I Tahap Pra Persiapan A Sekretariat
1 Mempersiapkan pertemuan Penilaian dan rekrutmen Asesor dan Validator Kedokteran dan Kedokteran Gigi untuk Uji Coba Proses Kerja Akreditasi FK dan FKG
a. Pembahasan kriteria asesor dan validator serta penyusunan short list
b. Pemilihan asesor dan validator berdasarkan shortlist yang ada - Seleksi dan penetapan
2 Mempersiapkan pertemuan Penyusunan Kurikulum Pelatihan Asesor
3 Mempersiapkan Refreshing asesor kedokteran dan kedokteran gigi
4 Mempersiapkan pertemuan Pembahasan kriteria fasilitator
5 Mempersiapkan pertemuan Pembahasan Kurikulum Pelatihan Fasilitator
6 Mempersiapkan Pelatihan fasilitator
7 Mempersiapkan Pelatihan validator
8 Mempersiapkan pertemuan Sosialisasi instrumen akreditasi kepada Prodi FK UNHAS dan FKG UI
9 Mengirim Surat Pemberitahuan Uji Coba Proses Kerja Akreditasi ke FK UNHAS dan FKG UI paling lambat 3 minggu sebelum jadwal uji coba proses kerja beserta Panduan Uji Coba nya
10 Memberitahu kepada asesor, fasilitator, dan validator mengenai penugasan mereka dalam rangka uji coba
11 Mengkonfirmasi kesediaan asesor, fasilitator, dan validator sesuai jadwal
12 Mengirimkan softcopy dokumen (buku panduan dan borang) kepada asesor, fasilitator, dan validator
13 Mengirimkan secara elektronik kepada prodi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan
14 Mempersiapkan rapat tim uji coba secara lengkap bersama dengan asesor, fasilitator dan validator
15 Briefing kepada seluruh asesor tentang instrumen / borang akreditasi untuk FK dan FKG
16 Mempersiapkan softcopy dokumen untuk asesor (borang/instrumen dan Form 1-9)
17 Mempersiapkan softcopy dokumen untuk fasilitator borang/instrumen & Form 1-9)
18 Mempersiapkan softcopy dokumen sekretariat (borang/instrumen, Form 1-9, dokumen lampiran panduan uji coba, dokumen
persuratan)
19 Mempersiapkan softcopy dokumen prodi (Form 1-5)
20 Memastikan komunikasi dokumen diterima oleh prodi dan fasilitator
II Persiapan A Sekretariat
1 Dua belas (12) s/d 18 bulan sebelum masa berlaku akreditasi berakhir, Sekretariat LAM-PTKes memberitahu program studi untuk meminta diakreditasi melalui surat elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS.
2 Sekretariat menyiapkan daftar fasilitator yang akan bertugas
berdasarkan usulan ketua divisi. Keputusan penugasan adalah berdasarkan hasil rapat pleno majelis sebelumnya 3 Sekretariat menyiapkan surat tugas yang berlaku selama 3
bulan (untuk fasilitasi tahap pertama) dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan
4 Sekretariatmengirimkan surat jawaban secara elektronik
kepada prodi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan sesuai dengan jadwal yang diminta Prodi (lihat tahap 2) atau jadwal yang diusulkan Fasilitator B Program Studi
1 Setelah menerima pemberitahuan dari Sekretariat, Prodi
bersama Unit Pengelola Prodi membentuk Tim Persiapan
Akreditasi yang minimal terdiri atas : 1) Ketua Prodi / Wakil Dekan / Wakil Ketua Sekolah Tinggi sebagai Ketua Tim Persiapan; 2) Sekretaris Prodi sebagai Sekretaris Tim Persiapan; 3) Dosen di Prodi yang memiliki pengalaman di dalam sistem penjaminan mutu internal dan eksternal (asesor).(Lihat Lampiran 1: Pedoman Pembentukan dan Pelaksanaan Tim Persiapan Akreditasi Prodi
)
2 Ketua Tim Persiapan Akreditasi mengangkat penanggung
jawab untuk masing-masing : 1) Evaluasi Diri Program Studi; 2) Borang Program Studi; 3) Borang Unit Pengelola Program Studi; dan 4) Data. (Lihat Lampiran 2: Pedoman Penanggung Jawab LaporanEvaluasi Diri Program Studi dan Lampiran 3 : Pedoman Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi)
3 Prodi menanggapi surat LAM-PTKes dengan menyampaikan
susunan Tim Persiapan Akreditasi untuk komunikasi selanjutnya dengan Sekretariat
4 Sembilan (9) s/d 15 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,Ketua Tim Persiapan Akreditasi mendiseminasi data yang sudah lengkap dari Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi kepada Penanggung JawabLaporan Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi.
