

borang program studi, borang unit pengelola program studi (fakultas/sekolah tinggi/politeknik/akademi), lampiran-lampiran, informasi jadwal lama waktu pemeriksaan/penilaian, rentang waktu visitasi program studi kepada para asesor secara elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS(rencana: otomatisasi jawaban penerimaan dokumen)

22 Idem Asesor membuka file yang telah dikirimkan dengan kode/password yang dimiliki para

asesor kemudian melakukan pemeriksaan dan penilaian satu persatu mulai dari Formulir 1: Penilaian Evaluasi Diri Program Studi (Lihat Lampiran 8), Formulir 2: Penilaian Borang Program Studi (Lihat Lampiran 9) dan Formulir 3: Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran 10) (rencana: dengan melakukan cross check data PDPT)

23 Idem Asesor diberikan waktu 2 minggu untuk melakukan asesmen kecukupan per prodi di

lokasi keberadaan asesor. (Lampiran 11: SOP Penilaian Kecukupan (Desk Evaluation) Secara Elektronik

24 Idem Asesor dapat meminta klarifikasi kepada fasilitator , bila diperlukan

25 Idem Hasil penilaian kemudian dikirim oleh Asesor kembali ke Sekretariat melalui surat elektronik.

26 Idem Sekretariat memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima dari Asesor. (lihat

Lampiran 12: SOP Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen Desk Evaluation Secara Elektronik)

27 Idem Tim Asesor menyepakati antar mereka jadwal visitasi dan melaporkan ke Sekretariat III. ASESMEN LAPANGAN / VISITASI

28 +2 Sekretariat menginformasikan ke program studi tentang jadwal visitasi. (lihat

Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan)

29 Idem Prodi mengkonfirmasi jadwal visitasi, informasi tentang hotel dan transportasi serta

menyampaikannya ke LAM-PTKes

30 Idem Sekretariat LAM-PTKes mengirimkan kepada asesor dan prodi surat tugas visitasi

asesor, nama dan alamat prodi serta nomor telepon kontak, surat pemberitahuan resmi ke prodi berikut nama, dan nomor telepon kontak asesor.

31 Idem Sekretariat mempersiapkan dokumen (tiket, hotel, surat tugas, format laporan

visitasi (termasuk berita acara), dokumen-dokumen asesmen kecukupan prodi pada laptop masing-masing asesor dan biaya perjalanan bagi asesor. (lihat Lampiran 14:

(20)

SOP Persiapan Pemberangkatan Asesor

32 Idem Prodi yang telah menerima surat pemberitahuan resmi dari LAM-PTKes

mempersiapkan sarana yang meliputi dokumen pendukung dan ruang khusus yang dilengkapi dengan peralatan kantor (printer, kertas, proyektor LCD, dan wifi) di kampus untuk digunakan sebagai ruang kerja tim asesor termasuk ruangan untuk pertemuan dengan dosen, mahasiswa, alumni, dan pemangku kepentingan

33 Idem Tim asesor melakukan koordinasi persiapan visitasi yang difasilitasi oleh sekretariat

34 Idem Asesor berangkat dari tempat masing-masing langsung menuju lokasi visitasi (lihat

Lampiran 15: SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor dari Masing-Masing Lokasi 35 Idem Asesor menemui pimpinan unit pengelola program studi, yang didampingi oleh

pimpinan program studi dan tim penyusun borang akreditasi, untuk memperkenalkan diri, menjelaskan maksud, tujuan, dan rangkaian kerja visitasi serta membacakan kode etik asesor. (lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan)

36 Idem Presentasi dan penjelasan dari pimpinan unit pengelola program studi dan pimpinan program studi, yang dihadiri oleh pimpinan unit pendukung program studi (misal: kepala lab, kepala perpustakaan, kepala bagian akademik, kepala bagian kemahasiswaan, dan kepala departemen)

37 Idem Asesor memeriksa data, informasi, dan bukti yang telah disiapkan oleh program

studi dan keadaan lapangan lainnya, di lokasi yang terkait (asesor dapat membagi tugas untuk mengunjungi tempat yang berbeda).Lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan

38 Idem Asesor mengobservasi/meninjau kegiatan pembelajaran dan fasilitas/instalasi

pendukung, seperti: ruang pimpinan, ruang dosen, ruang administrasi, perpustakaan dan aksesnya, laboratorium yang sesuai, ruang kuliah, fasilitas mahasiswa, fasilitas alumni, dan wahana praktek (rumah sakit, puskesmas, klinik, atau laboratorium lapangan). Lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan

39 Idem Asesor mewawancarai dosen tahap akademik, dosen/pembimbing klinik, mahasiswa,

tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan dan mitrakerja yang dianggap perlu. (Lihat Lampiran 16: Rambu-Rambu Wawancara)

40 Idem Asesor melakukan pertemuan harian untuk membahas hasil visitasi dan menyusun

Berita Acara. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program Studi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi)

41 Idem Asesor mengadakan pertemuan dengan pimpinan program studi, pimpinan unit

pengelola program studi, dosen, alumni, mahasiswa, dan pemangku kepentingan untuk mendiskusikan berita acara hasil visitasi

42 Idem Asesor menandatangani berita acara visitasi dengan ketua program studi untuk

borang program studi dan dengan pimpinan unit pengelola program studi untuk borang unit pengelola program studi. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program Studi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi).

(21)

43 Idem Asesor menyusun rekomendasi dan hal-hal yang urgen untuk ditindaklanjuti prodi

yang disampaikan pada acara penutupan asesmen lapangan serta menyerahkan form evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) ke program studi 44 Idem Asesor mengisi dokumen format penilaian dan rekomendasi hasil visitasi. (lihat

Lampiran 19: Form 6. Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi, Lampiran 20: Form 7. Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi, Lampiran 21: Form 8. Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi, dan Lampiran 22: Form 9.Rekomendasi Pembinaan Program Studi Jenjang S1)

45 +3 Asesor mengirim berita acara dan seluruh hasil penilaian secara elektronik serta

dokumen perjalanan (tiket, boarding pass, kuitansi transportasi lokal dan kuitansi penginapan) melalui pos kepada Sekretariat LAM-PTKes , selambat-lambatnya satu minggu setelah visitasi di program studi.

