BAB I
PENDAHULUAN Latar BelakangKeunggulan daya saing adalah alasan utama mengapa perusahaan mengadopsi sebuah teknologi baru (Dantes & Hasibuan). ERP sebagai sebuah sistem informasi yang terintegrasi, merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan keunggulan daya saing perusahaan. Sistem ERP telah meningkatkan efisiensi dari berbagai bisnis dengan memfasilitasi mereka akses tanpa batas ke banyak informasi yang mereka butuhkan (Li, C., 1999). Penerapan sistem ERP pada perusahaan kecil menengah merupakan salah satu solusi bisnis untuk meningkatkan daya saing. Sayangnya, kebanyakan dari perusahaan kecil dan menengah di Indonesia tetap menjalankan proses operasional bisnis mereka secara manual dan tradisional tanpa sebuah penetapan prosedur operasional untuk mengatur data perusahaan (Handayani, Hidayanto, & Budi, 2013).
Seiring dengan perkembangan industri di Indonesia, salah satunya industri garmen, penerapan sistem ERP akan sangat bermanfaat disaat aktifitas perusahaan menjadi semakin kompleks dan luas. Dilihat dari perkembangannya di Indonesia, usaha garmen setiap tahun selalu mengalami peningkatan yang cukup berarti. Seperti yang terlampir dalam kutipan laporan sintesa kepatuhan kedua untuk industri garmen yang dipatenkan oleh International Labor Office (ILO) dan International Finance Corporation (IFO) tahun 2012 menerangkan bahwa sektor garmen di Indonesia adalah termasuk di antara yang terbesar di dunia, dan tumbuh pada tingkat lebih dari 8% per tahun, dengan semakin banyaknya perusahaan yang beralih dari Cina ke Indonesia (ILO dan IFO, 2013).
PT. Kharisma Buana Jaya ( PT. KBJ ) merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dibidang garmen yang berdiri sejak tahun 2007 dan berlokasi di Kabupaten Bandung. Produk perusahaan berupa pakaian pria dan wanita seperti celana, baju, kemeja dan jaket dengan berbahan dasar utama denim. PT. KBJ menyalurkan produknya ke berbagai outlet seperti Matahari Departement Store, Ramayana, dan Hypermart serta ke 18 outlet milik perusahaan sendiri bernama K2 yang tersebar di Kota Bandung, Sumedang, Bekasi, dan Sukabumi.
Kapasitas produksi PT. KBJ rata-rata mencapai 200.000 pieces/bulan dengan profit mencapai 20% – 30% dari jumlah pendapatan. Dibawah ini merupakan tabel pendapatan PT. KBJ Tahun 2013.
Tabel I.1 Tabel Pendapatan (PT. Kharisma Buana Jaya, 2014)
No Bulan Total Omset (Rp) Total Netto (30% ) (Rp) 1 Januari 7,028,245,238.00 2,108,473,571.40 2 Februari 2,741,754,538.00 822,526,361.40 3 Maret 3,388,086,412.00 1,016,425,923.60 4 April 6,110,850,618.00 1,833,255,185.40 5 Mei 14,920,159,294.00 4,476,047,788.20 6 Juni 13,069,992,289.00 3,920,997,686.70 7 Juli 11,802,325,106.00 3,540,697,531.80 8 Agustus 6,864,675,516.00 2,059,402,654.80 9 September 7,727,390,940.00 2,318,217,282.00 10 Oktober 3,791,766,500.00 1,137,529,950.00 11 November 5,123,914,600.00 1,537,174,380.00 12 Desember 10,479,725,532.07 3,143,917,659.62 Total 93,048,886,583.07 27,914,665,974.92
Gambar tabel I.1 menunjukan bahwa PT. KBJ memiliki keuntungan bersih senilai Rp. 27,914,665,974.00 dan modal awal sebesar Rp. 3,000,000,000.00, maka dapat disimpulkan bahwa PT. KBJ termasuk usaha menengah menurut pasal 6 ayat 3 Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil dan Menengah yang menerangkan bahwa kriteria usaha menengah adalah sebagai berikut:
a. memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau
b. memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah) (BKPM, 2008)
Penjualan PT. KBJ berdasarkan pesanan customer yang diterima bagian Sales and Marketing, sehingga proses sales merupakan pemicu proses lainnya seperti proses produksi, pengadaan
barang, pengelolaan gudang dan pengelolaan keuangan. Berikut merupakan grafik tingkat penjualan PT. KBJ.
Gambar I.1 Grafik Penjualan (PT. Kharisma Buana Jaya, 2014)
Berdasarkan gambar I.1 dapat disimpulkan bahwa penjualan tiap bulan selalu tidak stabil dan terjadi peningkatan penjualan yang sangat tinggi dibulan tertentu. Penerapan ERP dapat membantu perusahaan dalam peramalan penjualan beberapa tahun kedepan. Peramalan penjualan yang tepat dapat berakibat baik pada efisiensi dan efektifitas proses produksi dan pengadaan barang mentah sehingga penentuan keputusan bisnis menjadi lebih cepat dan tepat.