5 Prodi dengan Tim Persiapan Akreditasi menyusun jadwal
pendampingan oleh fasilitator dan menyampaikannya ke LAM-PTKes permintaan untuk didampingi persiapan akreditasinya melalui surat elektronik
6 Prodi mengkonfirmasi jadwal pendampingan dan
menyampaikannya ke LAM-PTKes
7 Enam (6) s/d 9 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,
Ketua Tim Persiapan Akreditasi bersama anggota timnya
melakukan pemutakhiran, analisis dan perbaikan pengisian Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang
Unit Pengelola Program Studi.
8 Tiga (3) s/d 6 bulan sebelum masa akreditasi
berakhir,Program Studimelakukan perbaikan dokumen akreditasi sesuai hasil pendampingan
9 Sesuai kesepakatan waktu, jika dalam 3 bulan pertama pendampingan program studi telah memenuhi standar maka
program studi dapat mengajukan akreditasi kepada
LAM-PTKes
10 Berkas akreditasi yang sudah lengkap dikirim oleh prodi ke LAM-PTKes berikut dengan formulir evaluasi kinerja fasilitator
C Fasilitator
1 Delapan (8) s/d 12 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,
Fasilitator (pendamping) menyatakan kesediaannya ke
Sekretariat
2 Pendampingan oleh fasilitator/pendamping (Lihat Lampiran 4 : SOP Fasilitator/Pendamping)
3 Fasilitator/Pendamping membantu melakukan identifikasi
mulai dari keabsahan program studi, evaluasi diri, borang prodi, borang pengelola, renstra, rencana operasional, dll serta menyerahkan formulir evaluasi kinerja fasilitator kepada prodi untuk dikirim ke Sekretariat setelah proses fasilitasi selesai
4 Tiga (3) bulan sebelum masa kreditasi berakhir, Jika
Fasilitator/Pendamping menyatakan dokumen usulan
akreditasi program studi belum lengkap dan layak, maka merekomendasikan untuk pendampingan tahap 2 selama 3 bulan lagi
5 Membuat laporan fasilitasi untuk diberikan ke sekretariat D Koordinator Uji Coba FK dan FKG
1 Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba
2 Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi
3 Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan
4 Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi
E Observer Uji Coba
1 Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi
F Tim Uji Coba
1 Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik
2 Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dalam proses persiapan akreditasi
A Sekretariat
1 Sekretariat memastikan semua dokumen sudah lengkap dan
memenuhi persyaratan. (Lampiran 5: SOP Verifikasi Kelengkapan Dokumen dan Persyaratan Prodi) 2 Sekretariat menyiapkan daftar tim asesor yang akan
bertugas berdasarkan keputusan penugasan menurut rapat pleno majelis, yang diteruskan oleh ketua divisi untuk diinformasikan ke asesor (Lampiran 6: SOP Majelis)
3 Sekretariat mengirimkan file (dalam bentuk PDF) meliputi:
Laporan evaluasi diri, borang program studi, borang unit pengelola program studi (fakultas/sekolah
tinggi/politeknik/akademi), lampiran-lampiran, informasi jadwal lama waktu pemeriksaan/penilaian, rentang waktu visitasi program studi kepada para asesor secara elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS(rencana: otomatisasi
jawaban penerimaan dokumen)
4 Sekretariat memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima
dari Asesor. (lihat Lampiran 12: SOP Pemeriksaan
Kelengkapan Dokumen Desk Evaluation Secara Elektronik) B Asesor
1 Asesor menyatakan kesiapannya ke Sekretariatsetelah
melihat SOP Asesor (lihat Lampiran 7: SOP Asesor 2 Asesor membuka file yang telah dikirimkan dengan
kode/password yang dimiliki para asesor kemudian melakukan pemeriksaan dan penilaian satu persatu mulai dari Formulir 1: Penilaian Evaluasi Diri Program Studi (Lihat Lampiran 8), Formulir 2: Penilaian Borang Program Studi (Lihat Lampiran 9) dan Formulir 3: Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran 10) (rencana: dengan melakukan cross check data PDPT)
3 Asesor diberikan waktu 2 minggu untuk melakukan asesmen
kecukupan per prodi di lokasi keberadaan asesor.(Lampiran 11: SOP Penilaian Kecukupan (Desk Evaluation) Secara Elektronik)