46 Idem Program studi mengirim form evaluasi kinerja LAM-PTKes ke sekretariat paling

lambat 1 minggu setelah hari terakhir asesmen lapangan dilakukan

IV. VALIDASI

47 Idem Sekretariat LAM-PTKes memeriksa kelengkapan hasil asesmen lapangan termasuk

evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) untuk dikirim ke validator secara elektronik dan meng-entry rekap data hasil asesmen lapangan 48 Idem ValidatorLAM-PTKes melakukan validasi hasil asesmen lapangan tim asesor. (lihat

Lampiran 23: SOP Validasi) untuk kemudian dilaporkan ke Sekretariat melalui surat elektronik.

49 A Idem Dokumen hasil asesmen yang BELUM memadai untuk pengambilan keputusan tentang status/peringkat akreditasi dilakukan revalidasi olehvalidatorlain (lihat Lampiran 23: SOP Validasi)

49 B Idem Laporan yang valid dikirim oleh validator ke Sekretariat

50 Idem Setelah menerima berkas prodi dari Validator, Sekretariat mengirim berkas ke divisi 51 Idem Setelah menerima berkas prodi dari sekretariat, Divisi mempersiapkan rapat pleno

majelis

V. KEPUTUSAN STATUS / PERINGKAT AKREDITASI

52 Idem Rapat Pleno Majelis memutuskan status/peringkat akreditasi prodi berdasarkan hasil asesmen lapangan yang valid untuk dikirim ke sekretariat

53 Idem Sekretariat LAM-PTKes membuat dan mengirim SK, Sertifikat Akreditasi dan

Rekomendasi Tindak Lanjut bagi Prodi yang Terakreditasidan Tidak Terakreditasi 54 +4 Fasilitator yang membimbing pertama kali atau fasilitator yang lebih sesuai

memantau kepatuhan prodi terhadap Rekomendasi Tindak Lanjut yang diberikan oleh LAM-PTKes

(22)

VI. PENGAJUAN KEBERATAN PRODI ATAS KEPUTUSAN AKREDITASI

55 +5 s/d + 10

Jika Prodi keberatan terhadap keputusan tentang status/peringkat akreditasi, maka mengajukan surat keberatan terhadap keputusan akreditasi dengan dokumen pendukung keberatannya selambat-lambatnya 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik

56 Idem Sekretariat LAM-PTKes menerima dan mengajukan surat keberatan yang masuk ke

Rapat Pleno Majelis bagi pengajuan yang tidak melebihi batas waktu 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik

57 A Idem Jika keputusan Rapat Pleno Majelis adalah keberatan itu LAYAK dilakukan asesmen lapangan ulang dengan tim Asesor yang berbeda.

57 B Idem Jika keputusan Rapat Pleno Majelis adalah bahwa keberatan itu TIDAK LAYAK Sekretariat LAM-PTKes membuat surat pemberitahuan penolakan keberatan prodi. 58 A Idem Sekretariat membuat surat pemberitahuan kepada Prodi bahwa akan dilakukan

asesmen lapangan ulang dengan tim Asesor yang berbeda (Lampiran 24: SOP Asesmen Lapangan Ulang)

58 B Idem SekretariatLAM-PTKes mengirim surat penolakan keberatan prodi

59 - Prodi mengajukan akreditasi ulang paling cepat 1 (satu) tahun setelah penetapan

(23)

BAB 2

PETA PROSES KERJAAKREDITASI

Prodi /Tim

Persiapan

Sekretariat LAM-PTKes

Fasilitator Asesor Validator Divisi / Pleno Majelis

2 1 3 4 5 6 7 8 9 11 10 12 14 13 15 16A 17 16 B 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 29 28 30 32 31 33 34 35 36 37 38 39 41 42 43 44 46 47 45 48 49A 50 49B 51 52 53 54 55 56 58 A 57A 59 58 B 57B

(24)

BAB 3

TAHAP - TAHAP UJI COBA PROSES KERJA LAM-PTKes

I. Pra Persiapan

Sekretariat :

1. Mempersiapkan pertemuan Penilaian dan rekrutmen Asesor dan Validator Kedokteran dan Kedokteran Gigi untuk Uji Coba Proses Kerja Akreditasi FK dan FKG

a. Pembahasan kriteria asesor dan validator serta penyusunan short list

b. Pemilihan asesor dan validator berdasarkan shortlist yang ada - Seleksi dan penetapan

2. Mempersiapkan pertemuan Penyusunan Kurikulum Pelatihan Asesor

3. Mempersiapkan Refreshing asesor kedokteran dan kedokteran gigi

4. Mempersiapkan pertemuan Pembahasan kriteria fasilitator

5. Mempersiapkan pertemuan Pembahasan Kurikulum Pelatihan Fasilitator

6. Mempersiapkan Pelatihan fasilitator

7. Mempersiapkan Pelatihan validator

8. Mempersiapkan pertemuan Sosialisasi instrumen akreditasi kepada Prodi FK UNHAS dan FKG UI

9. Mengirim Surat Pemberitahuan Uji Coba Proses Kerja Akreditasi ke FK UNHAS dan FKG UI paling lambat 3 minggu sebelum jadwal uji coba proses kerja beserta Panduan Uji Coba nya

10. Memberitahu kepada asesor, fasilitator, dan validator mengenai penugasan mereka dalam rangka uji coba

11. Mengkonfirmasi kesediaan asesor, fasilitator, dan validator sesuai jadwal 12. Mengirimkan softcopy dokumen (buku panduan dan borang) kepada asesor,

fasilitator, dan validator

13. Mengirimkan secara elektronik kepada prodi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan 14. Mempersiapkan rapat tim uji coba secara lengkap bersama dengan asesor, fasilitator

dan validator

15. Briefing kepada seluruh asesor tentang instrumen / borang akreditasi prodi pendidikan kedokteran dan kedokteran gigi

16. Mempersiapkan softcopy dokumen untuk asesor (borang/instrumen dan Form 1-9) 17. Mempersiapkan softcopy dokumen untuk fasilitator borang/instrumen & Form 1-9)

(25)

18. Mempersiapkan softcopy dokumen sekretariat (borang/instrumen, Form 1-9, dokumen lampiran panduan uji coba, dokumen persuratan)

19. Mempersiapkan softcopy dokumen prodi (Form 1-5)

20. Memastikan komunikasi dokumen diterima oleh prodi dan fasilitator

II. Persiapan

a. Sekretariat

1. Dua belas (12) s/d 18 bulan sebelum masa berlaku akreditasi berakhir, Sekretariat LAM-PTKes memberitahu program studi untuk meminta diakreditasi melalui surat elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS.

2. Sekretariat menyiapkan daftar fasilitator yang akan bertugas berdasarkan usulan ketua divisi. Keputusan penugasan adalah berdasarkan hasil rapat pleno majelis sebelumnya

3. Sekretariat menyiapkan surat tugas yang berlaku selama 3 bulan (untuk fasilitasi tahap pertama) dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan

4. Sekretariatmengirimkan surat jawaban secara elektronik kepada prodi yang

dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan sesuai dengan jadwal yang diminta Prodi (lihat tahap 2) atau jadwal yang diusulkan Fasilitator

b. Program Studi

1. Setelah menerima pemberitahuan dari Sekretariat, Prodi bersama Unit Pengelola

Prodi membentuk Tim Persiapan Akreditasi yang minimal terdiri atas : 1) Ketua Prodi

/ Wakil Dekan / Wakil Ketua Sekolah Tinggi sebagai Ketua Tim Persiapan; 2) Sekretaris Prodi sebagai Sekretaris Tim Persiapan; 3) Dosen di Prodi yang memiliki pengalaman di dalam sistem penjaminan mutu internal dan eksternal (asesor).(Lihat Lampiran 1: Pedoman Pembentukan dan Pelaksanaan Tim Persiapan Akreditasi Prodi

)

2. Ketua Tim Persiapan Akreditasi mengangkat penanggung jawab untuk

masing-masing : 1) Evaluasi Diri Program Studi; 2) Borang Program Studi; 3) Borang Unit Pengelola Program Studi; dan 4) Data. (Lihat Lampiran 2: Pedoman Penanggung Jawab LaporanEvaluasi Diri Program Studi dan Lampiran 3 : Pedoman Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi)

3. Prodi menanggapi surat LAM-PTKes dengan menyampaikan susunan Tim Persiapan

Akreditasi untuk komunikasi selanjutnya dengan Sekretariat

4. Sembilan (9) s/d 15 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,Ketua Tim Persiapan

(26)

Prodi dan Unit Pengelola Prodi kepada Penanggung JawabLaporan Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi. 5. Prodi dengan Tim Persiapan Akreditasi menyusun jadwal pendampingan oleh

fasilitator dan menyampaikannya ke LAM-PTKes permintaan untuk didampingi persiapan akreditasinya melalui surat elektronik

6. Prodi mengkonfirmasi jadwal pendampingan dan menyampaikannya ke LAM-PTKes 7. Enam (6) s/d 9 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Ketua Tim Persiapan

Akreditasi bersama anggota timnya melakukan pemutakhiran, analisis dan

perbaikan pengisian Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi.

8. Tiga (3) s/d 6 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,Program Studimelakukan perbaikan dokumen akreditasi sesuai hasil pendampingan

9. Sesuai kesepakatan waktu, jika dalam 3 bulan pertama pendampingan program studi telah memenuhi standar maka program studi dapat mengajukan akreditasi kepada LAM-PTKes

10. Berkas akreditasi yang sudah lengkap dikirim oleh prodi ke LAM-PTKes berikut dengan formulir evaluasi kinerja fasilitator

c. Fasilitator

1. Delapan (8) s/d 12 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Fasilitator (pendamping) menyatakan kesediaannya ke Sekretariat

2. Pendampingan oleh fasilitator/pendamping (Lihat Lampiran 4 : SOP Fasilitator/Pendamping)

3. Fasilitator/Pendamping membantu melakukan identifikasi mulai dari keabsahan program studi, evaluasi diri, borang prodi, borang pengelola, renstra, rencana operasional, dll serta menyerahkan formulir evaluasi kinerja fasilitator kepada prodi untuk dikirim ke Sekretariat setelah proses fasilitasi selesai

4. Tiga (3) bulan sebelum masa kreditasi berakhir, Jika Fasilitator/Pendamping menyatakan dokumen usulan akreditasi program studi belum lengkap dan layak, maka merekomendasikan untuk pendampingan tahap 2 selama 3 bulan lagi 5. Membuat laporan fasilitasi untuk diberikan ke sekretariat

d. Koordinator Uji Coba FK dan FKG

- Tugas dan tanggung jawab koordinator

1. Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba

2. Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi

(27)

3. Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan

4. Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi

e. Observer Uji Coba

1. Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi

f. Tim Uji Coba

1. Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik

2. Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dalam proses persiapan akreditasi

III. Asesmen Kecukupan / Desk evaluation

a. Sekretariat

1. Sekretariat memastikan semua dokumen sudah lengkap dan memenuhi

persyaratan. (Lampiran 5: SOP Verifikasi Kelengkapan Dokumen dan Persyaratan Prodi)

2. Sekretariat menyiapkan daftar tim asesor yang akan bertugas berdasarkan keputusan penugasan menurut rapat pleno majelis, yang diteruskan oleh ketua divisi untuk diinformasikan ke asesor (Lampiran 6: SOP Majelis)

3. Sekretariat mengirimkan file (dalam bentuk PDF) meliputi: Laporan evaluasi diri, borang program studi, borang unit pengelola program studi (fakultas/sekolah tinggi/politeknik/akademi), lampiran-lampiran, informasi jadwal lama waktu pemeriksaan/penilaian, rentang waktu visitasi program studi kepada para asesor secara elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS(rencana: otomatisasi jawaban penerimaan dokumen)

4. Sekretariat memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima dari Asesor. (lihat Lampiran 12: SOP Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen Desk Evaluation Secara Elektronik)

b. Asesor

1. Asesor menyatakan kesiapannya ke Sekretariatsetelah melihat SOP Asesor (lihat Lampiran 7: SOP Asesor

2. Asesor membuka file yang telah dikirimkan dengan kode/password yang dimiliki para asesor kemudian melakukan pemeriksaan dan penilaian satu persatu mulai dari Formulir 1: Penilaian Evaluasi Diri Program Studi (Lihat Lampiran 8), Formulir 2: Penilaian Borang Program Studi (Lihat Lampiran 9) dan Formulir 3: Penilaian Borang

(28)

Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran 10) (rencana: dengan melakukan cross check data PDPT)

3. Asesor diberikan waktu 2 minggu untuk melakukan asesmen kecukupan per prodi di lokasi keberadaan asesor.(Lampiran 11: SOP Penilaian Kecukupan (Desk Evaluation) Secara Elektronik)

4. Asesor dapat meminta klarifikasi kepada fasilitator , bila diperlukan

5. Hasil penilaian kemudian dikirim oleh Asesor kembali ke Sekretariat melalui surat elektronik.

6. Tim Asesor menyepakati antar mereka jadwal visitasi dan melaporkan ke Sekretariat c. Koordinator Uji Coba FK dan FKG

- Tugas dan tanggung jawab koordinator

3. Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan

d. Observer

e. Tim Uji Coba

2. Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment

IV. Asesmen Lapangan / Visitasi

a. Sekretariat

1. Sekretariat menginformasikan ke program studi tentang jadwal visitasi. (lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan)

(29)

2. SekretariatLAM-PTKes mengirimkan kepada asesor dan prodi surat tugas visitasi asesor, nama dan alamat prodi serta nomor telepon kontak, surat pemberitahuan resmi ke prodi berikut nama, dan nomor telepon kontak asesor.

3. Sekretariat mempersiapkan dokumen (tiket, hotel, surat tugas, format laporan visitasi (termasuk berita acara), dokumen-dokumen asesmen kecukupan prodi pada laptop masing-masing asesor dan biaya perjalanan bagi asesor. (lihat Lampiran 14: SOP Persiapan Pemberangkatan Asesor

b. Program Studi

1. Prodi mengkonfirmasi jadwal visitasi, informasi tentang hotel dan transportasi serta menyampaikannya ke LAM-PTKes

2. Prodi yang telah menerima surat pemberitahuan resmi dari LAM-PTKes

mempersiapkan sarana yang meliputi dokumen pendukung dan ruang khusus yang dilengkapi dengan peralatan kantor (printer, kertas, proyektor LCD, dan wifi) di kampus untuk digunakan sebagai ruang kerja tim asesor termasuk ruangan untuk pertemuan dengan dosen, mahasiswa, alumni, dan pemangku kepentingan

3. Presentasi dan penjelasan dari pimpinan unit pengelola program studi dan pimpinan program studi, yang dihadiri oleh pimpinan unit pendukung program studi (misal: kepala lab, kepala perpustakaan, kepala bagian akademik, kepala bagian

kemahasiswaan, dan kepala departemen)

4. Program studi mengirim form evaluasi kinerja LAM-PTKes ke sekretariat paling lambat 1 minggu setelah hari terakhir asesmen lapangan dilakukan

c. Asesor

1. Tim asesor melakukan koordinasi persiapan visitasi yang difasilitasi oleh sekretariat

2. Asesor berangkat dari tempat masing-masing langsung menuju lokasi visitasi (lihat

Lampiran 15: SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor dari Masing-Masing Lokasi)

3. Asesor menemui pimpinan unit pengelola program studi, yang didampingi oleh

pimpinan program studi dan tim penyusun borang akreditasi, untuk

memperkenalkan diri, menjelaskan maksud, tujuan, dan rangkaian kerja visitasi serta membacakan kode etik asesor. (lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen

Lapangan)

4. Asesor memeriksa data, informasi, dan bukti yang telah disiapkan oleh program

studi dan keadaan lapangan lainnya, di lokasi yang terkait (asesor dapat membagi tugas untuk mengunjungi tempat yang berbeda).Lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan

5. Asesor mengobservasi/meninjau kegiatan pembelajaran dan fasilitas/instalasi

pendukung, seperti: ruang pimpinan, ruang dosen, ruang administrasi, perpustakaan dan aksesnya, laboratorium yang sesuai, ruang kuliah, fasilitas mahasiswa, fasilitas

(30)

alumni, dan wahana praktek (rumah sakit, puskesmas, klinik, atau laboratorium lapangan). Lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan

6. Asesor mewawancarai dosen tahap akademik, dosen/pembimbing klinik,

mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan dan mitrakerja yang dianggap perlu. (Lihat Lampiran 16: Rambu-Rambu Wawancara)

7. Asesor melakukan pertemuan harian untuk membahas hasil visitasi dan menyusun

Berita Acara. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program St

8. Asesor mengadakan pertemuan dengan pimpinan program studi, pimpinan unit

pengelola program studi, dosen, alumni, mahasiswa, dan pemangku kepentingan untuk mendiskusikan berita acara hasil visitasi udi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi)

9. Asesor menandatangani berita acara visitasi dengan ketua program studi untuk

borang program studi dan dengan pimpinan unit pengelola program studi untuk borang unit pengelola program studi. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program Studi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi).

10. Asesor menyusun rekomendasi dan hal-hal yang urgen untuk ditindaklanjuti prodi

yang disampaikan pada acara penutupan asesmen lapangan serta menyerahkan form evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) ke program studi

11. Asesor mengisi dokumen format penilaian dan rekomendasi hasil visitasi. (lihat

Lampiran 19: Form 6. Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi, Lampiran 20: Form 7. Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi, Lampiran 21: Form 8. Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi, dan Lampiran 22: Form 9.Rekomendasi Pembinaan Program Studi Jenjang S1)

12. Asesor mengirim berita acara dan seluruh hasil penilaian secara elektronik serta

dokumen perjalanan (tiket, boarding pass, kuitansi transportasi lokal dan kuitansi penginapan) melalui pos kepada Sekretariat LAM-PTKes , selambat-lambatnya satu minggu setelah visitasi di program studi.

d. Koordinator Uji Coba FK dan FKG

3. Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan 4. Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan

membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi

(31)

e. Observer

f. Tim Uji Coba

2. Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment

V. Validasi

1. Sekretariat

1. Sekretariat LAM-PTKes memeriksa kelengkapan hasil asesmen lapangan termasuk evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) untuk dikirim ke validator secara elektronik dan meng-entry rekap data hasil asesmen lapangan 2. Setelah menerima berkas prodi dari Validator, Sekretariat mengirim berkas ke divisi 2. Validator

1. ValidatorLAM-PTKes melakukan validasi hasil asesmen lapangan tim asesor. (lihat Lampiran 23: SOP Validasi) untuk kemudian dilaporkan ke Sekretariat melalui surat elektronik.