Penerapan sistem ERP menggunakan software seperti SAP, Oracle e-Business dan Microsoft Dynamics AX, membutuhkan waktu implementasi yang panjang, biaya lisensi dan maintenance yang mahal. Namun, SMEs ( Small-and-Medium-Sized Enterprises) memiliki sumber daya dan kompetensi yang rendah dibandingkan dengan perusahaan besar. Hal tersebut mengakibatkan proyek ERP terbukti beresiko dan mahal untuk SMEs (Hustad & Olsen, Critical Issues Accross the ERP Life Cycle in Small-and-Medium-Sized Enterprises : Experiences from a Multiple Case Study, 2013; Dantes & Hasibuan; Dantes & Hasibuan). Penerapan sistem ERP menggunakan software open source bisa menjadi solusi penerapan ERP pada SMEs, karena biaya lisensi gratis, tidak perlu membeli apapun dan hanya tinggal menggunakan fitur yang tersedia.
0 2 4 6 8 10 12 14 16
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des
P en ju al an d al am mi ly ar (p embu lat an ) Bulan
Grafik Penjualan Bulan Januari 2013 - September 2014
Software open source ERP yang banyak digunakan dipasaran adalah Adempiere, Compiere, ERP5, OpenERP dan Blue ERP (Shukla & Indian, 2013). OpenERP merupakan salah satu software ERP open source yang sangat terkenal didunia dan banyak diterapkan oleh perusahaan besar dan kecil menengah karena dapat diaplikasikan pada berbagai macam sektor dan memiliki tingkat fleksibilitas yang tinggi.
Pemilihan metode penerapan ERP haruslah tepat, karena dapat berakibat pada kegagalan proyek itu sendiri. User pada PT. KBJ kurang dapat menjelaskan requirements yang dibutuhkan dari sebuah sistem yang akan diterapkan, padahal requirements dari user adalah hal yang sangat berpengaruh pada keberhasilan proyek ERP. Penerapan ERP menggunakan metode spiral merupakan cara yang tepat untuk kasus seperti ini karena pada metode spiral terdapat tahapan penanganan dan pengurangan resiko dengan membuat prototype sebelum tahapan implementasi untuk menganalisis ketidakcocokan requirements.
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang penelitian yang telah dibahas sebelumnya, maka permasalahan yang dapat dirumuskan sebagai berikut :
a. Bagaimana user pada PT. Kharisma Buana Jaya dapat mengetahui hasil penjualan secara real time ?
b. Bagaimana bagian Sales and Management melakukan proses penjualan secara terintegrasi ? c. Bagaimana divisi yang berkaitan dengan divisi Sales and Management dapat saling terintegasi
?
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini yaitu :
1. Mengetahui penjualan dari bagian Sales and Marketing sehingga owner dapat mengetahui berapa pencapaian penjualan perusahaan selama periode bulan atau tahun secara rinci dan terstruktur.
3. Mengintegrasikan sistem antara bagian Sales and Marketing dengan bagian yang berkaitan.
Batasan Penelitian
Batasan masalah dari penelitian ini yaitu : 1. Penelitian tidak melibatkan tahap go live.
2. Studi kasus sales management tidak mencakup pengelolaan CRM (Customer Relationship Management).
3. Studi kasus penjualan hanya mencakup pemesan barang dari customer, tidak membuat stok barang.
Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh pada penelitian ini yaitu :
1. Terciptanya integrasi data khususnya dibagian Sales dengan gudang, produksi dan accounting. 2. Adanya dokumentasi yang rinci mengenai penawaran barang, data customer, data barang yang
terjual dan hasil penjualan.
3. Adanya analisis terhadap customer yang potensial berdasarkan riwayat pembeliannya. 4. Adanya analisis peramalan target penjualan untuk beberapa tahun kedepan.
Sistematika Penulisan
Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut: Bab I Pendahuluan
Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Pendahuluan merupakan bagian yang menentukan arah dan maksud dari pembuatan tugas akhir ini.
Bab II Tinjauan Pustaka
Pada bab ini berisi literatur yang relevan dengan permasalahan yang diteliti dan dibahas pula hasil-hasil penelitian terdahulu. Pada bagian
pertama mebahas mengenai teori dasar secara umum yang dapat membantu penelitian, bagian kedua membahas mengenai alasan pemilihan metode spiral dan pada bagian ketiga membahas penelitian sebelumnya yang dapat dijadikan bahan pembelajaran dan referensi. Bab III Metodologi Penelitian
Pada bab ini dijelaskan metode dalam penelitian. Pada bagian pertama dijelaskan model konseptual berisi cara berfikir dan tahapan dalam menjalankan sistem sales management, mulai dari input, proses dan output. Model konseptual didasarkan pada analisis proses bisnis perusahaan dan aplikasi sehingga tercipta sebuah solusi bisnis yang dapat meningkatkan performansi perusahaan sebelumnya.
Pada bagian kedua dijelaskan mengenai sistematika pemecahan masalah, yaitu berupa langkah-langkah dalam mengerjakan penlitian ini sesuai dengan tahapan pada metode spiral yang digunakan.