4 Asesor dapat meminta klarifikasi kepada fasilitator , bila
diperlukan
5 Hasil penilaian kemudian dikirim oleh Asesor kembali ke Sekretariat melalui surat elektronik.
6 Tim Asesor menyepakati antar mereka jadwal visitasi dan
melaporkan ke Sekretariat C Koordinator Uji Coba FK dan FKG
1 Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba
2 Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi
3 Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan
4 Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi
ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi
G Observer
1 Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi
H Tim Uji Coba
1 Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik
2 Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment
IV Tahap Asesmen Lapangan / Visitasi A Sekretariat
1 Sekretariat menginformasikan ke program studi tentang
jadwal visitasi. (lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan)
2 SekretariatLAM-PTKes mengirimkan kepada asesor dan
prodi surat tugas visitasi asesor, nama dan alamat prodi serta nomor telepon kontak, surat pemberitahuan resmi ke prodi berikut nama, dan nomor telepon kontak asesor 3 Sekretariat mempersiapkan dokumen (tiket, hotel, surat
tugas, format laporan visitasi (termasuk berita acara), dokumen-dokumen asesmen kecukupan prodi pada laptop masing-masing asesor dan biaya perjalanan bagi asesor. (lihat Lampiran 14: SOP Persiapan Pemberangkatan Asesor B Program Studi
1 Prodi mengkonfirmasi jadwal visitasi, informasi tentang
hotel dan transportasi serta menyampaikannya ke LAM-PTKes
2 Prodi yang telah menerima surat pemberitahuan resmi dari
LAM-PTKes mempersiapkan sarana yang meliputi dokumen pendukung dan ruang khusus yang dilengkapi dengan peralatan kantor (printer, kertas, proyektor LCD, dan wifi) di kampus untuk digunakan sebagai ruang kerja tim asesor termasuk ruangan untuk pertemuan dengan dosen, mahasiswa, alumni, dan pemangku kepentingan 3 Presentasi dan penjelasan dari pimpinan unit pengelola
program studi dan pimpinan program studi, yang dihadiri
oleh pimpinan unit pendukung program studi (misal: kepala lab, kepala perpustakaan, kepala bagian akademik, kepala bagian kemahasiswaan, dan kepala departemen)
4 Program studi mengirim form evaluasi kinerja LAM-PTKes ke
sekretariat paling lambat 1 minggu setelah hari terakhir asesmen lapangan dilakukan
C Asesor
1 Tim asesor melakukan koordinasi persiapan visitasi yang
difasilitasi oleh sekretariat
2 Asesor berangkat dari tempat masing-masing langsung
menuju lokasi visitasi (lihat Lampiran 15: SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor dari Masing-Masing Lokasi)
3 Asesor menemui pimpinan unit pengelola program studi,
yang didampingi oleh pimpinan program studi dan tim penyusun borang akreditasi, untuk memperkenalkan diri, menjelaskan maksud, tujuan, dan rangkaian kerja visitasi
serta membacakan kode etik asesor. (lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan)
4 Asesor memeriksa data, informasi, dan bukti yang telah
disiapkan oleh program studi dan keadaan lapangan lainnya, di lokasi yang terkait (asesor dapat membagi tugas untuk mengunjungi tempat yang berbeda).Lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan
5 Asesor mengobservasi/meninjau kegiatan pembelajaran dan
fasilitas/instalasi pendukung, seperti: ruang pimpinan, ruang dosen, ruang administrasi, perpustakaan dan aksesnya, laboratorium yang sesuai, ruang kuliah, fasilitas mahasiswa, fasilitas alumni, dan wahana praktek (rumah sakit,
puskesmas, klinik, atau laboratorium lapangan). Lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan 6 Asesor mewawancarai dosen tahap akademik,
dosen/pembimbing klinik, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan dan mitrakerja yang dianggap perlu. (Lihat Lampiran 16: Rambu-Rambu Wawancara) 7 Asesor melakukan pertemuan harian untuk membahas hasil
visitasi dan menyusun Berita Acara. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program St
8 Asesor mengadakan pertemuan dengan pimpinan program
studi, pimpinan unit pengelola program studi, dosen, alumni, mahasiswa, dan pemangku kepentingan untuk
mendiskusikan berita acara hasil visitasi udi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi) 9 Asesor menandatangani berita acara visitasi dengan ketua
program studi untuk borang program studi dan dengan pimpinan unit pengelola program studi untuk borang unit pengelola program studi. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program Studi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi).