2. Dokumen hasil asesmen yang BELUM memadai untuk pengambilan keputusan tentang status/peringkat akreditasi dilakukan revalidasi olehvalidatorlain (lihat Lampiran 23: SOP Validasi)

3. Laporan yang valid dikirim oleh validator ke Sekretariat 3. Divisi / Pleno Majelis

1. Setelah menerima berkas prodi dari sekretariat, Divisi mempersiapkan rapat pleno majelis

4. Koordinator Uji Coba FK dan FKG

(32)

e. Observer

f. Tim Uji Coba

VI. Keputusan Akreditasi

a. Divisi / Pleno Majelis

1. Rapat Pleno Majelis memutuskan status/peringkat akreditasi prodi berdasarkan hasil asesmen lapangan yang valid untuk dikirim ke sekretariat

b. Sekretariat

1. Sekretariat LAM-PTKes membuat dan mengirim SK, Sertifikat Akreditasi dan

Rekomendasi Tindak Lanjut bagi Prodi yang Terakreditasidan Tidak Terakreditasi c. Fasilitator

1. Fasilitator yang membimbing pertama kali atau fasilitator yang lebih sesuai

memantau kepatuhan prodi terhadap Rekomendasi Tindak Lanjut yang diberikan oleh LAM-PTKes

d. Koordinator Uji Coba

3. Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan 4. Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan

membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi

e. Observer

(33)

f. Tim Uji Coba

VII. Keberatan Prodi

a. Program Studi

1. Jika Prodi keberatan terhadap keputusan tentang status/peringkat akreditasi, maka mengajukan surat keberatan terhadap keputusan akreditasi dengan dokumen pendukung keberatannya selambat-lambatnya 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik

2. Prodi mengajukan akreditasi ulang paling cepat 1 (satu) tahun setelah penetapan status terakreditasi untuk meningkatkan peringkat terakreditasinya.

b. Sekretariat

1. Sekretariat LAM-PTKes menerima dan mengajukan surat keberatan yang masuk ke Rapat Pleno Majelis bagi pengajuan yang tidak melebihi batas waktu 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik

2. Sekretariat membuat surat pemberitahuan kepada Prodi bahwa akan dilakukan asesmen lapangan ulang dengan tim Asesor yang berbeda (Lampiran 24: SOP Asesmen Lapangan Ulang)

3. SekretariatLAM-PTKes mengirim surat penolakan keberatan prodi c. Divisi / Pleno Majelis

1. Jika keputusan Rapat Pleno Majelis adalah keberatan itu LAYAK dilakukan asesmen lapangan ulang dengan tim Asesor yang berbeda.

2. Jika keputusan Rapat Pleno Majelisadalah bahwa keberatan itu TIDAK LAYAK Sekretariat LAM-PTKes membuat surat pemberitahuan penolakan keberatan prodi d. Koordinator Uji Coba

(34)

e. Observer

f. Tim Uji Coba

(35)

BAB 4

PERSONIL UJI COBA PROSES KERJA LAM-PTKES

KOORDINATOR UMUM :

M.K. Tadjudin

KEDOKTERAN–Prodi Kedokteran FK UNHAS

1) Ketua Divisi Uji Coba Proses Kerja Prodi Kedokteran FK UNHAS: Prijo Sidipratomo 2) Majelis ( 9 orang ) Uji Coba Proses Kerja Prodi Kedokteran FK UNHAS

1. Wahyuning Ramlan – UI Jakarta

2. Abdul Salam M. Sofro – Univ YARSI Jakarta 3. Budu – UNHAS Makassar

4. Kiagus Muhammad Arsyad – UNSRI Palembang 5. Liliana Sugiharto – UNIKA ATMAJAYA

6. Tjipto Suwandi – UNAIR Surabaya 7. Armasastra Bahar – FKG UI 8. Erwan Sugiatno – FKG UGM 9. Murni Hartanti – PPNI Jakarta

3) Asesor (5 orang) Uji Coba Proses Kerja Prodi Kedokteran FK UNHAS - Ketua: Ambar Mudiqdo – UNS Solo

- Sekretaris: Wiwien Heru Wiyono - Anggota (3 orang):

1. Titi Savitri

2. Sonny Pamuji Laksono 3. Felicia Kurniawan

4) Validator Uji Coba Proses Kerja Prodi Kedokteran FK UNHAS Soewadi – FK UGM

(36)

KEDOKTERAN GIGI -

Prodi Kedokteran Gigi FKG UI

1) Ketua Divisi

Prodi Kedokteran Gigi FKG UI

: Zaura K. Anggraeni 2) Majelis ( 9 orang )

Prodi Kedokteran Gigi FKG UI

1. Bambang Sarjono Trenggono – FKG USAKTI 2. Endang Wahyuningtyas – FKG UGM 3. Latief Mooduto – FKG UNAIR 4. Harum Sasanti – FKG UI 5. Menik Priaminiarti – FKG UI

6. Tri Erri Astoeti - Universitas Trisakti 7. Moh. Richata Fadil – UNPAD 8. Sugito – FK UI

9. Emi Nurjasmi - Kebidanan

3) Asesor (5 orang) Prodi Kedokteran Gigi FKG UI 1. Ketua: Munakhir Mudjosemedi – FKG UGM

2. Sekretaris: Mohammad Dharmautama – FKG UNHAS 3. Anggota (3 orang)

- Grace Virginia Gumuruh - FKG UNPAD - Diatri Nari Ratih - FKG UGM

- Diah Savitri Ernawati - FKG UNAIR 4) Validator

Prodi Kedokteran Gigi FKG UI

Burhanuddin D. Pasiga – FKG UNHAS

OBSERVER

1. Pengurus LAM-PTKes 2. Iwang Yusuf - PDPTKes 3. Task Force LAM-PTKes

(37)

BAB 5

Jadwal Kegiatan Proses Uji Coba Akreditasi FK dan FKG LAM-PTKes 10 September 2013 (Fix tanggal)

No. Keterangan Sept Okt Nov Des PIC

2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Penilaian dan rekrutmen Asesor dan Validator Kedokteran dan Kedokteran Gigi untuk Uji Coba Proses Bisnis Akreditasi FK dan FKG

X a.TF / Sekretariat

X

b. Pemilihan asesor dan validator berdasarkan short list yang ada - Seleksi dan penetapan

X b. TF / Sekretariat

2. Penyusunan Kurikulum Pelatihan Asesor (kedokteran, kedokteran gigi)

a. Kedokteran X TF / Sekretariat

X

b. Kedokteran Gigi X TF / Sekretariat

X

(38)

2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

3. Refreshing asesor kedokteran dan kedokteran gigi

X TF / Sekretariat

4. Pembahasan kriteria fasilitator (kedokteran, kedokteran gigi)

TF / Sekretariat

a. Kedokteran X

X

b. Kedokteran gigi X

X

5. Pembahasan Kurikulum Pelatihan Fasilitator (kedokteran, kedokteran gigi) TF / Sekretariat a. Kedokteran X X b. Kedokteran gigi X X

6. Pelatihan fasilitator untuk kedokteran, kedokteran gigi

TF / Sekretariat

a.

Kedokteran X

b.

Kedokteran gigi X

7. Pelatihan validator untuk kedokteran, kedokteran gigi

(39)

2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

a.

Kedokteran X

b.

Kedokteran gigi X

8. Sosialisasi instrumen akreditasi kepada Prodi FK UNHAS dan FKG UI - Melalui dokumen langsung dan

pengiriman e-mail ke prodi FK UNHAS dan FKG UI

X TF / Sekretariat

9. Mengirim Surat Pemberitahuan Uji Coba Proses Bisnis Akreditasi ke FK UNHAS dan FKG UI paling lambat 3 minggu sebelum jadwal uji coba proses bisnis beserta Panduan Uji Coba nya

X TF / Sekretariat

10. Memberitahu kepada asesor, fasilitator, dan validator mengenai penugasan mereka dalam rangka uji coba

X TF / Sekretariat

11. Mengkonfirmasi kesediaan asesor, fasilitator, dan validator sesuai jadwal

X TF / Sekretariat

12. Mengirimkan softcopy dokumen (buku panduan dan borang) kepada asesor, fasilitator, dan validator

X TF / Sekretariat

13. Mengirimkan secara elektronik kepada prodi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan

X TF / Sekretariat

14. Rapat persiapan tim uji coba prodi secara lengkap bersama dengan asesor, fasilitator dan validator

(40)

2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

a. Kedokteran X

b. Kedokteran Gigi X

15. Briefing kepada seluruh asesor tentang instrumen / borang akreditasi

TF / Sekretariat

a.

Kedokteran X

b.

Kedokteran Gigi X

16. Mempersiapkan softcopy dan

hardcopy dokumen sekretariat untuk

uji coba kedokteran, kedokteran gigi (borang/instrumen, Form 1-9,

dokumen lampiran panduan uji coba, dokumen persuratan)

a.

Kedokteran X TF / Sekretariat

b.

Kedokteran gigi X TF / Sekretariat

hardcopy dokumen untuk fasilitator

kedokteran, kedokteran gigi (borang/instrumen dan Form 1-9)

TF / Sekretariat

a. Kedokteran X

b. Kedokteran gigi X

hardcopy dokumen untuk asesor

kedokteran, kedokteran gigi

(41)

2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

(borang/instrumen & Form 1-9)

a.

Kedokteran X

b.

Kedokteran gigi X

hardcopy dokumen untuk prodi

kedokteran, kedokteran gigi (Form 1-5)

TF / Sekretariat

a.

Kedokteran X

b.

Kedokteran gigi X

20. Memastikan komunikasi dokumen diterima oleh prodi dan fasilitator kedokteran, kedokteran gigi

a.

b.

21. Uji Coba : Fasilitasi / Pendampingan Uji Coba Proses Bisnis kedokteran, kedokteran gigi

a.

b.

22. Pembuatan laporan fasilitasi oleh fasilitator

Sekretariat

(42)

2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

b.

Kedokteran gigi X

23. Presentasi laporan hasil fasilitasi Sekretariat

a.

Kedokteran X

b.

Kedokteran Gigi X

24. Uji Coba : Asesmen Kecukupan Sekretariat

# Pengiriman Bahan asesmen kecukupan

(Sekretariat LAM) ke asesor

18 Okt

Sekretariat

a.Kedokteran

1.

Pemeriksaan dan penilaian oleh asesor satu persatu mulai dari Form 1: Evaluasi Diri Form 2: Borang Program Studi, Form 3: Borang Fakultas

20 Okt

2 Nov

Asesor

2.

Asesor mengirim asesmen kecukupan ke secretariat LAM

3 Nov

Sekretariat

b.Kedokteran Gigi

1.

Pemeriksaan dan penilaian oleh asesor satu persatu mulai dari Form 1: Evaluasi Diri Form 2: Borang Program Studi, Form 3: Borang Fakultas

20 Okt

2 Nov

Asesor

2.

Asesor mengirim asesmen kecukupan ke secretariat LAM

3 Nov

Sekretariat

25. Validator memeriksa kelengkapan hasil penilaian asesmen kecukupan

5 Nov

(43)

2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

26. Uji Coba : Asesmen Lapangan Sekretariat (siapkan biaya

Asesor) tehnik asesmen lapangan

a.

Kedokteran 10 Nov 23 Nov Asesor FK

b.

Kedokteran gigi 10 Nov 23 Nov Asesor FKG

27. Pengumpulan Laporan Hasil Asesmen Lapangan (sekretaris asesor) ke

secretariat LAM 25 Nov Sekretaris Asesor a. Kedokteran 25 Nov b. Kedokteran Gigi 25 Nov

28. Uji Coba : Validasi prodi kedokteran, kedokteran gigi

a.

Sekretariat mengirim hasil

asesmen lapangan ke Tim validasi

27 Nov

Sekretariat mengirim lewat email

b.

Tim Validator melakukan validasi

28-30 Nov

c.

Validator mengirim hasil validasi ke secretariat LAM

1-2 Des

Validator

29. Uji Coba: Majelis

a. Sekretariat LAM menyerahkan hasil validasi ke rapat pleno majelis

5 Des

Rapat Pleno majelis (Sekretariat menyiapkan biaya dan tempat) b. Ketua Devisi mengirim hasil

akreditasi ke ketua pengurus LAM

6 Des

Ketua devisi (secretariat menvasiliasi)

(44)

2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

30. Uji Coba : Keputusan Akreditasi prodi kedokteran, kedokteran gigi

Sekretariat (menyiapkan disaing Sertifikat)

a.

Ketua LAM menerbitkan SK & Sertifikat

7 Des

Sekretariat

b.

Sekretariat LAM mengirim SK & Sertifikat Ke PS (FK-FKG)

8 Des

Sekretariat

31. Uji Coba : Keberatan Prodi(Banding) 10 Des 2013 – 10

Mei 2014

PS ke Sekretariat

1.Kedokteran

a.

Sekretariat menerima surat keberatan dari prodi dan meneruskan surat pengajuan keberatannya ke majelis

b.

Majelis memutuskan kelayakan pengajuan keberatan hasil uji coba proses bisnis

2.Kedokteran Gigi

a.

Sekretariat menerima surat keberatan dari prodi dan meneruskan surat pengajuan keberatannya ke majelis

b.

Majelis memutuskan kelayakan pengajuan keberatan hasil uji coba proses bisnis

32. Pambuatan laporan uji coba proses 10

(45)

KUESIONER UJI COBA PROSES KERJA LAM-PTKes

1

1. Apakah ada tahap yang harus ditambah atau bisa dikurangi pada persiapan akreditasi? ... ... ... ...

2. Bagaimana pengaruh asesor dari profesi lain (yang tidak sama latar belakang pendidikannya dengan bidang ilmu program studi yang sedang diakreditasi) ? *

A. Berpengaruh

B. Tidak Berpengaruh

3. Bagaimana dinamika kerja sama antara asesor yang berbeda dalam hal : a. Senioritas : ...

b. Perbedaan jenjang akademis : ... c. Usia : ...

d. Pengalaman jabatan yang diduduki (rektor / dekan / ketua prodi / dosen): ...

4. Berdasarkan pengamatan Bapak/Ibu atas pertanyaan no. 8, apa saran / rekomendasi kombinasi anggota tim asesor yang ideal?

... ... ... ...

1_{Untuk dijawab oleh observer, asesor, fasilitator, validator, badan pelaksana dan panitia uji coba proses kerja}

(46)

5. Seberapa besarkah pengaruh fasilitator dalam membantu asesor saat melakukan desk evaluation?

a. Berpengaruh

b. Tidak Berpengaruh

6. Berapa jumlah asesor yang optimal yang diperlukan dalam asesmen lapangan/visitasi untuk akreditasi kedokteran dan kedokteran gigi?

a. Dua

b. Tiga

c. Lebih dari tiga

7. Bagaimana sebaiknya komposisi latar belakang pendidikan/profesi asesor pada nomor 6 diatas?

1. Dokter

2. Dokter gigi

3. Tenaga kesehatan lain Perawat

Bidan

Ahli Gizi

Farmasi

(47)

4. Manajemen pendidikan 5. Tenaga non kesehatan lain

8. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam proses asesmen kecukupan / desk evaluation secara elektronik?

... ... ... ...

9. Apakah ada tahap yang harus ditambah atau bisa dikurangi pada asesmen kecukupan / desk evaluation?

... ... ... ...

10. Apakah ada tahap yang harus ditambah atau bisa dikurangi pada proses asesmen lapangan? ... ... ... ...

11. Bagaimana tingkat komunikasi dan koordinasi antara fasilitator, asesor, validator dan sekretariat secara keseluruhan ?

a. Kurang

Khususnya dalam hal ...

b. Memadai

(48)

c. Baik

Khususnya dalam hal ...

12. Hambatan yang ditemui pada tahap persiapan akreditasi

... ... ... ...

13. Hambatan yang ditemui pada tahap asesmen kecukupan / desk evaluation

... ... ... ...

14. Hambatan yang ditemui pada tahap assesmen lapangan

... ... ... ...

15. Apa indikator penentu kinerja (KPI) asesor dalam proses akreditasi (persiapan, asesmen kecukupan / desk evaluation, asesmen lapangan / visitasi) ?

... ... ... ...

(49)

16. Hambatan yang ditemui pada tahap validasi

... ... ... ...

17. Hambatan yang ditemui pada tahap keputusan status / peringkat akreditasi

... ... ... ...

18. Hambatan yang ditemui pada tahap pengajuan keberatan

... ... ... ... 19. Saran terhadap tahap persiapan akreditasi

... ... ... ...

20. Saran terhadap tahap asesmen kecukupan / desk evaluation

... ... ... ...

(50)

21. Saran terhadap tahap assesmen lapangan

... ... ... ...

22. Saran terhadap tahap validasi

... ... ... ...

23. Saran terhadap tahap keputusan status / peringkat akreditasi

... ... ...

24. Saran terhadap tahap pengajuan keberatan:

... ... ... ...

25. Saran uji coba secara keseluruhan :

... ... ...

(51)

... ..., ... 2013

observer, asesor, fasilitator, validator, badan pelaksana dan panitia uji coba proses kerja LAM Kesehatan

(...) Nama Jelas

(52)

No

Kegiatan

Dilakukan

Keterangan

Belum Sudah

I Tahap Pra Persiapan A Sekretariat

1 Mempersiapkan pertemuan Penilaian dan rekrutmen Asesor dan Validator Kedokteran dan Kedokteran Gigi untuk Uji Coba Proses Kerja Akreditasi FK dan FKG

b. Pemilihan asesor dan validator berdasarkan shortlist yang ada - Seleksi dan penetapan

2 Mempersiapkan pertemuan Penyusunan Kurikulum Pelatihan Asesor

3 Mempersiapkan Refreshing asesor kedokteran dan kedokteran gigi

4 Mempersiapkan pertemuan Pembahasan kriteria fasilitator

5 Mempersiapkan pertemuan Pembahasan Kurikulum Pelatihan Fasilitator

6 Mempersiapkan Pelatihan fasilitator

7 Mempersiapkan Pelatihan validator

8 Mempersiapkan pertemuan Sosialisasi instrumen akreditasi kepada Prodi FK UNHAS dan FKG UI

9 Mengirim Surat Pemberitahuan Uji Coba Proses Kerja Akreditasi ke FK UNHAS dan FKG UI paling lambat 3 minggu sebelum jadwal uji coba proses kerja beserta Panduan Uji Coba nya

10 Memberitahu kepada asesor, fasilitator, dan validator mengenai penugasan mereka dalam rangka uji coba

11 Mengkonfirmasi kesediaan asesor, fasilitator, dan validator sesuai jadwal

12 Mengirimkan softcopy dokumen (buku panduan dan borang) kepada asesor, fasilitator, dan validator

13 Mengirimkan secara elektronik kepada prodi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan

14 Mempersiapkan rapat tim uji coba secara lengkap bersama dengan asesor, fasilitator dan validator

15 Briefing kepada seluruh asesor tentang instrumen / borang akreditasi untuk FK dan FKG

16 Mempersiapkan softcopy dokumen untuk asesor (borang/instrumen dan Form 1-9)

17 Mempersiapkan softcopy dokumen untuk fasilitator borang/instrumen & Form 1-9)

18 Mempersiapkan softcopy dokumen sekretariat (borang/instrumen, Form 1-9, dokumen lampiran panduan uji coba, dokumen

persuratan)

19 Mempersiapkan softcopy dokumen prodi (Form 1-5)

20 Memastikan komunikasi dokumen diterima oleh prodi dan fasilitator

II Persiapan A Sekretariat

1 Dua belas (12) s/d 18 bulan sebelum masa berlaku akreditasi berakhir, Sekretariat LAM-PTKes memberitahu program studi untuk meminta diakreditasi melalui surat elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS.

(53)

2 Sekretariat menyiapkan daftar fasilitator yang akan bertugas

berdasarkan usulan ketua divisi. Keputusan penugasan adalah berdasarkan hasil rapat pleno majelis sebelumnya 3 Sekretariat menyiapkan surat tugas yang berlaku selama 3

bulan (untuk fasilitasi tahap pertama) dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan

4 Sekretariatmengirimkan surat jawaban secara elektronik

kepada prodi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan sesuai dengan jadwal yang diminta Prodi (lihat tahap 2) atau jadwal yang diusulkan Fasilitator B Program Studi

1 Setelah menerima pemberitahuan dari Sekretariat, Prodi

bersama Unit Pengelola Prodi membentuk Tim Persiapan

Akreditasi yang minimal terdiri atas : 1) Ketua Prodi / Wakil Dekan / Wakil Ketua Sekolah Tinggi sebagai Ketua Tim Persiapan; 2) Sekretaris Prodi sebagai Sekretaris Tim Persiapan; 3) Dosen di Prodi yang memiliki pengalaman di dalam sistem penjaminan mutu internal dan eksternal (asesor).(Lihat Lampiran 1: Pedoman Pembentukan dan Pelaksanaan Tim Persiapan Akreditasi Prodi

)

2 Ketua Tim Persiapan Akreditasi mengangkat penanggung

jawab untuk masing-masing : 1) Evaluasi Diri Program Studi; 2) Borang Program Studi; 3) Borang Unit Pengelola Program Studi; dan 4) Data. (Lihat Lampiran 2: Pedoman Penanggung Jawab LaporanEvaluasi Diri Program Studi dan Lampiran 3 : Pedoman Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi)

3 Prodi menanggapi surat LAM-PTKes dengan menyampaikan

susunan Tim Persiapan Akreditasi untuk komunikasi selanjutnya dengan Sekretariat

4 Sembilan (9) s/d 15 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,Ketua Tim Persiapan Akreditasi mendiseminasi data yang sudah lengkap dari Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi kepada Penanggung JawabLaporan Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi.

5 Prodi dengan Tim Persiapan Akreditasi menyusun jadwal

pendampingan oleh fasilitator dan menyampaikannya ke LAM-PTKes permintaan untuk didampingi persiapan akreditasinya melalui surat elektronik

6 Prodi mengkonfirmasi jadwal pendampingan dan

menyampaikannya ke LAM-PTKes

7 Enam (6) s/d 9 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,

Ketua Tim Persiapan Akreditasi bersama anggota timnya

melakukan pemutakhiran, analisis dan perbaikan pengisian Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang

(54)

Unit Pengelola Program Studi.

8 Tiga (3) s/d 6 bulan sebelum masa akreditasi

berakhir,Program Studimelakukan perbaikan dokumen akreditasi sesuai hasil pendampingan

9 Sesuai kesepakatan waktu, jika dalam 3 bulan pertama pendampingan program studi telah memenuhi standar maka

program studi dapat mengajukan akreditasi kepada

LAM-PTKes

10 Berkas akreditasi yang sudah lengkap dikirim oleh prodi ke LAM-PTKes berikut dengan formulir evaluasi kinerja fasilitator

C Fasilitator

1 Delapan (8) s/d 12 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,

Fasilitator (pendamping) menyatakan kesediaannya ke

Sekretariat

2 Pendampingan oleh fasilitator/pendamping (Lihat Lampiran 4 : SOP Fasilitator/Pendamping)

3 Fasilitator/Pendamping membantu melakukan identifikasi

mulai dari keabsahan program studi, evaluasi diri, borang prodi, borang pengelola, renstra, rencana operasional, dll serta menyerahkan formulir evaluasi kinerja fasilitator kepada prodi untuk dikirim ke Sekretariat setelah proses fasilitasi selesai

4 Tiga (3) bulan sebelum masa kreditasi berakhir, Jika

Fasilitator/Pendamping menyatakan dokumen usulan

akreditasi program studi belum lengkap dan layak, maka merekomendasikan untuk pendampingan tahap 2 selama 3 bulan lagi

5 _{Membuat laporan fasilitasi untuk diberikan ke sekretariat} D Koordinator Uji Coba FK dan FKG

1 Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba

2 Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi

3 Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan

4 Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi

E Observer Uji Coba

1 Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi

F Tim Uji Coba

1 Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik

2 Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dalam proses persiapan akreditasi