10 Asesor menyusun rekomendasi dan hal-hal yang urgen
untuk ditindaklanjuti prodi yang disampaikan pada acara penutupan asesmen lapangan serta menyerahkan form evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) ke program studi
11 Asesor mengisi dokumen format penilaian dan rekomendasi
hasil visitasi. (lihat Lampiran 19: Form 6. Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi, Lampiran 20: Form 7. Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi, Lampiran 21: Form 8. Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi, dan Lampiran 22: Form 9.Rekomendasi Pembinaan Program Studi Jenjang S1)
12 Asesor mengirim berita acara dan seluruh hasil penilaian
secara elektronik serta dokumen perjalanan (tiket, boarding pass, kuitansi transportasi lokal dan kuitansi penginapan) melalui pos kepada Sekretariat LAM-PTKes , selambat-lambatnya satu minggu setelah visitasi di program studi.
D Koordinator Uji Coba FK dan FKG
1 Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba
2 Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi
3 Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan
4 Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi
E Observer
1 Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi
F Tim Uji Coba
1 Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik
2 Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment
V Validasi A Sekretariat
1 Sekretariat LAM-PTKes memeriksa kelengkapan hasil
asesmen lapangan termasuk evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) untuk dikirim ke
validator secara elektronik dan meng-entry rekap data hasil asesmen lapangan
2 Setelah menerima berkas prodi dari Validator, Sekretariat mengirim berkas ke divisi
B Validator
1 ValidatorLAM-PTKes melakukan validasi hasil asesmen
lapangan tim asesor. (lihat Lampiran 23: SOP Validasi) untuk kemudian dilaporkan ke Sekretariat melalui surat elektronik 2 Dokumen hasil asesmen yang BELUM memadai untuk
pengambilan keputusan tentang status/peringkat akreditasi dilakukan revalidasi olehvalidatorlain (lihat Lampiran 23: SOP Validasi)
3 Laporan yang valid dikirim oleh validator ke Sekretariat C Divisi / Pleno Majelis
1 Setelah menerima berkas prodi dari sekretariat, Divisi mempersiapkan rapat pleno majelis
D Koordinator Uji Coba FK dan FKG
1 Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba
2 Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi
3 Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan
4 Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi
E Observer
1 Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi
F Tim Uji Coba
1 Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik
2 Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment
VI Keputusan Akreditasi A Divisi / Pleno Majelis
1 Rapat Pleno Majelis memutuskan status/peringkat
akreditasi prodi berdasarkan hasil asesmen lapangan yang valid untuk dikirim ke sekretariat
B Sekretariat
Sekretariat LAM-PTKes membuat dan mengirim SK,
Sertifikat Akreditasi dan Rekomendasi Tindak Lanjut bagi Prodi yang Terakreditasidan Tidak Terakreditasi
C Fasilitator
Fasilitator yang membimbing pertama kali atau fasilitator
yang lebih sesuai memantau kepatuhan prodi terhadap Rekomendasi Tindak Lanjut yang diberikan oleh LAM-PTKes D Koordinator Uji Coba
Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba
Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi
Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan
Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi
E Observer
Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi Tim Uji Coba
Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik
Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment
VII Keberatan Prodi A Program Studi
1 Jika Prodi keberatan terhadap keputusan tentang status/peringkat akreditasi, maka mengajukan surat
keberatan terhadap keputusan akreditasi dengan dokumen pendukung keberatannya selambat-lambatnya 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik 2 Prodi mengajukan akreditasi ulang paling cepat 1 (satu)
tahun setelah penetapan status terakreditasi untuk meningkatkan peringkat terakreditasinya
B Sekretariat
1 Sekretariat LAM-PTKes menerima dan mengajukan surat
keberatan yang masuk ke Rapat Pleno Majelis bagi
pengajuan yang tidak melebihi batas waktu 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik
2 Sekretariat membuat surat pemberitahuan kepada Prodi
Asesor yang berbeda (Lampiran 24: SOP Asesmen Lapangan Ulang)
3 SekretariatLAM-PTKes mengirim surat penolakan keberatan
prodi
C Divisi / Pleno Majelis
1 Jika keputusan Rapat Pleno Majelis adalah keberatan itu LAYAK dilakukan asesmen lapangan ulang dengan tim Asesor yang berbeda.
2 Jika keputusan Rapat Pleno Majelisadalah bahwa keberatan itu TIDAK LAYAK Sekretariat LAM-PTKes membuat surat pemberitahuan penolakan keberatan prodi
D Koordinator Uji Coba
1 Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba
2 Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi
3 Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan
4 Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi
E Observer
1 Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi
F Tim Uji Coba
1 Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik
2 Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment